ExpressShipper

1
Manuel de configuration
ExpressShipper
Documentation ExpressShipper
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CIT dept.
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1.5
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Manuel de configuration
1
Introduction __________________________________________________________ 3
2
Paramètres ___________________________________________________________ 4
2.1
Add consignment range ____________________________________________ 4
2.2
Valeurs métriques ou impériales (metric or Imperial) __________________ 5
2.3
Address Import ___________________________________________________ 6
2.4
Document printer setup ____________________________________________ 7
2.4.1
Paramètres standard d’impression _________________________________ 8
2.4.2
Paramètres d’impression non standard ______________________________ 9
2.4.2.1 HP2100 & HP2300 ___________________________________________ 9
2.4.2.2 Autres solutions pour autres imprimantes : _______________________ 11
2.4.2.3 HP4000, HP4050 & 4100 _____________________________________ 12
2.5
Export data to file ________________________________________________ 12
2.6
Backup & restore ________________________________________________ 14
2.6.1
Backup _____________________________________________________ 15
2.6.2
Restore _____________________________________________________ 16
2.6.3
Repair ______________________________________________________ 16
3
2.7
Goods Maintenance ______________________________________________ 17
2.8
Article Maintenance ______________________________________________ 19
Document history _____________________________________________________ 20
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Manuel de configuration
Introduction
Vous avez choisi de rédiger vos bordereaux à l’aide de la solution logicielle de TNT:
ExpressShipper. Avec ExpressShipper, en plus de la création de bordereaux et étiquettes, vous
pouvez créer des factures de douane et manifestes, faire l'exportation de données, la suivi
d’envois et bien d’autres choses encore.
Des questions ou problèmes concernant ExpressShipper? Contactez notre CIT Service Desk
(CIT: Customer Interface Technology). Adressez-vous aussi à eux pour commander étiquettes et
numéros de bordereaux.
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2
Manuel de configuration
Paramètres
Au démarrage d’ExpressShipper, remarquez dans le bas de l’écran la commande ‘configuration’.
Cliquez dessus pour modifier quelques paramètres :
fig. 1
2.1
Add consignment range
Si la série de numéros de bordereaux est utilisée, contactez le CIT Service Desk. Cliquez sur
‘add consignment range’ et indiquez votre numéro de client TNT ainsi que le numéro
d’enregistrement que vous trouvez à l’écran suivant (fig. 2).
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Manuel de configuration
fig. 2
Complétez le code qui vous sera fourni par le Service Desk et cliquez sur ‘OK’.
2.2
Valeurs métriques ou impériales (metric or Imperial)
Cette option vous permet de paramétrer le système pour utiliser des valeurs métriques ou
impériales. Le paramètre métrique est activé par défaut.
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2.3
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Address Import
Vous pouvez importer des adresses provenant de programmes comme Partnerschip Express,
Partnership 4.0 ou de systèmes non TNT comme Excel, Access, etc.
Important : le fichier doit être délimité par des virgules (comma delimited), le texte figurant entre
guillemets.
Field
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Field Name
Short Name
Full Name
Line1
Line2
Line3
Town
Postcode
Province C
CountryCode
CountryName
Tel1
Fax1
Contact C
Account C
VAT
Email
Address Type
Type
C
C
C
C
C
C
C
30
C
C
C
C
22
9
C
C
C
Width Dec
Database Fields
10
0
as is
30
0
as is
30
0
as is
30
0
as is
30
0
as is
30
0
as is
9
0
as is
0
as is
3
0
as is
30
0
as is
16
0
as is
16
0
as is
0
as is
0
as is
20
0
as is
50
0
as is
1
0
S=SENDER, C=COLLECTION,
R=RECEIVER, D=DELIVERY
Voorbeeld:
fig. 3
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2.4
Manuel de configuration
Document printer setup
Vous pouvez modifier les paramètres d’impression du programme ; en d’autres termes, définir
quels documents sont imprimés sur quelle imprimante.
ExpressShipper imprime l’étiquette d’adresse TNT au format A6. Ce format de papier n’est pas
supporté par toutes les imprimantes ni tous les drivers d’imprimantes. Voici quelques conseils de
réglages.
fig. 4
Par défaut, le paramètre ‘windows default printer’ est activé, même si vous ne voyez aucun
paramètre dans ‘document printer setup’. Ce paramètre d’origine imprime tout sur papier A4 et
sur l’imprimante par défaut.
Dans le champ ‘document profile type’ sélectionnez le type de paramètres d’impression que
vous désirez enregistrer : paramètres locaux (local), pour votre utilisateur (personal) ou pour
tous (generic).
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2.4.1
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Paramètres standard d’impression
Seules les imprimantes laser compatibles avec HP peuvent être utilisées pour imprimer
correctement les étiquettes et manifestes. Pour bien imprimer les étiquettes, réglez l’orientation
sur ‘landscape’. La figure 5 illustre les paramètres corrects pour les documents.
fig. 5
La configuration des étiquettes A6 est simple lorsque l’imprimante reconnaît ce format.
Complétez les champs comme indiqué ci-dessous. Cette capture d’écran (fig. 6) illustre la
configuration d’une station de travail NT4 avec imprimante HP2300. Double-cliquez sur une
ligne pour visualiser des détails ou procéder à des modifications ou sélectionnez la ligne et
cliquez sur 'edit document'
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Manuel de configuration
fig. 6
2.4.2
Paramètres d’impression non standard
2.4.2.1
HP2100 & HP2300
HP2100
fig. 7
HP2300
fig. 8
Windows 98 & NT4
Solution pour HP2300:
PRINTER: sélectionnez ‘envelope #10’ (=105x241mm) sur l’affichage de l’imprimante.
ExpressShipper: dans l'écran ‘edit document printer’, sélectionnez ‘envelope #10’ pour ‘paper
size’ et indiquez pour ‘margins left’ la valeur 95.
Solution pour HP2100 & HP2300:
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Manuel de configuration
fig. 9
PRINTER: sélectionnez ‘any size’ sur l’affichage de l’imprimante.
PRINTER PROPERTIES: ouvrez ‘printer properties’ et allez à l’onglet ‘paper’. Cliquez sur le
bouton ‘Custom’. Complétez ensuite les champs comme indiqué à la fig. 9.
Modifiez ‘source’ et ‘type’ comme indiqué à la fig. 10 et cliquez sur ‘OK’.
fig. 10
ExpressShipper: sélectionnez, dans ‘edit document printer’, le format de papier ‘A6 TNT’.
Windows 2000 & XP
Solution pour HP2300:
PRINTER: sélectionnez ‘envelope #10’ (=105x241mm) sur l’affichage de l’imprimante.
ExpressShipper: dans l'écran ‘edit document printer’, sélectionnez ‘envelope #10’ pour ‘size’
et indiquez pour ‘margins left’ la valeur 95.
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2.4.2.2
Manuel de configuration
Autres solutions pour autres imprimantes :
La plupart des versions Windows disposent d’une option permettant de définir soi-même un
format de papier. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur ‘Printer settings’ et sélectionnez
l’option ‘Server properties’.
fig. 11
Une fois cette option sélectionnée, un nouvel écran s’affiche. Cliquez sur ‘Create a new Form’.
Complétez les champs comme indiqué à la fig. 12 et cliquez sur ‘Save’.
fig.12
ExpressShipper: sélectionnez, à l’écran ‘edit document printer’, le format de papier ‘A6 TNT’.
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2.4.2.3
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HP4000, HP4050 & 4100
fig. 13
Toutes les versions Windows
PRINTER: sélectionnez ‘COM10’ (=105x241mm) sur l’affichage de l’imprimante.
ExpressShipper: dans l'écran ‘edit document printer’, sélectionnez ‘envelope #10’ pour ‘size’
et indiquez pour ‘margins left’ la valeur 95.
2.5
Export data to file
Cette fonction vous permet d’afficher des données de la base de données. Vous pouvez
exporter aussi bien des adresses que des données sur des envois.
Dans le champ ‘export type’, sélectionnez le type de données à exporter.
fig. 14
Indiquez ensuite le format dan lequel vous voulez le fichier (‘fixed’ ou ‘delimited’).
Si vous sélectionnez ‘delimited’, quelques options vous permettent de personnaliser le fichier.
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Manuel de configuration
fig. 15
Choisissez ensuite l’emplacement de sauvegarde du fichier et son nom et définissez le filtre de
manière à n’afficher que les données voulues.
Une fois que tout est défini, cliquez sur ‘export’ pour créer le fichier d’exportation.
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2.6
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Backup & restore
Il y a 3 options : Backup, Restore et Repair.
fig. 16
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2.6.1
Manuel de configuration
Backup
Cette fonction vous permet de faire un backup de la base de données ExpressShipper.
Cliquez sur ‘backup’. Un écran vous invite à indiquer l’emplacement du backup.
fig. 17
Cliquez sur ‘Save’ et le backup est effectué.
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2.6.2
Manuel de configuration
Restore
Cette option vous permet de restaurer un backup. Il est importent que vous refermiez l’écran
principal d’ExpressShipper en cliquant sur la croix en haut à droite, avant de restaurer un
backup. Si vous disposez d’une installation réseau, le programme devra être fermé sur tous les
PC.
fig. 18
Une fois que vous avez cliqué sur ‘restore’, il vous suffit de sélectionner le backup et tout sera
en ordre. Attention : les numéros d’envois ne sont pas repris dans une opération de
restauration.
2.6.3
Repair
Cette fonction vous permet de réindexer la base de données. Utilisez-la lorsque la base de
données affiche des messages d’erreur à la lecture. Cliquez simplement sur ‘repair’ et les fichiers
d’index sont à nouveau créés. Il est importent que vous fermiez l’écran principal
d’ExpressShipper en cliquant sur la croix dans le coin supérieur droit et, si vous disposez d’une
installation réseau, que le programme soit fermé sur tous les PC.
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2.7
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Goods Maintenance
Cette fonction vous permet de créer des colis standard afin que vous ne deviez pas réintroduire
toutes les données chaque fois que vous préparez un envoi. Utilisez la fonction pour ajouter ou
supprimer des colis, ou pour les paramétrer ‘par défaut’ (standard).
Fig. 19
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Manuel de configuration
Cliquez sur ‘add goods item’ ou sur ‘edit goods item’ pour passer à l’écran suivant.
Vous n’êtes pas obligé de remplir les champs, sauf le champ ‘goods description’ qui est
obligatoire.
Fig. 20
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2.8
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Article Maintenance
Cet outil repose sur le même principe que ‘goods maintenance’ mais il est destiné aux articles.
Il vous permet de créer des articles standard pour préparer plus efficacement vos documents de
douane.
fig. 21
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Manuel de configuration
Document history
Versie
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
Datum
29/12/03
09/08/04
18/11/2004
27/06/2006
11/02/2008
Status
Draft
Final
Final
Final
Final
Auteur
TN
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TN
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Beschrijving
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Version définitive
Version définitive FR
Version définitive 1.04.000
Fax update
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