Nations Unies - United Nations Archives and Records Management

Nations Unies
Section des Archives et des Records
Note d’information 4
SALLE DE LECTURE – RÈGLEMENTS
ET FORMALITÉS
La Section des archives et des dossiers des Nations Unies (ARMS) est chargée de
conserver les records en tant qu’archives des Nations Unies et d’en faciliter
l’accès. La préservation de ces records uniques et irremplaçables, aujourd’hui et
pour les générations futures, ne saurait se faire sans une gestion et une
manipulation appropriées. Vous aussi pouvez y contribuer en respectant les
consignes de manipulation des documents originaux (non reproduits) décrits
dans cette note d’information. Cette note décrit également le règlement et les
formalités applicables aux salles de lecture. Veuillez prendre le temps de les
consulter avant de débuter vos recherches.
Préalables
Pour pouvoir étudier des records originaux (non reproduits) dans notre salle de
lecture de Manhattan ou de Long Island, vous devez remplir une demande de
consultation. Ce formulaire peut vous être envoyé par courrier, courrier
électronique ou télécopie. Vous pouvez également le télécharger (au format PDF)
sur le site Web des Nations Unies à l’adresse http://www.un.org. Dans la
section « Bienvenue », choisissez « Index de A à Z » au bas de la page, puis
« Archives ». Le formulaire est accessible dans la section « Recherches archives ».
La demande de consultation implique la saisie d’informations personnelles.
L’Organisation des Nations Unies collecte ces renseignements pour contribuer à
la préservation des archives, suivre la sortie des records en salle de lecture,
mieux cerner les utilisations des archives de l’ONU, et faciliter la planification et
l’allocation des ressources. Ces renseignements personnels peuvent également
nous servir à informer les chercheurs de toute modification dans nos services. La
Section des Archives et des Records des Nations Unies certifie que les
informations fournies ne sont pas utilisées à d’autres fins.
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Nations Unies
Section des Archives et des Records
Dans les salles de consultation
Merci de respecter les règles suivantes :
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Laissez vos sacs (ou sacs à main) à l’extérieur (des consignes sont
à votre disposition).
Éteignez votre téléphone portable. Les téléphones du bureau peuvent être
utilisés en cas d’urgence.
Utilisez des crayons pour écrire ou prendre des notes, excepté pour
remplir les formulaires indiqués.
Ne sortez pas les records de leur zone d’affectation.
Retournez les records à leur point de collecte après utilisation.
Ne confiez jamais les records à un autre chercheur.
Respectez le silence.
Il est interdit de boire ou de manger dans les salles de consultation
(des zones sont prévues à cet effet à l’extérieur de ces salles).
Ne pénétrez pas dans les zones réservées au personnel et laissez les
stores baissés.
Protection et manipulation des archives
Merci de respecter les règles suivantes :
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Manipulez toujours les originaux avec la plus grande précaution.
Ne sortez pas les documents de leur liasse.
Conservez l’ordre des classeurs ou des dossiers (si les feuilles sont
mélangées, veuillez en avertir le personnel de la salle de lecture).
Lavez-vous bien les mains avant toute manipulation pour éviter de tacher
les documents ou de contribuer à la détérioration des records.
Ne posez rien sur les records.
N’inscrivez rien sur les records (ne marquez, ne surlignez et ne soulignez
jamais un document d’archives).
Tournez délicatement les feuilles, une à une, en tenant idéalement le coin
droit supérieur.
Février 2002
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Nations Unies
Section des Archives et des Records
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Veillez à toujours bien tenir les volumes.
Ne vous appuyez pas sur les records d’archive lorsque vous écrivez.
N’utilisez aucun objet de type « Post-it™ », carton, stylo, crayon ou
bloc-note pour marquer un emplacement dans des records d’archive
(des marque-pages en papier sont disponibles).
Signalez toute détérioration, notamment les feuilles détachées ou déchirées, pour
en permettre la réparation.
Accès aux matériels fragiles ou aisément endommageables
Si un record original (non reproduit) est fragile ou aisément endommageable,
vous pourrez être amené à le consulter sous la surveillance du personnel de la
salle de lecture. Dès lors qu’un record est très abîmé et risque de se détériorer
davantage, le personnel en interdira complètement l’accès. Dans ces rares cas, le
personnel expliquera les raisons d’une telle interdiction d’accès.
Publication et citation des archives des Nations Unies
Pour pouvoir publier tout ou partie d’archives des Nations Unies, vous devez
respecter les consignes énoncées dans la Note d’information 7 Citation et référence aux
documents d'archives et leur publication. Vous pouvez également contacter le personnel
de la Section des Archives et des Records pour obtenir plus d’informations.
Un personnel à votre service…
Les personnes en charge des références dans nos salles de consultation sont à
votre disposition. N’hésitez pas à les consulter pour obtenir une aide avisée afin
d’optimiser votre visite.
La salle de lecture est ouverte du lundi au vendredi, de 9 heures à
17 heures.
Février 2002
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