summer employment - Bishop`s University

RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9600 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
SUMMER EMPLOYMENT
CONFERENCE HOUSEKEEPING ADMINISTRATIVE ASSISTANT
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
Come live the Bishop’s summer experience! Join our energetic, fast-paced staff in hosting summer groups on campus.
Residence and Conference Services coordinates meetings and accommodation for a wide range of groups to ensure that
their stay on campus is a pleasant experience.
QUALIFICATIONS:
 Reliable and flexible;
 Strong organization skills;
 Experience with computerized system, and general computer skills;
 Knowledge of the campus;
 Ability to work independently, as well as a team player;
 Detail-oriented and ability to handle multiple priorities in a fast-paced environment;
 Able to communicate in English and French an asset.
PERIOD OF EMPLOYMENT:
 April - September 2016 inclusive;
 Flexible schedule (days, weekends).
NUMBER OF HOURS / WEEK:
Variable (30-40)
SALARY:
- $13.30 first year in position (minimum wage + $2.75/hour)
- $14.30 second year in position (minimum wage + $3.75/hour)
- $15.30 Third year in position ( Minimum wage + $4.75/hour)
DUTIES:
 During the absence of the Facilities Manager :
o Print reports, prepare and help with the assignment of the daily tasks;
o Assign radios and keys at the beginning of the day;
o Retrieve daily reports, radios and keys at the end of the day;
o Coordinate arrivals & departures of the day with the Conference Assistants and the Team Leaders.
 Open and lock guest rooms for the working team when needed (responsible of the key ring);
 Inspect rooms for compliance with established cleanliness maintenance and set-up standards;
 Take requests from guests and Guest Services and direct to Team Leader and Operation / Linen Crew to
complete the required tasks, all of which will be kept in a daily log book;
 Enter work orders in the system;
 Keep records of all lost and found items;
 Help with the coordination of re-supplying of linen closets, amenities, chemicals, linens, terry, etc.;
 Undertake Operation / Linen Crew duties as required to ensure the team achieves a positive result in a timely
manner;
 Other general tasks as required (i.e. photocopying, stocking of supplies, inventory reporting, etc.).
Please forward your curriculum vitae (including covering letter) by noon, Monday, March 14, 2016 to:
Stephanie Langlais
[email protected]
Bishop’s University
Paterson Hall
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9600 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
EMPLOI D’ÉTÉ
ASSISTANT ADMINISTRATIF DU DÉPARTEMENT DE L’ENTRETIEN MÉNAGER
CENTRE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
Vivez l’expérience estivale de Bishop’s! Saviez-vous que nos résidences sont transformées en chambres d’hôtel pour le
public ainsi que pour des groupes durant la période estivale? Le Centre des Résidences et des Conférences coordonne les
réunions et l’hébergement d’un large éventail de groupes tout en s’assurant que leur séjour sur le campus soit des plus
agréable.
QUALIFICATIONS:
 Fiable et flexible;
 Bonnes compétences organisationnelles;
 Connaissance générale en informatique et capacité d’apprendre différents logiciels;
 Connaissance du campus;
 Capacité à travailler de façon autonome et en équipe;
 Souci du détail, capacité à gérer des priorités multiples dans un environnement en évolution rapide;
 Capacité à communiquer en anglais et en français serait un atout.
PÉRIODE D'EMPLOI:
 Avril - Septembre 2016 inclusivement;
 Horaire variable (jour et fin de semaine).
NOMBRE D’HEURES PAR SEMAINE:
Variable (30-40)
SALAIRE:
- 13.10$ première année dans ce poste (salaire minimum + 2,75$/heure)
- 14.10$ deuxième année dans ce poste (salaire minimum + 3.75$/heure)
- 15.10 troisième année dans ce poste (salaire minimum + 4.75$/heure)
TÂCHES:
 Lorsque le gestionnaire du département de l’entretien ménager (Facilities Manager) est absent:
o Imprimer des rapports, préparer et aider à assigner les tâches quotidiennes;
o Assigner les radios et les clés au début de la journée;
o Récupérer les rapports quotidiens, les radios et les clés à la fin de la journée;
o Coordonner les arrivés et les départs quotidiens en collaboration avec les assistants aux Résidences et
Conférences et les chefs d’équipe de l’entretien ménager.
 Barrer et débarrer les chambres de l’équipe de travail au besoin (responsable des clés);
 Inspecter les chambres en respectant les standards de propreté établis;
 Prendre les demandes des clients et de la réception et les diriger aux chefs d’équipe ou aux préposés aux
opérations / literie afin que les tâches soient accomplies. Prendre note de ces demandes dans un journal ;
 Entrer les défectuosités dans le système informatique;
 Tenir le registre des objets perdus et/ou trouvés;
 Aider à la coordination du réapprovisionnement des lingeries, équipements, produits d’entretien, literie, etc.;
 Participer aux tâches des préposés aux opérations / literie au besoin, afin que l'équipe complète l’ensemble des
tâches tel que requis;
 Autres tâches générales au besoin (exemple : photocopies, rapports d'inventaire, etc.).
Si ce poste vous intéresse, veuillez soumettre votre CV ainsi qu’une lettre de présentation d’ici midi, lundi le 14 march
2016:
Stephanie Langlais
[email protected]
Bishop’s University
Paterson Hall