FICHE PROCEDURE POUR LES CONTRATS DE

FICHE PROCEDURE POUR LES CONTRATS DE DEPENSE
A) DEFINITION DU CONTRAT
Définition du dictionnaire
Convention juridique par laquelle une ou plusieurs personnes s’engagent envers d’autres
personnes à faire ou ne pas faire quelque chose.
La réalisation d’un contrat est l’acquittement des obligations que l’on a contracté (faire ce
que l’on avait promis).
Le Code Civil
Le contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s’obligent envers une
ou plusieurs autres à donner, à faire ou ne pas faire quelque chose.
Le Code des Marchés Publiques
Les marchés publics sont des contrats conclus à titre onéreux avec des personnes publiques
ou privées par les personnes morales de droit public pour répondre à leurs besoins en
matière de travaux, fournitures ou services.
Chaque fois que le besoin revêt un caractère répétitif (location, maintenance, entretien…) il
est nécessaire d’établir un contrat par écrit.
Ceci :
- Afin de fixer les conditions d’ordre juridique et comptable,
- Et éviter au fournisseur des débordements (augmentation du prix, interventions
respectées…),
- Pour préserver les intérêts du CNRS.
B) PRINCIPALES REGLES DES CONTRATS
La Notification
Le contrat est notifié lorsque le contractant et le titulaire ont accepté et signé les clauses du
contrat.
Il est impératif que le contrat soit daté avant tout commencement d’exécution. Il est possible
que la date d’effet du contrat soit postérieure à la date de notification.
L'inverse est à éviter. Le contrat n'est pas fait pour régulariser une facture.
Le paiement
Le paiement s’effectue après service fait et par virement administratif.
La durée du contrat
Un contrat est toujours signé pour un an, et peut être reconduit deux fois. En effet, il est
intéressant de remettre en concurrence les fournisseurs tous les ans pour obtenir un service
et un prix plus compétitifs).
C) ETABLISSEMENT D’UN CONTRAT
Le laboratoire est le seul à pouvoir définir avec précision le contenu et les conditions
d'exécution de la prestation. Il conduit librement avec le fournisseur de son choix les
négociations préalables à la conclusion du contrat.
Il doit cependant faire jouer la concurrence en faisant de la publicité (PUMA) ou en
demandant trois devis (selon montant).
PS : penser à conserver la preuve des demandes de devis dans le dossier (copie des
courriels par exemple) lorsqu’ il n’y a pas de réponse de la part de certains fournisseurs.
La gestionnaire de laboratoire complètera le contrat type avec les éléments qui figurent sur
la proposition du fournisseur qui servira d’annexe.
La gestionnaire de laboratoire transmettra deux exemplaires du contrat (signés et paraphés
à chaque page) et la proposition du fournisseur accompagnée d’un RIB, à la Délégation.
C’est la délégation qui enverra au fournisseur le contrat pour acceptation.
La délégation lui attribuera un numéro d’enregistrement :
- soit un numéro BFC pour tous les contrats à fort enjeu financier et juridique.
- soit un numéro chrono interne à la DR20 pour les autres contrats qui n’ont pas un enjeu
financier important (< 3000 € sur la durée totale du contrat) mais qui demandent à être suivis
juridiquement et commercialement.
Au retour signé du fournisseur, l’original du contrat sera adressé au laboratoire.
La délégation conservera uniquement une copie.
D) SUIVI DU CONTRAT
Engagement
Le contrat doit faire l’objet d’une commande prévisionnelle.
Le laboratoire engagera la somme annuelle concernant les prestations.
Facturation
Avant d’envoyer la facture à la délégation, le laboratoire vérifiera l’exécution de la prestation,
le prix (si le prix ne correspond pas au prix mentionné sur le contrat, renvoyer la facture au
fournisseur).
Il est fortement conseillé de suivre et de noter les échéances des contrats sur la fiche « suivi
des contrats » qui est à disposition sur le site de la délégation dans la rubrique
« formulaires ».
Reconduction ou non du contrat
Le contrat sera reconduit deux fois, à moins que le laboratoire s’y oppose.
Dans ce cas là, trois mois avant la date anniversaire du contrat, le laboratoire fera parvenir
au fournisseur un courrier pour le résilier et une copie de ce courrier à la gestionnaire de la
délégation.
Avenants
L’avenant ne peut ni bouleverser l’économie du contrat, ni en modifié l’objet.
Exemple de cas ou l’avenant est indispensable :
Ajouter un matériel de même objet que le contrat (exemple : si le contrat a été fait pour la
maintenance de 3 imprimantes, on peut en rajouter 1,2…) …,
Fin du contrat
Quant le contrat arrive à échéance (au bout des trois ans), le laboratoire peut le renouveler,
tout en respectant la procédure (voir paragraphe A établissement d’un contrat).
Si le laboratoire ne veut plus le renouveler, il faudra en avertir la délégation.
E) CIRCUITS D’INSTRUCTION – VISA ET SIGNATURE DU CONTRAT
Le laboratoire élabore le contrat en fonction des éléments qui figurent sur la proposition du
fournisseur.
Puis, envoie à la délégation, deux exemplaires originaux signés et paraphés à chaque page
pour expertise.
La Délégation Régionale, après visa et enregistrement, enverra aux fournisseurs les deux
exemplaires à signer et à parapher.
Le fournisseur renverra un seul des deux exemplaires signé à la Délégation Régionale qui
vous le retransmettra par courrier.
Ceci permettra de rationaliser et expertiser tous les contrats signés par les PRM de la
Délégation.
F) CODE NOMENCLATURE
En début de contrat, nous vous demandons de mettre le ou les codes nomenclatures utilisés
car cela nous permettra de démarrer le contrat avec une bonne comptabilisation et
d’uniformiser les pratiques.