Les registres obligatoires

2.1- Les registres obligatoires
Quels sont les registres obligatoires en matière de gestion du personnel ?
- Registre unique du personnel : tout employeur de droit privé employant des salariés doit en tenir un sous peine de
sanctions pénales.
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Doivent y figurer tous les salariés de l’entreprise, quel que soit leur contrat ou leur statut. Le registre doit, pour chacun
de ces cas, préciser la nature du contrat.
Le Registre doit contenir les informations suivantes, inscrites de manière indélébile :
· nom et prénom du salarié ;
· nationalité ;
· date de naissance ;
· sexe ;
· emploi ;
· date d’entrée et, le cas échéant, de sortie de l’établissement ;
· date d’autorisation d’embauche (exemple : travailleur étranger) ou de licenciement (exemple : représentant du
personnel) ou, à défaut, date de la demande.
Il doit également mentionner toutes les mutations opérées au sein de l’entreprise.
Le Registre unique du personnel doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date à laquelle les salariés qui y sont
mentionnés ont quitté l’établissement.
- Double des bulletins de paie : les entreprises doivent conserver pendant 5 ans, sur support papier ou informatique,
un double des bulletins de paie remis aux salariés.
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Les employeurs ont l’obligation de faire figurer au bas du bulletin de salaire que celui-ci est à conserver sans limitation
de durée par le salarié. Il est pour eux-mêmes conseillé d’en garder le double au-delà du délai légal de 5 ans.
- Registre des repos hebdomadaires non donnés collectivement : dans les entreprises attribuant les jours de repos
hebdomadaires par roulement (commerce, restauration notamment), un registre doit répertorier l’ensemble des salariés
et les jours de repos attribués à chacun d’eux. Tout salarié bénéficiant d’un jour de repos hebdomadaire particulier doit y
être inscrit dans les 6 jours suivant son embauche.
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- Registre des délégués du personnel : si la loi n’impose pas de rédiger un procès-verbal pour les réunions des
délégués du personnel, elle impose en revanche la tenue d’un registre retranscrivant, ou auquel sont annexées, les
demandes des délégués du personnel et les réponses de l’employeur.
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- Registre du travail par équipe : lorsque des salariés de l’entreprise travaillent en horaires d’équipe (par relais, par
roulement ou en équipes successives), l’employeur doit tenir un registre comportant les horaires de ces équipes ainsi
que la liste nominative des salariés qui les composent et le maintenir à jour.
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- Registre des chantiers temporaires : il doit, sous peine de sanctions pénales, être tenu par tout employeur, sauf les
entreprises agricoles, et recenser la liste de tous les chantiers ou lieux de travail temporaires.
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Quels sont les registres obligatoires en matière d'hygiène et de sécurité ?
- Document unique d’évaluation des risques : l’employeur doit, pour chaque unité de travail (groupe de salariés
exerçant une mission soumise aux mêmes risques) lister les risques encourus, les classer par ordre de gravité, préciser
le nombre de salariés exposés et la fréquence d’apparition du risque concerné. Il peut également recenser les moyens
de prévention existants ou ceux à développer.
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Il est à conserver sans limitation de durée.
- Registre de sécurité : il contient les attestations, consignes et rapports relatifs aux vérifications et contrôles mis à la
charge de l’employeur au titre de l’hygiène et de la sécurité au travail (les documents relatifs aux 2 derniers contrôles
opérés doivent impérativement y figurer). Il doit également contenir les observations et mises en demeure émises par
l’inspection du travail relativement aux questions d’hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des
risques. Il doit être conservé 5 ans. La non-tenue du registre est passible de sanctions pénales.
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- Registre du CHSCT : il recense les avis du CHSCT sur les dangers graves et imminents existant dans l’entreprise
constatés par le CHSCT lui-même ou ayant été signalés par un salarié ayant éventuellement exercé son droit de retrait.
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- Registre du local dédié à l’allaitement : l’entreprise doit tenir un registre indiquant les nom, prénom et date de
naissance de chaque enfant, les nom, adresse et profession de la mère, la date de l’admission de l’enfant, son état lors
de l’admission et une constatation de ses vaccinations. Le registre doit également comporter une liste nominative des
enfants présents chaque jour.
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Quels sont les registres obligatoires en matière médicale ?
- Registre des accidents du travail bénins : en cas d’accident du travail n’ayant pas entraîné d’arrêt de travail ni de
traitement médical, l’employeur est autorisé à remplacer la déclaration d’accident de travail par une inscription au
registre des accidents bénins. Ce registre est délivré par la CRAM à trois conditions :
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•
disposer, sur le site, d’un personnel médical, paramédical ou d’un secouriste dont la formation a été validée
par la CRAM ;
•
disposer d’un poste de secours d’urgence ;
•
respecter ses obligations en matière de CHSCT.
L’accident doit être inscrit au registre dans les 48 heures de sa survenance (hors dimanche et jours fériés), mentionner
le nom de la victime, les date, lieu et circonstances de l’accident, ainsi qu’une description précise des blessures. Enfin, il
doit être contresigné par la victime.
- Fiche médicale : lorsque le salarié en fait la demande ou lorsqu’il quitte l’établissement, le médecin du travail doit
l’établir en double exemplaire. Un exemplaire est remis au salarié, l’autre est joint à son dossier médical.
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- Fiche d’entreprise : établie selon un modèle établi par arrêté et mise à jour par le médecin du travail dans chaque
entreprise dont il est chargé. Il doit y mentionner les risques professionnels existant dans l’entreprise et les effectifs de
salariés qui y sont exposés.
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