Richtlijn voor de boekhoudkundige en financiële aspecten

Version - versie 28/01/2009
RICHTLIJN VOOR HET NARRATIEF
VERSLAG VAN PROJECTEN
DIRECTIVE SUR LE RAPPORT
NARRATIF DES PROJETS
Deze richtlijn regelt de wijze van narratieve
verslaggeving voor de projecten in uitvoering van het
koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende
de subsidiëring van programma’s en projecten
voorgelegd door de erkende niet gouvernementele
ontwikkelingsorganisaties.
La présente directive règle les modalités d'élaboration
des rapports narratifs concernant les projets en
exécution de l'Arrêté royal du 24 septembre 2006 relatif
à la subvention des programmes et projets présentés par
les
organisations
non
gouvernementales
de
développement agréées.
1. Algemeen
1. Généralités
Voor wat betreft het financieel verslag wordt verwezen
naar de ‘Richtlijn voor de boekhoudkundige en
financiële aspecten van projecten, verder vermeld als
‘financiële richtlijn projecten’.
Concernant le rapport financier, il est fait référence à
la 'Directive sur les aspects comptables et financiers
des projets', dénommée ci-dessous 'directive
financière projets'.
Conform artikel 13 van het KB van 24/09/2006, dient
de NGO een narratief verslag in samen met het
financiële verslag, binnen de 120 dagen na het
verstrijken van het project.
Conformément à l'article 13 de l'AR du 24/09/2006,
l'ONG introduit un rapport narratif en même temps que
le rapport financier dans les 120 jours suivant
l'échéance du projet.
2. Narratief verslag van een project
2. Rapport narratif d’un projet
Het narratief verslag kijkt terug op het volledige project
en omvat de volgende elementen:
− de mate waarin de specifieke doelstelling en de
resultaten bereikt zijn op het einde van het project,
en de wijze waarop het bereiken van de resultaten
heeft bijgedragen tot het behalen van de specifieke
doelstelling;
− de belangrijkste evoluties en bijsturingen die
gebeurd zijn tijdens de uitvoering van het project
(inclusief uitleg over de redenen en de manier
waarop ze zijn gebeurd);
− de lessen die de NGO en haar partners hebben
geleerd, inbegrepen uit de evaluaties;
− informatie over de duurzaamheid en de maatregelen
om die te ondersteunen;
− de manier waarop de opmerkingen en de
aanbevelingen geformuleerd bij de beoordeling van
het project en tijdens de beleidsdialoog werden
opgenomen tijdens de uitvoering van het project.
Le rapport narratif passe en revue l'ensemble du projet
et contient les éléments suivants :
− Le degré d’atteinte de l’objectif spécifique et des
résultats à la fin du projet, et la manière dont
l'atteinte des résultats a contribué à la réalisation de
l'objectif spécifique;
Het verslag sluit qua indeling aan bij de structuur van
deel I van het project van de NGO en geeft de
informatie zoals hierboven gevraagd op een
schematische wijze. De NGO gebruikt het schema in
bijlage als leidraad.
La structure du rapport suit celle de la partie I du
projet de l'ONG; les informations demandées cidessus sont transmises de manière schématique.
L'ONG utilise, comme canevas, le schéma fourni en
annexe.
Dit verslag wordt besproken met de administratie
tijdens een beleidsdialoog.
Ce rapport est discuté avec l'administration au cours
d'un dialogue politique.
−
−
−
−
les principales évolutions et réorientations
apportées au cours du projet (y compris des
explications sur leur raison d'être, et sur la manière
dont elles ont été mises en place)
les leçons apprises par l'ONG et ses partenaires, y
compris des évaluations;
des informations sur la durabilité et sur les mesures
propres à la favoriser;
la manière dont les observations et les
recommandations formulées lors de l'appréciation
du projet et lors du dialogue politique ont été prises
en compte tout au long de l'exécution du projet.
3. Procedure voor aanvraag van wijziging
van het budget van een project
3. Procédure de demande de modification
du budget d'un projet
De NGO die het budget van het project wenst te
wijzigen waarvoor de voorafgaande toestemming van
de administratie is vereist, volgens punt 2 van de
financiële richtlijn projecten, dient de volgende stappen
te ondernemen:
− de NGO dient schriftelijk een gemotiveerde
aanvraag tot wijziging in bij de administratie;
− indien bijkomende informatie vereist is, nodigt de
administratie de NGO uit om schriftelijk te
reageren;
− de administratie antwoordt of ze de aanpassing
goedkeurt of niet binnen de 30 dagen na ontvangst
van de aanvraag van de NGO of, in voorkomend
geval, van de bijkomende informatie. In geval van
weigering, motiveert de administratie haar
beslissing.
L'ONG qui souhaite apporter au budget du projet des
modifications qui sont soumises obligatoirement à
l'autorisation
préalable
de
l'administration,
conformément au point 2 de la directive financière
projets, est tenue de suivre les étapes suivantes:
− l'ONG introduit par écrit une demande motivée de
modification auprès de l’administration;
− dans la mesure où l'administration a besoin de
renseignements complémentaires, elle invite l'ONG
à les fournir par écrit;
− l'administration transmet son accord ou désaccord
sur l'adaptation demandée dans les 30 jours suivant
la demande adressée par l'ONG ou, le cas échéant,
la réception des renseignements complémentaires.
En cas de refus, l'administration motive sa décision.
Wanneer de administratie haar akkoord heeft gegeven
over de wijziging van het budget, geldt dit bijgestuurde
budget als basis voor de afrekening bij het einde van
het project.
Une fois que l'administration a donné son accord sur
la modification du budget, ce nouveau budget sert de
base lors du décompte final du projet.
4. Andere wijzigingen en aanpassingen
4. Autres modifications et adaptations
De NGO deelt aan de administratie elke essentiële
wijziging mee. Essentiële wijzigingen zijn ondermeer
het stopzetten van de samenwerking met een partner,
verandering van locatie, stopzetten van de werking in
een bepaalde regio, …
L'ONG communique à l'administration toutes les
modifications essentielles. Des modifications
essentielles sont entre autres l’arrêt de la collaboration
avec un partenaire, le changement de localisation,
l’arrêt des activités dans une région déterminée, …
Niet-essentiële aanpassingen worden in het narratief
verslag meegedeeld.
Les adaptations non essentielles sont communiquées
dans le rapport narratif.
Bijlage: Schema voor het narratief verslag van een project
(a) Algemeen
•
•
•
•
•
•
Beschrijvende fiche van het project 1
Significante globale evoluties en bijsturingen tijdens de realisatie van het project inzake context, doelgroepen,
partners, methoden, synergieën, …
Interessante (globale) geleerde lessen tijdens de uitvoering van het project (inclusief uit evaluaties).
Opvolging van de opmerkingen en de aanbevelingen bij de beoordeling en de beleidsdialoog.
Duurzaamheid en maatregelen om die te ondersteunen.
Tabel model 7 die een overzicht geeft van de uitgaven per resultaat (zie financiële richtlijn projecten).
(b) Specifieke doelstelling
•
Stand van zaken van de specifieke doelstelling (zie tabel hieronder)
Specifieke doelstelling
Indicatoren 2
…
Baseline
Voorzien einde project
Behaald einde project
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Commentaar: uitleg over de afwijkingen tussen voorzien en behaald. Indien de specifieke doelstelling werd
geformuleerd over een periode die de projectduur overstijgt, voorziene evolutie ervan in een volgende projectfase
aangeven.
(c) Voor elk resultaat van de specifieke doelstelling 3
Resultaat
Indicatoren 4
…
Baseline
…
…
…
Uitgaven per resultaat
…
…
…
Voorzien einde project
Behaald einde project
…
…
…
…
…
…
…
…
Commentaar: uitleg over de afwijkingen tussen voorzien en behaald, wijze van bijsturing tijdens het project,
en de wijze waarop het resultaat heeft bijgedragen tot het behalen van de specifieke doelstelling.
Geplande activiteiten 5
Gerealiseerde activiteiten
Commentaar over de afwijkingen
…
…
…
…
…
…
…
…
1
Kopiëren uit het projectdossier; louter informatief om een direct overzicht te geven.
Indicatoren, baseline en voorzien einde project zoals vermeld in het project. Bij wijzigingen, duidelijk aangeven en voorzien
van uitleg in de commentaar.
3
De NGO kan een ander format van tabel gebruiken voor zover deze alle elementen bevat.
4
Alle indicatoren evenals de baseline en voorzien einde project overnemen uit het projectdossier.
5
Voorziene activiteiten overnemen uit het projectdossier
2
Annexe: Schéma du rapport narratif d'un projet
(a) Généralités
•
•
•
•
•
•
Fiche descriptive du projet 1
Évolutions et réorientations significatives liées à la mise en œuvre du projet par rapport au contexte, aux
groupes cibles, aux partenaires, aux méthodes, aux synergies, ….
Leçons apprises intéressantes (en général) pendant l’exécution du projet (y compris des évaluations).
Suivi des observations et des recommandations formulées lors de l’appréciation et du dialogue politique.
Durabilité et mesures destinées à la favoriser.
Tableau modèle 7 qui donne un aperçu des dépenses par résultat (voir directive financière projets).
(b) Objectif spécifique
•
État d'avancement de l'objectif spécifique (voir tableau ci-dessous)
Objectif spécifique
Indicateurs 2
…
Situation de départ
Prévu fin du projet
Réalisé fin du projet
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
…
Commentaire: expliquer les écarts entre prévu et réalisé. Dans le cas d'un objectif spécifique formulé sur un terme
supérieur la durée du projet, indiquer son évolution prévue dans la phase suivante du projet.
(c) Pour chaque résultat de l’objectif spécifique 3
Résultat
Indicateurs 4
…
Situation de départ
…
…
…
Dépenses par résultat
…
…
…
Prévu fin du projet
Réalisé fin du projet
…
…
…
…
…
…
…
…
Commentaire: expliquer les écarts entre prévu et réalisé, méthode de réorientation, et la manière dont le résultat a
contribué à la réalisation de l’objectif spécifique.
Activités planifiées 5
Activités réalisées
Commentaires sur les écarts
…
…
…
…
…
…
…
…
1
Reprendre du dossier du projet; purement informatif pour donner un aperçu direct
Indicateurs, situation de départ et Prévu à la fin du projet tels que mentionnés dans le projet. En cas de modifications, les
indiquer clairement et expliquer dans le commentaire.
3
L'ONG peut utiliser un autre format de tableau pour autant qu'il contienne tous les éléments.
4
Reprendre du dossier du projet tous les indicateurs ainsi que la situation de départ et prévu à la fin du projet.
5
Reprendre du dossier du projet les activités planifiées
2