L`information en cascade

inforum, toujours à votre écoute
DÉCEMBRE 2009
édito
© forestgladesiwander - utilisation sous licence "creative commons"
n°8
L’information
en cascade
Permettre à chacun d’aller rapidement à l’essentiel de l’information est un des objectifs fondamentaux d’inforum.
Il y a 20 ans, lors du lancement de notre service, la question sur toutes les lèvres était: « comment mettre la main facilement sur
une information? » Le problème était alors non seulement la recherche mais aussi la mise à disposition et l’accessibilité. L’émergence des réseaux informatiques, et notamment de Publilink et d’internet, a par la suite ouvert la porte à de nombreux catalogues
et répertoires aux administrations. Très rapidement, cet accès s’est élargi aux documents eux-mêmes grâce à l’apparition de
standards, notamment le format pdf, qui ont permis la numérisation du support papier. Freiné dans un premier temps par une
bande passante peu élevée, ce phénomène de virtualisation a véritablement explosé grâce à l’ADSL.
Actuellement, la donne a changé et la question est devenue: « comment ne pas être submergé par l’information? ». Inforum est
totalement conscient de cet enjeu. En effet, notre banque de connaissances est au carrefour de la diffusion de l’information,
non seulement entre l’émetteur du document et son destinataire, mais également entre celui qui est confronté à un problème
et celui qui possède la solution. En conséquence, notre service s’est adapté et notre équipe a mis en place des stratégies et des
moyens pour canaliser au mieux l’information. Cela se traduit entre autres par le développement constant d’outils de surveillance
des différents canaux de diffusion de l’information. Mais il faut aller plus loin.
La recherche par facette, dans laquelle les documents sont classés par type, par matière,… est une de ces nouvelles approches
qui a commencé à se répandre. Dès 2004, lors du lancement de la précédente version d’inforum, nous avions déjà anticipé cette
évolution en créant des recherches thématiques. Ces dernières semaines, nous avons également présenté une évolution des mails
quotidiens et mensuels. Les documents y sont en effet dorénavant présentés soit par type, soit par matière afin de permettre
une lecture plus rapide et plus ciblée.
Les cartes heuristiques, aussi appelées mind mapping, font actuellement l’objet d’un mouvement de mode. Ce procédé permet de
représenter graphiquement les interactions de différents concepts intellectuels. Concrètement, une « carte routière », vous oriente à
partir d’un mot vers tous les termes connexes et par là même vers les documents y afférents. Si ces outils pleins de promesses existent
déjà de façon standardisée pour des bibliothèques publiques, elles ne sont certainement pas encore adaptées au fonctionnement des
administrations locales ou aux services spécialisés tels qu’inforum. Espoir fondé ou non, l’avenir nous dira ce qu’il en adviendra.
Enfin, tout autre chose mais tout aussi important, je vous invite à découvrir dans les pages suivantes non seulement le quotidien
des membres de l’équipe d’inforum mais également Chronos, un nouveau module optionnel joint à inforum qui permet une
présentation de textes coordonnés intégraux de base sous une forme originale.
Anne-Marie Vastesaeger
Gérante d'inforum
2
Une journée chez inforum.
L’équipe d’inforum news vous
propose de découvrir les coulisses
d’Inforum
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Les dernières nouveautés
chez inforum
Inforum mail: plus de structure pour
plus de convivialité
Chronos rend la consultation de textes
coordonnés encore plus conviviale
Une journée
chez inforum
Vous êtes-vous déjà demandé combien de personnes travaillent chez Inforum? Comment jour après jour, le contenu du Moniteur arrive dans votre boîte
e-mail en début d’après-midi, même entre Noël et Nouvel an? « L’équipe
d’inforum news vous propose aujourd’hui de découvrir les coulisses d’Inforum. Restez groupés svp et suivez le guide.
7h45. Bruxelles sort à
peine de la nuit,…
… Nathalie Taburiaux, juriste, arrive dans
les locaux d’Inforum. Chaque jour le rituel
est le même. « Mon premier travail, dit-elle,
consiste à passer rapidement en revue la table des matières du Moniteur belge afin de
voir si l’un ou l’autre document important
a été publié et, le cas échéant, envoyer un
mail flash à l’une ou l’autre catégorie d’utilisateurs pour les prévenir ». Aujourd’hui, pas
de problème. Dans l’unique édition publiée
ce matin, l’on trouve une nouvelle loi mais
pas d’importance primordiale, quelques ar-
2
rêtés royaux et régionaux, une circulaire et
deux arrêts de la Cour constitutionnelle.
« Ce n’est pas toujours ainsi, poursuit Eef
Van Oost, la responsable du service, en fin
d’année par exemple, les législations-cadres
contenant plusieurs centaines d’articles
nous mettent parfois sous pression pour
rester dans les délais. Nous ne sommes pas
toujours à la fête… pendant la période des
fêtes », plaisante-t-elle. Il faut savoir qu’en
dehors des législations parues dans le Moniteur, l’équipe d’inforum reprend également
les circulaires ministérielles, les questions
parlementaires, parfois également des articles parus dans des revues, de la jurispru-
dence, des modèles,… soit une moyenne
d’une cinquantaine de nouveaux documents
par jour ouvrable. « Il est vrai que les domaines de compétence des pouvoirs locaux ont
été étendus au fil du temps, complète Eef
Van Oost. Nous ne sommes pas trop de six
juristes, une documentaliste et deux collaboratrices pour couvrir toutes les matières
qui intéressent les pouvoirs locaux à tous
les niveaux de pouvoir, en partant du niveau
européen, jusqu’au communal, en passant
par le Fédéral, les régions et communautés.
Sans compter qu’avec l’apparition d’internet, les sources d’informations ont été multipliées ».
Ce ne sont en effet pas moins de 600 sources qui sont analysées et répertoriées dans
inforum. De multiples programmes de veille
analysent plusieurs fois par jour le web, et
d’autres canaux sont également exploités.
« Tous les matins, je jette un œil sur la presse et j’écoute la radio, précise François Mespreuve, le responsable de la cellule clientèle.
Dès qu’un reportage est en rapport direct
ou indirect avec les communes, les CPAS ou
les zones de police, je vérifie que la documentation liée à celui-ci est présente dans
inforum au cas où cela pourrait intéresser
nos abonnés. Le cas échéant, je demande à
compléter l’un ou l’autre résumé ou à ajou-
INFORUM NEWS
ter des éléments pertinents afin de faciliter
les recherches des utilisateurs. Parfois, c’est
même déjà fait avant que j’aie eu le temps
d’envoyer un e-mail. C’est un véritable travail d’équipe. Chacun amène sa pierre à
l’édifice ».
11h. Alerte à bord
Subitement c’est l’effervescence. « Une seconde édition du Moniteur vient de sortir »,
prévient Claire Jumiaux, la documentaliste
toujours à l’affût de la publication d’un
nouveau document. Le temps de jeter un
rapide coup d’œil sur le sommaire et il faut
déjà accélérer la cadence car la sélection du
Moniteur du jour publié en matinée doit,
dans la mesure du possible, être disponible
à la consultation vers midi. Une « surprise »
supplémentaire attend également toute
l’équipe. Un des textes de base régissant
le fonctionnement des pouvoirs locaux est
modifié. Doit-on prévenir des groupes spécifiques d’utilisateurs par un mail flash? Un
conciliabule est rapidement organisé entre
François Mespreuve et Eef Van Oost, les deux
chefs de service, et Anne-Marie Vastesaeger,
la gérante d’inforum. « On y va? », questionne cette dernière. La réponse est affirmative
pour les deux autres protagonistes.
Un mail flash est un courrier électronique
d’un genre spécial. Il est envoyé à un groupe
d’utilisateurs particulier sur base des inscriptions à inforum mail, la newsletter thématique mensuelle. « A partir de maintenant,
c’est une course de vitesse qui s’engage,
précise Albert Camphyn de la cellule informatique, car un flash c’est l’équivalent pour
nous du scoop dans la presse. Il faut être
le premier. Allez à plus tard, je fonce ». Bien
qu’à présent rodée, la procédure d’envoi
d’un mail flash reste toujours quelque chose
de spécial. « En plus de rédiger le contenu
du flash, poursuit Farah El Housni, juriste, il
faut générer de nouvelles listes d’envoi car
celles utilisées en début de mois ne tiennent
pas compte des nouveaux inscrits; ensuite,
mettre le flash en page puisque c’est un
Nathalie Taburiaux
INFORUM NEWS
Eef Van Oost
mail unique; et pour finir, sans perturber
l’envoi du mail quotidien du Moniteur qui
est expédié en début d’après-midi, envoyer
le flash. Dans le cas présent, comme c’est un
des textes de base que nous coordonnons
en interne, il faut adapter le texte intégral
en fonction de l’entrée en vigueur des modifications ». Toute l’opération prendra deux
bonnes heures. « Heureusement ça reste
exceptionnel. C’est du stress car il faut travailler en maintenant le niveau de qualité
élevé qui est notre standard en y ajoutant
la rapidité ».
tis en trois cellules: la production, qui répertorie, introduit et gère les documents dans
inforum; le service clientèle, qui est chargé
principalement des contacts avec les utilisateurs, du helpdesk et des formations; et la
logistique, qui s’occupe du développement
et de la maintenance informatique, de la
comptabilité et du fonctionnement interne
d’inforum.
“
Une réussite? « Il faut rester humble. Tout n’a
pas toujours été simple mais je crois que l’on
a quand même bien travaillé, dit Anne Anne-Marie Vastesaeger. Attention, rien n’est
jamais éternellement gagné. Il faut rester
constamment attentif aux nouvelles possibilités de développement qu’offre l’informatique et surtout aux attentes de nos utilisateurs. C’est dans cette optique que nous travaillons et notamment sur l’ajout d’options
à inforum afin de pouvoir répondre à des
besoins et demandes spécifiques ».
C’est un
véritable travail
d’équipe.
Chacun amène
sa pierre
à l’édifice.
Inforum en quelques
chiffres et dates
”
Inforum est né en 1990. A l’origine, c’est un
service de l’Union des Villes et Communes.
L’aventure sera par la suite menée en collaboration avec Dexia qui assurera notamment l’accès via le réseau Publilink.
En 2000, par la volonté des partenaires,
Inforum reçoit une personnalité juridique
propre et devient un GIE, un groupement
d’intérêt économique, dont la particularité
réside dans le fait que l’objet social de la société, et donc sa finalité première, doit être
le développement d’une activité économique à destination et au service des pouvoirs
locaux et non le lucre.
A ce jour, le personnel compte 17 ETP, répar-
François Mespreuve
Claire Jumiaux
Enfin, pour en finir avec les chiffres, inforum a été choisi comme principale source
documentaire par plus de 1.000 organismes,
essentiellement publics, et compte plusieurs
milliers d’utilisateurs.
17h15. Bruxelles replonge
dans l’obscurité
Un à un, les ordinateurs s’éteignent. L’aprèsmidi s’est déroulé d’une manière plus classique. En période de calme, l’ambiance d’Inforum ressemble fort à celle d’un monastère:
studieuse et recueillie. Un à un, les résumés
ont été rédigés et introduits dans la banque
de connaissances. Le téléphone du helpdesk
est resté quasi muet, juste un code d’accès
perdu à renvoyer. Il n’y a pas eu de troisième
édition du Moniteur.
Avant de quitter le bâtiment, Bernadette
Notte, conseillère, lance en catimini « C’est
une bonne journée qui se termine, et d’ajouter, cet après-midi, un CPAS m’a annoncé
qu’il allait s’abonner ».
Les écrans sont à présent tous éteints. Au
revoir.
Albert Camphyn
Farah El Housni
Bernadette Notte
3
Les dernières nouveautés chez inforum
Ces dernières semaines, plusieurs évolutions ont vu le jour dans inforum:
l’apparition d’une option, appelée chronos, et la mise en oeuvre opérationnelle de deux transformations d’inforum mail. En voici les détails.
Inforum mail: plus de structure
pour plus de convivialité
est heureuse de proposer à ses utilisateurs
une solution innovante.
Dans la version quotidienne dédiée au
contenu du Moniteur belge du jour, chaque
document est dorénavant classé par thème
afin de permettre un accès direct aux documents importants en fonction des matières
et compétences professionnelles de chacun.
La consultation quotidienne des informations juridiques nécessaires au fonctionnement des différents services des pouvoirs
locaux est ainsi rendue encore plus aisée.
Chronos: un nouveau
module en option
La version mensuelle thématique a également
connu une transformation. Chaque document
est à présent répertorié selon une hiérarchie
juridique classique (directives européennes,
lois, décrets,…, jurisprudence,…).
Inforum rend la consultation de
textes coordonnés encore plus
conviviale
Les nouvelles technologies de l’information et de communication changent. Les
coutumes et les habitudes évoluent. Les
règles sociales s’adaptent. Et la législation
là dedans? Elle suit. Mais les lois et autres
arrêtés ne rentrent pas systématiquement
en application dès leur parution. Avant leur
entrée en vigueur, il peut parfois s’écouler
plusieurs jours, voire plusieurs mois. Difficile dès lors de s’y préparer et même souvent
de s’y retrouver.
Comme vous, l’équipe d’inforum en a
conscience. C’est pour cette raison qu’elle
Comme annoncé lors du lancement de la
version 5 d’inforum, chronos sera le premier
élément d’une offre d’options dont le but
sera de rencontrer des besoins et demandes
spécifiques de nos utilisateurs. C’est d’ailleurs
pour cette raison que chronos, à l’instar des
autres options à venir, ne sera pas imposé
mais laissé au libre choix des utilisateurs qui
pourront y souscrire à partir de juin 2010.
Nous aurons l’occasion d’y revenir. Dès à
présent, les premiers textes peuvent déjà
être consultés librement dans une version de
pré-lancement. Celle-ci évoluera prochainement par l’ajout de fonctionnalités qui enrichiront les possibilités de consultation.
En quoi consiste chronos1? Ce module permet de consulter un texte législatif dans une
version coordonnée à une date déterminée,
aussi bien celle du jour, que dans le passé ou
dans le futur. Ainsi, par exemple, afin de gérer un ancien dossier, plus de problème pour
trouver le contenu d’un article du Cwatup
qui était applicable le 20 novembre 1989.
Encore mieux, afin d’anticiper les effets
d’une réforme déjà votée et publiée, il sera
possible de consulter la nouvelle version de
ce même Cwatup à l’avance.
A terme, en parallèle de textes coordonnés
qui eux resteront accessibles pour tous dans
la version de base d’inforum, l’ambition d’inforum est de mettre à disposition de ses utilisateurs, une trentaine de textes juridiques
de base de pouvoirs locaux en version chronos (le Code électoral, la législation relative
aux marchés publics, le RGCC, la législation
sur le DIS,…).
Bonne consultation
Chronos - les références
déjà disponibles en libre
consultation
• Le CDLD (n° inforum 196386)
• Le Cwatup (n° inforum 127180)
• La loi concernant le droit à
l’intégration sociale [DIS] (n°
inforum 176608)
• Le Code de la route (n° inforum
182948)
• RGCC (n° inforum 221828)
• RGCC CPAS (n° inforum 226213)
1
Dans la mythologie grecque, Chronos (en grec ancien Khrónos) est
le dieu du temps, entraînant le monde céleste dans sa rotation éternelle. Il est passé dans la culture contemporaine sous les traits d’un
vieil homme à longue barbe, tenant un sablier.
Comment consulter un texte chronos?
Rien de plus simple. Dans un document
inforum, lorsque vous trouvez la mention:
Table des matières - Version coordonnée par
article, cela signifie que le document que
vous consultez possède en annexe une version coordonnée par inforum. Il vous suffit
alors de cliquer sur ce lien pour y accèder.
Dans cette dernière:
➧ si la mention “Consultez votre version…”
n’apparait pas, c’est la version coordonnée à la date du jour qui est disponible;
➧ si, sous le logo “inforum”, la mention
“Consultez votre version - Valable au jj/
Siège social:
Rue d’Arlon, 53, Bte 4
1040 Bruxelles
Editeur responsable: A.-M. Vastesaeger
e-mail: [email protected]
RGIE BLF000103
TVA BE 0472.721.679
RPM bruxelles
mm/aaaa” (1) apparaît, cela signifie que
vous êtes dans une version chronos. Ce
document est donc consultable à une
date déterminée, aussi bien celle du jour,
qu’à une date dans le passé ou dans le
futur. Par défaut, c’est la version applicable à la date de consultation qui s’affiche à l’écran. Si vous désirez consulter
la version du texte à une autre date, il
vous suffit d’introduire celle-ci dans le
champ de recherche (2) et de cliquer sur
le bouton « check » (3). Elle apparait alors
à l’écran. (4)