SIE FONDS DES BOURSES INFORMATION Calendrier

SIE FONDS DES BOURSES
INFORMATION
Calendrier – Responsables – Responsabilités
INTRODUCTION
Le Fonds des bourses SIE a été créé en 1968. Selon les statuts de ce Fonds (à télécharger sur le site internet
de la Fédération SIE) des bourses sont octroyés à des femmes actives dans leur profession ou dans les affaires
qui souhaitent poursuivre une formation professionnelle ou s’orienter vers une nouvelle carrière. Des
bourses peuvent également être octroyées aux femmes qui ont déjà commencé une formation
professionnelle et qui vivent dans un pays en développement où il y a un club soroptimist. Les candidates
peuvent être soroptimistes et non-soroptimistes. Il sera donné préférence aux formations dans des domaines
non traditionnels pour les femmes et aux candidates qui sont dans leur dernière année de formation.
La Bourse Dr. Noël, en mémoire de la fondatrice du premier Club Soroptimist en Europe, sera octroyée à des
femmes médecin, spécialisées en chirurgie plastique/reconstructive, pour des formations spéciales. Le fonds
des bourses et le Fonds Dr. Noël ont été réunis en 2011 (lors de la Réunion des Gouverneures à Palerme).
Le montant disponible chaque année pour les bourses est d’environ 105'000 Euros et le montant maximal
par bourse est de 15'000 Euros.
Une Union peut présenter deux candidates et un Club individuel une candidate. Les Unions ne peuvent
présenter que des candidates recommandées par leurs clubs. Le Club soroptimist qui présente une candidate
est responsable du formulaire de demande, du suivi de la candidate jusqu’à l’échéance de la bourse ainsi que
du rapport final au SIE. Si ce rapport n’est pas envoyé à la Présidente de la Commission des Bourses du SIE
dans les temps, l’Union ou le Single Club ayant soutenu la candidate sera pénalisé(e) et ne pourra pas
présenter de candidate pendant deux ans. Afin de mieux évaluer l’impact des bourses sur l’évolution
professionnelle des candidates, il est nécessaire de suivre les bénéficiaires pendant quelques années après
leur formation.
Pour un meilleur choix des candidates, les Unions ou les Clubs individuels peuvent créer une Commission des
bourses ou nommer une personne responsable, dont les tâches sont de d’examiner et de sélectionner les
demandes de candidature, selon leurs qualifications. Il est important de faire connaître l’existence du Fonds
des bourses SIE et de le promouvoir. Ce Fonds représente également l’opportunité d’acquérir de nouveaux
membres et de mieux faire connaître nos objectifs.
Pour la première fois cette année, les demandes de bourses seront saisies et validées en ligne, à partir de
l’Espace Membre du site internet SIE www.soroptimisteurope.org.
CALENDRIER
Début octobre :
En octobre :
Novembre-Décembre
15 janvier :
Mars :
Avril :
Juillet ou Mai (lors des Conventions SI) :
En juillet :
Du 1er octobre au 30 septembre:
15 février:
Distribution des FORMULAIRES DE CANDIDATURE aux Unions et
aux Clubs individuels par le SEP.
Les FORMULAIRES DE CANDIDATURE sont envoyés à chaque
club de l’Union.
Les Présidentes des Clubs reçoivent le formulaire de leurs
candidates et le saisissent en ligne à partir de l’Espace Membre
du site de la Fédération.
Les Présidentes d’Union et de Clubs individuels valident les
FORMULAIRES DE CANDIDATURE en ligne pour qu’ils
parviennent à la présidente de la Commission des bourses SIE
(envoyer une copie par mail ou par poste).
La Commission des Bourses prépare les fiches des candidates
pour les Gouverneures.
La Commission des Bourses du SIE se réunit pour discuter des
demandes de bourses et prépare une liste à proposer aux
Gouverneures.
Décisions des Gouverneures.
Les Unions/Clubs individuels bénéficiaires reçoivent le
formulaire « SCHOLARSHIP GRANT/BOURSE » pour le
versement ainsi que le FORMULAIRE DE RAPPORT FINAL. Les
Unions informent leurs clubs.
Utilisation des bourses.
Le rapport final est adressé à la présidente de la Commission des
bourses SIE.
RESPONSABILITES
QUI
RESPONSABILITES
Commission des
bourses SIE:
Présidente et deux
membres,
-
et un membre de
l’Union Française
pour la sélection des
candidates pour la
Bourse Dr. Noël
-
-
informe les Unions et les Clubs individuels, par l’intermédiaire du Secrétariat
permanent SIE et au début de chaque année soroptimiste, sur la possibilité de
présenter une demande de bourse SIE. Cette information, sous forme de lettre,
indique les procédures à suivre et est accompagnée du FORMULAIRE DE
CANDIDATURE avec en annexe les INSTRUCTIONS ET CONDITIONS pour les
candidates;
reçoit les demandes des Unions et des Clubs individuels;
prépare un résumé des demandes à présenter aux Gouverneures;
analyse les demandes et sélectionne les candidates aux bourses pour le Bureau
SIE ;
après approbation du Bureau SIE, la présidente de la Commission présente les
candidates aux Gouverneures, lors de la réunion annuelle, pour décision
informe les Unions et les Clubs individuels de l’octroi de bourse en leur envoyant
le formulaire « SCHOLARSHIP GRANT/BOURSE » pour le versement ainsi que le
FORMULAIRE DE RAPPORT FINAL;
reçoit les RAPPORTS FINAUX des Unions/Clubs individuels;
-
Unions:
Présidente et
Commission des
bourses de l’Union
Clubs individuels:
Présidente et
chargée des bourses
-
reçoivent l’information de la part de la Commission des bourses SIE et le
FORMULAIRE DE CANDIDATURE par le Secrétariat permanent SIE;
-
les Unions informent leurs Clubs sur la possibilité de présenter une demande à
la Commission des bourses SIE, avec l’indication des procédures à suivre et le
FORMULAIRE DE CANDIDATURE avec en annexe les INSTRUCTIONS ET
CONDITIONS pour les candidates;
les Unions reçoivent les demandes envoyées par les Clubs
contrôlent que les demandes soient en trois exemplaires et dûment remplies
avec les signatures, le budget, une cohérence entre le budget et le programme
de formation, les recommandations, la confirmation d’admission à l’institut de
formation, la lettre de motivation de la candidate et autres documents
importants;
transmettent la/les demande(s) en 3 exemplaires, signés, à la présidente de la
Commission des bourses SIE (une Union peut présenter deux candidates, le Club
individuel seulement une);
les Unions informent les Clubs sur le résultat des décisions des Gouverneures;
reçoivent le formulaire « SCHOLARSHIP GRANT/BOURSE » avec les coordonnées
de la Trésorière SIE et le FORMULAIRE DE RAPPORT FINAL ;
les Unions envoient aux Clubs bénéficiaires le formulaire « SCHOLARSHIP
GRANT/BOURSE » pour le versement de la bourse et le FORMULAIRE DE
RAPPORT FINAL;
les Clubs individuels ont l’obligation d’assurer le suivi des boursières jusqu’à
l’échéance de la bourse;
Clubs individuels : si la boursière n’est pas en mesure d’utiliser sa bourse dans
les délais prévus, les Clubs individuels doivent en informer la Commission des
bourses SIE et rembourser le montant non utilisé à la trésorière SIE;
les Unions reçoivent le rapport final envoyé par le/les club(s) qui ont reçu la
bourse ;
ce rapport est transmis à la présidente de la Commission des bourses SIE;
les Clubs individuels assurent le suivi des boursières à la fin de leur formation
pour vérifier l’impact de la bourse.
-
-
-
-
-
Clubs dans une Union
transfert les informations sur les bourses et les rapports finaux sur le site
internet de la Fédération et au « Trait d’Union » ;
assure le suivi des boursières après leur formation pour évaluer l’impact des
bourses;
la Présidente présente un rapport annuel à la Réunion des Gouverneures.
-
reçoivent le FORMULAIRE DE CANDIDATURE avec en annexe les INSTRUCTIONS
ET CONDITIONS pour les candidates de l’Union;
recherchent une candidate aux bourses;
contrôlent que la demande soit remplie correctement;
envoient la demande signée et en 3 exemplaires aux Unions;
contrôlent la procédure, si la demande est acceptée;
ont l’obligation de suivre l’évolution de la boursière pendant l’année de la
bourse;
si la boursière n’est pas en mesure d’utiliser sa bourse dans les délais prévus,
les Clubs doivent en informer la Commission des bourses SIE et rembourser le
montant non utilisé à la trésorière SIE;
-
Candidates:
-
Soroptimistes
et
non-Soroptimistes
-
reçoivent le rapport final de la boursière (le demandent en cas de retard) et le
transmettent aux Unions;
assurent le suivi des boursières à la fin de leur formation pour vérifier l’impact
de la bourse.
remplissent soigneusement le FORMULAIRE DE CANDIDATURE (écrit en
caractères imprimés et clairement);
envoient la demande en trois exemplaires avec tous les documents requis au
club qui les sponsorise;
sont au courant de toutes les conditions relatives aux bourses;
si la bourse est octroyée:
- reçoivent du club sponsor les instructions pour le versement de la bourse et le
FORMULAIRE DE RAPPORT FINAL
- présentent au Club sponsor le rapport final au terme de leur formation et, au
plus tard, à la fin de l’année.
Bureau SIE
-
Gouverneures
-
Secrétariat SIE
-
-
reçoit les demandes de bourses;
débat sur les demandes avec la présidente de la Commission des bourses à la
réunion du Bureau avant la réunion des Gouverneures;
décide quelles sont les demandes à recommander aux Gouverneures.
reçoivent, avant la réunion des Gouverneures, la liste complète des demandes;
reçoivent les recommandations qui seront votées à la réunion des
Gouverneures;
prennent la décision finale de l’octroi des bourses.
envoie aux Unions et aux Clubs individuels l’information sur le fonds des bourses
SIE avec le FORMULAIRE DE CANDIDATURE avec en annexe les INSTRUCTIONS
ET CONDITIONS pour les candidates;
distribue le résumé des candidatures aux participantes à la réunion des
Gouverneures;
distribue les propositions de la Commission des bourses aux membres du
Bureau SIE;
distribue à la réunion des Gouverneures les propositions du Bureau SIE.