Guide d`utilisation du dispositif d`alerte professionnelle

Guide de Conduite Éthique des Affaires
Guide d’utilisation
du dispositif d’alerte
professionnelle
www.thalesgroup.com
Sommaire
COMPRENDRE .............................................. 4
Objectif du dispositif d’alerte ....................................... 4
Champ d’application du dispositif
d’alerte professionnelle .............................................. 5
UTILISER ....................................................... 6
Exercer un droit d’alerte ............................................ 6
Traitement de l’alerte ................................................ 6
Identité de l’émetteur de l’alerte .................................. 8
Information des personnes visées par l’alerte ................ 8
Procédure suivie ....................................................... 8
Conservation des données collectées ........................... 9
SAVOIR ....................................................... 10
Rappel de l’organisation Ethique de Thales .................. 10
RESTER EN CONTACT ................................ 13
Le présent guide a été conçu en étroite collaboration avec la
Direction des Ressources Humaines du Groupe.
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COMPRENDRE
4
Le Code d’Ethique Thales a défini les principes d’un
dispositif d’alerte professionnelle (indifféremment
appelé ci-après « dispositif d’alerte » ou « droit d’alerte »)
qui est mis à la disposition des salariés du Groupe et
s’exerce dans les conditions suivantes, hors les cas
dans lesquels le présent guide devrait faire l’objet d’une
adaptation à la législation nationale(1).
Objectif du dispositif d’alerte
Le dispositif d’alerte professionnelle a pour objet
de renforcer la démarche Ethique et Responsabilité
d’Entreprise de Thales ainsi que les moyens
d’expression de chaque salarié pour que chacun soit
un acteur de la prévention des risques.
Le droit d’alerte est un dispositif complémentaire
offert aux salariés qui n’a pas vocation à se substituer
aux autres canaux d’alerte existants en application
des règles en vigueur dans chaque pays, notamment
la voie hiérarchique et les organes de représentation
des salariés ; son utilisation est facultative. Il s’inscrit
pleinement dans la politique de ressources humaines
du Groupe.
La mise en œuvre du droit d’alerte impose une forte
responsabilisation de chacun ; ce dispositif ne peut
(1) S’il s’avère qu’un Pays dans lequel Thales est implanté dispose d’une
législation nationale plus contraignante, il conviendra alors de réaliser,
en concertation avec la Direction Juridique Ressources Humaines et la
Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise du Groupe, une adaptation
du présent guide afin de le rendre conforme aux règles locales applicables.
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fonctionner qu’à partir d’informations communiquées
de « bonne foi »(2).
Le dispositif d’alerte permet aux collaborateurs
de Thales :
d’obtenir des informations et des conseils, en cas
d’interrogations ou de doutes, sur l’application ou
l’interprétation des règles du Code d’Éthique ;
de signaler des faits dans les domaines comptable,
financier, bancaire, ou sur les questions liées à la lutte
contre la corruption ou la concurrence, mais également
des faits de discrimination, de harcèlement ou des faits
graves relatifs au non-respect de la législation sur
l’hygiène et la sécurité, mettant en péril la santé
physique ou mentale des salariés, qui sont susceptibles
d’affecter sérieusement l’activité du Groupe ou
d’engager gravement sa responsabilité.
Le dispositif d’alerte garantit la confidentialité et le
respect des droits de chacun dans le traitement des
démarches engagées.
La Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise
assure la qualité de responsable de ce dispositif.
Champ d’application du dispositif
d’alerte professionnelle
Le dispositif permet aux salariés d’exercer un droit
d’alerte portant sur l’un des domaines suivants :
comptable, financier, bancaire, lutte contre la
corruption ou concurrence ;
discrimination, harcèlement ou non-respect de la
législation sur l’hygiène et la sécurité si cela met en
péril la santé physique ou mentale des salariés.
L’utilisation du droit d’alerte doit se faire dans le respect
de la loi et des règles applicables dans le pays où le
salarié réside ou exerce ses activités.
Le droit d’alerte offre différentes voies aux collaborateurs
de Thales pour entrer en relation avec les Instances
Ethique du Groupe.
(2) Le Code du Travail assure une protection des personnes relatant des faits
de corruption, discrimination, harcèlement...
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COMPRENDRE
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UTILISER
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Exercer un droit d’alerte
Tout collaborateur de Thales peut exercer ce droit
pour signaler des faits portant sur l’un des domaines
entrant dans le champ d’application du dispositif.
La chaîne managériale sera privilégiée. Toutefois, si le
collaborateur considère qu’informer son manager direct
peut présenter des difficultés ou que l’alerte signalée
pourrait ne pas donner lieu à un suivi approprié, il pourra
contacter directement dans l’ordre suivant :
le Responsable Ethique (Zone / Pays / Groupe d’entités
légales) dont la liste est accessible sur l’intranet ;
le Comité Ethique Pays (CEP), s’il existe ;
ou enfin le Comité Ethique et Responsabilité
d’Entreprise Groupe (CERE).
L’alerte peut être transmise par tout moyen (courrier,
courriel, téléphone, contact personnel) ; elle fera, le
cas échéant, l’objet d’une confirmation par écrit.
Traitement de l’alerte
Cas d’une alerte portant sur les domaines
comptable, financier, bancaire, de lutte contre
la corruption ou de la concurrence :
L’alerte sera reçue par le Responsable Ethique et
sera transmise en priorité au CEP (s’il existe), ou
à défaut au CERE, qui instruira le dossier dans le
cadre d’un comité ad hoc réuni par le Directeur
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Ethique et Responsabilité d’Entreprise du Groupe,
dans le respect des règles applicables au traitement
des données personnelles.
L’alerte sera reçue par le Responsable Ethique et
instruite en priorité par lui (3) (en France le responsable
éthique appartient à la ligne managériale RH) ou
par le CEP (s’il existe). A défaut, l’alerte sera instruite
par le CERE qui, sur ces sujets, réunira un comité
ad hoc dirigé par le Directeur Juridique Ressources
Humaines du Groupe. Dans tous les cas, l’instruction
de l’alerte sera réalisée dans le respect des règles
applicables au traitement des données personnelles.
Le comité ad hoc sera en charge du traitement de
l’alerte et de l’enquête éventuellement nécessaire.
Le comité ad hoc est composé d’un nombre limité
de personnes, compétentes au regard du sujet
traité.
Les personnes en charge du recueil ou du traitement
des alertes professionnelles sont soumises à une
obligation de confidentialité renforcée.
(3) S’il le juge nécessaire, et afin de garantir l’objectivité de l’enquête, le
Responsable Ethique pourra mandater une tierce personne, également
membre de la ligne managériale ressources humaines, afin d’instruire l’alerte.
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UTILISER
Cas d’une alerte portant sur les domaines
relevant de discrimination, harcèlement ou
non-respect de la législation sur l’hygiène et
la sécurité mettant en péril la santé physique
et mentale des salariés :
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UTILISER
Identité de l’émetteur de l’alerte
L’alerte déclenchée par le collaborateur s’effectue de
façon identifiée, en contrepartie d’un engagement de
confidentialité dans le respect des règles locales
applicables au traitement des données personnelles (4).
Ainsi, les salariés qui viendraient à utiliser ce dispositif
peuvent être assurés que toutes les précautions
seront prises en vue de garantir que leur identité
sera tenue strictement confidentielle à toutes les
étapes de l’étude et du traitement de la situation
mise en cause. Par voie de conséquence, leur identité
ne sera communiquée à aucune personne susceptible
d’être concernée ou faire l’objet d’une enquête, et
ce même si cette personne demande à en avoir
connaissance.
Information des personnes
visées par l’alerte
La personne visée par l’alerte est informée par
le responsable du dispositif dès l’enregistrement,
informatisé ou non, des données la concernant afin
de lui permettre de s’opposer, sur des motifs légitimes,
au traitement de ces données. Toutefois, lorsque des
mesures conservatoires sont nécessaires, notamment
pour prévenir la destruction de preuves relatives à
l’alerte, l’information de cette personne n’intervient
qu’après l’adoption de ces mesures.
Procédure suivie
Chaque alerte donnera lieu à une évaluation préliminaire
traitée de façon confidentielle par un Responsable
Ethique afin de déterminer, préalablement à toute
enquête, si elle entre dans le champ de la procédure.
Toute alerte dont il serait manifeste qu’elle sort du
champ d’application de la procédure, qu’elle n’a aucun
caractère sérieux, qu’elle est faite de mauvaise foi
ou qu’elle constitue une dénonciation abusive ou
calomnieuse, de même que toute alerte portant sur
(4) Certaines législations nationales, comme par exemple celle des Etats-Unis,
exigent de garantir l’anonymat de l’émetteur.
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des faits invérifiables, sera détruite sans délai ; son
auteur en sera alors averti.
Si les faits signalés entrent dans le champ de la
procédure d’alerte, le (ou les) salarié(s) concerné(s)
sera(ont) informé(s) dès l’enregistrement de données
le(s) concernant qu’il(s) fait(font) l’objet d’une telle
procédure.
Il sera vérifié avec le (ou les) salarié(s) mis en cause
son (leur) point de vue sur les faits signalés.
Le responsable du traitement des données s’assure
que les données collectées sont adéquates, pertinentes
et non excessives au regard des finalités pour lesquelles
elles sont collectées.
S’il constate un comportement non conforme aux
règles éthiques dans les domaines susvisés, le
Responsable Ethique transmet au DRH de l’entreprise
employeur du salarié ses conclusions. Le DRH engage,
s’il l’estime nécessaire, une procédure disciplinaire.
Conservation des données
collectées
Les données relatives aux alertes seront détruites,
conservées ou archivées conformément aux dispositions
en vigueur.
Ainsi, dès leur recueil par le responsable du dispositif,
les données relatives à une alerte considérée
comme n’entrant pas dans le champ du dispositif
sont détruites sans délai.
Lorsque l’alerte n’est pas suivie d’une procédure
disciplinaire ou judiciaire engagée par la Direction de
l’entreprise employeur, les données relatives à cette
alerte sont détruites ou archivées dans un délai de
deux mois à compter de la clôture des opérations de
vérification.
Lorsqu’une procédure disciplinaire ou judiciaire est
engagée par la Direction de l’entreprise employeur
à l’encontre de la personne mise en cause ou de
l’auteur d’une alerte abusive, les données relatives à
l’alerte sont conservées par l’organisation chargée
de la gestion des alertes jusqu’au terme de la
procédure.
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UTILISER
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Rappel de l’organisation
Ethique de Thales
Plusieurs instances Ethique existent au sein du
Groupe :
SAVOIR
Le Comité Ethique et Responsabilité
d’Entreprise (CERE)
Il a pour mission principale de contribuer à la définition
et à la mise en œuvre de la politique du Groupe en
matière d’éthique et de responsabilité d’entreprise.
Il veille également au déploiement et à l’évolution
du Code d’Ethique au sein de Thales.
Il assure une coordination et un suivi des Comités
Ethique Pays (CEP) ainsi que du réseau des
Responsables Ethique et tranche les éventuelles
questions soulevées par ces derniers. Le CERE
est informé immédiatement des alertes reçues
par les CEP ou les Responsables Ethique ainsi que
de leur suivi.
Lorsque la situation le justifie, il peut être amené
à traiter lui-même des alertes dans le cadre de
comités ad hoc.
Le Comité Éthique et Responsabilité d’Entreprise
peut recevoir, par tous moyens, toutes questions
soumises sur l’application et le contrôle des
dispositions du Code d’Éthique.
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Les Comités Ethique Pays (CEP)
Dans les pays au sein desquels Thales est le plus
fortement implanté, des Comités Ethique Pays
peuvent être créés. Ils sont chargés de participer
à la mise en œuvre localement de la politique du
Groupe en matière d’éthique et de responsabilité
d’entreprise et d’en assurer le suivi. Les CEP traitent,
en concertation avec les Responsables Ethique,
les alertes émises par les salariés nationaux dans
le cadre de la présente procédure.
Les CEP transmettent chaque année un bilan de
leur activité au CERE et informe ce dernier de
toute alerte reçue ainsi que de la suite qui y a été
donnée.
Pour la France, le CERE assure le rôle de CEP.
Les Ethics Officers veillent à ce que soit :
diffusé à l’ensemble des collaborateurs relevant
de leur périmètre, y compris les nouveaux
entrants, le Code d’Ethique, les publications de
la Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise,
ainsi que les recommandations relatives à cette
démarche et leurs déclinaisons au niveau des
Pays / Zones / Groupes d’entités légales ;
mené régulièrement des actions de sensibilisation,
de façon à s’assurer que les principes éthiques
de Thales soient compris et appliqués par tous
les collaborateurs ;
(5) A septembre 2012 ; consulter l’intranet pour les mises à jour.
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SAVOIR
Les Responsables Ethique ou Ethics Officers
Un réseau décentralisé de Responsables Ethique
appelés « Ethics officers » est mis en place au
niveau des principales structures de Thales (5) :
en France, au niveau de chaque groupe d’entités
légales,
en Allemagne, en Australie, au Canada, en
Espagne, aux Etats-Unis, en Italie, aux Pays-Bas,
au Royaume-Uni et à Singapour, au niveau du
Corporate pays,
dans les autres pays, au niveau de la structure
Corporate de la zone.
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réalisé au niveau de chaque entité un suivi des
objectifs de déploiement des formations Ethique ;
remonté à la Direction Ethique et Responsabilité
d’Entreprise les éventuels besoins en termes de
nouveaux outils de la démarche (guides, notes
explicatives…) dans une logique de partage et
d’intelligence collective.
Dans leur rôle, les Ethics Officers :
adoptent une posture de « conseiller » afin de
répondre aux questions que les collaborateurs
pourraient se poser quant à l’application des
principes contenus dans le Code d’Ethique Thales ;
traitent les alertes éthiques émises par les salariés
relevant de leur périmètre portant sur les
domaines limitativement énumérés au sein du
présent guide ;
dans les Pays qui disposent d’un Comité Ethique
(CEP), assurent le secrétariat général de celui-ci.
SAVOIR
Les Responsables Ethique agissent pour le compte
du Directeur Général Pays/Zone ou du Responsable
du groupe d’entités légales, en coordination avec la
Direction Ethique et Responsabilité d’Entreprise du
Groupe.
En France, les Responsables Ethique appartiennent
à la ligne managériale ressources humaines.
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Pour rester en contact...
Si vous souhaitez obtenir des informations,
des renseignements ou des conseils,
contactez :
La Direction Ethique et Responsabilité
d’Entreprise :
e-mail : [email protected]
Tél. : + 33 (0)1 57 77 82 07
Si vous rencontrez des difficultés
dans l’exercice de votre fonction,
contactez en priorité votre manager
ou les organes de représentation
des salariés.
Pour lancer une alerte, contactez dans
l’ordre suivant :
1 votre manager
2 votre Responsable Ethique
(liste disponible sur l’intranet de la Direction
Ethique & Responsabilité d’Entreprise)
http://intranet.corp.thales/ethics/pub/
index.cfm
3 votre Comité Ethique Pays
(liste disponible sur l’intranet de la Direction
Ethique & Responsabilité d’Entreprise)
http://intranet.corp.thales/ethics/pub/
index.cfm
d’Entreprise :
e-mail : [email protected]
Tél. : + 33 (0)1 57 77 87 19
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RESTER EN CONTACT
4 le Comité Ethique et Responsabilité
Notes :
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Responsabilité d’Entreprise
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