En Amont : Se préparer à une rencontre acheteurs publics entreprises

FICHE ACTION RENCONTRES AMONT ACHETEURS PUBLICS/OPERATEURS ECONOMIQUES
« Les rencontres avec les entreprises sont essentielles, mais doivent être
réfléchies, organisées, et respecter certains principes fondamentaux »1
I - En Amont : Se préparer à une rencontre acheteurs publics entreprises
Action (achat/juridique)
1. S’assurer que la date est très en
amont du lancement de la procédure
du marché
A adapter selon le type de procédure
envisagé, la nature des besoins, le
secteur concurrentiel concerné
1. 2. S’assurer de l’accessibilité des
rencontres
- présentation publique : information via
des sites/supports adaptés
- rendez-vous : modalités d’incription
lors d’un évènement, rencontre de
plusieurs entreprises, temps identique
de rencontres
Exemples
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2. Echanger au sein de son entité :
- Informer son responsable de tout lien
avec l’entreprise à rencontrer pour
vérifier l’absence de conflit d’intérêt
- Voir les moyens de traçabilité ou pour
se faire accompagner
-
4. Prévoir une présentation
générale des achats de l’entité
Contexte /Rappel de la politique
numérique déjà engagée/compétence
impactées par le numérique/Objectifs
et priorités achat de la collectivité
Modalités d’accès et de réponse aux
marchés, encouragement des
TPE/PME, point de contact « achat »
5. Préparer une fiche projet par
intention d’achat
6. Lister les pistes d’innovation
technologiques, sociales,
environnementales et économiques.
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1
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Réalisée
(cocher)
Petits marchés : 1 mois environ
Fournitures et services,
formalisé : 6 mois
Grosses opérations de travaux,
groupements d’entreprises
attendus : 12 mois
A l’occasion de décisions
budgétaires ou programmations
achats, recensements…
Diffusion sur la page actualité
www.maximilien.fr
Diffusion sur JOUE (gratuit)
Ex : se faire remplacer ou
accompagner si lien fort avec
l’entreprise ou la personne à
rencontrer
Ex : préparer un registre des
entreprises, enregistrement,
video pour des présentations
publiques
supports : dans la fiche projet
achat, ou plaquette, ou charte,
ou extrait du site interne,
Ex : portail d’avis et de
dématérialisation
www.maximilien.fr (veille, alerte,
bourse co/sous traitance,
demat..)
Feuille de route, recensement de
besoins,…
Ex :
la
solution
numérique
attendue peut-elle avoir un
impact sur l’environnement et le
social ?
Extrait du guide pratique de l’achat public innovant - Direction des affaires juridiques du
ministère de L’Economie et des Finances
II. Pendant un rendez-vous : suggestion méthodologique
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Présentation générale des achats de l’entité : compétences, organisation des
achats, modalités d’accès et de réponse aux marchés, point de contact « achat »
Présentation des besoins : fiche projet, feuille de route
Pédagogie, Sensibilisation aux marchés publics (principes de la commande
publique : liberté d’accès, égalité de traitement, transparence des procédures) selon
les connaissances ou l’attitude de l’entreprise:
o Intérêt des rencontres pour l’ « efficacité des achats », la « bonne gestion des
deniers publics » : l’opérateur a du temps pour anticiper des besoins, se
grouper/l’acheteur prend connaissance du marché pour s’assurer de
l’adéquation du secteur économique
o impact économique et sociétal des achats publics : obligation de prise en
compte du développement durable
o information égale entre les concurrents, pas de diffusion d’un DCE (intention
d’achat)
o aucun avantage direct ou indirect n’est accepté, (sauf goodies <30 euros,
invitations…) pour éviter le délit de favoritisme
o mise en concurrence sera nécessaire, incitation à s’inscrire sur portail de veille
type maximilien pour être alerté « liberté d’accès »
o l’analyse se fera sur la base d’offre remise après ou pas négociation.
o confidentialité des procédures en cours « transparence des procédures »
Traçabilité et confidentialité des informations communiquées par l’entreprise :
registre commenté confidentiel (secret de la propriété industrielle et commerciale :
prix, propositions commerciales, produits, solution organisation, études en cours)
III. Après le rendez-vous : préconisations
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Evaluer en échangeant au sein de votre entité sur l’apport de ces entretiens
pour l’amélioration du projet d’achat
Ex : l’importance d’allotir certaines prestations par rapport au secteur économique
la maturité du secteur par rapport aux exigences en matière de développement
durable, l’importance de ne pas trop figer les exigences, élargir les possibilités de
variantes pour permettre des propositions innovantes sans pour autant reprendre des
idées innovantes pour négocier uniquement avec ce candidat
Si le projet d’achat est confirmé, maintenir la mise en concurrence, préserver la
confidentialité de la procédure et procéder à l’analyse sur la base des seules offres
remises.
Transmettre son expérience des rencontres acheteurs entreprises aux nouveaux
arrivants ou à des réseaux acheteurs
Pour plus d’infos, consultez votre service juridique et le site Internet du GIP Maximilien