ERP GUIDES SAGE

LES
GUIDES SAGE
pour les moyennes et grandes entreprises
10 points clés pour réussir
votre premier projet ERP
ERP
Définition
L’ERP
L’ERP constitue le socle du système d’information
de l’entreprise. Il a pour finalité une gestion interactive
de tous ses métiers (gestion comptable et financière,
gestion de la production, gestion des ventes...)
au travers de la centralisation, du partage, de l’analyse
et de la consolidation de l’information stratégique.
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
I
EN AMONT
I
MISE EN ŒUVRE
I
ET APRÈS
I
CONCLUSION
EDITO
Les entreprises qui, comme vous,
projettent d’investir pour la première fois
dans un ERP sont de plus en plus nombreuses. Dans son étude de janvier 2007,
IDC confirme cette tendance de fond.
Les raisons qui vous poussent au
changement sont nombreuses :
Avec votre nouvel ERP, vous allez
accompagner votre croissance. Avant cela,
il va vous falloir réussir sa mise en place, ce
qui nécessite réflexion et rigueur.
La méthodologie de mise en œuvre
devient alors stratégique.
Ce guide va vous aider dans vos choix,
vos méthodes et votre réflexion à chaque
étape de votre projet ERP, tout en
respectant les fondamentaux suivants :
• Vous appuyer sur un système unique
et cohérent,
• Prendre en compte vos spécificités
métiers,
• Répondre à la stratégie de l’entreprise et
• Centraliser les informations et faciliter
à ses enjeux,
leur circulation,
• Prendre en compte ses spécificités
• Organiser les flux d’informations
(métiers, organisation...),
internes et externes,
• Définir et contrôler l’enveloppe
• Disposer de fonctions de pilotage
budgétaire et les délais,
et d’analyse décisionnelle,
• Garantir une architecture matérielle
• Prendre des décisions plus rapides
adaptée,
grâce à des données centralisées.
• Permettre l’appropriation par les
utilisateurs du système mis en place.
VOTRE OBJECTIF FINAL RESTE
LE MÊME : GAGNER EN
I
PRODUCTIVITÉ TOUT EN MAÎTRISANT
LE DÉVELOPPEMENT DE VOTRE
ENTREPRISE.
Je vous propose une méthode en dix points
clés, qui a déjà fait ses preuves chez nos
1 800 clients, en France et à l’international.
Bonne lecture,
Christophe Letellier
DIRECTEUR GÉNÉRAL
DIVISION MOYENNES ET GRANDES ENTREPRISES
SAGE
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
1 - DÉFINIR PRÉCISÉMENT VOTRE PROBLÉMATIQUE
Les raisons qui poussent à s’équiper
d’une solution ERP ou à en changer
sont nombreuses, d’autant que votre
entreprise doit en permanence s’adapter
à son "écosystème" (spécificités métiers,
partenaires, fournisseurs, etc) et à l’évolution de la réglementation.
Les enjeux les plus récurrents sont :
• L’optimisation de la circulation
de l’information,
• Une meilleure cohérence et un plus
grand partage des données,
La première étape de tout projet ERP
consiste donc à définir précisément votre
problématique métier, en intégrant une
vision à moyen terme.
L’OBJECTIF ?
TROUVER UNE SOLUTION QUI
I
RÉPONDE À VOS BESOINS ACTUELS
ET QUI SOIT SUFFISAMMENT
ÉVOLUTIVE POUR ACCOMPAGNER
VOS ENJEUX ET OBJECTIFS FUTURS.
• L’intégration du système d’information,
• L’évolution du SI pour l’aligner
sur vos nouveaux besoins,
• Une facilité de maintenance et
d’homogénéisation du système (SOA).
“
Outre son obsolescence, notre outil de gestion comptable (développement
spécifique sous DOS, ndlr) n’était absolument pas convivial et présentait de
nombreuses limites en termes de fonctionnalités. Nous avions de surcroît acquis
au fil des années de nombreux outils annexes et nous étions confrontés à un
ANNE MAURICE,
RSI D’A2C
04
I 05
système hétérogène ne permettant pas ou peu d’intégration entre les logiciels,
notamment avec notre application de gestion locative Even.
”
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
“
I
I
EN AMONT
MISE EN ŒUVRE
I
I
ET APRÈS
CONCLUSION
Jusqu'alors, le groupe César était un ensemble de PME, travaillant chacune
avec des process propres et utilisant des systèmes de codification différents.
Le fait d'appartenir à un même ensemble n'apportait aucun bénéfice, bien au
contraire. Un exemple : lorsqu'un produit demandé était manquant en France,
nous ne pouvions pas savoir - ou alors au prix d'une enquête fastidieuse - s'il restait
du stock en Allemagne parce que les codes produits n'étaient pas les mêmes d'un
pays à l'autre. Autre exemple : notre usine de Madagascar fabrique des costumes de
Spiderman pour l'Angleterre et l'Italie ; chacune de ces deux filiales avait l'habitude
d'envoyer son propre patronage ; l'usine devait donc modifier sa chaîne de
fabrication alors qu'en définitive les costumes livrés étaient quasiment identiques...
Un nouveau schéma directeur a donc été adopté, prévoyant la mise en place d'un
ERP commun - c'était en quelque sorte l'épine dorsale du projet.
”
BERTRAND BOUNIOL,
DIRECTEUR DES SYSTÈMES
D'INFORMATION
DU GROUPE
CÉSAR
Témoignages
de problématiques
bien identifiées.
“
La maintenance de nos applications “ maison ” étant devenue très difficile,
en 2004, nous n’avions plus le choix : soit il fallait tout réécrire, soit opter
pour un progiciel du marché.
”
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
BRUNO GUIRAUD,
RESPONSABLE
INFORMATIQUE D’ALTRAD
SUR LE SITE DE FLORENSAC
2 - FORMALISER VOS BESOINS PAR ÉCRIT
Peu de PME rédigent leurs besoins au
travers d’un cahier des charges, avant de
débuter leur recherche d’ERP. Cette étape
est pourtant cruciale… sous peine de faire
purement et simplement échouer le projet.
Ce document est le premier pas vers un
projet maîtrisé, car les enjeux sont multiples.
Le premier impératif consiste à décrire les
spécificités métier de votre entreprise :
• Quelles sont les spécificités et processus
clés de votre entreprise ?
Bref, il vous faut dresser un portrait à la fois
synthétique et précis, afin de prendre en
compte toutes les particularités de votre
organisation.
Deuxième impératif : poser clairement vos
objectifs, sans vous résumer à « il faut que
ça marche », ni rédiger votre « lettre au Père
Noël ».
Il suffit d’exposer précisément et simplement vos besoins - et non pas vos envies en étant très clair sur le périmètre fonctionnel souhaité. Ne laissez aucune ambiguïté !
• Quelles sont les particularités de votre
secteur d’activité ?
• Avez-vous plusieurs sites interconnectés,
y compris à l’international ?
• Quelles sont les spécificités de vos clients
et fournisseurs ?
• Quelle est votre architecture informatique
aujourd’hui ? Vous permet-t-elle d’évoluer
sereinement ?
• Vos systèmes de planification vous apportent-ils toute la visibilité nécessaire ?
• Disposez-vous de tous les indicateurs
pour suivre votre performance ?
Conseil
Rédigez vos
besoins et intégrez
une vision à moyen
terme.
06
I 07
À LA CLÉ : UNE BONNE
COMPRÉHENSION DÈS LE DÉPART
PAR LE PRESTATAIRE QUE VOUS
AUREZ CHOISI.
I
Encore une fois, il est important d’intégrer
une vision à moyen terme : aurez-vous
besoin dans les mois ou années à venir
d’une gestion multisociété ou multisite par
exemple ? La rédaction du cahier des
charges peut également être réalisée par un
cabinet de consultants, ceux-ci apportant
une vision complémentaire dans le cadre
de la conduite du changement.
Votre priorité est que votre nouvel ERP réponde
à vos besoins présents. Compte tenu de sa durée de vie
estimée à dix ans, il est nécessaire que votre progiciel
intègre, dès le départ, les fonctionnalités dont vous aurez
potentiellement besoin à moyen terme.
L’enjeu ? Bénéficier d’une solution pérenne, adaptée à vos
besoins et votre croissance, sans réinvestissement majeur.
LES
GUIDES SAGE ERP
I introduction
I en amont
I mise en œuvre
I et après
I conclusion
3 - IMPLIQUER LA DIRECTION ET LES UTILISATEURS
Comme dans tout projet, l’implication forte
de la Direction est une condition sine qua
non de réussite. Outre l’impulsion du projet,
la Direction joue un rôle très important de
pilotage et d’arbitrage.
Il aura 4 grandes priorités :
Pour autant, un projet ERP ne doit pas être
vécu comme une décision verticale, imposée à tous.
2• Définir très clairement les rôles
1• Toujours penser « système cible »,
cohérence des flux et non « système
d’avant »,
de chacun,
3• Permettre à ce groupe de recevoir
in-fine le transfert de compétences,
LA CONSTITUTION
D’UN GROUPE PROJET
EST FONDAMENTALE.
I
4• Veiller à ce que le groupe communique
tant avec les utilisateurs finaux qu’avec
la Direction pour accompagner le
changement.
Il réunira, autour du chef de projet, un
ou plusieurs utilisateurs clés, ainsi que des
représentants le cas échéant de votre
équipe informatique. Ce groupe sera le
garant de la réussite du projet et de
l’atteinte des objectifs.
Enfin, l’implication des utilisateurs finaux
est essentielle, d’une part, grâce à l’écoute
de leurs besoins réalistes et de leurs
attentes (qui peuvent être recueillis grâce à
un mini audit), d’autre part, en communiquant avec eux de manière régulière et
précise, afin d’éviter le rejet pur et simple du
produit à l’arrivée.
Il est important que le groupe projet et la Direction rassurent
les futurs utilisateurs finaux, en leur expliquant ce qu’est un
ERP, en les informant régulièrement sur l’avancée du projet et
sur la façon dont ils seront concernés.
De cette façon, le projet aura une meilleure adhésion au sein
de l’entreprise.
Conseil
Démystifiez l’ERP
au sein de
votre entreprise.
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
4 – BIEN CHOISIR SON PROGICIEL… ET SON ÉDITEUR
Le progiciel
L’éditeur
Il s’agit de caractériser l’offre de la manière
la plus précise possible à l’aide de plusieurs
critères :
• La technologie mise en œuvre :
est-elle ouverte ? standard ?
• La maturité de l’offre,
Choisir un progiciel de gestion intégré,
c’est également choisir un éditeur.
Un constat s’impose : le marché est vaste
et votre dirigeant n’est pas un spécialiste…
Il devra donc se fier à plusieurs critères :
• Les résultats financiers de l’éditeur pour
• Le périmètre et la profondeur fonctionnels,
• La simplicité d’utilisation et de mise
en œuvre et les possibilités de paramétrage. À la clé : une adaptation optimale
de l’outil à vos spécificités,
• Le degré d’appropriation de la solution
grâce à un transfert de compétences,
à un cycle de formation des utilisateurs
et à une documentation complète
(y compris technique),
• L’évolutivité de l’offre et sa capacité
à accompagner votre croissance,
• La facilité d’intégration dans un système d’information,
• La prise en compte des standards
internationaux.
s’assurer de sa pérennité : le renouvellement d’un ERP intervient tous les dix ans
environ,
• Son parc client : est-il important ? Comporte-t-il des entreprises évoluant dans le
même secteur que le vôtre ? Ayant une
envergure comparable ?
Ces éléments vous permettront d’apprécier les capacités du progiciel à s’adapter
à vos spécificités,
• Les propositions en termes de maintenance. Comment est-elle assurée ?
À quelle fréquence les mises à jour sontelles disponibles ?
• Le positionnement de l’éditeur à l’international : est-il capable de proposer une
structure applicative couvrant des législations différentes ? Est-il implanté dans
plusieurs pays ?
L’OBJECTIF ?
ÊTRE CAPABLE DE PARAMÉTRER VOS ÉTATS EN TOUTE
AUTONOMIE. PAR AILLEURS, ASSUREZ-VOUS DE
I
LA POSSIBILITÉ DE RÉALISER DES DÉVELOPPEMENTS
“ ENCAPSULABLES ” ET MAINTENABLES EN VUE D’ÉTABLIR
DES PONTS AVEC DES APPLICATIONS SPÉCIFIQUES.
08
I 09
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
“
I
EN AMONT
I
MISE EN ŒUVRE
I
ET APRÈS
I
CONCLUSION
Nous avons déterminé plusieurs critères de choix. Il fallait naturellement
que la solution retenue couvre la totalité des fonctionnalités dont nous avons
besoin - production, ventes, achats, stocks, comptabilité - et sache travailler
avec un ensemble de PME comme la nôtre. En outre, il était essentiel à nos yeux
que l'éditeur soit présent dans tous les pays où nous avons des filiales :
Europe, États-Unis, Chine et Hong Kong.
”
BERTRAND BOUNIOL,
DIRECTEUR DES SYSTÈMES
D'INFORMATION
DU GROUPE
CÉSAR
Témoignages :
pour bien choisir sa solution,
déterminer des conditions sine qua non.
“
Nous avons choisi un ERP de conception récente, qui offrait l’avantage
de n’être pas monobloc et donc simple à déployer, y compris dans notre contexte
un peu particulier (groupe constitué d’une agglomération de sociétés, ndlr).
BRUNO GUIRAUD,
Le produit est de surcroît très ouvert et permet le développement de ponts avec
RESPONSABLE
INFORMATIQUE D’ALTRAD
SUR LE SITE DE FLORENSAC
d’autres applications.
”
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
5 - BIEN CHOISIR SON PARTENAIRE INTÉGRATEUR
Ce n’est pas tout de choisir la solution
adaptée à vos besoins, encore faut-il
s’assurer que son déploiement se fera dans
les meilleures conditions.
C’est là que le partenaire intégrateur entre
en jeu.
Afin d’être sûr d’un accompagnement
optimal, la priorité doit être donnée à la
proximité :
• Géographique,
• “ Culturelle ” : l’intégrateur connaît-il
votre métier ? Votre secteur ? Quel est
son savoir-faire ?
BIEN CHOISIR SON PARTENAIRE
INTÉGRATEUR, C’EST GARANTIR
UN DÉPLOIEMENT OPTIMAL.
I
• Humaine : il est impératif que des relations de confiance soient très tôt établies,
• Avec l’ERP qui va être déployé : quelle
est l’expérience de l’intégrateur sur ce
progiciel en particulier ? Quel est son
degré de compétence, quelles sont
ses facultés de paramétrages et de
développements spécifiques ?
De même, assurez-vous que l’architecture
technique proposée est adaptée, ce qui
conditionnera directement les temps de
réponse de votre système.
Conseil
Demandez la preuve
par l’exemple.
10
I 11
Rien de tel, pour se rendre compte à la fois de la performance
de l’outil et du professionnalisme de l’intégrateur, qu’une visite
sur le site de l’un de ses clients ayant opté pour l’ERP que
vous avez choisi. Ce sera l’occasion pour vous d’échanger
avec les utilisateurs et la Direction, et d’entrer dans le vif
du sujet en voyant véritablement vivre le progiciel dans
un environnement équivalent au vôtre.
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
“
I
EN AMONT
I
I
MISE EN ŒUVRE
ET APRÈS
I
CONCLUSION
Les équipes du partenaire revendeur Sage sont tout de suite entrées
dans le vif du sujet en nous proposant une démonstration orientée utilisateurs.
Nous avons été convaincus tant par les fonctionnalités du produit que par son
interface ergonomique et intuitive. Nous avons de surcroît eu un excellent contact
avec le partenaire Sage, par qui nous avons été très bien accompagnés, les équipes
étant toujours disponibles et de très bon conseil.
ANNE MAURICE,
RSI D’A2C
”
Témoignages :
pour un déploiement réussi,
choisissez bien votre partenaire intégrateur.
“
Pour réussir l’implémentation dans tous ces pays (Espagne, Angleterre,
États-Unis, Chine, ndlr), il était essentiel d’avoir un correspondant local
capable à la fois de comprendre les procédures de notre groupe et de connaître
les particularités locales. Dans chaque pays, nous nous sommes beaucoup appuyés
sur les consultants de Sage. Enfin, en Italie, nous commençons à peine le travail
d’analyse et sommes en relation avec un intégrateur Sage qui devrait nous aider
pour la mise en œuvre.
BERTRAND BOUNIOL,
DIRECTEUR DES SYSTÈMES
D'INFORMATION
DU GROUPE
”
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
CÉSAR
6 – OPTER POUR UNE MÉTHODOLOGIE
CLAIRE ET ADAPTÉE
Une bonne méthodologie de mise en œuvre
de votre ERP est un facteur clé de réussite.
Bien adaptée à vos spécificités organisationnelles et métier, elle constituera un fil
rouge, une carte routière du projet.
I
CETTE MÉTHODOLOGIE
S’OPÈRE DÈS LE DÉBUT
DU PROJET.
Tout d’abord, il s’agit de positionner les
charges internes et externes. Pour cela,
il vous faut désigner un chef de projet
et vous assurer de la disponibilité des
utilisateurs clés. Le planning sera lui aussi
défini clès cette phase. À la clé : une
visibilité optimisée pour toutes les parties
impliquées dans le projet, tant en termes
de budget que de délai.
Ensuite, il faut répartir les rôles. Il est tout à
fait crucial de déterminer dès le départ et de
manière précise qui fera quoi. Les étapes
du projet seront également clairement
définies (voir notre schéma).
Enfin, tout ceci devra être formalisé dans
des écrits qui pérenniseront le travail effectué (livrable). Prévoyez également des comités de pilotage tout au long du projet
afin de vous assurer du respect des engagements par toutes les parties (prises de
décision, arbitrage, contrôle…).
Conseil
Conciliez approche
fonctionnelle et
intégrée.
12
I 13
A tous les niveaux, il est essentiel de penser fonction,
car l’utilisateur final doit retrouver les processus propres
à son métier. Et tout en pensant au métier de chacun,
il ne faut pas perdre de vue l’approche intégrée de l’ERP
et donc les flux d’information au sein de l’entreprise.
LES
GUIDES SAGE ERP
ÉDITO
I
EN AMONT
I
I
MISE EN ŒUVRE
POUR CHAQUE ÉTAPE DE VOTRE PROJET
CONCENTREZ-VOUS SUR
LES 5 FOCUS INCONTOURNABLES.
I
I
ET APRÈS
CONCLUSION
ERP
ACTIVITÉS
Réunion de lancement
Suivi de projet
Formation groupe de projet
Paramétrage
RESSOURCES
U
OUTILS
Chefs de projet Client
et intégrateur
Consultant fonctionnel
Équipe technique
Utilisateur pilote
ÉTAP
E
NE
ERP
D
'U
Module IMPORT / EXPORT
Assistants de paramétrage
Suivi de projet (msproject ©…)
Scénario de tests
ET
I
N PROJ
DOCUMENTS
RÉSULTATS
Prototype
États
Transaction
Contrat
Rapport d’étude
Compte rendu de réunion
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
7 – ÉVALUER LES RISQUES, ÉVITER LES PIÈGES…
Très souvent, ce n’est qu’une fois l’ERP
en place que les entreprises perçoivent
les risques potentiels.
POURTANT, S’IL Y A UNE « ZONE
DE DANGER », ELLE SE SITUE AU
COMMENCEMENT, PENDANT LES
PHASES D’ÉTUDE ET DE CADRAGE.
I
Vous devez alors vous poser une question :
devez-vous vous adapter au produit ou
adapter le produit à vos besoins ?
La réponse ne peut être tranchée, tout est
question d’équilibre. Il y a en effet peu de
chance que le progiciel réponde point par
point à l’ensemble de vos besoins, sans
quelques aménagements au sein de votre
entreprise. Par ailleurs, même si des développements spécifiques seront sans doute
nécessaires pour adapter le progiciel,
il n’est pas souhaitable de les multiplier
sous peine d’obtenir in fine une « usine à
gaz » très difficile à maintenir.
Trouver le juste équilibre passe par une
analyse des procédures et de l’organisation
internes. S’il existe un écart trop important
entre ces procédures et l’outil, les risques
d’aboutir à un échec sont élevés.
Deux solutions alors : reconsidérer votre
choix d’ERP ou revoir vos processus
internes.
Conseil
Impliquez-vous
le plus tôt possible.
14
I 15
Afin de ne pas « subir » la solution une fois qu’elle est
installée, il est essentiel de valider l’avancée de son
développement avec l’intégrateur, en réalisant des tests
réguliers par domaine et inter-domaine.
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
I“
ANALYSE DES
RISQUES PROJET
I
EN AMONT
I
MISE EN ŒUVRE
I
ET APRÈS
I
CONCLUSION
”
Il existe une différence entre le moment
où vous ressentez les risques (à la fin du
projet) et celui où vous devriez consacrer
du temps à les pallier (au début du projet).
Pour un projet ERP réussi, vous devez
considérer tous les dangers dès les
premières semaines
Risque
Avancement
du projet
ANALYSER
FORMALISER
LE PROJET
DÉPLOYER / LIVRER
FORMER
LÉGENDE
:
PROJET
ERP
RESSENTI CLIENT
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
8 – COMMUNIQUER, FORMER,
ET CONDUIRE LE CHANGEMENT
Un projet d’ERP n’est pas uniquement
un projet informatique !
Il a un impact important sur les processus
de l’entreprise et sur les pratiques des
utilisateurs. Ainsi, les métiers concernés
directement par l’ERP (comptabilité,
contrôle de gestion, RH…) vont connaître
des évolutions. Chaque utilisateur devra
aussi modifier son comportement tout
comme ses habitudes de travail.
Le tout dans un seul but : soulager certains
utilisateurs de tâches fastidieuses et leur
permettre de se concentrer sur leur cœur
de métier.
LE CHANGEMENT
A BEAU ÊTRE POSITIF,
IL FAIT PEUR…
I
Communication et mise en place d’une véritable stratégie de conduite du changement
doivent ainsi faire partie de vos priorités, afin
de réduire les résistances au changement au
sein de votre entreprise et d’obtenir l’adhésion de l’ensemble de vos collaborateurs.
Conseil
Un transfert de
compétences réussi
repose sur un
engagement mutuel.
16
I 17
Comment faire ?
• Pointer les bénéfices du nouvel outil
tels que le gain de temps, l’amélioration
de la qualité des données ou encore
une meilleure visibilité rassureront vos
collaborateurs,
• Privilégier la performance de l’entreprise
plutôt que la performance de chacun,
• Former les collaborateurs dans la
perspective d’une appropriation et d’une
exploitation optimale de l’outil.
C’est là qu’intervient votre partenaire
intégrateur : soit les utilisateurs finaux
seront directement formés par groupe,
soit seuls quelques référents recevront
la formation, qu’ils dispenseront ensuite
aux utilisateurs en interne.
Ces formations doivent impérativement
être accompagnées de supports écrits
qui pourront être consultés lors des
premières utilisations.
Votre indépendance et votre autonomie sur l’ERP nouveau
sont directement conditionnées par un transfert de
compétences réussi, depuis les équipes de votre intégrateur
le plus souvent, vers vos équipes internes. Si la qualité,
l’expertise et le professionnalisme des consultants auxquels
vous avez affaire sont déterminants, ne perdez jamais
de vue que la réussite de ce « passage de relais » dépend
également beaucoup de l’engagement et de l’implication
de vos propres équipes. Et donc de leur disponibilité tant
“ psychologique ” que réelle en termes de planning.
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
I
EN AMONT
I
MISE EN ŒUVRE
I
ET APRÈS
I
CONCLUSION
9 – VEILLER À LA MAINTENANCE
ET AU SUPPORT DU PRODUIT
Il ne suffit pas de mettre en place un ERP,
il faut également le maintenir.
Tout d’abord, au travers des mises à jour.
Votre partenaire intégrateur est là pour vous
conseiller celles à mettre en place, selon
vos spécificités et vos besoins.
Maintenir votre ERP, c’est aussi le faire
évoluer dans le sens de votre croissance et
de vos nouveaux besoins.
Ainsi, vous aurez peut-être besoin, au fil
des mois ou des années, de nouveaux
développements voire de nouveaux
modules. Une fois encore, misez sur
l’expertise de votre intégrateur et sur sa
connaissance de votre environnement.
L’OBJECTIF ?
GARDER UN SYSTÈME
I
On ne peut pas évoquer la maintenance
sans également parler du support. Et en la
matière, vous devez avoir 3 grandes
exigences :
1• La réactivité : les temps de réponse
et/ou de résolution des incidents
pourront ainsi être clairement définis,
2• L’écoute : la mise à disposition
d’un interlocuteur unique chez votre
intégrateur (ou chez l’éditeur le cas
échéant) est une garantie supplémentaire de compréhension immédiate
de vos demandes,
3• L’efficacité : un bon service de
support privilégiera toujours une
solution adaptée à vos problématiques
et besoins plutôt qu’une réponse
“ standard ”.
COHÉRENT ET EN ADÉQUATION
AVEC VOS BESOINS.
Et pour que le support soit optimal, les
rôles doivent être clairement définis en
amont. Le support de niveau 1 peut-il être
pris en charge par tel ou tel type de
personnel en interne ? Quel est le rôle de
l’intégrateur ? De l’éditeur ?
De même, les moyens mis en œuvre
seront définis : hotline, prise en main à
distance, intervention sur site… et à quelles
conditions ?
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
10 – METTRE EN PLACE DES INDICATEURS
DE MESURE, QUANTIFIER LES BÉNÉFICES
Tout au long du projet et une fois
votre solution en production, dégagez
les indicateurs de réussite (où suis-je ?
où vais-je et comment y aller ?).
I
L’ANALYSE
DES RÉSULTATS
EST PRIMORDIALE
“
!
Quantifiez les bénéfices obtenus une fois
l’ERP en place (gain de temps, réduction
des coûts, gain de visibilité, amélioration
de la productivité et plus généralement de
la performance…).
Définissez ce que vous pourrez en retirer
demain dans la perspective de votre
croissance.
Une réflexion sur les bénéfices qui ne
prendra toute sa valeur que si vous la menez
en tenant toujours compte de l’évolution de
l’entreprise.
Nous sommes aujourd’hui à même de fournir à la direction générale, ainsi
qu’à la direction administrative et financière, des états de reporting à la hauteur
de leurs exigences. Avant, le traitement des factures prenait à l’équipe comptable
environ deux jours… Aujourd’hui, il ne leur faut pas plus de quinze minutes.
Le gain de temps considérable a permis aux équipes de se recentrer sur leur cœur
ANNE MAURICE,
RSI D’A2C
18
I 19
de métier et notamment sur la vérification comptable. Pour nous, le retour sur
investissement est assuré et ce projet nous a ouvert de nouvelles perspectives.
”
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
“
I
I
EN AMONT
MISE EN ŒUVRE
I
ET APRÈS
I
CONCLUSION
Nous voulions dès le départ développer des projets locaux autonomes
utilisant un langage commun. Les données dont nous disposons sont plus fiables,
plus complètes, plus faciles à trouver et à comparer. Grâce à notre ERP,
nous rationalisons la production et la gestion des stocks au niveau groupe.
Chaque filiale travaille mieux et peut plus facilement échanger avec les autres.
Grâce aux règles standard que nous avons établies, nous obtenons des informations
homogènes d'un pays à l'autre. Cela va être le cas par exemple pour le calcul
des royalties, assez complexe, et qui était auparavant traité de manière différente
dans chaque filiale. Nous pouvons plus facilement extraire du système toutes les
informations dont nous avons besoin pour établir les comptes consolidés du groupe.
Il nous reste maintenant à réfléchir aux procédures de communication entre filiales :
c'est notre prochain chantier...
BERTRAND BOUNIOL,
DIRECTEUR DES SYSTÈMES
D'INFORMATION
DU GROUPE
”
CÉSAR
Témoignages
Avant / Après.
“
Les habitudes de travail n’ont globalement pas été modifiées pour les
utilisateurs. Ce qui a changé, c’est qu’ils ont aujourd’hui davantage de possibilités
et notamment celle de sortir leurs listes et états en toute autonomie (là où avant
les utilisateurs faisaient appel au Responsable informatique, ndlr). […] Avant,
la production n’obtenait les données sur les commandes que le soir grâce à un
traitement en batch. Aujourd’hui tout est accessible en temps réel et les processus
ont de ce fait été grandement améliorés, d’autant que nous avons équipé l’atelier de
BRUNO GUIRAUD,
douchettes pour lecture de codes à barre, directement interfacées avec le système. […]
RESPONSABLE
INFORMATIQUE D’ALTRAD
SUR LE SITE DE FLORENSAC
Nous sommes aujourd’hui capables de mesurer la productivité en temps réel.
”
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
CONCLUSION
Les clés de la réussite d’un projet ERP
résident, on l’a vu, tant dans les aspects
technologiques que métier et organisationnels.
Ainsi, on peut définir un projet réussi comme
un projet pour lequel on a su :
• Décider : c’est un véritable projet
d’entreprise,
• Communiquer en interne,
• Accompagner le changement,
• Collaborer avec l’intégrateur,
• Valider ensemble,
• Convaincre les utilisateurs.
Mais pas seulement…
LE FACTEUR HUMAIN
I
RESTE INDÉNIABLEMENT
LE MOTEUR DU SUCCÈS…
La technique s’apprend, la gestion
s’apprend, les progiciels s’apprennent,
mais les relations humaines, elles, se bâtissent dans le temps et dans la confiance.
Elles seront sans doute vos meilleures
alliées pour réussir votre projet.
20
I 21
LES
GUIDES SAGE ERP
I
ÉDITO
I
I
EN AMONT
I
MISE EN ŒUVRE
ET APRÈS
I
CONCLUSION
CHIFFRES
• 8 % des entreprises françaises entre 100 et 2000 salariés se sont équipées d'un ERP
en 2006, 9 % prévues en 2007
• 71 % des entreprises (100 - 2000 salariés) qui vont changer leurs logiciels vont opter
pour un ERP
• 50 % des projets informatiques sont abandonnés avant terme.
SOURCE : IDC 2007
CE QUE LES PME FRANÇAISES
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PRÉVOIENT DE FAIRE AUTOUR
DE LEUR LOGICIEL DE GESTION
EN 2007
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• Migration vers une nouvelle version : 34%
• Extension du nombre d'utilisateurs : 20%
• Acquisitions de nouveaux serveurs : 19%
• Déploiement sur un plus grand
nombre de sites : 17%
• Hébergement chez une société tierce : 4%
• Outsourcing applicatif : 6%
I 10 points clés pour réussir votre premier projet ERP
LES
GUIDES SAGE ERP
I
I
ÉDITO
EN AMONT
I
MISE EN ŒUVRE
I
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ET APRÈS
CONCLUSION
OFFRE SAGE
Synthèse de l'offre Sage :
Les solutions intégrées (ERP - Enterprise
Resource Planning) proposées par Sage
aux moyennes et grandes entreprises sont
conçues pour les aider à relever un défi
quotidien : gérer de plus en plus d’informations, toujours plus vite.
Elles vous permettent d’intégrer tous vos
processus de gestion en un système d’information unique et cohérent.
Ces solutions organisent tous vos flux internes et gèrent les échanges avec vos multiples partenaires externes, tout en étant fidèles aux principes de simplicité et de
flexibilité qui font le succès des solutions
Sage dans les moyennes et grandes entreprises.
C’EST UN CHOIX STRATÉGIQUE
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POUR DÉVELOPPER LA COMPÉTITIVITÉ
DE VOTRE ENTREPRISE.
REMERCIEMENTS
ANNE MAURICE,
RSI D’A2C
BRUNO GUIRAUD,
RESPONSABLE INFORMATIQUE D’ALTRAD
FLORENSAC
SUR LE SITE DE
BERTRAND BOUNIOL,
DIRECTEUR DES SYSTÈMES D'INFORMATION
DU GROUPE CÉSAR
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IMPRIMEUR : JPA IMPRIMEUR
61, RUE JEAN-PIERRE TIMBAUD
95190 GOUSSAINVILLE
RÉDACTION : INDEXEL
ANNÉE ET MOIS DE CRÉATION :
MAI 2007
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SIMPLIFIÉE AU CAPITAL DE 500.000 EUROS
• SIÈGE SOCIAL : 10 RUE FRUCTIDOR •
75834 PARIS CEDEX 17
• RCS PARIS 313 966 129
SAGE EST LOCATAIRE-GÉRANT DES SOCIÉTÉS
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APPLICATIONS ET SERVICES, SAGE LOAN ET
MICROLOG CRM.
LES INFORMATIONS PRÉSENTES DANS CETTE
BROCHURE NE SONT PAS CONTRACTUELLES
ET SONT SUSCEPTIBLES DE MODIFICATIONS
SANS PRÉAVIS. TOUTES LES MARQUES,
NOMS DE SOCIÉTÉS ET DE PRODUITS
MENTIONNÉS DANS CE DOCUMENT SONT LA
PROPRIÉTÉ DE LEURS DÉTENTEURS
RESPECTIFS.
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