IncaMail

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Date:
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15.06.2015
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IncaMail
© 2015 SwissSalary Ltd.
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Print: 15.06.2015
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SwissSalary
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Page 2
1
1.1
SwissSalary
Paramètres uniques
Dans la version 'Classic Client' sous 'Paramètres' -> 'Paramètres' -> Paramètres E-Mail' dans RTC sous
'Administration SwissSalary -> E-Mail' vous trouverez comment procéder à la configuration de base pour
envoyer les décomptes salaire par e-mail. Votre administrateur système vous fournira les informations relatives
à votre serveur SMTP.
Description des champs suivants:
Code
Commentaire
Sujet
Bloc de texte
SMTP-Serveur
ID de l'utilisateur
Mot de passe
Nom de
l'expéditeur
Adresse de
l'expéditeur
Authentification
au format HTML
Code unique composé de 10 caractères pour configurer l’adresse e-mail. Plusieurs
configurations e-mail peuvent être enregistrées.
Description relative au code
Cet sujet apparaît dans la rubrique sujet de l’e-mail.
Contenu textuel de l’e-mail
Les traductions peuvent être directement créées dans le sous-tableau 'Ligne de texte
additionnelle'.
Pour personnaliser le contenu du texte, vous pouvez sélectionner l’un des espaces
réservés suivants:
%1 Total des salaires AVS par an
%2 Part du 13ème salaire sur le décompte mensuel
%3 Titre
%4 Civilité
%5 Prénom
%6 Nom
Adresse du serveur SMTP (serveur de messagerie sortante)
Adresse e-mail, connexion pour l’authentification au serveur SMTP
Mot de passe pour l’authentification au serveur SMTP
Apparaît chez le destinataire de l’e-mail comme nom d’expéditeur
Apparaît chez le destinataire l’e-mail comme adresse d’expéditeur
Par défaut = entrée de l’ID utilisateur + mot de passe
Anonyme = sans authentification
NTLM = processus d’authentification pour les réseaux informatiques, à travers la
vérification de la connexion utilisateur Windows par ex.
coché = e-mail formaté en HTML
non coché = texte brut
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Les décomptes salaire peuvent maintenant être envoyés via e-mail sans être chiffrés. Pour envoyer les
documents de manière cryptée, nous vous recommandons d’utiliser IncaMail. Sélectionnez 'IncaMail', puis le
type d’envoi 'Crypté' et/ou 'Recommandé'.
1.2
Attribution dans la fiche employé
Saisissez l’adresse e-mail privée/de l’entreprise du collaborateur dans la fiche employé. L’employé décide à
quelle adresse e-mail il souhaite recevoir le décompte salaire. Dans le champ 'Envoi électronique', choisissez:
- {blanc/vide} = aucune attribution; le collaborateur continuera à recevoir son décompte salaire sous forme
papier
- adresse e-mail privée = le collaborateur recevra son décompte salaire via e-mail à son adresse courriel
personnelle
- adresse e-mail de l’entreprise = le collaborateur recevra son décompte salaire via e-mail à son adresse
courriel professionnelle
1.3
Envoi du décompte salaire
Le décompte salaire est d’abord créé par collaborateur en format PDF pour que vous puissiez ensuite
l’envoyer par e-mail. Veuillez installer le logiciel gratuit 'PDFCreator' sur votre système. Vous pouvez le
télécharger sous le lien suivant. Une fois que la dernière version de PDFCreator est correctement installée,
veuillez ouvrir le 'Journal de traitement de salaire' dans Classic Client, puis cliquer sur le lien 'Document PDF '
via 'Traitement de salaire ouvert/non comptabilisé/comptabilisé' dans RTC.
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Répertoire
Nom de fichier
E-Mail
Joindre un document
Répertoire servant à stocker les décomptes salaire en PDF
Le nom du fichier est composé du N° de traitement de salaire et du N° employé
Attribution de la configuration e-mail
Un second document peut être envoyé en pièce jointe avec le traitement de
salaire, comme une invitation à un événement d’entreprise (PDF) par ex.
imprrimer seulement des Avec cette fonction, lorsque vous imprimez les décomptes salaire, seul les
décomptes de salaire
décomptes indiquant un changement par rapport au mois précédent seront
modifiés
envoyés
o
N de traitement de salaire Affiche le traitement de salaire sélectionné
NOTE:
En imprimant les décomptes salaire sur papier, les décomptes salaire déjà envoyés électroniquement peuvent
être filtrés. Placez le filtre sur 'blanc' (RTC) entouré de 2 apostrophes (Classic Client) dans le filtre 'Envoi
électronique'.
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2
IncaMail
2.1
Informations générales
Avec IncaMail de la poste suisse, vous pouvez transmettre votre décompte salaire de manière cryptée et
démontrable. IncaMail est facile à utiliser, sûr et permet d’économiser du temps et de l’argent. Grâce à
l’intégration par défaut d’IncaMail dans SwissSalary, seule une configuration unique dans SwissSalary et sur
IncaMail est requise. Avant d’installer IncaMail, nous vous recommandons d’en informer les employés et de
mentionner l’inscription unique à IncaMail (nous avons préparé un modèle pour vos collaborateurs dans la
zone clients/partenaires).
2.2
Conditions requises pour IncaMail
Les conditions suivantes doivent être remplies pour bénéficier d’IncaMail:
Vous requérez la version SwissSalaryPlus (et ses nombreuses fonctions supplémentaires)
Contrat avec IncaMail et enregistrement unique de l’adresse de livraison
Configuration dans SwissSalary
Inscription unique du collaborateur sur IncaMail
Vous trouverez des informations complémentaires contrat inclus concernant IncaMail sous le lien suivant:
www.post.ch/Incamail
2.3
Les possibilités d'IncaMail et les prix
Source: IncaMail-Flyer de www.post.ch/Incamail
Page 6
2.4
Inscription
Après que le 'Contrat logiciel intégré' ait été mutuellement signé par vous et IncaMail, vous recevrez les
données d’accès requises pour IncaMail. Veuillez informer vos employés de la nouvelle possibilité de recevoir
un décompte salaire via courrier électronique. Nous vous avons préparé un modèle type dans la zone clients/
partenaires d’accès restreint. Le collaborateur doit se connecter à IncaMail une seule fois avec son adresse email et son mot de passe.
Source: www.post.ch/Incamail
1. Ouvrir la page
Ouvrez une fenêtre du navigateur et
sélectionnez la page www.post.ch/
incamail. Cliquez à droite sur «Login
& S’inscrire».
2. S’inscrire maintenant
Cliquez sur «S’inscrire maintenant».
Pour changer de langue, cliquez en
haut à droite sur la langue désirée.
3. Remplir les champs
Remplissez intégralement les
champs et lisez attentivement les
textes explicatifs. Confirmez les
CGA et cliquez par la suite sur
«Suivant».
Les utilisateurs d’une SuisseID
peuvent s’inscrire avec celle-ci à
l’aide d’un clic sur «S’inscrire à
SuisseID».
4. Contrôle des indications
Contrôlez vos indications et cliquez
sur «Suivant». Si les indications
devaient ne pas correspondre,
revenez en arrière et corrigez-les.
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5. Code d’activation du courrier
électronique
Vous recevrez ensuite un code
d’activation à l’adresse de courrier
électronique enregistrée. Saisissez
celui-ci dans le champ
correspondant et votre inscription
sera terminée.
En option: vérifier mon adresse
Si vous inscrivez en plus votre
adresse de domicile, vous pourrez
également recevoir des
recommandés Swiss Post. Vous
trouverez le lien vers l’inscription de
l’adresse et des informations
complémentaires après le Login.
Page 8
2.5
Réception d'e-mail sécurisés
Source: Réception de courriers électronique sécurisés www.post.ch/Incamail
Les courriers électroniques sécurisés arrivent chez vous de la manière suivante. Vous trouverez sous www.
incamail.ch/fr/secure-email un mode d’emploi détaillé sur la manière d’ouvrir les IncaMails.
2.6
Intégration directe pour les entreprises
Source: Introduction d'e-mails plus sécurisés de www.post.ch/Incamail
En tant qu’entreprise, vous avez la possibilité d’intégrer simplement IncaMail dans votre infrastructure afin de
recevoir et d’expédier des courriers électroniques directement dans votre Mail Client (Outlook, Lotus Notes,
etc.). Dans ce cas, l’inscription des Accounts individuels n’est plus nécessaire.
Envoyer
Recevoir
Vous trouverez plus d’informations et la possibilité de commander sous: www.incamail.ch/fr/service
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