QUINTILES CANADA INC.

Transcription

MANUEL DE L'EMPLOYÉ
QUINTILES CANADA
INC.
(Confidentiel)
I
PRÉFACE :
Dans cette section
Introduction :..................................................................................II
Un mot sur ce manuel :................................................................. III
Remerciements : ......................................................................... IV
II
Quintiles Canada Inc. -- Manuel de l'employé
Introduction :
C'est grâce au dévouement de ses employés que Quintiles est le chef de
file mondial en matière de services pharmaceutiques. Ensemble, nous
contribuons à améliorer la vie des gens dans le monde entier. Nous
comptons parmi nos clients les plus grandes sociétés pharmaceutiques et
de biotechnologie, ainsi que les plus grandes firmes d'instruments médicaux
au monde. Ces sociétés comptent sur notre aide pour fournir à leurs
patients des produits permettant de leur sauver la vie.
Notre siège basé à Durham, en Caroline du Nord, se trouve non loin de
l'endroit où nous avons lancé notre entreprise. C'est en effet dans une
roulotte louée sur le campus de l'Université de la Caroline du Nord, à
Chapel Hill, avec cinq employés, que tout a commencé. Aujourd'hui,
Quintiles est une entreprise internationale qui connaît une grande réussite
sur le plan commercial. En clair, Quintiles a été le précurseur dans le
domaine et fait figure aujourd'hui de plus gros fournisseur de services
pharmaceutiques au monde.
L'entreprise est également présente au Canada avec Quintiles Canada qui
témoigne également d'une grande réussite commerciale. Quintiles Canada
a célébré son 100e anniversaire en 2006. Son histoire a débuté en 1996
avec une poignée d'employés enthousiastes et motivés qui ont établi le
nouveau siège canadien dans la province de Québec. Aujourd'hui,
l'entreprise emploie plus de 200 employés dans tout le pays. Nos employés
sont reconnus pour les compétences exceptionnelles qu'ils démontrent
dans notre industrie au Canada et surtout pour le fait qu'ils savent se
montrer concurrentiels et à la hauteur à l'échelle internationale. C'est donc à
eux que nous devons notre rôle de chef de file, tant au Canada que sur la
scène mondiale.
Préface :
III
Un mot sur ce manuel :
Ce manuel de l'employé contient des renseignements sur les politiques et
les procédures d'emploi de Quintiles. Nous attendons des employés et
nous les encourageons à ce qu'ils lisent ce manuel de l'employé avec
attention. L'entreprise se réserve le droit de prendre les décisions
nécessaires concernant l'emploi afin de faire son travail de manière à
profiter aux employés et à l'entreprise, tout en respectant l'ensemble des
règlements en vigueur. Le présent manuel de l'employé annule et remplace
tout manuel de l'employé antérieur ou autres déclarations de principe orales
ou écrites en contradiction avec le présent manuel. L'entreprise se réserve
le droit de modifier les clauses du présent manuel de l'employé. Aucune
déclaration ou observation orale ne peut modifier les clauses du présent
manuel de l'employé.
Le présent manuel de l'employé a pour objectif de répondre à toutes les
questions que vous pourriez avoir sur Quintiles et sur votre emploi avec
notre entreprise et de vous familiariser avec les politiques et procédures
d'emploi. Nous vous demanderons de garder ces renseignements
confidentiels en dehors du lieu de travail. Il est important de souligner que
la législation et les autorités locales auront toujours préséance sur les
politiques et les procédures de ce manuel.
Les clauses du présent manuel de l'employé n'ont pas pour objet de créer
des obligations contractuelles par rapport aux sujets qu'elles couvrent.
Vous recevrez des mises à jour au fur et à mesure que nos politiques et
procédures changent.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec votre
gestionnaire ou avec votre représentant des Ressources humaines.
IV
Remerciements :
On m'a informé que je bénéficie d'un accès à une copie du manuel de
l'employé de Quintiles sur l'intranet de Quintiles et je reconnais mon
obligation de le lire et de comprendre son contenu.
Je comprends et accepte que le manuel a pour objet de fournir un aperçu
des politiques et des procédures de l'entreprise concernant les employés et
qu'il ne présente pas forcément l'ensemble des politiques et des procédures
en vigueur. Je conviens également que les politiques et procédures de
l'entreprise incluses ne créent pas ou n'impliquent pas un contrat sousentendu de quelque type que ce soit entre l'entreprise et moi-même.
L'entreprise peut en tout temps, ajouter, modifier ou annuler toute politique
ou procédure à sa seule discrétion, sans préavis.
Nom de l'employé (en caractères
d'imprimerie S.V.P.)
Date
Signature de l'employé
V
CONTENU
PRÉFACE : ............................................................................................................................ I
Introduction : .........................................................................................II
Un mot sur ce manuel : ............................................................................ III
Remerciements : .................................................................................... IV
PRINCIPES DIRECTEURS ET PRATIQUES COURANTES : .............................................. 9
Politique du libre accès : ......................................................................... 10
Énoncé sur l'accessibilité : ........................................................................ 10
Éthique des affaires : .............................................................................. 11
Le statut de la langue française :................................................................ 12
Égalité d'accès à l'emploi : ........................................................................ 13
Employés travaillant à domicile : ............................................................ 13
Conformité à la législation sur l'immigration : ................................................. 13
Parité salariale :.................................................................................... 14
Harcèlement -- Droits de l'employé :............................................................ 14
Si vous voulez déposer une plainte : ............................................................ 14
Protection des renseignements personnels : ................................................... 15
Application générale : ......................................................................... 15
Principes : ....................................................................................... 16
Code de conduite régissant les interactions avec les clients : .............................. 21
Conflit d'intérêts : ................................................................................. 21
Cautionnement : ................................................................................ 21
Clauses de non-concurrence :................................................................. 22
Autres activités commerciales et autres intérêts : ........................................ 22
Cadeaux et divertissements : ................................................................. 22
Cadeaux à l'interne et sorties organisées par l'entreprise : .............................. 23
Contributions aux œuvres de bienfaisance : ................................................ 23
Utilisation des ordinateurs : ...................................................................... 23
Politique en matière d'accès Internet :...................................................... 24
Devoir de divulgation : ............................................................................ 27
POLITIQUES ÉQUITABLES EN MATIÈRE D'EMPLOI : .................................................... 29
Étapes de carrière et descriptions de poste : .................................................. 30
Rattachement hiérarchique : ..................................................................... 31
Gestion de carrière chez Quintiles : ............................................................. 32
Demandes d'emploi :............................................................................... 33
Vérifications des références professionnelles : ................................................ 33
Sélection en matière d'emploi : .................................................................. 34
VI
Anciens employés : ................................................................................ 35
Affectations : ....................................................................................... 35
DROITS DE L'EMPLOYÉ : ................................................................................................. 37
Notre lieu de travail respectueux : .............................................................. 38
Violence et harcèlement en milieu de travail :................................................ 38
Violence en milieu de travail :................................................................ 39
Harcèlement en milieu de travail : .......................................................... 40
Harcèlement sexuel : .......................................................................... 41
Harcèlement racial et ethnique : ............................................................ 42
Harcèlement psychologique (intimidation) : ............................................... 42
Ce qu'il faut faire en cas de violence ou de harcèlement : ............................... 44
Maladies graves ou constituant un danger de mort : ......................................... 48
Maladies infectieuses : ............................................................................ 49
Abus d'alcool et d'autres drogues : .............................................................. 50
L'entreprise et l'alcool :........................................................................ 50
Politique relative au tabagisme : ................................................................ 51
Droit de refuser un travail dangereux : ......................................................... 51
PROGRAMMES ET PRESTATIONS : ................................................................................ 53
Formation :.......................................................................................... 54
Régime d'assistance au perfectionnement : .................................................... 54
Séminaires, conférences, ateliers, etc. : ................................................... 55
Réunions et associations professionnelles : .................................................... 55
Programme d'encouragement : ................................................................... 56
Plan d'encouragement de courte durée : ................................................... 56
Travail valorisant : ............................................................................. 56
Programme de recommandation de candidats :............................................ 56
Programme de récompenses et de reconnaissance :.......................................... 57
Témoignage de reconnaissance : ............................................................. 57
Avantages rattachés à l'emploi : ................................................................. 58
Programme d'assistance aux employés : ........................................................ 58
Régime d'achat de matériel informatique : .................................................... 59
Des employés en santé pour une entreprise en santé :....................................... 59
POLITIQUES DE RECRUTEMENT ET DE RÉMUNÉRATION : ......................................... 61
Catégories d'employés : ........................................................................... 62
Période d'essai : .................................................................................... 63
Nouveau poste et période d'essai : ........................................................... 63
Programme d'orientation : ........................................................................ 64
Code vestimentaire : .............................................................................. 64
Apparence :...................................................................................... 64
Journées du décontracté : .................................................................... 66
Ventes et apparitions en public :............................................................. 66
Contenu
VII
Horaires d'ouverture : ............................................................................. 66
Horaires de travail : ............................................................................ 66
Suivi de la présence : .............................................................................. 68
Gestion de la paie : ................................................................................ 68
Programme de congés : ........................................................................... 69
Tous les employés : ............................................................................ 70
Employés à temps plein : ...................................................................... 70
Programme de congés pour tous les employés : ........................................... 71
Calendriers des congés : ....................................................................... 71
Jours fériés : ........................................................................................ 72
Politique de lutte contre l'absentéisme : ....................................................... 73
Ponctualité :..................................................................................... 74
Absence injustifiée : ........................................................................... 74
Jours de congé de maladie : .................................................................. 75
Affaires personnelles : ......................................................................... 75
Jours variables : ................................................................................ 76
Demande de départ prématuré/d'arrivée tardive : ........................................ 77
Congés autorisés : .................................................................................. 77
Congé de grossesse/maternité : .............................................................. 77
Congé de naissance réservé aux nouveaux parents : ...................................... 79
Congé parental et d'adoption : ............................................................... 79
Obligations familiales : ........................................................................ 81
Congé familial pour raison médicale (congé pour compassion) : ........................ 82
Congé à l'intention des réservistes : ......................................................... 84
Congé de citoyenneté : ........................................................................ 84
Mariage ou unions civiles : .................................................................... 84
Décès : ........................................................................................... 85
Autorisation d'absence pour jour de scrutin ................................................ 85
Congés pour fonctions de juré : .............................................................. 86
Prestations d'assurance-emploi : ............................................................. 87
Référence rapide sur les congés autorisés prévus par la législation :................... 89
Congé sabbatique : ............................................................................. 93
Congé non rémunéré : ......................................................................... 93
Congé de maladie de longue durée : ........................................................ 93
Travail modifié : ................................................................................ 95
Retour au travail rapide et sécuritaire (RTRS) :............................................ 96
Commission des accidents du travail : ......................................................... 100
Employés blessés : ................................................................................ 101
Régime de continuation du salaire financé par l'employeur : .............................. 102
Admissibilité : .................................................................................. 103
Processus : ...................................................................................... 104
Rôles et responsabilités dans le cadre du Régime de continuation du salaire financé par
l'employeur : ................................................................................... 105
Définitions : .................................................................................... 106
Documents médicaux : ........................................................................ 107
Retour au travail : ............................................................................. 107
Invalidité récidivante : ........................................................................ 107
VIII
Statut relativement aux impôts et aux autres avantages : .............................. 108
Exclusions et limitations : .................................................................... 108
Gestion du rendement : .......................................................................... 110
Discipline progressive : ........................................................................... 111
En cas de violation en matière de sécurité : .............................................. 112
Rapports de discipline consignés : .......................................................... 112
En cas de violation en matière de sécurité : .................................................. 113
Démission : ..................................................................................... 113
Retraite :........................................................................................ 113
Références : .................................................................................... 114
Dossiers des employés : .......................................................................... 115
Politique relative à une conduite sécuritaire : ............................................... 117
Véhicules de secours : ........................................................................ 118
Utilisation des téléphones cellulaires au volant : ......................................... 118
INDEX ............................................................................................................................... 121
FORMULAIRE DE DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : ................ 125
9
Section 1
PRINCIPES DIRECTEURS ET PRATIQUES
COURANTES :
Dans cette section
Politique du libre accès : .............................................................. 10
Énoncé sur l'accessibilité : ........................................................... 10
Éthique des affaires : ................................................................... 11
Le statut de la langue française : ................................................. 12
Égalité d'accès à l'emploi : ........................................................... 13
Conformité à la législation sur l'immigration : ............................... 13
Parité salariale : ........................................................................... 14
Harcèlement -- Droits de l'employé : ............................................ 14
Si vous voulez déposer une plainte : ........................................... 14
Protection des renseignements personnels : ............................... 15
Code de conduite régissant les interactions avec les clients : ...... 21
Conflit d'intérêts : ......................................................................... 21
Utilisation des ordinateurs : ......................................................... 23
Devoir de divulgation : ................................................................. 27
10
Politique du libre accès :
Quintiles encourage un environnement dans lequel les employés sont
invités à discuter ouvertement de n'importe quel sujet avec leur gestionnaire
hiérarchique.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la politique générale de
Quintiles intitulée « Open Door Philosophy » (philosophie axée sur le libre
accès), veuillez consulter le lien suivant :
http://intranet.quintiles.com/BUs/HR/Documents/Global%20Employee
%20Policies/14.%20Open%20Door%20Philosophy%20Policy.pdf
Énoncé sur l'accessibilité :
Chez Quintiles, nous nous engageons à ce que les employés, les clients,
les clients potentiels, les fournisseurs, les candidats, les visiteurs et les
autres intervenants qui pénètrent dans nos locaux, font des affaires avec
nous, accèdent à notre site Web ou communiquent avec nous bénéficient
d'un environnement sécuritaire, accueillant, sans barrières et accessible. Ce
principe s'applique dans le cadre d'un emploi exercé au sein de notre
entreprise, ainsi que dans des domaines tels que le service à la clientèle,
l'environnement bâti, l'information, les communications et les transports.
Compte tenu du fait qu'environ 15 % de la population souffre d'une forme
quelconque de handicap, le fait d'accueillir des employés et des clients
handicapés relève du bon sens commercial et est la bonne chose à faire!
En tant qu'organisation, il nous incombe de nous assurer que nos
employés, ainsi que nos installations, nos politiques, nos pratiques
commerciales et nos systèmes respectent la législation en vigueur et les
pratiques exemplaires applicables en ce qui a trait à l'accessibilité des
personnes handicapées, et ce, de sorte à promouvoir leur dignité et leur
indépendance. Pour ce faire, nous avons mis en place des politiques et des
programmes de formation qui s'adressent aux employés et répondent à des
questions bien précises. Ces programmes sont adaptés à certains groupes
de gestionnaires et d'employés et comprennent des renseignements portant
sur des thèmes tels que les suivants :
 les pratiques non discriminatoires en matière d'affichage des offres
d'emploi, d'entrevues et d'embauche;




l'accueil des employés handicapés;
la communication avec les clients ayant divers types de handicaps;
la communication claire et concise par téléphone;
l'utilisation d'appareils fonctionnels et de solutions de remplacement aux
communications par téléphone;
 le recours aux animaux d'assistance et aux personnes de soutien;
Section 1 Principes directeurs et pratiques courantes :
11
 la présentation de factures accessibles;
 des avis pour signaler les interruptions temporaires; et
 politiques, pratiques et procédures pertinentes.
Nous avons tous un rôle à jouer pour nous assurer que les employés, les
clients, les clients potentiels et les autres intervenants handicapés sont
traités de manière équitable, dans le respect de leur dignité et de leur
indépendance.
Éthique des affaires :
Engagement de Quintiles en matière de principes solides sur le plan
éthique
L'engagement dont Quintiles fait preuve en matière de principes solides
sur le plan éthique est mis en évidence par la présence de politiques bien
établies et par la création de fonctions de surveillance. Deux comités du
conseil d'administration supervisent le respect de l'éthique dans
l'organisation du travail chez Quintiles. Le comité chargé de l'assurance de
la qualité et de l'éthique sur le plan médical se penche sur les questions
d'ordre scientifique, tandis que le comité de vérification surveille les
opérations commerciales de l'entreprise.
Sur le plan scientifique et opérationnel, notre engagement en matière
d'éthique comprend le respect des principes basés sur la bonne pratique
clinique (BPC), la bonne pratique de laboratoire (BPL), le code des «
Pharmaceutical and Research Manufacturers of America » (PHRMA), les
lois relatives à la lutte contre la fraude et les pots-de-vin en matière de
santé, ainsi que des politiques et des programmes de formation spécifiques
relativement au consentement éclairé du patient, à la protection des
animaux, aux conflits d'intérêts, à la fraude et à l'inconduite scientifique.
Sur le plan financier et administratif, le comité de vérification surveille les
opérations de contrôle, les politiques et les procédures internes en matière
de finances. En outre, le comité surveille tous les aspects de la publication
de l'information financière, à savoir les états financiers, les déclarations de
taxe et la conformité aux règlements en vigueur. Ces services nous
permettent de respecter nos obligations envers les organismes de
réglementation, les employés, les clients et les investisseurs.
Dans le cadre des relations que nous entretenons avec nos clients et du
pacte que nous avons conclu avec nos employés, la politique et les
procédures en matière de conflits d'intérêts approuvées par le comité de
gestion de la direction définissent nos normes déontologiques.
Depuis sa création en 1982, Quintiles s'est bâti une réputation d'intégrité et
d'excellence en matière de comportement éthique dans la conduite de ses
activités. L'intégrité dont nous faisons preuve est l'un des principaux
facteurs de la réussite de Quintiles. Toutes nos pratiques commerciales à
l'échelle mondiale doivent être caractérisées par l'honnêteté, le bon
jugement et le respect des lois et des règlements en vigueur.
12
Pour notre entreprise, la recherche de profits ne se fera jamais au détriment
d'une éthique commerciale solide. Si tous les employés respectent notre
engagement à mener les activités de l'entreprise avec intégrité et
conformément aux normes les plus élevées en matière d'éthique, c'est non
seulement nous tous qui en profiterons, mais également nos actionnaires et
nos clients. Nous ne saurions nous contenter de moins.
En matière d'engagement éthique envers nos employés, nous nous
efforcerons toujours de leur verser des salaires concurrentiels et de faire en
sorte qu'ils bénéficient d'un ensemble d'avantages sociaux, et ce, pour
enrichir et protéger notre main-d'œuvre.
Nous encouragerons la diversité de nos employés sur le plan ethnique qui
se reflète dans notre politique en matière d'embauche. Ainsi, nous
considérons les personnes sans distinction de race, de couleur, de religion,
d'origine nationale, de sexe, d'âge ou de handicap.
Nous nous assurerons de sanctionner le harcèlement en milieu de travail.
Quintiles ne tolérera, chez ses employés, aucune conduite verbale, non
verbale ou physique qui constitue du harcèlement, qui perturbe le
rendement d'un autre employé ou qui interfère avec celui-ci, ni aucune
conduite qui favorise un environnement de travail menaçant, blessant,
hostile ou caractérisé par les abus de pouvoir. Une telle conduite, lorsqu'elle
est suffisamment grave ou marquée pour créer un environnement de travail
hostile ou caractérisé par les abus de pouvoir, soit de manière objective,
soit jugé comme tel par une personne raisonnable, n'est pas seulement
contraire à la politique de Quintiles, mais aussi à la loi.
Toutes les déclarations faites dans les communications avec les clients, les
actionnaires, les employés et le public devront être vraies et factuelles.
Nous n'accepterons rien de moins.
Voilà donc ce qui définit notre engagement en faveur de pratiques
commerciales solides sur le plan éthique. Nous ne tolérerons aucune autre
pratique.
Pour obtenir plus de renseignements, veuillez consulter le lien suivant :
http://intranet.quintiles.com/BUs/CorpComm/Pages/Business-EthicsHelpLine-.aspx
Le statut de la langue française :
La Charte de la langue française est une loi provinciale qui stipule que le
français est la langue des affaires au Québec. L'une des dispositions les
plus importantes de la Chartre est que les à l'emplois ont le droit de
travailler en français.
13
Égalité d'accès à l'emploi :
Chez Quintiles, nous sommes fiers de diriger notre entreprise de manière
non discriminatoire.
 Nous garantissons à chaque personne le droit d'être traitée sans
discrimination durant le travail ou lors de la présentation d'une demande
d'emploi.
 Cette politique de non-discrimination s'applique à la publicité pour
l'embauche de personnel, au recrutement et à la sélection, à la
promotion, à la formation, à la mutation, à la rémunération, à la gestion
du rendement, à la mesure disciplinaire et à la cessation d'emploi.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre déclaration d'égalité
en matière d'accès à l'emploi, veuillez consulter le lien suivant :
%20Policies/07.%20Equal%20Employment%20Opportunity%20Statem
ent%20Policy.pdf
Employés travaillant à domicile :
Quintiles considère que l'emploi à domicile constitue une modalité de
travail viable qui convient bien à certains postes et à certains employés.
Quintiles intitulée « Home Based Worker » (employés travaillant à domicile),
veuillez consulter le lien suivant :
http://intranet.quintiles.com/Employee/WFH/Pages/Home-based.aspx
Conformité à la législation sur l'immigration :
Chez Quintiles, nous nous conformons à toute la législation sur
l'immigration applicable lorsque nous prenons des décisions d'embauche et
nous sommes fiers d'adopter notre approche non discriminatoire.
 Nous emploierons des citoyens canadiens et les personnes autorisées à
travailler au Canada; et
 Nous ne pratiquons aucune discrimination sur la base de la citoyenneté
ou de l'origine nationale.
14
Parité salariale :
Chez Quintiles, nous sommes fiers de notre système équitable de
rémunération de nos employés qui est conforme aux exigences légales en
vigueur relatives à la parité salariale.
 La parité salariale signifie une paie équitable pour un travail de valeur
égale ou comparable.
 La « valeur » attribuée à un poste dépend du niveau de compétences,
des efforts, des responsabilités et des conditions de travail qu'il exige.
Harcèlement -- Droits de l'employé :
Vous avez droit à un milieu de travail exempt de discrimination et de
harcèlement par Quintiles ou par nos agents (fournisseurs, clients,
employés contractuels, etc.) ou par un autre employé par rapport à une
distinction de race, d'ascendance, de lieu d'origine, de religion, de couleur,
d'origine ethnique, de citoyenneté, de croyance, de sexe, d'orientation
sexuelle, le genre (également les transgenres), d'âge, de handicap, de
casier judiciaire pour lequel un pardon a été accordé, de situation de
famille, d'état matrimonial ou de tout autre motif de distinction illicite en
vertu de la législation en vigueur.
 Chez Quintiles, nous respectons les droits de chaque employé et nous
nous conformons à toutes les lois établies afin de protéger les droits et
les libertés de l'employé.
 Le harcèlement, quelles qu'en soient la forme et la raison, ne sera pas
toléré.
Si vous voulez déposer une plainte :
En travaillant ensemble, nous pouvons mettre fin aux préoccupations qui
pourraient surgir.
Vous trouverez de plus amples renseignements sur ce sujet dans notre
guide de ressources « Prendre la bonne décision » en cliquant sur le lien
suivant :
http://intranet.quintiles.com/BUs/CorpComm/Pages/Updated-Doingthe-Right-Thing-.aspx
15
Protection des renseignements personnels :
Quintiles reconnaît que votre droit à la protection des renseignements
personnels est un point important. Nous comprenons votre intérêt pour le
fait de conserver votre anonymat et de protéger vos renseignements
personnels pendant que vous travaillez chez nous. Dans cette optique,
nous gérons vos renseignements personnels avec soin comme il est stipulé
dans cette politique de confidentialité.
 En plus du fait que nous avons toujours essayé de protéger vos
renseignements personnels, notre politique de confidentialité vous offre
toutes les mesures de protection normalisées dans les lois fédérales et
provinciales applicables en matière de vie privée.
Application générale :
Chez Quintiles, notre politique de confidentialité s'applique à tous les
renseignements personnels que nous recueillons, utilisons ou divulguons.
Voici des exemples de renseignements personnels qui sont sujets à cette
politique, la liste n'est pas exhaustive :
 Nom, adresse du domicile, numéros de téléphone personnels et
adresses électroniques
 Numéro d'assurance sociale, sexe, date de naissance, numéro de
permis de conduire ou autre document d'identité
 Renseignements sur les membres de la famille (c.-à-d. désignation du
bénéficiaire)
 Noms, adresses et numéros de téléphone des personnes-ressources
avec lesquelles communiquer en cas d'urgence
 Renseignements sur les pensions
 Renseignements bancaires
Ces renseignements personnels peuvent être recueillis lorsque :
 Vous êtes embauché.
 Vous signez un contrat.
 Vous présentez une demande d'emploi.
Au Canada, la Loi sur la protection des renseignements personnels et
les documents électroniques (LPRPDE) et ses règlements s'appliquent
à l'ensemble du pays; toutefois, certaines notions sont supplantées par
des législations provinciales comme c'est le cas en Alberta et au
Québec.
La Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée de
l'Alberta permet aux organisations de divulguer, sans autorisation
préalable, les renseignements personnels d'un individu à un organisme
public autorisé par la loi à recueillir de tels renseignements.
16
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur
privé du Québec remplace la première partie de la LPRPDE que les
organismes doivent respecter lors de la collecte, de l’utilisation et de la
divulgation des renseignements personnels au cours d’activités
commerciales dans la province.
Principes :
Conformément à la LPRPDE, notre politique s'articule autour de dix
principes de base. Ces principes sont interdépendants et nous les
respectons dans leur ensemble. Chaque principe doit être lu parallèlement
aux commentaires qui l'accompagnent. Les commentaires contenus dans
notre politique, comme l'autorise la LPRPDE et la réglementation afférente,
peuvent être personnalisés afin de tenir compte des problèmes liés aux
renseignements personnels propres à notre entreprise et à notre secteur.
Pour une meilleure compréhension de notre politique, nous donnons cidessous quelques définitions de base, auxquelles il faut se reporter lors de
la lecture et de l'interprétation de nos principes :
Collecte : Action de rassembler, d'acquérir, d'enregistrer ou d'obtenir
des renseignements personnels auprès de quelque source que ce soit, y
compris par des tiers, et par quelque moyen que ce soit.
Consentement : Consentement volontaire à la collecte, l'utilisation et la
divulgation de renseignements personnels à des fins définies. Le
consentement peut être explicite ou implicite et il peut être donné
directement par la personne ou par un représentant autorisé. Le
consentement peut être donné oralement, électroniquement ou par écrit,
mais il est toujours sans équivoque et ne requiert aucune interférence
de la part de Quintiles. Le consentement implicite est un consentement
pouvant être raisonnablement supposé à partir de l'action ou de
l'inaction d'une personne.
Divulgation : Fait de rendre des renseignements personnels disponibles
auprès d'un tiers.
Renseignements personnels : Renseignements au sujet d'une personne
pouvant être enregistrés sous quelque forme que ce soit.
Tiers : Une personne ou une organisation autre que Quintiles.
Utilisation : Le traitement, la manipulation et la gestion des
renseignements personnels par Quintiles et au sein de l'entreprise.
17
Premier principe : Responsabilité
Quintiles est responsable des renseignements personnels dont elle a le
contrôle et elle doit s'assurer que ses politiques respectent les principes
suivants.
 Nous sommes responsables des renseignements personnels en notre
possession ou sous notre garde. Nous devrons employer des moyens
adaptés pour offrir un niveau de protection similaire lorsque les
renseignements personnels sont en cours de traitement par un tiers
(voir le septième principe).
 Nous mettrons en œuvre des politiques et des procédures destinées à
donner suite à ces principes, y compris :

La mise en œuvre de procédures destinées à protéger les
renseignements personnels et à veiller au respect de notre politique
de confidentialité;

La mise en place de procédures pour recevoir les demandes de
renseignements ou les plaintes et y donner suite.
Deuxième principe : Objectifs de la collecte des renseignements
personnels
Quintiles recueille des renseignements personnels uniquement aux fins
suivantes :
 Établir et maintenir des relations de travail responsables avec ses
employés;
 Respecter les exigences juridiques et réglementaires;

À moins que la loi ne l'exige, nous n'utiliserons ou ne
communiquerons aucun renseignement personnel recueilli sans
obtenir votre consentement, de préférence écrit, au préalable.
Troisième principe : Consentement à la collecte, à l'utilisation ou
à la communication de renseignements personnels
Les employés doivent être informés de la collecte, de l'utilisation ou de la
communication de renseignements personnels les concernant et y
consentir, sauf dans des cas où cela serait inopportun.
REMARQUE : Dans certains cas, des renseignements personnels
peuvent être recueillis, utilisés ou communiqués à l'insu et sans le
consentement de la personne concernée. Cela peut notamment être le
cas lorsque des raisons juridiques, médicales ou ayant trait à la sécurité
rendent l'obtention d'un consentement impossible. Il peut s'avérer
impossible ou inopportun de demander un consentement lorsqu'une
personne est gravement malade ou dans d'autres situations.
18
 Pour obtenir votre consentement, nous devrons faire des efforts
raisonnables pour nous assurer que vous êtes informé des fins
auxquelles vos renseignements personnels seront utilisés ou divulgués.
Ces fins doivent être énoncées de façon à ce que vous puissiez
raisonnablement les comprendre.
 Généralement, nous vous demanderons votre consentement
relativement à l'utilisation et à la communication de vos renseignements
personnels au moment de leur collecte. Toutefois, nous pourrons vous
demander votre consentement concernant l'utilisation et la
communication de ces renseignements après leur collecte, mais avant
de les utiliser ou de les communiquer à une nouvelle fin.
Quatrième principe : Limitation de la collecte de renseignements
personnels
Quintiles recueillera uniquement les renseignements personnels
nécessaires aux fins précisées. Nous ne recueillerons des renseignements
personnels que par des moyens équitables et légaux.
Cinquième principe : Limitation de l'utilisation, de la
communication et de la conservation des renseignements
personnels
Quintiles ne doit pas utiliser ou communiquer des renseignements
personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, à
moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige.
Quintiles peut communiquer vos renseignements personnels :

À une société ou à une personne employée par notre entreprise afin
de s'acquitter de tâches pour notre compte, dans le cadre du
traitement de données, par exemple;

À un représentant ou à un tiers choisi par notre entreprise en vue de
la gestion ou de la commercialisation ou de la fourniture de produits
ou de prestation de services;

À un ou des tiers lorsque vous consentez à cette communication ou
si la loi ou une situation d'urgence l'exigent;

Au gouvernement.
Seuls les membres du personnel de Quintiles dont les fonctions l'exigent
raisonnablement auront accès à vos renseignements personnels.
Nous ne conserverons vos renseignements personnels que le temps
nécessaire ou pertinent dans le cadre des fins précisées ou des exigences
légales.
Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents
aux fins précisées ou qui ne doivent plus être conservés en vertu de la loi
seront détruits, effacés ou rendus anonymes. Dans tous les cas, nous
devrons maintenir des contrôles, calendriers et pratiques raisonnables et
systématiques pour la conservation et la destruction de ces
renseignements.
19
Sixième principe : Exactitude des renseignements personnels
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à
jour que l'exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Les renseignements personnels utilisés par notre entreprise doivent être
suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum la
possibilité que des indications inadaptées soient utilisées.
Nous mettrons à jour les renseignements personnels de nos employés dans
la mesure et au moment nécessaires pour atteindre les fins précisées ou à
la demande de la personne concernée.
Septième principe : Mesures de sécurité
Quintiles protégera vos renseignements personnels au moyen de mesures
de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Nous devons prendre des mesures adaptées pour protéger les
renseignements personnels contre des risques comme la perte ou le vol,
l'accès, la communication, la copie, l'utilisation, la modification ou la
destruction non autorisés. Nous protègerons les renseignements quel que
soit leur support de conservation.
Nous protégerons les renseignements personnels communiqués à des
tiers, notamment au moyen de contrats stipulant la confidentialité des
renseignements ainsi que les fins auxquelles ils doivent être utilisés.
Les membres du personnel qui ont accès aux renseignements personnels
devront, comme condition d'emploi, s'engager par contrat à respecter la
confidentialité de ces derniers.
20
Huitième principe : Transparence des politiques et des pratiques
Quintiles doit faire en sorte que vous ayez facilement accès à des
renseignements précis concernant ses politiques et pratiques relatives à la
gestion des renseignements personnels.
Nous ferons en sorte que les renseignements concernant nos politiques et
procédures soient facilement compréhensibles et qu'ils comprennent :
 Sur demande, le titre de la personne désignée pour veiller à ce que
nous respections cette politique;
 Le nom et la fonction de la personne chargée de veiller au respect de la
politique et vers qui les demandes de renseignements ou les plaintes
doivent être acheminées;
 La description des moyens d'accès aux renseignements personnels en
notre possession;
 La description des moyens d'accès aux renseignements personnels en
la possession de l'entreprise.
Nous ferons en sorte que vous ayez accès aux informations qui vous
aideront à prendre des décisions en regard de l'utilisation de vos
renseignements personnels et des services d'amélioration de la
confidentialité que l'entreprise met à votre disposition.
Neuvième principe : Accès des employés à leurs
renseignements personnels
Quintiles doit informer tout employé qui en fait la demande de l'existence
de renseignements personnels le concernant, de l'utilisation qui en est faite
et de leur communication. Elle doit en outre lui donner accès à ces
renseignements. Vous pouvez contester l'exactitude et l'exhaustivité des
renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
REMARQUE : Dans certains cas, il est possible que nous ne soyons
pas en mesure de vous donner accès à tous les renseignements
personnels vous concernant. Ce sera par exemple le cas si le coût d'un
tel accès est prohibitif, si les renseignements contiennent des références
à des tiers ou s'ils ne peuvent être divulgués pour des raisons juridiques,
de sécurité ou de confidentialité en raison d'un litige. Nous fournirons
sur demande le motif de ce refus.
Dans la mesure du possible, nous vous donnerons la possibilité de
consulter les renseignements personnels figurant dans votre dossier sur
demande. Ces renseignements personnels vous seront communiqués sous
une forme compréhensible, dans un délai raisonnable, gratuitement ou
moyennant des frais minimes.
Nous rectifierons ou compléterons dans les plus brefs délais tout
renseignement personnel inexact ou incomplet. Tout différend non résolu
en matière d'exactitude ou d'exhaustivité sera noté dans votre dossier. Le
cas échéant, nous communiquerons les modifications ou l'existence de
différends non résolus aux tiers qui ont accès aux renseignements
personnels concernés.
21
Dixième principe : Possibilité de porter plainte
Vous devez être en mesure de vous plaindre du non-respect des principes
énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne désignée et
chargée de veiller à ce que Quintiles respecte la politique.
Nous établirons des procédures pour recevoir les demandes de
renseignements ou les plaintes des employés relativement à notre gestion
des renseignements personnels.
Nous informerons nos employés de l'existence de ces procédures, ainsi que
des procédures relatives aux plaintes qui peuvent exister.
La personne chargée de veiller au respect de la présente politique peut
demander un avis externe, s'il y a lieu, avant de donner une réponse finale
aux plaintes individuelles.
Nous examinerons toutes les plaintes en rapport avec le respect de la
politique. Si nous estimons qu'une plainte est justifiée, nous prendrons des
mesures adaptées en vue de résoudre le problème, en modifiant nos
politiques et procédures au besoin.
Code de conduite régissant les interactions avec
les clients :
Les activités de Quintiles Commercial dépendent non seulement des
sociétés pharmaceutiques, des firmes d'instruments médicaux et des
compagnies de biotechnologie, mais également de leurs représentants. Il
est donc important que vous traitiez chaque client existant ou éventuel avec
professionnalisme et respect.
Étant donné que certains de nos clients visitent régulièrement nos locaux,
vous devez constamment veiller à établir une relation professionnelle avec
eux et à adopter un comportement qui soit à la fois adapté et intègre.
Lorsque Quintiles Commercial mène un projet, c'est sous la surveillance
constante de nos clients. Toute remarque ou action déplacée pourrait nous
faire perdre des marchés actuels ou potentiels. Vous devrez donc vous
comporter avec professionnalisme et faire preuve de confidentialité en tout
temps lorsque vous représentez l'entreprise.
Conflit d'intérêts :
Cautionnement :
Certains postes au sein de l'entreprise peuvent demander la manipulation
d'importantes sommes d'argent, de biens de valeur ou l'accès aux locaux
après les heures de fermeture.
 Quintiles peut vous demander d'être cautionnable avant que vous
puissiez obtenir ce poste.
22
Clauses de non-concurrence :
Afin de protéger les activités de Quintiles, des directives ont été définies
concernant des clauses de non-concurrence.
 La protection des renseignements d'intérêt propriétal est essentielle
pour Quintiles. Ces renseignements comprennent, sans s'y limiter, les
éléments suivants : listes de clients; éléments de propriété intellectuelle,
tels que les marques de commerce, les fonds et les secrets
commerciaux; les plans de marketing et les stratégies de prix; ainsi que
toute connaissance particulière ou privilégiée relative à la gestion et à la
direction de nos affaires. Ainsi, nous pouvons être amenés à vous
demander de signer une clause de non-concurrence lors de votre
embauche.
 Tout candidat considéré pour un poste doit mentionner tout type de
contrat, contrat de travail ou clause de non-concurrence établis avec un
précédent employeur. Dans le cas où des parties de ces contrats ou
clauses seraient toujours en vigueur, un exemplaire de ces contrats ou
clauses devra être soumis à un conseiller juridique avant toute offre
d'emploi.
Autres activités commerciales et autres intérêts :
En tant qu'employé de Quintiles, vous devez accorder tout votre temps et
porter toute votre attention aux responsabilités de votre travail.
 Vous ne pouvez pas accepter un employé ou rester employé d'une
entité concurrente et ne pouvez conserver ou établir des intérêts
commerciaux dans celle-ci.
 Il vous est interdit de prendre part à des activités extérieures ayant une
répercussion négative sur votre emploi ou votre rendement au sein de
Quintiles.
Cadeaux et divertissements :
Quintiles a défini précisément ce qui constitue des cadeaux acceptables,
offerts ou reçus, afin de déceler ceux qui ne sont pas appropriés.
Quintiles intitulée « Gifts and Entertainment » (cadeaux et
divertissements), veuillez consulter le lien suivant :
%20Policies/08.%20Global%20Gift%20and%20Entertainment%20Policy
.pdf
23
Cadeaux à l'interne et sorties organisées par l'entreprise :
Quintiles définit un cadre pour les cadeaux acceptables offerts aux
employés en guise de remerciement et pour encourager l'échange de
cadeaux, à l'intérieur de certaines limites.
Quintiles intitulée « Internal Gift and Outings » (cadeaux à l'interne et sorties
organisées par l'entreprise), veuillez consulter le lien suivant :
%20Policies/10.%20Internal%20Gift%20and%20Outings%20Policy.pdf
Contributions aux œuvres de bienfaisance :
Quintiles met en place des lignes directrices et des procédures pour les
employés et les bureaux qui font des contributions aux œuvres de
bienfaisance.
Quintiles intitulée « Charitable Contributions » (contributions aux œuvres de
bienfaisance), veuillez consulter le lien suivant :
%20Policies/02.%20Charitable%20Contributions%20Policy.pdf
Utilisation des ordinateurs :
Quintiles s'engage à acheter, gérer et protéger ses ressources
informatiques conformément aux dispositions législatives applicables.
 Face aux risques croissants de délit de contrefaçon, d'attaques virales
et de poursuites en justice liés à l'utilisation de logiciels illégaux, nous
avons fait de cette politique notre priorité. Nous nous engageons à
installer uniquement des logiciels disposant d'une licence nominative
valide dont l'installation sur votre ordinateur a été approuvée au
préalable par le Opérations de la technologie de l'information de
l'entreprise.
 Vous ne pouvez pas télécharger de logiciels, ou tout autre programme
(y compris les mises à jour des diffuseurs de médias et des lecteurs
PDF), sans l'autorisation préalable des Opérations de la technologie de
l'information.
24
Politique en matière d'accès Internet :
Quintiles reconnaît le caractère pratique et utile d'Internet comme source
de renseignements indispensable. Toutefois, l'utilisation d'Internet requiert
une attention et une prudence particulières afin de ne pas déranger ses
collègues. Les politiques et lignes directrices restreignant son utilisation
(sites interdits, par exemple) DOIVENT être respectées et observées en
toute circonstance.
Le siteWeb de notre entreprise peut être consulté à l'adresse suivante:
www.quintiles.com
 Toute connexion entre l'entreprise et Internet peut permettre un accès
non autorisé à nos systèmes d'information internes. Par conséquent, il
est essentiel que ce type de connexion soit sécurisée, contrôlée et
surveillée.
Usage personnel :
Bien que nous n'interdisions pas à nos employés d'accéder à Internet à des
fins personnelles, les règles et procédures suivantes s'appliquent:
 L'utilisation d'Internet à des fins personnelles est autorisée uniquement
en dehors des heures de travail et pendant la pause-repas.
 Vous n'avez pas le droit : de vous servir de l'accès Internet, des
ordinateurs ou des appareils mobiles fournis par l'entreprise pour
consulter, télécharger ou afficher du matériel inapproprié ou offensant
sur le Web.
 Les ressources (temps, espace disque, papier, etc.) utilisées pour vos
communications personnelles doivent rester négligeables. En
particulier, une telle utilisation ne doit interférer ni avec vos
responsabilités professionnelles, ni avec les communications
professionnelles requises.
Ne jamais..
 transmettre de courriels faisant partie d'une chaîne;
 envoyer des renseignements sensibles par courriel ou par Internet,
notamment sans le cryptage approprié et/ou une protection par mot de
passe;
 télécharger ou accepter de fichiers à partir d'Internet sans les avoir
soumis à un programme de détection de virus;
 d'utiliser des renseignements tirés d'Internet à des fins pouvant
constituer une violation des lois ou des règlements en vigueur;
 d'utiliser de tels renseignements à des fins de gains personnels.
25
Médias sociaux :
Quintiles interdit aux employés d'accéder à des sites de médias sociaux en
utilisant les ressources électroniques appartenant à la Société (p. ex. les
ordinateurs personnels, les ordinateurs portatifs, les tablettes électroniques,
les PDA, les téléphones intelligents, etc.).
Ces services peuvent amener des courriels de « polluposteurs » avec une
source d'adresses électroniques et créent un site entièrement nouveau
d'envoi de publicités spontanées. De plus, les systèmes informatiques de
messagerie sont actuellement l'« outil favori » utilisé pour pénétrer dans les
réseaux protégés grâce à un programme malveillant, tel qu'un virus, un ver
informatique ou autre code étranger.
 Les systèmes informatiques de messagerie contournent notre logiciel de
protection du réseau.
 L'utilisation de l'un de ces systèmes peut également nuire à la
productivité de l'employé.
 L'utilisation de systèmes de messagerie instantanée externes, tels que
MSN Messenger, Yahoo Instant Messenger, Facebook, Twitter, etc., est
interdite.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les lignes directrices et
politiques sur l'utilisation des médias sociaux en milieu de travail de
Quintiles, veuillez consulter les liens suivants :
http://intranet.quintiles.com/BUs/CorpComm/Documents/Quintiles%20
Social%20Media%20Guidelines%20050611_FINAL.pdf
26
Participation aux forums et aux « carnets Web » en ligne :
Les employés doivent se rappeler que tout message ou renseignement
envoyé à des établissements mis à disposition par à l’entreprise à un ou
plusieurs individus par l'intermédiaire d'un réseau électronique – par
exemple, listes de distribution Web, babillards et services en ligne – sont
des communiqués identifiables et imputables à l'entreprise.
 L'entreprise reconnaît que la participation à certains forums peut être
importante dans le cadre du travail d'un de l’employé. Par exemple, un
de l’employé peut trouver une solution à un problème technique en
consultant les membres d'un groupe de discussion consacré au
domaine technique concerné.
 Les employés doivent inclure l'avis de non-responsabilité suivant dans
tous les articles rédigés sur les forums publics : « Les points de vue,
opinions et jugements énoncés dans ce message sont la seule propriété
de l'auteur. Le contenu du message n'a pas été revu ni approuvé par
Quintiles ».
 Les employés doivent prendre note du fait que même s'ils utilisent les
avis de non-responsabilité, il existe un lien avec l'entreprise et qu'une
déclaration pourrait être légalement imputée à l'entreprise. Par
conséquent, les employés ne doivent pas se reposer sur les avis de
non-responsabilité pour séparer l'entreprise des commentaires et
opinions qu'ils laissent sur les forums. Les employés doivent à la place
limiter leurs discussions sur les questions de fait et éviter d'exprimer des
opinions lorsqu'ils utilisent les systèmes de l'entreprise ou un compte
appartenant à l'entreprise. Les déclarations faites ne doivent révéler
aucune information sur les procédés, techniques ou secrets
commerciaux de l'entreprise ou divulguer tout type de renseignement
confidentiel. Elles ne doivent pas non plus enfreindre cette politique ou
toute autre politique de l'entreprise.
 Dans un pays démocratique tel que le Canada, les citoyens jouissent
d'une certaine liberté d'expression. Quintiles reconnaît le droit des
employés à exprimer leurs propres opinions. Les carnets Web (ou
« blogues »), les sites de réseautage social et autres forums (en ligne
ou autre) offrent aux individus un moyen d'exprimer leurs pensées et
leurs opinions sur un grand nombre de sujets. L'entreprise comprend
que certains employés voudront publier des renseignements exprimant
leur pensée, leurs opinions, leurs croyances et leur expérience sur de
tels forums. Les employés sont libres de procéder ainsi, pendant leur
temps libre, en utilisant leurs propres ressources; toutefois, certains
types de contenus inappropriés risquent de donner lieu à une mesure
disciplinaire pouvant aller jusqu'à la cessation d'emploi.
27
 Le contenu inapproprié pouvant mener à une mesure disciplinaire inclut,
sans s'y limiter, les types de contenu suivants :

tout commentaire dénigrant, blessant ou embarrassant sur
l'entreprise, ses produits ou services, ses employés, ses relations
d'affaires, ses clients, ses fournisseurs ou son équipe de direction ou
de gestion;

tout renseignement confidentiel ou exclusif concernant l'entreprise
elle-même, ses employés, ses clients ou ses fournisseurs. Cela
inclut les secrets commerciaux, les listes de clients ou la propriété
intellectuelle telle que les brevets, les marques de commerce et les
droits d'auteur.

tout contenu relatif à tout employé ou groupe d'employés de
Quintiles de nature haineuse, raciste, vulgaire, insultante ou
offensive, entraînant l'intimidation ou le harcèlement de tout employé
de l'entreprise ou enfreignant la législation sur les droits de la
personne;

tout contenu diffamatoire envers l'entreprise, ses employés, son
équipe de direction ou de gestion, ses clients, ses concurrents ou
ses fournisseurs;

tout contenu relatif à l'entreprise qui enfreint la loi, telle que la Loi sur
la concurrence et les lois interdisant les délits d'initié ou autres
infractions relatives aux titres de transaction; et

en règle générale, tout contenu ayant pour effet d'entraîner le
discrédit de l'entreprise ou capable d'entacher la réputation de
Quintiles.
Devoir de divulgation :
Quintiles espère que vous agirez avec intégrité, honnêteté et
conformément à l'ensemble de ses politiques.
En cas de violation effective ou possible de toute politique, vous devez
rapidement divulguer tous les renseignements concernant cet écart de
conduite aux dirigeants appropriés (un membre du personnel de direction
de Quintiles).
29
Section 2
POLITIQUES ÉQUITABLES EN MATIÈRE D'EMPLOI :
Dans cette section
Étapes de carrière et descriptions de poste : ............................... 30
Rattachement hiérarchique : ........................................................ 31
Gestion de carrière chez Quintiles : ............................................. 32
Demandes d'emploi : ................................................................... 33
Vérifications des références professionnelles : ............................ 33
Sélection en matière d'emploi : .................................................... 34
Anciens employés : ..................................................................... 35
Affectations :................................................................................ 35
30
Étapes de carrière et descriptions de poste :
Chez Quintiles, vous trouverez des étapes de carrière et des descriptions
de poste.
 Les descriptions améliorent la compréhension du poste en mettant en
valeur les responsabilités et les exigences clés.
 Elles permettent également à votre gestionnaire hiérarchique de
comprendre et d'évaluer ce que vous effectuez de manière juste et
objective.
 Les normes et les objectifs établis pour le poste ainsi que les
évaluations de rendement et les séances de perfectionnement
professionnel sont basés sur la description de poste.
 Les descriptions de poste sont examinées périodiquement par la
direction générale afin de s'assurer qu'elles restent exactes.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les étapes de carrière et
les descriptions de poste approuvées pour les emplois figurant parmi les
grandes étapes de carrière, veuillez consulter les liens suivants :
http://intranet.quintiles.com/Employee/Careers/LaddersDesc/Pages/Ho
me.aspx
%20Policies/12.%20Job%20Descriptions%20Policy.pdf
Pour obtenir plus de renseignements sur les « promotions », veuillez
consulter le lien suivant :
%20Policies/17.%20Promotions%20Policy.pdf
Section 2 Politiques équitables en matière d'emploi :
31
Rattachement hiérarchique :
En raison de la structure matricielle de Quintiles, le rattachement
hiérarchique au sein des services d'entreprise peut confondre les services
ayant une fonction particulière et les équipes chargées d'une mission
particulière.
 Le système hiérarchique matriciel fait référence aux deux (2) niveaux de
responsabilité auxquels les employés sont assujettis chez Quintiles. Le
premier niveau est celui du service dans lequel les employés travaillent.
Ces derniers relèvent alors de leur gestionnaire hiérarchique. D'une
manière générale, le gestionnaire hiérarchique est ainsi responsable du
rendement de ses employés, de l'assignation des activités de formation
et de leur suivi, de la sélection, de la gestion du perfectionnement
professionnel, de l'assiduité et des autres questions liées à la maind'œuvre.
 Le second niveau au sein du système hiérarchique concerne les
responsabilités des employés à l'égard d'un gestionnaire de projet.
 Pour chaque projet de recherche mené chez Quintiles, le gestionnaire
hiérarchique désigne un membre d'équipe au sein de son service. Le
superviseur qui a en charge la coordination de cette équipe est donc le
gestionnaire de projet. Celui-ci dirige chacune des étapes du projet,
s'assure du respect des délais, des budgets et des exigences du projet.
Chaque membre de l'équipe doit rendre des comptes au gestionnaire de
projet relativement à l'achèvement, dans les délais prescrits, des tâches
assignées dans le cadre du projet.
 Si le fait de relever d'un gestionnaire hiérarchique et d'un gestionnaire
de projet donne lieu à un conflit, les employés doivent d'abord en référer
à leur gestionnaire hiérarchique. Si le gestionnaire hiérarchique ne
réussit pas à résoudre le problème et que l'employé est dans
l'incapacité d'assumer ses responsabilités relativement au projet, le
gestionnaire hiérarchique doit alors avertir le gestionnaire de projet dont
l'employé dépend. Des réunions organisées régulièrement entre les
gestionnaires de projet et les gestionnaires hiérarchiques permettront de
mettre un terme aux conflits.
 La reprogrammation, la réorganisation des priorités et la redistribution
des ressources peuvent s'avérer nécessaires. Il pourrait également
s'agir de demander à d'autres membres du service de l'employé de
venir l'aider sur un projet. Toutefois, les tâches en lien avec le projet
incombent uniquement au membre de l'équipe de projet.
 En tant que structure organisationnelle, une matrice de projets offre une
souplesse en matière de programmation et de coordination à l'interne.
 Le système matriciel de gestion hiérarchique a prouvé son efficacité
chez Quintiles. Grâce à lui, l'entreprise a pu gérer efficacement ses
projets et fournir d'excellents résultats.
32
Gestion de carrière chez Quintiles :
Quintiles a à cœur l'épanouissement et le perfectionnement de ses
employés. Chez Quintiles, la gestion de carrière est un processus continu
au sein duquel :
 vous découvrez vos intérêts, vos forces et les possibilités de
perfectionnement;
 vous pouvez obtenir de l'information sur les différentes possibilités
offertes par Quintiles;
 vous définissez vos objectifs de carrière;
 vous établissez un plan d'action pour atteindre vos objectifs.
Nous vous encourageons à « prendre en main » votre carrière et à la gérer
de manière proactive. Nous avons mis en place un certain nombre d'outils
et de sources d'information. Vous pouvez les consulter et vous en servir
pour saisir les possibilités de carrière. Nous sommes impatients de travailler
avec vous et de vous offrir une passionnante carrière chez Quintiles!
Options de carrière
Chez Quintiles, le développement de carrière peut prendre plusieurs
formes. Vous pouvez gravir de manière traditionnelle les échelons de la
hiérarchie, effectuer une mutation latérale au sein du même service ou vers
un autre service, passer d'un secteur d'activité à un autre ou bien obtenir
une valorisation des tâches au sein de votre poste. Les termes suivants
vous donneront des précisions sur les différentes options dont vous pouvez
disposer en tout temps.
PROGRESSION Manière traditionnelle de gravir les échelons de carrière
VERTICALE
définis à l'avance.
VALORISATION Acquérir davantage de responsabilités dans le cadre de
DES TÂCHES
l'emploi occupé.
PROGRESSION Même rang dans la hiérarchie et mêmes responsabilités,
LATÉRALE
changement de service, de secteur d'activité ou de lieu
géographique.
CHANGEMENT
Descendre dans la hiérarchie pour occuper un poste qui
correspond davantage à ses intérêts, à ses responsabilités
sur le plan personnel et qui permet d'acquérir de nouvelles
compétences.
DE LA
COMPOSITION
DU
PERSONNEL
TRANSITION
Quitter une entreprise lorsque les compétences ou les
intérêts de la personne ne correspondent pas à ceux du poste
offert.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la « gestion de carrière »,
http://intranet.quintiles.com/employee/careers/Management/Pages/Ho
me.aspx
33
Demandes d'emploi :
Chez Quintiles, nous comptons sur l'exactitude des renseignements
contenus dans la demande d'emploi ainsi que sur la précision d'autres
données soumises par la procédure d'embauche et pendant le cours de
votre emploi avec notre entreprise.
 Toute fausse déclaration, falsification ou omission substantielle de
renseignements présentés pendant la procédure d'embauche et
pendant le cours de votre emploi avec notre entreprise pourra entraîner
des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.
En outre, vous pouvez obtenir de plus amples renseignements sur
l'embauche de membres de la famille, en consultant le lien suivant :
%20Policies/06.%20Employment%20of%20Family%20Members%20Pol
icy.pdf
Vérifications des références professionnelles :
Afin de protéger notre entreprise et nos employés, les vérifications des
références, entre autres, sont requises pour tous les nouveaux employés
éventuels avant d'être embauchés à Quintiles.
La collecte, l'utilisation et la diffusion de vos renseignements personnels par
l'entreprise seront protégées par la législation applicable en matière de vie
privée.
 Afin de s'assurer que les personnes qui entrent à notre service
possèdent toutes les compétences nécessaires et disposent d'un fort
potentiel pour réussir et être productives, la politique normale veut que
les références de tous les postulants dont la candidature est étudiée
pour le poste soient vérifiées.
 Les lignes directrices concernant les références sont les suivantes :

Au moins deux (2) références professionnelles.

Aucune référence morale.

Aucune référence pouvant fournir par inadvertance des
renseignements sur une liberté garantie (p. ex. un prêtre, un rabbin
ou un imam peut indiquer la religion du postulant).

une (1) référence au moins doit être celle d'un ancien directeur ou
d'un directeur actuel.
 Selon la nature du poste, d'autres vérifications peuvent être exigées
(p. ex. vérification des antécédents criminels, des titres de
compétences, vérification du crédit, du dossier du conducteur).
 Toute référence et/ou autre vérification ne seront demandées qu'après
qu'une offre d'emploi conditionnelle a été faite et, si nécessaire, que le
consentement écrit a été donné.
34
 Le défaut de fournir les renseignements requis peut entraîner le refus
d'examiner davantage la candidature pour le poste.
Remarque : Si un employé reçoit une demande écrite en vue de fournir
des références, celui-ci doit transmettre la demande au Service des
ressources humaines. Il est formellement interdit à un employé de
Quintiles qui n'a pas obtenu les autorisations nécessaires de divulguer
des renseignements sur un employé actuel ou sur un ancien employé de
Quintiles.
Sélection en matière d'emploi :
Quintiles s'engage à recruter les personnes les plus qualifiées et à
maintenir un environnement favorable aux « meilleurs » éléments.
Quintiles vise à s'assurer que ses biens et ceux de ses clients, y compris la
propriété, les employés et l'information, sont protégés, qu'un environnement
de travail sécuritaire est maintenu et que les gestionnaires qui procèdent à
l'embauche et les professionnels du Service des ressources humaines ont
les compétences nécessaires pour pouvoir prendre des décisions en
matière d'emploi à partir d'une évaluation préliminaire.
 Dans le cadre du processus qui vise à juger des aptitudes d'un candidat
et à déterminer ses capacités à occuper un poste vacant, Quintiles
exige que tous les candidats qui postulent à certains types et niveaux de
poste subissent une évaluation postérieure à l'offre d'emploi et préalable
à l'emploi conformément aux normes juridiques et culturelles en vigueur
localement.
 Cette évaluation peut comprendre une vérification des antécédents, de
l'expérience professionnelle antérieure, des études suivies et même un
dépistage systématique des drogues préalable à l'emploi dans certaines
régions et dans certains pays.
 Cette politique s'applique au minimum aux candidats retenus pour des
postes vacants. L'évaluation aura lieu après l'offre d'emploi et avant
l'embauche. L'entreprise se réserve le droit d'établir des exigences
supplémentaires dans le cas où le poste l'exigerait ou si une exigence
réglementaire doit être respectée.
 Si un client existant ou éventuel exige que les employés se soumettent
à une nouvelle vérification de leurs antécédents pour pouvoir participer
à un projet, tout employé pouvant être assigné à ce projet pourrait se
voir demander de subir cette vérification.
 Toute vérification des antécédents est régie par la loi locale en vigueur.
Si l'employé décide de ne pas se soumettre à la vérification, il pourrait
se voir confier moins de tâches. Toutefois, s'il n'y a pas suffisamment de
travail, l'emploi de l'employé pourra prendre fin en raison du manque de
travail.
35
Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre processus de
sélection en matière d'emploi (« Employment Screening Process ») ou sur
notre politique d'approbation en matière d'embauche (« Hiring Approval
Policy »), veuillez consulter les liens suivants :
%20Policies/16.%20Post-off,%20Preemployment%20and%20Employment%20Screening%20Policy.pdf
%20Policies/09.%20Hiring%20Approval%20Policy.pdf
Anciens employés :
Chez Quintiles, nous reconnaissons qu'en raison des possibilités
d'avancement disponibles ailleurs, nos employés peuvent choisir de partir.
Les lignes directrices suivantes ont été établies pour ces anciens employés
qui souhaitent retourner à notre entreprise.
 Une réembauche supprime tous les droits issus des services
précédents, à moins que les dispositions de la législation applicable sur
l'emploi n'indiquent le contraire.
 Notre politique est de ne pas réembaucher de personnes ayant été
licenciées pour « inconduite volontaire » ou « motif valable » ou parce
qu'elles possédaient un relevé d'emploi insatisfaisant.
Affectations :
Quintiles s'engage à fournir un emploi épanouissant à ses employés.
Cependant, il peut arriver qu'une affectation à un autre poste (à l'interne) se
fasse dans le meilleur intérêt de votre plan de perfectionnement et/ou de
votre réussite continue. En gardant cela à l'esprit, nous avons établi des
lignes directrices qui doivent être appliquées de façon cohérente, juste et
équitable.
36
Remarques :
37
Section 3
DROITS DE L'EMPLOYÉ :
Dans cette section
Notre lieu de travail respectueux : ............................................... 38
Violence et harcèlement en milieu de travail : .............................. 38
Maladies graves ou constituant un danger de mort :.................... 48
Maladies infectieuses : ................................................................ 49
Abus d'alcool et d'autres drogues : .............................................. 50
Politique relative au tabagisme : .................................................. 51
Droit de refuser un travail dangereux : ......................................... 51
38
Notre lieu de travail respectueux :
En tant qu'employé de Quintiles, vous avez certains droits et certaines
obligations. Par-dessus tout, vous avez le droit d'être traité avec respect et
dignité ainsi que de travailler dans un environnement qui favorise la santé,
la sécurité et le bien-être des employés. Vous avez donc des droits de
même que des obligations à l'égard de vos collègues et d'autres
intervenants.
Par conséquent, Quintiles ne tolérera aucun comportement assimilé à la
violence ou au harcèlement. La violence ou le harcèlement en milieu de
travail comprend toute conduite ou tout commentaire qui humilie ou
embarrasse nos employés en raison de leur sexe, de leur orientation
sexuelle, de leur genre (y compris les transgenres), de leur grossesse, de
leur état civil, de leur race ou de leur origine ethnique, de leur couleur, de
leur ascendance, de leur condition sociale, de leurs convictions politiques,
de leur langue, de tout autre motif de distinction illicite, ou de toute autre
raison.
Violence et harcèlement en milieu de travail :
Quintiles ne tolérera aucune conduite verbale, écrite (y compris les
courriels) ou physique qui constitue une forme de harcèlement ou de
violence sur le lieu de travail. Des mesures appropriées seront prises à
l'encontre des personnes harcelantes qui pourront faire l'objet d'un
licenciement motivé.
 En cas de harcèlement sexuel, ethnique ou racial de nos employés par
des clients ou d'autres personnes travaillant avec l'entreprise, Quintiles
reconnaît sa responsabilité de soutenir et d'aider les personnes
soumises à un harcèlement et les mesures appropriées seront prises.
 Les problèmes relatifs aux droits fondamentaux d'un employé à l'égard
du travail seront traités sans détour et de manière confidentielle par
Quintiles.
Section 3 Droits de l'employé :
39
Violence en milieu de travail :
La violence en milieu de travail est définie par la législation provinciale
applicable. Quintiles reconnaît que le milieu de travail peut être le théâtre
d'actes de violence. Nous sommes également conscients du fait que de tels
actes de violence peuvent engendrer des séquelles physiques et
psychologiques. Nous ne tolérerons aucune forme de violence sur le lieu de
travail, qu'elle soit perpétrée par les employés, par les gestionnaires, par les
entrepreneurs, par les clients, par les fournisseurs ou par les visiteurs.
L'entreprise mettra tout en œuvre pour déceler les sources potentielles de
violence et pour mettre en place des procédures destinées à éliminer ou à
minimiser les risques que comportent de telles situations.
 Les actes de violence et les menaces de violence sur le lieu de travail
sont inadmissibles et ils feront l'objet de sanctions disciplinaires incluant
le licenciement ou pouvant y conduire. L'entreprise s'engage à prévenir
tout acte de violence sur le lieu de travail et à prendre toutes les
mesures qui s'imposent en cas de violence perpétrée. Les
gestionnaires, les employés et les entrepreneurs doivent favoriser et
maintenir un environnement de travail sécuritaire, exempt de toute
forme de violence et d'intimidation.
Les actes de violence en milieu de travail comprennent les comportements
suivants, sans s'y limiter :

Les actes ou les tentatives d'actes de violence physique, y compris
le fait de frapper; de donner des coups de poing, des gifles ou des
coups de pied.

Les menaces de violence physique ou l'intimidation.

L'agression sexuelle.

Les autres formes d'agression physique, telles que la destruction ou
l'endommagement délibérés de biens, en particulier si de tels actes
sont destinés à intimider une ou plusieurs personnes.
 Nous conseillons aux employés victimes d'actes de violence en milieu
de travail de consulter un médecin en vue de suivre un traitement ou de
bénéficier de services de counseling.
Nous ne ferons preuve d'aucune discrimination et nous ne prendrons
aucune mesure de rétorsion à l'encontre d'un employé qui est, a été
ou est perçu comme étant victime d'actes de violence en milieu de
travail.
Pour tout ce qui a trait aux définitions et aux politiques particulières propres
à votre région, veuillez communiquer avec le Service des ressources
humaines.
La présente politique de prévention de la violence en milieu de travail
sera examinée chaque année ou à une fréquence plus régulière si
nécessaire.
40
Vols • Actes de violence • Bagarres • Actes illégaux :
Chez Quintiles, nous vous recommandons vivement de ne pas engager
toute action ayant pour but d'empêcher un vol, un acte de violence ou toute
autre action illégale lorsque vous vous trouvez sur la propriété de
l'entreprise ou lorsque vous effectuez une activité professionnelle pour
l'entreprise.
 Si vous vous trouvez dans l'une de ces situations, soyez passif.
N'essayez pas d'empêcher le vol, l'acte de violence ou l'action illégale.
Lorsque vous et vos collègues serez hors de danger, avisez
immédiatement votre gestionnaire hiérarchique immédiat.
 Si une bagarre survient dans le milieu de travail, soyez passif. Ne tentez
aucune intervention physique. Avisez immédiatement votre gestionnaire
hiérarchique.
 Toute action illégale sera immédiatement signalée aux autorités
compétentes.
Harcèlement en milieu de travail :
C'est la législation provinciale qui définit le harcèlement en milieu de travail,
définition globalement similaire à celle que l'on trouve dans la Loi sur la
santé et la sécurité au travail de l'Ontario, à savoir le fait qu'une personne
se livre à des propos ou à une conduite vexatoires qu'elle sait ou devrait
raisonnablement savoir qu'ils sont importuns. Tandis que la politique de
harcèlement en milieu de travail de Quintiles ne vise pas à limiter la liberté
d'expression ou à interférer avec les relations sociales quotidiennes, le
harcèlement se différencie des relations sociales normales et acceptables
en cela qu'il est offensant, insultant, intimidant, blessant et malveillant. Il
crée un environnement de travail désagréable et n'a pas sa place dans les
relations d'emploi au sein de notre entreprise.
 Il est possible que d'autres n'aient pas le même point de vue sur ce
qu'une personne trouve offensant. En général, on parle de harcèlement
lorsqu'une personne sait, ou aurait dû savoir, que son comportement est
importun.
 Aux fins de la présente politique, les représailles formulées contre une
personne ayant invoqué cette politique, ayant participé et coopéré à
toute enquête en vertu de cette politique ou ayant été associée à une
personne qui a invoqué cette politique, seront considérées comme du
harcèlement en milieu de travail.
 Notre politique s'applique à tous nos employés, y compris la direction, et
s'étend à toutes les activités de l'entreprise comprenant les dîners et les
réunions de personnes (sur le lieu de travail ou en dehors).
 Il est de votre responsabilité et de la nôtre de nous tenir informés des
problèmes qui portent atteinte à ces droits. Ces problèmes doivent être
portés à l'attention de votre superviseur.
41
Harcèlement sexuel :
Chez Quintiles, nous nous engageons à offrir à nos employés un
environnement de travail exempt de tout harcèlement sexuel. Tous nos
employés ont la responsabilité de se comporter en conséquence.
 Comme d'autres formes de harcèlement dans le milieu de travail, le
harcèlement sexuel est contre la loi. Il va également à l'encontre de
notre politique qui est d'encourager le respect et la courtoisie parmi
nous tous. Un tel comportement entraîne donc des conséquences
négatives sur le rendement au travail et crée un environnement de
travail intimidant, hostile et/ou déplaisant.
Voici une liste d'exemples, non exhaustive, de formes de harcèlement
sexuel :

Remarques liées au sexe au sujet des caractéristiques physiques,
du maniérisme ou des particularités d'une personne.

Contacts physiques importuns : attouchements, caresses,
pincements, etc.

Remarques suggestives ou insultantes.

Propositions importunes d'intimité physique.

Des insultes, des menaces ou des propos déplacés liés au sexe
proférés verbalement.

Regards suggestifs (regard qui exprime de la malveillance, du désir
ou tout autre sentiment dégradant).

Vantardise au sujet de prouesses sexuelles.

Invitations ou demandes de faveurs sexuelles.

Plaisanteries ou remarques insultantes de nature sexuelle au sujet
d'un employé.

Étalage de photos sexuellement offensantes.

Questions ou discussions importunes sur des activités sexuelles.

Agression sexuelle.

Langage importun lié au sexe.
42
Harcèlement racial et ethnique :
Quintiles ne tolère pas le harcèlement racial ou ethnique. On parle de
harcèlement racial lorsqu'une personne ennuie, menace ou traite
injustement une autre personne en raison de sa race, de sa couleur ou de
son ascendance. Cette forme de harcèlement peut également être liée au
lieu d'origine, à la religion, à la citoyenneté ou à la langue maternelle de la
personne.
Voici des exemples de conduite pouvant constituer du harcèlement racial
ou ethnique :
 remarques, plaisanteries ou insinuations déplacées sur la race ou
l'origine ethnique, la couleur, le lieu de naissance, la citoyenneté ou
l'ascendance d'une personne;
 utilisation de documents de nature raciste ou humiliante ou autrement
offensants;
 gestes insultants ou mauvais tours au sujet de la race ou de l'origine
ethnique qui peuvent être cause de gêne ou d'embarras; ou
 refus de parler ou de travailler avec une personne ou traiter quelqu'un
différemment en raison de son origine ethnique ou raciale.
Harcèlement psychologique (intimidation) :
Chez Quintiles, nous nous engageons à vous offrir un environnement de
travail exempt de tout harcèlement psychologique. Vous avez la
responsabilité de vous comporter en conséquence.
Le harcèlement psychologique est un comportement répétitif, hostile et
indésirable qui porte atteinte à la dignité de la personne et qui donne
naissance à un environnement de travail nuisible.
Voici une liste d'exemples, non exhaustive, de formes de harcèlement
psychologique :
 faire des remarques grossières, dégradantes ou offensantes;
 déconsidérer la personne : répandre des rumeurs, la ridiculiser,
l'humilier, mettre en cause ses convictions ou sa vie privée, l'injurier, la
harceler sexuellement ou la harceler en raison de considérations telles
que la race, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle, le genre (y
compris les transgenres), la grossesse, l'état civil, l'âge, la religion, les
convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, la
condition sociale ou le handicap, ce que la législation sur les droits de la
personne condamne;
 discréditer la personne : l’obliger à réaliser des tâches dévalorisantes ou
inférieures à ses compétences, simuler des fautes professionnelles;
 tenir des propos diffamatoires, répandre des rumeurs, des commérages
et des insinuations, particulièrement celles de nature malveillante,
blessante et trompeuse;
 isoler quelqu'un socialement, le mettre à l'index ou l'ignorer;
43
 faire preuve de violence, intimider ou proférer des menaces de violence;
 nuire délibérément à quelqu'un ou l'empêcher de poursuivre son travail;
 discréditer le travail ou les réalisations accomplis par un employé ou
s'en attribuer constamment le mérite, lui retirer des responsabilités sans
raison;
 modifier en permanence les exigences ou les normes de travail;
 assigner des tâches abusives à l'employé ou le surcharger de travail, lui
attribuer des travaux inutiles ou humiliants;
 établir des délais irréalisables en vue de pousser l'employé à la faute;
 garder pour soi de l'information capitale ou donner volontairement de
faux renseignements;
 faire (ou faire circuler) des plaisanteries insultantes, notamment lorsque
celles-ci visent directement la personne en question ou un groupe
identifiable auquel elle appartient;
 espionner quelqu'un, le suivre partout, saboter ou détériorer son
matériel ou ses affaires, faire intrusion dans sa vie privée;
 crier régulièrement ou proférer des jurons, particulièrement lorsque ces
derniers sont dirigés à l'encontre de la personne concernée;
 critiquer constamment une personne, critiquer régulièrement quelqu'un
en public;
 sanctionner quelqu'un de manière injustifiée, injuste et excessive, le
menacer constamment de licenciement alors que celui-ci n'est pas
justifié;
 accuser à tort un employé d'adopter une conduite inappropriée, de
mener des activités criminelles ou de commettre des actes de
harcèlement;
 retarder constamment les demandes raisonnables de formation, de
congé ou de mutation; ou
 se livrer à des intimidations sur Internet.
À moins qu'une personne n'ait été clairement et injustement victime de
mauvais traitements, les situations suivantes ne sont généralement pas
considérées comme étant de l'intimidation en milieu de travail :
 tenir une personne pour responsable de son rendement en lui apportant
quotidiennement une assistance et de la rétroaction, évaluer de façon
juste et objective son rendement, mettre en place des plans visant à
améliorer le rendement ou à instaurer des mesures correctives, prendre
des mesures disciplinaires appropriées et justifiées;
 juger ou évaluer de manière juste, raisonnable et constructive le travail
effectué par un collègue ou un subordonné direct;
 le fait qu'un gestionnaire hiérarchique attribue des tâches
supplémentaires, dont la portée et la quantité sont raisonnables, à son
subordonné direct ou qu'il demande à un employé d'effectuer un
nombre raisonnable d'heures supplémentaires au besoin;
44
 les petites divergences d'opinions et les conflits en milieu de travail
occasionnels qui ne dégénèrent pas; et/ou
 montrer occasionnellement de légers signes de frustration ou de
mécontentement, à la condition que cela soit justifié et manifesté avec
respect, sans menace de violence, intimidation ou représailles
inappropriées.
Ce qu'il faut faire en cas de violence ou de harcèlement :
Chez Quintiles, nous nous engageons à assurer un milieu de travail
exempt de violence et de harcèlement au sein duquel chacun est en droit
d'attendre à être traité avec dignité et respect. Nous ne tolérerons pas la
violence et le harcèlement en milieu de travail, quelle qu'en soit la raison. Il
s'agit d'actes graves qui feront l'objet de sanctions disciplinaires incluant le
licenciement ou pouvant y conduire. Les actes de violence et de
harcèlement incluent ceux qui sont commis sur le lieu de travail et à
l'extérieur de celui-ci, du moment qu'il y a un rapport avec la relation
d'emploi. Les situations de violence et de harcèlement en milieu de travail
comprennent les cas qui se produisent pendant les voyages professionnels,
à l'occasion de conférences et les formations qui se tiennent à l'extérieur, à
la cafétéria, lors des réunions sociales en rapport avec le travail, etc.
Dans la présente politique, le terme « plaignant » renvoie normalement à la
personne qui est victime d'actes allégués de violence ou de harcèlement. Il
peut également renvoyer à une personne qui dépose une plainte au nom de
la victime, à savoir un témoin, le superviseur de la victime, un gestionnaire
ou un collègue. Par « défendeur », on entend la personne qui aurait commis
des actes de violence ou de harcèlement. Sauf indication contraire, le
processus décrit dans notre programme s'applique aux plaintes pour
violence ou harcèlement.
Nous traiterons de façon équitable, avec diligence et confidentialité
toutes les allégations de violence et de harcèlement en milieu de
travail.
45
Rôles et responsabilités en cas de violence ou de harcèlement :
Nous avons tous un rôle à jouer dans la prévention de la violence et du
harcèlement en milieu de travail et dans la gestion de telles allégations le
cas échéant. Vous trouverez ci-dessous une description détaillée d'une
partie des rôles et des responsabilités particulières qui incombent à chacun
des intervenants.
Employés et entrepreneurs :
 traiter toute personne en milieu de travail avec dignité, respect et sans
faire preuve de violence, de menaces, d'intimidation ou de harcèlement;
 changer de comportement s'ils s'aperçoivent qu'il y a un risque pour que
cela puisse blesser, intimider, menacer ou offenser autrui.
 Refuser de subir un comportement violent ou relevant du harcèlement
de la part des autres, qu'il s'agisse d'un gestionnaire, d'un collègue, d'un
client, d'un fournisseur ou d'un membre du public.
 Intervenir et signaler les cas dans lesquels le comportement est
inapproprié et pourrait conduire à des actes de violence ou de
 Apporter son soutien aux personnes victimes de violence ou de
 Coopérer pleinement au déroulement de toute enquête relativement à la
violence ou au harcèlement en milieu de travail.
Superviseurs et gestionnaires :
 Conserver un milieu de travail exempt de violence et de harcèlement.
 Prendre au sérieux les allégations de violence et de harcèlement et en
faire le suivi de manière appropriée.
 Maintenir la confidentialité autant que possible.
 Bien connaître les exigences relatives à la politique en matière de
violence et de harcèlement en milieu de travail.
 Connaître les signes de violence et de harcèlement en milieu de travail
et se tenir prêt à intervenir le cas échéant.
 Diriger les victimes ou les auteurs d'actes de violence ou de
harcèlement vers les ressources appropriées le cas échéant.
 Montrer le bon exemple et observer des normes de conduite élevées
dans tous les rapports entretenus avec autrui.
46
Plaignants et victimes d'actes de violence ou de harcèlement :
 En cas de harcèlement, faire clairement comprendre au harceleur que
son comportement est inadmissible et qu'il doit immédiatement cesser
ce genre de comportement. Dans les cas de violence, entre autres, si le
plaignant ne se sent pas à l'aise d'informer le défendeur
personnellement, le gestionnaire ou un membre du Service des
ressources humaines qui aura été informé de la situation pourra s'en
charger.
 Conserver les éléments de preuve et consigner les dates, les heures, le
nom des témoins, ainsi que toutes les tentatives visant à résoudre le
problème.
Défendeurs et employés accusés d'avoir commis des d'actes de
violence ou de harcèlement :
 Conserver les éléments de preuve se rapportant aux incidents allégués
de violence ou de harcèlement, consigner les dates, les heures et le
nom des témoins.
Ressources humaines :
 Sensibiliser les employés aux questions de la violence et du
harcèlement en milieu de travail et de la violence familiale.
 Aider les gestionnaires et les employés en enquêtant sur des cas
allégués de violence et de harcèlement en milieu de travail.
 Informer les employés et les gestionnaires de leurs droits, de leurs
responsabilités et de la possibilité qu'ils ont de bénéficier de conseils
juridiques ou de se faire représenter par un avocat compétent ne
travaillant pas pour l'entreprise.
 Intervenir en tant que médiateur dans les conflits survenant dans le
milieu de travail et qui se rapportent à un cas de harcèlement, s'il y a
lieu, en vue d'aider à trouver une solution satisfaisante pour les deux
parties.
 Aider les employés dans leurs démarches dans le cadre d'une plainte
déposée pour violence ou harcèlement en milieu de travail.
 Diriger les employés vers l'aide disponible et leur fournir des
renseignements à cet égard.
47
Enquêteurs :
 Mener les enquêtes portant sur les cas allégués de violence et de
harcèlement en milieu de travail avec justesse et impartialité.
 Un enquêteur est une personne ayant reçu une formation spécifique et
qui est désignée pour enquêter sur une plainte officiellement déposée
pour violence ou harcèlement en milieu de travail.
 Un enquêteur est normalement un membre du Service des ressources
humaines ou un tiers impartial.
Comité mixte de santé et de sécurité et représentant en matière de
santé et de sécurité :
 Être informé lorsque des cas de violence en milieu de travail
surviennent et causent des blessures corporelles. L'identité des
personnes concernées sera protégée autant que possible.
 Participer à l'enquête sur le refus de travailler intervenant à la suite de
violence en milieu de travail.
 Obtenir les résultats des évaluations portant sur les risques de violence
en milieu de travail.
 Fournir des recommandations relativement aux politiques, aux
procédures et aux programmes encadrant la prévention de la violence
et du harcèlement en milieu de travail.
 Répondre aux préoccupations des employés au sujet du harcèlement
ou de l'intimidation en milieu de travail.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la politique antiharcèlement et sur la politique relative à la violence et aux menaces en
milieu de travail de Quintiles, veuillez consulter les liens suivants :
%20Policies/18.%20Anti-Harassment%20Policy.pdf
%20Policies/19.%20Workplace%20Violence%20Threats%20Policy.pdf
48
Maladies graves ou constituant un danger de
mort :
Chez Quintiles, notre politique est de maintenir un environnement sain et
sécuritaire pour tous nos employés. Si une maladie grave ou constituant un
danger de mort est diagnostiquée (y compris le SIDA, l'infection par VIH),
vous êtes tenu de continuer de travailler si vous êtes médicalement capable
de respecter nos critères et que vous ne constituez pas un danger pour
votre propre santé ou pour la santé et la sécurité de vos collègues.
 Nous traitons tous les renseignements médicaux de manière
confidentielle et nous assurons la confidentialité de ces derniers.
 Vous n'êtes pas obligé de communiquer les renseignements médicaux
qui vous concernent à moins que votre condition ne soit contagieuse ou
qu'elle n'ait une incidence sur votre rendement au travail. Si tel est le
cas, vous êtes tenu d'en informer immédiatement votre gestionnaire
hiérarchique.
Une fois les renseignements communiqués, nous soutiendrons et
faciliterons vos efforts, de manière raisonnable, pour que vous puissiez
continuer de travailler et nous établirons :
 Des niveaux de rendement acceptables (basés sur le rendement au
travail, la présence et la responsabilité liés au poste) mutuellement
convenus.
 Des examens réguliers visant à s'assurer que ces niveaux établis sont
respectés.
 Une procédure selon laquelle il vous sera possible de demander les
prestations d'invalidité appropriées dans le cas d'une dégradation
importante de ces niveaux de rendement et/ou si vous mettez en danger
vos collègues ou vous-même.
Tout employé qui fait preuve de discrimination, harcèle un collègue ou
refuse de travailler avec un collègue souffrant d'une maladie grave ou d'une
affection mettant sa vie en danger sera conseillé et éduqué à cet égard. Si
l'employé persiste à refuser, à harceler et/ou à exercer une discrimination, il
sera soumis à des mesures disciplinaires comme dans le cas de tout autre
problème de rendement.
Aucun employé ne verra la sécurité de son emploi menacée
uniquement à cause de sa maladie.
49
Maladies infectieuses :
Les maladies infectieuses menacent nos activités, les employés présents
dans le milieu de travail, leur famille et le grand public. Les employés sont
susceptibles d'être contaminés par des agents infectieux, présents dans
nos communautés. En général, ils sont à l'origine de maladies non
contagieuses qui n'ont que très peu ou aucune incidence sur les collègues
de travail ou les activités professionnelles en général. Certains scénarios
peuvent présenter des implications plus graves (par exemple, la grippe
pandémique [H1N1], etc.) pour les employés et nos activités.
Définition :
Les maladies, qui peuvent être graves et potentiellement mortelles, peuvent
se transmettre par l'air, l'eau, les surfaces de l'environnement, des vecteurs
biologiques (par exemple, les moustiques) ou par contact direct. Ces
maladies infectieuses, susceptibles d'être contractées au sein des
communautés (par exemple, la grippe), peuvent présenter un grave risque
pour une partie non négligeable du personnel, ainsi qu'un risque de
contagion rapide à l'ensemble des employés.
La prévention de la propagation des maladies infectieuses à tout moment
est essentielle sur le lieu de travail. Cette politique s'applique à tous les
employés et a été conçue afin de réduire et de minimiser ces effets
indésirables. Une intervention rapide, consultative et coordonnée permet
de garantir le bien-être de nos employés et la continuité de nos activités.
 Nous vous encourageons à prévenir la propagation des infections en
vous lavant les mains régulièrement.
 Si vous souffrez d'une maladie infectieuse, nous vous encourageons à
rester chez vous (vous devez prévenir votre gestionnaire hiérarchique
dès que possible de façon à ce que votre service puisse prendre les
mesures appropriées).
 Nous vous encourageons à reprendre le travail une fois qu'un
professionnel de la santé vous en aura donné l'autorisation. Un
certificat médical signé de la part d'un professionnel de la santé est
requis.
 Toute violation de cette politique peut mener à des mesures
disciplinaires incluant le licenciement ou pouvant y conduire.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le plan d'intervention
d'urgence de Quintiles, veuillez consulter le lien suivant :
http://intranet.quintiles.com/BUs/CorpComm/Pages/BusinessContinuity-Travel-Systems-Help-Ensure-Employee-Safety-DuringCrises.aspx
50
Abus d'alcool et d'autres drogues :
Chez Quintiles, nous désirons offrir à nos employés un lieu de travail
sécuritaire et exempt de drogue et d'alcool. Pour favoriser l'atteinte de cet
objectif, vous êtes tenu de vous présenter au travail dans une condition
mentale et physique appropriée qui vous permette d'exécuter votre travail
de manière satisfaisante.
 Toute violation de cette politique peut mener à des mesures
disciplinaires incluant le licenciement ou pouvant y conduire. Une telle
violation peut également avoir des conséquences juridiques.
 Lorsque vous vous trouvez dans les locaux de Quintiles et lorsque
vous effectuez des activités professionnelles à l'extérieur de
Quintiles, vous ne pouvez utiliser, posséder, distribuer, vendre
d'alcool ou de substances illégales ou être sous l'influence de ces
derniers.
Exception : Si vous participez à une fonction de l'entreprise ou si vous
effectuez une activité professionnelle dans un environnement social qui
propose de l'alcool (se reporter à « L'entreprise et l'alcool »).
 L'utilisation légale de médicaments légalement prescrits est autorisée au
travail uniquement si elle n'altère pas votre capacité à exécuter les
fonctions essentielles de votre poste de façon efficace et sécuritaire
sans mettre en danger d'autres personnes dans le milieu de travail.
 Les employés qui se présentent au travail sous l'influence de l'alcool ou
de toute autre substance illégale seront tenus de quitter les lieux;
cependant, en raison de leur condition, un transport leur sera fourni afin
qu'ils arrivent en toute sécurité chez eux.
Remarque : Nous conseillons vivement aux employés qui éprouvent des
difficultés dans le cadre de leur travail à la suite d'une consommation
excessive de drogues, de narcotiques ou d'alcool, ou en raison d'une
dépendance à ces substances, de demander l'aide du Service des
ressources humaines ou de faire appel au programme d'assistance aux
employés afin d'obtenir les services de réadaptation et les traitements
appropriés.
L'entreprise et l'alcool :
Quintiles insiste sur le fait que vous devez avoir un chauffeur désigné si
vous avez consommé de l'alcool à l'un des événements commandités par
l'entreprise ou si vous effectuez une activité professionnelle de l'entreprise,
quel que soit le moment ou le lieu (p. ex. dîner avec un clients).
 Si vous ne pouvez avoir de chauffeur désigné, vous devez absolument
prendre d'autres dispositions. S'il vous plaît, ne conduisez pas si vous
avez bu!
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la politique de Quintiles
relativement à une conduite prudente pour les activités de Quintiles en
Amérique du Nord, veuillez consulter le lien suivant :
https://ata.quintiles.com/sites/GlobalTE/Pages/Safe-Driving.aspx
51
Politique relative au tabagisme :
Quintiles est astreint par la loi à interdire le tabagisme dans un milieu de
travail fermé et à se conformer à toutes les directives et à tous les arrêtés
municipaux. Nous accordons une grande importance à votre santé!
 Il vous est interdit de fumer dans les véhicules de l'entreprise, qu'ils
aient été achetés ou qu'ils soient en location.
 Vous pouvez fumer une cigarette à l'extérieur du bâtiment, aux endroits
désignés se trouvant à l'écart des portes, des fenêtres ou des entrées
d'air, sans offenser qui que ce soit, pendant votre dîner ou pendant
votre pause planifiée.
 Vous êtes tenu d'éteindre et de jeter correctement votre mégot de
cigarette. Ne les jetez pas n'importe où.
 Les pauses excessives pour fumeurs seront surveillées et pourront faire
l'objet de mesures disciplinaires progressives.
Droit de refuser un travail dangereux :
Refuser un travail dangereux est un droit légal dont dispose chaque
travailleur au Canada. Chez Quintiles, nous nous engageons à respecter
ce droit et à assurer un milieu de travail sécuritaire à chacun.
 Si vous avez des préoccupations au sujet de la santé et/ou de la
sécurité, informez-en votre gestionnaire hiérarchique.
 Si vous pensez que la condition physique du milieu de travail ou
l'équipement ou la machine que vous utilisez ou exploitez mettent en
danger votre santé et/ou votre sécurité, vous avez le droit de refuser ce
travail dangereux. Vous devez immédiatement indiquer à votre
gestionnaire hiérarchique et/ou à un membre du comité mixte de santé
et de sécurité votre refus ainsi que les raisons associées.
 Notre direction sera informée de la situation et votre gestionnaire
hiérarchique et le comité de sécurité enquêteront avec vous sur ce qui
vous préoccupe. Cela devrait résoudre la situation et apaiser votre
inquiétude.
 Si, après l'enquête, vous avez encore des raisons de penser que vous
pourriez courir un danger, un autre travail raisonnable peut vous être
attribué et un agent de la Commission des accidents du travail sera
appelé pour aider à la réalisation d'une enquête plus poussée.
 Les employés qui agissent conformément aux dispositions de la loi
applicable sur la santé et la sécurité ou qui assurent leur respect ne
feront l'objet d'aucunes représailles.
52
Remarques :
53
Section 4
PROGRAMMES ET PRESTATIONS :
Dans cette section
Formation : .................................................................................. 54
Régime d'assistance au perfectionnement : ................................ 54
Réunions et associations professionnelles : ................................ 55
Programme d'encouragement : ................................................... 56
Programme de récompenses et de reconnaissance : .................. 57
Avantages rattachés à l'emploi : .................................................. 58
Programme d'assistance aux employés : ..................................... 58
Régime d'achat de matériel informatique : ................................... 59
Des employés en santé pour une entreprise en santé : ............... 59
54
Formation :
Quintiles est une réussite car nous respectons des normes rigoureuses.
Les employés organisés et bien formés constituent la base du succès.
 Tous les nouveaux employés bénéficient d'un programme de formation
supervisée; il s'agit, dans la majorité des cas, d'une formation en cours
d'emploi.
 D'autres programmes de formation incluent des séminaires, des
conférences, des ateliers, des formations externes et des salons
professionnels.
Régime d'assistance au perfectionnement :
Quintiles est consciente que toute éducation complémentaire liée à l'emploi
représente un investissement à long terme pour les employés. Celle-ci
permet aux employés de se perfectionner dans leur domaine et de répondre
aux besoins anticipés de l'entreprise.
 Un programme d'aide à l'éducation a été mis en place pour les
employés permanents à temps plein et à temps partiel qui ont au moins
un (1) an de service dans l'entreprise. L'employé doit totaliser le nombre
d'années de service requis avant de pouvoir s'inscrire à un programme
remboursé par l'entreprise.
 Les travaux de cours ou les programmes éducatifs liés à l'emploi pour
les employés admissibles seront examinés au cas par cas.
Les employés doivent obtenir l'approbation de leur chef de service
pour pouvoir s'inscrire.
Les employés doivent remplir le formulaire d'aide à l'éducation (Education
Assistance Form) et le soumettre aux fins d'approbation avant de s'inscrire
à un cours. Veuillez trouver le formulaire de demande de remboursement
des frais relatifs à l'assistance au perfectionnement à la section « Forms »
(formulaires) qui se trouve à la fin du présent manuel.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'aide à l'éducation
(« Educational Assistance ») et sur l'apprentissage et perfectionnement)
(« Learning Development »), veuillez consulter les liens suivants :
http://intranet.quintiles.com/Employee/CompBenefits/CA/Benefits/Doc
uments/Canadian%20Tuition%20Assistance%20Policy%20%202012.pdf
http://intranet.quintiles.com/BUs/Training/CareerDev/Pages/Home.asp
x
Section 4 Programmes et prestations :
55
Séminaires, conférences, ateliers, etc. :
 Il est possible que nous vous demandions de temps à autre
d'entreprendre une formation particulière nécessaire à votre fonction
professionnelle. Votre présence à tout séminaire, conférence ou atelier
sera sujette à l'approbation de votre gestionnaire hiérarchique.
 Vous pouvez également demander une formation spéciale vous-même.
Réunions et associations professionnelles :
L'attribution de fonds pour la participation à des réunions professionnelles et
pour l'adhésion à des associations professionnelles varie en fonction des
services.
 Sous réserve de l'approbation de la direction, les employés auront le
droit, en règle générale, à une (1) adhésion à un organisme
professionnel et ils pourront participer à une (1) conférence par an.
 Les employés devront d'abord avoir terminé leur période d'adaptation et
de formation.
 L'adhésion à une association et la participation à des réunions doivent
faire l'objet d'une discussion avec le superviseur de l'employé et elles
doivent correspondre aux responsabilités assignées à l'employé dans le
cadre de ses fonctions actuelles.
 Les employés peuvent également choisir d'utiliser les fonds attribués
aux fins de participation à des réunions pour acheter des logiciels ou
des livres en lien avec leur perfectionnement professionnel ou pour
prendre part à des programmes d'éducation destinés à améliorer leur
perfectionnement professionnel. Il pourra s'agir par exemple de cours de
formation portant sur les termes médicaux ou sur la gestion.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'apprentissage et
perfectionnement (« Learning development »), veuillez consulter le lien
suivant :
http://intranet.quintiles.com/BUs/Training/CareerDev/Pages/Home.asp
x
56
Programme d'encouragement :
Plan d'encouragement de courte durée :
Quintiles dispose d'un régime discrétionnaire de primes en espèces
destiné à récompenser les employés admissibles qui atteignent ou
dépassent les objectifs de rendement dans le cadre de leurs activités. Dans
le cadre de notre philosophie de récompense selon le rendement (« pay for
performance »), le rendement individuel sera déterminant dans l'attribution
de primes, lorsque cela est permis.
 Pour pouvoir prétendre à la prime en espèces, les employés doivent
travailler activement à la date à laquelle la prime est versée. Ils doivent
en outre respecter toutes les modalités du régime applicable.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre tout dernier régime
d'incitation au rendement, veuillez consulter les liens suivants :
http://intranet.quintiles.com/Employee/CompBenefits/PerformanceInce
ntive/Pages/Home.aspx
http://intranet.quintiles.com/BUs/HR/HRPSC/Documents/Quintiles%20
2012%20Performance%20Incentive%20Plan.pdf
Travail valorisant :
« Work Worth Doing » (travail valorisant) est notre programme général
d'appréciation en ligne grâce auquel nous pouvons témoigner notre
reconnaissance envers nos collègues et les récompenser pour la qualité de
leur travail.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme intitulé
« Work worth doing » (travail valorisant) de Quintiles, veuillez consulter le
lien suivant :
http://intranet.quintiles.com/Employee/CompBenefits/Rewards/Pages/
Home.aspx
Programme de recommandation de candidats :
On parle de recommandation admissible pour une personne lorsqu'un
employé de Quintiles soumet activement la candidature de cette personne
pour un poste existant ou futur.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme de
recommandation de candidats (« Employee Referral Program »), veuillez
http://intranet.quintiles.com/Employee/Careers/EmployeeReferral/Page
s/Home.aspx
57
Programme de récompenses et de
reconnaissance :
Quintiles souhaite reconnaître tous ses employés dévoués.
 Ces programmes récompensent la contribution des employés. Ils sont
fondés sur les valeurs de Quintiles:service à la clientèle, amélioration
de la qualité, leadership, intégrité et travail d'équipe. La plupart de ces
programmes sont accessibles aux employés à plein temps et à temps
partiel qui sont en règle avec l'entreprise.
 Nous espérons que vous y accordez une grande importance et qu'ils
sont la preuve que nous reconnaissons votre engagement continu.
Témoignage de reconnaissance :
C'est avec une grande joie que Quintiles récompense ses employés pour
leur engagement envers l'entreprise. Afin de récompenser l'ancienneté,
pour chaque tranche de cinq ans passée au service de l'entreprise, les
employés se verront remettre un cadeau spécial.
 Tous les employés permanents à temps plein et à temps partiel sont
admissibles à ce programme.
 Les employés recevront un ensemble de récompenses. Ils pourront
alors établir une liste de cadeaux directement à partir d'un catalogue et
la présenter au fournisseur. Les cadeaux auront les valeurs suivantes et
ils seront remis aux employés par la direction à une date aussi proche
que possible de la date anniversaire.
Récompense pour 5 années de service
100 $
200 $
300 $
350 $
400 $
58
Avantages rattachés à l'emploi :
Quintiles est fier d'offrir chaque année à ses employés d'importants
avantages liés à l'emploi, d'une valeur considérable, en plus de leur salaire.
Certains de ces avantages sont requis par la loi applicable tandis que
d'autres ont été instaurés par l'entreprise.
 Quintiles offre un régime d’avantages sociaux concurrentiels à ses
employés à plein temps et à temps partiel. Tous les employés dits
« permanents » sont admissibles au régime d'avantages sociaux.
 Des renseignements sur le Régime de prestations de notre entreprise
sont indiqués dans la brochure sur les avantages fournis par nos
fournisseurs de programmes.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le régime collectif
d'avantages sociaux et de retraite au Canada de Quintiles, veuillez
http://intranet.quintiles.com/Employee/CompBenefits/CA/Benefits/Pag
es/Home.aspx
Programme d'assistance aux employés :
Le but du programme d'assistance aux employés est d'aider les employés à
surmonter les problèmes personnels qui pourraient nuire à leur rendement,
à leur santé et à leur bien-être.
 Le programme d'assistance aux employés de Quintiles offre une
évaluation, des services de counselling et d'aiguillage à court terme aux
employés et aux membres de leur famille relativement à une multitude
de sujets en lien avec la famille, les relations, le travail, les finances, la
santé et l'équilibre émotionnel.
 Vous trouverez des solutions pratiques, un soutien professionnel et des
ressources utiles sur le site http://www.lifeworks.com à l'adresse
http://www.lifeworks.com ou par téléphone en composant le 1-877-2078833 (en tout temps). Ce service est strictement confidentiel et
absolument gratuit pour l'employé. Pour y accéder, consultez le site
Web et ouvrez une session comme suit :
NOM D'UTILISATEUR : quintilesfr
MOT DE PASSE : francais
59
Régime d'achat de matériel informatique :
Tous les employés permanents à temps plein et à temps partiel qui
totalisent plus de vingt-quatre (24) mois consécutifs de service peuvent se
faire rembourser le matériel informatique et les logiciels achetés s'ils sont
approuvés par l'entreprise.*
Veuillez trouver le formulaire relatif au régime d'achat de matériel
informatique à la section « Forms » (formulaires) qui se trouve à la fin du
présent manuel.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le régime d'achat de
matériel informatique (« Micro Purchasing Plan »), veuillez consulter le lien
suivant :
http://intranet.quintiles.com/Employee/CompBenefits/CA/Benefits/Doc
uments/2013%20Micro%20Purchase%20Plan%20Policy.pdf
*Les employés du Service des ventes sur le terrain n'ont pas droit à cet
avantage.
Des employés en santé pour une entreprise en
santé :
Le programme de bien-être des employés a été conçu pour aider les
employés et leur famille à adopter et à conserver un mode de vie sain. Les
programmes ont pour but d'aider les employés à améliorer leurs habitudes
en matière d'alimentation et d'activités physiques, à trouver l'équilibre entre
vie professionnelle et vie privée et à prendre en main leur état de santé.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le programme de bien-être
pour des employés et une entreprise en santé, veuillez consulter le lien
suivant :
http://intranet.quintiles.com/Employee/CompBenefits/CA/HealthyU/Pag
es/Home.aspx
60
Remarques :
61
Quintiles Canada Inc. -- Ma
Section 5
POLITIQUES DE RECRUTEMENT ET DE
RÉMUNÉRATION :
Dans cette section
Catégories d'employés : .............................................................. 62
Période d'essai : .......................................................................... 63
Programme d'orientation :............................................................ 64
Code vestimentaire :.................................................................... 64
Horaires d'ouverture : .................................................................. 66
Suivi de la présence : .................................................................. 68
Gestion de la paie :...................................................................... 68
Programme de congés : .............................................................. 69
Jours fériés : ................................................................................ 72
Politique de lutte contre l'absentéisme : ....................................... 73
Congés autorisés :....................................................................... 77
Commission des accidents du travail : ....................................... 100
Employés blessés :.................................................................... 101
Régime de continuation du salaire financé par l'employeur : ..... 102
Gestion du rendement : ............................................................. 110
Discipline progressive : .............................................................. 111
En cas de violation en matière de sécurité :............................... 113
Dossiers des employés :............................................................ 115
Politique relative à une conduite sécuritaire : ............................. 117
62
Catégories d'employés :
En fonction des conditions d'emploi, les employés de Quintiles
appartiennent aux catégories suivantes :
Employés permanents à temps plein : employés permanents qui
travaillent un minimum de 37,5 heures par semaine.
Employés permanents à temps partiel : employés permanents qui
travaillent moins de 37,5 heures, mais 25 heures au minimum, par
semaine selon un calendrier précis.
Employés temporaires : employés embauchés par l'entreprise pour
travailler à un projet spécifique ou pour une certaine durée, à temps plein
ou à temps partiel, pour une période d'emploi prédéfinie. Les employés de
cette catégorie ne peuvent pas prétendre aux avantages offerts par
l'entreprise.
Employés d'agences de placement temporaire : employés embauchés
par des agences de placement pour travailler dans l'entreprise à un projet
spécifique ou pour une certaine durée. Ces derniers ne peuvent pas profiter
des avantages offerts par l'entreprise et leurs jours de congé ne seront pas
rémunérés par Quintiles.
Employés contractuels : employés embauchés selon des critères
spécifiques et dans le cadre de projets bien précis. Ils ne bénéficient
d'aucune garantie relativement au service ou aux horaires. Les employés
contractuels ne peuvent pas prétendre aux avantages offerts par
l'entreprise, sauf dans le cas où certaines exceptions peuvent s'appliquer,
auquel cas celles-ci doivent être précisées dans le contrat.
Section 5 Politiques de recrutement et de rémunération :
63
Période d'essai :
Chez Quintiles, les nouveaux employés sont soumis à une période d'essai.
 La période d'essai à laquelle les nouveaux employés sont soumis dure
normalement 90 jours à compter de la date d'embauche.
 Cette période permet d'évaluer les qualifications, les compétences et
l'intégration de l'employé au sein de notre entreprise. Elle permet
également aux nouveaux employés de déterminer si Quintiles est une
entreprise pour laquelle ils aimeraient travailler.
 La durée de la période d'essai mentionnée ci-dessus ne constitue pas
une obligation de notre part de conserver un nouvel employé jusqu'à la
fin de sa période d'essai. Cette période comprend des activités
d'orientation spéciales, ainsi que des évaluations de performances plus
fréquentes que celles auxquelles les employés à temps plein sont
soumis.
 Pendant cette période, l'entreprise ou le nouvel employé peut mettre fin
au contrat sans préavis, sauf réglementation applicable contraire.
 Avant la fin de la période d'essai, un examen de la période probatoire
aura lieu afin de déterminer si l'employé est apte à exercer un emploi
régulier. À la fin de la période d'essai, nous pouvons décider de
prolonger la période d'essai pour une durée additionnelle pour mieux
évaluer le rendement d'un employé avant que ce dernier devienne
employé permanent.
 À la fin de la période d'essai, si nous sommes satisfaits, le nouvel
employé deviendra un employé à plein temps ou à mi-temps
officiellement, ce qui lui donnera le droit de bénéficier de la plupart de
nos prestations (à l'exception des prestations qui ne nécessitent pas de
période de carence ou de période de carence déterminée).
 Lorsque la période d'essai est supérieure à 90 jours, le nouvel employé
peut commencer à bénéficier des prestations offertes par l'entreprise
après la période d'essai.
 À la fin de la période d'essai, le nouvel employé peut prendre des jours
de congé. Il devra alors se conformer, au même titre que les employés
à temps plein, aux exigences de l'entreprise en matière de rendement
au travail et de comportement.
Nouveau poste et période d'essai :
Les employés occupant un nouveau poste doivent effectuer une période
d'essai de trois (3 )mois en fonction du poste occupé.
 Le rendement de l'employé est évalué à la fin de la période d'essai.
 En cas d'échec, les candidats pourront se voir proposer un poste
équivalent à leur poste précédent.
 Les employés existants qui effectuent une période d'essai pour un
nouveau poste continueront à bénéficier de la protection et à accumuler
de l'ancienneté au sein de l'entreprise.
64
Programme d'orientation :
Les premiers jours suivant votre arrivée dans l'entreprise, vous participerez
à un programme d'orientation organisé par plusieurs membres de
l'entreprise, y compris votre gestionnaire hiérarchique. L'objectif de ce
programme est de vous familiariser avec Quintiles afin que votre carrière
puisse débuter sur de bonnes bases.
 Au cours de ce programme, vous recevrez des renseignements
importants concernant les exigences en matière de performances, les
politiques de base de l'entreprise, les programmes de rémunération et
de prestations, ainsi que d'autres renseignements qui vous permettront
de vous familiariser avec votre travail et l'entreprise.
 Vous devrez également remplir tous les papiers administratifs requis,
tels que les formulaires d'inscription au régime de couverture médicale,
de désignation du bénéficiaire et d'impôt appropriés.
 Utilisez ce programme d'orientation pour vous familiariser avec notre
entreprise, nos politiques et les prestations que nous offrons, et afin de
rencontrer vos collègues.
 N'hésitez pas à poser des questions pendant le programme pour vous
assurer d'avoir compris l'ensemble des directives qui affectent et
régissent les relations de travail qui nous lient.
Toute autre demande concernant l'aménagement des bureaux, les clés
de bureau, le mobilier, les cartes professionnelles, les plaques
nominatives doit être transmise au Service de gestion des installations.
Quant aux autres demandes, elles doivent être acheminées au service
de soutien approprié ou à votre gestionnaire hiérarchique.
Code vestimentaire :
Nous souhaitons créer un environnement de travail à la fois professionnel et
confortable conformément aux réglementations en matière de santé et de
sécurité.
Apparence :
En raison de la nature de nos activités, Quintiles compte sur chaque
employé pour faire preuve de professionnalisme et de jugement sûr quant à
la tenue vestimentaire qu'il porte sur le lieu de travail. Nous souhaitons
créer un environnement de travail à la fois professionnel et confortable
conformément aux réglementations en matière de santé et de sécurité.
65
Les vêtements que vous portez sont importants! Quintiles attend de ses
employés qu'ils soient convenablement vêtus, qu'ils aient une apparence
soignée et qu'ils reflètent une image professionnelle en tout temps. Les
employés qui représentent l'entreprise dans leurs relations avec la clientèle
doivent porter des vêtements qui donnent une bonne image de Quintiles.
En règle générale, une tenue vestimentaire appropriée sera exigée, sauf si
le client demande spécifiquement à ce que les représentants de Quintiles
s'habillent de façon décontractée.
Dans tous les cas, les employés devront éviter de porter des tenues
extravagantes. Nous recommandons aux employés de faire preuve de
modération dans le choix de leur tenue vestimentaire sur le lieu de travail.
Les directives suivantes pourront vous y aider :
 Tous les jours de la semaine, y compris le vendredi, une tenue
décontractée est appropriée, à moins qu'une tenue plus soignée soit
exigée. La tenue décontractée doit être confortable et elle doit véhiculer
une image professionnelle.
 Les tenues et les chaussures que l'on porterait à la plage, à la salle de
gymnastique ou les fins de semaine ne sont pas tolérées dans notre
milieu de travail.
 Bien que l'on fasse appel au bon sens des employés pour déterminer ce
qui constitue une tenue vestimentaire décontractée, nous considérons
que tout ce qui se situe entre vêtement professionnel et tenue
décontractée constitue un bon exemple de tenue appropriée.
 Pour les hommes, il pourra s'agir d'un pantalon décontracté et d'une
chemise à col, avec ou sans cravate.
 Pour les femmes, il pourra s'agir d'un pantalon habillé ou d'une jupe
d'une longueur classique. Les chemisiers avec col ou les autres hauts
assortis sont autorisés à la condition que le décolleté et les manches
soient classiques et qu'ils reflètent une image professionnelle propre à
un environnement de travail dans un bureau.
 Il incombe aux chefs de service et aux gestionnaires hiérarchiques de
veiller au respect de ces normes. À défaut de respecter le présent code
vestimentaire, l'employé pourra se voir proposer des conseils de la part
de son gestionnaire hiérarchique.
 Compte tenu du fait que certaines fonctions peuvent amener un
employé à effectuer des tâches susceptibles d'abîmer ou de salir ses
vêtements, le gestionnaire hiérarchique pourra, à l'avance, autoriser
celui-ci à ne pas suivre la présente politique.
Outre les normes décrites ci-dessus, le bon sens, le respect mutuel et
l'engagement à agir dans le meilleur intérêt de l'entreprise et des autres
employés sont les principes directeurs qui doivent orienter le choix, qu'il soit
individuel, de groupe ou propre à tout un service, en matière d'habillement.
66
Journées du décontracté :
En raison de la nature des activités de Quintiles, l'entreprise attend de ses
employés qu'ils soient convenablement vêtus, qu'ils aient une apparence
soignée et qu'ils reflètent une image professionnelle en tout temps. Gardez
à l'esprit qu'une image professionnelle est un symbole de qualité. Quintiles
Canada a désigné les vendredis comme étant des jours « réservés aux
tenues décontractées » pour les employés. Ces jours-là, les employés
seront autorisés à s'habiller de façon « décontractée ».
 Les employés devront faire preuve de bon sens. Si, pour des raisons
liées aux affaires, le fait de s'habiller de manière décontractée les
vendredis est inapproprié, un courriel sera envoyé aux employés
précisant quelle tenue ils doivent porter ces jours-là.
 Les employés qui font passer des entrevues, qui procèdent à des
campagnes de recrutement ou qui visitent des cliniques ou des hôpitaux
doivent s'habiller et se comporter de façon professionnelle.
 Il incombe à chaque chef de service de s'assurer que son personnel se
conforme à la présente politique. Il se peut que les services qui sont
constamment en lien avec la clientèle aient à modifier leur tenue de ville
décontractée pour répondre à leurs besoins individuels.
Ventes et apparitions en public :
 Vous devez porter une tenue de soirée lors de toutes les ventes et de
vos apparitions en public. Exceptions : Vous pouvez porter une tenue
décontractée appropriée lors de certains événements mondains (par
exemple, les tournois de golf).
Horaires d'ouverture :
Quintiles est officiellement ouvert cinq (5) jours par semaine, de 8 h 30 à
17 h 30. Les horaires de travail au sein de Quintiles varient en fonction de
l'emplacement et du service. Votre gestionnaire hiérarchique vous
indiquera vos horaires de travail.
Horaires de travail :
 Les modifications apportées aux horaires de travail seront annoncées le
plus longtemps possible à l'avance. Toutefois, en raison des fluctuations
de la conjoncture économique, les horaires, les périodes de travail et les
jours de travail d'une semaine normale doivent rester souples.
 Les besoins en personnel et les exigences opérationnelles peuvent
nécessiter des modifications dans les horaires de début et de fin.
 Conformément aux horaires planifiés, vous devez être à votre poste,
prêt à travailler, sauf indication contraire de votre gestionnaire
hiérarchique.
67
Horaire de début (horaires souples) :
Vos horaires individuels doivent être convenus avec votre gestionnaire
hiérarchique.
 Pour des raisons de planification des réunions et autres, toute demande
de modification de vos horaires de début doit être envoyée à l'avance
(un préavis de cinq [5] jours est recommandé) à votre gestionnaire
hiérarchique
Pauses planifiées :
 Les employés auront le droit de prendre des pauses et des repas
conformément à la législation provinciale en vigueur, tel qu'il est
mentionné ci-dessous.
 En règle générale, au cours d'une journée normale de travail, les
employés peuvent prendre au moins deux (2) périodes de quinze (15)
minutes pour chaque pause (une [1] le matin et une [1] l'après-midi) et
une période de 30 minutes pour la pause-repas. Ces périodes ne sont
pas rémunérées.
 Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez communiquer
avec votre gestionnaire hiérarchique.
Le tableau suivant énumère les minimums provinciaux concernant les
pauses :
PROVINCE
EXIGENCES LÉGALES
ALBERTA
Les employés admissibles peuvent prendre
au moins une pause d'une demi-heure par
quart de travail excédant cinq heures.
COLOMBIE-BRITANNIQUE, MANITOBA
ET QUÉBEC
Les employés ont droit à une pause-repas
d'au moins une demi-heure par période de
cinq heures consécutives de travail.
NOUVELLE-ÉCOSSE
Les employés qui travaillent plus de dix
heures consécutives ont droit à une pause
d'une demi-heure continue, à laquelle vient
s'ajouter toute autre période de repas ou
pause-repas totalisant au moins 30 minutes
pour chaque période de 5 cinq heures de
travail supplémentaire.
ONTARIO
cinq heures consécutives de travail. Ils
peuvent également fractionner leur pause en
deux périodes dont la somme est de 30
minutes au total.
SASKATCHEWAN
cinq heures consécutives de travail. Ils
peuvent également, si des motifs médicaux
l'exigent, prendre la pause-repas à un autre
moment.
68
Suivi de la présence :
L'entreprise utilisera un système de suivi électronique appelé
« PeopleSoft » pour tenir un registre des présences de ses employés.
 La gestion de la présence permet d'effectuer le suivi des employés et
des heures supplémentaires, et d'établir de la documentation pour les
exigences de déclaration gouvernementale.
 Les employés doivent examiner et attester l'exactitude de toutes les
heures enregistrées.
 Une fiche de présence doit être soumise pour chaque période de paie.
 Il incombe au gestionnaire hiérarchique immédiat de faire le suivi des
congés et des absences pour tous les employés sous ses ordres et d'en
informer l'adjoint administratif ou le coordonnateur du service, ou la
personne qui doit maintenir les registres de présence à jour.
 La présence des employés est régulièrement contrôlée par le personnel
d'encadrement. En cas d'antécédents d'assiduité non satisfaisants,
vous serez invité à discuter de la situation par le gestionnaire
hiérarchique. Un avertissement oral pourra alors vous être signifié.
Une copie de l'avertissement sera placée dans votre dossier.
Gestion de la paie :
 Vous recevrez une rémunération sous forme de virement bancaire
automatique en milieu et en fin de mois.
 Un talon de chèque de paie indiquant les heures travaillées, le salaire
brut, ainsi que le montant des retenues salariales et des acomptes vous
sera également fourni. (24 heures à l'avance, si vous êtes inscrit au
relevé d'ADP. Vous trouverez le formulaire à la section « Formulaires »
qui se trouve à la fin du présent manuel.)
 Votre virement bancaire automatique couvre la période de paie se
terminant le 15 ou le dernier jour du mois avant le jour de la paie.
 Lorsque le jour de rémunération tombe un jour férié, la paie est versée
le jour ouvrable précédent.
 Les retenues salariales prévues par la loi pour les impôts fédéraux et
provinciaux, le Régime de pensions du Canada et l'assurance-emploi
sont déduits de votre rémunération.
 Ces retenues peuvent varier d'une période à l'autre car elles dépendent
du montant de votre salaire et de la loi applicable. Toute évolution vous
sera communiquée en temps opportun.
69
 Nous offrons à nos employés des programmes et des prestations
supérieurs à ceux requis par la loi. Le cas échéant, vous pouvez
autoriser certaines retenues salariales afin de régler les frais de
participation à ces programmes.
 Nous n'accordons pas d'avances sur salaire.
 Nous n'encaissons pas les chèques personnels et professionnels.
 Tout montant dû à Quintiles sera déduit de votre dernière paie dans si
un employé quitte la compagnie volontairement ou involontairement.
En cas de questions relatives à votre paie, veuillez communiquer avec le
Service de la paie.
Programme de congés :
Chez Quintiles, nous encourageons les employés à prendre leurs congés
chaque année. Le programme de congés suivant a été conçu de façon à ce
que vous puissiez bénéficier de périodes de repos et de relaxation
appropriées.
70
Tous les employés :
 Votre période de vacances est basée sur le nombre d'années de service
continu avec l'entreprise.
 Votre indemnité de vacances est basée sur les salaires perçus pendant
l'année précédente.
 L'année de référence pour l'acquisition des congés est définie par la
période de 12 mois entre le 1er mai et le 30 avril pour tous les employés.
 La période pour l'accumulation des congés s'étend du 1er mai au 30 avril
et ces derniers doivent être pris entre le 1er mai et 30 avril de l'année
suivante.
 C'est le gestionnaire hiérarchique ou le superviseur qui établira le
calendrier des jours de congé, en fonction de facteurs tels que les
besoins opérationnels, les souhaits des employés, la charge du travail
et l'ancienneté. Le gestionnaire hiérarchique et le superviseur peuvent
limiter le nombre d'employés pouvant partir en congé en même temps
en considération des facteurs susmentionnés.
 Vous devez obtenir l'approbation de votre demande de congé de la part
de votre gestionnaire hiérarchique avant de vous lancer dans des
préparatifs de voyage ou dans tout autre engagement.
 Nous vous encourageons à ne pas prendre de congés pour une période
de moins d'une (1) semaine. Toutefois, vous pouvez prendre des jours
de congé au lieu de semaines.
 Nous recommandons aux employés ayant droit à plus de deux
(2) semaines de vacances de ne pas prendre plus de deux (2) semaines
de congé à la fois. Toutefois, vous pouvez demander plus de deux (2)
semaines à la fois.
 Toutes les demandes doivent être approuvées par le superviseur avant
d'être transmises au service de la paie.
Employés à temps plein :
 Pour les nouveaux employés, le droit à un congé annuel s'accumule au
cours de la période d'essai standard, mais ne peut être pris avant la fin
de cette période.
71
Programme de congés pour tous les employés :
Dans la plupart des cas, le programme de congés ci-dessous est
applicable. Toutefois, il est possible qu’il ne soit pas applicable à
toutes les unités d’affaires. Veuillez vous référer aux termes et
conditions de votre emploi pour confirmer votre calcul du droit de
congés.
PÉRIODE D'EMPLOI
CALCUL DU DROIT AUX
CONGÉS
Moins d'un an d'ancienneté
Le droit aux congés est calculé sur la
base d'un taux de 4 % (jusqu'à deux [2]
semaines au maximum)
Ancienneté d'au moins un an, mais
inférieure à cinq ans
base d'un taux de 6 % (jusqu'à trois [3]
Ancienneté de plus de cinq ans
base d'un taux de 8 % (jusqu'à quatre [4]
Calendriers des congés :
 Quintiles utilise un calendrier des congés pour la gestion des
demandes de congé.
 Les employés doivent soumettre leur demande de congé au plus tard le
31er mars ou conformément aux délais fixés par votre service.
Vous trouverez le formulaire de demande de congés et de jours variables à
la section « Formulaires ».
72
Jours fériés :
Chez Quintiles, nous respectons les jours fériés officiels conformément à la
législation provinciale en vigueur.
 Sauf si la loi l'interdit, Quintiles se réserve le droit d'observer des jours
fériés différents de ceux qui sont reconnus par la législation sur l'emploi
applicable.
 Le calendrier des congés sera préparé au début de chaque année et il
sera affiché sur l'intranet de l'entreprise.
Employés à plein temps et à temps partiel :
 Pour recevoir l'indemnisation des congés susmentionnés, vous devez
avoir travaillé l'intégralité du jour précédant et du jour suivant le congé.
 En cas de maladie, un certificat médical signé par un professionnel de la
santé et valable pour lesdits jours devra être fourni afin de pouvoir être
payé. De la même manière, toute autre absence inévitable pour des
raisons indépendantes de votre volonté ne devrait pas vous priver de
vos droits.
 Si votre période de congés comprend un jour férié, vous avez droit à un
jour de congé payé ainsi qu'a une indemnité compensatrice. Le jour de
congé supplémentaire peut être pris à la suite de vos congés annuels
ou à une autre date que vous et Quintiles déterminerez d'un commun
accord.
 Les indemnisations des jours fériés ne sont pas versées pendant les
autorisations d'absence.
 Les indemnisations des jours fériés ne sont pas versées en même
temps que celles relatives aux maladies et aux accidents.
 À la discrétion de notre direction, un jour férié peut être reporté à une
date ultérieure.
73
Politique de lutte contre l'absentéisme :
Chez Quintiles, nous pensons que la présence régulière et continuelle est
essentielle à la réussite de notre entreprise. La politique de lutte contre
l'absentéisme définie ci-dessous sera appliquée uniformément à tous nos
employés et sera mise en œuvre de façon juste. Aucune exception ne sera
faite, à moins que la direction ne donne son autorisation et qu'elle la mette
par écrit en plaçant une copie dans le dossier de l'employé.
 Vous devez être à votre lieu de travail prêt à commencer à votre heure
d'arrivée prévue.
 Si vous êtes malade et que vous ne pouvez pas venir travailler ce jourlà, vous devez appeler votre gestionnaire hiérarchique avant votre heure
d'arrivée prévue, et ce, dans les plus brefs délais.
 Communiquez toujours avec votre gestionnaire hiérarchique immédiat.
Si celui-ci n'est pas disponible, communiquez avec un gestionnaire
supérieur de votre service.
 Si vous êtes trop malade ou incapable d'appeler vous-même, demandez
à quelqu'un d'appeler à votre place et de laisser un message à votre
gestionnaire hiérarchique.
 Les absences dues à une maladie ou blessure de cinq (5) jours
ouvrables ou plus doivent être attestées par une lettre d'un
professionnel de la santé confirmant :

la date de la visite;

le fait que vous ne pouvez pas venir travailler pour des raisons
médicales (veuillez vous assurer que votre professionnel de la santé
n'écrive pas un diagnostic);

votre délai de rétablissement prévu et la date escomptée de votre
retour au travail.
 La présence des employés est régulièrement contrôlée par le personnel
d'encadrement. En cas d'antécédents d'assiduité non satisfaisants,
vous serez invité à discuter de la situation par votre gestionnaire
hiérarchique. Un avertissement oral pourra alors vous être signifié.
Une note relative à l'avertissement sera placée dans votre dossier.
 L'absentéisme excessif, même s'il est non abusif ou justifié, peut lui
aussi déboucher sur une cessation d'emploi. Cependant, les employés
dont l'absentéisme est lié à des problèmes hors de leur contrôle seront
encadrés, conseillés ou des solutions d'adaptation seront adoptées pour
accommoder leur invalidité, selon le cas, plutôt que d'être soumis à une
procédure disciplinaire.
74
 SI VOUS ÊTES ABSENT PENDANT TROIS (3) JOURS OUVRABLES
CONSÉCUTIFS sans en informer l'entreprise, nous considérerons que
vous avez abandonné votre poste et démissionné en vue de quitter
Quintiles. Si vous êtes absent et que vous êtes dans l'impossibilité de
prévenir l'entreprise pour des raisons indépendantes de votre volonté
(telles qu'un accident, une maladie ou tout autre événement imprévu),
vous ou une personne agissant en votre nom devez communiquer avec
nous dès que possible.
 Des registres écrits de votre présence, de vos absences et de vos
retards sont conservés dans votre dossier.
Ponctualité :
Pour réussir dans votre travail, vous devez être à l'heure tous les jours. Les
retards fréquents et l'absentéisme seront relevés par votre gestionnaire
hiérarchique afin d'y remédier le plus rapidement possible.
 En cas de retards répétés, vous serez invité à discuter de la situation
avec votre gestionnaire hiérarchique et vous pourriez faire l'objet de
mesures disciplinaires.
 Nous pouvons déduire du salaire des employés en retard tout temps de
travail perdu, particulièrement si ce temps n'est pas remis plus tard cette
même journée ou ultérieurement.
Absence injustifiée :
 On appelle « absence injustifiée », toute absence non justifiée auprès
de votre gestionnaire hiérarchique.
 Vous devez avertir votre gestionnaire hiérarchique dès que possible.
 Les absences injustifiées non signalées pourront être considérées
comme des fautes volontaires et entraîner des mesures disciplinaires.
 En cas de justification non acceptable, des mesures disciplinaires
pourront être prises à votre égard ou la période d'absence ou de retard
pourra être imputée à votre salaire.
75
Jours de congé de maladie :
Tous les jours de congé de maladie pris par un employé sont
décomptés du nombre de jours auquel il a droit conformément à la loi
applicable en matière d'emploi.
Quintiles a adopté une politique officieuse concernant les jours de congé
de maladie, à savoir que les employés sont payés normalement lorsqu'ils
sont en congé de maladie, jusqu'à un maximum de cinq (5) jours par an
(certaines restrictions s'appliquent). Nous vous demandons de ne pas
abuser de cette politique.
 Il se peut que vous puissiez accumuler du temps afin de pouvoir
prendre des jours de congé de maladie ou vous rendre à des rendezvous. Demandez à votre gestionnaire hiérarchique si cela est possible.
 Les congés de maladie sont contrôlés de façon continue. Votre
gestionnaire hiérarchique interviendra si vous prenez trop fréquemment
des congés de maladie.
 La direction a le droit de déduire de votre salaire tout jour de congé de
maladie pris en cas de problème.
Remarque : La direction, à sa discrétion, peut octroyer plus que cinq (5)
jours.
Affaires personnelles :
En cas de congé de maladie ou d'urgence.
 Pour bénéficier d'une autorisation d'absence, vous devez en avertir
votre gestionnaire immédiat au moins cinq (5) jour(s) ouvrable(s) avant
le premier jour d'absence souhaité ou dès que vous en avez la
possibilité.
 Vous devrez discuter des raisons de cette demande d'autorisation
d'absence avec votre gestionnaire hiérarchique afin qu'il puisse juger de
sa légitimité.
76
Jours variables :
L'entreprise est consciente du fait que dans certaines circonstances, ses
employés (permanents et à temps plein uniquement) peuvent être amenés
à s'absenter du travail.
 À ces fins, les employés embauchés au plus tard le 31 mars bénéficient
de deux (2) jours variables. Si l'employé a été embauché après le
31 mars, mais avant le 30 septembre, il a droit à un (1) jour variable
pour l'année civile en cours. Si l'employé est embauché après le 30
septembre, il n'a droit à aucun jour variable pour l'année civile en cours.
Employés de Quintiles embauchés
Droits pour l'année civile
Au plus tard le 31 mars
2 jours variables
Après le 31 mars et au plus tard le 30
septembre
1 jour variable
Après le 30 septembre
Aucun jour variable
 Ces jours variables doivent être consacrés à des affaires personnelles
qui ne pourraient pas être réglées en dehors des heures de travail. Ils
peuvent également permettre d'assister à des fêtes religieuses ou
ethniques. L'employé ne peut pas prendre des heures, mais il peut
prendre des demi-journées ou des jours entiers. Les jours pris à ces fins
doivent être enregistrés comme jours variables sur la feuille d'heure de
l'employé.
 Avant de s'absenter du travail, l'employé doit faire approuver ses jours
variables par le superviseur ou par le gestionnaire.
 Les jours variables ne peuvent pas être reportés d'une année à l'autre et
ceux qui, au plus tard le 31 décembre ou à la cessation d'emploi, n'ont
pas été pris seront perdus. Les jours variables non utilisés ne seront pas
rémunérés.
Remarque : Si l'employé décide de mettre un terme à son emploi, il ne
pourra pas prendre de jours variables pendant la période de deux (2)
semaines correspondant au préavis de cessation d'emploi.
77
Demande de départ prématuré/d'arrivée tardive :
Chez Quintiles, nous comprenons que vous ayez parfois besoin de partir
plus tôt ou d'arriver plus tard en cas de maladie, de rendez-vous ou autres
situations d'urgence.
 Toute demande de départ prématuré ou d'arrivée tardive doit être
envoyée à votre gestionnaire à l'avance, le plus tôt possible.
 Chaque demande sera considérée individuellement. L'autorisation
pourra être accordée ou non en fonction de la nature de la demande, de
la charge de travail, des échéances, etc.
 Vous devez compenser votre absence au préalable ou dans la semaine
qui suit.
 Si vous ne pouvez pas ou ne souhaitez pas compenser le temps pris,
pour des raisons financières, sachez que seul le temps travaillé ce jourlà sera rémunéré.
 Les congés pour maladie et ceux pour rendez-vous médicaux doivent
être enregistrés dans votre feuille de temps à l'aide du code
correspondant.
Congés autorisés :
Ces congés autorisés vous permettent de vous absenter de votre travail
tout en conservant votre emploi.
 Chez Quintiles, nous nous conformons à toute législation concernant
les congés autorisés.
 Si vous ne reprenez pas le travail dans les trois (3) jours ouvrables
suivant un congé autorisé approuvé, vous serez considéré comme
ayant démissionné de votre emploi.
Congé de grossesse/maternité :
Les congés de maternité ne sont pas rémunérés. Les mères biologiques
ont droit à des congés de maternité et, si elles remplissent les conditions
requises, peuvent bénéficier des prestations d'assurance-emploi.
 Les modalités des congés de maternité dépendent de la réglementation
en vigueur dans votre province. Tout départ en congé de maternité
avant la date de début imposée par la loi doit être justifié par un
certificat médical.
 Selon la réglementation en vigueur, vous devez fournir à votre
gestionnaire hiérarchique un préavis écrit et un certificat médical
stipulant la date prévue de l'accouchement avant la date de début de
votre congé de maternité.
 Toutefois, vous devriez nous en informer le plus tôt possible de façon à
ce que nous puissions nous organiser.
78
 Si vous souhaitez revenir travailler avant la fin de votre congé de
maternité, vous devez avertir votre gestionnaire hiérarchique de la date
anticipée de votre retour.
 Pour pouvoir bénéficier des prestations d'assurance-emploi de
maternité, vous devez avoir travaillé pendant une période minimale de
référence précédant immédiatement la date prévue de l'accouchement.
 Quintiles versera la différence à l'employée pour que celle-ci puisse
toucher l'équivalent de 70 % de son salaire pendant la période allant de
la troisième et la dixième semaine de congé.
 Votre « Relevé d'emploi » vous sera envoyé avec votre dernière paie et
vous devrez le transmettre à Service Canada afin de pouvoir bénéficier
des prestations de maternité. En règle générale, vous pouvez le faire
en ligne (reportez-vous à l'adresse
suivante : http://www.servicecanada.gc.ca/fra/ae/demande/assuranc
eemploi.shtml) ou en vous rendant au bureau local de Service Canada
dont vous dépendez.
 Vous pouvez demander à ce que vos congés accumulés vous soient
payés en même temps que votre dernière paie.
 « Service Canada » recommande d'effectuer une demande de
prestations d'assurance-emploi de maternité dès le lendemain du
dernier jour de travail, en ligne ou en personne. En effet, tout retard
dans la demande peut compromettre vos droits aux prestations. Vous
pouvez avancer la date de fin de votre congé à condition de nous
prévenir par écrit et à l'avance, soit avant la nouvelle date de fin,
conformément à la législation sur l'emploi applicable. Vous pouvez
également retarder la date de fin de votre congé à condition de nous
prévenir suffisamment longtemps à l'avance avant la date de fin initiale,
et ce, conformément à la législation sur l'emploi applicable.
 Quintiles se réserve le droit de refuser, par écrit, toute modification de
la date de fin de votre congé de maternité en cas d'absence de préavis
de votre part, sauf si la législation sur l'emploi en vigueur le lui interdit.
Nous vous en informerons au moment du dépôt de la demande ou peu
de temps après.
 À la fin de la période de congé validée, tout défaut de présentation au
travail (sans préavis approprié) sera considéré comme une démission et
mettra fin à votre contrat de travail.
 Si vous exercez une activité rémunérée alors que vous percevez des
prestations de maternité, celles-ci seront réduites d'une somme
équivalente à vos revenus.
 Conformément à la législation sur l'emploi en vigueur, vous continuerez
à recevoir les avantages sociaux de l'entreprise lorsque vous êtes en
congé. Le maintien des couvertures dépend des dispositions, des
conditions et des restrictions imposées par la politique de l'entreprise et
par le fournisseur de prestations. L'employée devra prendre les
dispositions nécessaires relativement aux cotisations, et ce, avant le
début du congé.
79
Congé de naissance réservé aux nouveaux parents :
Un employé peut prendre cinq (5) jours de congé à l'occasion de la
naissance de son enfant, de l'adoption d'un enfant ou à la suite d'une
interruption de grossesse après 20 semaines.
 Les trois (3) premiers jours de congé sont rémunérés si l'employé
compte soixante (60) jours de service sans interruption.
 À la demande de l'employé, ce congé peut être réparti en plusieurs
jours.
 Le jour de congé ne peut pas être pris après les quinze (15) jours qui
suivent l'arrivée de l'enfant au domicile ou l'interruption de grossesse.
 L'employé doit informer dans les plus brefs délais son gestionnaire
hiérarchique et le Service des ressources humaines de son intention de
prendre le congé.
Congé parental et d'adoption :
Les congés parentaux ne sont pas rémunérés et peuvent être partagés
entre la mère et le père (biologiques ou adoptifs), le cas échéant. Les
nouveaux parents ont droit à un congé parental et, s'ils remplissent les
conditions requises, peuvent bénéficier des prestations d'assurance-emploi.
 Votre « Relevé d'emploi » vous sera envoyé avec votre dernière paie et
vous devrez le transmettre à Service Canada afin de pouvoir bénéficier
des prestations parentales. En règle générale, vous pouvez le faire en
ligne ou en vous rendant au bureau local de Service Canada dont vous
dépendez.
 Vous pouvez demander à ce que vos congés accumulés vous soient
payés en même temps que votre dernière paie.
 « Service Canada » recommande d'effectuer une demande de
prestations d'assurance-emploi de maternité dès le lendemain du
dernier jour de travail, en ligne ou en personne. En effet, tout retard
dans la demande peut compromettre vos droits aux prestations.
 Vous devez aviser votre gestionnaire hiérarchique par écrit de la date
de début de votre congé.
 Lorsqu'une employée prend à la fois un congé de maternité et un congé
parental, il suffit d'envoyer une seule lettre avant la date de début du
congé de maternité.
 Toutefois, nous vous serions reconnaissants de nous en informer par
écrit beaucoup plus tôt de façon à ce que nous puissions nous
organiser.
 Vous pouvez avancer la date de fin de votre congé à condition de nous
prévenir par écrit et à l'avance, soit avant la nouvelle date de fin,
conformément à la législation sur l'emploi applicable. Vous pouvez
également retarder la date de fin de votre congé à condition de nous
prévenir suffisamment longtemps à l'avance avant la date de fin initiale,
et ce, conformément à la législation sur l'emploi applicable.
80
 Quintiles se réserve le droit de refuser, par écrit, toute modification de
la date de fin de votre congé de maternité en cas d'absence de préavis
de votre part, sauf si la législation sur l'emploi en vigueur le lui interdit.
Nous vous en informerons au moment du dépôt de la demande ou peu
de temps après.
 À la fin de la période de congé validée, tout défaut de présentation au
 Si vous exercez une activité rémunérée alors que vous recevez des
prestations parentales, un dispositif de récupération s'applique après un
certain montant en dollars ou un pourcentage des revenus. Pour en
savoir davantage, communiquez avec votre bureau local de Ressources
humaines et Développement des compétences Canada.
par le fournisseur de prestations. L'employé(e) devra prendre les
début du congé.
Congés de maternité et parentaux • Liste des tâches
Les employées peuvent bénéficier de prestations d'assurance-emploi
lorsqu'elles sont enceintes, après un accouchement ou l'adoption d'un
enfant, ou pendant leur congé de maternité. Leur conjoint peut également
bénéficier de prestations parentales. La liste des tâches suivantes
constituera une aide lors de votre demande de congé de maternité ou
parental :
 Confirmez que vous êtes couvert par la législation en matière de
normes d'emploi au Canada en vigueur dans votre province.
 Si vous avez travaillé sans interruption chez Quintiles pendant la
période requise, vous devez :
a. Obtenir un certificat médical de grossesse établi par un professionnel
de la santé indiquant la date prévue de l'accouchement ou un
certificat d'adoption pour les juridictions concernées.
b. Informer Quintiles, par écrit, de la date à laquelle vous comptez
prendre votre congé. Veuillez remplir le formulaire de congé de
maternité qui se trouve sur l'intranet. Vous trouverez également le
formulaire de congé de maternité/grossesse et le formulaire de
congé parental/d'adoption à la section « Formulaires » qui se trouve
à la fin du présent manuel.
c. Certaines prestations requièrent une participation financière de votre
part. Renseignez-vous auprès du Service des ressources humaines
pour vous assurer d'avoir fait ce qu'il fallait pour conserver les
prestations appropriées.
81
d. Demandez votre « relevé d'emploi » afin de pouvoir bénéficier des
prestations d'assurance-emploi.
e. Pour un paiement rapide de votre assurance-emploi, communiquez
avec le bureau Service Canada le plus proche au moins dix
(10) semaines avant la date prévue de l'accouchement afin d'obtenir
les formulaires requis. Ces formulaires sont également disponibles
en ligne.
f. Effectuez la demande de prestations d'assurance-emploi dès le
début de votre congé. Il faut prévoir au moins deux (2) semaines
d'attente pour le traitement de votre demande.
Obligations familiales :
Conformément à la législation provinciale et la législation sur l'emploi
applicable, Quintiles accorde aux employés des congés autorisés non
rémunérés durant l'année civile de douze (12) mois pour assumer des
responsabilités liées à la santé, à la garde ou à l'éducation d'une personne
de leur famille proche.
 Congé sans solde accordé aux employés durant chaque année de
service pour assumer des responsabilités liées à ce qui suit :
a. la garde, la santé ou l'éducation de leur enfant;
b. la garde, la santé ou l'éducation de tout autre membre de leur famille
immédiate.
 Les dispositions et les droits relatifs au congé varient selon la province.
Veuillez consulter la section relative aux congés propres à votre
province ou communiquer avec le Service des ressources humaines.
82
Congé familial pour raison médicale (congé pour
compassion) :
En fonction de la législation provinciale, Quintiles accorde des congés
personnels non rémunérés pour obligations familiales à tous les employés
qui le souhaitent.
 Le congé familial pour raisons médicales est un congé non payé, sans
risque de perte d'emploi, et d'une durée maximale de huit (8) semaines
par période de 26 semaines.
 Vous pouvez prendre un congé familial pour raisons médicales pour
vous occuper d'un membre de votre famille pour lequel un professionnel
de la santé a délivré un certificat indiquant que l'état de santé de celui-ci
est préoccupant et qu'il existe un risque significatif de décès au cours
des 26 prochaines semaines.
 Bien que deux employés ou plus puissent avoir droit à un tel congé, les
huit (8) semaines de congé doivent être partagées par les employés
(cela ne s'applique que lorsqu'il s'agit du même membre de la famille).
 Bien que tous les employés ont droit au congé familial pour raisons
médicales, ils doivent prévenir par écrit leur gestionnaire hiérarchique
dans les plus brefs délais de leur intention de prendre un tel congé.
 En vertu de la Loi sur l’assurance-emploi, six (6) semaines de
prestations d'assurance-emploi appelées « prestations de soignant »
peuvent êtres payées aux employés admissibles qui doivent s'absenter
temporairement pour prendre soin d'un membre de leur famille dont
l'état de santé est grave, qui présente un risque de décès significatif
dans les 26 semaines et qui nécessite les soins ou le soutien d'un ou de
plusieurs membres de sa famille.
 Les employés qui souhaitent prendre un congé familial pour raisons
médicales doivent fournir à leur gestionnaire hiérarchique, si ce dernier
en fait la demande, une copie du formulaire (rempli) intitulé « Attestation
– Prestations de compassion de l'assurance-emploi », lequel se trouve
sur le site Web de Service Canada.
 Les membres de la famille pour lesquels un congé familial pour raison
médicale peut être pris sont les suivants :

le conjoint de l'employé (y compris conjoint de même sexe ou le
conjoint de fait)

un parent, un beau-parent, un des parents de famille d'accueil ou un
de ceux du conjoint de l'employé

un enfant, un enfant du conjoint ou un enfant placé en foyer
nourricier de l'employé ou de son conjoint

un enfant placé, actuellement ou par le passé, en foyer nourricier
chez l'employé

un frère, un demi-frère, une sœur ou une demi-sœur de l'employé

un grand-parent ou un beau-grand-parent de l'employé ou de son
conjoint
83

un petit-enfant ou un beau-petit-enfant de l'employé ou de son
conjoint

un beau-frère, un demi-beau-frère, une belle-sœur ou une demibelle-sœur de l'employé

un beau-fils ou une belle-fille de l'employé ou de son conjoint

le conjoint d'un enfant placé, actuellement ou par le passé, en foyer
nourricier chez l'employé; un tuteur, actuel ou ancien, de l'employé;
un petit-enfant, un oncle, une tante, un neveu ou une nièce de
l'employé

le tuteur, actuel ou ancien, de l'employé

le pupille, actuel ou ancien, de l'employé ou de son conjoint

une tante, un oncle, une nièce ou un neveu de l'employé ou de son
conjoint

toute personne qui considère l'employé comme un proche parent (ou
que l'employé considère comme tel)
 L'accumulation de vos droits sera interrompue pendant le congé et
reprendra à votre retour.
 Afin que votre retour au travail soit correctement planifié, vous devez
aviser l'entreprise au moins deux (2) semaines à l'avance, par écrit, de
votre date de retour au travail à l'issue du congé familial.
 À la fin du congé familial pour raisons médicales, vous serez réintégré
au même poste, si disponible, ou à un poste équivalent correspondant à
vos qualifications.
 À l'issue de la période de congé validée, tout défaut de présentation au
 Les dispositions et les droits relatifs au congé varient selon la province.
Veuillez consulter les congés propres à votre province
par le fournisseur de prestations. L'employé(e) devra prendre les
début du congé.
84
Congé à l'intention des réservistes :
Le congé à l'intention des réservistes est un congé non rémunéré, sans
risque de perdre son emploi pour les réservistes militaires participant à
certaines opérations nationales, telles qu'une opération de recherche et
sauvetage ou en cas de catastrophes nationales telles que le secours aux
victimes d'inondations ou les tempêtes de verglas, ainsi qu'à des
déploiements internationaux. En cas d'opérations internationales, cela
comprendrait toute activité antérieure (formation) ou postérieure au
déploiement requise par les Forces canadiennes.
 Conformément à la législation provinciale en vigueur, les employés
doivent avoir travaillé chez Quintiles pendant une période minimale de
référence.
 Les employés doivent aviser par écrit leur employeur de leur départ en
congé dès que possible. La lettre de préavis devra indiquer les dates de
départ et de retour si connues.
 Quintiles peut demander la preuve confirmant qu'un employé est
membre des Réserves, est appelé au service et, le cas échéant, les
dates de début et de fin de la période de service.
 Votre participation aux prestations et aux régimes de retraite cesse
pendant la durée du congé. L'employé continuerait d'accumuler de
l'ancienneté et des crédits de service pendant son congé.
 Dans le cas d'opérations d'urgence, vous devez en informer Quintiles
dès que possible après avoir été appelé par les Forces armées pour
participer à l'opération, en utilisant les procédures établies pour
rapporter des absences du travail imprévues.
Congé de citoyenneté :
Jusqu'à un (1) jour de congé rémunéré vous sera accordé si vous vous
absentez pour participer à la cérémonie de citoyenneté qui vous accordera
le statut de citoyen canadien.
 Pour y avoir droit, vous devez avoir réussi votre période d'essai.
Mariage ou unions civiles :
 Vous disposez d'un (1) jour de congé rémunéré le jour de votre
mariage ou de votre union civile, si celui-ci ou celle-ci a lieu un jour
ouvrable.
 En ce qui concerne le mariage ou l'union civile d'un enfant, d'un frère,
d'une sœur, d'un père, d'une mère ou du père ou de la mère de votre
conjoint, vous disposez d'un (1) jour non rémunéré le jour de
l'événement, si celui-ci a lieu un jour ouvrable.
85
Décès :
Le décès d'un membre de la famille immédiate de l'employé peut justifier
l'octroi de congés rémunérés. La politique de Quintiles va dans ce sens. En
effet, l'employé peut se voir accorder jusqu'à trois (3) jours de congé
rémunérés si un décès survient dans sa famille immédiate.
 Par famille immédiate d'un employé, on entend son conjoint, ses
enfants, les enfants de son conjoint, ses frères, ses sœurs, ses parents,
ses grands-parents, ses petits-enfants, ses tantes, ses oncles, ses
nièces, ses neveux, ses cousins germains et les membres de sa bellefamille.
 Le nombre de jours octroyés dépendra de la durée de service de
l'employé, de la législation en vigueur et de l'épreuve que l'employé
semble traverser. À moins que la loi applicable ne le prescrive
autrement, le congé de deuil sera attribué à la discrétion du gestionnaire
hiérarchique.
 Dans certains cas, les circonstances pourront nécessiter qu'un congé
supplémentaire soit accordé et il appartiendra au gestionnaire de
décider si l'employé peut prendre un congé non rémunéré en l'absence
d'heures pour besoins personnels en banque.
Autorisation d'absence pour jour de scrutin
Quintiles encourage les à l'employés admissibles à participer aux élections
des responsables gouvernementaux quels qu'ils soient et s'engage à
aménager les horaires de travail de façon à ce que chacun puisse aller
voter.
 La Loi électorale du Canada stipule que tout à l'employé qui est habilité
à voter lors d'une élection fédérale doit disposer de trois (3) heures
consécutives pour aller voter. Le cas échéant, vous bénéficierez d'une
autorisation d'absence entièrement rémunérée pouvant aller jusqu'à
trois (3) heures consécutives afin de voter. Les élections provinciales et
municipales peuvent varier en fonction du lieu du scrutin.

Pour obtenir une autorisation d'absence pour aller voter, vous devez
en informer votre gestionnaire hiérarchique avant le jour du scrutin
afin que votre absence puisse être planifiée en début ou en fin de
journée.

L'entreprise vous paiera jusqu'à trois (3) heures au taux horaire
normal. Vous n'avez pas besoin de compenser le temps pris pour
aller voter.
Par exemple, si un employé réside dans une circonscription où les
bureaux de vote sont ouverts de 9 h 30 à 21 h 30 et que les heures de
travail de l'employé vont de 11 h à 19 h, il ne se verra pas accorder trois
(3) heures consécutives pour aller voter. Quintiles peut autoriser que
l'employé arrive en retard (à 12 h 30), parte en avance (à 18 h 30), ou
qu'il prenne trois (3) heures sur son temps de travail dans le courant de
la journée pour pouvoir exercer son droit de vote.
86
À titre d'exemple supplémentaire, si l'employé réside dans une
circonscription où les bureaux de vote sont ouverts de 8 h 30 à 20 h 30
et que les heures de travail de l'employé vont de 9 h à 17 h, alors
Quintiles n'est pas obligée d'octroyer à l'employé un congé pour qu'il
aille voter. En effet, l'employé dispose déjà de trois heures et demie
consécutives pour aller voter (de 17 h à 20 h 30).
Des dispositions semblables peuvent exister en vertu des législations
provinciales ou municipales
Congés pour fonctions de juré :
Quintiles encourage les employés à s'acquitter de leurs obligations
civiques en accomplissant leur devoir le cas échéant.
 Pour avoir droit à une rémunération de la part de l'entreprise, vous
devez avoir réussi votre période d'essai. Tous les employés ont le droit
de prendre un congé, sans risque de perte d'emploi, lorsqu'ils sont
appelés à remplir leurs fonctions de juré.
 Pour y avoir droit, vous devez avoir réussi votre période d'essai.
 À condition que toute somme qui vous soit versée par le tribunal soit
reversée à l'entreprise, vous serez rémunéré selon votre taux journalier
normal.
 Vous devez fournir une copie de votre assignation à comparaître à votre
gestionnaire hiérarchique dès que possible afin que la direction puisse
s'organiser.
 Vous devez vous présenter au travail dès que le calendrier judiciaire le
permet.
 L'entreprise ou vous-même pouvez demander une dispense de vos
obligations civiques si Quintiles considère que votre absence peut
engendrer d'importantes difficultés opérationnelles. La politique adoptée
par Quintiles vise à permettre aux employés de prendre un congé pour
fonctions de juré lorsqu'ils sont appelés à être remplir de telles
fonctions. Si le congé ne dépasse pas deux (2) semaines, il ne sera pas
déduit des jours de congé personnel que l'employé a accumulés ou de
la paie de ce dernier.
 Si le congé pour fonctions de juré excède deux (2) semaines, les seules
indemnités auxquelles l'employé pourra prétendre seront celles versées
par le tribunal.
 En outre, vous continuerez à accumuler vos droits aux congés annuels,
de maladie et à l'indemnisation des jours fériés.
87
Prestations d'assurance-emploi :
Service Canada est responsable de la gestion des prestations d'assuranceemploi au Québec. Par conséquent, la politique qui suit est susceptible
d'être modifiée de manière ponctuelle en fonction des changements mis en
place par Service Canada.
 Les employés admissibles peuvent bénéficier des prestations
d'assurance-emploi selon les conditions suivantes :

Prestations de maternité – Mères biologiques

Prestations parentales – Parents biologiques et adoptifs

Prestations de maladie – Personnes en incapacité de travailler pour
cause de maladie

Prestations pour les parents d'enfants gravement malades (PEGM) –
Personnes qui doivent s’absenter de leur travail pour prendre soin
de leurs enfants malades ou blessés en phase critique.

Prestations pour les parents d'enfants assassinés ou disparus
(PEAD) – Congé de compassion pour les parents d'enfants qui ont
été assassinés ou qui ont disparu à la suite d'un crime
 Pour pouvoir bénéficier des prestations d'assurance-emploi
susmentionnées, l'employé doit remplir les conditions suivantes :

Avoir effectué une demande de prestations;

Avoir cotisé à l'assurance-emploi; et

Avoir travaillé le nombre d'heures requis.
88
 Les employées peuvent bénéficier de prestations d'assurance-emploi
lorsqu'elles sont enceintes, après un accouchement ou l'adoption d'un
enfant, ou pendant leur congé de maternité. Leur conjoint peut
également bénéficier de prestations parentales.
 Toute mère biologique bénéficie d'un maximum de 15 semaines de
prestations de maternité pour la période entourant la naissance de
l'enfant. Pour être admissible, l'employée doit avoir effectué 600 heures
d'emploi assurable au cours des 52 dernières semaines.
 Les parents biologiques et adoptifs peuvent bénéficier de prestations
parentales pendant une période pouvant aller jusqu'à 35 semaines.
Pour être admissibles, l'employée et son conjoint (en cas de partage
des prestations parentales) doivent avoir effectué 600 heures d'emploi
assurable au cours des 52 dernières semaines.
 Le taux et la durée de ces prestations sont les mêmes quel que soit le
nombre d'enfants nés ou adoptés.
 Le cas échéant, les mères biologiques peuvent faire la demande de
prestations parentales en même temps que la demande de prestations
de maternité.
 Les mères biologiques peuvent cumuler des prestations de maternité,
parentales et de maladie jusqu'à un maximum de 50 semaines sur une
période de prestations de 52 semaines.
Au Québec, le congé de maternité, le congé parental et le congé de
paternité sont réglementés par la province en vertu du Régime québécois
d'assurance parentale (RQAP). Pour obtenir plus de renseignements,
http://www.rqap.gouv.qc.ca/index_en.asp
89
Référence rapide sur les congés autorisés prévus par la législation :
Province
Type
Période minimale
de référence
Durée du congé
Prolongation(s)
Préavis requis
AB
Maternité
Parental/Adoption
12 mois (5)
12 mois (5)
15 semaines
37 semaines
Non spécifié
6 semaines
6 semaines
Forces de réserve
26 semaines
Au besoin
Congé pour urgence signalée
Non spécifié
Au besoin
CB
NE
dès que possible
(5)
Aucune
17 semaines
Parental/Adoption
Aucune
37 semaines (1), (5)
5 semaines (3), (5)
4 semaines
Obligations familiales
Non spécifié
5 jours/an
Non spécifié
dès que possible
Congé pour compassion
Aucune
8 semaines
Non spécifié
dès que possible
Forces de réserve
Au besoin
Au besoin
4 semaines
Décès
3 jours
Non spécifié
dès que possible
Au besoin
Au besoin
dès que possible
Non spécifié
4 semaines
4 semaines
(5)
6 semaines
(2)
Maternité
Congés pour fonctions de juré
MB
4 semaines
4 semaines
Maternité
Parental/Adoption
7 mois
7 mois (5)
17 semaines
37 semaines (5)
30 jours
3 jours/an
dès que possible
30 jours
8 semaines
dès que possible
Décès
30 jours
3 jours
dès que possible
Congé de citoyenneté
30 jours
jusqu'à 4 heures
2 semaines
Forces de réserve
7 mois (5)
Au besoin
dès que possible
Donneur d'organe
30 jours
13 semaines
Décès ou disparition d'un enfant
30 jours
Maladie grave d'un enfant
30 jours
52 semaines/104
semaines (20)
jusqu'à 37 semaines
Maternité
Congé parental
1 année
1 année
17 semaines
52 semaines (1)
13 semaines
dès que possible
dès que possible
dès que possible
(22)
Non spécifié
4 semaines
4 semaines
90
Province
ON
Type
Période minimale
de référence
Durée du congé
Décès
Non spécifié
3 jours (4) (5)
dès que possible
Maladie/Obligations familiales
Non spécifié
3 jours/an
dès que possible
3 mois
8 semaines
dès que possible
Congé pour fonctions judiciaires
Non spécifié
Au besoin
dès que possible
Congé spécial en cas d'urgence
Non spécifié
Au besoin
dès que possible
Forces de réserve
1 année
18 mois/3 ans
dès que possible
Décès ou disparition d'un enfant
6 mois
dès que possible
Congé en cas de maladie grave
6 mois
52 semaines/104
semaines (20)
jusqu'à 37 semaines
Maternité
13 semaines
17 semaines
Congé parental
13 semaines
37 semaines (1)
2 semaines
10 jours/an
dès que possible
Urgence personnelle
QC
(9)
Prolongation(s)
dès que possible
(22)
- (Décès/Maladie/Obligations familiales) Non spécifié
Préavis requis
Non spécifié
2 semaines
Forces de réserve
6 mois (5)
Au besoin
dès que possible
Congé pour urgence signalée
Non spécifié
Comme autorisé
dès que possible
Congé familial pour raison médicale
Non spécifié
8 semaines
dès que possible
Donneur d'organe
13 semaines
13 semaines
13 semaines
2 semaines
Maternité
60 jours
18 sem. (5), (7)
Non spécifié
3 sem.
Paternité
60 jours
5 sem. (5), (7)
DQP
Parental/Adoption
60 jours
52 sem. (17), (18)
3 sem.
(10)
Naissance/Adoption/Interruption de
grossesse
Non spécifié
5 jours
Non spécifié
10 jours/an
Maladie (famille)
Non spécifié
12 sem./an
Tragédie (famille)
Maladie (employé)
3 mois
(5)
3 mois
(5)
voir ci-dessous*
26 sem./an
DQP
DQP
DQP
*,**
DQP
2 an
**
DQP
Province
SK
91
Type
Période minimale
de référence
Durée du congé
Mariage (famille)
Non spécifié
1 jour (11)
1 sem.
Forces de réserve
12 mois (5)
jusqu'à 18 mois
4 sem.
Décès
Non spécifié
5 jours (4), (8), (14)
DQP
Don d'organes et de tissus
3 mois
26 sem./
an
2 sem.
Maternité
Adoption
20 semaines
20 semaines
18 semaines
18 semaines (7)
Congé parental
20 semaines
37 semaines (12), (5)
4 semaines
12 jours/an;
12 semaines/an;
26 semaines; ou
16 semaines/an
5 jours
dès que possible
Période de service de
l'employé
6 semaines
Maladie
13 semaines
Décès
3 mois (5)
Forces de réserve
Non spécifié
(5)
Prolongation(s)
6 semaines (2)
Préavis requis
4 semaines
4 semaines
dès que possible
* Un (1) an à la suite du décès par suicide de son conjoint ou de son enfant, ou de la disparition de son enfant.
**Deux (2) ans (période de 12 semaines incluse) si, à la suite d'un acte criminel, si l'employé ou son enfant est victime de
préjudice corporel ou que son conjoint ou son enfant décède.
92
Notes de bas de page :
(1) 35 semaines en cas de congé de maternité, pour adoption ou parental.
(4) Pour les membres de la famille immédiate. Un (1) jour dans les autres cas.
(5) Doivent être pris consécutivement.
(7) S'applique également au congé parental.
(8) 11er jour payé si la période minimale de référence est respectée.
(10) Les deux (2) premiers jours sont payés.
(11) Payé s'il s'agit du mariage de l'employé.
(12) 34 semaines en cas de congé de maternité, d'adoption ou parental.
(14) Employés de l'industrie de la confection : Trois (3) jours rémunérés pour les membres de la famille immédiate, deux (2) jours
non rémunérés sont accordés en prime. Un (1) jour non rémunéré pour les grands-parents ou les parents et un (1) jour non
rémunéré pour les membres de la famille immédiate.
(17) S'applique également au congé de maternité.
(18) S'applique également au congé de paternité.
(20) 52 semaines si l'enfant a disparu à la suite d'un crime ou 104 semaines si l'enfant est décédé à la suite d'un crime.
(21) 35 semaines pour le ou les parents d'un enfant qui est décédé ou a disparu à la suite d'un crime.
(22) Jusqu'à 37 semaines pour offrir des soins ou du soutien à un enfant gravement malade.
93
Congé sabbatique :
L'entreprise est consciente du fait que parfois un employé peut être amené
au cours de sa vie professionnelle à prendre une période de congé
prolongée pour mettre sa carrière entre parenthèses, et ce, pour pouvoir se
ressourcer et s'épanouir. On parle alors d'une « interruption de carrière » ou
bien parfois d'un « congé sabbatique ». La présente politique définit le
congé sabbatique comme étant une période de congé continue pour des
raisons non liées à la santé, à la maternité, à la paternité ou au congé pour
compassion.
Veuillez trouver le formulaire de demande pour un congé sabbatique à la
section « Forms » (formulaires) qui se trouve à la fin du présent manuel.
Quintiles intitulée « Sabbatical Leave » (congé sabbatique), veuillez
%20Policies/13.%20Global%20Vacation%20Policy.pdf
Congé non rémunéré :
Un employé peut demander à prendre un congé non rémunéré. Le directeur
du service est libre d'approuver ou de refuser la demande de congé. Le
Service de la paie devra en être informé pour pouvoir agir en conséquence.
 Un congé non rémunéré pourra être pris en cas de circonstances
atténuantes et uniquement à la condition que l'employé n'ait pas
d'heures pour besoins personnels en banque.
 La direction devra appliquer cette politique de façon équitable et
uniforme.
Congé de maladie de longue durée :
Grâce à son fournisseur de prestations, Quintiles peut accorder des
congés de maladie de longue durée rémunérés pour des invalidités de
courte et de longue durée aux employés admissibles victimes d'une
incapacité temporaire de travailler à cause d'un état de santé ou d'une
incapacité grave.
 Dans le cadre de cette politique, sont considérés comme états de santé
ou incapacités graves :

tout état de santé nécessitant des soins médicaux dispensés dans
un hôpital, un établissement de soins palliatifs ou tout établissement
de soins médicaux résidentiel;

tout état de santé nécessitant un traitement permanent dispensé par
un professionnel de santé; et

toute incapacité liée à la grossesse, à l'accouchement ou à toute
condition médicale connexe.
94
 Aux fins d'ouverture de votre dossier, vous devez transmettre un
certificat médical au Service des ressources humaines.
95
Travail modifié :
L'ensemble du corps médical s'accorde à dire que le rétablissement d'un
employé après un accident ou une période d'invalidité peut, dans la plupart
des cas, être amélioré avec son retour à des fonctions modifiées. En outre,
conformément à nos politiques équitables en matière d'emploi, nous ne
pratiquons aucune discrimination liée au handicap.
Lorsqu'un employé est blessé ou invalide, Quintiles mettra tout en œuvre
afin de lui trouver des fonctions modifiées compatibles et favoriser ainsi son
rétablissement, dans le mesure du possible.
Pour ce faire, les procédures suivantes doivent être respectées :
 Votre professionnel de la santé doit fournir une description détaillée des
restrictions applicables à la reprise du travail.
 L'entreprise peut fournir au professionnel de la santé responsable du
suivi de l'employé une description du poste ou une analyse des
exigences physiques relatives au poste.
 Avec votre consentement, le professionnel de la santé a également la
possibilité de communiquer avec le Service des ressources humaines
par téléphone pour discuter des fonctions modifiées.
 Après réception du rapport du professionnel de la santé, le Service des
ressources humaines consulte votre gestionnaire hiérarchique afin de
discuter, entre autres, de modifications à apporter au poste que vous
déteniez avant de vous blesser, si vous pouvez effectuer les tâches
essentielles qui y sont liées, si des fonctions modifiées appropriées sont
disponibles et si un retour progressif au travail est possible.
 Si, alors que vous avez été affecté à un travail modifié, votre blessure
ou votre invalidité empire, vous avez la responsabilité d'en alerter le
gestionnaire hiérarchique qui vous a affecté à ce travail afin d'en
discuter.
 Dans de tels cas, le gestionnaire hiérarchique consultera le Service des
ressources humaines. Si aucun arrangement ne peut être trouvé, le
Service des ressources humaines communiquera avec le professionnel
de la santé qui s'occupe de vous afin de discuter de la pertinence des
fonctions.
 Si aucun travail modifié ne peut être trouvé pour répondre à vos
besoins, vous continuerez à bénéficier de la protection du régime
d'invalidité conformément aux politiques de Quintiles et de la législation
provinciale.
 Si, à cause de votre blessure ou de votre invalidité, vous ne pouvez
effectuer vos tâches habituelles et que vous n'avez pas reçu de soins
médicaux pour ce problème ou que votre professionnel de la santé vous
a remis un rapport, vous devriez en parler avec votre gestionnaire
hiérarchique. Il se peut que le gestionnaire hiérarchique puisse
rechercher un travail modifié pour vous une fois que vous aurez obtenu
le rapport médical.
96
 Étant donné la difficulté à prévoir l'ensemble des situations possibles,
nous nous réservons le droit de ne pas respecter ces procédures en cas
d'injustices manifestes.
Retour au travail rapide et sécuritaire (RTRS) :
Quintiles a établi un programme de retour au travail rapide et
sécuritaire (RTRS) qui s'appliquera à tous les employés qui reçoivent
des prestations résultant d'une blessure ou d'une maladie contractée
sur le lieu de travail et, le cas échéant, aux employés en congé de
maladie en raison d'une blessure ou d'une maladie non liée au lieu de
travail.
Objectifs
1. Encourager et améliorer le processus de récupération physique et
psychologique pour l'employé blessé.
2. Réduire les frais médicaux, les frais liés à une incapacité et les frais
liés à une perte de temps.
3. Réduire les coûts indirects liés aux accidents.
4. Minimiser les risques de se blesser à nouveau.
5. Encourager la coopération entre les employés et la direction.
6. Établir une main-d'œuvre plus stable.
7. Améliorer le sens de la confiance et le mieux-être des employés.
Définitions :
Travail adapté : Travail consécutif à une blessure qui est sécuritaire,
productif et adapté aux capacités fonctionnelles d'un employé, et qui, le
cas échéant, permet à l'employé d'être rémunéré comme il l'était avant
sa blessure.
Travail productif : Travail qu'un employé possède, ou travail que peut
effectuer un employé car il dispose des capacités nécessaires et dont
les tâches présentent des avantages objectifs pour l'activité de
l'employé.
97
Pourquoi disposer d'un programme de retour au travail rapide et
sécuritaire?
 Après la prévention des accidents, un programme de retour au travail
rapide et sécuritaire est le meilleur outil dont dispose le gestionnaire
pour contrôler les coûts des prestations et pour réduire les pertes. Le
mot clé est RAPIDE. Votre réaction au moment où vous apprenez votre
maladie ou votre blessure a un impact profond sur les résultats dans la
plupart des cas. Les actions du retour au travail rapide et sécuritaire
doivent commencer dès que possible, toutefois, étant donné que des
maladies ou des blessures spécifiques nécessitent des durées de
guérison différentes, les limites de temps pour un retour au travail rapide
et sécuritaire doivent également être flexibles et doivent être fondées
sur le jugement médical du médecin traitant.
Faits à savoir à propos du programme de retour au travail rapide et
sécuritaire
 Améliore tant la récupération psychologique que physique.
 Les employés blessés en arrêt de travail pendant plus de six mois ont
seulement cinquante pour cent de chance de reprendre leur travail; si la
perte de temps excède une année, leurs chances diminuent à moins de
dix pour cent.
 Les blessures indemnisables peuvent prendre jusqu'à quatre fois plus
longtemps pour la récupération; elles peuvent coûter cinq fois plus cher
que les blessures non indemnisables.
 Permet aux employés de continuer à vivre une vie productive.
 Réduit les frais de remplacement de l'employé, les frais liés aux heures
supplémentaires, les frais de recyclage, la perte de production et les
frais connexes et améliore le moral dans le milieu de travail.
 Réduit les frais médicaux. L'employé blessé guérit plus rapidement,
diminuant ainsi la durée du traitement médical nécessaire.
 Réduit les frais de compensation. La possibilité pour qu'un employé
devienne totalement invalide de façon permanente est fortement
réduite.
 Réduit les frais judiciaires. Les employés ont moins la sensation que
leurs droits ont été violés, les menant ainsi à faire appel à un avocat.
 La réduction des coûts aura un impact direct sur le taux de cotisation
pour les prestations pour les trois (3) prochaines années.
Adaptation :
 La nécessité d'adaptation peut devenir évidente lorsque l'on essaie de
déterminer et de sécuriser le travail approprié.
 Quintiles respectera toutes les lois applicables afin de trouver des
solutions pour faire du processus d'adaptation une réussite.
98
 Les aménagements peuvent inclure des modifications, des appareils
fonctionnels, ou une combinaison des deux, et ils sont destinés à faire
en sorte que les tâches essentielles liées au poste occupé avant
l'accident ou à l'autre emploi soient adaptées aux capacités
fonctionnelles de l'employé.
Modifications apportées au milieu de travail :
 Par modifications du milieu de travail, on entend les changements ou les
adaptations apportés à l'aire de travail, aux tâches ou à l'équipement
utilisé pour exécuter les fonctions liées au poste.
Appareils fonctionnels
Les appareils fonctionnels sont des aides/attachements prothétiques ou des
dispositifs spécialement conçus pour permettre à l'employé d'exécuter les
fonctions du poste occupé.
Qui est responsable?
 Les responsabilités sont attribuées à vous-même (l'employé blessé),
votre gestionnaire hiérarchique immédiat et Quintiles.
 Vous devrez :

Signaler toute blessure immédiatement à votre gestionnaire
hiérarchique.

Remplir toute la paperasse nécessaire dès que possible.

Suivre les pratiques et les règles de Quintiles.

Continuer de communiquer avec Quintiles.

Faire le point régulièrement sur votre condition physique, votre
traitement et votre état de santé avec votre délégué (p. ex.,
gestionnaire hiérarchique, Service des ressources humaines, etc.),
au moins une fois par semaine.

Revenir à des tâches adaptées par rapport aux restrictions
médicales (s'il y en a) comme il a été indiqué par votre médecin, en
tant que partie intégrante d'un programme de réadaptation.

Fournir des renseignements sur les capacités fonctionnelles au
besoin.

Identifier des occasions potentielles de travail.

Identifier des stratégies potentielles d'adaptation.

Signaler toute difficulté dans le processus de retour au travail rapide
et sécuritaire à votre gestionnaire hiérarchique.

99
Votre Service des ressources humaines devra :

Mener une enquête et écarter tout danger.

Remplir toute la paperasse nécessaire dès que possible.

Si vous avez recours à des soins médicaux, soumettez tout
document supplémentaire à compléter par le médecin et à retourner
à Quintiles dès que possible.

Vous informer sur les pratiques et les règles de travail de Quintiles.

Continuer de communiquer avec vous et le Service des ressources
humaines pour toute restriction liée au travail.

Quand cela est possible et au besoin, trouver ou établir un travail
adapté pour vous, sans restrictions.

Surveiller la récupération par l'intermédiaire des restrictions et des
besoins médicaux en cours liés au travail pour les tâches adaptées.

Déterminer et proposer des attributions de tâches adaptées.

Déterminer et discuter des solutions d'adaptation possibles.
 Quintiles devra :

transmettre les demandes de remboursement, les formulaires et les
autres renseignements pertinents au fournisseur de prestations afin
qu'il les traite et qu'il commence le versement des prestations;

informer vous-même et votre gestionnaire hiérarchique de vos droits
et responsabilités en vertu des règlements provinciaux en vigueur;

conserver les documents et les données relatives aux demandes de
remboursement et aux tendances;

continuer de communiquer avec vous, avec le fournisseur de
prestations et avec votre médecin pour toute restriction liée au
travail.
100
Commission des accidents du travail :
La Commission des accidents du travail a pour mission de dédommager les
à l'employés blessés au cours d'un accident survenu en dehors et pendant
leur emploi, ainsi que ceux qui souffrent d'invalidité due à une maladie
professionnelle.
 Ces dédommagements sont pris en charge par Quintiles, qui verse une
cotisation à un fonds gouvernemental.
 Si vous êtes blessé au travail, un dédommagement et une prise en
charge médicale vous seront versés par la Commission des accidents
du travail grâce à ce fonds.
Synthèse de la Commission des accidents du travail :
 Toutes les blessures, même minimes, doivent être immédiatement
signalées au gestionnaire hiérarchique. Lorsqu'une blessure n'a pas
correctement été signalée, le paiement des dédommagements effectué
par la Commission des accidents du travail peut être compromis. Un
rapport d'accident doit être rempli immédiatement et des copies doivent
être remises au Service des ressources humaines dans les 24 heures.
 En cas de nécessité de soins professionnels, vous devez demander au
Service des ressources humaines de l'entreprise le formulaire approprié
et le remettre au professionnel de la santé pour qu'il le remplisse.
 Si, à cause d'un accident de travail, vous pensez être absent pendant
une journée de travail, vous devez en informer le gestionnaire
hiérarchique afin qu'un rapport sur un accident ou une maladie
professionnelle soit rempli par l'employeur (« Employer’s Report of
Accident or Industrial Disease »), puis envoyé à qui de droit.
 À votre retour au travail, vous devez en avertir le gestionnaire
hiérarchique immédiatement afin qu'un formulaire de déclaration
ultérieure (« Employer's Subsequent Statement ») soit rempli par
l'employeur.
 Les gestionnaire hiérarchiques des équipes de nuit doivent signaler les
accidents au gestionnaire hiérarchique. Le gestionnaire hiérarchique
doit avertir le gestionnaire hiérarchique de la date et de l'heure de retour
de l'employé au travail.
 Lorsque vous bénéficiez d'avantages sociaux et que vous êtes suivi par
un professionnel de la santé, vous ne pouvez pas bénéficier des
services d'un autre professionnel de la santé sans l'autorisation écrite
de la Commission des accidents du travail.
 Vous avez droit à un dédommagement lorsque votre invalidité s'étend
au-delà d'un délai d'attente d'un (1) jour de travail. Lorsque votre
invalidité s'étend au-delà du délai d'attente, le dédommagement est dû
dès le début de l'invalidité.
 L'employé ne peut prétendre à aucun dédommagement lorsque
l'accident est uniquement attribuable à une faute grave et intentionnelle
de sa part, et qu'il n'a pas pour conséquence la mort ou une grave
incapacité de travail.
101
 Le délai de réception du dédommagement dépend du délai de
soumission des rapports.
 Seule la Commission des accidents du travail peut autoriser le paiement
d'une réclamation.
Pour obtenir des renseignements détaillés sur la Commission des
accidents du travail, veuillez communiquer avec le Service des
ressources humaines.
Employés blessés :
TOUS LES ACCIDENTS, même mineurs, qui se produisent au travail,
DOIVENT être immédiatement signalés au gestionnaire hiérarchique.
Si nous ne sommes pas informés de votre accident, nous ne pouvons pas
déposer un rapport en votre nom. Si votre accident est assez grave pour
que vous ayez besoin de prestations médicales, vous pouvez perdre la
possibilité d'obtenir des prestations qui vous seraient normalement dues.
Même une petite coupure ou égratignure peut s'infecter; par
conséquent, nous devons insister sur la nécessité de signaler tout
accident.
 Tous les accidents et toutes les blessures au travail doivent être
immédiatement signalés à le gestionnaire hiérarchique.
 Si vous êtes blessé, Quintiles fournira le transport vers un hôpital, un
praticien de la santé ou chez vous.
 Travail de rechange : En fonction de la nature de la blessure, nous
déterminerons si un travail de rechange est disponible temporairement
afin de vous éviter un « arrêt de travail ».
 Quintiles offre une protection contre les blessures subies au travail ou
la perte d'emploi grâce à des programmes d'indemnisation des
accidents du travail, le coût de ces paiements étant entièrement payé
par Quintiles. Tous les frais médicaux, hospitaliers et chirurgicaux liés
à des blessures subies au travail sont couverts sous cette assurance.
Quand un accident (que ce soit un de l’employé ou non) entraîne une
blessure grave ou la mort, Quintiles doit immédiatement aviser un
inspecteur du bureau du la Commission des accidents du travail ou la
Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) le plus
proche et le Comité de santé et de sécurité, par téléphone ou par
télécopieur. En outre, l'entreprise doit aviser dans les 48 heures, par
écrit, un directeur du la Commission des accidents du travail ou la
Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST) en décrivant
les circonstances de l'accident et en fournissant tout renseignement qui
peut être pertinent.
102
Régime de continuation du salaire financé par
l'employeur :
Cette politique s'applique à tous les employés permanents à temps plein.
Les employés permanents à temps partiel qui travaillent au minimum vingtcinq (25) heures par semaine et de manière régulière peuvent également y
avoir droit.
Quintiles Canada Inc. offre une politique d'avantages en matière de
continuation du salaire pour les maladies ou les blessures attestées par un
certificat médical et qui ne sont pas liées au travail. La présente politique
vise principalement à fournir une protection du revenu, en cas de maladie
ou de blessure graves, pendant la période qui précède la prise en charge
de l'invalidité de longue durée par la Financière Sun Life. Elle couvre
également les absences de courte durée, à savoir celles dont la période de
temps et les répercussions sont raisonnables, qui sont dues à des maladies
ou à des blessures non liées au travail. Le présent régime définit les
absences de courte durée comme étant celles qui durent plus de cinq (5)
jours civils consécutifs, mais qui sont inférieures à cent vingt (120). La
collaboration entre la Financière Sun Life et Organizational Solutions Inc.,
(OSI), dans le cadre du service intégré de soutien à l'assiduité, permet
d'assurer la gestion des dossiers en tout temps.
En vertu de cette politique, les employés continuent à percevoir leur salaire
comme suit :
a) 100 % pendant les quatorze (14) premiers jours civils suivant l'invalidité.
b) 70 % du salaire régulier de l'employé pour une période pouvant aller
jusqu'à cent vingt (120) jours civils d'invalidité continue et totale. La
continuation du salaire prend fin lorsque l'employé est en mesure de
reprendre le travail où lorsque la période de référence touche à sa fin,
c'est-à-dire quand l'employé peut prétendre aux prestations d'invalidité
de longue durée.
Les maladies ou les blessures certifiées par un certificat médical, non liées
au travail ou dont la durée excède cinq (5) jours civils sont prises en charge.
En vertu de la politique de continuation du salaire, la période maximale de
prestations est de cent vingt (120) jours civils au cours d'une période de
roulement de douze (12) mois. Toute période caractérisée par une maladie
ou par une blessure prolongée, attestée par un certificat médical et non liée
au travail au cours de la période de roulement de douze (12) mois, sera
assujettie au maximum de cent vingt (120) jours civils.
Une fois la période d'invalidité terminée, l'employé, dès son retour au travail,
devra fournir au Service des ressources humaines une déclaration écrite
émanant du médecin traitant autorisant le retour au travail. Si le médecin
traitant a émis des limitations fonctionnelles, l'employé doit présenter au
Service des ressources humaines un programme détaillé prévoyant un
retour progressif au travail au moins deux (2) semaines avant la date fixée
pour la reprise du travail.
103
Si, après son retour, l'employé est de nouveau frappé d'invalidité au bout de
quinze (15) jours consécutifs de travail, et ce, en raison d'une maladie ou
d'une blessure accidentelle sans aucun lien avec la précédente invalidité, il
s'agit là d'une nouvelle invalidité. L'employé doit alors remplir une nouvelle
demande de prestations d'invalidité en vertu du présent régime. Toutefois,
les prestations payables pendant plusieurs périodes successives d'invalidité
ne seront considérées que comme une assurance-salaire de courte durée
(en vertu de l'article 2.b). De plus, l'employé recevra pendant cent vingt
(120) jours les prestations, et ce, à hauteur de 70 % du salaire perçu au
moment où il a été de nouveau frappé d'invalidité. La continuation du salaire
prend fin lorsque l'employé est en mesure de reprendre le travail où lorsque
la période de référence touche à sa fin, c'est-à-dire quand l'employé peut
prétendre aux prestations d'invalidité de longue durée.
Admissibilité :
Pour être admissible aux prestations susmentionnées, l'employé doit
présenter une demande de prestations d'invalidité (Rapport d'invalidité par
le médecin traitant) auprès de la société Organizational Solutions Inc. Ce
formulaire sera remis à l'employé ou à une personne désignée dans les cas
suivants :
a) l'employé fournit au Service des ressources humaines un certificat
médical faisant état d'une maladie ou d'une blessure;
b) l'employé prévient qu'il devra subir une intervention médicale ou
chirurgicale et que la période de guérison ou de convalescence
postopératoire prendra plus de cinq (5) jours civils;
c) un cas d'urgence médicale imprévue.
La société Organizational Solutions Inc. indiquera à Quintiles Canada Inc.
si l'absence du travail est prise en charge ou non. Si les renseignements
fournis ne justifient pas l'incapacité de l'employé à accomplir les principales
tâches de son poste telles qu'elles sont définies dans les politiques et les
procédures, la société Organizational Solutions Inc. communiquera alors
avec Quintiles Canada Inc. De plus, si l'employé ne fournit pas tous les
renseignements médicaux demandés par la société Organizational
Solutions Inc. pour justifier de son absence, sa demande de continuation du
salaire pourra être rejetée.
Pour qu'une absence soit prise en charge par le régime de continuation du
salaire de Quintiles, les documents médicaux doivent contenir des
résultats cliniques objectifs et des renseignements médicaux détaillés
faisant non seulement état d'un état pathologique, mais surtout de
l'existence d'une déficience suffisamment grave pour justifier le fait que le
patient ne peut pas retourner au travail.
104
Les formulaires de demande qui ne parviennent à la société Organizational
Solutions Inc. en temps opportun pourront entraîner un retard dans le
versement des prestations. Si la société Organizational Solutions Inc. juge
que la demande n'est pas justifiée sur le plan médical, le versement des
prestations cessera immédiatement et Quintiles récupérera, sur la base de
modalités de remboursement convenues avec l'employé, le montant des
prestations versées à celui-ci avant la décision de la société Organizational
Solutions Inc. En outre, les prestations susmentionnées pourront être
annulées en partie ou en totalité si le formulaire de demande accuse un
retard trop important.
Processus :
Lorsqu'une blessure ou une maladie non liée au travail oblige l'employé à
s'absenter du travail pendant plus de cinq (5) jours consécutifs, Quintiles
Canada Inc. exigera de recevoir une preuve médicale. La preuve médicale
en question permettra de confirmer l'incapacité de l'employé à exercer les
fonctions normales de son emploi en raison de la blessure ou de la maladie.
Le fait de ne pas fournir la preuve médicale pourra entraîner un retard dans
la présentation du dossier à la société Organizational Solutions Inc. et donc
dans le traitement de la demande.
 Quintiles Canada Inc. fournira à la société Organizational Solutions
Inc. un formulaire pour le signalement d'un problème de santé si
l'absence justifiée de l'employé dure plus de cinq (5) jours et si un arrêt
de travail a été préconisé par un médecin. La société Organizational
Solutions Inc. communiquera avec l'employé dans les 24 heures pour
s'assurer que celui-ci donne bien son consentement et transmet le
rapport d'invalidité par le médecin traitant en temps opportun. À défaut
de réception de ce rapport dans les 2 semaines qui suivent, elle veillera
à faire un suivi pour le médecin traitant.
 Suivant la réception du formulaire pour le signalement d'un problème de
santé et du rapport d'invalidité par le médecin traitant, la société
Organizational Solutions Inc. communiquera avec l'employé dans les
deux jours pour connaître les problèmes médicaux, personnels ou en
lien avec le milieu de travail qui pourraient avoir des répercussions sur
son retour au travail. Dans un délai de deux à quatre jours suivant
l'entretien avec l'employé, une recommandation sera émise à l'égard de
Quintiles et de l'employé.
 Des professionnels de la santé effectuent une gestion continue des
dossiers pour permettre un retour au travail en temps opportun et en
toute sécurité. Au besoin, un accès rapide aux traitements sera fourni.
On détecte dès le début les besoins existants en services de
réhabilitation, de facilitation et de médiation.
105
 À l'issue de la période de référence de cent vingt (120) jours fixée en
vertu des modalités du programme d'invalidité de longue durée de
Quintiles, les employés admissibles doivent faire connaître à la
Financière Sun Life leur éligibilité à ce programme. La société
Organizational Solutions Inc. assurera le passage sans heurts à
l'invalidité de longue durée, si besoin est.
 Pendant toute la durée de son absence, on rassure l'employé sur le fait
qu'on se soucie de lui et que ses avantages sociaux sont gérés dans
environnement sûr, sécuritaire et objectif. On encourage l'employé à
faire part des problèmes et des préoccupations et à participer
activement à son retour au travail. Tout au long du processus, Quintiles
Canada Inc. est également régulièrement informée de l'avancée de
chaque dossier.
Rôles et responsabilités dans le cadre du Régime de
continuation du salaire financé par l'employeur :
Employé :
En cas d'absence due à une maladie ou à une blessure, l'employé devra
entreprendre les actions suivantes :
a) Informer son superviseur immédiat et le Service des ressources
humaines dès que possible à partir du troisième jour d'absence en
raison d'une maladie ou d'une blessure.
b) Informer son superviseur immédiat et fournir au Service des ressources
humaines un certificat médical précisant la date de début et la durée
prévue de l'absence.
c) Avertir le plus tôt possible son superviseur immédiat et le Service des
ressources humaines s'il est prévu qu'il s'absente prochainement.
d) Recevoir les soins médicaux appropriés. Il se peut que l'employé doive
voir un spécialiste ou un autre professionnel de la santé.
e) Fournir à la société Organizational Solutions Inc. un certificat médical
précisant les limitations fonctionnelles et expliquant en quoi l'état
pathologique empêche l'employé de remplir ses fonctions après qu'il en
a discuté avec son médecin.
f)
Maintenir un contact régulier avec son superviseur immédiat ou avec le
Service des ressources humaines.
g) S'attendre à recevoir un appel du gestionnaire de cas de la société
Organizational Solutions Inc., lequel fournit de l'information et du
soutien, le cas échéant.
h) Informer son médecin, si cela est nécessaire sur le plan médical, du fait
que Quintiles peut apporter certains aménagements suivant la nature et
les exigences du poste occupé.
106
i)
Tenir son superviseur immédiat informé quant à la date de retour
anticipé. En effet, la préparation au retour et la mise en œuvre de
certains aménagements peuvent prendre un certain temps.
Service (superviseur immédiat ou chef de service) :
a) Communiquer avec le Service des ressources humaines au besoin.
b) Signaler les congés de maladie au Service des ressources humaines
aussitôt que possible.
c) Signaler immédiatement au Service des ressources humaines les
prolongations de congés et les retours anticipés.
d) Travailler de concert avec l'employé et avec le Service des ressources
humaines pour que des dispositions soient prises en vue du retour au
travail.
Ressources humaines :
a) Dès réception d'un avis de la part de l'employé, du superviseur
immédiat ou du service, en aviser la société Organizational Solutions
Inc. pour quelle puisse gérer le dossier.
b) Maintenir la stricte confidentialité des renseignements médicaux.
c) Appliquer uniformément les politiques et les procédures dans le cadre
de la gestion des demandes.
d) Apporter son aide et des conseils à la société Organizational Solutions
Inc. dans le cadre de l'évaluation des demandes aux fins de prestations.
e) Apporter son aide et des conseils aux gestionnaires et aux employés le
cas échéant.
Définitions :
Invalidité :
État caractérisé par l'incapacité ou l'inaptitude totale et continue pour un
employé à effectuer toutes les tâches normales de travail qui lui sont
confiées et qui résulte d'une maladie ou d'une blessure accidentelle non liée
au travail. Cet état oblige l'employé à être suivi par un médecin.
Période de référence :
Période de cent vingt (120) jours civils qui débute à partir du premier jour
d'absence pour maladie ou blessure et pendant laquelle l'employé reçoit
des soins et des traitements réguliers et continus de la part d'un médecin.
107
Documents médicaux :
Les employés doivent directement transmettre le certificat médical au
Service des ressources humaines dans les cinq (5) jours qui suivent le
début de l'invalidité. Celui-ci doit confirmer l'incapacité de l'employé à
accomplir ses tâches normales, la période d'absence et le fait que le
traitement approprié est à l'étude. Il doit également préciser la date prévue
de retour au travail.
 Il incombe au Service des ressources humaines de traiter les
renseignements médicaux avec confidentialité. Seules les restrictions
médicales et les limitations fonctionnelles (en lien avec les exigences du
poste) seront discutées avec le superviseur immédiat, et ce, afin de
mettre en place un programme pour le retour ou pour la réintégration
progressive au travail.
Retour au travail :
Un employé qui s'est absenté du travail à la suite d'une maladie ou d'une
blessure doit fournir au Service des ressources humaines un certificat
médical confirmant qu'il est apte sur le plan médical à reprendre le travail.
Le certificat médical doit être fourni au moins deux (2) semaines avant le
retour au travail de l'employé.
 Quintiles encourage une approche proactive et collaborative pour le
retour au travail. En coopération avec le gestionnaire de cas et le
superviseur immédiat, nous tâcherons de trouver une date opportune de
retour au travail et des solutions aux restrictions médicales et aux
limitations fonctionnelles, et ce, au cas par cas.
Invalidité récidivante :
 Si, après une période d'invalidité, un employé est de nouveau frappé
d'invalidité totale, attribuable aux mêmes causes ou à des causes
reliées, dans les six (6) mois qui suivent son retour, les prestations
d'invalidité continueront à être versées sans que l'employé ait besoin de
justifier une nouvelle période de référence.
108
Statut relativement aux impôts et aux autres avantages :
En vertu du présent régime, Quintiles finance 100 % des prestations que
vous touchez. Par conséquent, les prestations d'invalidité que vous recevez
seront imposables et les retenues normales sur la paie qui devraient ou
auraient dû avoir lieu s'appliqueront.
 Si une augmentation de salaire a lieu pendant le congé d'invalidité de
courte durée, celle-ci prendra effet dès le retour au travail de l'employé.
 Un employé se verra créditer son service accompli pendant son congé
d'invalidité de courte durée aux fins de congés et d'assurance-emploi.
 Les régimes de prestations non contributifs pour employé en congé
d'invalidité de courte durée seront maintenus et les prestations
contributives continueront à être versées à condition que l'employé
verse régulièrement et en temps opportun ses prestations au titre des
régimes d'assurance collective et de ses REER.
Exclusions et limitations :
Les employés ne peuvent pas recevoir de prestations dans les cas suivants
:
a) Si la fréquence ou le nombre de jours pris par l'employé au titre de
l'absence de courte durée au cours d'une période de douze (12) mois
est excessif et non attribuable à un état pathologique continu, l'employé
ne pourra prétendre au maximum qu'à quatorze (14) jours civils de
prestations dans le cadre de la continuation du salaire pour les douze
(12) mois suivants. Toutefois, l'employé sera normalement couvert en
cas de maladie ou de blessure graves. Cette limitation sera supprimée
si, après douze (12) mois d'emploi actif, le nombre et la fréquence de
jours pris au titre d'une maladie ou d'une absence de courte durée
retrouvent un niveau normal.
b) En cas de troubles civils, d'insurrection, de guerre (déclarée ou non); de
service au sein des forces armées ou des forces de réserve à l'étranger;
de participation à des émeutes; d'un vol ou d’une tentative de vol à bord
d’un avion ou d’un autre aéronef si l’employé est membre de l’équipage
ou s’il exerce une fonction quelconque se rapportant au vol, ou bien s'il
prend part au vol en tant que parachutiste; de conduite d'un véhicule
impliqué dans un accident au cours duquel il ressort que son taux
d'alcoolémie est supérieur aux limites légales en vigueur; d'une tentative
de suicide ou de blessures qu'il s'inflige volontairement alors qu'il est
sain d'esprit ou déséquilibré; de cessation d'emploi pour pouvoir
recevoir des soins médicaux qui ne sont pas nécessaires sur un plan
médical ou qui sont à des fins esthétiques, sauf si l'intervention fait suite
à une blessure accidentelle qu'elle est recommandée par un médecin et
qu'elle débute dans les quatre-vingt-dix (90) jours qui suivent l'accident.
En cas de blessure ou de maladie survenant alors qu'il commet, qu'il
essaye de commettre ou qu'il encourage une agression ou une
infraction criminelle.
109
c) Si l'invalidité fait suite à une dépendance à la drogue ou à l'alcool, à
moins que l'employé ne suive un programme de soins dans un centre
de réadaptation professionnel.
d) Si l'employé ne reçoit pas de manière continue et régulière des soins
médicaux et des traitements adaptés à son état.
e) Si l'employé reçoit des prestations d'invalidité au titre de l'indemnisation
des travailleurs; des prestations d'assurance-emploi (AE) de maternité
ou parentales, des prestations versées par le Régime québécois
d'assurance parentale (RQAP) ou des traitements qui ne proviennent
pas de son emploi régulier au sein de Quintiles Canada Inc.
f)
Si l'employé prend un congé au cours duquel il est frappé d'invalidité
totale.
g) Si l'employé est envoyé en prison, dans un établissement correctionnel
ou dans un institut psychiatrique sur ordonnance d'un tribunal pénal.
h) Si la société Organizational Solutions Inc. juge que la demande n'est
pas justifiée sur le plan médical.
i)
Si l'employé décide de se retirer du régime de santé provincial (cabinets
privés) pour subir une opération chirurgicale non urgente recommandée
sur le plan médical ou des interventions chirurgicales non nécessaires
qui seraient autrement prises en charge par le régime de santé
provincial de la province de résidence.
110
Gestion du rendement :
En tant qu'entreprise de services, ce sont les employés de Quintiles qui lui
permettent d'atteindre ses objectifs et d'assurer sa réussite.
Le lancement du nouveau système de gestion du rendement de Quintiles
visait principalement à élaborer et à mettre en œuvre un système
permettant de mesurer le rendement de ses employés.
Le système de gestion du rendement vise surtout à fournir un soutien pour
la rétroaction bidirectionnelle, les évaluations en milieu d'année et les
évaluations annuelles, l'attribution de notes sur la base du rendement fourni
et l'octroi d'augmentations au mérite. En plus d'être complet, basé sur le
Web et simple d'utilisation, cet outil offre également les avantages à long
terme suivants :
 établir une norme globale en matière de compétence et d'objectifs;
 permettre aux employés et aux gestionnaires de fixer des lignes
directrices et des objectifs qui leur sont propres;
 sensibiliser les employés aux objectifs de l'entreprise;
 maintenir une communication continue axée sur le rendement, et ce,
tout au long de l'année;
 consigner les mises à jour et les objectifs aux fins du perfectionnement
professionnel;
 établir une base pour la planification de la relève;
 fournir à chacun une vision claire des répercussions que son travail a
sur les objectifs généraux de l'entreprise.
Non seulement le système de gestion du rendement de Quintiles vous
indiquera en quoi les efforts que vous produisez contribuent à la réussite
globale de l'entreprise, mais il contribuera également à guider vos pas sur la
voie de la réussite professionnelle.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur le système de gestion du
rendement de Quintiles et sur les évaluations du rendement, veuillez
consulter les liens suivants :
http://intranet.quintiles.com/Employee/Careers/Performance/Pages/We
lcome.aspx
%20Policies/15.%20Performance%20Appraisal%20Policy.pdf
111
Discipline progressive :
La discipline progressive est un processus visant à gérer un comportement
de travail qui ne répond pas aux exigences escomptées et communiquées
en matière de rendement. L'objectif principal de la discipline progressive est
de vous aider à comprendre qu'il existe un problème lié au rendement ou
une occasion d'amélioration.
 Chez Quintiles, nous suivrons un modèle de discipline progressive pour
toute infraction à l'encontre de l'entreprise, de la direction, d'un client ou
d'un collègue.
Cela consiste en une procédure en cinq étapes :
1. Séance de counseling orale – Cette réunion vous permet, à vous
et à votre gestionnaire, de discuter de l'incident, des raisons de sa
survenue et des solutions possibles.
2. Rapport d'avertissement écrit – Contient un résumé de l'incident,
un compte rendu de toute séance de counseling orale ayant eu lieu,
ainsi qu'un plan d'action (plan de gestion du rendement) avec
calendrier et étapes à suivre.
3. Second rapport d'avertissement écrit – Fait suite au rapport
d'avertissement initial et contient un plan d'action (plan de gestion du
rendement) et un calendrier stricts, ainsi que d'autres éléments liés.
4. Mise à pied/Avertissement écrit final.
5. Cessation d'emploi
Les employés sont avertis qu'une infraction sérieuse à la discipline
considérée comme une faute lourde débouchera sur un licenciement
immédiat (sans préavis ni avertissement) ou sur une action disciplinaire
autre que celle décrite précédemment. Les fautes lourdes comprennent,
sans s'y limiter :






insubordination ou comportement insolent extrême;
vol;
fraude;
violence;
harcèlement; et
conduite qui aurait pour effet de discréditer Quintiles.
112
En cas de violation en matière de sécurité :
Chez Quintiles, il n'y a rien de plus important que d'assurer constamment
la santé, la sécurité et le bien-être de nos employés, de nos entrepreneurs,
de nos clients et de nos visiteurs. C'est la raison pour laquelle nous prenons
la santé et la sécurité très au sérieux. Plus précisément, les graves
infractions à notre politique en matière de santé et de sécurité, ainsi que les
chahuts, les comportements imprudents, téméraires, insolents ou
dangereux qui risquent de mettre en danger votre santé et votre sécurité ou
celles des autres ne sont pas tolérés. Par conséquent, les graves
infractions commises en matière de santé et de sécurité peuvent justifier
des sanctions plus sévères que celles des premiers niveaux de l'échelle de
discipline progressive et peuvent même aller jusqu'au licenciement.
Le choix des mesures disciplinaires reste à la discrétion de la direction et il
est basé sur les discussions engagées avec le Service des ressources
humaines à propos de l'incident. Si nous jugeons que de telles mesures
disciplinaires sont justifiées, nous examinerons alors tous les faits avec soin
et vous aurez l'occasion d'expliquer votre comportement avant que toute
décision soit prise.
Rapports de discipline consignés :
Chez Quintiles, tous les niveaux de discipline suivis seront consignés et
une copie sera conservée dans votre dossier. Il est important que tout
employé qui reçoit un avertissement, mais qui s'améliore par la suite, ne
soit pas constamment inquiété par des mesures disciplinaires
supplémentaires basées sur des anciens rapports. Par conséquent, les
lignes directrices suivantes doivent être appliquées :
 Il est important de se rappeler que le but d'émettre des « avertissements
écrits » n'est pas d'accélérer votre renvoi, mais de :

vous aviser que vous ne répondez pas aux normes requises en
matière d'emploi;

recommander de façon officielle des procédures à suivre; et

vous faire officiellement part des conséquences si ces
recommandations ne sont pas suivies dans les délais prévus.
Les avertissements écrits datés de plus d'un an doivent rester dans le
dossier de l'employé. En revanche, ils ne peuvent pas servir de justification
à des mesures disciplinaires futures, à l'exception de ceux reçus pour
violation des politiques de présence et de sécurité.
113
En cas de violation en matière de sécurité :
Chez Quintiles, nous nous engageons à vous donner l'occasion de
respecter les exigences de votre poste et de mettre fin à votre emploi
uniquement lorsqu'il n'y a pas d'autre mesure. Si cette mesure devient
nécessaire, nous respecterons la loi applicable en matière d'emploi.
Démission :
Chez Quintiles, si vous souhaitez démissionner, nous vous demandons de
soumettre une lettre de démission écrite et signée à votre chef de service et
que vous en remettiez une copie au Service des ressources humaines.
 La lettre de démission doit inclure la date à laquelle votre démission
prend effet.
 L'entreprise vous demande de donner un préavis d'au moins deux (2)
semaines avant la date à laquelle votre emploi prendra fin.
 L'entreprise peut vous demander de rester plus longtemps (en fonction
de la situation).
 Le gestionnaire hiérarchique peut accepter le préavis et demander que
de l'employé travaille pendant toute la durée du préavis. Par contre,
dans certaines circonstances, nous pouvons choisir de vous payer
l'ensemble ou une partie de votre période de notification sans que de
l'employé n'ait besoin de se rapporter au travail pendant ce temps (cela
s'applique en particulier lorsqu'un de l'employé nous quitte pour entrer
au service d'un concurrent direct).
Tous les employés démissionnaires doivent participer à une entrevue de fin
d'emploi au cours de laquelle une liste de contrôle relative à la cessation
d'emploi sera remplie, et ce, avant leur départ définitif de l'entreprise.
Retraite :
Lorsque vous souhaitez partir à la retraite, vous devez en discuter avec
votre gestionnaire hiérarchique au moins un (1) mois avant la date
souhaitée.
 entreprise disposera ainsi de suffisamment de temps pour organiser
votre remplacement et vous fournir les renseignements pertinents
nécessaires.
114
Références :
Chez Quintiles, nous sommes conscients que certains de nos employés
voudront quitter l'entreprise à un moment donné pour embrasser d'autres
projets de carrière. Bien que ce soit avec un profond regret que nous
assistions au départ des employés méritants, nous leur souhaitons
beaucoup de succès dans leurs projets futurs. Les employés qui quittent
l'entreprise s'attendent naturellement à ce que Quintiles soit en mesure de
leur fournir les références dont ils ont besoin pour obtenir d'un nouvel
emploi.
 Les références jouent un rôle majeur dans le processus de sélection
auquel la plupart des organisations ont recours, y compris la nôtre.
Nous procédons à des vérifications des références dans le but d'obtenir
des renseignements justificatifs sur les candidats que nous engageons
pour occuper des postes au sein de notre entreprise. Par conséquent,
nous comprenons que d'autres organisations souhaitent
occasionnellement communiquer avec nous pour obtenir des références
sur les employés qui quittent l'entreprise ou les anciens employés. Par
courtoisie à l'égard de ces employés, nous acceptons de fournir des
références sous réserve des restrictions et des lignes directrices
suivantes. La communication de ces renseignements est assujettie à la
réception d'une autorisation écrite (signée et datée) de la part de la
personne concernée. L'autorisation écrite peut être transmise par la
personne directement ou par son éventuel employeur.
 Toutes les demandes pour l'obtention de références doivent être
adressées au Service des ressources humaines. Si cette personne n'est
pas disponible, on pourra communiquer avec l'ancien chef à deux
échelons supérieurs de l'employé. Dans la mesure du possible, la
personne ayant fourni une lettre de recommandation pour un ancien
employé ou un employé qui quitte son poste devra connaître
personnellement l'employé en question ainsi que son expérience, ses
qualifications, sa formation et son rendement.
 Les références pour un employé qui quitte l'entreprise ou pour un
ancien employé doivent respecter les lignes directrices suivantes :

Tous les renseignements fournis doivent se baser sur des faits, ils
doivent être justes, précis et ne pas refléter une intention visant à
nuire.

Les références doivent uniquement contenir des renseignements
pertinents qui se limitent à ce qui est demandé.

La plus grande vigilance est de mise lors de la divulgation de
renseignements, et ce, afin de s'assurer que ces derniers sont
corrects et qu'ils ne proviennent pas de rumeurs.

Assurez-vous de bien vérifier la nature du poste pour lequel la
personne a postulé, car vos commentaires pourraient varier en
fonction de celui-ci.
115

Ne divulguez aucune information ayant trait au salaire ou à d'autres
questions de nature confidentielle.

Toutes les lettres de recommandation doivent faire l'objet d'un
accord préalable au Service des ressources humaines, avant leur
publication.
 Notre politique est de ne pas fournir de références sur les employés qui
quittent l'entreprise ou sur d'anciens employés qui ont fait l'objet d'un
licenciement motivé. Les renseignements communiqués aux futurs
employeurs se limiteront alors au poste occupé par l'ancien employé, à
la durée de son emploi au sein de l'entreprise et aux dates d'embauche
et de cessation d'emploi.
Remarque : Si un employé reçoit une demande écrite en vue de fournir
des références, celui-ci doit transmettre la demande au Service des
ressources humaines. Il est formellement interdit à un employé de
Quintiles qui n'a pas obtenu les autorisations nécessaires de divulguer
des renseignements sur un employé actuel ou sur un ancien employé de
Quintiles.
Dossiers des employés :
Chez Quintiles, il est important que les dossiers de l’employés soient
toujours exacts pour vos prestations et pour être conformes aux règlements
du gouvernement.
La collecte, l'utilisation et la diffusion de vos renseignements personnels par
l'entreprise seront protégées par les la législation provinciale en vigueur en
matière de protection de la vie privée et traitées conformément à celle-ci,
comme l'exige la loi applicable.
 Les dossiers des anciens employés seront conservés pendant la
période requise par la loi applicable.
 Veuillez tenir à jour votre dossier d'employé en prenant les mesures
appropriées, à l'aide de la rubrique « Accès direct réservé aux
employés », ou en informant les parties concernées de tout changement
concernant les points suivants :

vos adresse et numéro de téléphone;

la personne à avertir en cas d'urgence;

votre nom;

votre état matrimonial;

le nombre de personnes à charge pour les exonérations d'impôts sur
le revenu;

le bénéficiaire (p. ex. pour l'assurance);

vos études ou diplômes;

vos allergies médicamenteuses ou maladies connues (pour les
situations d'urgence).
116
 Vous avez le droit de consulter votre dossier personnel avec l'aide du
Service des ressources humaines. Si vous souhaitez procéder ainsi,
communiquez avec le Service des ressources humaines qui vous
accompagnera pendant que vous consultez votre dossier. Il se peut que
les documents obtenus par une entente de confidentialité, tels que les
lettres de recommandation, ne soient pas mis à votre disposition.
 Vous ne pouvez pas retirer des documents du dossier pour les
photocopier ou à toute autre fin. Si vous souhaitez avoir une copie d'un
document, parlez-en au Service des ressources humaines.
 Si vous souhaitez modifier un renseignement consigné dans votre
dossier, vous devez remplir le formulaire approprié (p. ex., pour une
pension, une assurance) et le faire suivre au représentant des
Ressources humaines. Le Service des ressources humaines ou un
membre du Centre des services professionnels vous informera des
mesures qui auront été prises.
 Les organisations extérieures telles que les banques, les magasins de
vente au détail et les sociétés de financement peuvent, sur votre
demande et autorisation écrite, recevoir des renseignements désirés de
votre dossier d'employé.
 Votre gestionnaire hiérarchique peut examiner votre dossier en tout
temps. Si vous présentez une demande pour un poste à l'interne, le
gestionnaire hiérarchique chargé de l'embauche peut aussi examiner
votre dossier.
Votre dossier d'employé peut être composé de :
a. Votre demande d'emploi, votre CV, votre lettre d'acceptation, etc.
b. Votre paie, votre salaire et vos antécédents professionnels.
c. Renseignements personnels : date d'embauche, date de naissance,
renseignements pour les retenues salariales, adresse, numéro de
téléphone du domicile, etc.
d. Noms des personnes à appeler en cas d'accident ou de maladie
pendant les heures de travail.
e. Récompenses, recommandations et antécédents disciplinaires.
f. Antécédents d'assiduité.
g. Renseignements relatifs aux avantages sociaux.
h. Évaluations du rendement.
i.
Rapports d'incidents au travail ou avis (avertissements, etc.). Les
avertissements écrits datés de plus d'un an doivent rester dans le
dossier de l'employé. En revanche, ils ne peuvent pas servir de
justification à des mesures disciplinaires futures, à l'exception de
ceux reçus pour violation des politiques de présence et de sécurité.
117
 Toute information médicale relative à un congé pour invalidité de courte
durée ou de longue durée sera conservée dans un dossier distinct de
votre dossier personnel.
Remarque : Les dossiers d'employés sont conservés dans un centre de
traitement des données sur les employés, lequel s'occupe, entre autres,
d'effectuer les vérifications d'emploi, de maintenir les dossiers des
employés et de gérer tous les changements ayant trait aux données
personnelles. Veuillez communiquer avec le Service des ressources
humaines pour apporter des changements à votre dossier ou pour le
consulter.
Politique relative à une conduite sécuritaire :
Quintiles s'est engagée dans la sécurité publique. Nous comptons sur nos
employés ayant des responsabilités de conducteur pour respecter toutes
les règles et tous les règlements applicables se rapportant au
fonctionnement sécuritaire d'un véhicule de Quintiles ou à l'utilisation d'un
véhicule dans le cadre d'activités professionnelles pour Quintiles.
Exigences :
 Vous devez posséder un permis de conduire valide et une assurance
automobile individuelle appropriée.
 Si vous avez des questions ou des préoccupations, veuillez
communiquer avec votre gestionnaire hiérarchique.
 En vertu du Code de la sécurité routière, TOUS les véhicules en
circulation au Québec doivent être équipés de pneus à neige. Les
pneus à neige sont obligatoires du 15 novembre au 15 avril. Le nonrespect de cette exigence entraînera une amende de 300 $. Les
véhicules nouvellement acquis en sont exemptés pendant les sept (7)
jours qui suivent l'achat.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la conduite prudente,
https://ata.quintiles.com/sites/GlobalTE/Pages/Safe-Driving.aspx
118
Véhicules de secours :
Dans certaines provinces, un nouveau règlement est désormais en vigueur.
En vertu de celui-ci, les automobilistes qui approchent un véhicule de
police, de lutte contre les incendies ou de secours à l'arrêt, sur une voie de
circulation ou sur l'accotement, dans le même sens de circulation et dont les
feux clignotent, doivent ralentir et le dépasser avec prudence. Si la route
comporte deux (2) voies ou plus, l'automobiliste doit utiliser l'autre voie, si
c'est possible de le faire en toute sécurité.
 Cette loi exige des automobilistes qu'ils ralentissent et qu'ils s'écartent à
l'approche des véhicules de police, de lutte contre les incendies, de
secours et de remorquage, ainsi que des véhicules utilisés par le
personnel de la Commercial Vehicle Safety and Enforcement (CVSE),
les inspecteurs du transport de passagers, les agents de conservation,
les conservateurs de parcs et les constables spéciaux provinciaux.
 En vertu de cette loi, les conducteurs qui voient ou entendent un
véhicule de secours approcher, quel que soit le sens de circulation,
doivent également s'écarter pour pour lui céder le passage et s'arrêter,
si c'est possible de le faire en toute sécurité.
Utilisation des téléphones cellulaires au volant :
L'utilisation d'un téléphone cellulaire au volant peut représenter un danger
pour le conducteur, les autres à l’employés et le grand public. Cette
politique a pour objectif de s'assurer que les véhicules de l'entreprise et
privés sont utilisés en toute sécurité pendant les heures de travail et la
réalisation d'activités professionnelles.
 Vous devez respecter l'ensemble des réglementations applicables
concernant l'utilisation des téléphones cellulaires au volant. Par
conséquent, vous ne devez pas utiliser de téléphone cellulaire si cela
est interdit par la loi, une réglementation ou toute autre ordonnance.
Pour connaître la législation en vigueur dans une région particulière
concernant l'utilisation des téléphones cellulaires, veuillez communiquer
avec le représentant des Ressources humaines.
 Nous vous déconseillons d'utiliser un téléphone cellulaire lorsque vous
manœuvrez un véhicule motorisé en mouvement.
 Si vous êtes au volant et que vous devez effectuer un appel
professionnel, garez-vous dans une zone autorisée par la loi. Vous
pouvez également utiliser un dispositif mains libres.
 Toute violation de cette politique fera l'objet de mesures
disciplinaires progressives incluant le licenciement ou pouvant y
conduire.
119
Voici les provinces/territoires pour lesquelles l'utilisation d'un téléphone
cellulaire, d'un PDA, d'un GPS portatif ou de tout dispositif similaire ne
disposant pas d'une fonction « mains libres », et l'envoi de messages textes
au volant constituent un délit :











Alberta
Colombie-Britannique
Manitoba
Nouveau-Brunswick
Terre-Neuve-et-Labrador
Territoires du Nord-Ouest
Nouvelle-Écosse
Ontario
Île-du-Prince-Édouard
Québec
Saskatchewan
121
INDEX
A
ABSENCE INJUSTIFIÉE : - 73
ABUS D'ALCOOL ET D'AUTRES DROGUES : 50
ADMISSIBILITÉ : - 102
AFFAIRES PERSONNELLES : - 74
AFFECTATIONS : - 35
ANCIENS EMPLOYÉS : - 35
APPARENCE : - 64
APPLICATION GÉNÉRALE : - 17
AUTORISATION D'ABSENCE POUR JOUR DE
SCRUTIN - 84
AUTRES ACTIVITÉS COMMERCIALES ET
AUTRES INTÉRÊTS : - 24
AVANTAGES RATTACHÉS À L'EMPLOI : - 58
C
CADEAUX À L'INTERNE ET SORTIES
ORGANISÉES PAR L'ENTREPRISE : - 24
CADEAUX ET DIVERTISSEMENTS : - 24
CALENDRIERS DES CONGÉS : - 70
CATÉGORIES D'EMPLOYÉS : - 62
CAUTIONNEMENT : - 23
CE QU'IL FAUT FAIRE EN CAS DE VIOLENCE
OU DE HARCÈLEMENT : - 44
CINQUIÈME PRINCIPE
Limitation de l'utilisation, de la
communication et de la conservation
des renseignements personnels - 20
CLAUSES DE NON-CONCURRENCE : - 23
CODE DE CONDUITE RÉGISSANT LES
INTERACTIONS AVEC LES CLIENTS : - 23
CODE VESTIMENTAIRE : - 64
COMMISSION DES ACCIDENTS DU
TRAVAIL : - 99
CONFLIT D'INTÉRÊTS : - 23
CONFORMITÉ À LA LÉGISLATION SUR
L'IMMIGRATION : - 15
CONGÉ À L'INTENTION DES RÉSERVISTES : 83
CONGÉ DE CITOYENNETÉ : - 83
CONGÉ DE GROSSESSE/MATERNITÉ : - 76
CONGÉ DE MALADIE DE LONGUE DURÉE : 92
CONGÉ DE NAISSANCE RÉSERVÉ AUX
NOUVEAUX PARENTS : - 78
CONGÉ FAMILIAL POUR RAISON MÉDICALE
(CONGÉ POUR COMPASSION) : - 81
CONGÉ NON RÉMUNÉRÉ : - 92
CONGÉ PARENTAL ET D'ADOPTION : - 78
CONGÉ SABBATIQUE : - 92
CONGÉS AUTORISÉS : - 76
CONGÉS DE MATERNITÉ ET PARENTAUX •
LISTE DES TÂCHES - 79
CONGÉS POUR FONCTIONS DE JURÉ : - 85
CONTRIBUTIONS AUX ŒUVRES DE
BIENFAISANCE : - 24
D
DÉCÈS : - 84
DÉFINITIONS : - 105
DEMANDE DE DÉPART
PRÉMATURÉ/D'ARRIVÉE TARDIVE : - 76
DEMANDES D'EMPLOI : - 33
DÉMISSION : - 112
DES EMPLOYÉS EN SANTÉ POUR UNE
ENTREPRISE EN SANTÉ : - 59
DEUXIÈME PRINCIPE
Objectifs de la collecte des
renseignements personnels - 19
DEVOIR DE DIVULGATION : - 28
DISCIPLINE PROGRESSIVE : - 110
DIXIÈME PRINCIPE
122
Possibilité de porter plainte - 22
DOCUMENTS MÉDICAUX : - 106
DOSSIERS DES EMPLOYÉS : - 114
DROIT DE REFUSER UN TRAVAIL
DANGEREUX : - 51
DROITS DE L'EMPLOYÉ : - 37
I
E
J
ÉGALITÉ D'ACCÈS À L'EMPLOI : - 15
EMPLOYÉS À TEMPS PLEIN : - 70
EMPLOYÉS BLESSÉS : - 100
EMPLOYÉS TRAVAILLANT À DOMICILE : - 15
EN CAS DE VIOLATION EN MATIÈRE DE
SÉCURITÉ : - 111, 112
ÉNONCÉ SUR L'ACCESSIBILITÉ : - 12
ÉTAPES DE CARRIÈRE ET DESCRIPTIONS DE
POSTE : - 30
ÉTHIQUE DES AFFAIRES : - 13
EXCLUSIONS ET LIMITATIONS : - 107
JOURNÉES DU DÉCONTRACTÉ : - 66
JOURS DE CONGÉ DE MALADIE : - 74
JOURS FÉRIÉS : - 71
JOURS VARIABLES : - 75
F
FORMATION : - 54
FORMULAIRE DE DIVULGATION DE
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS : - 123
G
GESTION DE CARRIÈRE CHEZ QUINTILES : 32
GESTION DE LA PAIE : - 68
GESTION DU RENDEMENT : - 109
H
HARCÈLEMENT -- DROITS DE L'EMPLOYÉ : 16
HARCÈLEMENT EN MILIEU DE TRAVAIL : - 40
HARCÈLEMENT PSYCHOLOGIQUE
(INTIMIDATION) : - 42
HARCÈLEMENT RACIAL ET ETHNIQUE : - 42
HARCÈLEMENT SEXUEL : - 41
HORAIRE DE DÉBUT (HORAIRES SOUPLES) :
- 67
HORAIRES DE TRAVAIL : - 66
HORAIRES D'OUVERTURE : - 66
HUITIÈME PRINCIPE
Transparence des politiques et des
pratiques - 21
INTRODUCTION : - III
INVALIDITÉ RÉCIDIVANTE : - 106
L
LE STATUT DE LA LANGUE FRANÇAISE : - 14
L'ENTREPRISE ET L'ALCOOL : - 50
M
MALADIES GRAVES OU CONSTITUANT UN
DANGER DE MORT : - 48
MALADIES INFECTIEUSES : - 49
MARIAGE OU UNIONS CIVILES : - 83
MÉDIAS SOCIAUX : - 26
N
NEUVIÈME PRINCIPE
Accès des employés à leurs
NOTRE LIEU DE TRAVAIL RESPECTUEUX : 38
NOUVEAU POSTE ET PÉRIODE D'ESSAI : - 63
O
OBLIGATIONS FAMILIALES : - 80
P
PARITÉ SALARIALE : - 16
PARTICIPATION AUX FORUMS ET AUX - 27
PAUSES PLANIFIÉES : - 67
PÉRIODE D'ESSAI : - 63
PLAN D'ENCOURAGEMENT DE COURTE
DURÉE : - 56
POLITIQUE DE LUTTE CONTRE
L'ABSENTÉISME : - 72
POLITIQUE DU LIBRE ACCÈS : - 12
Index
POLITIQUE EN MATIÈRE D'ACCÈS
INTERNET : - 25
POLITIQUE RELATIVE À UNE CONDUITE
SÉCURITAIRE : - 116
POLITIQUE RELATIVE AU TABAGISME : - 51
POLITIQUES DE RECRUTEMENT ET DE
RÉMUNÉRATION : - 61
POLITIQUES ÉQUITABLES EN MATIÈRE
D'EMPLOI : - 29
PONCTUALITÉ : - 73
PRÉFACE : - I
PREMIER PRINCIPE
Responsabilité - 19
PRESTATIONS D'ASSURANCE-EMPLOI : - 86
PRINCIPES : - 18
PRINCIPES DIRECTEURS ET PRATIQUES
COURANTES : - 11
PROCESSUS : - 103
PROGRAMME D'ASSISTANCE AUX
EMPLOYÉS : - 58
PROGRAMME DE CONGÉS : - 69
PROGRAMME DE CONGÉS POUR TOUS LES
EMPLOYÉS : - 70
PROGRAMME DE RECOMMANDATION DE
CANDIDATS : - 56
PROGRAMME DE RÉCOMPENSES ET DE
RECONNAISSANCE : - 57
PROGRAMME D'ENCOURAGEMENT : - 56
PROGRAMME D'ORIENTATION : - 64
PROGRAMMES ET PRESTATIONS : - 53
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS
PERSONNELS : - 17
Q
QUATRIÈME PRINCIPE
Limitation de la collecte de
R
RAPPORTS DE DISCIPLINE CONSIGNÉS : 111
RATTACHEMENT HIÉRARCHIQUE : - 31
123
RÉFÉRENCE RAPIDE SUR LES CONGÉS
AUTORISÉS PRÉVUS PAR LA LÉGISLATION
: - 88
RÉFÉRENCES : - 113
RÉGIME D'ACHAT DE MATÉRIEL
INFORMATIQUE : - 59
RÉGIME D'ASSISTANCE AU
PERFECTIONNEMENT : - 54
RÉGIME DE CONTINUATION DU SALAIRE
FINANCÉ PAR L'EMPLOYEUR : - 101
REMERCIEMENTS : - V
RETOUR AU TRAVAIL : - 106
RETOUR AU TRAVAIL RAPIDE ET
SÉCURITAIRE (RTRS) : - 95
RETRAITE : - 112
RÉUNIONS ET ASSOCIATIONS
PROFESSIONNELLES : - 55
RÔLES ET RESPONSABILITÉS DANS LE
CADRE DU RÉGIME DE CONTINUATION
DU SALAIRE FINANCÉ PAR L'EMPLOYEUR :
- 104
RÔLES ET RESPONSABILITÉS EN CAS DE
VIOLENCE OU DE HARCÈLEMENT : - 45
S
SÉLECTION EN MATIÈRE D'EMPLOI : - 34
SÉMINAIRES, CONFÉRENCES, ATELIERS,
ETC. : - 55
SEPTIÈME PRINCIPE
Mesures de sécurité - 21
SI VOUS VOULEZ DÉPOSER UNE PLAINTE : 16
SIXIÈME PRINCIPE
Exactitude des renseignements
personnels - 21
STATUT RELATIVEMENT AUX IMPÔTS ET
AUX AUTRES AVANTAGES : - 107
SUIVI DE LA PRÉSENCE : - 68
T
TÉMOIGNAGE DE RECONNAISSANCE : - 57
TOUS LES EMPLOYÉS : - 69
TRAVAIL MODIFIÉ : - 94
TRAVAIL VALORISANT : - 56
124
TROISIÈME PRINCIPE
Consentement à la collecte, à l'utilisation
ou à la communication de
U
UN MOT SUR CE MANUEL : - IV
USAGE PERSONNEL : - 25
UTILISATION DES ORDINATEURS : - 25
UTILISATION DES TÉLÉPHONES
CELLULAIRES AU VOLANT : - 117
V
VÉHICULES DE SECOURS : - 117
VENTES ET APPARITIONS EN PUBLIC : - 66
VÉRIFICATIONS DES RÉFÉRENCES
PROFESSIONNELLES : - 33
VIOLENCE EN MILIEU DE TRAVAIL : - 39
VIOLENCE ET HARCÈLEMENT EN MILIEU DE
TRAVAIL : - 38
VOLS • ACTES DE VIOLENCE • BAGARRES •
ACTES ILLÉGAUX : - 40
125
FORMULAIRE DE DIVULGATION DE
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS :
 Je déclare avoir répertorié ci-dessous toute activité financière actuelle
ou future, hors emploi ou autres activités, ainsi que tout renseignement
supplémentaire pouvant constituer un conflit d'intérêts ou une violation
du Code de pratiques commerciales de l'entreprise.
 Je n'ai rien à déclarer pour l'instant.
En cas de changement de situation, je m'engage à remplir un
nouveau formulaire de divulgation de renseignements personnels.
__________________________________________________________
_
__________________________________________________________
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__________________________________________________________
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Nom (en
caractères
d'imprimerie
S.V.P.) :
Signature :*
________________________________________
________________________________________
________________________________________
Date :
* En signant ce formulaire de divulgation de renseignements personnels, je
déclare avoir lu et compris les termes du Code de pratiques commerciales
de l'entreprise, tels qu'ils sont décrits dans le manuel de l'employé, et
m'engage à m'y conformer.

QUINTILES CANADA INC.

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