Workflow - wiki Maarch

Workflow
Sommaire
• 1 Généralités
• 2 Le Workflow procédural dans Maarch
• 3 Paramétrage fonctionnel
♦ 3.1 Entête de définition de la tâche
♦ 3.2 Affectation aux utilisateurs
♦ 3.3 Evènements
• 4 Pour en savoir plus...
Généralités
Le workflow procédural est l'industrialisation des procédures administratives. Il s'agit de coder dans le logiciel de GED une procédure (tâches / acteurs /
évènements) de sorte que chaque acteur executant son cas de travail, la tâche suivante dans le processus est affectée à l'acteur suivant par la
machine. On parle de workflow "document-centric" quand le processus est sous-tendu par un document véhiculé entre les acteurs.
Le Workflow procédural dans Maarch
Nous avons implémenté dans Maarch un workflow procédural complet, paramétrable par un administrateur fonctionnel depuis l'interface. Voyons
comment définir pas à pas une procédure dans Maarch, telle que celle fournie dans l'application d'exemple
Voyons tous d'abord quel est le processus à coder :
1. Un membre de la comptabilité réceptionne une facture fournisseur. Il la numérise puis la verse dans le système de GED, en qualifiant le document
(référence, montant, etc).
2. Immédiatement après l'enregistrement, la facture est redirigée vers les membres du groupe des gestionnaires de compte, afin de vérifier si la facture
correspond bien à la prestation effectuée. Trois cas peuvent alors se présenter :
• la facture ne correspond pas, elle est rejetée
• la facture correspond clairement, et elle est validée
• la facture semble correspondre, mais le gestionnaire souhaite avoir l'aval de son supérieur hiérarchique.
Dans ce dernier cas, la facture est alors redirigée vers le manager.
3. Le manager approuve ou rejette la facture
Les tâches de décision sont sous-tendues par des formulaires dédiés permettant de voir l'historique, d'ajouter des notes, d'apposer un filigranne sur la
facture, ou de modifier les qualificateurs.
Paramétrage fonctionnel
Dans le menu Administration, il faut commencer par créer un nouveau processus de Workflow. Ce dernier porte sur les documents d'une collection
particulière. Il faut ensuite créer les tâches du processus.
La première tâche s'appelle toujours "START" : c'est cette tâche de lancement qui porte le titre du processus.
L'écran de définition d'une tâche est composé de trois parties :
Entête de définition de la tâche
Dans cette partie, on donne le nom de la tâche, la durée limite de traitement, et le script qui va afficher la page de traitement dédié à la tâche.
Les pages doivent être développées pour les besoins spécifiques de l'application, afin que le processus soit vraiment opérationnel. Il est ainsi possible
de faire des connexions avec des applications métiers, des contrôles spécifiques, etc.
L'application sample contient une page de traitement assez complète pour l'exemple.
Affectation aux utilisateurs
La tâche peut être affectée à des utilisateurs nommés, ou plus globalement à des groupes.
Evènements
On liste ici toutes les actions possibles sur une étape de Workflow. L'action fait passer la ressource à la tâche suivante, mais peut aussi la placer dans
un état particulier.
Pour en savoir plus...