Information pour les médiateurs de dettes (1.4) (FR)

NKGB - CNHB
Information relative aux médiateurs de dettes
FCA – Release 3.0
Auteur: Willy Baudot / Project Manager
Date: 14NOV2013
V1.4
Information relative à l'enregistrement et l'accès des médiateurs de dettes
1. Introduction / Documents
Par la loi du 14/01/2013, publiée au Moniteur Belge du 01/03/2013, tous les médiateurs de dettes
obtiennent à partir du 01/09/13 un accès direct au FCA, à savoir le Fichier Central des Avis de saisie. Ils
sont en fait responsables de l'encodage de toutes les modifications apportées aux avis de Règlement
Collectif de Dettes (avis RCD) dans lesquels ils sont désignés comme médiateur de dettes.
Cet accès passe par un système Central d'Identification et d'Authentification (CIA) nommé la SCM, Source
Centrale des Médiateurs de dettes qui est mise à disposition et gérée par la CNHB qui est également le
gestionnaire du FCA.
Tous les documents avec information concernant le FCA, comme des manuels, Release Notes, listes, etc.,
sont disponible via la fonction <Echange de fichiers> sur l’application web FCA. Sur la page web de
<Echange de fichiers> vous avez la possibilité d’introduire une adresse e-mail qui sera utilisé pour vous
envoyer un mail de notification chaque fois que des nouveaux documents sont mis à disposition. De cette
façon vous restez à jour de toutes les nouveautés / modifications.
2. L'enregistrement
Dans les premiers mois après le démarrage du Release 3.0 le 01/09/13 les greffes des Tribunaux du
Travail s’occupaient de l’enregistrement des médiateurs de dettes. A cet effet une application web
spécifique était mise à disposition de ces greffes. Un nombre important de médiateurs de dettes ont été
enregistré par cette voie.
SPF Justice a demandé la CNHB de reprendre l’enregistrement pour tous les types d’utilisateurs. A cet
effet la CNHB a envoyé une communication à toutes les institutions de médiation de dettes avec la
demande de remplir un ‘Formulaire de demande d’accès au FCA’ et de le renvoyer signé à la CNHB s’ils
n’étaient pas encore enregistrés.
Les greffes des Tribunaux du Travail gardent quand même la possibilité d’enregistrer des médiateurs de
dettes et d’adapter certaines données, comme p.ex. lier un bureau (supplémentaire) à un médiateur de
dettes.
3. Création des avis RCD
C'est toujours le greffe du Tribunal du Travail qui a le seul droit de créer de nouveaux avis RCD. Voir la
nouvelle version du manuel application web FCA Release 3.0 pour plus d'information sur la façon dont les
données du médiateur de dettes doivent être encodées:

Via <Recherche directe partie> sur base du RRN ou le n° TER du médiateur de dettes ; PS : cela
ne marchera qu’après le médiateur de dettes est enregistré et qu’il a été lié à ces avis RCD (à ce
moment le FCA crée la fiche partie interne et attribue le n° TER), cela parce que la recherche se
fait toujours sur la SCM.

Par une recherche SCM (via <Recherche avancée>): si le médiateur de dettes est retrouvé, alors
ses données sont directement remplies dans l'avis ; s'il y a plusieurs résultats, il faudra en
sélectionner un seul.

Si le médiateur de dettes n'est pas encore enregistré, il ne sera bien entendu pas retrouvé et il
faudra alors cliquer sur le bouton <Partie non retrouvée>, et on revient alors dans l'avis où on peut
encoder de façon manuelle les données du médiateur de dettes.
PS : cette possibilité ne sera disponible que temporairement, i.e. jusqu’a ce que tous les
médiateurs de dettes ont été enregistré.
PS : le médiateur de dettes ne sera capable de retrouver et modifier un avis pareil après qu’il a été
enregistré dans la SCM et que l’avis a été lié à son enregistrement.
La procédure ci-dessus est aussi applicable si un médiateur de dettes doit encoder les données d’un
nouveau médiateur de dettes remplaçant.
CNHB_FCA-Rel3.0_Info-Mediateurs_V1.4
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FCA – Release 3.0
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En attendant qu'un médiateur de dettes soit enregistré dans la SCM le Tribunal du Travail sera toujours en
mesure de modifier les avis RCD; cette possibilité demeure existante.
4. Gestion d’accès des médiateurs de dettes
Avant qu'un médiateur de dettes ne puisse obtenir l'accès au FCA, il devra d'abord
activer sa carte eID sur le site web authentification de la SCM
https://cbs-scm.nkcn-cia.be/LnxNKGCIAAuth/Login.aspx
PS :
cela est possible immédiatement après l’enregistrement par le greffe du tribunal du travail ou par la
CNHB
La procédure à suivre est :
 L’accès au site d’authentification de la SCM se fait par la carte eID et votre code PIN

Alors un écran apparait ou vous pouvez activer votre carte eID en cliquant sur

Ensuite l’utilisateur doit encoder un mot de passe personnel et choisir la langue dans laquelle il
souhaite travailler avec l'application FCA (NL / FR / DE)

Pour terminer l’opération cliquez sur le bouton vert
Via cette application web (Gestion des utilisateurs) le médiateur de dettes peut également donner accès à
ses collaborateurs en les enregistrant dans la SCM. Ceci se fait par:
 la lecture de la carte eID du collaborateur
 la désignation du type de relation (collaborateur ou administrateur FCA)
 l'octroi des droits / fonctions correctes
 l'encodage d'un mot de passe
 la désignation de la langue dans laquelle le collaborateur souhaite travailler
 la conservation des données
Pour plus de détails voir le document ‘FCA – Manuel User Management Médiateurs de dettes’, que vous
pouvez télécharger via la fonction <Echange de fichiers> du FCA ou via la page ‘Manuels’ (voir menu).
5. Accès au FCA / Modification des avis RCD
Après que le médiateur de dettes a activé sa carte eID, il/elle peut se connecter au site web Applications du
SCM: https://cbs-scm.nkcn-cia.be/LnxNKGCIAApps/Login.aspx
Si vous êtes enregistré dans plusieurs bureaux / institutions comme médiateur de dettes alors vous serez
présenté d’abord un écran où vous devez confirmer pour quel bureaux / institutions vous voulez accéder le
FCA : cliquez sur <Select> à gauche du bureau / institution voulu, introduisez votre mot de passe et cliquez
sur <Confirmer>.
Ensuite un écran apparait où se fait la connexion au FCA par le bouton <F.C.A.> au milieu de l'écran.
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Toute l'information relative à l'utilisation de l'application web FCA peut être retrouvée dans le ‘Guide de
l'utilisateur application web FCA' pour le Release 3.0. Voir le chapitre sur l'avis RCD ainsi que les chapitres
concernant les fonctions et les critères de recherches. Ce document peut être téléchargé via la fonction
<Echange de fichiers> du FCA, voir le fichier: CNHB_GUT_FCAappweb-Rel.3.0_V1.0, ou bien via la page
‘Manuels’ (voir le lien dans le bar bleu en haut à droite).
Le médiateur de dettes pourra d'ailleurs modifier ses avis RCD après qu'il:
 est enregistré dans la SCM
 est lié à un bureau (avec n° BCE)
 est lié aux avis dans lesquels il est mentionné en tant que médiateur de dettes, ce qui ne pourra
pas toujours se dérouler automatiquement (le FCA doit pouvoir lier les données dans ces avis aux
données de son enregistrement)
Si un médiateur de dettes constate qu'il ne peut retrouver ou modifier certains de ses avis dans le FCA, il
doit le signaler à la CNHB au [email protected] en indiquant son nom et numéro BCE ainsi que le
nom des requérants-débiteurs et la référence de dossier de la greffe des avis concernés.
Remarque importante :
Les avis RCD qui datent d’avant le démarrage du FCA (29/01/2011) ne seront introduits dans le FCA par
les greffes des tribunaux du travail que dans le cas où une modification doit être effectuée à cet avis. Cela
implique que tous les avis RCD qui datent d’avant le 29/01/2011 et pour lesquels aucune modification était
encore nécessaire, ne sont PAS encore disponible dans le FCA, et par conséquence ne pourront pas être
retrouvés via les fonctions de recherches. Si le médiateur de dettes doit effectuer une modification à un avis
pareil, alors il doit d’abord demander au tribunal du travail compétent d’encoder l’avis en question dans le
FCA.
6. Rechercher les avis au nom d’une personne
Article 63 du loi du 14/01/2013 stipule : Les médiateurs de dettes peuvent prendre connaissance, pour
l’accomplissement de leurs missions légales, des avis visés aux articles 1390 à 1390quater (ce sont les
avis de commandement/saisi, de cession, de délégation et de règlement collectif de dettes) établis au nom
du requérant-débiteur et au noms des personnes qui partagent une communauté ou une indivision avec lui.
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Des recherches pareilles peuvent être exécutées avec la fonction <Rechercher un avis (chercher dans tous
les avis)> qui offre un certain nombre de critères de recherche, comme :
 Le numéro national (recommandé)
 Nom (+ éventuellement prénoms) + date de naissance
 Nom (+ éventuellement prénoms) + adresse (minimum numéro de maison et code postal)
Pour plus de détails voir le manuel utilisateurs application web FCA.
Note: Les recherches dans tous les avis sont toujours payants, la rétribution actuelle est 4 EUR. Cela
inclus la consultation et/ou l’impression de chaque avis qui fait partie du résultat de la recherche,
c’est donc uniquement la recherche même qui est payante, même si aucune donnée n’est trouvée.
Il existe aussi une fonction gratuite <Rechercher une partie> qui permet de rechercher une partie sur
plusieurs critères et avec plus de flexibilité (par exemple en utilisant des wildcards / jokers). Dans le résultat
de cette recherche un lien <Avis> est prévu qui vous permet de lancer une recherche payante dans tous
les avis, cela après avoir introduit une référence du dossier (ce qui est un champ obligatoire).
Remarque concernant le champ obligatoire ‘Référence du dossier (objet de la recherche)’:
Cela est une référence qui peut être utilisée dans le cadre de la loi sur la vie privée et qui donne la CNHB le
droit de faire un audit de n’importe quelle recherche sur FCA, afin de vérifier si ces recherches étaient
justifiées (c.-à-d. avaient une 'finalité'). Il faut savoir que toutes les transactions sur FCA sont conservées
(logging) de façon qu’il est toujours possible de vérifier qui a fait quelle recherche, quand et pourquoi (c’est
la référence du dossier). Cela nous est imposer par la commission sur la vie privée. Dans le cas de
recherches par un médiateur de dettes dans ces propres avis afin de retrouver et éventuellement modifier
un avis, cela semble moins important, néanmoins nous conseillons de toujours encoder votre numéro de
dossier dans ce champ.
7. Recherche des avis RCD par un médiateur de dettes
Avec la fonction <Rechercher un avis (Chercher dans ces propres avis)> un médiateur de dettes peut
rechercher et éditer (gratuitement) les avis RCD dans lesquels il est mentionné comme médiateur de dettes
et qui ont été liés à son enregistrement dans la SCM.
Note:
Les recherches dans ces propres avis et sur Id. FCA sont toujours gratuites.
La fonction de recherche <Rechercher un avis (Chercher dans ces propres avis)> donne les possibilités de
recherche suivantes:
(1) Date de naissance, les combinaisons possibles des critères de recherches sont:
 nom + prénom (PS: le nom est toujours obligatoire, le prénom est optionnel)
 optionnel: la date de naissance
 optionnel: une marge (période) pour la date de naissance si on ne la connait pas exactement
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(2) Date de dépôt, les critères de recherches possibles sont :
 Type d’avis: doit toujours être règlement collectif de dettes
 La date de dépôt de l’avis
 Une période (de – à) dans laquelle la date de dépôt se situe (max. 2 mois)
(3) Echéance: n’est pas applicable aux avis RCD
(4) Numéro de dossier, les critères de recherches possibles sont :
 Type d’avis: doit toujours être règlement collectif de dettes
 Le numéro de dossier du tribunal de travail (Référence de la greffe)
 Ou bien son propre numéro de dossier (dans le bloc info médiateur de dettes)
Le résultat est toujours une liste d’avis RCD qui correspondent aux critères de recherche.
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À la gauche de chaque avis les icones suivants sont disponible sur lesquels vous pouvez cliquer:

: pour modifier l’avis

: pour consulter l’avis

: pour imprimer l’avis (génère un fichier PDF que vous pouvez ouvrir ou sauvegarder)
Si vous disposez de l’Id. FCA de l’avis RCD ainsi que du n° TER du requérant, alors vous pouvez utiliser la
fonction < Rechercher sur Id. FCA>.
PS:
Le n° TER du requérant est un numéro interne du FCA qui est attribué par le FCA à chaque partie
et que vous pouvez retrouver dans l’avis.
8. Quoi faire en cas de problèmes / questions
Alors vous pouvez contacter le helpdesk de la CNHB – envoyez un e-mail à:
[email protected]
en spécifiant les données suivantes:
 sujet: nom du bureau / institution + brève indication du problème
 une explication brève et claire du problème / question
 Votre nom et coordonnées: n° téléphone et adresse e-mail
 S’il s’agit d’un message d’erreur qui apparait sur l’écran, alors ajouter s.v.p. un printscreen de cet
écran
Notre système helpdesk attribuera un n° de ticket que vous ne pouvez pas modifier lors des
communications ultérieures. Nos collaborateurs du helpdesk vous contacterez aussi vite que possible.
PS:
Si vous avez des questions juridiques ou procédurales concernant les règles à suivre pour encoder
certaines données dans un avis RCD, alors il faut vous adresser à votre propre organisation
professionnelle, comme OBFG, FRNB, Service ou Centre de Référence en médiation de dettes.
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