Terme de référence Spécialiste Gestion financière

Terme de référence Spécialiste Gestion financière
Sous la supervision générale du Directeur Général de l’A.N.P.I, Agence d’Exécution du
projet les consultants auront pour mission :
1. Le SGF sera responsable de l’ensemble des taches en matière de gestion administrative,
financière et comptable, et plus précisément de ce qui suit :
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.
viii.
ix.
x.
xi.
xii.
xiii.
xiv.
xv.
xvi.
xvii.
xviii.
la préparation et le suivi des budgets et de la trésorerie, l’élaboration des états
financiers du projet, conformément aux normes comptables admises et aux règles
de présentation de la Banque Mondiale/IDA.
Effectuer les règlements pour appuyer les activités initiées par l’ agence
d’exécution dans le cadre du PGDSP, conformément au manuel des procédures
administratives, financières et comptables de la Banque Mondial ;
Gérer les systèmes d’information financière pour la gestion du PGDSP ;
Etablir le rapport financier annuel et les rapports périodiques du projet (le
Rapport de Suivi Financier trimestriel G
Etablir les états de rapprochement bancaire, procéder au classement des pièces
comptables ;
Effectuer le traitement comptable des stocks ;
Participer à la planification et à l’exécution des travaux d’inventaire ;
Assurer le contrôle de la fiabilité des documents comptables et vérifier la
conformité des dossiers préparés au niveau de toutes l’agence d’exécution ;
Veiller à la bonne application, des comptes annuels et à la conformité de la tenue
des comptes du projet ;
Veiller à la sauvegarde du patrimoine acquis dans le cadre du PGDSP et au
respect de ses engagements contractuels ;
Faciliter les missions d’audit externe dans les délais ;
Coordonner l’élaboration des rapports, des plans d’opération et budgets annuels
du projet ;
Suivre l’exécution financière des conventions, contrats et/ou protocoles avec les
opérateurs et prestataires impliqués dans l’exécution des activités du projet dans
le respect des règles contenues dans le manuel des procédures ;
Participer à l’examen et à l’analyse des requêtes de financement des sous projets;
Préparer les contrats à signer avec l’agence d’exécution du projet sous la
délégation du coordonnateur;
Appuyer, suivre et évaluer l’agence d’exécution du projet sur le plan de la gestion
et de la comptabilité;
Mettre en place un système qui permet de conditionner les décaissements aux
différents partenaires et agences d’exécution.
Vérification des états des immobilisations acquis sous le projet (identification,
localisation, enregistrement et suivie)
2. Le SGF sera responsable de la validation et de la mise à jour du Manuel de Procédures
Comptables
Il est à noter que le projet disposera d’un Manuel des procédures administratives,
comptables et financières dont l’élaboration a été confiée à un consultant. Cependant en
fonction des circonstances et du contexte lors du démarrage de ses fonctions, le service
technique pourra apporter toutes modifications jugées nécessaires. Ces modifications
éventuelles devront être faites en accord avec le PGDSP et l’IDA.
LES OBLIGATIONS DU SGF
-
Préparer et consolider le plan d’action annuel budgétise (PTBA) et le bilan annuel des
activités de PGDSP;
Soumettre à l’approbation du comité de pilotage, le PTBA et le Bilan annuel des
activités du PGDSP;
Assurer un appui technique aux partenaires impliqués;
Assurer le suivi financier des interventions contractualisées;
Organiser le transfert des ressources vers les organismes et les structures d’exécution
du projet, conformément, aux procédures édictées à cette fin; et
Instruire tout dossier que le comité de pilotage lui aura confié.
Préparer les rapports financiers intermédiaires sous forme et substance acceptables à
la Banque Mondiale.
INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION
Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre
de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le SGF :
a. ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation à laquelle il/elle apporte
un conseil utile pour le respect des règles, organe de contrôle interne ;
b. ne devra pas être dans une position de gestion du service de passation de
marché
PROFIL DU CONSULTANT
Etre de nationalité Djiboutienne
Etre âge de 30 ans Minimum
Etre titulaire d’un bac +4 en économie et gestion financière et Audit financier.
Avoir une parfaite maitrise en français, l’anglais serait un atout.
Le consultant(e) national doit avoir 3 année d’ expérience en finance de type DE PREFERENCE
DE LA BANQUE MONDIAL OU DU FOND MONDIAL ET/OU
, d’expertise comptable ou conseil en
gestion de renommée internationale et une expérience prouvée dans la gestion des fonds
délégués par des tiers et dans la gestion financière.
Le consultant(e) national doit disposer d’une compétence dans les domaines de la mise en
place d’outils de gestion (manuels de procédures financières et systèmes informatiques), de la
gestion administrative comptable et financière. Le consultant national devra organiser des
missions de contrôle périodique des activités à tous les niveaux pour assurer un suivi des
activités de gestion de l’agence d’exécution, de comptabilité et de gestion au niveau
décentralisé.
Le consultant(e) national devrait également avoir une bonne connaissance des procédures et
directives de la Banque en matière de gestion financière
Une bonne connaissance de l’organisation administrative du territoire de la République de
Djibouti et de l’organisation de l’administration et des finances publiques du pays et de
l’organisation des ONGs et des associations à base communautaire œuvrant à Djibouti
constituerait un avantage.
DUREE DE LA MISSION.
La durée totale des prestations est de 1 an renouvelable à temps plein. Le (la) candidat(e)
retenu(e) sera invité(e) à signer un contrat d’une année renouvelable compte tenu de ses
performances.
Terme de référence Spécialiste en Passation des Marchés
(SPM) :
1.
Sera responsable de la mise en place d’un système simple de gestion de la passation des
marchés comprenant (i) la planification des opérations de passation des marchés, (ii) le
suivi de l’avancement, (iii) l’analyse des écarts entre les réalisations et le plan de
passation des marchés.
2.
Sera responsable de la qualité de l’ensemble du processus de passations de marchés, et
plus précisément de ce qui suit :
a. Faire le suivi auprès des services techniques bénéficiaires de l’acquisition ou
de l’unité de coordination du projet, de la préparation et la finalisation des
termes de référence (TDR), pour les services de consultants, et des
spécifications techniques des fournitures et travaux ;
b. Assurer le contrôle qualité des dossiers d’appel d’offres, et des demandes de
propositions (suivant les modèles fournis par l’IDA) préparés par l’agence
d’exécution du projet devant être soumis à la non objection de la Banque
mondiale , et assurer leur transmission/vente selon le cas ;
c. procéder au lancement des appels d’offres (le cas échéant aux avis a
manifestation d’intérêt ou présélection), selon les modes convenus dans l’
accord de prêt;
d. veiller à la bonne gestion des appels d’offres en cours;
e. Participer aux séances publiques d’ouverture des plis pour fournir des conseils
et assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture des offres et
propositions reçues, préparés par la commission d’évaluation ;
f. Assurer le contrôle qualité des rapports d’ouverture de plis et d’évaluation des
offres à signer conjointement par les autres membres désignés de ces
commissions ;
g. être l’interlocuteur du bailleur de fonds pour toutes les questions relatives à la
passation de marchés notamment pour toutes les communications liées à
l’obtention des non objections du bailleur de fonds ;
h. Assister l’agence d’exécution du projet dans la préparation des contrats, après
l’obtention des avis de non objection si c’est requis, et veiller à leurs
signatures par les personnes habilitées à le faire ; et
i. concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et développer
des statistiques de gestion qui permettront aux bailleurs de mesurer le niveau
de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés.
j. Élaborer et tenir à jour le plan de passation des marchés suivant un modèle jugé
acceptable par le bailleur et l'intégrer aux rapports périodiques du projet
3.
Il sera chargé de planifier, préparer et mettre à jour le plan de passation de marchés des
services de consultants et de fournitures et de travaux pour le projet ;
4.
Il sera responsable de l’établissement de tous les rapports d’activités prescrits par le
manuel des procédures de passation de marchés de l’agence d’execution du projet, mais
également de tout autre rapport que le bailleur pourrait demander dans le cadre de
l’exécution du projet.
5.
Il devra mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés
qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ce marché y inclus les
documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue à posteriori de l’IDA.
INCOMPATIBILITE AVEC CERTAINES FONCTIONS D’EXECUTION
Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre
de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le SPM :
c. ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation à laquelle il/elle apporte
un conseil utile pour le respect des règles ; il/elle pourrait cependant assurer le
secrétariat de la Commission des Marchés, organe de contrôle interne ;
d. ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché notamment (i)
les réceptions de qualité ou de quantité et (ii) le paiement ; il/elle apportera un
éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat ; et
e. ne devra pas être dans une position de gestionnaire comptable de matières.
ROLE DE CONSEIL AU PRES DU DIRECTEUR GENERAL DE L’A.N.P.I, AGENCE
D’EXECUTION DU PROJET
Dans sa mission au sein de l’équipe, le SPM apportera un conseil utile à tous les membres de
l’équipe dans :
a. la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition
d’attribution du marché ;
b. l’assistance à la réponse aux demandes de clarification des soumissionnaires ;
c. la réponse aux commentaires de la Banque mondiale ;
d. les propositions de solution alternative lorsqu’un problème de passation des
marchés ne peut être résolu à l’interne ;
e. l’examen de toute correspondance arrivée ou départ concernant la passation
des marchés afin de s’assurer que le courrier a reçu le traitement adéquat dans
le parfait respect des règles ; et l’interprétation des clauses du contrat en cas de
différend pendant l’exécution du contrat.
OBLIGATIONS DU SPECIALISTE EN PASSATION DES MARCHES
Le SPM signera un contrat de performance avec la coordination du projet afin d’assurer en
temps voulu (i) la production régulière des mises a jour du plan de passation des marchés du
projet, (iii) le rapport d’activité mensuel, (iii) la qualité des dossiers de passation de marchés,
y compris celle soumis à l’avis de non objection de la Banque, et (iv) la tenue à jour des
fiches de passation de marchés devant servir de support aux revues à posteriori des marchés
(PPRs) passés qu’effectuera la Banque. Le SPM remettra à l’unité de coordination du Projet
un rapport mensuel d’activités au plus tard quinze (15) jours après la fin du mois auquel il se
rapporte et un rapport final en fin du contrat.
Ces rapports comprendront en outre les recommandations du comptable sur les décaissements
et devront être remis en deux exemplaires à la coordination. Le modèle de rapport à fournir
sera défini en accord avec la Banque mondiale et comportera au minimum les informations
sur les marchés requises dans le rapport administratif et financier (RAF) du projet.
OBLIGATIONS DE L’AGENCE D’EXECUTION DU PROJET
Le Directeur Général de l’Agence d’exécution (A.N.P.I) remettra au SPM l’ensemble des
documents, dossiers et outils appropriés et nécessaires à l’exécution de sa mission. Elle
remettra également à la disposition dudit spécialiste, les locaux et équipements nécessaires
pour assurer une bonne prestation de service. Une évaluation de la performance du SPM sera
faite tous les six mois et joint au rapport semestriel du projet.
DUREE DE LA MISSION :
La durée totale des prestations est de 1 an renouvelable à temps plein. Le (la) candidat(e)
retenu(e) sera invité(e) à signer un contrat d’une année renouvelable compte tenu de ses
performances.
QUALIFICATIONS PROFESSIONNELLES ET ACADEMIQUES
1. Un diplôme de deuxième cycle universitaire (minimum Bac +4) en, Economie, en
Gestion et Comptabilité, en Administration publique, Droit.
2. Formation en passation des marchés en générale et des règles et procédure de
passation des marchés des banques multilatérales de développement tels que la
Banque africaine de développement et Banque Mondiale,;
3. Expérience professionnelle de 3 ans minimum comme responsable passation de
marchés dont une expérience spécifique de deux asn dans des projets financés par la
Banque mondiale ou la Banque Africaine de développement;
4. Bonne connaissance du français de même qu’une aptitude à communiquer
oralement et verbalement aussi bien avec les responsables du projet, que la
hiérarchie et les collègues;
5. Une connaissance informatique des logiciels courants (Word, Excel, Power Point,
E-mail et autres outils de communication);
6. Une connaissance de l’Administration nationale ;
7. Bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe
Le candidat(e) remplissant les conditions cités ci-dessus doivent déposer leur dossier (lettre
de motivation Curriculum Vitae, copies des diplômes) au plus tard le 25 avril 2014 à
l’adresse électronique suivante : [email protected] et à l’Agence Nationale Pour la
Promotion des Investissements (ANPI), Rue de Marseille Djibouti, (en face de la
pharmacie Corne d’Afrique).
Pour plus de détail sur les Termes de Référence consulter le site www.djiboutinvest.com.