Procédure entente de transfert de fonds

Entente de transfert de fonds des 3
organismes fédéraux
Mise en contexte
La direction de l’Université Laval a signé une entente avec les organismes subventionnaires
fédéraux (CRSNG, CRSH et IRSC).
Entente sur l'administration des subventions et des bourses des organismes par les
établissements de recherche
Cette entente a pour but de clarifier les rôles et les responsabilités en matière de gestion des
subventions et des bourses fédérales pour les titulaires, les établissements et les organismes.
L’Université Laval doit respecter le Guide d'administration financière des trois organismes qui
contient les modalités des transferts de fonds entre établissements, que ce soit pour les
transferts entre un établissement principal et un établissement secondaire admissible ou les
transferts entre un établissement principal et un établissement secondaire non admissible (IRSC
et CRSH uniquement).
Définitions
Chercheur principal :
Le candidat principal d’une demande de subvention ou de bourse qui a été approuvée pour du
financement. Le chercheur principal doit satisfaire aux critères d’admissibilité de l’organisme
pour recevoir des fonds et il est considéré comme le titulaire de la subvention.
Co-chercheur :
Le co-candidat d’une demande de subvention ou de bourse qui a été approuvée pour du
financement. Le co-chercheur satisfait aux critères d’admissibilité de l’organisme pour recevoir
des fonds.
Collaborateur :
Le CRSNG et le CRSH ne permettent pas les transferts de fonds à des collaborateurs. Les IRSC
permettent ces transferts et définissent le terme collaborateur comme une personne dont le
rôle est d’offrir un service spécial (p. ex., l’accès à de l'équipement, la fourniture de réactifs
particuliers, la formation dans une technique spécialisée, l’analyse statistique, l’accès à un
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groupe de patients ou autre) dans le cadre d’un projet ou d’un programme de recherche et qui
peut obtenir un remboursement à même la subvention pour les coûts réels entraînés par la
prestation du service.
Établissement principal :
L’établissement principal reçoit directement les fonds de subvention et les transfère à un
établissement secondaire afin de faciliter la collaboration de recherche.
Établissement secondaire :
L’établissement auquel les fonds sont transférés par l’établissement principal. Il peut s’agir d’un
« établissement admissible » ou d’un « établissement non admissible ».
•
Dans l’entente = Établissement bénéficiaire
Établissement admissible :
a) qui se conforme aux critères d’admissibilité pour l’obtention d’une subvention suivant
les dispositions des lignes directrices d’un organisme et
b) qui a signé l’entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes
par les établissements de recherche
Liste des établissements admissibles pour chaque organisme :
CRSNG :
http://www.nserc-crsng.gc.ca/NSERC-CRSNG/EligibilityAdmissibilite/ListEligibleInstitutions-ListEtablissementsAdmissible_fra.asp
CRSH : http://www.sshrc-crsh.gc.ca/about-au_sujet/policies-politiques/statementsenonces/list_eligible_institutions-liste_etablissements-admissibles-fra.aspx
IRSC : http://www.cihr.ca/f/36374.html
Établissement non admissible :
Un établissement autre
qu’un établissement admissible.
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Transferts permis selon l’organisme
L’Université Laval est l’établissement principal
Formulaires d’entente disponibles
Avec un établissement admissible
•
Français
•
Anglais
Avec un établissement non admissible
•
Français
•
Anglais
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Contenu de l’entente
•
Information de base
•
Utilisation des fonds
•
Rapports financiers (formulaire 300)
•
Propriété intellectuelle
•
Responsabilités
•
Termes et conditions générales (retourner à l’utilisateur qui produira la demande de
paiement et la retournera accompagnée de l’entente pour traitement au Service des
finances)
•
Signatures
Pour l’Université Laval:
•
Chercheur principal
•
Responsable Service des finances
Pour l’établissement bénéficiaire:
•
•
Co-chercheur ou collaborateur
•
Représentant autorisé (représentant du bureau de la recherche par
exemple)
Annexe 1 :
•
Calendrier des versements (à compléter si plusieurs versements sont prévus
dans l’année financière couverte par l’entente)
•
Utilisation des fonds (à compléter au besoin selon l’entente entre le chercheur
principal de l’Université Laval et le co-candidat de l’établissement bénéficiaire)
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Schéma du cheminement des documents
L’Université Laval est l’établissement secondaire
Le VRRC:
•
Reçoit l’entente de l’établissement principal
•
Vérifie les informations de l’entente
•
Obtient la signature du chercheur de l’Université Laval
•
Signe comme représentant autorisé de l’Université Laval (Adjoint(e) au vice-recteur et
directeur(trice) du bureau de la recherche)
•
Saisit l’information à SIRUL
•
Retourne l’entente à l’établissement principal tel que demandé, soit par télécopieur,
courriel ou courrier
•
Envoie une copie par courriel à la faculté pour ses dossiers et au Service des finances
pour l’avance des fonds
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