USER GUIDE 4.0 FR:A5.qxd - InterCall Web Event Services

GENESYS MEETING CENTER 4.0
Guide d’Utilisation
BIENVENUE SUR GENESYS MEETING CENTER
Genesys Meeting Center est votre nouvel outil de communication à distance. Simple et performant,
il intègre les fonctions d'audio et de web conférence sur une même interface, transformant ainsi
votre PC en une véritable salle de réunion virtuelle. Vous pouvez désormais présenter des documents
PowerPoint®, partager une application, soumettre un vote ou un questionnaire en ligne, faire une
session de questions-réponses… avec un maximum d'interactivité. Vos réunions seront plus
fréquentes et plus productives, sans les inconvénients liés aux déplacements.
Quand utiliser Genesys Meeting Center ?
Présentation commerciale
Formation à distance
Séminaire marketing
Lancement de produits
Travail collaboratif
Gestion de projets
Communication interne, etc.
Conseils pratiques pour des réunions réussies !
Voici quelques conseils pour garantir l'efficacité de votre réunion Genesys Meeting Center.
Pour éviter d'éventuelles pertes de temps en
cours de réunion, prenez le temps de créer
ou de télécharger à l'avance les ressources
que vous utiliserez en réunion (PowerPoint,
questionnaires, vote…).
Ouvrez votre salle de réunion à l'avance,
pour que les participants puissent se
connecter à l'heure prévue.
Pour garantir une bonne qualité sonore, évitez
d'actionner la touche "main-libre" de votre
téléphone. Nous vous recommandons d'utiliser
un casque téléphonique pour plus de confort.
Si votre réunion ne nécessite pas
d'interactivité, coupez le micro des
participants pour éviter les bruits de fond.
Les participants ne disposent pas toujours
des mêmes vitesses de connexion. Si c'est le
cas, n'hésitez pas à temporiser entre les
diapositives PowerPoint.
Pour optimiser le partage d'applications,
réduisez le nombre des fenêtres ouvertes au
minimum.
Utilisez les annotations, le vote ou le
questionnaire pour accompagner votre
discours et favoriser l'interactivité.
Pour faciliter la lecture de vos présentations,
limitez à 6 le nombre de lignes par
diapositive.
Avant la réunion, demandez aux participants
d'effectuer un test en cliquant sur le lien
présent dans l'invitation à la réunion. Ce test
permet de valider que leur navigateur est
bien compatible et qu'il n'y a pas de
contrainte de pare-feu.
Assurez vous que vos participants
téléchargent l'application Meeting Center
avant la réunion s'ils souhaitent utiliser
certaines fonctions comme la possibilité
d'être présentateur de la réunion, l'utilisation
de la Voix sur IP ou de l'icône Meeting
Launcher.
Note: Vos participants n’ont pas besoin de
télécharger l’application pour rejoindre la réunion.
WEB CONFERENCE
Utilisation de la réunion web et audio
DEMARRER
UNE REUNION
Installez Meeting Center 4.0
Pour plannifier et démarrer vos réunions
web, installez Meeting Center 4,0.
3- Cliquez sur Envoyer. Les participants
recevront une invitation Outlook contenant
les instructions d'accés à votre réunion.
Note: Si vous n'installez pas l'outil Calendrier Outlook,
cliquez sur l'icône Meeting Center dans votre barre de
taches et sélectionnez Programmer une réunion. Dans
votre Gestionnaire de réunion, cliquez sur le bouton
Programmer une réunion et suivez les étapes proposées.
Vous pourrez aussi inviter des contacts Lotus Notes.
Démarrer une réunion programmée
Animateur :
1- Cliquez sur l'icône Meeting Center de votre
barre de taches et sélectionnez Démarrer
une réunion.
2- Cliquez sur le lien de la réunion que vous
souhaitez démarrer.
3a- Choisissez Oui si vous désirez inviter d'autres
participants via MSN Messenger ou par
email.
1- Allez sur www.genesys.com/fr/go et
cliquez sur le bouton “Téléchargez Genesys
Meeting Center 4.0”.
2- Suivez simplement la procédure de
téléchargement. Une fois le téléchargement
terminé, Genesys Meeting Center 4.0 vous
permettra de planifier et piloter vos réunions
en ligne.
Programmer une réunion
Avec Microsoft Outlook:
1- Depuis Outlook, Cliquez sur le bouton
Programmer une réunion de la barre
Meeting Center Outlook® située en dessous
de la barre d'outils Outlook.
2- Sélectionnez l'onglet Rendez-vous, entrez
l'heure de la réunion et le nom des
participants en utilisant votre carnet
d'adresses Outlook.
3b- Choisissez Non si vous ne souhaitez pas
inviter d'autres participants.
4- Dans le premier menu de démarrage
rapide, sélectionnez par quel moyen vous
souhaitez rejoindre la partie audio de la
réunion puis cliquez sur Continuer.
5- Dans le deuxième écran de démarrage
rapide, choisissez ce que vous souhaiterez
faire dès le démarrage de votre réunion
(ex - Présentation PowerPoint, partage de
document, etc.). Cliquez sur OK pour
démarrer la réunion.
Note: Vous pouvez aussi démarrer une réunion
programmée depuis le calendrier Outlook. Ouvrez
simplement l'intitulé de la réunion dans votre calendrier
Outlook puis cliquez sur le lien Démarrer la réunion.
Démarrer une réunion immédiate
Accés Participants :
1- Cliquez sur l'icône Meeting Center de votre
barre de tâches et choisissez Démarrer une
réunion.
1- Si la réunion a été programmée, les
participants cliquent sur le lien contenu dans
l'email d'invitation pour joindre la réunion.
2- Cliquez sur Réunion immédiate.
2- Pour une réunion immédiate, les participants
vont sur www.genesys.com et cliquent sur le
bouton d'accés Participant. Il leur sera
demandé d'entrer votre numéro de réunion
ainsi que leur nom.
3a- Choisissez Oui si vous désirez inviter
d'autres participants via MSN Messenger ou
par email.
3b- Choisissez Non si vous ne souhaitez pas
inviter d'autres participants.
4- Dans le premier menu de démarrage
rapide, sélectionnez par quel moyen vous
souhaitez rejoindre la partie audio de la
réunion puis cliquez sur Continuer.
5- Dans le deuxième écran de démarrage
rapide, choisissez ce que vous souhaiterez
faire dès le démarrage de votre réunion (ex
- Présentation PowerPoint, partage de
document, etc.). Cliquez sur OK pour
démarrer la réunion.
Note: Un animateur peut aussi envoyer une invitation
rapide via MSN Messenger ou par email en utilisant
l'icone Meeting Center ou via les icones d'invitations
présentes dans l'interface de la salle de réunion.
3- Les participants devront choisir de quelle
manière ils souhaitent rejoindre la partie
audio de votre réunion et devront s'identifier
s'ils choisissent l'option Vous êtes déjà
connecté ou Je préfère appeler.
Note: La porte de votre salle de réunion reste fermée et
les participants sont placés en salle d'attente jusqu'à ce
que l'animateur démarre la partie audio ou ouvre la
porte de la partie web.
L'icone Meeting Center
L'icone Meeting Center est automatiquement
installé dans la barre de tâches de votre
ordinateur lorsque vous installez l'aplication
Meeting Center. Cet icône permet :
D'accéder en 1 clic de souris à une réunion
programmée ou immédiate.
De programmer des réunions.
De rejoindre une réunion.
Note: Si vous n'avez pas programmé de réunion
commençant dans les 3 heures à venir, l'étape 2 ci-dessus
n'apparait pas. Si vous avez installé l'outil Calendrier
Outlook, vous pouvez aussi démarrer une réunion
immédiate depuis la barre d'outils Meeting Center
Outlook en cliquant sur le bouton Réunion immédiate.
D'envoyer rapidement des invitations avec
MSN Messenger ou par email.
D'accéder à votre Gestionnaire de réunion.
PILOTAGE DE L’AUDIO
CONFERENCE VIA INTERNET
Appeler des participants
1- Cliquez sur le bouton Fonctions avancées du
panneau Afficher.
2- Cliquez sur le bouton Appeler de la barre
d'outils.
3- Entrez le nom et le numéro de téléphone du
participant à appeler ou cliquez sur le bouton
Carnet d'adresse.
4- Cliquez sur Appeler.
Contrôler l'accès à la réunion /
Fermer la porte de la réunion
L'animateur peut filtrer l'arrivée des participants
grâce à la "Salle d'attente"et autoriser ou
refuser l'accès en salle de réunion.
Depuis la barre d'outils du panneau
Participants, cochez ou décochez la case
Fermer la porte pour activer ou désactiver
l'entrée en salle de réunion.
Note: Par défaut, la porte de votre salle de réunion est
fermée.
Icônes d'audio conférence
L'animateur peut gérer la prise de parole des
participants via l'interface web.
Icônes :
Icône audio standard.
Le participant (ou animateur) est entré dans
la partie audio de la réunion.
Icône audio active.
Le participant (ou animateur) est en train de
parler ou se trouve dans un environnement
bruyant.
Mode secret.
Le participant écoute mais ne peut intervenir.
La voix sur IP
La solution VoIP de Genesys intégrée dans le
Meeting Center est sécurisée et utilise un flux
de bande passante faible. Autorisée par les
pare-feu, elle permet à l'animateur et aux
participants d'une réunion de rejoindre la partie
audio sans frais de communication. Vous avez
uniquement besoin d'une connexion Internet et
d'un casque PC intégrant un micro.
Statut des connexions
Pour démarrer ou rejoindre une réunion
en voix sur IP, cliquez sur Connexion par VoIP
dans le premier menu du démarrage rapide.
L'animateur peut visualiser le mode de connexion
des participants dans la colonne statut du
panneau Participants.
Pour vous connecter en VoIP durant une
réunion, cliquez sur le panneau Connexion
Audio et choisissez Connexion VoIP.
Statut des connexions:
Téléphone
Web
Téléphone/Web
VoIP/Web
Streaming/Web
Si besoin, vous pouvez facilement passer
d'une connexion VoIP à une connexion audio
traditionelle (téléphone) en utilisant le
panneau Connexion audio.
Note: Vous pouvez sélectionner les participants selon
leur nom, leur émoticone ou leur statut en cliquant en
haut de la colonne souhaitée.
Note: Pour une qualité de son optimale, utilisez un
casque audio intégrant un microphone. Les participants
doivent installer l'application Meeting Center pour utiliser
la VoIP.
Activer / Désactiver la prise de parole
1- Cliquez sur l'icône audio
d'un participant
auquel vous souhaitez retirer ou rendre la
parole.
2- Vous pouvez aussi retirer ou rendre la parole
à tous les participants en une seule fois en
cliquant sur le bouton Fonctions avancées du
panneau "Afficher" et en cliquant sur les
boutons Désactiver ou Activer la parole dans
la barre d'outils.
PRESENTATION, PARTAGE &
AUTRES FONCTIONS
Présentation PowerPoint
L'animateur peut présenter des diapositives
PowerPoint aux participants.
Avant la réunion
1- Dans votre Gestionnaire de réunion, cliquez
sur Ressources puis sélectionnez Présentations.
2- Cliquez sur "charger une présentation".
Questions & Réponses
3- Donnez un nom au document puis sélectionnez
la présentation que vous souhaitez télécharger.
L'animateur peut lancer une session de Q&R à
tout moment. Les participants appuient sur la
touche "étoile" de leur téléphone pour
demander la parole.
Note: Vous pouvez aussi charger une présentation
depuis votre salle de réunion. Allez dans le panneau
"Afficher", sélectionnez Présentation puis cliquez sur
Charger.
1- Cliquez sur le bouton Fonctions avancées du
panneau Afficher.
En cours de réunion
Depuis votre salle de réunion, dans le panneau
"Afficher", vous pouvez sélectionner une
présentation déjà chargée en sélectionnant
Présentation puis en cliquant sur la présentation
que vous souhaitez montrer.
2- Cliquez sur l'icône Q&A
qui se trouve
dans le menu Activer/Désactiver la parole de
la barre d'outils.
3- Précisez aux participants qu'ils doivent
appuyer sur la touche b de leur téléphone
ou sur le bouton Demande de Parole situé
dans la barre d'outil de l'interface web, pour
demander la parole.
4- Cliquez sur l’icône représentant une main
pour donner la parole à un participant.
Note: Une main en surbrillance apparait pour le premier
participant ayant demandé la parole.
Support Technique
Vous pouvez contacter le support technique
en choisissant Appel Support Technique dans
le nenu d'Aide.
1- Cliquez sur les vignettes de prévisualisation
des diapositives ou sur les flèches avant et
arrière, pour naviguer dans votre
présentation.
2- Cliquez sur la diapositive affichée pour
passer à la dispositive suivante.
Partager une application
1- Dans le panneau "Afficher", sélectionnez
Fichier ou Application et choisissez l'application
que vous souhaitez montrer aux participants.
Cochez ce fichier ou cette application pour
commencer le partage.
2- Vous pouvez aussi sélectionner Partager mon
ordinateur. Toutes les applications ou fichiers
ouverts sur votre ordinateur seront visibles
par les participants.
Note: En cliquant sur l'application que vous partagez, le
panneau de contrôle de votre réunion est caché. Il vous
suffit de cliquer sur l'onglet Meeting Center à droite de
votre écran pour voir à nouveau le panneau de contrôle.
Enquête / Questionnaire / Vote
1- Dans votre gestionnaire de réunion, vous
trouverez Enquête / Questionnaire / Vote,
sous le menu Ressources.
2- Cliquez sur Enquête puis sur le bouton Créer
une enquête afin d'entrer les éléments de
votre enquête.
3- Durant une réunion, cliquez sur le bouton
Fonctions avancées puis sur le menu
Réunion. Choisissez Options de Réunions
puis cochez la case Afficher Enquête /
Questionnaire / Vote. Cliquez sur OK. Un
nouveau panneau apparait dans l'interface.
De ce panneau, vous pouvez afficher vos
enquêtes, questionnaires ou votes.
4- Après la réunion, allez consulter les résultats
de l'enquête dans la rubrique "Rapports
d'activité" du Gestionnaire de Réunion.
3- Durant une réunion, cliquez sur le bouton
Fonctions avancées puis sur le menu
Réunion. Choisissez Options de Réunions
puis cochez la case Afficher une Image.
Sélectionnez l'image dans la liste puis cliquez
sur OK. L'image sera affichée en haut à
droite de l'interface de réunion.
Diffusez une video en direct
(Animateur ou participants)
Dans le Gestionnaire de réuinion, cochez
l'option Video (sous le bouton de Réunion
immédiate) ou lors de l'étape 5 de la
programmation d'une réunion.
Enregistrement (Archive)
Cliquez sur le menu Réunion puis choisissez
Enregistrement Archive.
1- Donnez un nom à votre archive, sélectionnez
Audio ou/et Web et cliquez sur Enregistrement.
(l'enregistrement commencera dans les 30
secondes). Le panneau Archive apparaitra
alors dans l'interface de votre salle de
réunion.
2- Pour arrêter l'enregistrement, cliquez sur
Stop dans le panneau Archive.
3- Après la réunion, vous trouverez l'archive
dans votre Gestionnaire de Réunion.
Note: La réécoute a un coût supplémentaire.
Rapports d'activité
Afficher une image ou un logo
1- Dans votre Gestionnaire de Réunion, allez
dans Ressources puis choisissez Images.
2- Cliquez sur "Télécharger une image" et
suivez les indications.
Genesys Meeting Center vous permet d'accéder
à un rapport d'activité sur l'ensemble de vos
réunions. (Date, durée, participants,
questionnaire, etc...).
Cliquez sur l'onglet Rapports d'activité de
votre Gestionnaire de réunion pour accéder à
vos rapports.
AUDIO CONFERENCE
Utilisation de la réunion par téléphone seule
Démarrer / Rejoindre la réunion
Animateur :
1- Composez votre numéro de réunion.
Remarque LocalConnect :
1- Composez le numéro LocalConnect le plus proche,
puis votre numéro de réunion (précédés et suivis
de la touche étoile b ).
2- Entrez votre code d'accès à 4 chiffres (précédé et
suivi de la touche étoile b ).
Note : S'il en a fait la demande au préalable, l'animateur peut
allouer à chaque conférence un code de facturation ou de
projet. Celui-ci est composé de 1 à 16 chiffres et devra être
inséré après le code d'accès (précédé et suivi de la touche b ).
Pour faire activer cette option, contactez le Service Clients.
Participants:
Les participants composent votre numéro de réunion.
Option LocalConnect :
Permet à un animateur et à ses participants de se
connecter à une audioconférence en composant un
numéro local, disponible dans 27 villes en Europe et
en Amérique du nord. Consultez le Service Clients
pour plus d'informations.
Appeler un participant
Composez le numéro de téléphone de votre
participant (précédé et suivi de la touche étoile b ).
National : b Numéro à 10 chiffres b
International: b 00 + code pays + téléphone b
Déconnectez le dernier numéro appelé : b 2 b
Recomposez le dernier numéro : b 3 b
Contrôler l'accès
L'animateur peut fermer l'accès à tout instant.
Ouvrez la salle de réunion en fermant l'accès :
b Code d'accès + 7 b
Ouvrez ou fermez l'accès : b 7 b
Faites entrer les participants un par un : b 1 b
Comptabilisez le nombre de participants présents :
b 007 b
3 bips sonores vous informent qu'un participant
souhaite rejoindre la salle de réunion.
Code de réunion
Le code de réunion apporte une sécurité
supplémentaire dans l'accès à votre salle
d'audioconférence.
L'animateur définit un code à 4 chiffres en
composant b 4xxxx b (xxxx étant les 4 chiffres du
code de réunion)
L'animateur compose b 70 b pour activer /
désactiver le code de réunion.
L'animateur peut également activer le code de
réunion en ouvrant la salle : il compose b PIN70 b
Lorsque le code de réunion est activé par l'animateur,
les participants sont invités à composer le code à 4
chiffres (précédé et suivi de la touche étoile b )
pour accéder à la salle d'audioconférence.
Les participants composent b xxxx b
Fonction Annonce des participants
Cette fonction permet d’enregistrer le nom de
chaque participant entrant en salle de réunion.
Activez / Désactivez la fonction : b 74 b
L’animateur dispose également des options
suivantes :
Définition du mode d’annonce d’entrée et de sortie :
b 73 b
Annonce le nombre de participants présents en
salle de réunion ainsi que leur nom : b 007 b
Enregistrement du nom des participants entrés en
réunion avant que la fonction b 74 b n'ait été
activée : b 78 b
Prise de parole
Activez / Désactivez la prise de parole des
participants : b 51 b
Si plusieurs participants sont situés dans un
environnement bruyant, demandez leur de
désactiver leur ligne : ils composent : b 6 b
Activez / désactivez les bips sonores d'entrée et de
sortie : b 73 b
Enregistrement et réécoute
Activez / désactivez la fonction enregistrement :
b 17 b
Un code de rediffusion à 6 chiffres vous est
communiqué.
Démarrez l'enregistrement : 0
L'enregistrement peut être écouté à tout moment en
composant le 01 72 12 82 80. Composez ensuite le
code de rediffusion à 6 chiffres. Terminez l'écoute en
raccrochant.
Terminer la réunion
Déconnectez les participants et fermez la salle :
b9b
Assistance Clients
L'animateur peut appeler le Service Clients en cours
de réunion : b 10 b
Contactez le Service Clients en dehors de la
réunion : 0800 260 260 (France).
Depuis l'étranger : 33 - 1 - 45 15 45 16
GENESYS MEETING CENTER
Service Clients et Assistance
Service Clients
France : 0800 260 260
Suisse : 0800 000 585
E-mail : [email protected]
Assistance
En cours de réunion : b 10 b
E-mail : [email protected]
Démonstration
Inscrivez-vous à une présentation de Genesys Meeting Center à distance :
http://www.genesys.com/trainingFR
Visionnez une démo "Flash" : http://www.genesys.com
Cliquez sur "Voir une démo en ligne"
Genesys Conferencing France
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94200 IVRY SUR SEINE
Tel: 01 45 15 45 15
Fax: 01 45 15 45 00
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