6.1-CSSSPB-DSM Guide appréciation contribution

GUIDE D’APPRÉCIATION DE LA CONTRIBUTION À
L’EMPLOI DES PROFESSIONNELS
APPROCHE INTÉGRÉE DES COMPÉTENCES
DIRECTION DES SERVICES MULTIDISCIPLINAIRES
FÉVRIER 2014
Approche intégrée des compétences – Guide d’appréciation de la contribution des professionnels à l’emploi
CSSS Pierre-Boucher –Février 2014
Adapté de travaux réalisés en collaboration avec le CSSS Jardins-Roussillon
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OBJECTIF GÉNÉRAL
L’objectif général du processus est d’apprécier la contribution du professionnel à l’atteinte des objectifs
relatifs à sa pratique professionnelle. C’est aussi un moyen d’assurer à la population des services
professionnels de qualité dispensés par des professionnels compétents.
Le processus permet d’atteindre les objectifs suivants :
•
•
•
•
Fidéliser les professionnels compétents
Maintenir l’engagement des professionnels en reconnaissant leurs compétences et leur contribution à
l’organisation
Assurer le développement continu des compétences des professionnels en ciblant leurs besoins.
S’assurer que les professionnels connaissent la mission et les objectifs organisationnels ainsi que les
attentes en termes de compétences et de performance reliées à leurs fonctions.
CONCEPTS
Un dialogue
L’appréciation de la contribution à l’emploi s’accomplit par un dialogue entre le professionnel et le supérieur
immédiat. À travers cette discussion, le professionnel exprime ses besoins, ses aspirations professionnelles
et sa volonté de développer ses compétences. Il questionne aussi le CSSS sur son fonctionnement et sa
structure. À l’arrivée d’un nouveau professionnel, c’est une chance unique pour l’organisation d’obtenir un
point de vue nouveau sur son fonctionnement!
Par l’intermédiaire du supérieur immédiat, le CSSS communique clairement ses attentes au professionnel.
Après l’avoir observé démontrer ses compétences, il reconnaît sa contribution et le soutient dans son
développement.
Un processus évolutif
I et II
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Accueil
PréIntégration
accueil
Orientation
III
Probation
Rencontre de
mi-probation
IV
Développement continu
Rencontre de
fin de probation
Appréciation
contribution
L’appréciation de la contribution à l’emploi évolue dans le temps. Au départ, c’est un processus intense et
structuré. Jusqu’à la fin de la période de probation, l’exercice d’appréciation détermine le maintien du lien
d’emploi. Le professionnel doit s’adapter au fonctionnement du CSSS, ce qui nécessite l’application de
plusieurs mesures de soutien. Son développement est dirigé par l’organisation avec l’utilisation d’un
programme détaillé (grille d’intégration-orientation). Les échanges sont fréquents et le dialogue riche pour
permettre un ajustement mutuel.
Après la période de probation, l’appréciation de la contribution à l’emploi a un caractère continu. Son
intensité diminue. Le CSSS accorde une grande confiance au professionnel. Ce dernier se responsabilise et
prend plus d’autonomie dans la détermination de son plan de développement.
Le processus est cyclique. Il est ponctué par des rencontres permettant de prendre une pause et de faire un
bilan. Il s’agit des rencontres de mi-probation, de fin de probation et des rencontres périodiques (idéalement
annuelles). Entre ces rencontres, le dialogue se poursuit, pour favoriser un ajustement continuel.
Approche intégrée des compétences – Guide d’appréciation de la contribution des professionnels à l’emploi
CSSS Pierre-Boucher –Février 2014
Adapté de travaux réalisés en collaboration avec le CSSS Jardins-Roussillon
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Le professionnel peut compter sur le dialogue constant que permet l’appréciation de la contribution à
l’emploi pour communiquer ses besoins et faire évoluer le CSSS. Ce dialogue renforce son engagement et
sa satisfaction lui inspirant la poursuite de sa carrière à l’intérieur du CSSS.
OUTILS
Bilan initial des compétences
C’est un outil très simple utilisé par le supérieur immédiat suite à l’entrevue de sélection. Il permet de
prendre en note, pour les candidats retenus, les compétences à développer lors de l’intégration-orientation.
Une courte section est prévue pour identifier les ressources et les personnes nécessaires pour soutenir le
professionnel.
Outil d’appréciation de la contribution
Cet outil est utilisé par le professionnel et le supérieur immédiat. Il reprend le contenu du profil de
compétence et en permet une appréciation détaillée. Il doit être utilisé lors des rencontres de mi-probation,
de fin de probation et en période d’essai (lors de mutation). L’outil s’avère également fort utile pour évaluer
les apprentissages de l’employé en contexte de développement continu des compétences, lors de situations
particulières ou pour les nouveaux employés. Ainsi, il est recommandé au gestionnaire de tenir une
rencontre d’appréciation avec le nouvel employé deux ans après son arrivée dans le service. Cela
permettra de réaliser un bilan de son évolution et de ses réalisations, ainsi que d’ajuster son plan de
développement. Il est important de préciser que l’outil doit obligatoirement avoir été complété de manière
individuelle par le professionnel et le supérieur immédiat avant la rencontre.
Lors des rencontres, pour chaque item évalué, le supérieur immédiat et le professionnel collaborent pour
déterminer de manière objective quelles compétences devraient être une cible de développement. Cette
décision doit être basée sur des faits observés ou rapportés. Des commentaires peuvent être ajoutés
lorsque nécessaire dans la section prévue à cet effet.
Au moment de la rencontre avec le professionnel, le supérieur immédiat apporte les modifications
pertinentes provenant de l’outil complété par celui-ci. Tous deux signent cette version. Le supérieur
immédiat fait parvenir l’outil complété et signé à la Direction des ressources humaines et du développement
organisationnel (DRHDO).
En période de probation, le supérieur immédiat juge si les compétences du professionnel sont suffisantes
pour obtenir sa probation. En l’absence de faits, le supérieur immédiat pourra difficilement porter un
jugement sur les compétences. Il devra exploiter au maximum les liens avec les personnes qui ont soutenu
le nouveau professionnel pour obtenir des faits. Il en va de même pour la période d’essai.
RESPONSABLES
Le supérieur immédiat est responsable de l’évaluation du professionnel. Afin de le soutenir dans la prise de
décision, il s’adjoint un professionnel (conseillère, mentor, spécialiste en activités cliniques) qui l’aidera à
documenter le volet des compétences professionnelles.
SECTEURS
DRHDO
Elle soutient le processus d’appréciation de la contribution à l’emploi selon les besoins signifiés par les
clients internes. Elle coordonne l’harmonisation des pratiques d’appréciation dans l’organisation. C’est elle
qui conserve au dossier du professionnel les documents produits lors de l’exercice d’appréciation de la
contribution à l’emploi pour référence ultérieure.
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DSM
La DSM soutient le supérieur immédiat lors du processus d’appréciation de la contribution à l’emploi. En
période de probation, elle conseille le supérieur immédiat sur la décision de maintenir ou de mettre fin au
lien d’emploi. Elle élabore et maintient à jour le contenu des profils de compétences et des outils
d’appréciation de la contribution.
Personnes
Supérieur immédiat
Le supérieur immédiat est l’interlocuteur qui représente le CSSS auprès du professionnel. Il doit établir un
dialogue permettant de clarifier les attentes de l’organisation et de répondre aux besoins du professionnel.
Le supérieur immédiat tire profit des observations du professionnel pour ajuster son comportement et le
fonctionnement de l’organisation. L'exercice d'appréciation de la contribution lui permettra aussi de mieux
connaître les compétences détenues par son équipe et de cibler des mentors.
Durant toute la période de probation, le supérieur immédiat porte une attention particulière au professionnel.
Il joue son rôle de représentant du CSSS en demeurant ouvert aux questions et besoins du professionnel et
en précisant les attentes de l’organisation. Il ajuste les mesures de soutien aux besoins exprimés par le
professionnel. Le supérieur immédiat rencontre le nouveau professionnel lors de l’accueil, à la mi-probation
et avant la fin de la période de probation. Des rencontres supplémentaires sont ajoutées en fonction des
besoins.
En plus d’observer directement le professionnel, le supérieur immédiat complète son appréciation en
consultant ses collaborateurs (ex. : mentor, coordonnateur professionnel, conseillers cliniques, collègues,
collaborateurs d’autres secteurs). Lors des rencontres avec le professionnel, il utilise ces observations pour
développer une vision partagée de sa contribution. Ils décident ensemble des moyens privilégiés pour
développer ses compétences.
À la fin de la période de probation, le supérieur immédiat communique clairement au professionnel sa
décision de maintenir le lien d’emploi. Cette étape est très importante car elle revêt un caractère officiel et
symbolique. Il prévient également la DRHDO et lui transmet l’outil d’appréciation complété pour classement.
S’il décide de maintenir le lien d’emploi, il engage le professionnel dans la réalisation de son portfolio. Il
prévoit dès maintenant la date de la rencontre périodique d’appréciation de la contribution.
Professionnel
Le professionnel est le premier responsable de son développement tel qu’en fait état son code de
déontologie, s’il y a lieu. Il participe au dialogue en précisant ses besoins et en questionnant l'organisation.
Il profite de ce dialogue pour mieux comprendre le CSSS et pour identifier des cibles de développement
professionnel. Il se sert du contenu des rencontres d’appréciation de la contribution à l’emploi pour établir le
plan de développement qu’il inscrira à son portfolio.
Mentor
Le rôle du mentor est décrit en détail dans le guide du mentorat. Son rôle n'est pas d'évaluer le
professionnel. Par contre, le supérieur immédiat consultera le mentor, au même titre que d'autres
collaborateurs, pour l'aider à compléter son appréciation de la contribution à l’emploi du professionnel. Le
mentor est la personne susceptible de rapporter des faits observés concernant les compétences du
professionnel. Le supérieur immédiat et le mentor doivent lui rappeler le rôle qu’ils jouent dans l’appréciation
de sa contribution à l’emploi. Le mentor ne participe donc pas aux rencontres de mi-probation, de fin de
probation ni aux rencontres périodiques d'appréciation de la contribution afin d'éviter un conflit de rôle. Le
rôle de mentor peut être joué par différentes personnes tel que décrit dans le document à cet effet.
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Conseiller clinique spécialisé de la DSM
Le conseiller clinique de la DSM participe à l’appréciation de la contribution à l’emploi en période de
probation. Cette implication est modulée en fonction des besoins du nouveau professionnel et du contexte
clinique, après entente avec le supérieur immédiat. Le conseiller s’assure de l’appréciation de la tenue de
dossier du nouveau professionnel. Il peut lui-même procéder à cette appréciation ou s’entendre avec le
supérieur immédiat sur la modalité à utiliser. Le conseiller clinique consigne ses observations dans l’outil
d’appréciation de la contribution à l’emploi et le remet au gestionnaire. En contexte d’appréciation
périodique de la contribution à l’emploi, le conseiller clinique s’implique après entente avec le supérieur
immédiat, en fonction du contexte et des besoins présentés par l’employé.
Autres
Plusieurs autres personnes peuvent jouer un rôle dans l'appréciation de la contribution à l’emploi. Ces
personnes peuvent être des collègues syndiqués ayant des fonctions de coordination (coordonnateur
professionnel, assistant-chef, spécialiste en activités cliniques), des cadres de l'organisation (conseillers
cliniques) ou des personnes externes à l'organisation (superviseurs cliniques, consultants). Le supérieur
immédiat doit, dès la première journée, expliquer clairement au professionnel son rôle dans l'appréciation
de la contribution.
RÉFÉRENCES
CSSS Pierre-Boucher (2010). Appréciation et reconnaissance de la contribution du personnel
d’encadrement. Document inédit.
CSSS Bécancour-Nicolet-Yamaska (2006). Manuel de politiques et procédures : accueil et intégration du
nouveau personnel et du personnel en période d’essai. Document inédit.
Labruffe, Alain (2003). Les compétences. 100 questions pour comprendre et agir. Saint-Denis La Plaine
France : AFNOR.
Labruffe, Alain (2003). Mesure des compétences. Saint-Denis La Plaine France : AFNOR.
Le Boterf, Guy (2006). Ingénierie et évaluation des compétences. Paris : Éditions d’organisation.
Vern, Christine (2002). L’évaluation des compétences. Rueil-Malmaison : Éditions Liaisons.
Approche intégrée des compétences – Guide d’appréciation de la contribution des professionnels à l’emploi
CSSS Pierre-Boucher –Février 2014
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