JTC Corporation : « Devenir un promoteur immobilier

ÉTUDE DE CAS
JTC Corporation : « Devenir un promoteur
immobilier efficace, évolutif et orienté client en
s’appuyant sur un logiciel innovant. »
JTC Corporation (JTC) est le chef de file de la promotion immobilière et de l’aménagement urbain dans le paysage industriel
dynamique de Singapour. Depuis sa fondation en 1968, JTC a joué un rôle central dans la vie économique de Singapour
en créant des espaces et des aménagements permettant d’accompagner l’évolution des sociétés de divers secteurs
d’activités. JTC a développé plus de 7 000 hectares de terrains industriels et 4 millions de mètres carrés d’infrastructures
aménagées. Sa division Facilities and Estates Management (FED) gère un portefeuille de 2,6 millions de mètres carrés et
tous les services orientés client tout en s’assurant de la conformité aux normes et de la rentabilité.
LE CONTEXTE
« Notre objectif est d’accélérer la croissance de de notre secteur
d’activité à Singapour », déclare Mark Koh, directeur de la FED.
« En 2013, nous avons lancé un projet qui nous permettra de
doubler notre portefeuille d’ici 2018. Afin de rester opérationnel de
manière efficace, ils nous étaient impossible d’accroître nos coûts
et de développer nos ressources simultanément. Par conséquent,
nous avions un besoin urgent de nous équiper d’un logiciel et de
technologies qui nous permettrait d’automatiser nos processus
et nous accompagnerait dans notre évolution vers notre nouvelle
organisation FED. »
JTC a lancé un appel d’offres concernant l’acquisition et la mise
en œuvre d’un logiciel assurant standardisation et automatisation
du facility management, de la maintenance et des processus de
gestion immobilières. « Notre objectif était de créer un référentiel
centralisé de données afin de supprimer les processus manuels,
d’éliminer le papier, d’améliorer les délais de production et de
réduire nos coûts », souligne Mark. « Nous souhaitions mettre
en place un logiciel capable de nous accompagner dans notre
transition ; celle d’une ère où nos activités FM étaient fragmentées
vers une solution FM intégrée, évolutive et centrée sur le client.
Nous avions une ambition mais doutions de sa faisabilité vue l’état
de notre système d’information. Nous souhaitions également la
mise en place d’un logiciel standard plutôt qu’une solution sur
mesure au développement long, coûteux et plus risqué pour notre
projet. »
ÉTUDE DE CAS JTC CORPORATION
planonsoftware.com
À l’issue d’un minutieux processus de sélection, un seul système
de gestion immobilière et de facility management répondait à
toutes les exigences de JTC : Planon Universe. « Souvent, les
fournisseurs de solutions informatiques doivent étudier le projet
pendant un ou deux mois pour comprendre l’activité de leur client.
L’expertise en FM de Planon associée à leur compréhension des
enjeux de notre secteur d’activité a simplifié la définition de nos
besoins », souligne Mark.
LES AVANTAGES
« Cette solution est devenue notre système de référence », déclare
Mark. « Elle est notre source de données unique aussi bien pour
les métiers opérationnels que pour les décideurs. Elle nous a aidé
à transiter de processus manuels lourds, aux taux d’erreurs élevés,
vers un traitement automatisé des données, beaucoup plus rapide,
moins couteux avec un taux de satisfaction client beaucoup plus
élevé. »
La solution a apporté de la transparence au portefeuille immobilier
JTC, offrant à la FED la possibilité d’analyser, comparer et d’identifier
les axes d’amélioration. Mais surtout, cela permet une proactivité
immédiate. « Nous avons maintenant une vision en temps réel des
performances de nos fournisseurs, un suivi automatisé de
la facturation et des prestations, ainsi qu’un meilleur service clients »,
déclare Mark. « Cette solution permet à notre organisation et à nos
processus d’être évolutifs et en conformités avec les normes ; ce qui
est capital pour atteindre nos objectifs en termes de croissance, de
rentabilité et de satisfaction client. »
LA SOLUTION
JTC a mis en œuvre Planon Universe étape par étape. « Nous avons fait participer tous les utilisateurs et toutes les parties
prenantes ; ils ont examiné et validé nos processus et nos flux de travail. Planon a participé à ces sessions ainsi notre équipe a pu
tirer parti de leur expérience acquise auprès de nombreux clients », explique Mark. Parmi les processus pris en charge à ce jour,
citons la gestion d’actifs, la gestion immobilière, une maintenance préventive et réactive, les mesures d’hygiène et de sécurité ainsi
que le suivi des consommations en eau réfrigéré et autres fournitures.
La solution Planon est intégrée aux autres logiciels JTC, notamment SAP pour le suivi des coûts, un CRM pour l’échange de
données clients, un SIG pour des visualisations géographiques et Prompt pour les processus d’approvisionnement.
De plus, tous les prestataires externes utilisent la solution Planon et les techniciens terrain sont équipés de dispositifs mobiles qui
leur permettent de travailler de la manière la plus efficace possible. Cela a permis à JTC d’automatiser complètement ses workflows
et de suivre ses performances en temps réel.
Le choix de JTC d’une solution intégrée s’est déjà avéré payant.
« En plus du logiciel, Planon a apporté ses connaissances métier
en Facitlity Management et en gestion immobilière ainsi que ses
bonnes pratiques. Ce qui nous a fait bénéficier d’une réduction de
temps et d’effort durant la mise en place du projet, avec à la clé,
des résultats livrés rapidement », conclut Mark.
LES ÉTAPES SUIVANTES
« Nous devons tirer parti des nouvelles technologies présentes dans
nos immeubles », déclare Mark. « Capteurs, compteurs et systèmes
de gestion immobilière génèrent une quantité de données que
nous pouvons récupérer en les connectant simplement à Planon
Universe. Cela nous permettra d’affiner nos prévisions, d’améliorer
la maintenance tout en ouvrant de nouvelles perspectives sur les
relations entre notre structure, nos clients et nos services. » Grâce
à la flexibilité du logiciel, JTC déploie Planon Universe dans d’autres
domaines, extérieurs au périmètre d’origine.
Mark conclut par trois recommandations destinées aux
organisations chargées de la gestion immobilière et du Facility
Management. « Tout d’abord, assurez-vous que votre organisation
soit prête, aussi bien en terme d’infrastructure qu’en terme
d’adoption. Impliquez toutes les parties prenantes dans le projet
et ne présumez pas de la qualité et de la fiabilité de vos données.
Ensuite, ne tardez pas trop car la tâche ne fera que devenir de
plus en plus fastidieuse. Même si vous ne gérez qu’un immeuble,
commencez immédiatement car cela vous permettra d’avoir
une organisation flexible et des processus évolutifs. Pour finir,
j’ajouterais que vous bénéficierez d’une valeur ajoutée immédiate
car le logiciel deviendra la base de référence de votre organisation ;
ce qui vous aidera à faire face aux défis actuels et futurs. »
7 000 hectares de terrains industriels
4 millions de mètres carrés de surface
8 000 clients
Plus de 100 utilisateurs du logiciel Planon
« La solution Planon nous a aidé à transiter de
processus manuels lourds, aux taux d’erreurs
élevés, vers un traitement automatisé des
données, beaucoup plus rapide, moins couteux
avec un taux de satisfaction client beaucoup
plus élevé. »
MARK KOH, DIRECTEUR DE LA DIVISION FACILITIES AND ESTATES
MANAGEMENT
ÉTUDE DE CAS JTC CORPORATION
planonsoftware.com