rapport 3 réunion du comité de pilotage projet - Caraïbe

3
ème
RAPPORT
RÉUNION DU COMITÉ DE PILOTAGE
PROJET CARAIBE-HYCOS
COMPOSANTE INSULAIRE (CIC)
PORT-OF-SPAIN (TRINIDAD & TOBAGO)
21 et 22 Juin 2011
A.
CONTEXTE

Dans le cadre du Système Mondial d’Observation du Cycle Hydrologique
(WHYCOS), l’Organisation Météorologique Mondiale (OMM), en collaboration avec
l'Institut de Recherche pour le Développement (IRD), a développé le projet CaraïbeHYCOS. Ce projet est cofinancé par le Conseil Régional de la Martinique, le Conseil
Général de la Martinique et INTERREG (Fonds européen de développement régional)
pour un total de 1 150 000 euros avec des contributions supplémentaires de 1 200 000
euros pour l’IRD, et 400 000 euros pour les pays. Le projet a pour objectifs le
renforcement des capacités nationales en matière de gestion des ressources en eau et la
promotion de la coopération régionale (échange de données, de technologies et
d’expertise).
 L’IRD est l’agence d’exécution, tandis que l’OMM représente l’agence de
supervision. Le centre IRD de Martinique accueille le Centre Régional du Projet
(CRP) comprenant l’Unité de Gestion du Projet (UGP) ainsi que le serveur qui
hébergera la base de données régionale. L’UGP bénéficiera de l'assistance de l'Institut
Caribéen de Météorologie et d'Hydrologie (CIMH en anglais) se trouvant à la Barbade
et de l'Institut de Météorologie de Cuba (INSMET en espagnol) pour, respectivement,
les pays de langue anglaise et espagnole.

Il a également été convenu que la version définitive du Document de Projet
comprendrait le plan de travail et le budget détaillé qui ont été finalisés et soumis à
l’approbation des participants lors de la 2ème réunion du comité de pilotage qui s’est
tenue du 28 au 30 Avril 2010 aux Trois Ilets. Ce Document de Projet est disponible en
français, anglais, et espagnol sur le site Web du projet www.caraibes-hycos.org .

Ce projet Caraïbe-HYCOS n’aurait jamais vu le jour sans les contributions actives de :
Bernard Thébé de l’IRD, John Bassier de l’OMM, et de Tyrone Sutherland de
l’Organisation Caribéenne de la Météorologie (CMO en anglais). Le soutien
indéfectible de Mme Madeleine de Grandmaison a lui aussi joué un rôle essentiel dans
le financement du projet.
B.
PARTICIPATION

C.
La 3ème réunion du comité de pilotage du projet Caraïbe-HYCOS s’est tenue à
l’Hôtel Crowne Plaza à Port-of-Spain, Trinidad & Tobago, les 21 et 22 Juin 2011. Elle
a rassemblé vingt sept hauts fonctionnaires de onze services hydrométéorologiques
nationaux des États insulaires de la Caraïbe (Antigua et Barbuda, Barbade, Cuba,
Dominique, Guadeloupe, Haïti, Jamaïque, Martinique, République Dominicaine,
Sainte Lucie, Trinidad et Tobago), des représentants d’institutions régionales ou
internationales (CMO, CIMH, INSMET, IRD, Météo-France et OMM) et des autorités
territoriales (DEAL, Office De l’Eau, MAE et Ministère des Services Publics de
Trinidad et Tobago). Une liste des participants est fournie en Annexe 2 de ce rapport.
Les représentants des Conseils Général et Régional de la Martinique et d’INTERREG
n’ont pas pu participer à la réunion et ont présenté leurs excuses. Le présent rapport
sera envoyé à tous les représentants des pays participants au projet.
OUVERTURE
-2-

L’ouverture officielle de la réunion a eu lieu le 21 Juin 2011 à l’Hôtel Crowne Plaza,
situé à Port-of-Spain. La réunion a été inaugurée par M. Emmanuel Moolchan, au nom
du Secrétaire Général du Ministère des Services Publics de Trinidad & Tobago. Après
une brève introduction, M. Jean-Pierre Bricquet, coordinateur du projet, a invité M.
Tyrone Sutherland, Directeur Adjoint de l’Organisation Caribéenne de Météorologie
(CMO en anglais), à s’adresser aux participants. M. Sutherland a souhaité la
bienvenue à Trinidad et Tobago aux participants et à l’équipe du Centre Régional du
Projet Caraïbe-HYCOS. Il a souhaité la bienvenue aux représentants des pays présents
pour la première fois, et a tout particulièrement salué M. Yvelt Chéry, du Service
National des Ressources en Eau d’Haïti, qui n’avait pas été en mesure d’assister à la
2ème Réunion du Comité de Pilotage en Avril 2010, en raison de tremblement de terre
dévastateur ayant touché son pays. M. Sutherland a exprimé sa satisfaction de voir le
Comité de Pilotage de Caraïbe-HYCOS se réunir dans un autre Etat membre,
permettant ainsi la participation d’une audience plus large, qui n’aurait pas été en
mesure de participer au Projet autrement.

M. Gabriel Arduino, représentant de l’Organisation Mondiale de la Météorologie
(OMM), a exprimé sa satisfaction quant aux progrès du projet, notamment concernant
l’acquisition du logiciel de gestion de base de données et l’achat des équipements
hydrologiques. Il a félicité le coordinateur du projet et son équipe en Martinique pour
le travail accompli et pour l’organisation de cette 3ème réunion du Comité de Pilotage.
Il a rappelé la création du site Internet du projet Caraïbe-HYCOS et a insisté sur
l’utilité de cet outil pour disséminer l’information aux pays partenaires. Il a assuré les
membres du CP de la volonté de l’OMM de continuer à aider les îles-Etats et
territoires de la Caraïbe à renforcer leurs Services Hydrologiques et Météorologiques
Nationaux afin qu’ils puissent jouer un rôle plus actif dans les efforts de
développement durable de leurs pays. Mr. Arduino a informé les participants au sujet
de la prochaine réunion du Groupe Consultatif International pour le WHYCOS
(WIAG en anglais), qui se tiendra à Genève en Décembre 2011.

M. Fred Constant, Conseiller Régional de Coopération pour les Caraïbes, a salué
l'ensemble des participants au nom du Ministère français des Affaires Étrangères
(MAE) et leur a souhaité la plus cordiale des bienvenues. Il a remercié les
organisateurs de l'avoir invité à prendre part au COPIL pour la deuxième fois et
souligne l'importance du projet Caraïbe-Hycos pour la coopération régionale entre les
DFA et les autres pays de la zone. Parmi d'autres, ce projet est doublement exemplaire
: d'une part, parce qu'il combine recherche scientifique et recherche appliquée (en
matière de gestion de la ressource eau) dans une perspective de développement
durable; d'autre part, parce qu'il permet d'échanger les bonnes pratiques entre les
différents pays participant au projet. A ce propos, le conseiller a réitéré sa disposition
à continuer à faciliter la poursuite de sa mise en œuvre. Enfin, il a également appelé
l'attention des participants sur le Forum Mondial de l'Eau qui aura lieu à Marseille en
Mars 2011, et sur l'intérêt d'une représentation de la zone, selon des modalités à
définir, aux travaux de celui-ci.

Mme Marilyn Crichlow, représentante de l’Autorité de l’Eau et de l’Assainissement
(WASA en anglais) de Trinidad et Tobago a souhaité la bienvenue aux participants.
Elle a expliqué que l’installation de jauges de mesure et de bases de données
hydrologiques est essentielle pour obtenir des données sûres et informer le secteur.
Dans la région, les réseaux hydrologiques sont souvent inadéquats et les données
-3-
obtenues manquent d’exactitude. Pourtant, la collecte d’informations à partir de bases
de données hydrologiques intègres est primordiale pour permettre des décisions
informées en vue d’une gestion durable des ressources en eau dans le pays. En cela, a
conclu Mme Cricholow, la présente réunion de Caraïbe-HYCOS représente un effort
collaboratif pour améliorer les réseaux hydrologiques et l’information concernant les
ressources en eau dans la région et permettre une gestion durable de cette ressource et
de son approvisionnement.

M. Jean-François Boyer, représentant de l’IRD, a souhaité la bienvenue aux
participants de Caraïbe-HYCOS. Il a remercié les représentants des autorités de
Trinidad et Tobago ainsi que du CMO pour leur accueil. Il a rappelé la longue et
fructueuse coopération entre l’OMM et l’IRD pour l’élaboration et la mise en œuvre
des projets HYCOS tant en Afrique qu’en Asie. Il a rappelé l’implication des services
administratifs de l’IRD durant l’année écoulée, plus particulièrement dans la mise en
œuvre des appels d’offre concernant l’acquisition du logiciel de Base de Données et
des équipements et matériels techniques. Ceci démontre l’intérêt particulier de
l’Institut pour le projet Caraïbe-HYCOS. M. Boyer a ensuite remercié les membres du
Centre d’Exécution qui se sont impliqués dans la mise en œuvre du projet ainsi que
dans l’organisation de cette 3ème réunion du comité de pilotage. Ces remerciements
s’adressent particulièrement à France-Lise Colin et Jean-Pierre Bricquet sans oublier
Maurice Guilliod, Georges Adèle et Patrick Martine. Enfin, M. Boyer a remercié les
partenaires de Caraïbe-HYCOS pour leur participation à ce séminaire en leur
souhaitant une réunion fructueuse au vu des tâches à mettre en œuvre durant la
dernière année du projet et des décisions à prendre concernant son avenir.

M. Emmanuel Moolchan, représentant du Ministère des Services Publics, a souhaité la
bienvenue aux participants de la 3ème réunion du comité de pilotage du projet CaraïbeHYCOS. Il a exprimé les regrets du Secrétaire Général du Ministère des Services
Publics de ne pouvoir assister à la réunion et a assuré les participants que ce dernier
leur souhaitait le plus vif succès dans leurs délibérations. Comme M. Moolchan l’a
remarqué, l’eau est une des ressources naturelles les plus précieuses. Elle exerce une
influence considérable sur l’économie des pays et pratiquement tous les aspects du
développement reposent sur une bonne utilisation de l’eau. C’est pourquoi cette
ressource devrait être gérée grâce à une approche intégrée de l’utilisation foncière, de
l’offre en eau et de la gestion des déchets. Au cours du siècle dernier, la pression sur
les ressources en eau douce a considérablement augmenté (non seulement dans la
Caraïbe mais également au niveau mondial), alors qu’il y a de grandes chances que la
pollution croissante réduise la quantité disponible de ces ressources. Dans la Caraïbe,
en raison de l’inégale distribution spatiale et temporelle des ressources en eau, les
problèmes liés à la pénurie d’eau ont une forte connotation régionale et locale, et
affecteront nécessairement les communautés humaines avec différents degrés de
sévérité. Comment pouvons-nous commencer à minimiser ces risques dans la Caraïbe,
a demandé M. Moolchan. Comme il l’a expliqué, le projet Caraïbe-HYCOS, né du
concept du WHYCOS, est un programme développé en réponse à la rareté ou
l’absence de données et d’informations justes et instantanées accessibles au bon
moment sur les ressources en eau douce dans la Caraïbe, en raison de l’obsolescence
de nombreux réseaux d’observation et de l’insuffisance des capacités de gestion des
données. Les résultats obtenus depuis la signature de la Lettre d’Engagement entre le
Ministère des Services Publics et le Centre Régional du Projet Caraïbe-Hycos en 2008
et la mise en œuvre de projet lui-même sont suffisamment éloquents pour que nous
-4-
renouvelions notre participation à ce projet, a-t-il ajouté. M. Moolchan, au nom du
Secrétaire Général du Ministère des Services Publics, a réaffirmé son engagement au
sein de Caraïbe-HYCOS et a souhaité aux participants une réunion fructueuse. Il a
conclu son intervention en déclaration la réunion ouverte.
D.
ORGANISATION DE LA RÉUNION

Les membres du CP ont adopté le programme de la réunion présenté en Annexe 3 de
ce rapport. M. John Mwansa et M. Pablo De Varona ont accepté de présider et de
prendre des notes de la réunion et de participer au compte-rendu des débats.

Les membres du CP ont adopté le rapport final de la 2ème réunion du CP (Avril 2010).
Toutefois, ceux-ci se sont inquiétés du non-respect du protocole, le rapport ayant été
déjà approuvé en Novembre 2010 lors de la 3ème réunion du Comité Technique. Le
coordinateur du projet a expliqué que le CT avait procédé ainsi afin d’accélérer la
procédure d’acquisition du logiciel de base de données, et dans la mesure où les
membres du CT sont également membres du Comité de Pilotage.

La session du matin a été consacrée à la présentation des activités menées depuis la
dernière réunion du CP en Avril 2010 : révision et reformulation du budget afin de
remplir les critères INTERREG, contacts avec l’ODE, le MAE, la DEAL et le Conseil
Régional de la Guadeloupe pour l’obtention de fonds supplémentaires, lancement des
appels d’offre pour l’acquisition du logiciel de base de données et des équipements
hydrologiques, installation du logiciel et ateliers de formation, et mise en ligne du site
Web.

Au cours de la session de l’après-midi, plusieurs questions concernant les futures
activités du projet ont été abordées et discutées, entre autres : l’utilisation des fonds
restants, calendrier des formations, participation à plusieurs réunions régionales et
internationales, prévisionnel budgétaire, et format de la prochaine réunion du CP.

La session du matin de la deuxième journée de réunion a été consacrée à la visite de
deux installations majeures gérées par l’Autorité de l’Eau et de l’Assainissement de
Trinidad et Tobago : une usine de traitement de l’eau à Caroni, où de l’eau est
prélevée dans la rivière à proximité, et une usine de traitement des eaux usagées à
Beetham. Cette dernière, terminée récemment, est la plus grande usine de traitement
des eaux usagées de la Caraïbe et utilise des processus de traitement modernes. Les
participants ont eu un aperçu du fonctionnement des usines et les différentes
procédures nécessaires au traitement de l’eau et des eaux usagées ont été discutées. Ils
ont pu observer l’importance du suivi de la qualité des rivières et du niveau de l’eau
pour le bon fonctionnement de l’usine de traitement des eaux usées, laquelle produit
35% de l’approvisionnement en eau de l’île.

La session de l’après-midi a été axée sur le futur du projet après Juin 2012, et sur le
lieu où se tiendra la prochaine réunion du CP.
E.
RÉSUMÉ DES DISCUSSIONS

M. Bricquet, coordinateur de Caraïbe-HYCOS, a informé les membres du CP du
progrès des activités du projet depuis la dernière réunion du CP en Avril 2010. Il a
-5-
signalé qu’après la tenue d’une réunion avec le personnel d’INTERREG, le budget
avait été revu et correspond désormais aux conditions du bailleur. Il a également
expliqué qu’il avait contacté l’ODE et la DEAL afin d’obtenir des fonds
supplémentaires pour le projet (15,000 et 10,000 Euros respectivement). Les accords
sont sur le point d’être finalisés. Le MAE a quant à lui octroyé 15,000 Euros au projet
en Juin 2010. Le Conseil Régional de la Guadeloupe a été lui aussi contacté mais n’a
pas été en mesure d’apporter de fonds supplémentaires.

Le site Web du projet a été mis en ligne en Août 2010. L’adresse est la suivante :
www.caraibes-hycos.org. Le site est hébergé dans les bureaux de l’IRD-HSM à
Montpellier.

Lors de la réunion du CT en République Dominicaine (Novembre 2010), une visite a
été réalisée au Centre UNESCO pour la Gestion Durable des Ressources en Eau des
États Insulaires de la Caraïbe (CEHICA en espagnol).

Sur invitation de l’OMM, le coordinateur du projet a participé à l’Atelier de
Coopération Technique pour le Développement du Programme Caribéen de
Coopération Régionale sur les Systèmes d’Alerte Précoce aux Désastres Naturels qui
s’est tenu à Barbade du 02 au 05 Novembre 2010. M. Bricquet a présenté à cet atelier
les résultats attendus du projet Caraïbe-HYCOS.

M. Bricquet a informé les participants que l’appel d’offre pour l’acquisition du logiciel
de base de données avait été déclaré infructueux. Pour faciliter l’acquisition du
logiciel, le Document de Projet avait donc été modifié par le CT pour permettre à
l’IRD de négocier directement avec les fournisseurs de logiciel potentiels. Le contrat a
été attribué à la Compagnie Nationale du Rhône (CNR), pour un montant de 106,322
Euros et un total de 12 licences. L’installation du logiciel ainsi que les formations à
l’utilisation du logiciel ont été réalisées entre les mois de Janvier et de Mars 2011 pour
les pays anglophones et hispanophones. La formation a eu lieu en République
Dominicaine en Mars pour les pays hispanophones et en à Barbade en Avril pour les
pays anglophones. L’installation du logiciel dans les pays francophones sera fixée
après discussion avec les représentants des pays concernés.

Les données des pays, collectées dans des formats différents, sont en train d’être
reformatées pour être ensuite saisies dans la nouvelle base de données. Ce processus
devrait être terminé entre Juillet et Août 2011.

La liste des équipements a été actualisée, approuvée par l’OMM en Janvier 2011, et
soumise pour appel d’offre en Février 2011. La date de clôture avait été fixée au 28
Mars 2011. Quinze compagnies ont téléchargé les documents mais seules trois
soumissions ont été reçues.

Mme Da Costa, représentante du CP à la commission d’appel d’offre, a présenté le
compte-rendu de l’ouverture et de l’évaluation des plis. Les trois soumissionnaires ont
bien rempli les conditions de l’appel d’offre mais certaines insuffisances techniques
ont été décelées (voir Annexe 5). Aussi, les trois soumissionnaires ont été invités à
resoumettre leur candidature avec les détails techniques pertinents. C’est à la
Compagnie OTT qu’a finalement été attribué le contrat. Celle-ci a été notifiée en Juin
2011. Au cours de la réunion, il a été suggéré que dans le cas des pays anglophones,
les équipements soient envoyées directement aux départements météorologiques afin
-6-
d’être exempts de taxes douanières. Aussi, il a été demandé à ces pays de fournir au
CRP, avant vendredi 24 Juin 2011, le contact et l’adresse de leur département
météorologique afin que les livraisons puissent être effectuées. Le CRP enverra les
bons de commande à la Compagnie OTT en utilisant les adresses appropriées qui
doivent être confirmées par les représentants des pays.

Concernant l’octroi du contrat à OTT, les membres du CP ont fait remarquer que leur
accord aurait dû être obtenu avant qu’OTT ne soit notifié. Cependant, le coordinateur
du projet a expliqué qu’en raison des procédures légales de passation de marché, OTT
devait être notifié de l’obtention du contrat avant le 14 Juin 2011, c’est-à-dire, une
semaine avant la tenue de la 3ème réunion du CP à Trinidad. Par ailleurs, aucune
information concernant l’appel d’offre ne pouvait circuler en dehors de la commission
officielle d’appel d’offre. Le contrat avec OTT est assorti d’une garantie de dix pour la
fourniture de pièces détachées pour les équipements et d’une garantie de deux ans
pour le remplacement de ces équipements.

M. Bricquet et M. Boyer ont expliqué que des informations additionnelles et des
ateliers supplémentaires de formation à l’utilisation du logiciel Hydromet pouvaient
être dispensés par le CRP. Ces informations et conseils d’utilisation peuvent être
délivrés par téléphone et par courriel ([email protected]) et, si besoin, sur place,
dans la limite des fonds disponibles.

Mr. Bricquet a d’abord présenté le budget révisé et approuvé en Septembre 2010,
après discussion avec INTERREG. Il a ensuite présenté le rapport des dépenses
engagées entre Mai 2010 et Juin 2011, ainsi que le budget disponible jusqu’à la fin du
projet (Juin 2012). The CP a approuvé le budget proposé. Il est à noter que, sur la base
du budget présenté et validé, des reliquats de fonds seront disponibles.

Les membres du CP ont approuvé un atelier de formation pour l’installation et la
maintenance des équipements. Pour les pays hispanophones, cet atelier se déroulera du
10 au 16 Octobre 2011 à Cuba. Pour les pays anglophones, celui-ci aura lieu du 24 au
28 Octobre à Ste Lucie. Un programme détaillé sera fourni ultérieurement. Le projet
financera le déplacement de deux participants par pays. La participation d’OTT à ces
ateliers de formation sera considérée.

Le CP a approuvé le fait que le CRP discute directement avec le représentant d’Haïti
de l’installation et des conditions de formation pour le logiciel et les équipements, en
prenant en considération les conditions particulières du pays.

Concernant l’utilisation des reliquats, le CRP fournira une liste des prix unitaires des
équipements afin que les pays s’en servent pour définir et soumettre leurs besoins
additionnels en équipement. La somme totale disponible s’élève à 150,000 Euros, dans
le cas où la convention entre l’IRD et le Conseil Général de la Martinique est
renouvelée. En l’absence de renouvellement, les reliquats s’élèveraient à 60,000
Euros. Les pays doivent soumettre leur liste avant fin Septembre 2011. Celle-ci sera
ensuite revue par le CRP. En fonction des résultats des négociations entre l’IRD et le
Conseil Général de la Martinique, le CRP préparera une proposition d’attribution
d’équipements, laquelle devra être approuvée par le CP via courriels.
-7-

Suite à une demande de Trinidad & Tobago, le CRP, en collaboration avec MétéoFrance, le CIMH et l’OMM, s’est engagé à rechercher les solutions possibles pour
digitaliser les graphiques d’enregistrement de données.

Le CP a accepté qu’une partie des fonds restants soit utilisée pour mener à bien une
évaluation du projet. Cette évaluation serait réalisée par une équipe composée de
membres du CP et d’un expert externe.

Le CP a également accepté de prendre en charge les coûts liés à la participation de
deux membres du CP (Mme Sharon Archie et M. Angel Diaz) à la Conférence du
CWWA qui se déroulera les 06 et 07 Octobre 2011 en Guadeloupe. Les deux
participants y présenteront le projet Caraïbe-HYCOS (objectifs, activités, et résultats).

Le CP a entériné la participation de deux membres du CP à la réunion du Groupe
Consultatif International pour le WHYCOS (WIAG en anglais) qui se tiendra à
Genève du 07 au 09 Décembre 2011. Le projet Caraïbe-HYCOS pourvoira aux
dépenses de M. Bricquet, tandis que l’OMM prendra en charge les dépenses du second
participant (nom à déterminer).

Le CP a approuvé la tenue d’un atelier sur les crues rapides qui s’intéressera aux (1)
outils disponibles pour l’analyse et la prévision des crues rapides, et aux (2) travaux
régionaux prévus et en cours sur ces thèmes. Le mois d’Avril 2012 a été retenu pour la
tenue de cet atelier.

Les membres du CP se sont accordés sur le format de la prochaine réunion du CP.
Celui-ci inclura un atelier d’une journée avec une participation plus large ainsi que des
présentations sur la gestion des ressources en eau dans la Caraïbe, les réalisations du
projet Caraïbe-HYCOS, les choses qu’il reste à faire, ainsi qu’une évaluation finale
des impacts du projet.

M. Loic Mangeot, représentant de l’ODE, a présenté des informations concernant la
20ème Conférence de l’Association Caribéenne de l’Eau et des Eaux Usées (CWWA en
anglais) et la 10ème édition des Journées de l’Eau. Ces deux événements se dérouleront
du 02 au 07 Octobre 2011 en Guadeloupe. Une journée sera consacrée à la préparation
du 6ème Forum Mondial de l’Eau qui se tiendra à Marseille en Mars 2012. Elle
permettra d’identifier et de discuter des thèmes, problèmes et solutions propres à la
région caribéenne et qui seront ensuite présentés en Mars lors du Forum.

La session du mercredi après-midi a été consacrée à des discussions sur le futur du
projet après Juin 2012. Il a été convenu qu’une décision concernant le futur du projet
devrait être prise à une date ultérieure (peut-être lors de la 4ème réunion du CP), après
que les activités suivantes aient été menées:




Suivi des équipements installés entre Août et Décembre 2011.
Évaluation des résultats du projet et d’une structure ou instance possible pour
la reprise de la gestion du projet Caraïbe-HYCOS après Juillet 2012.
Évaluation de la forme et du type d’extension qui serait nécessaire.
Évaluation de l’intérêt d’une institution régionale à reprendre l’administration
de Caraïbe-HYCOS et la gestion des serveurs. Lors de la phase préparatoire du
projet, le CIMH et l’INSMET avaient été identifiés comme deux repreneurs
-8-
possibles pour les pays anglophones et hispanophones. Toutefois, une entité
unique avait été préférée.
Il a également été décidé que le CRP continuerait à sonder la volonté des bailleurs à
reconduire le financement du projet.

Cette session du mercredi après-midi s’est conclue par une discussion sur le lieu de la
prochaine réunion du CP. En vertu du système de rotation entre les pays francophones,
anglophones et hispanophones pour l’accueil des réunions de Caraïbe-HYCOS, le
prochain CP devrait logiquement se tenir dans un pays hispanophone. Dans cette
optique, il a été demandé à M. Antonio Mendez, représentant de la République
Dominicaine, si son pays serait en mesure d’accueillir la prochaine réunion du CP.
Celui-ci a répondu qu’avant de se prononcer, il lui fallait préalablement discuter de
cette option avec le directeur de l’INDRHI. Toutefois, en raison des difficultés
logistiques rencontrées antérieurement par le CRP pour l’organisation des réunions, la
Guadeloupe a été retenue par le CP comme lieu de la prochaine réunion.

Toutes les activités discutées et planifiées au cours de la réunion (ex. formations,
installations, réunions, etc.) sont récapitulées dans un tableau unique joint à la fin de
ce rapport en Annexe 6.
F.
CONCLUSION ET CLÔTURE

Les membres du CP ont approuvé la tenue de la prochaine réunion du CP du 28 au 31
Mai 2012 en Guadeloupe, sous réserve de l’accord des autorités de la DEAL. Dans le
cas contraire, la Martinique a été retenue comme une alternative possible.
-9-
LISTE DES ANNEXES
ANNEXE 1: Acronymes et abréviations
ANNEXE 2: Liste des participants
ANNEXE 3: Programme de la réunion
ANNEXE 4: Budget révisé du projet
ANNEXE 5: Rapport sur l’appel d’offre équipement
ANNEXE 6: Programme des activités
ANNEXE 7: Rapport de la réunion des iles francophones
- 10 -
ANNEXE 1: ACRONYMS ET ABRÉVIATIONS
BWA
CEHICA
CIMH
CMO
CNR
CP
CRP
CT
CWWA
DEAL
DOWASCO
FEDER
HSM
HYCOS
INDRHI
INRH
INSMET
INTERREG
IRD
MAE
ODE
OMM
SNRE
UGP
UNESCO
WASA
WHYCOS
WIAG
WRA
WRMA
Barbados Water Authority [Autorité de l’Eau de la Barbade]
Centre for the Sustainable Management of Water Resources in the
Caribbean Island States [Centre pour la Gestion Durable des
Ressources en Eau des États Insulaires de la Caraïbe] (République
Dominicaine)
Caribbean Institute for Meteorology and Hydrology [Institut Caribéen
de Météorologie et d’Hydrologie] (Barbade)
Caribbean Meteorological Organization [Organisation Caribéenne de
Météorologie] (Trinidad)
Compagnie Nationale du Rhône
Comité de Pilotage
Centre Régional du Projet
Comité Technique
Caribbean Water and Wastewater Association [Association Caribéenne
de l’Eau et des Eaux Usées]
Direction de l’Environnement, de l’Aménagement, et du Logement
Dominica Water and Sewerage Company [Compagnie de l’Eau et de
l’Assainissement de la Dominique]
Fonds Européen de Développement Régional
HydroSciences Montpellier
Hydrological Cycle Observation System [Système d’Observation du
Cycle Hydrologique]
Instituto Nacional De Recursos Hídricos [Institut National des
Ressources Hydriques] (République Dominicaine)
Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos [Institut National des
Ressources Hydrologiques] (Cuba)
Instituto de Meteorología [Institut de Météorologie] (Cuba)
Initiative communautaire du FEDER en faveur de la coopération entre
régions de l'Union Européenne
Institut de Recherche pour le Développement
Ministère des Affaires Etrangères
Office De l’Eau
Organisation Mondiale de la Météorologie (Suisse)
Service National des Ressources en Eau (Haïti)
Unité de Gestion du Projet (Martinique)
United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization
[Organisation des Nations Unies pour l’Éducation, la Science et la
Culture]
Water & Sewerage Authority [Autorité de l’Eau et de
l’Assainissement] (Trinidad & Tobago)
World Hydrological Cycle Observing System [Système Mondial
d’Observation du Cycle Hydrologique]
WHYCOS International Advisory Group [Groupe Consultatif
International pour le WHYCOS]
Water Resources Agency [Agence des Ressources en Eau] (Jamaïque)
Water Resources Management Agency [Agence de Gestion des
Ressources en Eau] (Sainte Lucie)
- 11 -
ANNEXE 2: LISTE DES PARTICIPANTS
(1) Partenaires directs du projet (services hydrologiques nationaux):
ANTIGUA et BARBUDA
M. Lorne Salmon
Meteorological Services
CUBA
M. Angel Díaz
Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos
(INRH)
DOMINICAN REPUBLIC
M. Antonio Mendez
Instituto Nacional de Recursos Hidráulicos
(INDRHI)
HAITI
M. Yvelt Chéry
Service National des Ressources en Eau
(SNRE)
MARTINIQUE
M. Pascal Marras
Direction de l’Environnement, de
l’Aménagement et du Logement (DEAL)
TRINIDAD & TOBAGO
M. Ricardo Ramdin
Water and Sewerage Authority (WASA)
BARBADE
M. John Mwansa
Barbados Water Authority (BWA)
DOMINICA
Mme Ivanira Da Costa James
Dominica Water and Sewerage Company
(DOWASCO)
GUADELOUPE
Mme Caroline Queré
Direction de l’Environnement, de
l’Aménagement et du Logement (DEAL)
JAMAICA
M. Basil Fernandez
Water Resources Authority (WRA)
SAINTE LUCIE
Mme Farzana Yusuf-Leon
Water Management Resources Agency
(WRMA)
(2) Partenaires institutionnels, bailleurs et autorités régionales:
BARBADE
CUBA
M. Shawn Boyce
M. Pablo De Varona
Caribbean Institute of Meteorology and
Instituto de Meteorología (INSMET)
Hydrology (CIMH)
FRANCE
MARTINIQUE
M. Jean-François Boyer
M. Jean-Pierre Bricquet
Institut de Recherche pour le Développement Institut de Recherche pour le Développement
(IRD)
(IRD)
MARTINIQUE
MARTINIQUE
M. Loic Mangeot
Mme Danièle Carnino
Office De l’Eau (ODE)
Météo-France
MARTINIQUE
SAINTE LUCIE
Mlle France-Lise Colin
M. Fred Constant
Institut de Recherche pour le Développement Ministère des Affaires Etrangères (MAE)
(IRD)
- 12 -
SUISSE
M. Gabriel Arduino
World Meteorological Organization (WMO)
TRINIDAD & TOBAGO
Mme Marylin Crichlow
Water and Sewerage Authority (WASA)
TRINIDAD & TOBAGO
Mme Lynn Nimblett
Water and Sewerage Authority (WASA)
TRINIDAD & TOBAGO
M. Emmanuel Moolchan
Meteorological Services
TRINIDAD & TOBAGO
M. Tyrone Sutherland
Caribbean Meteorological Organization
(CMO)
TRINIDAD & TOBAGO
M. Brian Hunte
Water and Sewerage Authority (WASA)
TRINIDAD & TOBAGO
Mme Beverly Patterson-Roberts
Water and Sewerage Authority (WASA)
TRINIDAD & TOBAGO
Mme Sharon Archie
Water and Sewerage Authority (WASA)
- 13 -
ANNEXE 3: PROGRAMME DE LA RÉUNION
Lieu d’hébergement et de réunion: Hôtel Crowne Plaza
Tél: + 1 868.625.3366
Adresse: Wrightson Road, Port-of-Spain, Trinidad
LUNDI 20 JUIN 2011
Arrivée des participants: transfert de l’aéroport vers l’Hôtel Crowne Plaza.
MARDI 21 JUIN 2011
09h00 - 10h30
Séance d'ouverture (Interventions des partenaires)
Mise en place d'un bureau
Ordre du jour et tour de table
10h30 - 11h00
11h00 - 13h00
Pause café
Approbation du compte rendu du 2ème comité de pilotage (Avril 2010)
Rapports d’activités du Projet : aspects techniques et financiers
Déjeuner
Plan de travail et prévisionnel budgétaire 2011-2012 :
 Utilisation des fonds restants pour l'achat d'équipement hydrologique
 Atelier de formation "installation et maintenance station"
Pause café
13h00 - 14h00
14h00 - 15h30
15h30 - 16h00
16h00 - 17h00


Atelier sur les crues rapides
Discussion sur le prochain comité de pilotage : un atelier
scientifique ?
MERCREDI 22 JUIN 2011
08h30 - 12h30
12h30 - 14h00
14h00 - 15h30
15h30 - 16h00
16h00 - 17h30
Visite de terrain
Déjeuner
Questions diverses
Devenir du projet après juillet 2012
Date et lieu de la prochaine réunion du Comité de Pilotage
Pause café
Examen et adoption de la synthèse, communiqué final et motions
Clôture
JEUDI 23 JUIN 2011
Départ des participants: transfert de l’Hôtel Crowne Plaza vers l’aéroport.
ANNEXE 4: BUDGET RÉVISÉ DU PROJET
(1) Budget du project: 1,025,000 €
Équipement hydrologique
Équipement informatique
Formation
Animation, gestion du projet
460 000
120 000
110 000
335 000
(2) Dépenses réalisées depuis Mai 2010
Postes
1/ Équipements hydrologiques
2/ Équipements informatiques
Achat licences Hydromet
Installation Hydromet
3/ Formations
Formation Barbade
Formation République Dominicaine
4/ Animation et gestion du projet
Salaires
Dont contribution IRD
Communication
Réunions (comité pilotage, technique)
Missions
Menues dépenses
Dont loyer Centre régional
Total
Dépenses
0
121 901.03
106 322.00
10 800.22
30 228.93
23 136.38
7 092.55
457 254.28
370 169.54
8 213.66
41 912.42
25 152.68
59 071.35
30 282.00
3432.81
Subvention
300 000
125 000
100 000
280 000
37 085.34
8 213.66
41 912.42
25 152.68
28 789.35
(3) Dépenses prévues de Juin 2011 à Juin 2012
Postes
1/ Équipements hydrologiques
2/ Équipements informatiques
3/ Formations
Formation Equipement hydrologique
Formation Risque inondation
4/ Animation et gestion du projet
Salaires
Dont contribution IRD
Communication
Réunions (comité pilotage, technique)
Missions
Audit du projet
Dépenses
298 447
0
65 000
30 000
35 000
367 800
321 000
8 000
65 000
15 000
20 000
Subvention
300 000
125 000
100 000
280 000
46 800
8 000
65 000
15 000
20 000
- 15 -
Menues dépenses
Dont loyer Centre régional
Total
65 000
35 000
30 000
184 800
(4) Utilisation des reliquats
Postes
1/ Équipements hydrologiques
Dont pièces détachées
2/ Équipements informatiques
3/ Formations
4/ Animation et gestion du projet
Transfert du projet (mission de sélection)
Installation Haïti
Dépenses
150 000
25 000
0
10 000
75 000
20 000
15 000
- 16 -
ANNEXE 5: RAPPORT SUR L’APPEL D’OFFRE ÉQUIPEMENT (par Mme Da Costa
James)
Prepared by: Mrs. Ivanira Da Costa James, Manager of Operations and Maintenance
Department, Dominica Water and Sewerage Water Company Limited (DOWASCO),
Dominica
Background
The tender call was launched on February 10th, 2011 at 10:47 a.m. (Paris time) and closed on
March 28th, 2011 at 4 p.m. (Paris time) and it was published on the website:
https://www.achatpublic.com/sdm/ent/gen/ent_detail.do?selected=0&PCSLID=CSL_2011_z2
oRGvZSCP.
Description: Market of supplies with order forms (min 200 000 € HT; without max) no alloti
at firm unit price. The Performance consists of the acquisition, the delivery of stations of
hydrometric measurements and of hydrologic equipment, as well as technical aid to the users.
The equipment is to provide on the eleven islands of Caribbean Sea: Antigua and Barbuda,
Barbados, Cuba, Dominica, Haiti, Jamaica, Dominica Republic, Saint Lucia, Trinidad and
Tobago, Martinique, and Guadeloupe.
On March 30th-31st, 2011 and April 1st, 2011, Messrs. Jean-Pierre Bricquet, Jean-François
Boyer (both IRD) and Mrs. Ivanira Da Costa James (DOWASCO, member of the CaribHycos steering committee) attended to meetings at the IRD head quarter in Montpellier. The
meetings were held at the IRD head quarter to observe the tender opening process and to
evaluate the bids of the hydrometric and hydrologic equipment for Carib-HYCOS project.
This report presents the results of both meetings mentioned above.
March 30th, 2011
The meeting at the IRD head quarter was held to observe the tender opening process
(procedure of opened Invitation to tender (articles 7.1, 28 and 29 of the decree 2005-1742 of
changed 30/12/2005, fixing rules applicable to markets crossed by powers vendors mentioned
in the article 3 of prescription n°2005-649 of June 6th, 2005 changed)) for the hydrometric
and hydrological equipment. At the opening session Messrs. Bricquet and Boyer and Mrs.
Ivanira Da Costa James and Mesdames Salles responsible for the of the procurement
procedure reported that 15 companies had downloaded the tender documents (Annex 1) but
only three (3) companies had provided a bid.
There were three (3) submissions of tenders for the supply of hydrometric measurements and
of hydrologic equipment. The three (3) bids opened were as following:
-HYDROSERVICES
- ELECTRONICA TECHNOLGIES
- OTT France
The three above mentioned Bids were declared correspondent and accepted for technical
analysis (Cf. FINE Appends 1: Offer).
This technical analysis was made with regard to the following criteria of evaluation of BID
procedure:
- 17 -
Criterion n°1: Technical Value of offer (50 %)
The technical value will be appreciated in view of pence announced criteria and their
evaluation will be made by the attribution of points divided as follows:
Easiness of implementation of equipment
Easiness of functioning
Reliability of equipment
Comprehension and coherence of offered groups
Notices and software in the three languages (English, Spanish and French)
Interface user of software convivial
Length of provision of spare parts beyond 5 years
10 points
10 points
10 points
5 points
5 points
5 points
5 points
Criterion n°2: Price of benefits (30 %)
The evaluation of this criterion will be made by a note on 30. Notation will be applied
according to sum pointed out in BOQ serving for the financial analysis of offer and according
to following expression:
Price less saying 30 x Complete Price to be analyzed
Criterion n°3: Delivery time (10 %)
This criterion takes into account the delay of execution which will not be able to exceed 5
weeks (delay max).
The delay of execution (note on 10) is appreciated in view of delay offered in the act of
commitment according to expression:
Note = Delay max - delay of the candidate to analyze 10 x
Delay max - delay min offered among offer
Criterion n°4: Guarantees and ASS (10 %)
Benefits relating to guarantee and to After Sales Services (note total on 10) are appreciated in
view of elements represented in technical memo and for every element (note on 5) according
to the ladder of following evaluation: not pointed out benefits or answer at the very least
demanded in conditions of contract (0); just sufficient (answers at the very least
supplementary benefit minor) (1 point); unsatisfactory (2 points); satisfactory (3 points); very
satisfactory (4 points); very good (5 points).
B –Technical Analysis of Tenders
The itemized rates allocated for each of criteria to the candidates of acquisition of stations of
hydrometric measurements and hydrologic equipment).
Bid n°1: HYDROSERVICES SOCIETY
1) Technical value of offer (50 %):
The result of the technical analysis of the HYDROSERVICES bid presented a system of link
and of inconvenient shape, SDI 12 option; of the equipment of ancient comprehension (at
least for power stations); and no proposal of length of manufacturing of spare parts since or
these equipment may become obsolete due to ageing .
The society acquires a note of 33/50
2) Price of benefits (30 %):
In the Form of Unit Prices, the prices of items 3.4, 3.5, 3.7 are not mentioned.
This tender is declared irregular.
3) Delay of execution of benefits (10 %):
- 18 -
It is pointed out in the Act of commitment: 5 weeks which correspond at the farthest
demanded.
A note of 0/10 is allocated to him.
4) Guarantee and SAV (10 %):
The tender pro minimum.
The note acquired for guarantee and SAV is 0/10
At the end of the analysis of all criteria, the total of points cannot be calculated: offer is
declared at the moment irregular in view of criterion « price of benefits ».
Bid n°2: ELECTRONICA SOCIETY TECHNOLOGIES
1) Technical value of offer (50 %):
It emerges TECHNOLOGIES from the technical analysis of the offer of ELECTRONICA
that it would seem that configurations are made at the manufacture and therefore hardly
modifiable later for the users; the tender sound is of restricted quality; self-government is
deficient, the capacity memory is deficient; there is a doubt on transmission GPRS and on
availability of languages.
The society acquires a rate of 31/50
2) Price of benefits (30 %):
Due to the fact that the modularity of the equipment is not respected for following items: One
to 1.3, 1.4, to prices does not give information. The same is true of for item 2. It implicates
the non possibility of buying separated elements.
This tender was declared irregular
3) Delay of execution of benefits (10 %):
It is pointed out in the Act of commitment: 5 weeks which correspond at the farthest
demanded.
A rate of 0/10 is allocated to him.
4) Guarantee and SAV (10 %):
The rate acquired for guarantee and SAV is 7/10
At the end of the analysis of all criteria, the total of its points cannot be calculated: this tender
was declared at the moment irregular in view of criterion « price of benefits ».
Bid n°3: OTT FRANCE SOCIETY
1) Technical value of offer (50 %):
It emerges from the technical analysis of the offer of OTT France that the configuration of
certain sensors is not always easy and the connectivity of certain sensors seems delicate;
maintenance of sounds qualities is obligatory and presents a problematic communication Infra
Rouge.
The society acquires a rate of 44/50
2) Price of benefits (30 %):
For items 7.4, 7.5 and 7.6 of BOQ one do not give information to prices. OTT points out that
this equipment is not available any more at the manufacture while they are offered by other
candidates.
This tender is declared irregular
3) Delay of execution of benefits (10 %):
It is pointed out in the Act of commitment: 5 weeks which correspond at the farthest
demanded.
A rate of 0/10 was allocated to OTT.
4) Guarantee and SAV (10 %):
- 19 -
The rate acquired for guarantee and SAV is 8/10
At the end of the analysis of all criteria, the total of its points cannot be calculated: offer was
declared at the moment irregular in view of criterion « price of benefits ».
C - Final outcome of the analysis
At the end of the technical analysis of the three tenders accepted from companies
HYDROSERVICES, ELECTRONICA TECHNLOGIES and OTT France, the technical
analysis commission concluded in the changeability of the 3 tenders for following reasons:
- HYDROSERVICES
In the Form of Unit Prices, the prices of items 3.4,
- ELECTRONICA TECHNOLOGIES
The modularity of equipment is not respected for following items: 1.3, 1.4, while one does not
give information to price for item 2. It implicates the non possibility of buying separated
elements.
- OTT France
For items 7.4, 7.5 and 7.6, one does not give information to prices. It would seem that this
equipment is not available any more at the manufacture while other bid documents submitted
offers them.
Re-Submission of Tenders
The advisory commission of technical analysis therefore recommended a new submission of
tenders from the three (3) above mentioned companies for acquisition of stations of
hydrometric measurements and hydrologic equipment.
The three candidates, whom introduced an offer during the first consultation
(HYDROSERVICES, ELECTRONICA TECHNOLOGIES and OTT France), were invited,
on April 06th, 2011, to participate to an offer, on the basis of the same conditions of contract,
before 21/04/2011 at 16 h 00.
Number and list of the candidates having delayed an offer:
The pole Markets took delivery of 3 creases for the delays. The 3 candidates having delayed
an offer are the following:
- ELECTRONICA TECHNOLGIES
- OTT France
- HYDROSERVICES
A technical Commission established on April 22nd, 2011, analysed (Cf. Verbal Trial of
opening of "Offres "). The three offers was declared correspondent and accepted for analysis
(Cf. FINE Appends 1: Offer).
This re-tender was the object of an analysis by a Commission of technical analysis composed
of Mr. Jean-Pierre Bricquet (project coordinator), of Mr. Jean-François Boyer (Representative
HYCOS plan, HSM) and of Mrs. Ivanira Da Costa James (DOWASCO, member of the CP of
plan, Dominique). This analysis applied the above mentioned criteria.
The final outcome of the analysis of the three offer accepted from ELECTRONICA
TECHNLOGIES, OTT France and HYDROSERVICES, it emerges that the OTT France
offered the most economically favorable bid. Therefore the advisory technical committee
recommended to IRD the representative of power vendor, to keep the offer of the OTT
France.
- 20 -
The notification to OTT is expected on June 14th, 2011.
- 21 -
ANNEXE 6 : PROGRAMME DES ACTIVITÉS
Calendrier des activités durant la dernière année du projet
Activité
Installation Hydromet Martinique
Installation Hydromet, visite stations Haïti
Importation données pays dans Hydromet
Réception Equipements et stations
hydrologiques
Dédouanement
Installation Hydromet Guadeloupe
Formation francophones Hydromet au CRP
Limite réception liste supplémentaire de
matériel de la part des pays
Guadeloupe Journée de l'Eau et CWWA
Formation station et équipement Cuba
Formation Station et équipement St Lucie
Installation et formation station Haïti
Installation stations par pays
Liste et répartition matériel additionnel CRP
WIAG Genève
Comité Technique Dominique (à discuter
modalité évaluation projet)
Envoir du courrier informatif visite du
comité d'évaluation par le CRP
Forum Mondial de l'Eau Marseille
Evaluation projet et repreneur
Atelier Crue rapide
Dernier Comité de Pilotage
Date
A compter du 4 juillet 2011
18-23 juillet 2011
Date limite : 8 septembre 2011
A compter du 25 juillet 2011
A compter du 1er aout 2011
5-7 septembre 2011
12-16 septembre ou 19-23 septembre 2011
30 septembre : date limite de réception des
demandes d'équipement additionnel
6-7 octobre 2011 (Ms. Sharon and Mr. Diaz)
10-14 octobre 2011
24-28 octobre 2011
14-18 novembre ou 21-25 novembre 2011
A compter du 7 novembre 2011
18 novembre 2011, envoi par le CRP
7-9 décembre 2011
16-20 janvier 2012
10 février 2012
12-17 mars 2012
26 mars-6 avril 2012
16-20 avril ou 23-27 avril 2012
28 mai-1er juin ou 4-8 juin 2012
ANNEXE 7: RAPPORT DE LA RÉUNION DES ILES FRANCOPHONES
Suite à la recommandation du CP, les représentants des iles françaises et d’Haïti se sont réunis
avec le coordinateur du projet et le représentant de l’IRD pour définir un programme de
travail pour les activités à venir, en particulier l’installation du logiciel de base de données.
Après quelques échanges, notamment au sujet des conditions informatiques, il a été convenu
qu’une équipe du CRP installerait Hydromet en Martinique entre le 04 et le 08 juillet 2011.
La même équipe se rendra ensuite en Haïti entre le 18 et le 23 juillet 2011 pour installer
Hydromet et procéder à la sélection finale des sites de mesure. Hydromet sera installé en
Guadeloupe début septembre 2011.
L’atelier de formation à l’utilisation d’Hydromet se déroulera au CRP du 12 au 16 ou du 20
au 24 septembre 2011. Deux participants par pays seront conviés.
L’installation des stations hydrologiques et la formation à l’utilisation et à la maintenance de
ces stations se dérouleront en Haïti dans la seconde moitié du mois de novembre et seront
réalisées par la même équipe du CRP.