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MARCHES PUBLICS DE TECHNIQUES DE L’INFORMATION ET DE
LA COMMUNICATION
Communauté de Communes du Volvestre
Direction Générale des Services
Service de la Petite Enfance
34 avenue de Toulouse
BP 9
31390 CARBONNE
Tél: 0561908070
FOURNITURE ET MAINTENANCE D’UN LOGICIEL DE
GESTION DES STRUCTURES D’ACCUEIL DE LA PETITE
ENFANCE
Cahier des Clauses Techniques Particulières
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Fourniture et maintenance d'un logiciel de gestion des structures d'accueil de la Petite Enfance
Communauté de Communes du Volvestre
Sommaire
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONSULTATION................................................................................................. 3
ARTICLE 2– PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR.................................................................... 3
2.1 – Description de la collectivité ...................................................................................................................... 3
2.2 – Nombre d’agents susceptibles d’utiliser le logiciel .................................................................................... 3
ARTICLE 3– ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE ............................................................... 4
ARTICLE 4 – EXIGENCES TECHNIQUES ......................................................................................................... 4
4.1 – La sécurité .................................................................................................................................................. 4
4.2 – La facilité d’utilisation (ergonomie)........................................................................................................... 4
4.3 – La disponibilité .......................................................................................................................................... 5
ARTICLE 5– DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES .................................................................... 5
ARTICLE 6 – INTERFACES ................................................................................................................................. 8
ARTICLE 7 – DOCUMENTATION TECHNIQUE .............................................................................................. 8
ARTICLE 8 – PRESTATIONS DE MAINTENANCE .......................................................................................... 8
8.1 – Durée de la maintenance ............................................................................................................................ 8
8.2 – Etendue des prestations de maintenance .................................................................................................... 8
8.3 – Modalités d’intervention ............................................................................................................................ 8
ARTICLE 9 – FORMATION ................................................................................................................................. 9
ARTICLE 10 – OPTION : HÉBERGEMENT........................................................................................................ 9
ARTICLE 11 – REPRISE DES DONNEES ......................................................................................................... 10
ARTICLE 12 – RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE..................................................... 10
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Fourniture et maintenance d'un logiciel de gestion des structures d'accueil de la Petite Enfance
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONSULTATION
Le présent marché a pour objet la fourniture et la maintenance d’un logiciel de gestion des structures
d’accueil de la Petite Enfance (crèche, relais d’assistantes maternelles) en remplacement du logiciel
existant.
Le présent document définit la consistance et les spécifications techniques des prestations à réaliser.
Ces prestations sont :
a. La concession des droits d’usage pour le nombre d’utilisateurs défini à l’article 2.2 du
présent document,
b. L’installation, l’assistance au démarrage et le paramétrage du logiciel comprenant
l’intégration des données et les interfaces,
c. La formation des utilisateurs,
d. La maintenance,
L’offre devra être présentée comme suit :
- une offre de base pour une implantation sur site, sur serveur ;
- une option avec la possibilité d’un hébergement à distance.
ARTICLE 2– PRÉSENTATION DU POUVOIR ADJUDICATEUR
2.1 – Description de la collectivité
La Communauté de Communes du Volvestre est un Etablissement Public de Coopération
Intercommunale (EPCI) regroupant 28 communes et plus de 20 000 habitants dont les communes de
de Carbonne, Rieux-Volvestre, Montesquieu-Volvestre et Saint-Sulpice-sur-Lèze.
La Communauté de Communes est compétente en matière de :
- de développement économique : gestion de la zone d’activités Activestre à Carbonne, Animation
économique du Volvestre, aide à l’implantation d’entreprises, …
- d’aménagement du territoire : politique de l’habitat…
- d’aménagement et d’entretien de la voirie : travaux d’investissements et d’entretien des voiries
communautaires, …
- de collecte et de traitement des Ordures Ménagères : collecte des OM, collecte sélective,
déchetteries, quai de transfert, …
- d’actions en faveur de la petite enfance : création, aménagement et gestion des crèches, création et
animation d’un relais d’assistantes maternelles
Site Internet : www.cc-volvestre.fr
La Communauté de Communes compte 106 agents permanents (données janvier 2014) :
-102 agents ayant le statut de fonction publique territoriale
-4 agents en contrat à durée déterminée ou indéterminée
2.2 – Nombre d’agents susceptibles d’utiliser le logiciel
Le nombre d’agents susceptibles d’utiliser le logiciel qui fait l’objet du présent marché est : 13
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Fourniture et maintenance d'un logiciel de gestion des structures d'accueil de la Petite Enfance
La qualification et les fonctions de ces agents sont :
-Coordinatrice Petite Enfance
-Directrices, directeurs et adjointes des structures Petite Enfance
-Responsable du relais d’assistante maternelle.
-Assistante comptable / régisseur
ARTICLE 3– ENVIRONNEMENT INFORMATIQUE DU MARCHE
L’installation est composée de :
- Un serveur virtualisé sous Xen installé au siège de la communauté de communes.
- Un serveur sous Windows 2008 R2 et un autre sous Windows 2012 R2 sont disponibles.
- Les ressources peuvent être octroyées à la demande.
Accès VDSL d’environ 85 mbps / 12 mbps.
Les cinq crèches sont toutes équipées de postes récents sur base de processeurs Intel15 4 Go de RAM
et disque dur avec au moins 200 Go disponibles le tout sous Windows 7 PRO.
Elles sont reliées au siège par l’intermédiaire d’un VPN logiciel (Kerio Connect).
Attention, certaines crèches ne disposent que d’un débit très modéré vers internet (de l’ordre de 2
Mbps).
Le logiciel de gestion des structures d’accueil de la Petite Enfance (crèche, relais d’assistantes
maternelles) utilisé actuellement : Technocarte.
Le logiciel de gestion des Ressources Humaines et de comptabilité est celui de GFI. La solution
proposée devra impérativement s’interfacer avec le logiciel de comptabilité. Dans ce cas, il vous faut
stipuler vos attentes.
Les logiciels bureautiques utilisés : Word, Excel, Powerpoint…
La collectivité ne dispose pas de service informatique, les prestations sont externalisées.
ARTICLE 4 – EXIGENCES TECHNIQUES
4.1 – La sécurité
La sécurité du système doit être constamment conforme à la dernière version en cours du référentiel
général de sécurité (RGS), pris en application de l'ordonnance n°2005-1516 du 8 décembre 2005
relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives ainsi qu'entre les
autorités administratives.
4.2 – La facilité d’utilisation (ergonomie)
L’application proposée doit être simple, facile d’utilisation et dotée d’une ergonomie conviviale.
L’ergonomie s’apprécie au vu, notamment :
- de l’apprentissage rapide de l’application,
- de la limitation du nombre d’erreurs possibles (contrôles de saisie, listes déroulantes, double
confirmation pour les opérations de validation ou de suppression de fichiers, réversibilité de la saisie
de données en cas d’erreur etc.),
- de l’attrait général de l’interface (couleurs, icônes etc.).
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Fourniture et maintenance d'un logiciel de gestion des structures d'accueil de la Petite Enfance
4.3 – La disponibilité
Conformément à l’article 10 du présent document relatif à l’hébergement, la disponibilité exigée pour
l’accès au logiciel est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages d’indisponibilité planifiées.
ARTICLE 5– DETAIL DES FONCTIONNALITES SOUHAITEES
5.1 - Fonctionnalités spécifiques à la partie Gestion du service de la Petite Enfance.
Gestion de la liste d’attente :
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Coordonnées et informations sur la famille et l’enfant
Périodes et mode d’accueil souhaités
Cycle prévisionnel de présence d’enfant
Liste des pièces administratives remises et à remettre par la famille
Visualisation de l’ensemble des pré-inscriptions et possibilité de trier automatiquement ou
manuellement en fonction de différents critères (âge, commune, jours et horaires souhaités…).
 Rapports, états et statistiques de la liste d’attente
 Création et paramétrage de liste de diffusion
 La notification si les familles ont fait appel à une assistante Maternelle.
Gestion des inscriptions :
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Historique des différentes inscriptions
Historique des motifs de refus ou d’abandon de l’inscription
Cycle de présence prévisionnel
Choix du mode d’accueil individuel ou collectif
Calcul estimatif de la participation familiale
Rapports, états et statistiques des inscriptions
Dossiers enfants :
 Fiche enfant avec informations signalétiques complètes, calcul en temps réel de l’âge et
éventuellement photographie
 Dossier médical complet (vaccinations, allergie…)
 Autorisations diverses (sorties, photos, personnes autorisées à venir le chercher…)
 Habitudes (sommeil, repas…) et activités
Dossiers familles :
 Coordonnées complètes.
 Informations générales sur la composition de la famille, l’activité des parents, le secteur
géographique etc.
Fonctionnement enfants :
 Planning de présence des enfants à partir du cycle de présence prévisionnel et/ou du contrat
d’accueil
 Historique des absences et leurs motifs
 Alerte de dépassement d’agrément
 Gestion et création de groupe d’enfant par tranche d’âge et cycle de présence
 Rapports, états et statistiques de la fréquentation
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Fonctionnement personnel :
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Etat civil, contrat de travail, diplômes…
Formations suivies et souhaitées
Planning du personnel individuel et collectif (journalier, hebdomadaire et mensuel)
Mise en relation entre le planning enfant et le planning personnel (alerte si le taux
d’encadrement n’est pas suffisant)
Gestion des remplacements
Gestion des absences (historique et motifs)
Gestion des stagiaires et des stages
Rapports, états et statistiques de la présence du personnel
Quotidien / Agenda :
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
Suivi des activités
Suivi des animations (spectacles, sorties, journées exceptionnelles…)
Anniversaires des enfants
Suivi des réunions d’équipe et de section
Système de pointage :
 Suivi en temps réel de l’arrivée des enfants
 Suivi en temps réel du taux d’occupation
 Système de borne, système de lecture de carte à puce, de crayon optique, de pocket PC
Régie et facturation :
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Contrat d’accueil sur un imprimé type de la Communauté de communes
Transfert direct par voie électronique du contrat d’accueil au Trésor Public
Calcul automatique de la participation mensuelle sur le contrat d’accueil
Connexion directe au service CAF PRO de la CAF
Calcul automatique des factures en fonction du temps de présence réel des enfants et du
contrat d’accueil
Prise en compte de l’accueil d’urgence et de l’accueil occasionnel
Paramétrage du calcul au ¼ d’heure
Prise en compte des absences facturables, des jours ou heures supplémentaires et des
régularisations
Facturation paramétrable en fonction du règlement de fonctionnement des structures
Editions des factures avec logo de la structure et de la Communauté de communes
Edition des déclarations annuelles pour les impôts
Calcul automatique du temps de présence réel et du temps de présence facturé
Edition mensuelle, semestrielle et annuelle des bordereaux CAF et MSA
Rapports, états et statistiques des facturations
Portail de paiement
Le logiciel devra comporter un module ou un paramètre permettant de gérer le Relais
d’assistantes maternelles. Celui-ci devra contenir les fonctionnalités suivantes :
Dossier enfants pour le relais d’assistantes maternelles :
Autorisations diverses (sorties, photos, …)
Etat des fréquentations du Relais
Rapports, états et statistiques des dossiers enfants.
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Dossier familles pour le relais d’assistantes maternelles :
Coordonnées complètes
Informations générales sur la composition de la famille, l’activité des parents, le secteur
géographique etc.
Historique des demandes de garde et des refus de placement
Rapports, états et statistiques des dossiers familles
Dossier des assistantes maternelles :
Coordonnées complètes, date d'agrément, date de naissance de l'assistante maternelle
Liste des assistantes maternelles du territoire avec la possibilité de tri selon différents critères
(nombre d’agréments, secteur géographique…)
Liste des disponibilités des assistantes maternelles : horaires atypiques, périscolaire et temps
partiel
Liste et suivi des futures agréées
Rapports, états et statistiques des disponibilités des assistantes maternelles
Dossier des aides à domicile :
Coordonnées complètes, date de naissance
Liste des aides à domicile du territoire avec la possibilité de tri selon différents critères (secteur
géographique, statut…)
Rapports, états et statistiques de l'utilisation du RAM selon animations et / ou permanence
administrative
Suivi des fréquentations du relais d’assistantes maternelles :
 Animations:
Etats statistiques précisant le nombre d'assistantes maternelles différentes ayant participées aux
animations classiques, aux animations sur inscription et aux animations évènementielles
Etats statistiques précisant le nombre d'enfants différents ayant participées aux animations
classiques, aux animations sur inscription et aux animations évènementielles
Etats statistiques précisant le nombre de familles différentes ayant participées aux animations
classiques, aux animations sur inscription et aux animations évènementielles
 Permanences administratives:
 Etat des modes de contact par mail, téléphone ou rendez-vous
 Type d'informations diffusées aux familles : mode d'accueil et / ou information sur un contrat
en cours, et information éducative
 Type d'informations diffusées aux professionnels de l'accueil individuel : fonctionnement du
Relais d'Assistantes Maternelles, information sur le statut (droit du travail, convention collective
et contrats), exercice du métier (agrément et droits sociaux), disponibilité d'accueil et
informations éducatives et soutien professionnel
La solution proposée permettra une sélection des données, soit de manière globale, soit de
manière à différencier chaque interlocuteur.
Autres fonctionnalités pour le relais d’assistantes maternelles :
Création et paramétrage de liste de diffusion
Gestion des stagiaires et de leurs stages
Gestion des contacts divers
Gestion d’un fond de documentation (index, suivi des prêts etc.)
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ARTICLE 6 – INTERFACES
Le logiciel devra présenter une solution pour exporter ou lier ses informations vers un site, service ou
serveur « WEB ».
Si un accès distant est à envisager et si le logiciel ne dispose pas d’un service de consultation en ligne,
un VPN est à disposition.
La gestion administrative et l'impression des documents issus de la solution proposée pourront se faire
à partir de tous les postes équipés du logiciel.
ARTICLE 7 – DOCUMENTATION TECHNIQUE
Le titulaire devra livrer, avec le logiciel, une documentation technique en langue française indiquant
les modalités de leur mise en fonction. Il en sera de même à chaque livraison de mise à jour ou de
nouvelle version de logiciel.
Le prix de cette documentation technique sera inclus dans le prix du marché.
Cette documentation technique donnera la composition et les caractéristiques du matériel du logiciel,
ainsi que leurs procédures courantes d'utilisation. Elle devra être transmise au plus tard à la livraison
du logiciel, de chaque mise à jour ou nouvelle version le cas échéant.
Cette documentation doit notamment comporter un guide précis et documenté relatif à
l’exportation et à la reprise des données par le prestataire suivant.
ARTICLE 8 – PRESTATIONS DE MAINTENANCE
8.1 – Durée de la maintenance
Les prestations de maintenance prennent effet pour une durée de 4 ans à compter de l’expiration de la
période de garantie contractuelle.
8.2 – Etendue des prestations de maintenance
Le présent marché comprend les prestations de tierce maintenance applicative telles que définies à
l’article 31-1 du CCAG-TIC. Ces prestations visent à permettre le maintien en condition
opérationnelle du logiciel à titre préventif, ou correctif.
Par « préventif », on entend les mesures d'entretien exécutées pour éviter la survenance d'anomalies.
Par « correctif », on entend les mesures consistant à corriger les anomalies.
Le présent marché comprend aussi des prestations de maintenance évolutive au sens de l’article 31-1
précité du CCAG-TIC, c'est-à-dire des prestations visant à faire évoluer ou à adapter une ou plusieurs
applications, afin d'intégrer de nouvelles fonctions, d'en améliorer le fonctionnement ou de prendre en
compte de nouvelles dispositions législatives ou règlementaires.
8.3 – Modalités d’intervention
Le titulaire assurera sur site les réparations nécessaires au bon fonctionnement du logiciel et du
matériel. Les pièces détachées et autres fournitures, les opérations, les frais de déplacement et maind’œuvre sont compris dans le prix de maintenance indiqué dans les documents du marché et ne feront
l’objet d’aucune facturation en supplément.
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En cas de fonctionnement défectueux d’un quelconque élément faisant l’objet du marché, le titulaire
procèdera, durant la période de garantie, à une remise en état de l’appareil dans les mêmes conditions
que durant la période de garantie contractuelles, stipulées à l’article 6 du CCAP et rappelées ci-après :
La demande d’intervention est adressée au titulaire par télécopie ou par message électronique, ou par
téléphone avec confirmation ultérieure par télécopie ou par message électronique dont la réception
doit être attestée par un accusé de réception électronique.
A compter de cette demande d’intervention, le titulaire est tenu par un délai maximum d’intervention
fixé à 24 heures.
L'intervention inclut le diagnostic de la panne et la remise en état du logiciel ou du matériel.
La période d'intervention du titulaire s'étend pendant les jours ouvrables, du lundi au vendredi de 9h00
à 12h et de 13h30 à 17h.
La garantie de temps de rétablissement (GTR) exigée, à compter du début de l’intervention est au
maximum de 8 heures, week-ends compris. Passé ce délai, le titulaire doit fournir, à titre provisoire ou
définitif, un matériel de remplacement.
En cas de dépassement du délai de rétablissement ou de remplacement, le titulaire encourt la pénalité
prévue à l’article 13 du CCAP.
Si le titulaire a proposé, dans le mémoire technique prévu à l’article 4-1 du règlement de consultation,
des délais d’intervention ou de rétablissement plus courts, ce sont ces délais qui s’appliquent.
ARTICLE 9 – FORMATION
Le titulaire s’engage à assurer la formation des agents utilisateurs de la solution logicielle, dont le
nombre est précisé à l’article 2.2 du présent document, afin de leur permettre une bonne appropriation
de ses conditions de mise en œuvre et d’utilisation.
Le ou les journées de formation se tiendront toutes dans les locaux de la communauté de communes.
En tout état de cause, elles devront intervenir avant le délai contractuel de mise en ordre de marche
prévu à l’article 5-1 du CCAP.
En cas de désaccord sur les dates de formation, elles seront fixées par ordre de service du pouvoir
adjudicateur notifié par courrier, télécopie ou mail dans un délai d’au moins sept jours francs.
Dans cette hypothèse, le pouvoir adjudicateur respectera la durée et le nombre de jours de formation
prévus par le titulaire dans son mémoire technique, et les formations auront lieu durant les jours et
heures ouvrables de la communauté de communes.
ARTICLE 10 – PRESTATIONS SUPPLEMENTAIRES
La prestation supplémentaire n°1 concerne la mise à disposition d’un hébergement sur un espace privé
à compter de la réception des prestations : le système fonctionnera en option full web et ne nécessitera
pas l’installation d’un serveur au siège de la communauté de communes.
La disponibilité exigée pour l’accès aux applications en ligne est : 24h/24, 7j/7, 365j/an, hors plages
d’indisponibilité planifiées.
Le candidat précisera sa gestion des indisponibilités et son mode de communication en la matière.
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L’offre devra être dimensionnée pour répondre aux flux actuels et aux évolutions futures (ex : la bande
passante doit permettre un débit en rapport avec les besoins actuels et avec les évolutions prévisibles).
Le candidat indiquera son estimation de bande passante relative aux besoins de la communauté de
communes, garantissant performance et évolutivité.
La prestation supplémentaire n°2 concerne l'équipement des structures d'un ordinateur tout en 1 de
type EEE PC1610 ou équivalent pour le pointage des familles.
ARTICLE 11 – REPRISE DES DONNEES
Le titulaire sera chargé de la reprise des données, durant la période d’installation prévue à l’article 5
du CCAP.
Pour l’accomplissement de ces prestations, le titulaire pourra accéder, dès la notification du marché,
aux services administratifs de la communauté de communes durant les heures réglementaires
d’ouverture.
Il pourra se faire communiquer toutes informations et documents nécessaires, notamment par voie
téléphonique et électronique.
Les données à reprendre et à migrer proviennent du logiciel Technocarte.
ARTICLE 12 – RECUPERATION DES DONNEES EN FIN DE MARCHE
Le titulaire s’engage, en fin de marché, à extraire et remettre l’ensemble des bases de données
contenues dans le logiciel au pouvoir adjudicateur sur un support informatique dans un format non
propriétaire.
A défaut, l’article A.38.1.3.2 du CCAG-TIC s’applique.
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