Université d`Aix-Marseille Service Commun de la

 Université d’Aix-Marseille
Service Commun de la Documentation
Plan de formation des personnels
2014-2015
Projet présenté au CT du 20 janvier 2015
Sommaire
Introduction
1.
1.1
1.2
1.3
Situation du SCD à la rentrée 2014
Les bibliothèques des départements documentaires
Les bibliothèques associées déployées dans le sudoc
Les personnels
2.
2.1
2.2
2.3
Bilan des actions de formation 2013-2014
Volume de formation
Répartition des actions de formation
Droit Individuel à la Formation (DIF)
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
Les besoins de formation exprimés par les services pour 2014-2015
Les personnels prioritaires
Les actions prioritaires
Les compétences à développer
Les compétences fondamentales à maintenir
Donner à chacun les moyens de son évolution professionnelle
4.
Besoins exprimés par les agents lors des EPI
Introduction
La première partie de ce document présente la situation du Service Commun de Documentation
d’Aix-Marseille Université (structuration, ressources humaines) en novembre 2014 ainsi qu’un bilan
des actions de formation suivies au cours de l’année universitaire 2013-2014. La deuxième partie
est une synthèse des besoins de formation identifiés pour le SCD en 2014-2015 ainsi que des
actions de formation qui en découlent.
1
Situation du SCD à la rentrée de septembre 2014
Le Service Commun de Documentation d’Aix-Marseille Université comprend statutairement cinq
départements documentaires auxquels sont rattachées des bibliothèques de département intégrées
ou associées.
1.1
Les bibliothèques des départements documentaires

Département Droit et science politique constitué des bibliothèques de :
o Schuman à Aix-en-Provence (29 agents)
o Saporta à Aix-en-Provence (2 agents)
o Canebière à Marseille (4 agents)

Département Lettres et sciences humaines constitué des bibliothèques de :
o Schuman Lettres à Aix-en-Provence (35 agents)
o l’ESPE, comprenant quatre bibliothèques (Aix-en-Provence, Marseille, Avignon,
Digne) (17 agents).

Département Santé constitué des bibliothèques de :
o Médecine et Odontologie à Marseille (campus Timone) (22 agents)
o Pharmacie à Marseille (campus Timone) (5 agents)
o Médecine Nord à Marseille (Hôpital Nord) (2 agents)

Département Sciences économiques et de gestion constitué des bibliothèques de :
o Ferry à Aix-en Provence (7 agents)
o Colbert à Marseille (4 agents)
o Gap (3 agents).

Département Sciences et techniques constitué des bibliothèques de :
o Saint–Charles à Marseille (15 agents)
o Saint-Jérôme à Marseille (12 agents)
o Luminy à Marseille (10 agents)
o Montperrin à Aix-en Provence (3 agents).
A ces bibliothèques s’ajoutent la direction générale et transverse du SCD (15 agents) et le
département de l’Ingénierie documentaire (11 agents).
1.2
Les bibliothèques associées déployées dans le sudoc
Les besoins en formation des personnels des bibliothèques associées au SCD ou déployées dans le
Sudoc ne sont pas pris en compte dans ce plan de formation. Cependant, le SCD transmet aux
personnels de ces bibliothèques les offres de formation et de concours existantes.
1.3 Les personnels
Début décembre 20141, le SCD d’AMU compte 196 agents répartis de la manière suivante :
Catégorie A
Départements &
services
Titulaires
ANT
Direction générale et
6
0
transverse
Ingénierie documentaire
7
2
Droit et science politique
5
0
Lettres et sciences
12
0
humaines
Catégorie B
Titulaires
ANT
Catégorie C
Titulaires
ANT
1
0
6
2
15
2
7
0
2
0
17
0
4
11
35
12
1
18
9
52
1
Total
En attente de recrutement sur postes vacants. Plan de formation du SCD d’Aix‐Marseille Université – décembre 2014 2 Santé
Sciences économiques
et de gestion
Sciences et techniques
Total
6
0
8
1
13
1
29
1
0
4
0
8
1
14
7
44
0
2
11
45
0
4
16
78
6
23
40
196
2. Bilan des actions de formation du 1er septembre 2013 au 31 août 2014
2.1
Volume de formation
Ce bilan porte sur l’année universitaire 2013-2014. Il est détaillé par départements et services
Départements et services
Direction générale et transverse (13 agents)
Ingénierie documentaire (13 agents)
Droit et science politique (38 agents)
Lettres et sciences humaines (56 agents)
Santé (28 agents)
Sciences économiques et de gestion (16 agents)
Sciences et techniques (42 agents)
Total
Nombre heures
375
928
919
651
297
355
1153
4677
Nombre jours
63
155
153
109
49
59
192
779
En moyenne, ce volume représente 3,8 journées de formation par an et par agent.
2.2
Répartition des actions de formation
REPARTITION PAR TYPOLOGIE ET EN HEURE DE FORMATION
4000
3500
791 h
3000
2500
ANT
2000
1500
Titulaire
2 886 h
1000
246 h
500
0
T1
3 h
129 h
T2
623 h
T3 Les actions de formation T2 et T3 sont mobilisables au titre du DIF (Droit Individuel à la Formation).
On peut noter que la part des formations relevant de l’adaptation immédiate au poste de travail est
de 78,6 %.
Plan de formation du SCD d’Aix‐Marseille Université – décembre 2014 3 REPARTITION EN HEURES PAR TYPE DE FORMATION
1800
1600
C
1400
1200
B
714 h
A
398 h
1000
800
600
126 h
473 h
219 h
400
200
160 h
367 h
738 h 118 h
495 h
376 h
166 h
68 h
Autres formations 260 h
0
Documentaire Post‐recrutement
Gestion, management Préparation concours On note que les formations propres à la technicité des outils de bibliothèque (catalogage, recherche
documentaire, formation aux bases de données, gestion d’un fonds documentaire, etc.) constituent
la part la plus importante (33 %). Ces formations sont assurées soit par des prestataires
spécialisés (CRFCB, Médiadix, ENSSIB, URFIST) soit en s’appuyant sur des compétences internes
mobilisées spécialement pour la formation des personnels.
La part des formations post-recrutement représente près de 27 % des formations : cela inclut les
formations obligatoires (PACTE, BIBAS, conservateur) mais aussi les formations impulsées par le
service à destination des personnels nouvellement affectés (recrutement direct, mutation).
La part des préparations concours (titulaires et ANT) représente 13 % des formations.
MOYENNE DE FORMATION EN JOUR PAR CATEGORIE D’AGENTS
8
7
0,83 j
6
5
0,72 j
4
ANT
3
5,89 j
Titulaire
1,12 j
4,27 j
2
1
1,7 j
0
A (50 agents dont 3 ANT)
B (51 agents dont 3 ANT)
C (105 agents dont 32 ANT)
Les agents de catégorie A sont plus souvent amenés à participer à des journées d’études, colloques,
congrès sur plusieurs jours. Cela augmente la moyenne des formations de cette catégorie.
REPARTITION EN HEURE PAR CATEGORIE, STATUT ET FILIERE
Catégorie
Catégorie A
(50 agents dont 3
ANT)
Agent bibliothèque
ou assimilé
Agent administratif
Total
Titulaire
ANT
Total
Titulaire
ANT
Total
Titulaire
ANT
SCD
1558
15
1572
105
0
105
1663
15
1677
Plan de formation du SCD d’Aix‐Marseille Université – décembre 2014 4 Catégorie B
(51 agents dont 3
ANT)
Catégorie C
(105 agents dont
32 ANT)
Total
1231
13
1244
0
0
0
1231
13
1244
674
843
1517
71
169
240
744
1012
1756
3462
871
4332
176
169
345
3637
1040
4677
Il faut affiner ces résultats, en considérant la moyenne annuelle de formation par agent d’une
même catégorie :
Catégorie A : 33,54 heures de formation (0,90 % de formation ANT).
Catégorie B : 24,40 heures de formation (1,05 % de formation ANT).
Catégorie C : 16,72 heures de formation (57,63 % de formation ANT).
EVOLUTION DES FORMATIONS EN HEURE ET PAR CATEGORIE
Catégorie
A
(50 agents)
B
(51 agents)
C
(105 agents)
Total
Nb heures
Moyenne
jour/agent
Différentiel en % sur nb
heure
1677
34
- 2,21
1244
24
+ 13,41
1756
17
+ 76,66
4677
23
+ 22,89
Il faut noter qu’un des axes prioritaires du plan de formation 2012-2013 a été largement respecté :
les formations de la catégorie C ont augmenté de près de 77 %. Le service a notamment mis en
place des préparations aux concours et recrutements et proposé des formations aux personnels
nouvellement affectés (particulièrement sur recrutement direct).
2.3
Droit Individuel à la Formation (DIF)
Le DIF est essentiellement mobilisé dans le but de préparer les concours ou de mener un projet
personnel.
37 agents ont mobilisé du DIF pour un total de 694 heures (3 agents de catégorie A, 13 agents de
catégorie B et 37 agents de catégorie C). Cela représente 14,84 % de l’ensemble des formations.
3
Les besoins de formation exprimés par les services pour 2014-2015
Les axes prioritaires de la formation continue des personnels sont définis par l’encadrement du
SCD.
3.1
Les personnels prioritaires
Quatre publics prioritaires sont identifiés :

Les personnels de catégorie C, notamment les ANT, pour la préparation des
concours

Les personnels nouvellement affectés, notamment de catégorie C :
les agents de bibliothèque seront invités à suivre une formation de base
dans le cadre du CRFCB (Centre régional de formation aux carrières des
bibliothèques)
les personnels administratifs se verront proposer des formations
notamment en bureautique

les personnels assurant des permanences de service public : les formations portant
sur l’accueil et le renseignement sont fondamentales pour garantir la qualité des
services

les formateurs : le développement de formations documentaires adaptées aux
différentes communautés d’usagers (L, M, D, EC) constitue un objectif stratégique
prioritaire dans le cadre plus général de l’amélioration des services aux publics.
Plan de formation du SCD d’Aix‐Marseille Université – décembre 2014 5 3.2
Les actions prioritaires
Cinq actions prioritaires sont identifiées :

Les actions de formation nécessaires aux perspectives d’évolution de carrière
(recrutement direct, préparations concours)

Les actions de formation nécessaires à l’adaptation de l’agent à son poste de travail
ou à l’évolution des métiers

Les actions de formation permettant l’amélioration de l’accueil de tous les publics

Les actions de formation permettant aux personnels d’encadrement d’acquérir ou
de perfectionner les techniques de management

Les actions de formation qui permettent au Service Commun de Documentation de
s’inscrire dans le réseau documentaire local, national et international (congrès,
journées professionnelles, visites …)
3.3
Les compétences à développer
Accompagner la transformation institutionnelle et organisationnelle
L’objectif pour l’équipe de direction du SCD est de coordonner et fédérer l’ensemble des services,
de créer une culture commune en y associant tous les personnels, d’accompagner le changement
(plan campus, déménagement des bibliothèques…), tout en continuant à établir et harmoniser les
procédures dans une optique de qualité des services.
Améliorer la médiation des collections et services
Le SCD s’organise dans le cadre de l’Université d’Aix-Marseille, il est essentiel qu’il dispose des
compétences lui permettant de faire connaître le plus largement possible ses collections et ses
services. Ces éléments lui donneront une visibilité d’ensemble sur ce périmètre élargi :

Accueil adapté et homogène aux différents publics

Appréhension des disciplines surtout pour les nouveaux personnels

Aménagement et signalétique des espaces

Harmonisation, gestion et valorisation des collections y compris des fonds anciens

Communication externe au sein de l’université et en dehors de l’université (réseaux
documentaires, partenaires institutionnels, publics ciblés, …).
Développer et affermir les compétences des équipes pour la formation de tous les publics
Il s’agit de donner aux équipes les moyens de former tous les étudiants L, M, D en proposant des
formations à l’ingénierie pédagogique (conception d’une formation ou d’un ensemble de formations,
du contenu à l’organisation matérielle et logistique) :

Mise à niveau des connaissances sur les bases de données, les ressources électroniques
spécialisées, les outils (Zotero,…)

Formation aux outils numériques AMU (Ametice,…)

Connaissances sur les pratiques des étudiants et chercheurs.
3.4
Les compétences fondamentales à maintenir
Le maintien des compétences fondamentales reste un objectif fort. Celles-ci peuvent relever d’un
domaine cœur de métier (bibliothéconomie, traitement documentaire, réseaux documentaires, …)
ou d’un domaine plus transversal (administration, gestion, bureautique, hygiène et sécurité…) :

Evolution du catalogage et des catalogues : FRBR (Functional Requirements for
Bibliographic Records ou Spécifications fonctionnelles des notices bibliographiques),
modèle conceptuel de données bibliographiques et RDA doivent d’être maîtrisées par
les équipes

Evolution des SIGB vers le SGBM (système de gestion de bibliothèque mutualisé) – Le
projet porté par l’ABES va entrainer à moyen terme des modifications de fond dans
nos pratiques et les usages de nos lecteurs. Le SGBM va marquer de façon profonde à
la fois les pratiques et la perception des missions et des collaborations des
bibliothèques à l’échelle nationale et internationale

Evolution des outils informatiques documentaires et standards actuels en termes
d’interconnexions entre services (SRU, SRW, API, JSON,…)

Connaissances statistiques théoriques et pratiques des outils dédiés

Acquisition de la maitrise des outils de bureautique word, excel pour tous les
personnels administratifs et de bibliothèque

Mise à jour des connaissances des assistants de prévention et dans le domaine Hygiène
et sécurité
Plan de formation du SCD d’Aix‐Marseille Université – décembre 2014 6 3.5
Donner à chacun les moyens de son évolution professionnelle
Les agents sollicitant une formation s’inscrivant dans une perspective d’évolution professionnelle
(concours, examen professionnel, VAE, bilan de compétences…) seront invités à mobiliser leur DIF
dans le respect des textes juridiques.
4
Besoins exprimés par les agents lors des Entretiens Professionnels Individuels
L’ensemble des besoins, listé ci-dessous, correspond aux besoins exprimés par les agents lors des
EPI. Ils sont simplement présentés selon les domaines de formation.
Domaines de formation
Bibliothèque et son public
(Accueil en bibliothèque, Propriété
intellectuelle, visites bibliothèques)
Bureautique
(Acces, ENT, BV, Excel, Latex, Open
office, PowerPoint, Word)
Collections et politique
documentaire
(Traitement physique et intellectuel des
documents, WiniBW)
Congrès, journée d’étude
(ABES, ABF…)
Développement personnel
(Connaissance en art, visites de
bibliothèques, préparation à la retraite,
licence,…)
Etablissement et management
(Animer une réunion, accompagner le
changement, gestion de projets/du
temps et des priorités, Bibliométrie,
statistiques sur la documentation
électronique…)
Formation des usagers
(Ressources électroniques, Bases de
données selon les domaines, Zotero…)
Gestion administrative et financière
(Comptabilité publique, marchés
publiques, SIFAC, fonction publique
Hygiène et sécurité
(agent de prévention, SST, SSIAP,…)
Informatique et NTIC
API, Drupal, Netvibes, numérisation…)
Préparation concours
(Concours administratif et bibliothèque)
Typologie
Nb
d'agents
concernés
T1 Estimation du nb de jour
Par agent
Total
21 2 42 T1 28 1 28 T1 83 3 249 T2 11 1 11 T2/T3 17 3 51 T1 25 3 75 T1/T2 53 1 53 T1 18 2 36 T1 28 1 28 T1 40 2 80 T3 35 5 175 Pour 2014/2015, le besoin de formation exprimé pendant les EPI est de 828 journées soit en
moyenne 2,3 jours/an/agent. Le bilan 2014-2015 sera certainement supérieur à ce chiffre : le
service et les agents ne pouvant anticiper l’intégralité de l’offre de formation.
Plan de formation du SCD d’Aix‐Marseille Université – décembre 2014 7