limites et avancées de l`informatique

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ressources
Humaines
1. Canton de Neuchâtel:
Les limites de l’informatique
Thierry Gonzàlez,
chef du Service des ressources humaines
du Canton de Neuchâtel
Jean-Luc Perrenoud
Incontournable pour la gestion efficace du personnel,
l’apport de l’informatique est
certes utile mais insuffisant dès
que le facteur humain entre en
jeu, par exemple lors de l’attribution d’un candidat à un poste.
«O
ressources
humaines
limites
et avancées
de l’informatique
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n ne gère
pas les ressources
humaine s
comme on
gère les
finances. En comptabilité, les choses sont
vraies ou fausses, blanches ou noires. Aux ressources humaines, on navigue souvent dans le
gris». Thierry Gonzàlez est chef du Service des
ressources humaines de la République et Canton de Neuchâtel. «L’informatique est bien sûr
incontournable, notamment pour le calcul des
salaires dont la complexité est énorme. Mais
elle est insuffisante pour résoudre l’ensemble
de nos problèmes: l’expérience humaine reste
prépondérante».
L’administration du Canton de Neuchâtel
emploie environ trois mille personnes sur
l’ensemble de son territoire. Son service des
ressources humaines occupe pour sa part 22
collaborateurs. Au niveau de l’informatique, les
outils utilisés sont principalement les produits
de Microsoft et le progiciel SAP, avec pour
tâches principales le calcul des salaires, les
décomptes pour les caisses de compensation
et de pension, les budgets liés aux salaires, la
gestion des temps de travail, des vacances et
des accès, ainsi que les échanges d’informations avec les autres services et avec les communes du canton.
L’élément humain
Les fonctions énumérées ci-dessus ne pourraient évidemment pas être assurées de
manière efficace et précise sans l’informatique. Mais dès que l’élément humain entre
en jeu, l’aide apportée par cet outil s’affaiblit
considérablement. Prenons l’attribution d’un
poste à un candidat. Les prétendants aux
postes soumettent des dossiers et chaque
poste possède un descriptif des fonctions et
des compétences requises. Comparer ces
deux profils ne suffit pourtant pas à assurer
le succès d’une attribution. Même les résultats de tests psychotechniques doivent être
interprétés et pondérés. Les critères chiffrés
sont tout bonnement insuffisants et c’est bien
le jugement humain qui fait la différence en
fin de compte. Pour en rester à cet exemple,
mentionnons que le recrutement des collaborateurs se fait aujourd’hui encore par dossiers sur papier, mais que cette situation va
très bientôt changer: vers la fin de l’année,
le «e-recrutement» sera mis en service et les
candidats pourront alors postuler sur internet. Lorsqu’un poste devient disponible, il est
d’abord publié sur l’intranet (pour privilégier
les collaborateurs internes), puis sur internet et finalement sur papier (requis par la
loi). Avec la postulation par internet, les dossiers soumis seront ensuite transmis par voie
électronique au service concerné et toute la
correspondance sera assurée par messagerie, rationnalisant ainsi le travail administratif.
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Humaines
Projets en vrac
La gestion électronique des documents (GED)
constitue un autre projet en voie de réalisation. Les dossiers des employés sont en effet
aujourd’hui encore gardés sous forme de
documents papier contenus dans des classeurs suspendus. Du fait que les Services de
l’État sont dispersés sur l’ensemble du territoire, il est souvent nécessaire de faire voyager ces dossiers pour leur consultation. Le
passage à la GED avec possibilité de consultation sur écran par l’ensemble des Services
rendra ces opérations bien plus efficaces,
rapides et sûres. La mise à jour et la gestion des échéances propres aux dispositions
fédérales de protection des données seront
également fiabilisées. Autre projet à l’étude:
un portail dédié aux employés de l’État, sur
lequel ils trouveront l’ensemble des données
et fonctions qui les concernent, présentées de
manière regroupée et conviviale. Aujourd’hui
déjà, chacun peut consulter en ligne sa fiche
« Il faut veiller
à ne pas se laisser
phagocyter par
les smartphones »
Thierry Gonzàlez
de salaire via le web et traiter de manière autonome ses données de gestion des temps. La
gestion des fonctions et des classes de traitement, de la mobilité professionnelle (passage
d’un poste à un autre), ainsi que celle de la
formation du personnel et des apprentissages
constituent d’autres sujets pour lesquels une
informatisation plus poussée est à l’étude.
Précisons à ce propos que près de 90% des
collaborateurs du Canton sont informatisés
(à l’exception de ceux qui travaillent dans la
nature, bien sûr). Beaucoup d’entre eux peuvent également accéder au système à l’aide de
leur ordinateur portable par liaison VPN (sécurisée) depuis leur domicile ou en déplacement.
Du bon usage du smartphone
L’arrivée des smartphones représente certes
une avancée, mais également un danger pour
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certains, argumente Thierry Gonzàlez. Les
collaborateurs de l’État qui veulent s’équiper
de l’un de ces gadgets doivent l’acquérir euxmêmes, un contrat entre le Canton et Swisscom leur assure par contre des conditions
d’abonnement avantageuses. Professionnellement, ces appareils servent presque exclusivement au téléphone et au courrier électronique. «C’est un moyen très utile, mais dont
on doit se servir avec intelligence» constatet-il. «L’accès à l’information est plus aisé et
rapide, la communication est facilitée, mais il
faut vraiment veiller à ne pas se faire phagocyter par ces appareils qui peuvent avoir des
effets pervers et nous empêcher de travailler
efficacement. Durant les séances, certaines
personnes contrôlent sans cesse leur écran,
comment peuvent-elles encore se concentrer
sur ce qui se passe? Une certaine hygiène
d’utilisation est indispensable. Est-il vraiment
nécessaire de répondre instantanément à
chaque message?» L’arrivée de ces appareils
a encore davantage flouté la frontière entre
la vie privée et le travail et il en va de même
pour les réseaux sociaux (l’accès à ces sites
n’est d’ailleurs pas possible via le système de
l’État). Le contrôle de l’assiduité au travail tel
qu’il se pratiquait par le passé est aujourd’hui
impossible et doit être remplacé par un management par objectifs. Mais, en fin de compte,
si un collaborateur peut accéder plus rapidement aux dossiers à l’aide de ces moyens, il
peut aussi être plus efficace et mieux servir
le public.
Utilise-t-on aux RH du canton de Neuchâtel des renseignements trouvés sur les
sites de réseaux sociaux pour juger de la
personnalité d’un candidat? «Sans l’exclure
complètement, ce n’est certainement pas
la règle. Cette source d’informations n’est
simplement pas fiable. Nous privilégions le
contact direct et la prise de renseignements
autorisée».
«Pour éviter les abus et la mauvaise utilisation de ces outils, il faut par contre sensibiliser le personnel à ces problèmes. Chez
nous, c’est la tâche du Service informatique
et des chefs de service, mais l’impulsion et
les moyens doivent provenir des Ressources
humaines» conclut Thierry Gonzàlez.
2. Transports lausannois:
impliquer le collaborateur
situer à la pointe tant en matière de transports publics que de gestion interne.
Suite à une enquête de satisfaction interne
ayant révélé entre autres que les collaborateurs sur le terrain (les conducteurs, notamment) se sentaient isolés et trop peu impliqués dans la vie de l’entreprise, il fut décidé
en juillet 2010 de lancer un projet destiné
à dynamiser la communication au sein des
TL. Un panel de cinquante collaborateurs fut
réuni dans le but de recenser leurs perceptions et attentes. D’un bout à l’autre du projet
entrepris suite à ces discussions, les conducteurs furent impliqués dans la réflexion, le
développement et les tests.
Objectifs du système envisagé:
•
Transport lausannois : conducteur équipé de sa tablette
Assurer un management plus proactif
en facilitant la communication ascendante et descendante
Renforcer le sentiment d’appartenance
à l’entreprise
Créer un point d’entrée unique pour
l’ensemble des informations destinées
au personnel
Supprimer tant que possible le papier
dans le domaine de l’information aux collaborateurs
Rendre les TL plus attractifs aux collaborateurs actuels et futurs.
•
•
Jean-Luc Perrenoud
Les Transports lausannois équipent l’ensemble de leur personnel de terrain de tablettes avec
accès à l’intranet d’entreprise
pour optimaliser la communication.
U
n quart de millions de personnes
transportées chaque jour sur trentesept lignes de bus et de métro, plus
de 1000 collaborateurs assurant l’exploitation de 256 véhicules routiers et ferroviaires:
ces quatre nombres illustrent parfaitement la
performance des Transports lausannois, «les
TL» en raccourci, une entreprise fière de se
•
•
Accès sécurisé
Moins d’une année plus tard, en mai 2011,
le système était opérationnel. Tous les collaborateurs de terrain (près de 900) étaient
équipés de tablettes permettant l’accès à
l’intranet de l’entreprise et disposaient d’une
adresse email personnelle. La tablette fut
préférée au Smartphone, l’écran trop petit
de ce dernier n’étant pas adapté aux fonctions envisagées. En vue d’une acceptabi-
lité maximale, il était en effet indispensable
d’optimaliser de bout en bout l’ergonomie et
la convivialité de la solution. À noter pourtant
que l’accès à l’intranet est également assuré
aux détenteurs d’ordinateurs portables ou de
téléph ones multifonctions. Au plan technique, l’avantage de la solution réalisée est
que l’ensemble des utilisateurs, reliés au
réseau local directement ou par téléphonie
GSM, utilisent le même point d’entrée dans le
système, garantissant un niveau de sécurité
identique.La mise en place du système fut
accompagnée d’une formation à la fois des
utilisateurs et des contributeurs d’information.
À noter, qu’à ce jour, seules l’Exploitation, les
Ressources humaines et la Communication
alimentent l’intranet, l’élargissement des services contributeurs faisant partie du développement futur.
Alain Ihne, responsable aux TL des projets et
développements des systèmes d’information,
relève qu’en huit mois à peine, trois projets
séparés ont en fait été réalisés: la création de
l’intranet avec son contenu, la fonction d’identification unique (single sign-on, soit SSO en
anglais) – elle permet à l’utilisateur d’accéder
avec un mot de passe unique à l’ensemble
des services procurés – et le déploiement de
près de 900 tablettes.
La journée du conducteur
Pour illustrer les nouveautés offertes, prenons l’exemple des conducteurs. Chaque
collaborateur
est tenu de garder sa tablette
avec lui en permanence. Cet
appareil n’est
pas vraiment utilisé durant l’exploitation (les
véhicules sont tous reliés au centre d’exploitation par radio), mais surtout au début
et à la fin du travail. Le conducteur s’en sert
notamment pour prendre connaissance des
avis de service qui l’informent de tout ce qui
peut être considéré comme exceptionnel
ce jour là, les chantiers en cours sur la voie
publique, par exemple. La suppression des
avis de service sur papier figure parmi les
bénéfices importants de ce projet.
Le personnel trouve également sur sa
tablette l’horaire en vigueur, les règlements
et, surtout, ce qu’on appelle ici la «journée
du conducteur»: où et quand il va prendre
son véhicule et le service qu’il doit assurer. La suppression des horaires sur papier
simplifie considérablement le problème des
changements d’horaire souvent nécessaires
en cours d’année.
Le temps où cela ne se faisait qu’une fois
par année est en effet bien révolu. La diffusion de la journée du conducteur sur l’intranet permet elle aussi d’éviter l’impression
et la distribution quotidienne d’une quantité
de papiers.
L’intranet contient en outre aujourd’hui déjà
bien d’autres informations, liées notamment
à la vie de l’entreprise: les actualités, nouveautés, arrivées et départs de collaborateurs, anniversaires, événements, menus de
la cantine, rabais octroyés, manifestations,
etc. D’autres données plus personnelles
sont prévues dans une phase future, les
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ressources
Humaines
fiches de paye notamment. Il est même
envisagé de permettre aux conducteurs
d’échanger entre eux des services ou journées de travail à l’aide de cet outil. Reste
l’un des objectifs principaux: réduire au
minimum la quantité de papier à imprimer
et à distribuer.
Volonté de progresser – le collaborateur acteur
Le système a en général été très bien
accueilli et donne parfaite satisfaction. Le
principal problème qui a dû être réglé est
la qualité de la liaison sur l’ensemble du
vaste territoire couvert par les TL. Rien
n’est plus démotivant qu’un système aux
performances insuffisantes, inacceptable
qu’un collaborateur doive patienter pour
obtenir les documents qui le concernent.
Avec leurs tablettes équipées aussi d’une
oreillette, les conducteurs peuvent en outre
communiquer avec la centrale et leurs collègues, envoyer et recevoir des courriels,
téléphoner et échanger des SMS. Les informations du management sont ainsi rapidement diffusées sur le terrain et celles qui
proviennent des conducteurs rapidement
remontées à la centrale. «Plutôt que d’être
un simple exécutant, explique Alain Ihne, le
conducteur devient acteur. Les forums lui
permettent de s’exprimer. Il est incontestable que certaines personnes, une minorité toutefois, ont été plutôt réticentes à
l’intrusion de l’informatique dans leur travail.
Cette tendance est pourtant incontournable, l’informatique joue un rôle essentiel à
tous les niveaux de notre entreprise.
Nous avons toutefois tout entrepris pour
rendre ce nouvel outil aussi convivial et utile
que possible».
ables
3. L’informatique au
service des ressources
Humaines
Jean-Daniel Faessler
Avec une concurrence économique toujours plus importante, la gestion des res sources humaine est devenue
en quelques années un poste
clé dans les entreprises et souvent déterminante pour garder la motivation et la forte
valeur ajoutée des employés.
L’
évolution des technologies et de
l’économie a provoqué un changement important dans les manières,
les méthodes et les façons de traiter les ressources humaines. Aujourd’hui, il ne s’agit
plus de simplement s’occuper d’un engagement et de suivre les dossiers administratifs
des employés, c’est la vie de ceux-ci durant
toute la durée de leurs engagements qui doit
être suivie et prise en considération, ainsi que
les périmètres qui les entourent tels que leurs
lieux et leurs outils de travail.
L’informatique dans ce domaine, encore peu
ou mal utilisée, va jouer un rôle toujours plus
important ces prochaines années. À ce jour,
le responsable des ressources humaines et le
futur employé sont souvent peu ou mal infor-
més alors que les moyens actuellement disponibles permettraient d’améliorer significativement la communication et l’information pour
les deux parties. Les ressources humaines
pourraient non seulement se faire rapidement
une idée du futur employé à travers différentes
sources d’informations tels que Facebook ou
Linkedin , mais également à l’inverse, donner
des détails sur l’entreprise via Internet comme
par exemple, les méthodes utilisées pour
l’évolution de carrière ou pour des bilans de
compétence, les différents plans de retraites
possibles avec une simulation graphique de
l’évolution de ceux-ci, etc., ce qui permettrait
au futur employé de se donner une idée beaucoup plus précise de l’entreprise visée.
Des technologies modernes à disposition des employés actuels et futurs
Dans ce même contexte, là où les talents
se font rares et deviennent de plus en plus
difficiles à recruter, les responsables des
ressources humaines vont devoir utiliser des
nouveaux canaux de communications et d’informations afin de rendre leur entreprise non
seulement plus attractive mais surtout à la
pointe de la gestion du personnel. Cette nouvelle vision de l’employé par rapport à ses
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Serveur WEB
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Email
Si à ce jour, le responsable des ressources
humaines et le futur employé sont souvent
peu informés, l’informatique dans ce domaine
va jouer un rôle toujours plus important ces
prochaines années
futurs employeurs va demander l’usage de
technologies modernes comme la possibilité
de visiter virtuellement l’entreprise, interviewer
son futur responsable et le recruteur par vidéoconférence ou messagerie instantanée, ce
avant de se lancer plus loin dans la démarche
de postulation. En parallèle, les talents se trouvant déjà dans l’entreprise doivent non seulement être rapidement détectés mais surtout
motivés à rester. Typiquement, la structure
et la hiérarchie de l’entreprise ne doit pas les
empêcher de progresser. Là encore, les outils
informatiques doivent leur donner la possibilité
de s’exprimer, de se former ou de s’informer
sur les possibilités d’avenir.
Ces différents exemples démontrent le décalage encore important entre les technologies et techniques disponibles et l’usage que
l’on en fait pour l’instant. Par exemple, les
employés vont être de plus en plus nombreux
à mélanger leurs outils informatiques personnels aux outils informatiques professionnels
tels que leurs Smartphones ou leurs tablettes
PC. Cette situation touche de plus en plus
d’entreprises mais dans combien d’entre elles,
les ressources humaines se sont préparées à
ce genre de demande et surtout, se sont préparées à non seulement donner une réponse,
mais à offrir une solution qui ne rentre pas
en conflit avec la culture de l’entreprise et la
politique sécuritaire de celle-ci. À l’inverse,
si l’entreprise utilise ou met à disposition de
ses employés de tels outils, la question sera
de savoir s’ils sont également utilisables à
titre privé.
Une évolution continue des méthodes
de gestion du personnel
En parallèle, les réseaux sociaux qui pour
l’instant sont encore regardés d’un mauvais
œil par les employeurs, peuvent devenir un
vecteur de motivation et d’échange d’informations entre les employés et leur direction. Plus
concrètement, ce type d’approche transversale d’un point de vue gestion du personnel,
peut permettre non seulement de détecter
et de lancer de nouvelles idées à l’intérieur
de l’entreprise mais également, de rendre la
stratégie et bon nombre de décisions transparentes vis-à-vis des employés.
La formation du personnel, malheureusement
trop souvent négligée est un moyen de motiver et de faire progresser les employés. Si à
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Humaines
l’époque, des cours demandaient d’importants temps de déplacement, il est aujourd’hui
facile et courant de suivre une formation dite
«à distance» selon le principe de l’apprentissage en ligne (e-learning). Là encore, toutes
les personnes n’étant pas à l’aise ou familiarisées avec ces nouvelles méthodes, des formations dites «mixtes» ou «Blended learning»,
permettent aux employés de suivre d’une
part des cours à distance et d’autre part, des
cours traditionnels face à un enseignant. La
mixité de la formation relève que malgré les
avancements technologiques, les relations
humaines peuvent aussi jouer un rôle important dans l’assimilation de nouvelles matières.
Une recherche permanente dans l’éfficacité
La santé du personnel, étant également un
facteur important du bon fonctionnement
d’une entreprise, est souvent limitée à une
simple gestion de l’absentéisme et du respect
des certificats médicaux, alors qu’une prise en
compte du bien être des employés permet de
limiter au maximum un risque de maladie et
par la même, améliore l’éfficacité de ceux-ci.
Dans ce cadre, l’informatique peut aider à
analyser de manière plus approfondie les différentes situations en utilisant des critères
et des processus prédéfinis et complétés à
mesure, afin de permettre une réinsertion
plus rapide de la personne concernée dans le
monde du travail par un changement ou une
modification d’un poste de manière ponctuelle
ou définitive.
À relever que l’absence et le retour d’une
personne dans une entreprise peut avoir des
répercussions importantes dans l’organisation
de celle-ci. Pour palier à cette problématique,
la mise en place de processus informatisés
doit également permettre aux ressources
humaines, en collaboration avec l’organisation
concernée, de les modifier si nécessaire afin
de mieux les adapter aux besoins et possibilités de certains employés. Là encore, à ce
jour peu d’entreprises ont établi des processus informatisés malléables permettant non
seulement une optimisation permanente des
tâches et des activités, mais également une
réorganisation de celles-ci si nécessaire.
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À chacun son usage. Une annonce pour un chef de projet ou de vente aura du succès
sur Linkedin alors qu’un poste pour une secrétaire sera mieux placé sur un site comme
JobUp, relève un recruteur.
HRS HR-Service SA, une nouvelle société active dans la gestion des ressources
humaines
Le marché de la gestion des ressources humaines étant en pleine évolution, la société
TI Informatique et l’entreprise PFS Pension Founds Services, se sont associées
dernièrement pour fonder une nouvelle entité en Suisse romande afin de promouvoir
et développer des services dans le domaine des ressources humaines. Avec 10 ans
d’expérience, PFS occupe 65 collaborateurs et gère actuellement pas moins de
20’000 salaires par mois. TI Informatique, société informatique pouvant se targuer
d’une expérience de plus de 20 ans, est notamment spécialisée dans la gestion des
processus informatisés à travers son outil Xpert.Ivy largement reconnu et utilisé dans
de nombreuses entreprises.
La gestion de l’informatique dans le domaine des ressources humaines n’étant pas une
tâche évidente, HRS HR-Service SA propose un service d’externalisation des salaires
et des assurances sociales aux entreprises de moyenne et grande taille, soit en mode
Software as a Service (SaaS) et plus précisément par une approche Business Process
Outsourcing (BPO), permettant notamment une gestion des données de base, l’échange
d’informations, le traitement des salaires, les prestations d’assurances de même que
les versements relatifs, le tout se faisant exclusivement sur la base de processus
clairement définis et sécurisés, et ceci dans le strict respect des directives légales et de
la protection des données.
Pour ce faire, HRS HR-Service SA propose un concept modulaire et flexible composé
d’un service global visant à décharger intégralement les services des ressources
humaines, ou d’une solution partielle s’intégrant dans des systèmes existants. À noter
que comme la réussite d’un partenariat repose pratiquement toujours sur une analyse
complète des besoins et sur une définition précise des processus nécessaires, HRS
HR-Service SA considère ces éléments comme des préalables indispensables.
HRS HR-Service SA propose trois outils reposant sur les suites Xpert.HRM et SAP HR,
composés de:
HRS – Payroll pour le contrôle des données et traitement des salaires, la gestion des
prestations d’assurances sociales et des impôts à la source, les bouclements annuels
et le reporting sur Swissdec-Isel, la gestion des expatriés, les dossiers d’entreprise ainsi
et que l’archivage sécurisé des documents.
HRS – Plus pour la gestion des annonces d’assurances, échéanciers, prestations et
délais d’attente, la gestion des absences en ligne comprenant un workflow de visa et
statistiques absentéisme ainsi que les dossiers collaborateurs.
Administration du personnel pour l’assistance administrative dans la gestion des
contrats, les saisies et mutations des données du personnel ainsi que les contrôles
d’absences ou de justificatifs.
De plus, côté hébergement, HRS HR-Service SA propose un service en ligne
personnalisé sous forme de processus et self service en mode ESS&MSS (Employee
Self-Service & Management Self-Service).
HRS HR-Service SA, Av. des Baumettes 9, 1020 Renens – http://www.hr-service.ch
PUB?