ASSOCIATION FOR EDUCATIONAL ASSESSMENT IN AFRICA

ASSOCIATION FOR EDUCATIONAL
ASSESSMENT IN AFRICA
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(AEAA)
IN AFRICA
CHARTER
ARTICLE 1
1.
The name of the Association is “the Association for Educational
Assessment in Africa (AEAA)”.
2.
AEAA shall be affiliated to the International Association for
Educational Assessment (IAEA).
3.
There shall be a “permanent” Secretariat for the Association, which
shall be situated in a member country.
4.
The Association shall be a non-profit making organization.
ARTICLE II
The objects for which the Association is established include:
1.
to promote co-operation amongst examining and assessment bodies
in Africa;
2.
to encourage relevant examining and assessment activities among
members;
3.
to sponsor international participation in the field of educational testing
and examining;
4.
to commission/co-ordinate research projects;
5.
to, through its various activites, improve assessment, testing and
examining within the individual member countries;
6.
to address and share experience on issues of evaluation and ‘
assessment; and
7.
to carry out such other activities as may appear to the Association
to be incidental or conducive to the attainment of its objects under
this charter.
ARTICLE III
Membership
Membership shall be in three categories; primary membership, affiliate
membership and individual membership.
Primary membership of the Association shall be open to non-profit making
regional and national examining boards, and bodies specifically charged
with the responsibility for examination and assessment of educational
performance.
Organizations or individuals with expertise or stake in assessment may be
admitted to membership.
Affiliate membership may be granted to commercial firms and profit
making organizations. Such membership shall be without voting, or office
holding rights.
The admission of any country, organization or individual to membership in
the Association shall be ratified by a decision of the General Assembly.
ARTICLE IV
Administration of the Association
The Association shall have a General Assembly, an Executive Committee and
a Secretariat to conduct its business.
ARTICLE V
General Assembly
A.
Powers, composition and functions
(i) The General Assembly shall be the supreme body.
(ii) The General Assembly shall consists of the members of the Association.
(iii) The General Assembly shall be responsible for the conduct of the
business of the Association.
B.
Meetings
(i) The General Assembly shall meet at least once every year.
(ii) The President shall preside over all meetings of the General Assembly
and where for any reason he is unable to do so, the Vice President of
the Association shall preside over such meetings. In the absence of both
the President and the Vice President, members present shall elect from
among themselves an Acting President for the purpose of the conduct of
the particular meeting.
(iii) Each primary member of the Association shall have one vote at the
meeting of the General Assembly.
(iv) Each primary member establishment of the Association may designate
additional persons to represent it on the General Assembly but without
voting rights.
(v) The General Assembly shall, subject to this article, adopt its own rules of
procedure for all its meetings including rules relating to time, place, quorum,
voting and the conduct of business thereof and other relevant matters.
(vi) Each member establishment shall pay an annual membership fee to be
determined by the General Assesmbly from time to time.
(vii) Membership of the General Assembly shall be vacated if the member
fails to pay annual subscription as and when due and after having
received ninety (90) days notice in writing of the same.
(viii) In the event of any dispute whether or not membership has been vacated,
the decision of the General Assembly shall be final.
(ix) The General Assembly may by special resolution remove any member
notwithstanding anything else in this Charter.
(x) The General Assembly shall elect the President, Vice President, Treasurer,
the Executive Secretary and the Regional Representatives from among
its members on organizational basis.
2.
Executive Committee
A. Powers, composition and functions
(i) The Executive Committee shall act in advisory capacity to the
General Assembly on all matters related to the conduct of the
business of the Association.
(ii) The officers and their tenure shall be as follows:
President
:
one year
Vice President
:
one year
Treasurer
:
three years term
(maximum of two terms)
Executive Secretary
:
three years term
(maximum of two terms)
One representative from:
- West African sub-region:one year term (maximum of two terms)
- East African sub-region: one year term (maximum of two terms)
- Central African sub-region: one year term (maximum of two terms)
- South African sub-region: one year term (maximum of two terms)
- North African sub-region: one year term (maximum of two terms)
- The immediate past president shall be an ex-officio member of
the Executive Committee whose tenure shall be one year.
(iii) An office holder shall cease to hold office if he/she ceases to
hold office in his/her organization.
B.
Meetings
(i) The Executive Committee shall hold one of its meetings during the
annual conference
(ii) The President or where he/she is absent, the Vice President, shall preside
over the meeting of the Executive Committee.
C. Functions
(i) President and Vice President
The functions of the President and Vice President shall be as defined in
this charter.
1.
The President shall:
1.1
preside at all Annual General Meeting of the Executive
Committee of the Association;
1.2
be charged with the general management and supervision of
the affairs and operations of the Association;
1.3
be responsible for ensuring that all resolutions or motion
passed by the General Assembly, the Executive Committee
are carried out:
1.4
oversee the training, development, implementation and
recognition of staff within the Association;
1.5
be the Association representative to a! 1 assessment initiatives
taking place in Africa; and
1.6
Perform all duties incident to the office and shall have such other powers
and duties from time to time as shall be determined by the General
Assembly.
2. The Vice President
The role of the Vice President shall be generally to assist the President
and shall:
2.1
assume the duties of the President in the event of the President
being unable to perform his functions by reason of illness,
infirmity, absence or otherwise;
2.2
act as chairperson to the Annual General Assembly
Preparatory/Organizing Committee.
3.
Regional representatives
The activities of the Association shall be delegated to the regional
representatives as shall be determined by the Executive Committee from
time to time. All regional representatives will be given autonomy to plan
and run its activities but will report to the Executive Committee.
The regional representatives shall:
3.1
administer development plans of the Association in their areas
ofjurisdiction;
3.2
discover areas of development and opportunity for the
Association.
3.3
look for corporate partners to help foster the activities of the
Association; and
3.4
4.
mobilize support for the Association in their areas.
The Treasurer
The Treasurer shall be responsible to the Executive Secretary for
managing the financial affairs of the Association.
The Tresurer shall:
4.1
have custody of all funds of the Association and shall keep the
account of the Association, subject to annual audit by
independent auditor agreed by the executive committee, and
render annual reports.
4.2
furnish the annual meeting of the Association with an audited
financial statement by an auditor elected by the Executive
Committee.
4.3
arrange collection of fees due from affiliated bodies, payment
of fees owing to the Association by member bodies, individuals,
sponsors etc.; and
4.4
receive on behalf of the Association any voluntary subscription,
donation or any bequest received by the Association from any
member of the public for the purpose of the Association.
5.
The Executive Secretary
Shall be the Chief Executive Officer of the Association and shall:
5.1
keep all records of the Association and be responsible for the
operation of the Association and the Secretariat.
5.2
be responsible for the proper operation and management of
the Association, and shall be accountable to the Executive
Committee in all matters pertaining to the Association;
5.3
ensure that there is regular communication, robust consultation
and good understanding between the Association, its
members, regional representatives and other institutions;
5.4
oversee the operations of the Association to ensure the
implementation and maintenance of a long term planning
process;
5.5
ensure that the Association’s constitution is alive and up to
date;
5.6
keep accurate minutes of all Executive and General Assembly
meetings;
5.7
be responsible for all correspondence of the Association;
5.8
maintain an up to date roster of all members of the
Association;
5.9
co-ordinate the activities of the Newsletter Committee;
5.10
mobilize sponsors to the Association;
5.11
organize meetings of the Executive Committee; and
5.12
liaise with other related bodies and Association.
ARTICLE VI
The Secretariat
The Executive Secretary shall be responsible for the Secretariat of the
Association.
.
ARTICLE VII
Co-operation and/or affiliation with States and other organizations
1.
The Association shall, through the President and the Executive Secretary,
seek co-operation and/or affiliation with states and organizations, which
are desirous of assisting the Association.
2.
The General Assembly shall approve the application of the Association
with the organizations referred to in paragraph one of this article.
ARTICLE VIII
Financial Resources of the Association
1. The resources of the Association shall derive from:
(i)
annual contributions of the members of the Association as y
determined by the General Assembly;
(ii)
all monies raised for the purposes of the Association by way of
gifts, testamentary dispositions, loans, interests on investments
and sale of publications.
(iii)
grants and property derived from specialized agencies,
governmental organizations, individuals etc.
(iv)
all the subscriptions, fees and charges for services rendered by the
Association and all other sums that may accrue to the Association
from other sources.
(v)
The Association shall open bank accounts where funds for the
general administration of the Association shall be lodged.
(vi) The President and the Treasurer or the Executive Secretary
shall be signatories to such bank accounts.
(vii)
The Association may with the consent of the General Assembly,
borrow by way of loan or overdraft from any source such monies
as is required to meet its obligations and to discharge its functions
under this Charter.
(viii) The Association may with the consent of the General Assembly
invest any surplus funds of the Association in such securities as
may be permitted by law.
ARTICLE IX
Annual Report
The President, Executive Secretary and Treasurer shall present the annual
reports of the activities of their offices to the General Assembly.
ARTICLE X
Amendment
1.
This Charter may be amended on the proposal of the General
Assembly.
2.
The Executive Secretary of the Association shall notify all members
of the Association of the proposed amendment at least two months
prior to the meeting of the General Assembly where the proposed
amendment is to be considered.
3.
No amendment shall be effective unless approved by at least half of
the entire membership of the Association.
4.
In the event of any eventuality, the Association may be dissolved by
the General Assembly and its assets transferred to non-profit making
organizations) with similar functions.
ARTICLE XI
Ratification
This Charter is hereby ratified today, 29th August 2003 in Cape Town, South
Africa, by resolution of the General Assembly of the AEAA; its provisions
henceforth supersede all other conventions hitherto in practice by the
Association.
ASSOCIATION POUR
L’EVALUATION DE
L’ENSEIGNEMENT EN AFRIQUE
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EN AFRIQUE
CHARTE
A
Article I:
1. l’Association
est
dénommée
“Association
pour
l’Evaluation
de
l’Enseignement en Afrique” (AEEA);
2. l’AEEA est affiliée à l’Association Internationale pour l’Evaluation de
l’Enseignement (AIEE);
3. l’Association est dotée d’un secrétariat permanent situé dans un pays
membre;
4. l’Association est à but non lucratif.
Article II: L’Association poursuit les buts ci-après:
1. la promotion de la coopération entre organismes d’examen et d’évaluation
en Afrique ;
2. le soutien aux activités d’examen et d’évaluation entre membres;
3. le sponsoring de l’apport international en matière d’administration
d’épreuves et de concours;
4. l’organisation et la coordination de projets de recherche;
5. l’amélioration de l’évaluation et de l’administration d’épreuves et de
concours dans les pays membres à travers ses différents pôles d’activités;
6. le traitement de tout sujet relevant de l’évaluation et du partage des fruits
résultant de celui-ci;
7. la poursuite de toute activité susceptible de concourir à l’atteinte des
objectifs de l’Association tels qu’énoncés dans la présente charte.
Article III: Des membres
1. le statut de membre de l’Association est de trois ordres: le membre titulaire,
le membre affilié et le membre individuel;
2. sont membres titulaires, les Offices régionaux et nationaux d’examen, ainsi
que les organismes chargés d’examen et d’évaluation des performances
dans le domaine de l’éducation;
3. peuvent bénéficier de statut de membre, toute organisation ou individu
impliqué dans l’évaluation en tant qu’expert ou partenaire;
4. le statut de membre affilié peut être accordé aux maisons commerciales
et autres organisations à but lucratif. De tels membres n’ont pas de voix
délibérative et ne peuvent occuper des fonctions dans l’Association;
5. l’octroi de statut de membre à un pays, à une organisation ou à un individu
fait l’objet d’une ratification par l’Assemblée Générale de l’Association.
Article IV: De l’Administration de l’Association
L’Association est dotée d’une Assemblée Générale, d’un Comité Exécutif et
d’un Secrétariat pour la conduite de ses affaires.
Article V:
1. De l’Assemblée Générale
A/ Pouvoir, composition et fonctions
i)
L’Assemblée Générale est l’organe suprême;
ii) L’Assemblée Générale est composée des membres de l’Association;
iii) L’Assemblée Générale a la charge de la conduite des affaires de
l’Association.
B/ Des réunions
i)
L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois par an;
ii) Le Président préside toutes les réunions de l’Assemblée Générale et en
cas d’empêchement, le Vice Président le supplée. En cas d’absence de
ces derniers, les membres présents élisent un des leurs comme président
intérimaire uniquement pour la session en cours;
iii) Chaque membre titulaire a une voix délibérative lors de la réunion de
l’Assemblée Générale;
iv) Un membre titulaire peut désigner une tierce personne pour le
représenter à l’Assemblée Générale. Toutefois, de telles personnes
n’ont pas de voix délibérative;
v) Aux termes des dispositions du présent article, l’Assemblée Générale
arrête ses règlements intérieurs en matière de réunions; notamment en
ce qui concerne le temps des réunions, le lieu, le quota, le vote, et tout
autre sujet d’importance;
vi) Chaque structure membre s’acquitte de ses frais annuels dont le montant
est fixé par l’Assemblée Générale;
vii) Le statut de membre se perd en cas de non paiement desdits frais dans
les délais et après préavis écrit de quatre-vingt-dix (90) jours;
viii) Tout litige sur la perte ou non du statut de membre est tranché de
manière définitive par l’Assemblé Générale;
ix) L’Assemblée Générale se réserve le droit d’exclure tout membre
de l’Association et ceci sans préjudice des autres dispositions de la
présente charte;
x) Le Président, le Vice Président, le Trésorier, le Secrétaire Exécutif et les
Représentants Régionaux sont élus par l’Assemblée Générale en son
sein et selon ses principes fondamentaux.
2. Du Comité Exécutif
A/ Pouvoir, composition et fonctions
i) Le Comité Exécutif sert d’organe de conseil de l’Assemblée Générale
dans la conduite des affaires de l’Association;
ii) Le bureau et son mandat sont constitués ainsi qu’il suit:
Un Président
un an
Un Vice Président
un an
Un Trésorier
trois ans renouvelables une fois
Un Secrétaire Exécutif trois ans renouvelables une fois
Un représentant de chacune des sous régions suivantes:
Afrique de l’Ouest
un an renouvelable une fois
Afrique de l’Est
un an renouvelable une fois
Afrique Centrale
un an renouvelable une fois
Afrique Australe
un an renouvelable une fois
Afrique du Nord
un an renouvelable une fois
Le Président sortant est membre d’office du Comité Exécutif pour un
mandat non renouvelable d’un an.
iii)
Un membre occupant des fonctions en perd automatiquement
l’exercice en cas de perte de fonctions dans son organisme
d’origine.
B)
Des réunions
i) Le Comité Exécutif tient l’une de ses réunions lors de la conférence
annuelle;
ii) Le Président et, en son absence, le Vice Président préside la réunion du
Comité Exécutif.
C) Des Fonctions
i) Président et Vice Président
Les fonctions de Président et de Vice Président sont définies ainsi qu’il
suit:
1. Le Président
1.1. Préside toutes les réunions du Comité Exécutif de l’Association;
1.2. A la charge de la gestion et de la supervision générale des affaires et autres
opérations de l’Association;
1.3. Veille à l’exécution des résolutions et motions de l’Assemblée Générale et
du Comité Exécutif;
1.4. Assure la formation, l’insertion, le progrès et l’encadrement général du
personnel de l’Association;
1.5. Représente l’Association dans toutes les instances d’évaluation en
Afrique;
1.6. Exécute toute autre tâche ayant trait à ses fonctions et, de temps à autre,
exerce des pouvoirs et fonctions prescrits par l’Assemblée Générale.
2.
Le Vice Président
Le Vice Président a essentiellement pour rôle d’assister le Président. En
outre, il lui est demandé:
2.1. D’assumer les fonctions de Président en l’absence de celui-ci pour cause de
maladie, infirmité ou toute autre cause d’indisponibilité;
2.1. De présider les réunions du Comité d’organisation de l’Assemblée
Générale annuelle.
3.
Représentants Régionaux
Les Représentants Régionaux exécutent les tâches à eux imparties de temps
à autre par le Comité Exécutif. Ils jouissent de l’autonomie de planification
et d’exécution desdites tâches mais sont tenus de rendre compte au Comité
Exécutif.
Les Représentants Régionaux:
3.1. Mettent à exécution, dans leurs juridictions respectives, les programmes de
développement de l’Association;
3.2. Identifient les pôles et les opportunités de développement pour le compte
de l’Association;
3.3. Recherchent les partenaires pouvant impulser l’avancement des activités
de l’Association;
3.4. Mobilisent l’appui à l’Association dans leurs régions respectives.
4.
Le Trésorier
Le Trésorier répond devant le Secrétaire Exécutif, de la gestion financière
des affaires de l’Association.
En outre, il:
4.1. Est le dépositaire des fonds de l’Association et tient les comptes de celle-ci.
Il est procédé à un audit annuel de ces comptes par un expert comptable
indépendant choisi par le Comité Exécutif et il en présente un rapport
annuel;
4.2. Met à la disposition de la réunion annuelle de l’Association un rapport
financier apuré par un expert comptable agréé par le Comité Exécutif;
4.3. Procède au recouvrement des impayés des organismes affiliés et veille
au versement par des structures membres, individus et sponsors, des
redevances dues à l’Association;
4.4. Encaisse pour le compte de l’Association, toute donation, legs ou
souscription de la part des bienfaiteurs.
5.
Le Secrétaire Exécutif
Le Secrétaire Exécutif est le gestionnaire en chef de l’Association. En
outre, il:
5.1. Est le dépositaire des archives de l’Association et est chargé du
fonctionnement normal de celle-ci et de son secrétariat;
5.2. Est responsable de la gestion et de la bonne marche de l’Association. Il rend
compte au Comité Exécutif de tous les aspects de la vie de l’Association;
5.3. Veille à la qualité des rapports communicationnels, des consultations et
d’entente entre d’une part l’Association et d’autre part les membres, les
Représentants Régionaux et d’autres Institutions;
5.4. Veille au bon fonctionnement de l’Association surtout en ce qui concerne la
mise en application et le suivi des plans et projets à long terme;
5.5. S’assure que la Constitution de l’Association répond aux attentes de
l’heure;
5.6. Dresse les procès verbaux des réunions du Comité Exécutif et de
l’Assemblée Générale;
5.7. Est en charge des correspondances de l’Association;
5.8. Tient un cahier des charges de tous les membres de l’Association;
5.9. Coordonne les activités du Comité de rédaction de la gazette de
l’Association;
5.10. Trouve les sponsors pour l’Association;
5.11. Fait le planning des réunions du Comité Exécutif;
5.12. Sert de liaison avec d’autres organismes et associations alliés.
Article VI: Le Secrétariat
Le Secrétaire Exécutif est responsable du secrétariat de l’Association
Article VII: Coopération et/ou affiliation avec des Etats et d’autres
organisations
1.
Par le biais de son Président et de son Secrétaire Exécutif, l’Association
établit des liens de coopération et/ou d’affiliation avec les Etats ou
organismes désireux de l’aider;
2.
Une telle démarche est soumise à l’approbation de l’Assemblée Générale.
Article VIII: Des Ressources financières de l’Association
1.
Les ressources de l’Association proviennent:
i)
Des contributions annuelles des membres de l’Association telles que
définies par l’Assemblé Générale;
ii)
Des fonds provenant des dons, legs, emprunts, intérêts sur investissements
et vente de publications;
iii) Des subsides et biens en provenance des organismes gouvernementaux et
spécialisés, des individus, etc.;
iv) Des souscriptions, frais et redevances pour services rendus par l’Association
et des fonds en provenance d’autres sources;
v)
Les fonds de gestion de l’administration générale sont consignés dans un
compte bancaire ouvert à cet effet par l’Association;
vi) Le Président et le Trésorier ou à défaut le Secrétaire Exécutif sont les cosignataires du compte;
vii) Sous réserve de l’aval de l’Assemblée Générale, l’Association peut
procéder aux emprunts sous forme de prêts ou de découverts aux fins
d’assurer l’exécution de son programme;
viii) Sous réserve de l’approbation de l’Assemblée Générale, l’Association peut
investir tout surplus de fonds dans des affaires selon les réglementations
en vigueur.
Article IX: Rapports annuels
Le Président, le Secrétaire Exécutif et le Trésorier présentent à l’Assemblée
Générale des rapports annuels d’activité, chacun en ce qui le concerne.
Article X: Amendement
1.
La présente charte peut être amendée sur proposition de l’Assemblée
Générale;
2.
Le Secrétaire Exécutif de l’Association informe tous les membres de
l’Association du projet d’amendement au moins deux mois avant la tenue
de l’Assemblée Générale à cet effet;
3.
Aucun amendement ne peut être effectué sans l’approbation d’au moins la
moitié de tous les membres de l’Association;
4.
En cas de besoin, l’Association peut être dissoute par l’Assemblée Générale
et ses avoirs transférés aux organismes à but non lucratif servant les mêmes
causes.
Article XI: Ratification
La présente charte est ratifiée ce jour, 29 Août 2003 à Cape Town, Afrique du
Sud, suivant la résolution de l’Assemblée Générale de l’AEEA. Ses dispositions
remplacent et annulent toute autre convention antérieure.