AA-VG2016-DEF-VF

 ANNEXE AUDIOVISUELLE – VENDÉE GLOBE 2016-­‐2017 Entre les soussignés : La Saem Vendée -­‐ Siret n° 45151864100035 Siège social : 45 boulevard des Etats-­‐Unis 85000 LA ROCHE SUR YON Représentée par : Monsieur David Brabis son Directeur Général Ci-­‐après dénommée « L’Organisation » ou « SAEM Vendée » D’une part Et Monsieur Demeurant : Ci-­‐après dénommé « Skipper » D’autre part 1) PREAMBULE : Pour l’édition 2016, l’Organisation poursuit une stratégie d’exposition maximale des images du Vendée Globe en France et à l’étranger. Pour cela, elle s’appuie sur une volonté inchangée de distribution sans exclusivité pour : •
•
Offrir au grand public la couverture media la plus large possible de la course et de ses participants. Permettre à l’ensemble des « Participants » et à l’« Organisation » de bénéficier d’une couverture audiovisuelle à la hauteur de leurs engagements respectifs. Dans ce cadre le Skipper participera à la promotion et au développement de la course. En outre, le présent contrat permet au Participant de bénéficier des moyens audiovisuels mis en place par la SAEM Vendée qui, elle-­‐
même, bénéficie de l’engagement du Skipper, notamment en termes d’équipements, de télécommunication et de partage d’informations. L’intérêt commun des parties étant de bénéficier d’une exposition médiatique maximale. 1 2)
MOYENS MIS EN PLACE PAR L’ORGANISATION : 2.1 Mandater, à partir de début 2015 une production exécutive pour assurer les prestations techniques de production, de réalisation, de distribution et d’optimisation de la diffusion audiovisuelle en France et à l’étranger. Ces missions seront exécutées dans le cadre d’une couverture audiovisuelle non exclusive et impartiale qui a pour objectif la valorisation de la course, des participants, des partenaires institutionnels et privés, des armateurs et des sponsors. 2.2 A partir de début 2015 : • Mise en place d’accords de diffusion et/ou de co-­‐production avec les médias nationaux et internationaux afin d’optimiser la diffusion audiovisuelle de la course (avant, pendant, après).Réalisation de différents sujets, programmes, émissions à destination des médias audiovisuels ce, jusqu’à la remise des prix de la course. • Création d’une plateforme technique sécurisée de dépôt d’images vidéo pour que chaque participant pré-­‐inscrit ou inscrit puisse déposer ses propres images et en disposer dès réception et sans aucune limitation. • Création d’un serveur de distribution multi formats pour proposer gracieusement aux médias audiovisuels accrédités l’ensemble des images vidéo disponibles ce, pour toutes exploitations news. • Les participants pré-­‐inscrits ou inscrits auront accès à ce serveur de distribution afin de disposer des images de l’organisation pour toutes exploitations news et corporate. A partir du 1er décembre 2015, mise en place d’une plateforme de réception d’images et sons embarqués en mode « fichiers » et en mode « live » afin que chaque skipper puisse tester avec l’organisation l’ensemble de la chaine définitive de tournage, montage et transmission de ses images vidéo embarquées, ainsi que son système de vision conférence intégrant la qualité des liaisons son. 2.3 Cette chaine définitive de tournage, montage et transmission, ainsi que le système de visio conférence devront impérativement être validés par l’Organisation lors de la qualification du skipper, Art. 4 de l’Avis de course, « Qualification ». Cette validation sera accordée suite à la réception par l’organisation de : • 5 minutes d’images et sons / 2 envois en mode « fichier » diffusables aux médias • 2 minutes d’images et sons / 2 liaisons en mode « live » diffusables aux médias L’absence de validation de cette chaine définitive de tournage, montage et transmission des images vidéo par l’Organisation lors de la qualification du skipper entraine une pénalité financière telle que prévue à l’article 6. 2.4 Pendant la course : • Production, réalisation et distribution via satellite et en streaming du signal international du départ (direct) • Production, réalisation et distribution via satellite et en streaming du signal international de l’arrivée du premier (direct). • Production, réalisation et distribution de l’arrivée de chaque skipper (Un « live streaming » sera proposé en co-­‐production à chaque Participant). • Production, réalisation, réception d’images et sons. Distribution de sujets, émission, live avec les skippers, etc …. • Autoriser le skipper à communiquer directement en mode « live » (visioconférence) avec tous diffuseurs ou médias de son choix dans le respect de la définition présente dans l’article 3.8. • Avant distribution, faire valider les images vidéos du skipper réceptionnées par l’Organisation par le référent audiovisuel du skipper ou ses suppléants. 2 2.5 Réalisation du film officiel du Vendée Globe 2016-­‐2017 en version française, anglaise et internationale. 2.6 Prise en charge à hauteur d’un maximum de 6.000 Euros H.T des télécommunications de chaque participant concernant la transmission régulière, pendant toute la durée de sa course, d’images vidéos et photos du skipper vers l’Organisation. Le montant remboursé à chaque participant sera justifié par la production d’un document établi par la SAEM Vendée indiquant la durée « minutes » des télécommunications (itw, visio) ou équivalent MPDS des fichiers réceptionnés. Les skippers ont jusqu’au 30 Juin 2018 pour se faire rembourser ces 6 000 Euros HT maximum. Au-­‐delà de cette date, les demandes de remboursement à la Saem Vendée ne seront plus redevables. 3)
OBLIGATIONS DE CHAQUE SKIPPER : 3.1 Produire & réaliser au format 16:9 HD, avant le 14 octobre 2016 et obligatoirement avec les marquages officiels de la course : •
Une banque d’images embarquées, la plus complète possible (a minima 30 minutes d’images pré-­‐
montées sous forme de bout à bout images et sons VI), dans toutes les conditions météo (petit temps, médium, brise) et à différentes allures (près, portant). •
Une banque d’images aériennes, la plus complète possible (a minima 30 minutes d’images pré-­‐
montées sous forme de bout à bout images et sons VI), dans toutes les conditions météo (petit temps, médium, brise) et à différentes allures (près, portant). Transmettre à l’Organisation au plus tard le 14 octobre 2016 ces banques d’images au format 16:9 HD (pas de cassette – Disque dur : fichiers HD mp4 ou .mov – Codec : H264 ou DNXHD -­‐ ProRes – Taille de l’image : 1920x1080 – Débit compris entre 17mbs et 50mbs – Audio AAC/mp3 – 48kHz). •
3.2 Disposer à bord, en état de fonctionnement : • D’un Fleet 250 ou tout autre matériel (à minima équivalent pour la bande passante garantie) permettant d’envoyer des images vidéo et des sons en mode « fichier » (caractéristiques : 1280x720 – 25 images / secondes – Codec mp4 ou h264 – Débit minimum 3Mb/s – Audio 128kb/s) et en mode « live » utilisant au maximum les capacités de transmission satellite du bord) • De deux caméras fixes (intérieure / extérieure) et d’une caméra mobile étanche HD 16:9. • D’un système d’enregistrement HD 16:9 (1280x720 & 25 images / secondes), de montage et d’encodage des images et sons. • D’un système de commutation des caméras fixes en mode « live ». • Disposer d’une sortie vidéo et audio HD/SDI ou HDMI permettant de connecter un système HF fourni par l’Organisation. principalement pour les phases de départ et d’arrivée de la course. • Disposer d’une solution de backup permettant de réaliser une visioconférence via Skype avec un ordinateur de bord et une caméra mobile. 3.3 Participer aux séances de formation audiovisuelle organisées par l’Organisation. Les dates sont celles du point 4 de l’avis de course soit les 8 et 9 Septembre 2016 aux Sables d’Olonne. 3.4 Pendant sa qualification, le skipper devra faire valider par l’Organisation (Cf. article 2.3), la transmission de : • 5 minutes d’images et sons / 2 envois en mode « fichier » diffusables aux médias • 2 minutes d’images et sons / 2 liaisons en mode « live » diffusables aux médias 3 L’absence de validation de cette chaine de transmission par l’Organisation lors de la qualification du skipper entraine une pénalité financière telle que prévue à l’article 6. 3.5 er
Mandater auprès de l’Organisation, à partir du 1 décembre 2015 et pour l’ensemble de la course un référent audiovisuel et un ou deux suppléants. Ce référent audiovisuel et les suppléants seront les interlocuteurs permanents de l’Organisation. L’Organisation s’engage à ne pas avoir d’autres interlocuteurs que les référents nommés ci-­‐dessus. 3.5.1 De façon générale, pendant la course, Ils auront pour mission (astreinte) de valider dès réception, avant distribution et diffusion, les images vidéo envoyées par le skipper. 3.5.2 De façon particulière, en cas de situation de danger pour le skipper et/ou son bateau, ils auront pour mission de valider dans un délai maximum de 90 minutes dans les heures ouvrables comprises entre 5 heures et 23 heures, avant distribution et diffusion, les images vidéo envoyées par le skipper. L’absence de réaction au bout de 90 minutes vaut accord de divulgation. 3.6 Ne conclure aucun accord d’exclusivité, commercial ou non, avec tout éditeur, producteur ou diffuseur quel qu’il soit et quel que soit le support médiatique utilisé, durant une période comprise entre le 14 octobre 2016 et l’arrivée ou l’abandon du participant. On définit par accord d’exclusivité, le fait qu’un participant réserve en exclusivité des images à un diffuseur. 3.7 Transmettre exclusivement vers l’Organisation a minima deux minutes d’images vidéo prémontées en mode « fichier » ce, trois fois par semaine pendant la course. Ces images devront inclure des interviews tournées avec la caméra mobile ou les caméras fixes en différents points du bateau, à l’intérieur comme à l’extérieur. Un skipper rencontrant des problèmes techniques ou autres l’empêchant de satisfaire cette obligation devra prévenir l’Organisation via la Direction de Course et ceci sans délai. 3.8 Assurer des visioconférences (mode « live ») avec l’Organisation au minimum 2 fois par semaine pendant la course. L’autorisation est laissée au skipper d’être contacté par des médias pour des visioconférences. Il appartient au skipper de prévenir impérativement la Direction de Course, a minima ½ heure avant chaque visioconférence. Cette autorisation ne s’applique que dans le cadre strict de sa définition : « la visioconférence est caractérisée par la capacité de transmettre en temps réel et interactivement l’information visuelle et auditive (les images et le son) d’un site vers un ou plusieurs sites à distance et permet une communication synchrone ». Hors de ce cadre, l’envoi d’images rentre dans le cadre des articles 3.6 et3.7. 3.9 Accueillir à bord l’Organisation en exclusivité média le jour du départ et après le passage de la ligne d’arrivée ou dans son port d’arrivée après son abandon. Dans ce cadre, un cameraman de la production officielle du participant pourra être présent à bord sans liaison directe. 3.10 Autoriser l’Organisation à installer à bord de son bateau du matériel de tournage et/ou de liaison directe dans les phases de départ et d’arrivée de la course ou toutes autres phases, à la condition que l’Organisation garantisse que la liaison directe n’interfère pas dans l’électronique de bord. 3.11 Ne pas communiquer aux télévisions et autres diffuseurs vidéo les images de son bateau aux couleurs du Vendée Globe 2016-­‐2017 durant toute la durée de la course, si le bateau, préalablement pré-­‐inscrit ou inscrit, ne prend finalement pas le départ de la course, doit abandonner la course, ou est déclaré hors course. 4)
CESSION DE DROITS DES SEQUENCES AUDIOVISUELLES ET IMAGES 4.1 Remise des séquences audiovisuelles et images Il est rappelé que le Participant tel que défini dans l’avis de course (équipage, sponsors, team manager, équipe à terre…) remet à la SAEM Vendée les séquences audiovisuelles et les images qu’il tourne dans le cadre de la course, conformément aux obligations du Skipper décrites dans le présent contrat, et notamment 4 4.2 a. à l’article 3 ci-­‐dessus. Toute livraison, remise ou envoi par le Participant de séquences audiovisuelles et images à la SAEM Vendée emporte confirmation des conditions d’utilisation desdites séquences décrites à l’article 4.2 ci-­‐dessous, par la SAEM. En outre, dès son arrivée aux Sables-­‐d’Olonne ou dès son abandon, le Skipper remet à la SAEM Vendée les séquences audiovisuelles et images qu’il a tournées pendant la course, que ces séquences et images aient été envoyées par le skipper pendant la course ou non. La SAEM Vendée sélectionnera jusqu’à 30 minutes de séquences audiovisuelles et informera le skipper de sa sélection. Les séquences ainsi livrées, remises et/ou envoyées sont ci-­‐après désignées les « Séquences du Participant » dont le participant demeure titulaire et propriétaire. L’exploitation des Séquences du Participants reste soumise à l’accord préalable du skipper, le cas échéant de ses représentants. Lequel accord ne devant pas être refusé, retardé, ou soumis à condition, de manière déraisonnable. Il est également rappelé que la SAEM Vendée est amenée à réaliser et à recevoir des séquences et images dans le cadre du présent accord et qui ne sont pas définies ci-­‐dessus comme des « Séquences du Participant », et notamment : les tournages organisées par l'Organisation (préparatifs, départ, en course, arrivée et remise des prix), les visioconférences, etc. La SAEM Vendée demeure titulaire et propriétaire desdites séquences. Utilisation des Séquences du Participant Autorisation Le Skipper autorise à titre non exclusif la SAEM Vendée à utiliser les Séquences du Participant. Cette autorisation comprend les droits de reproduction, de représentation, d’adaptation et d’utilisation secondaire. Le droit de reproduction comporte notamment le droit de reproduire, par tous procédés techniques connus ou inconnus à ce jour, les Séquences du Participant, de manière isolée ou associées à d’autres créations, sur tous supports connus ou inconnus à ce jour (notamment vidéogrammes, téléphonie mobile, téléchargement et base de données), en tous formats. Le droit de représentation comporte notamment le droit de représenter ou de faire représenter les Séquences du Participant au public en intégralité ou partiellement, par tout mode de communication existant ou à découvrir, par fil ou sans fil, notamment par radiodiffusion et télédiffusion numérique ou analogique, télématique, multimédia et tous services en ligne, par tout réseau de communication électronique et de radiocommunication fixes et/ou mobiles (dont Internet, intranet, téléphonie, etc.), et ce quelles que soient les modalités de distribution ou de diffusion de la technologie utilisée. Le droit de représentation comporte également le droit de diffuser les Séquences du Participant dans le cadre de « news », magazines, reportages et documentaires officiels. Le droit d’adaptation comporte notamment le droit de retoucher et/ou de modifier les fichiers numériques, et d’utiliser tous procédés en vue de la représentation ou la reproduction numérisée de tout ou partie des Séquences du Participant, sur un mode linéaire ou interactif, permettant la reconstitution intégrale des Séquences du Participant ou par fragments, seules ou intégrées à d’autres éléments audiovisuels, informatiques, télématiques ou tout autre élément quelle qu’en soit la forme et le contenu. Le Skipper accepte que les Séquences du Participant puissent faire l’objet d’incrustation du bloc marque de la course comprenant les trois logos des partenaires principaux (Le Conseil Départemental de Vendée, la Ville des Sables d’Olonne, SODEBO) à l’exclusion de tout autre logo. Les droits secondaires comportent notamment : • le droit de faire la promotion des activités de la SAEM Vendée et de la course, dans tous médias, notamment la télévision, la presse, Internet, etc. ; • la communication de la SAEM Vendée dans tous médias (notamment la télévision, la presse, Internet, par affichage, etc) et toute opération hors média ; • les utilisations internes et externes de la SAEM Vendée, de ses partenaires et de ses fournisseurs officiels ; 5 • la promotion de la course par la SAEM Vendée (film officiel, documentaires officiels, documentaires TV et WebTV, bandes-­‐annonces, clip, avec exploitation par DVD et vidéo à la demande notamment) ; Les autorisations mentionnées ci-­‐dessus sont données à la SAEM Vendée à titre non exclusif pour le monde entier et pour toute la durée légale de protection des droits de propriété intellectuelle à compter de la date de signature du présent accord ou, le cas échéant, de la remise des séquences concernées. b. 4.3 a. b. c. Rémunération Conformément notamment à l'alinéa 1 de l'article L122-­‐7 du code de la propriété intellectuelle, l’autorisation décrite à l’article 4.2 a) ci-­‐dessus est donnée à titre gratuit à la SAEM Vendée au titre des droits d'exploitation décrits ci-­‐dessus. Néanmoins, dans l’éventualité où la SAEM Vendée, ses partenaires et fournisseurs auraient la volonté d’exploiter commercialement les Séquences du Participant, La SAEM Vendée, ses partenaires et fournisseurs se rapprocheront au préalable du participant afin de définir les conditions financières qui seront négociées de bonne foi. Utilisation des Séquences de l’Organisation Autorisation La SAEM Vendée demeure titulaire et propriétaire de toutes les séquences et images tournées dans le cadre de ce contrat et qui ne sont pas définies à l'article 6.2 ci-­‐dessus comme des « Séquences du Participant ». La SAEM Vendée autorise à titre non exclusif le Skipper à utiliser les séquences tournées par l'Organisation (cf. articles 2.2 et 2.4) et mises à la disposition des médias (ci-­‐après « Séquences de l'Organisation »), dans ses éléments de présentation et sur tout support, pour les besoins de la communication de son activité, et/ou celle de ses partenaires principaux, à l'exclusion de toute utilisation commerciale et publicitaire. L’autorisation mentionnée ci-­‐dessus est donnée à titre non exclusif pour le monde entier et pour toute la durée légale de protection des droits de propriété intellectuelle à compter de la date de signature du présent accord ou, le cas échéant, de la remise des séquences concernées. Il est expressément précisé que si le Skipper souhaite utiliser, de quelque manière que ce soit, les séquences audiovisuelles remises par les autres skippers ou participants de la course, il fera son affaire de toute demande d'utilisation nécessaire auprès des ayants droits et des personnes concernés (notamment au titre du droit à l'image). Toute autre utilisation des Séquences de l'Organisation est soumise à l'accord préalable de la SAEM Vendée. Les conditions d'utilisation, notamment financières, feront ainsi l'objet d'un accord écrit. Rémunération Conformément notamment à l'alinéa 1 de l'article L122-­‐7 du code de la propriété intellectuelle, l’autorisation décrite à l’article 4.3 a) ci-­‐dessus est donnée à titre gratuit au Skipper et à ses partenaires principaux au titre des droits d'exploitation décrits ci-­‐dessus. Néanmoins, dans l’éventualité où le Skipper ou ses partenaires auraient la volonté d’exploiter commercialement les Séquences de l’Organisation, le Skipper ou ses partenaires se rapprocheront au préalable de la SAEM Vendée afin de définir les conditions financières qui seront négociées de bonne foi. Droit à l’image 6 Le Skipper autorise la SAEM Vendée à enregistrer et exploiter son image et sa voix, ainsi que l’image des entités composant « le Participant », dans le cadre des prises des séquences audiovisuelles décrites notamment aux articles 2 et 3 du présent accord, et de la diffusion des Séquences de l'Organisation. Dans ce cadre, le Skipper consent à être filmé et interviewé et à fournir à la SAEM Vendée des informations exactes et sincères sur les éléments d’ordre privé et professionnel pouvant être divulgués, avec son accord, au public. Le Skipper autorise la SAEM Vendée à utiliser et exploiter son image, par reproduction et/ou représentation de celle-­‐ci, dans le cadre de la communication au public des Séquences de l'Organisation, notamment aux fins suivantes : • exploitation des Séquences de l'Organisation par télédiffusion, représentation et reproduction (incluant le téléchargement) ; • la réalisation et la diffusion de bandes annonces, films sur la course, magazines, etc. ; • toute promotion ou présentation de la course et/ou de l’activité de la SAEM Vendée, de ses partenaires et fournisseurs officiels. 4.4 a. b. Cette autorisation couvre également l'image des personnes, des biens et le cas échéant des marques des entités composant le Participant. La présente autorisation est consentie à la SAEM Vendée pour le monde entier et pour toute la durée de protection des œuvres audiovisuelles. Le Skipper est informé que lors de ces exploitations, des informations d’ordre privé et personnel, telles que ses noms et/ou prénoms, son état civil, sa situation professionnelle, pourront éventuellement être communiquées au public. La SAEM Vendée s’engage à ne divulguer, en complément de l’image du Concurrent, que les seules informations personnelles la concernant strictement nécessaires à la bonne information du public. La présente autorisation d’exploitation accordée par le Skipper est conférée à titre gratuit et sans contrepartie. Le Skipper renonce en conséquence à réclamer à la SAEM Vendée et à tout tiers autorisé par la SAEM Vendée une quelconque rémunération ou indemnité au titre de l’exploitation de son image dans les conditions définies au présent contrat. Garanties Garanties de l’Organisation L’Organisation déclare être seule titulaire des droits sur les Séquences de l’Organisation et qu’elle n’a introduit dans les Séquences aucune réminiscence ou élément susceptible de nuire aux intérêts d’un tiers, ou de nature à fonder une action en contrefaçon ou atteinte à la vie privée, et garantit au Skipper la jouissance paisible des droits qui lui sont cédés contre tous troubles, revendications ou évictions. La SAEM Vendée garantit le skipper contre tous recours ou actions que pourrait former toute personne morale, en ce compris ses sponsors, partenaires et fournisseurs, susceptibles d’avoir un droit quelconque à faire valoir sur tout ou partie des Séquences de l’Organisation, et la tient quitte et indemne de tout frais y compris contentieux susceptibles d’en résulter (notamment honoraires d’avocats). Garanties du Skipper Le Skipper déclare être seul titulaire des droits sur les Séquences du Participant et qu’il n’a introduit dans les Séquences du Participant aucune réminiscence ou élément susceptible de nuire aux intérêts d’un tiers, ou de nature à fonder une action en contrefaçon ou atteinte à la vie privée, et garantit à la SAEM Vendée la jouissance paisible des droits qui lui sont cédés contre tous troubles, revendications ou évictions. Le Skipper garantit la SAEM Vendée contre tous recours ou actions que pourrait former toute personne morale ou physique, en ce compris ses sponsors et armateurs, susceptibles d’avoir un droit quelconque à faire valoir sur tout ou partie des Séquences du Participant, et la tient quitte et indemne de tout frais y compris contentieux susceptibles d’en résulter (notamment honoraires d’avocats). 7 5)
Le Skipper s'engage tant pour lui-­‐même que pour le Participant tel que défini dans l’avis de course (équipage, sponsors, team manager, équipe à terre…). Le Skipper s'engage à obtenir toutes les autorisations nécessaires à la réalisation des Séquences du Participant et des Séquences de l’Organisation, pour chacune des personnes et entités composant le Participant ainsi que pour tous les ayants droit éventuels (notamment en cas de reproduction de marques, d'objets, de vêtements, etc.) ; le cas échéant le Skipper conclura tous actes de cession nécessaires avec les personnes, physiques ou morales, composant le Participant. AVENANTS Toute modification par l’Organisation de cette annexe audiovisuelle fera l’objet d’avenant(s) publié(s) et communiqué(s) à l’ensemble des participants. 6)
PENALITES La SAEM se réserve le droit en cas de non-­‐respect par le skipper des obligations décrites aux points 3.1, 3.2, 3.3 , 3.4, 3.6 d’appliquer une pénalité d’un maximum de 5000 € pour chaque infraction relevée. 7)
ELECTION DE DOMICILE Pour l’exécution des présentes, les Parties font élection de domicile à leurs adresses respectives indiquées entête du contrat. Chaque Partie s’engage à notifier sans délai à l’autre partie tout changement de domicile susceptible d’intervenir au cours de l’exécution des présentes. 8)
COMPETENCE JURIDICTIONNELLE Tout litige qui s’élèverait à propos de l’exécution du présent contrat et qui ne pourrait être résolu à l’amiable sera soumis à la compétence du tribunal compétent de La Roche-­‐sur-­‐Yon. Fait à la Roche-­‐sur-­‐Yon, le En deux exemplaires originaux. Pour SAEM Vendée : Le Skipper : 8