agent ou agente – administration et coordination d`événements

AGENT OU AGENTE –
ADMINISTRATION ET COORDINATION D’ÉVÉNEMENTS
La Fédération des communautés francophones et acadienne (FCFA) du Canada, organisme
national représentant les collectivités de langue française en situation minoritaire, est à la
recherche d’un professionnel ou d’une professionnelle en administration et en gestion
d’événements pour combler un poste temporaire à ses bureaux d’Ottawa.
Relevant de la direction générale par intérim, vous assumerez la coordination, l’organisation et
la logistique de rencontres statutaires et d’événements spéciaux de la FCFA, dont la Journée de
réflexion sur l’immigration francophone, qui aura lieu le 30 mars 2017 à Moncton
(Nouveau-Brunswick). Doté.e d’une grande capacité d’adaptation, vous entreprendrez
également diverses tâches logistiques et administratives en appui au bon fonctionnement
du bureau de la Fédération.
Tâches principales :
 Assumer la coordination logistique des rencontres statutaires de la FCFA (conseil
d’administration, assemblée générale annuelle, etc.)
 Assumer un certain nombre de tâches administratives et logistiques en appui à l’équipe
de la FCFA, dont la gestion de l’équipement et du système informatique.
 En collaboration avec l’équipe immigration à la FCFA, assumer la coordination globale de
la Journée de réflexion sur l’immigration francophone (gestion des réservations et
inscriptions ; relations avec les participants, les conférenciers et panélistes, les
founisseurs, etc. ; planification et logistique ; gestion de l’événement sur place, incluant
la coordination d’une équipe de bénévoles)
 Effectuer les suivis à la Journée de réflexion sur l’immigration francophone (compilation
des évaluations, envoi de lettres de remerciement, production d’un compte-rendu final)
Pour plus de renseignements sur les exigences du poste, consultez la description de tâches
détaillée à la page 2.
Pour postuler, veuillez faire parvenir une lettre expliquant votre intérêt, ainsi que votre
curriculum vitae par courriel avec comme objet « agent – administration et gestion
d’événements », d’ici le vendredi 30 décembre 2016 à minuit (heure de l’Est), aux
coordonnées suivantes :
Diane Côté, directrice générale par intérim, FCFA du Canada
[email protected]
Nous remercions d’avance pour leur intérêt tous ceux et toutes celles qui postuleront pour
cet emploi. Cependant, veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les
personnes qui seront retenues pour une entrevue.
DESCRIPTION DES TÂCHES
Agent ou agente – administration et coordination
Poste :
d’événements
Type de poste :
Contrat temporaire – six mois
Supervision immédiate :
Direction générale par intérim
Échelle salariale annuelle :
37 000 $ à 42 000 $
Sommaire des fonctions :
Relevant de la direction générale par intérim, l’agent.e – administration et coordination
d’événements est chargé de l’organisation des rencontres statutaires et des événements
spéciaux organisés par la FCFA dans la période allant de janvier à juin 2017, soit
notamment la réunion du conseil d’administration et du Forum des leaders (première
semaine de mars), la Journée de réflexion sur l’immigration francophone (30 mars), la
Table nationale de concertation communautaire en immigration francophone (date à
déterminer) et l’assemblée générale annuelle de la FCFA (première semaine de juin 2017).
La personne sélectionnée appuiera également le bon fonctionnement du bureau en
assumant certaines tâches d’ordre administratif et logistique, comme la gestion de
l’équipement informatique et du soutien administratif et les relations avec divers
fournisseurs.
Description détaillée des tâches
Rencontres statutaires de la FCFA
-
Coordonner la logistique des rencontres, soit notamment la gestion des inscriptions, la
préparation des trousses des participants, ainsi que les relations avec les fournisseurs ;
Appuyer l’installation des salles où auront lieu les rencontres ;
Assurer une présence à la table d’inscription aux rencontres du conseil
d’administration et du Forum des leaders, ainsi qu’à l’assemblée générale annuelle.
Appui logistique et administratif général
-
Gérer les relations avec le fournisseur de services informatiques de la FCFA ;
Offrir un soutien informatique général à l’équipe de la FCFA ;
Offrir un appui ponctuel avec la gestion des médias sociaux
Effectuer toute autre tâche connexe telle que demandée par la direction générale
par intérim.
Journée de réflexion sur l’immigration francophone
-
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En étroite collaboration avec l’équipe immigration à la FCFA, voir à la coordination
globale de l’organisation de l’événement : logistique, promotion, déroulement, gestion
des inscriptions, relations avec les participants et les participantes, les founisseurs, les
conférenciers et les conférencières, etc. ;
Participer aux conférences téléphoniques du comité organisateur et assurer la mise en
œuvre et le suivi des recommandations ;
Préparer les lettres d’invitation, le programme de l’événement, les notes biographiques
des conférenciers et conférencières, et les trousses des participants et participantes ;
Voir au bon déroulement de l’événement sur place ;
Effectuer les suivis nécessaires après l’événement (compilation des évaluations,
rédaction de lettres de remerciement aux conférenciers et conférencières, production
d’un compte-rendu final avec recommandations pour la prochaine édition de la
Journée).
Exigences du poste
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Diplôme d’études postsecondaires complétées, préférablement dans un domaine
relié à la bureautique ou à l’administration des affaires ;
Expérience et leadership en coordination d’événements d’envergure nationale ;
Connaissance approfondie des programmes informatiques de la Suite MS Office, de
l’Internet, des médias sociaux et des tendances dans le domaine ;
Connaissance du fonctionnement de l’équipement de bureau usuel (télécopieur,
photocopieur, numériseur, imprimante, compteur postal, etc.) ;
Maîtrise du français écrit et parlé et bonne capacité de communiquer à l’oral
et à l’écrit en anglais ;
Aptitude à travailler seul.e ou en équipe ;
Excellentes habiletés en relations interpersonnelles ;
Capacité d’adaptation aux imprévus et aux situations nouvelles ;
Capacité de faire preuve d’initiative et de discrétion.