RAPPORT DE STAGE Partie A SECTEUR MULTIMÉDIA DES

Maurizio Velletri
Stage HUG
Novembre 2009
RAPPORT DE STAGE
Partie A
SECTEUR MULTIMÉDIA DES HOPTITAUX
UNIVERSITAIRES DE GENEVE (HUG)
Maurizio Velletri
HEG Genève
Information documentaire – 3B
Novembre 2009
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Maurizio Velletri
Stage HUG
Novembre 2009
J'ai effectué mon stage professionnel au sein du secteur production Multimédia des
Hôpitaux universitaires de Genève (HUG) pendant une durée de 8 semaines, soit du 24
août au 16 octobre 2009. Ce rapport présente d’une part le service et plus globalement
l’institution dans laquelle il prend place, et, d’autre part, les tâches effectuées durant ces
quelques semaines. Pour rédiger ce rapport je me suis inspiré du site internet des HUG,
ainsi que de celui du secteur production Multimédia.
1 Les HUG
La mission des HUG
Les Hôpitaux universitaires de Genève sont un établissement public médical au sens de la
constitution genevoise (art. 171). Leur mission et leur fonctionnement sont précisés par la
loi sur les établissements publics médicaux du 19 septembre 1980 (loi K2 05).
La mission se décline en trois fonctions principales:
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•
•
Soigner: dans le domaine des soins de proximité et des soins spécialisés et de
référence
Enseigner: Les HUG sont partenaires de la Faculté de médecine, les Hautes
écoles spécialisées et d'autres écoles spécialisées.
Chercher: la recherche clinique
Pour accomplir cette mission, les collaborateurs des HUG s'appuient sur trois valeurs et
convictions partagées:
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•
•
Le patient d'abord
L'esprit de service
L'exigence de qualité et sécurité
L'organisation des HUG
L’organigramme nous montre les dépendances des différents départements et services
des HUG. La direction générale dirige les :
• Départements
• Directions et Services communs
Le service Communication qui dirige entre autres le secteur Multimédia dépend du
Secrétariat général, lui-même rattaché aux Directions et Services communs.
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Le service Communication
Il est composé de trois secteurs :
• image et édition
• presse et relations publiques
• production multimédia
Le service assure :
• la communication interne (secteur Image et Edition): informations générales,
bulletin d'information aux cadres, journal d'entreprise...
• la communication externe, ainsi que la coordination des congrès (secteur
Relations publiques & relations avec la presse)
• la gestion du web institutionnel (INTRA et INTERnet) et d'autres prestations de
type Multimédia : films et vidéos à l'attention des patients ou à des fins
pédagogiques, visioconférence, etc. (secteur Multimédia)
Un correspondant de la communication est nommé pour chaque département. Un vademecum de la communication fixe les règles institutionnelles en matière de communication.
2 Le secteur Multimédia
Le secteur Multimédia est composé de 7 personnes :
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Ariel Richard-Arlaud, responsable du secteur (et de mon stage), y travaille à 90%.
Anne Versace, conceptrice Web et infographiste (50%)
Amandine Donze conceptrice Web (80%)
Olivier Fernandez, informaticien (80%)
Joan Patricia Rudisuhli responsable de la mise à jour du web et rédactrice (80%)
Le bon déroulement de la partie audiovisuelle est assurée par:
•
•
Franck Schneider, responsable audiovisuel (100%)
Bernard Villat réalisateur (100%)
Cette équipe ainsi que les deux autres secteurs du service Communication, sont situés au
81 boulevard de la Cluse, juste en face de l’Hôpital.
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Le secteur Multimédia dispose de 4 bureaux :
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•
Le bureau de la responsable
2 bureaux partagés par les cinq personnes du secteur Multimédia
L’infothèque comprenant deux bureaux sont occupés par l’équipe audiovisuelle.
On y trouve du matériel audiovisuel, 2 studios de montage, un studio
d’enregistrement son, ainsi qu’une salle de réunion dotée depuis peu d’un
beamer pour faciliter l’efficacité de leur réunion.
Tous ces espaces sont dotés de PC reliés en réseau avec les logiciels nécessaires à la
gestion de sites intra et internet. Il y a également un PC uniquement dévolu au mur image
présent à l’entrée de l’hôpital pour y diffuser des informations de tous genres.
Mission et prestations du secteur Multimédia
Le secteur Multimédia est au service des départements et services des HUG. Il se divise
en deux fonctions principales avec pour chacune d’elle, des activités spécifiques:
•
L’équipe WEB :
◦ La conception, la création et la gestion des sites intranet et
internet institutionnels (services et départements) et la
formation interne pour les contributeurs des sites.
◦ Mise en place de quelques applications spécifiques en PHP
(Fresque interactive Elips, gestion de publications…)
•
L’équipe audiovisuelle :
◦ La réalisation de films, reportages
audiovisuels à des fins spécifiques:
et
documents
¾ Promotion/Communication avec le mur image
¾ Informations aux patients via des films
¾ Formation en interne sur des pratiques médicales
Les objectifs et projets
Le secteur Multimédia fonctionne exclusivement par projets, mandatés par les services ou
départements des HUG. Dans un premier temps, toute demande doit être approuvée par
la responsable du secteur. Ensuite une personne de l’équipe prend la responsabilité du
projet et se chargera de gérer le projet directement avec le mandant. En bout de course, la
publication du site est déclenchée par l’accord du chef du département (mandant.
Une fois par semaine l’équipe dont le stagiaire se réunit pour la séance web. Y sont
abordés les projets en cours, l’état de leur avancement, ainsi que les nouveaux projets.
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Cette manière est très gratifiante pour chacun des membres de l’équipe, car elle le
responsabilise, le motive et lui donne la satisfaction d’accomplir une tâche de A à Z.
Projets importants du secteur Multimédia en 2009
•
Refonte de l’intranet (avec amorce de processus collaboratif) avec la mise en
place d’un nouveau Content Management System (CMS)
Lancement d’un Blog sur l’intranet concernant l’avancement du projet de refonte
Suivi et mise en place des sites Web des services et départements avec le CMS
actuel NEOSPARK
Mise en place de quelques applications spécifiques en PHP (Fresque interactive
Elips, gestion de publications…)
•
•
•
La collaboration avec la Division Informatique de gestion (DIG) est indispensable. Elle leur
permet d’utiliser des serveurs et des programmes suffisamment performants pour
appliquer la politique de communication établie.
État des lieux par rapport aux CMS : Les HUG ont adopté le CMS NEOSPARK de la société WEBSPARK depuis 2005 pour la
création et la mise à jour des sites Web des HUG.
A ce jour, la plupart des sites web des HUG ont pu être transférés sur cette
plateforme, ce qui a permis :
•
•
•
une gestion standard du contenu de l’ensemble des sites web des HUG,
une véritable cohérence graphique,
la conception et la réalisation de sites répondant à un ensemble de critère aussi
bien au niveau de la navigation (ergonomie, indexation dans les moteurs de
recherche …) qu’au niveau de la simplicité de mise à jour du contenu pour les
utilisateurs.
Les HUG – principalement par le biais du secteur de production Multimédia du
service de la communication et de son réseau de contributeurs - gèrent un peu
plus d’une centaine de sites officiels dont 80% sont des sites simples, de
quelques dizaines à quelques centaines de pages.
Un grand nombre de celles-ci sont encore statiques, mais la tendance est très
nettement aujourd’hui de développer de plus en plus de pages dynamiques afin
de favoriser l’interactivité.
•
•
Les HUG disposent ainsi:
•
•
•
de sites statiques maintenus exclusivement par le service Multimédia (la
plupart du temps au travers de l'outil NEOSPARK),
de sites "pseudo-dynamique" (inter et intra) mis à jour ponctuellement par
des contributeurs formés à l'utilisation basique de NEOSPARK,
et enfin quelques sites ou pages dynamiques reposant sur des bases de
données qui ont été développées de manière hétéroclite (SQL SERVER,
ORACLE, LOTUS…) et plus récemment avec la technologie PHP/SQLITE.
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Stage HUG
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•
A ce jour, NEOSPARK répond toujours globalement aux besoins des HUG en matière de
web traditionnel, mais :
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Le produit n’évolue plus
Pour certains sites (en particulier le site intranet institutionnel, mais également
différents sites de services ayant des besoins plus évolués) NEOSPARK
s'avère limité et trop monolithique pour s'adapter à des besoins spécifiques.
Avec l’évolution du Web, on observe une demande accrue de la part des
utilisateurs des différents services en terme d'interactivité, de stockage et
manipulation de base de données ou de mise en place d'éléments de
personnalisation auquel NEOSPARK ne peut répondre.
Enfin, la société NEOSPARK semble connaître des difficultés…
Actuellement, le secteur production Multimédia est en charge d’initier la refonte de tous les
sites intranet et internet avec un nouveau CMS.
Le projet est déjà bien avancé : le CMS a été évalué, choisi et testé. En fin d’année 2009,
le portail intranet devrait être fonctionnel avec le nouveau CMS.
La prochaine étape (courant 2010) concernera la refonte de l’INTERnet des HUG. (Projet
de bachelor)
3 Travail accompli
J’ai choisi pour cette partie de suivre le cahier des charges qui m’a été donné pour décrire
le travail effectué.
J'ai eu principalement 2 tâches particulières à faire :
•
Apprendre à concevoir un site web et à le faire vivre
Après avoir été formé par l'équipe web, j'ai eu l'opportunité de créer un site sur
l'enseignement postgradué en psychiatrie et psychothérapie (http://formation-postgradpsy.hug-ge.ch/). J'ai été en contact direct avec la coordinatrice de la formation Jutta
Lengghenager qui me faisait parvenir toute la documentation nécessaire à alimenter le
site. J'y ai crée 4 espaces sécurisés. A la date du 1er octobre, le site a été mis en ligne, les
cours commençant le 8 octobre. Par la suite j'ai eu l'occasion de former la coordinatrice en
prenant à distance la main sur son PC.
Suite à ce site, je me suis chargé de 3 autres sites : la santé du personnel (intranet: pas
encore en ligne), le laboratoire du sommeil (intranet: pas encore en ligne) et le site intranet
de la grippe A(H1N1) qui était mis à jour quotidiennement.
J’ai préparé à la migration 3 sites qui tournaient encore sur une ancienne plateforme
(QuickPlace) qui va être abandonnée au profit de NEOPARK, puis du nouveau CMS.
Ma tâche consistait à créer une nouvelle structure de site avec NEOSPARK, en évaluant
si le contenu du site pouvait être gardé ou si le site devait être repris de zéro.
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Maurizio Velletri
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Participation au lancement de la nouvelle version de l’INTRAnet institutionnel
Lorsque j'ai débuté mon stage, le potentiel nouveau CMS JAHIA (devant remplacer
NEOSPARK) avait été installé sur un serveur de test, mais personne n'y avait touché. J'ai
eu donc l'honneur de commencer à « jouer » avec, en me basant sur plusieurs centaines
de page de documentation en anglais pour comprendre comment celui-ci fonctionnait.
Pour trouver des informations sur JAHIA j'ai fais de la veille informative. C'est ainsi qu'en
fin de stage j'ai appris que finalement la documentation en français avait été mis en ligne...
J’ai pu tester les fonctionnalités de JAHIA et créer un site à partir d’un document très
complet de 15 pages : Tests fonctionnels JAHIA 6.0 produit par Olivier Fernandez
(informaticien).
Le site de test était structuré en 8 rubriques :
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Plan général
Création et structuration générale
Fonctions générales
Fonctions spécifiques
Exemples pratiques
Autre fonctions
Administration
Développements et extensions
L’objectif de ce site était d’exposer l’ensemble des tests effectués ainsi qu’une description
de la méthodologie suivie et une synthèse du résultat obtenu en s’inspirant du modèle
suivant :
1) L’objectif du test
Détail de la fonctionnalité démontrée
2) La possibilité ou pas de le Réussite ou échec
réaliser avec JAHIA
3) Le degré de complexité
Commentaire sur sa faisabilité
4) Points forts / faibles
Mentionner les éléments particulièrement positifs
ou négatifs dans la réalisation du test
5) Comparaison avec NEOSPARK A comparer avec la méthodologie à suivre sur
(le cas échéant)
NEOSPARK pour le même résultat
6) La démo réelle dans la page (le Démo «live » ou printscreen
cas échéant)
J’ai présenté ce site aux membres de l’équipe en leur faisant une démonstration des
fonctionnalités de JAHIA.
Pour que les membres de l’équipe prennent en main JAHIA et puissent le comparer à
l’utilisation de NEOSPARK, j’ai crée un site de test en simulant un processus de workflow
en 3 étapes (édition, validation, publication).
Les 3 membres de l’équipe l’ont testé lors d’une après-midi, avec l’appui d’Olivier
Fernandez et de moi-même. S’en est suivi une discussion sur l’utilisation de JAHIA par
rapport à NEOSPARK.
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