Exercice Ordininfo - Campus de Digne-les

OORRDDIINNIINNFFOO
Au sein de l’entreprise ORDININFO, société de VPC de matériel
informatique, votre directeur commercial a décidé, afin de gagner du temps et
pour éviter des erreurs de calculs, d'automatiser la facturation relative aux
différentes ventes en France et à l'étranger.
Il vous fournit, à cet effet, les références des clients et des produits
(ANNEXE n° 2).
Votre travail consistera à créer sur le tableur Excel, un modèle de facture
ainsi que les différentes tables qui lui seront affectées. Il existe des règles de
gestion à respecter en fonction des montants totaux hors taxes des achats et des
conditions de paiement.
1. Élaborez, en vous servant de l 'ANNEXE n° 1, la feuille de calcul représentant
le modèle de facture. Vous insérerez dans l'en-tête de la facture le logo que
vous trouverez dans le même répertoire que cet exercice.
2. Réalisez les mises en forme et en page de votre feuille de calcul.
3. Saisissez les tables des clients et des produits sur deux autres feuilles du
classeur (ANNEXE n° 2).
4. Utilisez la fonction RECHERCHEV() pour afficher les renseignements sur les
clients et sur les produits (FICHE RESSOURCE n° 10). Mettez, sous la cellule
contenant "Société", le n° de clients servant à la recherche dans la table des
clients. Ce dernier nombre ne doit pas apparaître sur les factures. Finissez
de remplir votre feuille de calcul avec toutes les autres formules nécessaires
(Calcul du montant, de la remise, de l'escompte, du prix total H.T. ainsi que
les Net commercial, financier, la T.V.A. et le Net T.T.C.)
5. Remplissez votre feuille de calcul à partir des informations contenues dans
l'ANNEXE n° 3.
6. Sauvegardez et imprimez.
Les règles de gestion
Les seules saisies autorisées sur la facture sont:
- le n° de facture,
- les références des produits commandées,
- les quantités commandées,
- la date de facturation.
Il sera accordé une remise de 10 % pour tout achat hors taxes supérieur ou
égal à 5 000 €.
Un escompte de règlement de 2 % sera accordé à tout client payant ses
achats au comptant.
Les différents montants calculés ainsi que les prix unitaires devront
apparaître en euros avec deux décimales.
Ressources :
◊ Excel 2000
◊ Annexe 1, 2 et 3
◊ Compléments Trucs et astuces
◊ Disquette de travail
AANN NN EEXXEE NN ¡¡11
Société ORDININFO
18 Bd des Tilleuls
13007 Marseille
FACTURE
Date :
Société :
N° de facture :
N° de commande :
Type de paiement :
Référence
Désignation
Quantité Prix unitaire
Montant
Total H.T.
- €
REMISE
NET COMMERCIAL
- €
ESCOMPTE DE REGLEMENT
NET FINANCIER
- €
T.V.A. 20,6%
- €
NET T.T.C.
- €
AANN NN EEXXEE NN ¡¡22
Table des clients
N°
1
2
3
4
5
6
7
NOM
ADRESSE
CP et VILLE
S.A. REMNUS
S.A. La Guinguole
CERDI
FAVERT
S.A. Bilonge
S.A.Pratée
OUSTAOU
16 Rue des champs
32 Bd des Paters
ZI La Trémise
14 Allée des fontainiers
22 Allée d'Orléans
8 Rue de Crucy
78 Rue de tremblain
41000
38100
06400
44000
04000
37000
75012
BLOIS
Grenoble
Cannes
Nantes
Digne les bains
Tours
Paris
Table des
produits
Référence
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Désignation
Pentium IBM 1,8 GHz 256/40 Go
Macintosh Imac 850 256/40Go
Macintosh G4 1050MHz 512/80Go
Lecteur ZIP 250 Mo
Imprim. EPSON Stylus Photo 895
Imprimante Laser HP-L
Scanner UMAX VistaPlus
Ecran Trinitron Sony 15"
Ecran Radius 17" Multisync
Ecran P-Inge 21" Multisync
PAIEMENT
COMPTANT
COMPTANT
Crédit 30 j.
Crédit 90 j.
COMPTANT
Crédit 60 j.
COMPTANT
Prix unitaire
2 210,00 €
1 755,00 €
2 980,00 €
235,00 €
358,00 €
885,00 €
365,00 €
180,00 €
294,00 €
674,00 €
AANN NN EEXXEE NN ¡¡33
Les matériels suivants ont été livrés aux sociétés indiquées :
Société CERDI (Bon de commande n° 5311)
◊ 2 Pentium
◊ 2 écrans 15"
◊ 1 imprimante laser
Société S.A. La Guingole (Bon de commande n° 5287)
◊ 1 Mac G4
◊ 2 Imac
◊ 1 écran 21"
◊ 2 écrans 17"
◊ 1 scanner
◊ 1 imprimante EPSON
◊ 1 imprimante laser
◊ 3 lecteur ZIP
Société S.A. Bilonge (Bon de commande n° 5342)
◊ 1 Imac
◊ 1 imprimante EPSON
Indiquer la date du jour, et numéroter les factures à partir du n° 7854
TTRRUU CCSS EETT AASSTTUU CCEESS
Disposition de fenêtres à l'écran
◊
Ouvrir trois nouvelles fenêtres (par le biais du menu FENETRES) et les
disposer en mosaïque (menu Fenêtres / Réorganiser...) afin d'avoir un aperçu
des différentes feuilles du classeur. Au besoin, redimensionner les tableaux
Clients et Produits à l'aide de la case ZOOM (où est affiché 100 % et la petite
flèche à sa droite) pour qu’ils apparaissent complètement. Donner les noms
adéquates aux différentes feuilles (Clients, Produits, Facture) en double-cliquant
sur leurs onglets en bas de la fenêtre.
But recherché
• Dans la feuille FACTURE, nous désirons entrer le nom de la société dans la cellule
située immédiatement à droite de «Société» de façon automatique par la
fonction RECHERCHEV. Nous allons faire appel à une cellule où nous inscrirons
de façon invisible le numéro de client correspondant à la table des clients. Dans
notre exemple, nous nous servirons de la cellule en dessous de «Société»
(référence $C$12) que nous appellerons la cellule «source».
•
Attention : Les références de cellules ne correspondront peut-être pas
exactement aux vôtres selon comment vous avez construit votre modèle de
facture et vos tables de clients et de produits.
Procédure
• Sélectionner en cliquant dessus la cellule située immédiatement à droite de
«Société », nous l'appellerons la cellule «cible».
La formule qui doit être rentrée est :
=SI($C$12<>"";RECHERCHEV($C$12;Clients!$A$15:$E$22;2);"")
• Pour cela, cliquer sur le bouton FONCTION ou passer par le menu INSERTION
/ FONCTION...
• La première formule à entrer est une fonction de la catégorie LOGIQUE qui est
SI.
SYNTAXE : =SI(Condition ; Valeur si vrai ; Valeur si faux)
Explication :
Si la case $C$12 est remplie, remplir avec la valeur recherchée dans la table
clients, sinon ne rien mettre.
Pourquoi mettre cette fonction SI ? Si nous ne saisissons pas cette fonction,
nous nous retrouverons avec des messages d’erreurs (#N/A) dans les lignes de
la facture, pour indiquer que la cellule source de la fonction RECHERCHEV n’est
pas renseignée.
1 . La condition $C$12<>"" signifie de tester si la case correspondante est
différente de l'état vide.
2. La formule RECHERCHEV($C$12,Clients!$A$15:$E$22;2) correspond à ce
que doit faire l’ordinateur si la condition est remplie ($C$12 n’est pas vide)
: chercher un renseignement dans un tableau pour le reporter dans la
cellule destination (celle où est saisie la formule). (Voir plus bas pour la
construction de cette fonction)
3. Le signe "" signifie de laisser la cellule «cible» vide lorsque la cellule
«source» ($C$12) est vide
• Lorsque nous sommes aller chercher la fonction SI, en cliquant sur
«SUIVANT», la boîte de dialogue suivante est apparue:
• Cliquer sur la cellule que l’on désire tester (dans l’exemple C12) (Il est toujours
possible de déplacer cette boite de dialogue afin de faire apparaître les cellules
situées en dessous).
• La référence de la cellule s’inscrit dans le champ Test_logique de la fonction SI
• Inscrivez à la suite et sans espace <> (différent) "" (vide)
• Cliquer dans le champ suivant Valeur_si_vrai ou appuyer sur TAB
• Pour réaliser des imbrications (la fonction RECHERCHEV à l'intérieur de la
fonction SI), il faut venir chercher cette fonction à gauche de la barre de formule
dans la liste déroulante des fonctions (choisissez Autres fonctions... si la
fonction RECHERCHEV n’est pas présente dans la liste).
La boite de dialogue de la fonction RECHERCHEV apparait à la place de celle de la
fonction SI.
◊ valeur_cherchée doit contenir la référence de la cellule «source» (C12 dans
notre exemple). Cliquer dessus pour entrer ses coordonnées (si la boîte de
dialogue masque la case, il est possible de la déplacer en faisant cliquer-glisser
sa barre de titre)
◊ table_matrice doit contenir la référence de la table où s'effectue la recherche
(dans notre cas, la table des clients). Entrer ses coordonnées en cliquant sur la
fenêtre ouverte sur la feuille Clients pour l'activer puis dessiner à la souris un
rectangle pour sélectionner la table entière avec sa ligne de titres : ses
coordonnées entreront directement dans le champ concerné.
◊ n°index_colonne est le numéro de colonne de la table dans laquelle les
renseignements sont à rechercher (dans notre exemple, c’est la 2ème colonne
qui contient le nom de la société) donc taper 2.
•
Une fois les paramètres rentrés pour la fonction RECHERCHEV (ne cliquez
pas sur OK), venez cliquez sur le SI dans la barre de formule.
•
La boite de dialogue de la fonction SI réapparaît. Saisir le signe "" pour la
valeur_si_faux de la fonction SI. Puis cliquer sur FIN.
Nota : Il est préférable, une fois les formules saisies, de convertir les références
de cellules en références absolues (Cl2 Œ $C$12) pour plus de sûreté.
EXPLOITATION
Saisir dans la cellule «source» (C12) l'index correspondant au numéro du client
dans la table correspondante.
Par exemple, 3 renverra le nom «CERDI» dans la cellule «Cible ». Pour rendre
invisible ce numéro, un bouton de la barre d’outils permet de choisir l'encre
blanche. Procéder de la même façon pour entrer les autres données
automatiquement, par exemple l'adresse au dessous du nom, le mode de
paiement, et évidemment les produits achetés en pensant aux autres formules de
calculs pour le montant total HT (multiplication du montant unitaire par la quantité).
Compléter la facture en faisant la somme des montants HT dans la cellule
concernée, calculer la TVA, Ia remise et l'escompte.
Pour aide, la formule de l'escompte est =SI(B16="COMPTANT";E39*0,02 ;"").
Mais vérifiez bien les références de cellules.
Nota :
Pour additionner ou soustraire des cellules, une autre possibilité : cliquer sur la
cellule «cible» qui doit recevoir le résultat, taper =, cliquer sur la première cellule à
additionner, taper le signe (+ ou -), cliquer sur la deuxième cellule, taper le signe (+
ou -), cliquer sur la troisième cellule, etc... Valider ensuite. Même chose si l'on veut
multiplier (le signe de la multiplication est l'étoile : *).