lettre aux régisseurs 2015

PRÉCONTRATS
Consultation du planning en ligne :
1- http://www.live-boutique.com/site/-Blue-Line- : cliquez sur le nom de l’artiste (placé à droite de l’écran).
2- cliquer sur « voir + »
3- choisir Planning
4- taper le mot de passe : contacter [email protected] pour obtenir les nouveaux mots de passe.
Rôle du précontrat
Le précontrat est un document contenant toutes les informations nécessaires pour se mettre en relation avec l’organisateur,
mais aussi les informations au niveau des transports, de l’hébergement et des repas. Il existe un onglet particulier aux
informations de régie.
Pour le recevoir, mettez-vous en contact avec Philippe (05 65 27 15 15 ou 05 65 27 06 86 direct/[email protected]).
Merci de nous alerter dès qu’il y a un changement entre les infos précisées dans le précontrat et le déroulement du concert
([email protected]). Par exemple lorsqu’il est convenu que l’ORGANISATEUR prend en charge l’hébergement, et que c’est à
vous d’en faire l’avance. Dans ce cas vous devez nous le signaler afin d’aider la facturation.
TRANSPORTS
Blue Line souhaite, pour des raisons économiques, que vous preniez à l’avance les billets de train (ou d’avion) afin de
profiter des meilleurs tarifs (exemple : prem’s).
Blue Line travaille essentiellement avec une agence de voyages :
ALISO VOYAGES
64 rue Sala
(angle quai gailleton, près du SOFITEL)
69002 LYON
Françoise BLANC: 04-72-41-61-31 / [email protected]. Référante du compte
Frédéric MARTINEZ 04-72-41-61-32 / [email protected].
Aline OTTO 04-72-41-61-28 / [email protected].
Marie TRIVELLA 04-72-41-61-36 / [email protected].
Ils gèrent aussi bien les transports en train, en avion (sauf compagnies low-cost type Easyjet), les locations de voiture, etc.….
Vous pouvez vous renseigner sur des horaires et les meilleurs tarifs, poser des options, créer des dossiers, etc.
Pour réserver les tarifs les moins chers, contactez les, s’ils n’ont pas accès à certains tarifs préférentiels voir avec Philippe de
Blue Line en lui fournissant par email tous les renseignements nécessaires (n° de vols, de trains, heures et dates des voyages,
nombre et noms des passagers, bagages surtout pour les billets d’avion, etc ).
Pour retirer les billets :
- si vous traitez avec Aliso cela se fait soit directement à l’agence, soit par courrier ou courriel.
- si vous traitez avec Philippe, voir avec lui la solution la plus appropriée.
Pour les locations de voiture, nous disposons de tarifs préférentiels chez Avis, pour en bénéficier, il suffit de faire la réservation
par Aliso.
Si les transports se font en voiture, conservez TOUS les justificatifs de paiement (et pas de CB…) et envoyez les à Blue Line à
Martel, en précisant bien le groupe, la date du concert et le destinataire du remboursement.
Remarque : Vous pouvez malheureusement être responsable ou victime d’un accident avec le véhicule de location. Nous
apprécions que le régisseur nous en informe avant l’agence de location…
FRAIS PROFESSIONNELS
1- FRAIS DE ROUTE
Le nombre de groupes et donc de salariés étant important, nous n’acceptons qu’un seul référent pour le remboursement des
frais. Donc une seule personne doit être habilitée à régler les différents frais pour en recevoir le remboursement.
En cas d’exception, merci de fournir la démarche de remboursement à la personne concernée.
Pour éviter des retards de remboursement et faciliter la gestion financière du groupe, merci de procéder de la manière
suivante :
- Etape 1 :
Envoyer par mail la feuille de frais remplie avec les différents frais que nous devons rembourser pour que nous puissions
commencer à les traiter - feuille Excel "Note Frais Vierge"
- Etape 2 :
Envoyer tous les justificatifs agraphés par ordre du tableau Excel sur une feuille A4 par courrier.
Attention bien attribuer chaque justificatif à une date et lieu de concert et utiliser une ligne par justificatif : 3 péages = 3 lignes.
-
ATTENTION : Aucun remboursement ne se fera sans justificatif !
NB : une facturette de carte bancaire ne constitue pas une facture, merci donc de demander une facture lors de vos
pleins d’essence.
P.S. : Sur la fiche technique, partie intégrante du contrat, ne pas demander d’alcool fort, c’est illégal, charge au régisseur de
prendre contact avec l’organisateur. Ne pas oublier que la consommation d’alcool pendant le travail est interdite mais que c’est
une tolérance accordée au monde du spectacle. Blue Line restera responsable en cas d’accident lié à un taux d’alcoolémie
supérieur à la norme en vigueur.
2- FRAIS KILOMÉTRIQUES
Si un de vous emprunte son véhicule pour se rendre sur un concert, prendre contact avec le référent du groupe.
Merci de nous faire passer la copie de votre carte grise (obligatoire pour la comptabilité).
3- VALIDATION - DEVIS
Pour toute location de véhicule, merci de bien vouloir nous envoyer un devis ou un bon de commande pour que nous puissions
le valider et donner notre accord. ([email protected])
Cela évite des surprises en fin de mois...
Dans le cas où vous vous faites établir des factures, merci de bien vérifier qu'elles sont adressées à
Blue Line (et non pas à vous personnellement) et que dessus figurent bien :
- le nom de l'entreprise qui émet la facture (Attention à la distinction Blue Line Productions / Blue Line
Organisation, selon votre artiste)
- son n° de SIRET ou SIREN ou RCS
- la date, un n° de facture, le montant HT et la TVA
Tout ceci peut vous paraître fastidieux mais ce n’est pas une volonté de notre part de vous embêter mais la loi française qui
nous oblige une tenue de la comptabilité très astreignante !
De même nous n’avons plus le temps de vous assister dans ces frais, donc tous les frais qui ne correspondront pas à
l’organisation demandée, ne seront pas traités en priorité ou ne seront pas traités du tout.
Merci d’en tenir compte.
EQUIPE ARTISTIQUE
Contrats de Travail :
Pour la bonne marche de Blue Line, confirmez IMPERATIVEMENT la formation 3 semaines minimum avant le concert :
- à Cécile ([email protected])
En cas de changement, remplacement ou rajout, merci de la prévenir le plus rapidement possible par email. Toute
modification apportée manuellement au contrat ou toute modification reçue après le concert ne pourra être prise en
compte.
Il est PRIMORDIAL que le régisseur imprime les contrats de travail avant chaque date, les fasse signer, et les retourne
au plus vite à Blue Line. À votre demande, nous pouvons vous expédier les contrats par courrier. Les paies ne seront
pas traitées avant la réception des contrats de travail signés. LE GROUPE DOIT TOUJOURS AVOIR SES CONTRATS
DE TRAVAIL SUR CHAQUE DATE, et ce en cas de contrôle Urssaf etc.
Attestations :
Pour être conforme avec les organismes sociaux, à chaque premier concert, les artistes, musiciens ou chanteurs recevront une
attestation d’abattement ou non-abattement à signer avant la première paie. Vous devez la leur faire signer et la renvoyer avant
leur première paie de l’année. Le choix est valable pour toute l’année civile.
Certificats médicaux :
La loi sur le travail exige aussi que tous les salariés fournissent à leur employeur un certificat médical à jour pour aptitude au
travail. Vous devez également prêter attention à ce que chaque personne de l’équipe passe une visite médicale régulièrement.
Pour une première visite, vous devez appeler Blue Line qui demandera la prise en charge auprès du Centre Médical de la
Bourse.
Chaque nouvel intermittent devra également donner une copie de sa pièce d'identité. S’il est de nationalité étrangère, il devra
fournir obligatoirement la copie d’autorisation de travailler en France (sans ce document, Blue Line ne pourra pas le salarier).
RÈGLEMENT DES CONCERTS
Quelques jours avant le concert et pour que vous soyez au courant, nous vous envoyons la copie par mail de la facture
correspondante. En effet, certains organisateurs ont l’habitude de donner directement un chèque au régisseur.
Nous vous remercions par avance de nous le renvoyer dès le lendemain de la représentation et prévenir
[email protected] par mail. Nous tenons à votre disposition des enveloppes pré-affranchies afin de vous faciliter
l’envoi des chèques.
De même, pour éviter de vous placer dans des situations embarrassantes, Blue Line négocie les règlements par chèque ou par
virement bancaire et non plus en espèces.
NB : Nous rappelons que, dans le cadre de notre plan de sécurité, aucun technicien de nos équipes ne doit travailler en
hauteur. Nous considérons que ce type de travail doit être assuré par les équipes techniques locales, qui, par contrat, doivent
avoir installé le matériel avant votre arrivée.
COMPTA
Avant toute dépense, envoyer les devis à [email protected], pour validation. Idem pour les factures, veillez à bien les
récupérer et les envoyer à Pierrette. Attention à la distinction Blue Line Productions / Blue Line Organisation, selon votre artiste.
Merci à tous et à très bientôt !
L’équipe administrative de BLUE LINE
Administration :
[email protected] / 05 65 27 06 82
Frais :
[email protected] / 05 65 27 06 83
Comptabilité :
[email protected] / 05 65 27 06 89
Logistique/site :
[email protected] / 05 65 27 06 86
Booking :
[email protected] / 05 65 27 06 87
[email protected] / 06 67 28 19 27
[email protected] / 06 89 89 69 35
[email protected] / 06 76 25 28 76
[email protected] / 06 89 55 27 55
Assistance booking :
[email protected] / 06 26 65 74 85
Prod à Paris :
[email protected] / 06 84 62 22 45
[email protected] / 06 26 65 74 85
Les BOSS :
[email protected] et [email protected]