le guide des bonnes pratiques d`achat a l`intention des unites de

Transcription

Délégation régionale Nord Ouest
Nord Pas de Calais - Basse Normandie
Haute Normandie - Picardie
LE GUIDE DES BONNES PRATIQUES D'ACHAT
A L'INTENTION DES UNITES DE RECHERCHE DE
L’INSERM DELEGATION REGIONALE
NORD OUEST
Acheter mieux
Mener des négociations
Acheter plus vite
Acheter au meilleur prix
Globaliser les achats
Définir une stratégie d'achat
Regrouper les achats
Guide des bonnes pratique d’achats Inserm (Version 2) - Mars 2011 - Thierry VAES
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Préambule
Ce guide précise quels sont les acteurs et les nouvelles règles applicables dans le
cadre de la déconcentration des achats à l’Inserm DR Nord-Ouest.
L’ordonnance 2005-649 du 6 juin 2005 et de ses décrets d'application s’appliquent
désormais pour les achats destinés aux activités de recherche.
Grâce à ce nouveau contexte réglementaire, les achats peuvent être réalisés de façon
plus réactive et plus souple.
Les grands principes de la commande publique ci-dessous restent applicables :
 Liberté d'accès à la commande publique;
 Egalité de traitement des candidats;
 Transparence des procédures.
Cet assouplissement s'accompagne de la faculté pour le directeur d'unité d'opter pour
une déconcentration complète des achats de son laboratoire, impliquant à son niveau
la prise en charge des différentes étapes de l'achat.
Dans le cadre du plan de relance de l'économie nationale, le gouvernement a pris, en
décembre 2008, un certain nombre de mesures d’application immédiate pour assouplir
les règles actuelles de la commande publique, dans le but de favoriser et d’accélérer
les procédures de l’achat.
Ces évolutions, qui ont été apportées au code des marchés publics et à l’ordonnance,
impactent également les achats effectués par les laboratoires : c’est ainsi, par
exemple, que tous les achats inférieurs à 20 000 € HT, sont désormais libres, c'est-àdire qu’ils peuvent être passés sans obligation de publicité et de mise en concurrence.
L’achat constitue un enjeu économique majeur, tant pour ses laboratoires que pour le
secteur des PME technologiques dans lequel il intervient.
C’est pourquoi, il convient de s’inscrire dans la démarche permanente d’accroissement
de la simplification et de la réactivité de l’achat, en maintenant efficacité économique et
sécurité juridique.
Le guide des bonnes pratiques d’achats, prend donc en compte ces évolutions tout en
renouvelant les principes qui y étaient retenus :
-
L’autonomie des directeurs d’unités puisque ceux-ci peuvent engager des
procédures d’achat et signer des marchés jusqu’à 125 000 € HT (seuil modifié
par le décret n°2008-1334 du 17 décembre 2008)
-
La sensibilisation aux « bonnes pratiques d’achat » qui préconisent une
organisation et des méthodes visant à obtenir une meilleure adéquation entre le
besoin et l’achat, ainsi qu’à réduire les coûts ;
2
Par ailleurs, l’Inserm possède un outil (Portail Achats) qui permet de faciliter l’achat au
sein des unités de recherche.
Le Pôle Achat de la DR Nord-Ouest est à la disposition des directeurs et des
personnels des unités pour vous aider dans l’application de ce guide.
3
Sommaire
Partie I : Les acteurs de l’achat :
Fiche 1 : L'utilisateur / Acheteur
Fiche 2 : La Personne Responsable des Marchés (PRM)
Fiche 3 : L'ordonnateur
Fiche 4 : Le Pôle Achat de la DR
Partie II : Le Déroulement d'une
procédure d'achat :
Fiche 5 : L'évaluation et la définition des besoins
Fiche 6 : La publicité et la mise en concurrence
Fiche 7 : La négociation
Fiche 8 : Le choix de la meilleure offre
Fiche 9 : L'information aux fournisseurs non retenus
Fiche 10 : La notification/contractualisation des achats
Fiche 11 : L'exécution
Partie III : La synthèse
Fiche 12 : Les 9 questions à se poser pour tout achat
Fiche 13 : Apporter la preuve du respect des principes
de la commande publique
Fiche 14 : Optimiser ses achats
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Partie I : Les acteurs de l’achat
Fiche 1
L'utilisateur/acheteur:
Il est à l'origine du besoin et de son identification.
Il participe à la procédure d'achat.
Fiche 2
La Personne Responsable des Marchés (PRM) :
Il détermine la stratégie d'achat du laboratoire.
Il pilote la procédure d'achat.
Fiche 3
L'ordonnateur:
Il engage les commandes.
Il mandate les dépenses après service fait.
Fiche 4
Le pôle achat :
Il conseille, conduit et suit la procédure d’achat.
5
Fiche 1 : L'utilisateur / acheteur
Tout agent de l'Inserm est un acheteur potentiel.
Rôle :
1) Il identifie un besoin dont la satisfaction est nécessaire à l'exercice de son activité.
2) Il définit son besoin le plus précisément possible pour :
 Rédiger un cahier des charges cohérent (périmètre, consistance, durée…) ;
 Permettre aux candidats de faire une offre juste et adaptée.
Une bonne définition du besoin contribue à l'efficacité de l'achat : rapidité, économie,
limitation du risque d'insatisfaction.
3) Selon l'organisation définie dans l’unité de recherche, l’acheteur peut, sous la
responsabilité de son Directeur d'unité, effectuer une publicité adaptée en fonction du
besoin et organiser la mise en concurrence des candidats
Responsabilité :
En tant qu'agent mettant en œuvre les modalités de publicité, de mise en concurrence
et de par sa participation directe ou indirecte au choix du fournisseur, l'acheteur
engage sa responsabilité. Il doit veiller au respect des principes généraux de la
commande publique.
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Fiche 2 : La Personne Responsable des Marchés
(PRM)
Détermination de la Personne Responsable des Marchés.
Le directeur d'unité est PRM
Il est PRM pour les besoins de fournitures et services réguliers d'un Groupe homogène
de Produits (GHP) et/ou ponctuels inférieurs ou égaux à 125 000 € HT (hors travaux).
Le directeur d'unité n'est pas Personne Responsable des Marchés.
Il n'est pas PRM pour les besoins :
 Réguliers et ponctuels supérieurs à 125 000 € HT (la PRM est le Délégué
Régional de la DR)
 De travaux quel que soit le montant (la Personne Responsable des Marchés
(PRM) est le Délégué Régional de la DR)
 Objet d'un marché régional (la Personne Responsable des Marchés (PRM) est
le Délégué Régional de la DR)
 Objet d'un marché national (le pouvoir adjudicateur est le Président Directeur
Général de l’Inserm)
Rôle et responsabilité de la PRM
Rôle de la PRM
La Personne Responsable des Marchés (PRM) est chargée de la mise en œuvre des
procédures de passation et d'exécution des marchés.
A ce titre, c'est lui qui :
définit les besoins et évalue leur montant avec l’acheteur;
il effectue la publicité initiale avec l’acheteur;
met en concurrence avec l’acheteur;
choisit le titulaire du marché avec l’acheteur ;
informe les fournisseurs non retenus du choix effectué ;
signe le CCP, ou le CCAP et le CCTP : à ce titre elle engage juridiquement
l'établissement ;
 informe par écrit les candidats non retenus
 notifie le marché au titulaire.






Lorsque le directeur d'unité est PRM et que la commande s'accompagne d'un
CCP, il est recommandé de présenter, en début de procédure, le projet de contrat
au Pôle Achat de la DR Nord-Ouest afin de prévenir toute difficulté d'exécution.
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Responsabilité de la PRM
La Personne Responsable des Marchés (PRM) doit veiller à respecter les principes de
la commande publique : liberté d'accès à la commande publique, égalité de traitement
des candidats, transparence des procédures.
Ces principes sont garants de l'efficacité des achats et de la bonne gestion des crédits.
De ce fait, la Personne Responsable des Marchés (PRM) doit pouvoir justifier d'une
mise en concurrence adaptée et du choix du fournisseur retenu.
La Personne Responsable des Marchés (PRM) est pénalement responsable en cas de
contentieux.
Le respect des principes de la commande publique est de nature à prévenir les
mises en cause pour " délit de favoritisme " au bénéfice du fournisseur (article
432-14 du code pénal). Ce délit est passible de 2 ans d'emprisonnement et de
30 000 € d'amende.
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Fiche 3 : L'ordonnateur
Répartition des ordonnateurs :
L’Ordonnateur principal (le Président Directeur général) désigne des Ordonnateurs
secondaires (Délégués Régionals) qui peuvent donner une délégation de signature
aux Directeurs d'unités.
Pour les achats jusqu'à 125 000 € HT (hors travaux) et lorsqu'ils bénéficient d'une
délégation de signature de l'ordonnateur secondaire, les directeurs d'unités gèrent :
 l'engagement des crédits par l'émission d'un bon de commande,
 la signature des bons de commande,
 l'envoi des bons de commandes au fournisseur.
Pour les montants supérieurs à 125 000 € HT, la demande d’achat est transmise à la
DR via SaFir pour validation.
9
Fiche 4 : Le pôle achat à la DR Nord-Ouest
Le pôle achat construit et anime la politique d'achat régionale en tenant compte des
besoins spécifiques des équipes de recherche.
Le pôle achat se compose de :
• Pascal MATHON
Responsable Achats - Marchés
Tél. : 03 20 29 93 74 [email protected]
• Thierry VAES
Adjoint au Responsable Achats - Marchés
La boite mail du Pôle Achats Marchés est : [email protected]
Il assure un rôle de conseil des utilisateurs/acheteurs au niveau des unités de
recherches et de la DR afin de :
 Respecter la réglementation en matière d'achats
Exemple : obligation de mise en concurrence, négociation, seuils réglementaires,
publicité, évaluation des besoins…
 Concourir à l'efficacité des achats.
Exemple : rédaction du cahier des charges, négocier avec les candidats, régler les
litiges avec les fournisseurs, faire évoluer les dispositions contractuelles, regrouper des
commandes …
Sa saisie est obligatoire quand :
 le montant évalué du besoin risque de dépasser 125 000 €HT
Le pôle achat conduit les procédures de marchés formalisés pour le compte du
délégué régional ou des structures de recherche.
Le pôle achat doit être saisi de toute question relative à la réglementation applicable aux
achats de l'Inserm dès lors qu'à l'occasion d'un achat ou de sa préparation, le directeur
d'unité en tant que Personne Responsable des Marchés ou l'acheteur identifie un risque,
ou s'interroge sur les dispositions applicables.
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Partie II : Le déroulement d’une procédure
d’achat
Fiche 5
Évaluation et définition des besoins
Fiche 6
Publicité et mise en concurrence
Fiche 7
Négociation
Fiche 8
Choix de la meilleure offre
Fiche 9
Information aux fournisseurs non retenus
Fiche 10
Notification / Contractualisation
Fiche 11
Exécution
11
Fiche 5 : L’évaluation des besoins
Avant tout achat, le directeur d’unité en tant que Personne Responsable des Marchés
doit s'assurer que le besoin n'est pas couvert par un marché national ou régional.
La connaissance des besoins en fournitures et en services pour une unité est le
préalable à toute procédure d'achat. Elle est de la responsabilité du directeur d'unité en
tant que Personne Responsable des Marchés et de l’acheteur, quelle que soit la
source du financement de l'achat.
La définition des besoins (nature et étendue) est un préalable indispensable à toute
mise en concurrence. La bonne exécution du marché dépend de cette phase
préalable.
Les besoins réguliers
Il s'agit d'achats effectués de manière récurrente ou habituelle, sans que puisse être a
priori limitée la durée du besoin (ex : papier pour impression, fourniture de bureau,
certains consommables de laboratoires : gants, blouses, consommables en plastique).
L'évaluation se fait en début d'année par famille Groupe homogène de Produits (GHP)
du référentiel achat. Exemple : 5101 Consommable pour culture cellulaire.
Cette évaluation peut s'obtenir par projection des dépenses de l'année précédente, par
famille, en tenant compte des évolutions prévisibles pour la nouvelle année. Par
principe, la durée prise en compte est l'année civile. Toutefois, le directeur d'unité peut
décider d'une durée supérieure, pour des raisons économiques ou d'opportunité. Dans
ce dernier cas, le montant du besoin régulier est le montant total, toutes années
confondues.
La PRM détermine la procédure à mettre en œuvre pour les besoins réguliers de
la famille considérée.
Les besoins ponctuels
 Le besoin ponctuel survient à un moment donné et ne peut être pris en compte
dans les besoins réguliers.
Exemple : l'achat d'un équipement (imprimante, appareil scientifique) ;
 Où il répond à une succession des besoins limités dans le temps et uniques
Exemples : tous les besoins s'inscrivant dans un projet d'organisation d'un colloque
(les travaux d'impression et de publication, la location de salle, la restauration,
l'hébergement).
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L’évaluation se fait au moment de la survenance du besoin.
Le montant à comparer aux seuils est celui de l'ensemble des besoins relevant de
l’unité fonctionnelle concernée, le cas échéant toutes familles homogènes confondues.
Exemples :
 Pour l'aménagement d'un bureau, on prendra en compte le cumul des montants
des besoins en bureaux, chaises, armoires, etc. ;
 Pour l'acquisition d'un équipement, on prendra en compte : le montant de
l'équipement, plus, éventuellement, les frais d'installation, le montant du contrat
d'entretien, etc.
Regrouper les commandes :
Plusieurs unités ou entités peuvent avoir des besoins communs (ex : fournitures de
bureaux, petits équipements de laboratoires…). Il peut alors s'avérer intéressant de
globaliser les achats pour obtenir de meilleures offres et/ou maintenir une cohérence
de service.
Les directeurs d'unité sont libres de décider de regrouper certains de leurs achats et,
ainsi, de ne passer qu'un seul marché pour l'ensemble des unités concernées.
Dès lors vous devez prendre contact avec le pôle achat de la DR pour mettre en
œuvre cette solution.
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Fiche 6 : La publicité et la mise en concurrence
La mise en œuvre à l’Inserm DR Nord Ouest :
La publicité facilite l'obtention d'un meilleur rapport qualité/prix et garantit la
transparence des procédures.
Elle est satisfaisante si elle permet aux candidats potentiels d'être informés de
l'intention et du contenu de l'achat de la façon la plus détaillée possible, en vue
d'aboutir à une diversité d'offres suffisante (3 si possible).
En tant que Personne Responsable des Marchés, le directeur d’unité adapte la
publicité de son besoin en fonction du montant, de la nature, des
caractéristiques, des circonstances de l'achat, ainsi que de la localisation des
fournisseurs potentiels.
Mise en concurrence
Montant du besoin (H.T)
Contact avec le Pôle
Achat de la DR
Publicité
Les Acteurs de l’achat
Facultatif
3 devis
Acheteur Laboratoire
Pôle Achat de la DR si contrat
20 000 à 125 000 € H.T
Obligatoire
Portail Achats
Inserm
Acheteur Laboratoire
Pôle Achat de la DR si contrat
Documents adaptés (si
nécessaire)
Au dessus de 125 000 €
H.T
Obligatoire
JOUE +
Plateforme
dématérialisée
Pôle Achat
Procédures formalisées
0 à 20 000 € H.T
Avis de publicité :
 Portail achats de l'Inserm : http://achat.inserm.fr
 Et/ou journal officiel de l’union européenne (JOUE) : http://simap.europa.eu/
 Et/ou bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) :
http://www.journal-officiel.gouv.fr
 Et/ou Publication du secteur économique concerné
Les dérogations apportées aux règles de publicité et de mise en concurrence
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 Les achats effectués auprès de l'UGAP :
Les achats peuvent être réalisés directement auprès de l'Union des groupements
d'achats publics (UGAP) en lui adressant un bon de commande (cf. " www.ugap.fr/ ").
 Les achats effectués auprès d'un fournisseur dit " Unique ".
“Fournisseur unique” signifie que le fournisseur détient la vente exclusive d’un
“produit, matériel ou service non substituable” que l’on souhaite acquérir ou
lorsque la commande est qualifiée de “commande complémentaire”.
 Fournisseur exclusif :
Le fournisseur détient la vente exclusive d'un produit, matériel ou service. Dans ce cas,
il est nécessaire de demander au fournisseur de produire une attestation d'exclusivité.
Cette pièce est à conserver au sein de l’unité de recherche puis à archiver.
 Produit, matériel ou service non substituable :
Lorsqu’ aucun autre produit, matériel ou service ne peut se substituer à ce produit,
matériel ou service à acquérir.
Par exemple : dans le cadre d'une mission de recherche, pour des produits chimiques
ou biologiques, pour certains gaz, pour des matériels brevetés, pour certains services
de maintenance, etc…
 Commande complémentaire :
Commande effectuée à titre accessoire auprès du fournisseur initial. Elle est destinée
soit:
• au renouvellement partiel de fournitures ou de matériels d'usage
courant, lorsque le changement de fournisseur conduirait à acquérir
des fournitures ou des matériels de technique différente, entraînant
une incompatibilité ou des difficultés techniques d'utilisation et
d'entretien disproportionnées par rapport à l'objectif poursuivi et aux
avantages liés à une mise en concurrence
• à l'extension de commandes afférentes à ces fournitures ou à ces
matériels.
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Pour pouvoir justifier la notion de fournisseur unique, il faut donc s'assurer
d'une part que le produit ou matériel que l'on souhaite acquérir auprès du
fournisseur est non substituable, et d'autre part que la vente de ce produit,
matériel, ou service est bien exclusive à ce fournisseur.
On ne peut déroger à la mise en concurrence au seul motif que le fournisseur auprès
duquel on souhaite passer commande est le seul fournisseur capable de répondre au
besoin, encore convient-il de le démontrer. En cas de doute, la publicité est
recommandée.
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Fiche 7 : La Négociation
La négociation ne s'établit qu'avec le ou les fournisseurs ayant bien répondu au
besoin.
Les achats concernés : fournitures et services
de 0 à 125 000 €uros H.T
Au dessus de à 125 000 €uros H.T
Négociation au sein du laboratoire
Négociation menée par le Pôle Achat
(saisie du Pôle Achat de la DR possible)
de la Délégation Régionale
Objectifs :
Une négociation " acheteur gagnant / fournisseur gagnant " n'est pas un simple
marchandage " acheteur gagnant / fournisseur perdant ".
 pour l'acheteur : optimiser sa dépense
La négociation peut porter sur le prix (d'un appareil, de consommables), la garantie et
ses extensions, le SAV, la formation, les délais, etc.
Pour toute demande de conseils, n'hésitez pas à consulter le pôle-achats de la DR
Nord Ouest.
 pour le candidat : affiner son offre
La négociation peut permettre au candidat de mieux comprendre les besoins de l’unité
de recherche.
Contraintes :
L'acheteur doit respecter et prouver les principes généraux de la commande publique
et en particulier l'égalité de traitement des candidats.
A ce titre, il doit :
 annoncer dans la publicité publiée sur le web achats de l'Inserm la
possibilité de négocier avec les candidats ;
 communiquer à l'ensemble des candidats les modifications apportées au
cahier des charges en cours de négociation
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 archiver les documents afférents à la négociation (prise de rendez-vous
par mail, confirmation des engagements pris lors des négociations par
écrit.
Fiche 8 : Le Choix de la meilleurs offre
L'annonce des critères de sélection des offres.
La Personne Responsable des Marchés (PRM) choisit l'offre économiquement la plus
avantageuse à partir de plusieurs critères (hiérarchisés ou pondérés) qui peuvent être :
 la valeur technique (précision, fiabilité, pureté, composition du produit, etc.) ;
 la qualité de service du fournisseur (SAV, disponibilités en pièces détachées,
etc.) ;
 les délais de livraison ;
 le coût global d'acquisition (prix + coût d'utilisation + coût de transport + coût du
recyclage, etc.) ;
 les performances en matière de développement durable
 uniquement à partir du critère " prix ", pour des achats très standard par
exemple.
La traçabilité de la procédure d'achat
Utilisation du formulaire de justification du choix :
Au vu des offres reçues, La Personne Responsable des Marchés (PRM) effectue son
choix et le consigner par écrit.
Pour ce faire, il lui est conseillé d'utiliser le " formulaire de justification du choix " pour
tout besoin d'un montant supérieur ou égal à 20 000 €HT.
Ce formulaire doit être numéroté pour être rappelé lors des commandes successives.
Archivage des documents
L'archivage des documents relatifs à l'achat permet de justifier ultérieurement les choix
effectués, notamment en cas d'audit externe.
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Le tableau suivant récapitule les documents à conserver et la durée d'archivage :
Documents
Exemples
Durée d'archivage
Documents publicitaires
émanant des fournisseurs nonretenus
Plaquettes, etc.
5 ans à compter de la
contractualisation
Documents à caractère
contractuel émanant des
fournisseurs non retenus
devis, lettre, etc
contractualisation
Documents contractuels
émanant de l’Inserm
copie de la publicité,
formulaire du choix de
l’offre, etc
contractualisation
Documents contractuels
émanant de l’Inserm ou du
fournisseur retenu
copie du bon de commande,
copie du devis, contrat
spécifique,etc.
contractualisation
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Fiche 9 : L’information aux fournisseurs non
retenus
Les fournisseurs non retenus doivent être avertis du rejet de leur offre pour toutes les
commandes.
Elle doit être faite avant toute notification (signature et l'envoi du bon de commande ou
du contrat spécifique), afin de leur permettre de connaître les motifs du rejet.
Quelles informations peuvent communiquer La Personne Responsable des
Marchés (PRM) sur l'offre retenue lorsque des fournisseurs rejetés en font la
demande ?
Avant la notification du marché :
Aucune information, sans exception, ne peut être divulguée (pas de nom, montant,
information technique, etc.).
Lorsque le marché est notifié :
Tout renseignement est communicable, sauf s'il porte atteinte au secret industriel,
commercial et financier du fournisseur retenu.
Concrètement, le fournisseur est en droit de demander :
 le nom,
 le montant global,
 les avantages de la solution retenue par rapport à son offre.
Ne peuvent êtres divulgués :






Les moyens techniques et humains ;
Les certifications ;
Le chiffre d’affaires ;
Les coordonnées bancaires ;
Les références de clients privés ;
Le détail du prix global d’un marché récurrent (ex : le bordereau de prix d’un
marché de nettoyage).
En cas de doute, La Personne Responsable des Marchés (PRM) doit refuser de
communiquer toute information et demander conseil aux pôle-achats de la DR.
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Fiche 10 : La notification/contractualisation des
achats
Les achats simples :
Pour tout achat simple, le contrat est constitué du bon de commande SAFIr, des
conditions générales d'achat Inserm y figurant et du devis ou de l'offre du fournisseur
retenu.
L'achat est contractualisé quand la PRM envoie le bon de commande signé au
fournisseur.
Les achats complexes :
Pour tout achat complexe (ex : équipement stratégique, pénalités de retard
particulières, modalités de livraison, délai d'exécution et garanties associées), un
contrat spécifique doit être signé.
Le pôle achat de la DR est à la disposition des unités pour le rédiger.
L'achat est contractualisé lorsque La Personne Responsable des Marchés (PRM)
envoie au fournisseur le contrat spécifique signé par les deux parties puis envoie de la
lettre de notification.
La notification doit être effectuée avant tout commencement d’exécution du
marché
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Fiche 11 : L’exécution
Le rôle de l’unité de recherche
Le laboratoire atteste de la bonne exécution du contrat ce qui nécessite un contrôle
des prestations effectuées.
Concrètement :
 dans le cas d'un achat de fournitures : une fois la livraison faite (bordereau)
réception dans SaFir et pour les achats supérieurs à 1 600 €HT : PV de
réception à transmettre au Gestionnaire Polyvalent d’Unité (GPU).
 dans le cas d'une prestation de service : une fois l'intervention faite (attestation
du service fait par le prestataire) : réception dans SaFir.
Le rôle de la DR
Gestionnaires polyvalents d'unité (GPU) :
Les GPU conseillent les unités de recherches pour le suivi des bons de commande et
des crédits disponibles.
Les problèmes de facturation sont traités à la DR par les GPU.
Les factures reçues au sein des laboratoires doivent être transmises dans les
meilleurs délais à la DR.
Rappel : le non-respect des délais de paiement fait courir des intérêts moratoires
à la charge de l’Inserm et des unités de recherche.
Pôle-achats :
Toute demande de modification des termes contractuels (contrats, marchés régionaux
ou nationaux) doit être remontée au pôle achat de la DR. Elles donneront lieu à la
rédaction d'avenants.
Exemples : modification du parc de matériels sujet à maintenance, déménagement
d'une unité de recherche.
Les difficultés rencontrées lors de l'exécution des marchés doivent également être
remontées à la DR. Si le fournisseur ne parvient pas à répondre à l'attente de l'Inserm,
la traçabilité des problèmes liés à l'exécution des marchés permet d'écarter un
candidat qui n'a pas donné satisfaction.
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Partie III : La synthèse
Fiche 12
Les 9 questions à se poser pour tout achat
Fiche 13
Apporter la preuve du respect des principes de la commande publique
Fiche 14
Optimiser ses achats
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Fiche 12 : Les 9 questions à se poser pour tout
achat
 Le besoin est-il bien défini ?
 Les crédits sont-ils en place ?
 Existe t’il déjà un marché national ou régional ?
 Qui est la PRM ?
 Dois-je contacter la Délégation Régionale ?
 Quelle est la procédure la mieux adaptée ?
 L’achat a t-il été négocié ?
 L’offre retenue est-elle la meilleure offre ?
 Les fournisseurs ont-il été informés du choix effectué ?
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Fiche 13 : Apporter la preuve du respect des
principes de la commande publique
Le respect des règles annoncées ci dessous garanti le respect des principes de la
commande publique.
Contact avec la DR Nord-Ouest :
• Pascal MATHON
Responsable Achats - Marchés
• Thierry VAES
Adjoint au Responsable Achats - Marchés
La boite mail du Pôle Achats Marchés est : [email protected]
Avis de publicité :
 Portail achats de l'Inserm : http://achat.inserm.fr
 Et/ou journal officiel de l’union européenne (JOUE) : http://simap.europa.eu/
 Et/ou bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) :
http://www.journal-officiel.gouv.fr
 Et/ou Publication du secteur économique concerné
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Fiche 14 : Optimiser ses achats
Optimiser ses achats, c'est acheter mieux et au meilleur prix.
L'efficacité économique des achats se définit comme la meilleure adéquation entre le besoin et
l'achat, l'amélioration de la qualité des approvisionnements et la réduction des coûts.
Pour améliorer l'efficacité économique des achats, il est possible d'agir sur :
 les coûts de traitement des commandes, tant a l’Inserm que chez les fournisseurs ;
 l'offre globale des fournisseurs en termes de qualité, de délais et de coûts.
Il s'agit donc, en pratique, de :
 standardiser les besoins (Point 14.4) ;
 globaliser les achats pour sécuriser les approvisionnements et réaliser des économies
en jouant sur l'effet de volume (Point 14.5) ;
 négocier avec les fournisseurs (Point 14.6) ;
 regrouper les commandes pour réduire leur coût de traitement (Point 14.7).
La mise en œuvre de ces actions impose plusieurs préalables :
 disposer d'une cartographie des familles d'achat stratégiques (Point 14.1) ;
 étudier le marché économique pour avoir une bonne connaissance des fournisseurs et
des offres existantes (Point 14.2) ;
 parfaire la définition de son besoin (Point 14.3).
14.1. Cartographie des achats de l'unité :
Pour être efficace, la stratégie d'achat ne doit porter que sur les achats représentant un chiffre
d'affaires significatif pour l'unité. Il convient donc d'identifier les familles stratégiques sur
lesquelles des économies substantielles peuvent être réalisées. On constate en effet
qu'environ 80 % des dépenses sont concentrées sur environ 20 % des familles d'achat : c'est
principalement sur ces 20 % que doit porter la stratégie d'achat.
Pour établir la cartographie des achats de l'unité, il faut rechercher les achats fréquents, d'un
coût élevé, relevant d'une même famille de besoins. Il est donc conseillé de connaître le chiffre
d'achats annuel de l'unité réalisé pour chaque groupe homogène de produit (GHP).
14.2. Analyse du marché « fournisseurs » :
La bonne connaissance du marché « fournisseurs » et des offres disponibles est un préalable à
toute mise en concurrence.
L'analyse du marché porte principalement sur :
 les produits et services disponibles de façon standard ;
 les prix publics pratiqués ;
 les fournisseurs concernés ;
 les difficultés éventuelles d'approvisionnement (exemple : fournisseur unique).
Elle peut être faite en consultant les documentations et les catalogues des fournisseurs.
L'analyse peut conduire à une réévaluation du besoin pour une meilleure standardisation des
achats (cf. Point 14.4).
26
14.3. Définition juste des besoins :
Pour obtenir une offre satisfaisante, il faut au préalable avoir défini précisément le besoin. La
PRM doit effectuer une « analyse fonctionnelle » de son besoin, c'est à-dire qu'elle décrit ce
besoin de façon exhaustive, en termes d'objectifs ou de performance.
Cette analyse permet d'éviter un achat de sur-qualité (trop onéreux et inutile) ou de sous-qualité
(pouvant nécessiter une nouvelle commande).
Un « bon achat » permet, en outre, une meilleure gestion des coûts directs (exemple :
mutualiser l'achat de fournitures de bureau diminue leur coût global) et des
coûts indirects (par exemple, rationaliser les factures diminue le nombre de factures à traiter en
interne).
Cette analyse permet enfin de « résister » aux commerciaux qui peuvent inciter à souscrire à
des achats qui ne correspondent pas exactement aux besoins du laboratoire et qui restent,
sans négociation, à un coût élevé.
14.4. Standardisation des besoins :
La standardisation vise à identifier les achats ne nécessitant pas de spécifications particulières.
La réduction de la diversité des articles qui répondent à un même besoin permet de :

restreindre le nombre de fournisseurs nécessaires pour répondre aux besoins standard
et donc de diminuer le nombre de bons de commande annuels correspondants (cf.
Point 14.7) ;

réaliser des mises en concurrence sur des volumes de besoins plus importants, et donc
de bénéficier de prix plus avantageux.
De plus, l'identification des produits standard pouvant répondre aux besoins de l'unité, permet
une meilleure adéquation de la demande à l'offre disponible sur le marché (consultation de
catalogues, bonne connaissance du marché) et élargit ainsi la concurrence.
14.5. Globalisation des besoins :
La globalisation consiste à prévoir les besoins sur une période pluriannuelle, afin de jouer,
d'une part, sur l'effet de volume des commandes et, d'autre part, de sécuriser
l'approvisionnement sur la durée prévue d'un projet en évitant les risques de rupture (arrêt de
fabrication, par exemple).
La durée d'un marché se définit toujours par rapport au secteur économique concerné (excepté
pour les marchés à bons de commande et les accords-cadres dont la durée ne peut, en
principe, dépasser 4 ans).
Cette pratique est à différencier du regroupement des bons de commande qui vise uniquement
à réduire les coûts liés à leur traitement (cf. Point 14.7), mais est liée, en revanche, à la
standardisation des besoins d'achats (cf. Point 14.4)
27
14.6. Négociation avec les fournisseurs :
La négociation ne s'établit qu'avec le ou les fournisseurs ayant parfaitement répondu en termes
d'adéquation au besoin.
Une négociation (acheteur gagnant/fournisseur gagnant), qui n'est pas un simple marchandage
(acheteur gagnant/fournisseur perdant), peut porter sur le prix d'un appareil, le prix de
consommables, la garantie et ses extensions, le SAV, la formation, les délais, l'incitation à
l'investissement du fournisseur, etc. L'ensemble des éléments de la prestation est indissociable
du prix, il est donc nécessaire de négocier sur tous les critères.
Pour toute demande de conseil, n'hésitez pas à consulter le pôle achats de la Délégation
Régionale.
14.7. Regroupement des commandes :
Une fois un marché à bons de commande attribué (exemple : fournitures de bureau), il est utile,
pour un fournisseur donné, sur un même bon de commande, de regrouper les demandes
d'achats de différents demandeurs au sein de l'unité et/ou de les regrouper dans le temps
(exemple : 1 à 2 fois par semaine).
Ce regroupement diminue les coûts de gestion liés au traitement des commandes et des
factures. Il ressort, en effet, d'une étude menée par le ministère des finances que le traitement
d'une commande (commande proprement dite et exécution du paiement) génère un coût fixe de
l'ordre de 75 €. Ainsi, le montant de la facture doit être au moins de 1 500 € pour que le coût
complet du traitement de la commande représente moins de 5 % du montant de la dépense.
Parallèlement, les commandes de faible montant génèrent des frais de traitement importants
pour les fournisseurs, qui sont naturellement répercutés sur le client (tarification plus élevée,
application de frais de port ou de frais de gestion).
28
AIDE A LA DEFINITION DES BESOINS :
Le questionnaire ci-après peut vous aider à définir vos besoins
Partie Administrative
1) Contexte
Généralités



Pouvez-vous préciser le nom donné à cet achat ?
Décrivez en quelques lignes le contexte dans lequel s’inscrit cet achat. Existe til un texte de quelques lignes introduisant l’expérience pour laquelle est
effectué cet achat ?
Quels sont, à votre connaissance, les points qui poseront des problèmes au
niveau de cet achat ?
Acteurs concernés



A votre avis, qui aura le bénéfice de cet achat ?
D’un point de vue administratif, qui a le pouvoir de signature ?
Connaissez-vous les différents intervenants ?
Contraintes
Marché


Existe t-il un marché national ou régional pour ce type d’achat ?
Savez-vous sur quel secteur de marché on se place ? ya-t-il concurrence ou
monopole ?
Règlement, sécurité

A votre connaissance, existe –t-il des notions de sécurité à prendre en compte
au niveau de cet achat ?
Financier



Quelle est la fourchette de prix que vous avez prévus pour cet achat ?
Pouvez vous préciser le financement de cet achat ?
A votre avis, cet achats nécessite t-il un montage financier (convention de
financement, subvention, etc.) ?
29
2) Fonctionnalité
Découpage

Selon vous, cet achat peut-il se découper en phases, lots, tranches ?
Partie Technique
1 Contexte
Finalité de l’étude

A votre avis, à quoi doit servir cet achat ?
Contraintes
Environnement


Pouvez-vous indiquer le ou les lieux où sera affecté cet achat ?
Le lieu est-il sous notre responsabilité ?
Performance technique

A votre avis, existe-t-il des notions de performance ou de choix technique ?
Existant

A votre avis, doit on procéder à une analyse de l’existant ?
2 Fonctionnalité
Objectifs fonctionnels

Pouvez-vous énumérer les fonctions principales et secondaires de cet achat ?

Pouvez-vous énumérer des fonctions optionnelles de cet achat ?

Pouvez-vous énumérer des fonctions associées à cet achat, qui sont
proposées par les sociétés du marché, mais qui ne vous intéressent pas ?
Performance

Pouvez-vous énumérer vos différentes exigences au niveau des performances
attendues de cet achat ?
30

Quels seront vos critères de choix lors de la passation de commande ?

A votre connaissance, le fournisseur devra-t-il fournir des documents (manuels
utilisateurs, statistiques, rapports, etc.) ?
3 Autres
Planning


Pouvez-vous donner la date prévisionnelle de réception de cet achat ?
Avez-vous d’ores et déjà établi un planning ?
Formation

A votre avis, cet achat nécessitera-t-il une quelconque formation ?
Maintenance

A votre avis, cet achat nécessitera-t-il une quelconque maintenance ?
Service après-vente

A votre avis, cet achat nécessitera-t-il un service après vente ?
Garantie

A votre avis, cet achat nécessitera-t-il une garantie ?
31
LEXIQUE
Accord-cadre :
Contrat liant l’Inserm à un ou plusieurs fournisseurs sur une période définie. Une remise en
compétition ultérieure, précisant le besoin, détermine l’entreprise qui signe le marché
subséquent.
Besoin ponctuel :
Besoin ne survenant pas de manière continue ou habituelle (exemple : achat d’un équipement :
imprimante ; appareil scientifique). Il est assimilé à une unité fonctionnelle.
Besoin régulier :
Besoin survenant de manière continue ou habituelle sans limitation a priori de la durée du
besoin (exemple : papier d’impression ; électricité ; certains consommables de laboratoire gants, blouses, consommables en plastique, etc. - service de nettoyage ; maintenance).
Bon de commande :
Document adressé à un fournisseur pour l’achat de fournitures, prestations ou travaux. Il
constitue un engagement juridique et financier de l’Inserm.
BOAMP :
Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics. La publication sur ce support, bien
qu’onéreuse, est efficace, car bien connue des fournisseurs du secteur public.
CMP :
Code des Marchés Publics, réglementation ne s’appliquant plus aux achats des unités.
Contrat :
Convention faisant naître des droits et obligations entre l’Inserm et le fournisseur.
Contractualisation :
Modalités qui donnent naissance à un contrat, par l’envoi au fournisseur d’un bon de
commande signé ou d’un contrat spécifique signé. Elle est également appelée notification.
JOUE :
Journal Officiel de l’Union Européenne. Ce support est bien connu des grands fournisseurs du
secteur public. La publication est gratuite.
Marché :
Contrat conclu à titre onéreux (dès le 1er centime d’euro) entre l’Inserm et un fournisseur pour
répondre à ses besoins en matière de travaux, de fournitures ou de services.
Marché à procédure adaptée :
Marché passé selon des modalités librement définies par le pouvoir adjudicateur en respectant
les principes fondamentaux de la commande publique et l’intérêt que chaque marché peut avoir
au niveau européen. Le présent guide constitue l’ensemble des modalités arrêtées par l’Inserm,
sur la base desquelles le directeur d’unité (PRM*) passe son marché.
32
Marché formalisé :
Marché ayant fait l’objet de procédures de publicité et de mise en concurrence spécifiquement
définies par la réglementation (exemple : appel d’offres).
Notification :
C’est porter à la connaissance de l’intéressé ou son représentant dans les formes légales.
Offre préférentielle :
Proposition commerciale d'un fournisseur sur son catalogue à des prix et services avantageux.
Lorsqu’elle est nationale, et ou régionale elle profite à tous les laboratoires de la Délégation
Régionale. Elle n’est pas un marché, car l’Inserm ne s’engage pas et le fournisseur n’a aucun
droit d’exclusivité.
Ordonnance :
Réglementation à laquelle sont soumis les achats des unités (c’est-à-dire l’ordonnance du
06/06/2005 et ses deux décrets du 30/12/2005 et 25/04/2007). Elle remplace le CMP pour ces
achats.
Ordonnateur secondaire :
Qualité accordée aux délégués régionaux pour engager, liquider et ordonnancer les dépenses
de l’Inserm.
L’ordonnateur secondaire peut déléguer sa signature aux directeurs d’unité jusqu’à un certain
montant.
Personne responsable du marché (PRM) :
Personne disposant d’une délégation de pouvoir du Président Directeur Général de l’Inserm,
pour mettre en œuvre les procédures de passation des marchés et des accords cadres, qu’elle
signe et dont elle suit l’exécution.
Pouvoir adjudicateur :
Personne juridique qui passe des marchés soumis aux directives communautaires. L’Inserm en
est un.
Publicité :
Action d’information destinée à assurer la liberté d’accès des fournisseurs à la commande
publique et la transparence des procédures d’achat. Pour les petits achats, la demande de
devis à quelques fournisseurs est suffisante ; pour les autres, un avis de publicité peut ou
doit s’effectuer sur le portail Achats de l’Inserm. Le support de publicité doit être pertinent par
rapport au secteur économique concerné.
Référentiel achats inter-EPST :
Groupe Homogène de Produits (GHP) Nomenclature des EPST classant les familles
homogènes d’achats nécessaires à l’Inserm.
Seuil :
Montant auquel est comparé une dépense prévisionnelle correspondant à un besoin pour
déterminer la procédure d’achat à mettre en œuvre.
33

le guide des bonnes pratiques d`achat a l`intention des unites de

Transcription

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