executive secretary to the university librarian

POSTING 15-29
EXECUTIVE SECRETARY TO THE UNIVERSITY LIBRARIAN
(Regular part-time position)
In the following text, the masculine form applies to women as well as to men. The following statements are intended to describe the general
nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.
Bishop's University is seeking a qualified and dedicated individual to fill a regular part-time position as Executive
Secretary to the University Librarian. Reporting to the University Librarian, the incumbent will perform the
administrative duties associated with the office of the University Librarian. The incumbent will also ensure the
overall development and management of the library’s website and works closely with library staff as well as the
university webmaster. This position has a work week of 0 to 32.5 hours per week from Monday to Friday as
established by the University Librarian.
Nature of duties and responsibilities
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Manages the University Librarian’s agenda and correspondence;
Prepares payroll reports for part-time and student employees, as well as the sick leave and vacation
reports for all library employees;
Maintains statistical files and compiles statistical internal and external reports such as CREPUQ and ARL;
Processes invoices and prepares library cash reports;
Greets guests, visitors, faculty, and students and issues CREPUQ cards;
Assists with the creation of documents for the Library, the organization of social functions, and the
management of financial resources;
Manages official documents of the library, and oversees the library supply budget and orders;
Acts as library resource for office technology and software, including training and website maintenance;
Acquires public performance rights for classroom video showing from Criterion Pictures and ACF;
Performs additional similar / related task as required.
Qualifications and Requirements
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College diploma (Technical D.E.C normal duration of 3 years);
Minimum 3 years of similar experience;
Working knowledge of English and French;
Light and medium exertion, regularly.
Classification: Class 7 18.36 to 23.94 per hour
(APBU – unionized position)
If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for
by June 19, 2015 before 4:00 pm.
Bishop’s University, Human Resources, [email protected]
Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected
for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We implement an equal access
employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies for women, visible minorities,
ethnic minority, Aboriginal and disabled people (including the possibility of accommodation during the selection and preselection of candidates).
AFFICHAGE 15-29
SECRÉTAIRE EXÉCUTIF au BIBLIOTHÉCAIRE DE L’UNIVERSITÉ
(Poste régulier à temps partiel)
Dans le texte suivant, la forme masculine désigne aussi bien les femmes que les hommes. Les énoncés suivants sont destinés à décrire la
nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.
L’Université Bishop’s est à la recherche d’un candidat qualifié et dévoué afin de pourvoir un poste de Secrétaire
Exécutif – Bibliothécaire de l’Université. Se rapportant Bibliothécaire de l’Université, le titulaire devra effectuer les
tâches administratives liées au Service du Bibliothécaire de l’Université. Le titulaire du poste devra également
assurer le développement et la gestion du Site Web de la bibliothèque et travailler en collaboration avec le
Webmestre et le personnel de la bibliothèque. La semaine de travail de ce poste est 0 de 32.5 heures, du lundi au
vendredi, tel qu’établie par le Bibliothécaire de l’Université.
Nature des tâches
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Gérer l’agenda et la correspondance du Bibliothécaire;
Préparer les rapports de paie pour les employés à temps-partiel (incluant les emplois étudiants),
ainsi que les rapports d’absence et de vacances pour tous les employés de la Bibliothèque;
Entretenir les dossiers statistiques et compiler les rapports statistiques internes et externes tels
que : CRÉPUQ et ARL;
Traiter les factures et préparer les états de caisse de la Bibliothèque;
Accueillir les invités, visiteurs, personnel de soutien et étudiants et émettre les cartes CRÉPUQ;
Aider avec la création des documents pour la Bibliothèque, l’organisation des fonctions sociales et
la gestion des ressources financières;
Gérer les documents officiels de la Bibliothèque;
Surveiller le budget des fournitures et des commandes pour la Bibliothèque;
Agir à titre de personne ressource dans la Bibliothèque en ce qui concerne les technologies et
logiciels de bureau, y compris la formation et l’entretien du Site Web;
Acquérir les droits de d’exécution public pour les classes de Criterion Pictures et ACF;
Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.
Qualifications et exigences
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Diplôme d’études collégiales (D.E.C. technique normalement d’une durée de 3 ans);
Minimum 3 ans d’expérience pertinente;
Bonne connaissance de la langue anglaise et de la langue française;
Efforts légers et moyens régulièrement.
Classification:
Classe 7 18.36 - 23.94 l'heure (APBU – poste syndiqué)
S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en incluant pour quel poste
vous appliquez d’ici le 19 juin 2015, à 16 :00.
Université Bishop’s, Service des ressources humaines, [email protected]
Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Prière de noter que seules les
personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests peuvent être administrés; merci pour l’intérêt
manifesté. Nous appliquons un programme d’accès à l’égalité en vertu de la loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des
organismes publics pour les femmes, les minorités visibles & ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées
(incluant la possibilité d’accommodation lors de la présélection et sélection des candidatures).