Etiquettes et Publipostage avec Office XP

Etiquettes et Publipostage avec Office XP
1°) dans le CoGiTiel créer un état
de syndiqués destinataires d’un
courrier
Ici l’aperçu restitue une partie du
tableau désiré .
Le tableau peut être exporté sous
Excel .
2°) Export Excel
le CoGiTiel propose d’ouvrir (conseillé) ou d’enregistrer
le tableau obtenu
cliquer sur Ouvrir
Il est préférable d’ouvrir le tableau pour avoir une
visualisation et de l’enregistrer ensuite pour retrouver un
format adapté
Sous Excel cliquer dans le Menu fichier puis
Enregistrer sous
Il est conseillé de prévoir un dossier
spécifique pour les exports du CoGiTiel,
afin de mieux les récupérer par la suite
Nommer le fichier
Enregistrer
3°) Sous Word XP, appeler
le menu outil
lettre et publipostage
rubrique assistant fusion et
publipostage.
Sur la partie droite de la feuille choisir l’option
Etiquette
Puis cliquer sur étape suivante : document de base .
A l’étape document de base choisir l’onglet « options d’étiquettes »
Choisir le modèle d’étiquette parmi les standards
proposés (modèle et références souvent repérés sur
l’emballage des étiquettes Avery ou ZweckForm etc
…)
Ou définir son étiquette soit même
Une trame d’étiquette vide s’affiche, choisir l’option
suivante « sélection des destinataires » .
Cliquer sur parcourir pour récupérer les données du tableau Excel .
Valider
l’étape
demandant la confirmation du choix de la feuille
(votre état avec le générateur d’état ou bien
Excel pour un état standard).
Un aperçu du tableau s’affiche alors
pour demander confirmation des
données qui ont été récupérées.
Valider avec OK
De retour sur la page Word, il faut alors sélectionner
l’option disposition des étiquettes.
La trame des étiquettes se met en place.
Pour insérer les champs à fusionner cliquer sur « autres
éléments ».
Un cadre propose alors les
différents champs a afficher sur
la première étiquette vierge
Choisir chaque champ dans
l’ordre d’affichage en le mettant
en sur lignage (fond bleu) et en
cliquant sur insérer .
Les espaces ou sauts de ligne
seront rajoutés par la suite.
Une fois la sélection terminée,
cliquer sur fermer pour revenir à
la page des étiquettes.
Mettre en forme les étiquettes en rajoutant des
espaces entre les champs ou des sauts de ligne .
Pour dupliquer la première étiquette sur les autres cliquer sur
l’option « mise à jour de toutes les étiquettes » .
La page affichée est le modèle de l’étiquette qui pourra être
réutilisé par la suite (voir sauvegarde)
Pour afficher le résultat souhaité, cliquer sur l’option « aperçu
des étiquettes » .
Exemple des étiquettes obtenues
En cliquant sur l’option « fin de la fusion »
On peut alors imprimer les étiquettes avec la rubrique « imprimer »
4°) sauvegarde du modèle
le modèle obtenu peut être
sauvegardé pour être
récupéré ultérieurement avec
un nouveau tableau Excel,
portant le même nom et
sauvegardé dans le même
répertoire.
Pour cela revenir avec la
flèche « précédente » à la
page du modèle
Dans le menu Fichier
cliquer sur « enregistrer sous »
Donner une nom au modèle
Choisir le type de fichier
« modèle de document »
Enregistrer.
A l’ouverture de Word, pour
rappeler le modèle
Cliquer sur la rubrique
« modèles généraux »
puis sur l’icône du modèle
voulu
(ex étiquettes SG).
Le modèle enregistré
s’affiche à l’écan.
Appeler le menu outils, lettres et
publiostage, rubrique « afficher la
barre d’outils de fusion … »
dur la page du modèle affiché, il suffit de
cliquer sur l’icône « fusionner vers un
nouveau document »
Et de confirmer en cliquant sur OK pour
retrouver le jeu d’étiquettes désiré .