gestion de caisse

GESTION DE CAISSE
Paramétrages
1° - Maintenance des Caisses :
La première étape est de créer autant de caisse dans le logiciel que nécessaire.
Allez dans le menu « Administration » puis « Table de base » et « Caisse ».
A
B
C
A - Code : ici on indique obligatoirement un code de caisse. (4 caractères)
B - Gestion de la caisse sur le dépôt : on indique le code du dépôt pour lequel la caisse est
créée.
C - Libellé : on indique le libellé de la caisse.
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2° - Maintenance des codes des mouvements de caisse :
La seconde étape est de créer des « Codes de mouvements de caisse » : ce sont des codes qui
vous permettes de faire des entrées ou des sorties d’argent dans le mode de règlement que
vous désirez.
Allez dans le menu « Administration » puis « Table de base » et « Codes des
mouvements de caisse ».
A
B
C
A - Code : ici on indique obligatoirement un code de caisse. (8 caractères)
B - Libellé : on indique le libellé du code de caisse.
C - Cpte comptable : on indique ici le compte comptable pour la création automatique des
écritures.
Par défaut, le système créé les 2 mouvements suivant :
- FDC : FOND DE CAISSE (permet de renseigner la valeur du fond de caisse de
début de journée)
- EDC : ETAT DE CAISSE (permet de renseigner la valeur comptabilisé du fond de
caisse de fin de journée)
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3° - Attribuer un code de caisse au vendeur concerné :
Il faut ensuite attribuer une caisse à chaque vendeur concerné.
A
A - Caisse : ici on saisit le code de la caisse à attribuer au vendeur ou on le choisit dans la
liste des codes de caisse en cliquant sur «
»
Il faut aussi modifier les vendeurs « 0000 » et « **** ».
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Fonctionnement
1° - Gestion de caisse (générales) :
Allez dans le menu « Administration » puis « Ventes » et « Gestion de
caisse ».
A
C
D
B
G
H
E
F
F
I
J
K
A - Caisse : ici on saisit le code de la caisse ou on le choisit dans la liste des codes de caisse
en cliquant sur «
».
On peut également crée un nouveau code de caisse, lorsque l’on veut saisir un nouveau
mouvement de caisse concernant un règlement de la part d’un client en cliquant sur le bouton
«
».
L’écran de recherche sur les clients apparaît afin de choisir le client voulu.
B - Libellé : ici on indique le libellé du mouvement de caisse.
C - Date de création : ici on indique la date de création du mouvement de caisse.
D - Dépôt de création : le système renseigne automatiquement le n° du dépôt en cours.
E - N° de pièce externe : on peut renseigner un numéro de pièce (facture, ticket, reçu, etc..)
afin de pouvoir identifier à quoi se reporte le mouvement de caisse.
F - Entrée / Sortie : on indique ici, s’il s’agit d’un mouvement d’entrée ou de sortie de caisse.
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G - Ecriture : en cliquant sur ce bouton «
lettrées pour le compte saisie en code de caisse.
», on peut visualiser les écritures non
Vous pouvez visualiser la comptabilité et pointer les factures en attente qui peuvent être
concerné par le mouvement de caisse
Cliquez sur le bouton « Début choix ».
Ensuite vous devez pointer toutes les factures correspondantes au règlement de
votre client en cliquant en face de l’écriture voulue sur la case dans la colonne « R »
: vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez sélectionner toutes les écritures.
: vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez annuler toutes les sélections
d’écritures.
Une fois fait : cliquez sur « Valider » puis « OK ».
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H - Mode de règlement : on indique ici le mode de règlement de l’opération en le choisissant
dans la liste des modes de règlement.
I - Caisse : on indique ici le code de la caisse pour laquelle le mouvement est effectué.
J - Comptabilisation des billets et des pièces : en cliquant sur ce bouton, on accède à un écran
pour comptabiliser le nombre de billets et de pièces par type de billet et pièce pour un code de
caisse.
On pourra facilement comptabiliser le fond ou l’état de la caisse par cette fonction et l’on
récupérera le montant total calculé dans le mouvement de caisse.
Il suffit de saisir pour chaque billet ou pièce le
nombre qui a été trouvé dans la caisse et
automatiquement le montant calculé pour chaque
billet et pièce apparaît
Ici le système indique le
montant cumulé de toutes les
pièces et billets de la caisse
K - Edition d’un reçu : en cliquant sur ce bouton, vous avez la possibilité d’éditer un reçu
dans le cas de l’enregistrement d’un règlement de factures d’un client.
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2° - Gestion de caisse (Fond de caisse) :
La première chose à faire afin de gérer une caisse, c’est d’indiquer le fond de caisse au
logiciel.
Il s’agit du montant relevé dans la caisse en début de journée.
Ceci n’est à faire qu’une seule fois, où alors lors d’une mauvaise manipulation et que le fond
de caisse est passé à zéro.
Vous devez être sur le « Fond de caisse » correspond à votre caisse (voir code caisse et
libellé du mouvement pour identifier la caisse), sinon faites les jumelles et sélectionnez votre
caisse.
Appuyer sur « Modifier » et indiquez en ENTREE le montant de votre caisse. Ensuite
« Valider ».
Exemple :
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3° - Gestion de caisse (Mouvement de caisse divers) :
Vous avez la possibilité de saisir un certain nombre de mouvement de caisse divers. (ex :
remise en banque, frais divers, timbres, etc..)
Après avoir cliquez sur le bouton « création », cliquez dans la liste «
choisir le code de mouvement de caisse voulu parmi ceux déjà existant.
» pour
Remplissez ensuite le reste du cadre avec les autres informations : N° de pièce externe –
Entrée/Sortie – Mode de règlement – Caisse.
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4° - Gestion de caisse (règlements des clients en comptes) :
Vous pouvez également saisir les règlements des clients en compte concernant des factures en
cours.
Après avoir cliquez sur le bouton « création », cliquez sur le bouton «
l’écran de recherche sur client :
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» pour accéder à
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Une fois le client choisit, vous pouvez accédez aux écritures non lettrées de ce client en
cliquant sur le bouton «
».
Cliquez sur le bouton « Début choix ».
Ensuite vous devez pointer toutes les factures correspondantes au règlement de
votre client en cliquant en face de l’écriture voulue sur la case dans la colonne « R »
: vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez sélectionner toutes les écritures.
: vous cliquerez sur ce bouton, si vous voulez annuler toutes les sélections
d’écritures.
Une fois les écritures sélectionnées, cliquez sur « Valider » puis « OK ».
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Renseignez enfin le reste des informations.
Exemple :
Enfin cliquez sur le bouton « Valider ».
Vous pourrez également éditer un reçu à remettre au client ou à lui envoyer pour confirmation
de la réception du règlement.
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5° - Gestion de caisse (Etat de contrôle de caisse) :
En fin de journée, vous allez comptabiliser votre caisse et dans le même temps pour pouvoir
contrôler la caisse, renseigner le montant de l’état de la caisse.
Vous devez être sur le mouvement « Etat de caisse » qui correspond à votre caisse (voir code
caisse et libellé du mouvement pour identifier la caisse), sinon faites les jumelles et
sélectionnez votre caisse.
Appuyer sur « Modifier » et indiquez en SORTIE le montant de votre caisse.
Pour vous aidez à comptabiliser l’état de caisse, vous pouvez cliquer sur le bouton «
d’accéder à l’écran suivant :
Il suffit de saisir pour chaque billet ou pièce le
nombre qui a été trouvé dans la caisse et
automatiquement le montant calculé pour chaque
billet et pièce apparaît
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» afin
Ici le système indique le
montant cumulé de toutes les
pièces et billets de la caisse
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Ensuite cliquer sur « OK », le montant « TOTAL ESPECE » sera automatiquement reporté
dans la zone « SORTIE ».
Cliquer sur « VALIDER », pour enregistrer le montant d’état de caisse.
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6° - Gestion de caisse (Edition des règlements comptant):
En fin de journée, on lancera l’édition des règlements comptant afin de visualiser le journal de
caisse et vérifier s’il n’y a pas d’erreur dans la comptabilisation de la caisse.
Allez dans le menu « Ventes » puis « Edition des règlements comptant ».
A
B
A - Période : ici on indique la période pour laquelle on veut voir l’état des règlements
comptant.
Dans le cas de la vérification de l’état de caisse, la période correspondra à la date du jour.
B - Caisse : ici on indique le code de la caisse à contrôler.
Si vous voulez tous les modes
de règlements faites « Oui ».
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Cliquez du gauche sur l’imprimante
pour éditez votre journal
ou
Cliquez du droit pour une visualisation.
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Fond de Caisse du matin
Etat de Caisse du soir
Vous avez dans ce document :
- Toutes les factures ou remboursements comptants de la journée.
- Tous les mouvements de caisse.
- Votre Fond de caisse du matin.
- Votre Etat de caisse du soir.
- Votre écart de caisse (entouré : Total règlement : ESPECE ).
o Positif : il vous manque de l’argent dans votre Etat de caisse.
o Négatif : vous avez trop d’argent dans votre Etat de caisse.
Une fois que vous avez vérifiez ce journal, et
uniquement s’il est correct répondez « Oui » à la
question « Votre état de caisse est-il correct ? ».
Sinon faites « Non » et
correspondante au problème.
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