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Integral to the Economy,
Integral to Procurement
2012 Study of Participation of Small and Medium
Enterprises in Federal Procurement
January 2013
Office of Small and Medium Enterprises and Strategic Engagement
Acquisitions
Your Buyandsell.gc.ca is Open
Table of Contents
Background ................................................................................................................................... 1
Context..................................................................................................................................... 1
Scope and Limitations ............................................................................................................. 2
Structure of the Study .............................................................................................................. 2
Purpose of the Report .............................................................................................................. 2
Results and Next Steps.................................................................................................................. 3
Key Findings ............................................................................................................................... 3
Underscoring the reality of small firms ................................................................................... 3
Top priorities for barrier reduction .......................................................................................... 3
Confirmation of anecdotal evidence ........................................................................................ 3
Entry into government market ................................................................................................. 3
Alignment of expectations and reality ..................................................................................... 3
Next Steps ................................................................................................................................... 4
Respondents ................................................................................................................................... 5
Representation across broad industry sectors .......................................................................... 5
Location ................................................................................................................................... 5
Ownership Profile .................................................................................................................... 5
Size of Business ....................................................................................................................... 6
Years in business ..................................................................................................................... 6
Participation in Federal Procurement in the Last Five Years .................................................. 6
Role in supplying to government............................................................................................. 7
Length of time selling to government...................................................................................... 7
Bidding and Business .................................................................................................................... 8
Motivations for bidding ........................................................................................................... 8
Competitive advantage in marketing to government ............................................................... 8
Finding government business opportunities ............................................................................ 9
Cost of Bidding ........................................................................................................................ 9
Bidding Frequency (Number of times bid on a federal contract during the last 5 years) ..... 11
Percentage of sales with the government .............................................................................. 11
Change over the past 5 years ................................................................................................. 12
Challenges .................................................................................................................................... 13
Current Barriers to participation and involvement ................................................................ 13
Reasons for not winning ........................................................................................................ 14
Length of time to be paid ....................................................................................................... 15
Government responsiveness to the needs of business ........................................................... 15
Internal changes ..................................................................................................................... 15
Tools and Services ....................................................................................................................... 16
Ease of use of GETS/MERXTM ............................................................................................. 16
Awareness of OSME-SE ....................................................................................................... 17
Awareness and use of additional federal procurement related services and programs ......... 17
Successes ...................................................................................................................................... 18
Success Rate .......................................................................................................................... 18
Positive aspects of federal procurement ................................................................................ 20
Future Bidding Intentions ...................................................................................................... 21
Participation in other public procurement ............................................................................. 21
Conclusion ................................................................................................................................... 22
Background
Context
Small and medium enterprises (SMEs) are defined as business with less than 500 employees.
Over 99% of Canadian businesses are small and medium enterprises. These companies are an
integral part of Canada’s economy, accounting for 45% of GDP, 64% of all jobs in the economy,
and 53% of net employment growth. Within the range of SMEs, small companies are defined as
companies that produce goods and have less than 100 employees, or that provide services and
have less than 50 employees. Further, over 87% of all Canadian businesses have fewer than 20
employees, accounting for over 2 million jobs.1 SMEs matter to Canada.
SMEs are equally important to Government of Canada procurement. Each year, Public Works
and Government Services Canada (PWGSC), on behalf of government, awards more than $16
billion in contracts for goods and services. On average, approximately 40% of the value, and
76% of the number, of contracts with Canadian companies goes to SMEs. For contracts worth
less than $1M, these percentages rise to 75% and 80% respectively.2 These figures represent
businesses in all parts of Canada that help the government benefit and serve Canadians. SMEs
matter to procurement.
As part of its overall mandate, Public Works and Government Services Canada (PWGSC)
continuously seeks to investigate and develop services for increasing the efficiency and economy
of the federal public administration and for enhancing integrity and efficiency in the contracting
process. The Office of Small and Medium Enterprises and Strategic Engagement (OSME-SE)
was first created in 2005, with a mandate to help SMEs do business with the government. It
helps SMEs understand how to do business with the government, and helps the government
understand, and respond to, the needs of SMEs.
One of the first things OSME-SE did was to consult small and medium businesses across Canada
to find out what issues mattered to them.
Since then, additional studies both within and outside government, and discussions with
suppliers in the course of doing business have provided more information on those issues, and
OSME-SE has helped over 200,000 individuals and suppliers across Canada in doing business
with the Government of Canada, through a variety of service offerings, including seminars on
how to do business with the federal government, presentations to industry associations, webinars,
supplier meetings, telephone advisory services and through participation at tradeshows and
conferences.
In 2012, OSME-SE conducted a study to see which issues are most important to SMEs now, and
to see whether the services it offers can be refined. This study sought to:
• better understand barriers to participation in federal procurement;
• assess the gap between services offered and those required;
• increase awareness of existing services; and
• facilitate comparison with other jurisdictions.
1
2
http://www.ic.gc.ca/eic/site/061.nsf/eng/h_02711.html
PWGSC Acquisitions Information System (AIS) Data, 2012
1
The study was open to companies of all sizes in all industries. PWGSC sought input through
notices posted on www.buyandsell.gc.ca. OSME-SE also sent emails to suppliers and industry
associations notifying them of the opportunity to participate.
Scope and Limitations
The scope of the study was limited to fact-based questions related to respondents’ experience
with federal public procurement.
In conducting the study, OSME-SE, specifically sought input from two groups of stakeholders
who had not traditionally been represented in information on federal procurement: companies
who have generally worked as subcontractors and companies who have not done business with
the government. Both of these groups can provide valuable information on the experience of
trying to enter the government marketplace and insight that has not previously been available.
Questions were also asked about the profile of the companies to provide information not
currently available from other sources.
Respondents could choose whether or not to participate at all, and whether to answer specific
questions. Therefore, results may or may not be representative of all suppliers, especially specific
groups of suppliers. Also, responses from one question can be examined in light of responses to
other questions, but cannot establish that one point causes another except where specifically
asked.
Structure of the Study
The study was based on an online questionnaire open from June-September 2012, and had a total
of 42 questions. Respondents were not asked to answer all 42 questions, since some questions
relevant to companies who had done business to the government were not relevant for companies
who had not, and vice versa.
350 respondents participated in this study. Some questions offered the option of choosing more
than one possible answer, meaning that the number of possible responses varies by question.
The majority of respondents indicated they became aware of the opportunity to participate by
receiving a direct invitation e-mail from OSME-SE or by being informed by an industry
association.
Purpose of the Report
This report is designed to summarize findings of interest to most stakeholders and to outline the
steps that will be taken to respond to the findings.
For readers interested in more in-depth analysis of results, additional information is available on
request. Please contact OSME-SE via [email protected].
2
Results and Next Steps
Key Findings
Underscoring the reality of small firms
84% of respondents indicated that they have less than one person dedicated full-time to finding
government business. Taken with the fact that more than 87% of businesses in Canada have
fewer than 20 employees, this result is probably the most significant finding of this study. For
suppliers, it helps focus attention on some of the results that may help them be more successful.
For government, it sheds new light on the importance of making procurement as simple and clear
as possible.
Top priorities for barrier reduction
The reasons companies choose not to participate in government procurement align very closely
with the sources of irritation for companies who are supplying to government, and with the areas
respondents felt were most important for government to change. These are:
• Volume of paperwork
• Contracts awarded based on lowest price rather than overall best value
• Difficulty finding opportunities not on the Government Electronic Tendering Service
(GETS)/MERXTM
• Cost of bidding
• Clarity of solicitation documents
Confirmation of anecdotal evidence
The study supports what has been heard anecdotally from suppliers. This helps confirm which
areas of procurement to focus on, and helps understand the potential relationships between
various issues.
Entry into government market
35% of respondents have been supplying to government for less than 5 years. For suppliers who
are interested in selling to government, this can help provide reassurance that it is possible to
enter the government market. For the government, it can help provide reassurance that it is
getting access to new suppliers, keeping competition open and fresh.
Alignment of expectations and reality
The reasons respondents gave as being most important to their decision to bid align well with the
aspects of procurement they most chose as being positive. This seems to imply that respondents’
expectations of procurement are being met.
3
Next Steps
PWGSC will take a number of steps to respond to the results of this study. They include:
• Further efforts to address key areas for improvement identified by respondents;
• Enhance government-supplier communication and engagement initiatives;
• Refine services offered by OSME-SE; and
• Further examine how procurement is managed.
Specific examples of how PWGSC will work to achieve these steps include, but are not
necessarily limited to:
•
Focus efforts on addressing the following key areas for improvement, both within PWGSC
and with colleagues across government:
o Decrease the volume of paperwork
o Focus on awarding contracts based on best overall value
o Make it easier to find opportunities not on the Government Electronic Tendering Service
(GETS)/MERXTM
o Reduce the cost of bidding, including time, effort and money
o Clarify solicitation documents
•
Make the Government Electronic Tendering Service (GETS) more user-friendly with a
specific focus on making opportunities easier to find.
•
Continue to strengthen supplier outreach and engagement.
•
Help suppliers understand how to obtain information on the reasons their bids were
unsuccessful, and clarify guidance to contracting authorities on how to provide this
information.
•
Work with colleagues across government to promote timely payment of invoices.
•
Enhance the capacity for government-supplier engagement through social media and email.
•
Compare results with other jurisdictions to further understand supplier experience with
government procurement.
•
Conduct similar studies on a regular basis to monitor and understand change.
4
Respondents
The study asked for general information about the companies who chose to respond, to help
understand the context for responses to other questions, and how factors may be experienced
differently by different companies.
Representation across broad industry sectors
The percent of respondents who provide services and are in the construction industry aligns well
with the percent of known suppliers in these areas, however the percent of respondents who
provide goods was smaller than the percent of known goods suppliers.
Location
For this question and others, the number of responses exceeds the number of respondents who participated in the
study, because respondents could select all applicable answer choices.
National Capital
Region (Ottawa and
Ga tinea u), 72
Quebec - except
Ga tineau, 25
New Brunswick, 15
Nova Scotia, 36
Newfoundland and
Labra dor, 17
Prince Edward
Island, 8
Ontario - except
Ottawa , 139
Yukon, 12
Northwest
Territories, 7
Ma nitoba, 16
Nunavut, 6
Sa ska tchewa n, 15
Outside Ca nada , 19
Alberta , 55
British Columbia,
105
Figure 1: Respondent Regional Business Location(s)/Representation
With the exception of Quebec, the regional representation of respondents generally aligns with
supplier regional representation in government procurement. The percent of respondents is less
than the percent of suppliers from Quebec, although the study was conducted in both official
languages, and the OSME regional office in Quebec supplemented national awareness effort
with regionally focussed notification.
Ownership Profile
Over one third of respondents identified as having ownership profiles associated with
employment equity categories: Aboriginal-owned (4%), Woman-owned (19%), Minority-owned
(10%), and Owned by a person or persons with a disability (1%). This is the first time PWGSC
has information about broader ownership profiles linked to procurement and will help OSME-SE
identify service refinements for these groups.
5
Size of Business
Between 50-99
employees, 15
Between 100249 employees,
11
Between 5-49
employees, 127
Between 250499 employees,
9
0 employees,
34
More than 500
employees, 14
Between 1-4
employees, 139
Figure 2: Size of business
These numbers are generally consistent with Industry Canada’s July 2012 Key Small Business
Statistics Report, which found that over 99% of all business in Canada are small and medium
businesses, and over 80% of all businesses have fewer than 20 employees.
Years in business
The majority of respondents were either relatively new businesses (28% in business for 1-5
years) or very experienced (38% in business for 20+ years).
Participation in Federal Procurement in the Last Five Years
Yes, via noncompetitive
process, 23
Yes, as a subcontractor, 14
Yes, via
competitive
process, 57
Yes, via
competitive
process and a noncompetitive
process, 21
Yes, via
competitive
process and as a
sub-contractor, 12
Yes, via noncompetitive
process and as a
sub-contractor, 7
No, 82
No, I participated
in a bid/offer but
did not win, 46
Yes, via
competitive
process, a noncompetitive
process and as a
sub-contractor, 43
Figure 3: Participation in federal procurement
The fact that over one-quarter of all respondents have not participated in federal procurement in
the last five years provides OSME-SE with unprecedented insight into the full range of
respondent experience with government procurement.
6
Role in supplying to government
60% of respondents indicated that they usually participated in government procurement as prime
contractors. 25% indicated that usually participated as subcontractors. 15% primarily participated
in a partnership/joint bid/consortia role.
The vast majority of respondents who acted as subcontractors were small businesses, although
some large firms also served as subcontractors.
Length of time selling to government
0
15
30
Number of Responses
45
60
75
90
10 years or more
7-9 yea rs
5-6 yea rs
3-4 yea rs
1-2 yea rs
Less than 1 year
Under 5 employees
Between 50-99 employees
500 + employees
105
Cumulative bar graphs
We have used these graphs to present
two sets of information in the same
graph. The numbers along the top or
bottom are the number of responses.
For example, 105 respondents have
been selling to government for more
than 10 years, 12 for 5-6 years, etc.
The colours within the bar show how
that number breaks down. For
example, of the 105 who have been
selling to government for 10+ years,
27 have fewer than 5 employees, 51
have 5-49 employees, 11 have 50-99,
etc.
Figure 4: Length of time selling to government by size of business
When the responses for length of time selling to government are also compared to the responses
for the number of years respondents have been in business, it is clear that the new entrants to the
government procurement marketplace include relatively new companies.
7
Bidding and Business
The study explored several aspects of the respondents’ involvement in federal procurement, from
the reasons why companies bid, to ways they searched for business, costs associated with
bidding, and bidding history. For respondents who have done business with government, the
study also explored the extent of that business.
Motivations for bidding
Number of Responses
0
100
200
300
Fina ncia l Return
Further Business Opportunities
Contra ct Consistent with Business
Stra tegy
Reputa tional Benefit of Acting a s
Supplier to GC
Experience from Supplying to
Public Sector
Most Importa nt
Importa nt
Avera ge
Not Importa nt
Lea st Importa nt
Figure 5: Motivations for bidding
As expected, while the revenue from a specific contract is one reason respondents bid on
government contracts, finding further business opportunities and the contract aligning with the
company’s business strategy are equally important. More clearly understanding the reasons
companies might choose to participate in federal procurement is important to understanding the
possible economic leverage of public procurement, and helping both suppliers and government
frame and manage expectations for procurement.
Competitive advantage in marketing to government
Product or service qua lity
Cost effectiveness
Innova tive products
Inputs sourced from Ca na dia n-owned
suppliers
After-sa les service
Compa ny’s relia bility a nd reputa tion
Knowledge a nd industry experience
Prefer not to a nswer
Other
0
25
50
75
100
125
150
175
Number of Responses
Figure 6: Competitive advantage of firms
These findings confirm that although offering the lowest price may not be the primary driver for
determining a company’s competitive advantage, it remains a key consideration, reinforcing the
point that quality is not necessarily sacrificed for price.
8
Finding government business opportunities
Other , 48
The
government
contacts me
directly, 66
Word of
mouth/
business
acquaintanc
es, 123
MERX, 170
Figure 7: Finding federal procurement opportunities
Other ways respondents became aware of procurement opportunities included:
• Procurement opportunity websites, including Biddingo, Link2Build and RFP.ca;
• Provincial governments’ procurement portals, including Alberta Purchasing Connector,
SaskTenders and BC Bid;
• Industry associations, including the Ontario Public Buyers Association (OPBA) and
Provincial Land Surveyors Associations; and
• Social media.
No correlation was apparent between how respondents found procurement opportunities and
business size. However, respondents who had been in business for longer periods of time or had
been doing business with government for longer periods of time, or both, were more likely to be
contacted by the government directly. This is not surprising, because companies that have been
in business longer have had longer to promote themselves, thereby increasing client awareness of
the goods or services the company provides.
The Government Electronic Tendering Service, currently provided by Mediagrif as MERXTM,
and word of mouth were the most common means of becoming aware of procurement
opportunities regardless of size, time in business, time selling to the government, or resources
dedicated to finding business with the government.
Cost of Bidding
There are three key elements associated with the cost of bidding: money, time and resources.
Cost of bidding as a percentage of contract value
While OSME-SE has heard anecdotally, and substantiated through preliminary research, that the
cost of bidding generally starts at a minimum of $5,000, and grows in proportion to the contract
value, the responses to this question did not provide definitive results. There was no clear
correlation between contract value and the cost of bidding, either overall or for goods or services.
Inexplicably, over half of respondents from the construction sector indicated they allocated 0%
of contract value to bidding. Additional research will be necessary to understand the financial
cost of bidding.
9
Cost of bidding in working days
Number of Responses
0
20
40
60
80
100
120
More than 15
working days
Between 11 - 15
working days
Between 6 - 10
working days
Between 1 - 5
working days
Less than 1
working day
Construction
Goods
Services
Figure 8: Cost of bidding as number of working days
OSME-SE was interested to see whether there was any correlation between the amount of time
allocated to preparing a bid submission and a respondents’ length of time in business, the amount
of time they had been selling to the government, or contract award success rate. However, no
correlation was found between these four criteria.
Cost of Bidding in Internal Resources
Yes, but less
than 1
employee's
full time, 110
None, 142
Yes, 1
employee's
full time, 22
Yes, between
1-5
employees'
full time, 14
Yes, more
than 5
employees'
full time, 12
Figure 9: Resources dedicated to finding government business
84% of all respondents had less than one full time employee dedicated to finding federal
government business. OSME-SE expected that large firms would have more resources dedicated
to finding government business, however even some respondents from large firms had less than
one full time employee dedicated to finding government opportunities. This means that business
of all sizes need the bidding process to be as simple and straight-forward as possible.
10
Bidding Frequency (Number of times bid on a federal contract during the last 5 years)
Number of Responses
0
15
30
45
60
75
90
More than 151
Between 101-150
Between 51-100
Between 21-50
Between 11-20
Between 6-10
Between 1-5
Under 5 employees
500 + employees
Figure 10: Bidding frequency by business size
Data also showed that respondents who had been in business for longer periods of time bid more
often. However, there was no correlation between businesses that had been selling to the
government for longer periods of time and bid frequency. This could be explained in two ways.
More experienced respondents may feel more confident about bidding on more opportunities
once they have developed some experience with government procurement, or as companies
become more experienced, they may become more selective about the opportunities they choose
to bid on.
Percentage of sales with the government
100%
Between 75% - 99%
Between 50% - 75%
Between 25% - 50%
Between 10% - 25%
Between 5% - 10%
Between 1% - 5%
Between 0% - 1%
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Number of Responses
Figure 11: Percentage of sales with the government
70% of respondents had less than one-quarter of their total dollar sales with the government,
while 14% of respondents had over 75% of the value of their sales with the government.
Respondents who indicated that 25% or more of their total sales were with the government were
asked to specify how many government departments they sold to. Of these, 54% sold to no more
11
than three departments while 13% sold to ten or more departments. This may point to a potential
vulnerability for certain respondents. Relying on a very small number of government
departments as the primary source of business revenue may make it harder for such respondents
to adapt to changes in the procurement needs or fiscal climate of the specific departments they
sell to and the Government of Canada as a whole.
Change over the past 5 years
13% of all respondents indicated that their percentage of total dollar sales with the government
had increased over the past five years. 55% of respondents indicated that their percentage of total
dollar sales with the government had remained constant over the last five years, while 32%
indicated that their percentage had decreased. These rates were relatively consistent, both
overall and when examining responses for goods, services and construction separately.
The information gathered does not indicate whether changes are a result of changes by
government, or changes by the supplier.
12
Challenges
A key part of OSME-SE’s mandate is to work to mitigate barriers to supplier participation in
federal procurement. The study explored which issues are most important to SMEs now,
regardless of whether they have or have not yet done business with the government.
Current Barriers to participation and involvement
Not applicable
Other
Don’t know how to bid
Don’t know how to find opportunities
Don’t know if the government buys my good or service
Access to computer, Internet speed
Requests to perform out-of-scope work without contract modifica tion
Scope, including qua ntity, delivery schedules and geographic requirements
Time it takes to get paid
Time constraints between bidding and contract award affects ability to
plan bid/schedule work
Don't understand why our business did not meet requirements
Unawa re of unmet requirements
Disconnect between requirement for availability and guarantee of business
Award ba sed on price ra ther than va lue
Liability and insurance requirements
Restrictive bonding, bid or contract security requirements
Minimum ca pital or inventory requirement
Minimum business volume
Minimum number of employees
Minimum number of years in business
Criteria are unclear
Use of outdated technology
Volume of pa perwork
Different procedures across government
Overlapping procurements, knowing which to bid on
Security clearance procedures
Difficulty finding opportunities not on MERX
Cost of bidding
Cla rity of solicitation documents
Government doesn't buy my product or service
0.0%
Issues Experience Selling to GC
Reasons Not Sold to GC
2.0%
4.0%
6.0%
8.0%
10.0%
12.0%
Percentage of Responses
Figure 12: Barriers to participation and involvement in procurement
Percentages shown are percentages of total responses from the respective group of respondents.
13
Barriers raised by both respondents who had, and had not, sold to the government in the last five
years were very similar. The top five barriers/issues identified by all respondents were:
1. Volume of paperwork
2. Contracts awarded based on lowest price rather than overall best value
3. Difficulty finding opportunities not on the Government Electronic Tendering Service
(GETS)/MERXTM
4. Cost of bidding
5. Clarity of solicitation documents
These top barriers were consistent across all business sizes. It is important to remember that
results do not mean the items selected less often are not barriers. This is especially true for items
that may apply only to certain groups of respondents or suppliers.
Respondents were also asked to identify changes the government could make to increase their
ability to do business with the government in the future. Not surprisingly, the changes identified
as being most important were the same as the top five barriers above. Respondents indicated that
they would like the government to:
• Decrease the volume of paperwork;
• Focus on awarding contracts based on best overall value;
• Make it easier to find opportunities not on the Government Electronic Tendering Service
(GETS)/ MERXTM;
• Reduce the cost of bidding; and
• Clarify solicitation documents.
Reasons for not winning
27% indicated that ‘price’ played a major factor in losing the competition, while 10% selected
‘technical requirements’ as the reason why they lost the competition. 20% of respondents
indicated ‘other’ reasons for not winning, and were asked to elaborate. Of these, the most
common reason related to security clearances; either due to respondents being uncertain of
requirements, or not receiving required clearance in time.
43% of respondents indicated that they were unaware of the reason their bid was not successful.
These were evenly split between those who did not know how to obtain feedback and those who
had concerns with the feedback system.
14
Length of time to be paid
More than 90 days
Between 61-90 days
Between 31-60 days
30 days
Under 30 days
0%
10%
20% 30% 40% 50%
Percentage of Responses
60%
Figure 13: Length of time to be paid
Overall, these findings confirm what has been heard anecdotally from suppliers with respect to
payment time in relation to the 30 day timeline stipulated by the Treasury Board of Canada.
What is not clear from the data is the extent to which payment after 30 days was within one or
two days – and possibly related to postal delivery, or closer to 60; and for respondents who are
both prime contractors to government and subcontractors to other firms supplying to
government, whether their responses reflect payment by the government, the prime contractor, or
both.
Some delays may be addressed through increased use of existing payment options such as direct
deposit and credit cards. In addition, proposed changes to financial systems may further help in
the future.
Government responsiveness to the needs of business
13% of respondents who had been selling to the government for five years or more found that the
government had become more responsive to the needs of business. This rate was higher when
respondents were asked about specific initiatives introduced by PWGSC over the past five years
to respond to needs of suppliers, such as: National Goods and Services Procurement Strategies;
the Canadian Innovation Commercialization Program; and the buyandsell.gc.ca website,
including improvements to the Standard Acquisitions Clauses and Conditions.
Internal changes
A minority of respondents indicated they could make internal changes to increase their ability to
conduct business with the government.
For respondents who did identify potential internal changes, the most common changes related
the number of resources and skills dedicated to finding government business. Other possibilities
included: security clearances; increased networking; increased specialization and general
business experience.
15
Tools and Services
The Government of Canada has a number of procurement tools, services and programs available
to suppliers. The study explored how widely they are known and used.
Tools and Services
GETS/MERXTM
Office of Procurement Ombudsman
Canadian Innovation Commercialization Program
Canadian International Trade Tribunal
Pre-Qualified Supplier Data
Industrial and Regional Benefits
Department Dispute Resolution Offices
Claims/ ex Gratia Payments Policy
Aware
230
93
93
80
80
73
58
53
39
Used
224
79
9
19
9
22
12
4
6
In all cases, the questionnaire included hyperlinks to the websites associated with these tools and
services to provide respondents with the opportunity to obtain additional information.
For some key tools and services, additional questions explored further information about use and
satisfaction.
Ease of use of GETS/MERXTM
No,
Complicated to
use, 16
No, Requires
too much time
to find
opportunities,
25
No, Doesn’t
display new
opportunities
clearly enough,
14
Yes, Easy to
Use, 152
No, Other, 8
No, Doesn’t
provide enough
assistance, 10
Figure 14: Ease of use of GETS/MERXTM
Awareness and ease-of use responses were consistent across business size, time in business,
length of time selling to the government, or resource dedicated or not dedicated to finding
government business opportunities.
“Other” responses included: quality of the search function; industry categorization; and
information on non-competitive contracting. With respect to the issue of non-competitive
contracting, Advance Contract Award Notices are posted to alert the supplier community when a
department or agency intends to award a non-competitive contract, and provides the opportunity
to indicate an interest and capability to deliver the good or service.
16
Awareness of OSME-SE
38% of respondents indicated they were aware of the role OSME-SE plays in federal
procurement. Businesses that started selling to the government since OSME-SE became fully
operational were more likely to indicate awareness of OSME-SE than businesses that had been
selling to the government prior to the creation of OSME-SE.
Small and medium enterprises were more likely to indicate an awareness of OSME-SE than
larger firms. This is not surprising given the target market for the services of OSME-SE.
Respondents who indicated they were aware of OSME-SE were also asked to rate specific
OSME-SE services. While just under half of respondents who had used OSME-SE
communication channels such as telephone or email rated them as “very good” or “excellent”
that rate increased to two-thirds or more for respondents who used specific, targeted services
such as receiving general information regarding the procurement process, regarding how to bid
and having questions answered in a timely manner.
Awareness and use of additional federal procurement related services and programs
The majority of respondents who had participated either successfully or unsuccessfully in the
procurement process during the past five years had higher awareness and usage rates of the
programs and services listed in the questionnaire than respondents who had not been involved in
procurement.
The most used services and programs, aside from OSME-SE and MERXTM, by respondents who
had successfully participated in federal procurement were: Canadian International Trade
Tribunal; Industrial and Regional Benefits; and Department Dispute Resolution Offices.
17
Successes
The study also explored aspects of federal procurement that are working well.
Success Rate
0
5
10
Number of Responses
15
20
25
30
100%
75% - 99%
50% - 75%
30% - 50%
20% - 30%
10% - 20%
5% - 10%
1% - 5%
0% - 1%
Under 5 employees
500 + employees
Figure 15: Success rate by business size
Research elsewhere suggests that having between 3 and 10 bids generates a sufficient degree of
competitive pressure while reducing the degree of productivity associated with unsuccessful
bids.3 Based on this, the corresponding success rate would be 10% - 30%.
Below a certain threshold, the cost of competition may not be cost-effective. Accordingly, for
contracts below $25,000, there is an exception to the requirement for competition, and
departments may direct the contract to a specific supplier.4 For respondents who focus on
contracts below this value, and are less likely to be competing for business, bid success rates
would approach or equal 100%.
There seems to be a correlation between higher contract award success rates and businesses that
have existed for longer periods of time, suggesting that these companies have either learned from
experience, become more targeted in their efforts, or both.
In examining success rates and internal resources, there was no clear correlation. However it
does seem as though a business with more than one full-time employee, is slightly more likely to
have won one or more contracts than businesses with one full-time employee or less. 80% of
companies with less than one employee have been awarded contracts, 82% for companies with
one full-time employee, and 92% for companies with more than one.
The 2011 Trends in Federal Contracting for Small Businesses report produced by American
Express regarding the American federal government procurement process, found that
3
Ruiz-Torres, A. J., Mahmoodi, F. (2007). The Optimal Number of Suppliers Considering the Costs of Individual Supplier
Failures. OMEGA, 35, 104-115. AND Costantino, N., Falagario, M., Iacobellis, G. (2008). Reducing the Cost of Public Tenders:
A Modest Proposal. 1-14.
4
http://laws-lois.justice.gc.ca/eng/regulations/SOR-87-402/FullText.html
18
respondents had to bid on average 4.4 times before being awarded their first contract.5 While
OSME-SE’s 2012 study did not seek this information, it provides potentially useful information
to both suppliers and government, by suggesting a need to learn from experience on how to
participate in public procurement.
In addition, PWGSC contracting data show that SMEs are successful in doing business with the
government. On average, approximately 40% of the value, and 76% of the number, of
government contracts with Canadian companies goes to SMEs. In looking closer at that data, it
is clear that SMEs perform well on contracts below $25,000, and on contracts of much higher
values as well, including contracts of more than $1million. 6
The following two graphs of actual PWGSC contract data show the average breakdown of
contracts to Canadian companies over the past five years by the value of the contract and the size
of the company. The first graph shows the breakdown of the dollars (value); the second shows
the number of contracts (volume).
Value (PWGSC Acquisition Information System (AIS) Data, 2012)
100%
90%
80%
29%
26%
23%
13%
14%
16%
47%
70%
60%
27%
19%
73%
50%
30%
Medium
Businesses
19%
40%
58%
61%
61%
Small
Businesses
54%
20%
Large
Businesses
34%
10%
14%
14%
0%
0-25k
25k-75k
75k-400k
400k-1M
1M-10M
Above 10M
Figure 16: Distribution of all contract dollars by contract size and business size
Volume (PWGSC Acquisition Information System (AIS) Data, 2012)
100%
90%
22%
22%
22%
13%
13%
15%
27%
80%
70%
37%
63%
17%
60%
19%
50%
Medium
Businesses
40%
30%
Large
Businesses
66%
65%
63%
15%
56%
44%
20%
Small
Businesses
22%
10%
0%
0-25k
25k-75k
75k-400k
400k-1M
1M-10M
Above 10M
Figure 17: Distribution of all contracts by contract size and business size
5
6
https://c401345.ssl.cf1.rackcdn.com/pdf/VIPSurvey1_FINAL_4.3pdf.pdf page 6.
PWGSC Acquisitions Information System (AIS) Data, 2012
19
Positive aspects of federal procurement
Other (please specify)
Openness
Fairness
Transparency
Integrity of the procurement process
Access to debriefs after contract award
Access to recourse mechanisms to submit
complaints
Procurement promotes entrepreneurship and
business risk taking
Opportunity of innovation within Canadian
Innovation Commercialization Program (CICP)
Consulting with suppliers on National Goods and
Services Procurement Strategies
Increase in credibility by selling to the GC
Stable opportunities
Government is guaranteed to pay
0
50
100
150
200
Number of Responses
250
Figure 18: Positive aspects of federal procurement
To balance the questions in the section on challenges, the study also asked respondents about
what is working well in procurement. The three aspects of procurement most chosen as working
well are consistent with the top motivations for bidding. For ease of reference, respondents
indicated that financial return, consistency with business strategy, and further business
opportunities were the most important reasons they would bid on federal procurement. The fact
that these aspects were also most selected as working well demonstrates alignment between
expectation and reality.
It is important to note that a low number for any given response choice does not necessarily
indicate that certain aspects of procurement are not working well. For example, half of the
respondents did not know they can request information on why they did not win a contract. Not
knowing this, a respondent would be unlikely to choose it as a positive aspect of procurement.
Similarly, the low number of responses related to openness, access, fairness, and integrity may
suggest that respondents have concerns or that these aspects are inherent enough in federal
procurement that they are less likely to attract comment. Although one respondent specifically
indicated a concern over fairness when explaining their answer, other responses indicate this is
not a general view.
20
Future Bidding Intentions
We will bid less in 2012
We will not bid in 2012
We will bid the same in
2012
We will bid more in
2012
0
20
40
60
80
100
Number of Responses
Figure 19: Future bidding intentions
Of respondents who bid unsuccessfully in the past, 25% indicated they would bid at similar
rates, while 31% indicated they would bid more in the future.
Of respondents who bid successfully, 44% indicated they would bid at similar rates, while 32%
indicated they would bid more in the future.
It is also encouraging to note that 49% who indicated that they had not bid in the last five years
indicated that they did plan to bid in 2012.
Participation in other public procurement
Provincial
Bid on contracts
176
Been awarded contracts
127
US
32
21
Mexico
3
2
Elsewhere
36
30
Total
247
180
The majority of respondents who had attempted to sell either successfully or unsuccessfully to
the federal government were also involved in provincial procurement. Further, many respondents
who participated in federal procurement had also received provincial contracts, and to a lesser
extent, foreign contracts, implying that success in one jurisdiction correlates with success in
other jurisdictions.
21
Conclusion
Overall, the objectives of this study were achieved in acquiring information for OSME-SE,
PWGSC, and the Government of Canada as a whole, to better understand and validate the
experience of small and medium enterprises (SMEs) in federal procurement.
Key findings from this study underscore the reality facing small firms; reinforce the top priorities
for barrier reduction; confirm what has been heard anecdotally; confirm that new suppliers
continue to enter the government marketplace; and indicate an alignment between respondents’
expectations and the current federal procurement environment.
The study reinforces the fact that many SMEs participate in federal procurement, but it also
highlights issues related to the quality of SME participation. Success involves both participation
rates, and the degree to which the procurement process operates smoothly, efficiently and
effectively. Challenges faced by companies of all sizes are felt more acutely by small businesses
and are indicative of the need for continued improvement. Changes that streamline and simplify
the experience for suppliers can improve participation, reduce costs throughout the system,
benefit the government, and help serve Canadians.
The study provided important information which will be used by OSME-SE, in collaboration
with PWGSC and other government departments, in its ongoing work to improve the
procurement process for all suppliers. Next steps include:
• Further efforts to address key areas for improvement identified by respondents;
• Enhance government-supplier communication and engagement initiatives;
• Refine services offered by OSME-SE; and
• Further examine how procurement is managed.
On behalf of the Government of Canada and PWGSC, OSME-SE would like to thank all supplier
and industry associations who informed their members of the opportunity to participate and all
respondents who answered the questionnaire. OSME-SE is encouraged by the responses and
hopes to undertake similar studies in the future. If you would like additional information
regarding the study, please contact OSME-SE via email at [email protected].
For general information on OSME-SE, on how to do business with the government, or to register
as a supplier,
• Call our InfoLine at 1-800-811-1148;
• Click to send us an email [email protected] or visit us online at
www.BuyandSell.gc.ca or http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/pme-sme/indexeng.html,
• Visit our offices in Halifax, Montreal, Gatineau, Toronto, Edmonton, or Vancouver (all
contact information is provided at the website above)
22
Vision
Our vision is to foster and maintain trust and confidence in federal government procurement.
We do this to help procurement benefit and serve Canadians
Mandate
We work with clients, including suppliers and procurement specialists from other government departments to:
• provide and support excellent service;
• align the perspectives of supply and demand to develop sound solutions;
• share and analyze information and business intelligence consistent with the principle of open government;
• provide procurement related advisory and information services; and
• foster innovation in policy, program delivery and support tools and technology.
Values
The management and staff of OSME-SE are guided in our work by the following core values:
• Relationships of trust are the cornerstone of our operations, and need to be built through stewardship,
service, and openness;
• Public procurement is an important profession based on the principles of both business and public service;
and
• Recognizing and balancing the needs of all stakeholders is essential to delivering procurement in the best
interest of the Government of Canada.
Engage, Understand, Influence
Partie intégrante de l’économie,
Partie intégrante de l’approvisionnement
Étude de 2012 sur la participation
des petites et moyennes entreprises
aux approvisionnements fédéraux
Janvier 2013
Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique
Approvisionnements
Votre Achatsetventes.gc.ca est Ouvert
Table des matières
Renseignements généraux .......................................................................................................................... 1
Contexte ................................................................................................................................................ 1
Portée et limites..................................................................................................................................... 2
Structure de l’étude ............................................................................................................................... 2
But du rapport ....................................................................................................................................... 3
Résultats et prochaines étapes ................................................................................................................... 4
Constatations clés...................................................................................................................................... 4
Soulignement de la réalité des petites entreprises ................................................................................. 4
Principales priorités de la réduction des barrières................................................................................. 4
Confirmation de preuve empirique ....................................................................................................... 4
Entrée sur les marchés gouvernementaux ............................................................................................. 4
Harmonisation des attentes et de la réalité ............................................................................................ 4
Prochaines étapes ...................................................................................................................................... 5
Personnes interrogées ................................................................................................................................. 6
Représentation dans l’ensemble des secteurs généraux de l’industrie .................................................. 6
Emplacement......................................................................................................................................... 6
Profil de propriété ................................................................................................................................. 6
Taille des entreprises............................................................................................................................. 7
Années en affaires ................................................................................................................................. 7
Participation aux approvisionnements fédéraux au cours des cinq dernières années ........................... 7
Rôle dans la prestation de service au gouvernement ............................................................................ 8
Période de vente au gouvernement ....................................................................................................... 8
Soumission et entreprise ............................................................................................................................. 9
Raisons de la soumission ...................................................................................................................... 9
Avantage concurrentiel de la commercialisation au gouvernement.................................................... 10
Trouver des occasions d’affaires avec le gouvernement..................................................................... 10
Coût de soumission ............................................................................................................................. 11
Fréquence des soumissions (nombre de fois où une soumission à un contrat fédéral a été présentée au
cours des cinq dernières années) ......................................................................................................... 12
Pourcentage des ventes auprès du gouvernement ............................................................................... 13
Changement au cours des cinq dernières années ................................................................................ 13
Défis ............................................................................................................................................................ 14
Obstacles actuels à la participation et à l’engagement ........................................................................ 14
Raisons de l’échec............................................................................................................................... 15
Délai de paiement ............................................................................................................................... 16
Réaction du gouvernement aux besoins des entreprises ..................................................................... 16
Changements internes ......................................................................................................................... 16
Outils et services........................................................................................................................................ 17
Facilité d’utilisation de SEAOG/MERXTM ......................................................................................... 17
Connaissance du BPME-ES ................................................................................................................ 18
Connaissance et utilisation d’autres services et programmes liés aux approvisionnements fédéraux 18
Réussites ..................................................................................................................................................... 19
Taux de réussite .................................................................................................................................. 19
Aspects positifs des approvisionnements fédéraux ............................................................................. 21
Intentions de soumission future .......................................................................................................... 22
Participation à d’autres marchés publics ............................................................................................. 22
Conclusion ................................................................................................................................................. 23
Renseignements généraux
Contexte
Les petites et moyennes entreprises (PME) sont définies comme des entreprises qui comptent
moins de 500 employés. Plus de 99 % des entreprises canadiennes sont des petites et moyennes
entreprises. Ces sociétés font partie intégrante de l’économie canadienne, représentant 45 % du
PIB, 64 % de tous les emplois au sein de l’économie et 53 % de la croissance nette de l’emploi.
Dans la gamme des PME, les petites entreprises sont définies comme des entreprises qui
produisent des biens et comptent moins de 100 employés ou qui fournissent des services et
comptent moins de 50 employés. En outre, plus de 87 % de toutes les entreprises canadiennes
comptent moins de 20 employés, représentant plus de deux millions d’emplois.1 Les PME sont
importantes pour le Canada.
Les PME sont également importantes pour l’acquisition du gouvernement du Canada. Chaque
année, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), au nom du
gouvernement, adjuge plus de 16 milliards de contrats de biens et services. En moyenne, environ
40 % de la valeur et 76 % du nombre de contrats avec les entreprises canadiennes sont adjugés
aux PME. En ce qui concerne les marchés qui valent moins de 1 M$, ces pourcentages s’élèvent
respectivement2 à 75 et 80 %. Ces chiffres représentent les entreprises dans tous les secteurs du
Canada qui aident le gouvernement à tirer parti des Canadiens et à les servir. Les PME sont
importantes pour l’acquisition.
Dans le cadre de son mandat global, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
(TPSGC) continue de chercher à enquêter sur les services et à les élaborer en vue d’accroître
l’efficience et l’économie de l’administration publique fédérale et d’améliorer l’intégrité et
l’efficience du processus de passation des marchés. Le Bureau des petites et moyennes
entreprises et de l’engagement stratégique (BPME-ES) a été créé pour la première fois en 2005
et avait pour mandat, d’une part, d’aider les PME à faire affaire avec le gouvernement, et d’autre
part, à aider le gouvernement à comprendre et à répondre aux besoins des PME.
Une des premières choses effectuées par le BPME-ES a été de consulter les petites et moyennes
entreprises partout au Canada afin de déterminer les enjeux qui étaient importants pour elles.
Depuis ce temps, des études supplémentaires menées au sein du gouvernement ainsi qu’à
l’extérieur, et des discussions avec les fournisseurs dans le cadre de leurs activités commerciales
ont permis d’avoir plus de renseignements sur ces enjeux et le BPME-ES a aidé plus
de 200 000 particuliers et fournisseurs partout au Canada à faire affaire avec le gouvernement
fédéral, au moyen d’une gamme d’offres de services, y compris de séminaires sur la façon de
faire affaire avec le gouvernement fédéral, des présentations aux associations d’industries, des
webinaires, des réunions de fournisseurs, des services consultatifs par téléphone et de la
participation aux salons professionnels et aux conférences..
En 2012, le BPME-ES a mené une étude afin de déterminer les enjeux qui sont à l’heure actuelle
les plus importants pour les PME et de savoir dans quelle mesure les services qu’il offre peuvent
être améliorés. Cette étude visait ce qui suit :
1
2
http://www.ic.gc.ca/eic/site/061.nsf/fra/h_02711.html
Données du système d’information sur les achats (SIA) de TPSGC, 2012
1
•
•
•
•
mieux comprendre les obstacles à la participation aux approvisionnements fédéraux;
évaluer l’écart entre les services offerts et ceux requis;
Accroître la sensibilisation aux services existants;
Faciliter la comparaison avec les autres compétences.
L’étude a été ouverte aux entreprises de toutes les tailles dans toutes les industries. TPSGC a
recherché des suggestions au moyen d’avis affichés sur le site https://achatsetventes.gc.ca//. Le
BPME-ES a également envoyé des courriels aux fournisseurs et aux associations d’industries
dans lesquels il les a informés de la possibilité de participer.
Portée et limites
La portée de l’étude a été limitée aux questions factuelles liées à l’expérience qu’ont les
personnes interrogées des marchés publics fédéraux.
Dans le cadre de l’étude, le BPME-ES a particulièrement recherché les suggestions de
deux groupes d’intervenants qui n’avaient pas, dans le passé, été représentés dans les
renseignements sur les approvisionnements fédéraux : les entreprises qui ont en général travaillé
comme des sous-traitants et celles qui n’ont pas fait d’affaires gouvernementales. Ces deux
groupes peuvent fournir des renseignements utiles sur l’expérience de la tentative d’entrer sur le
marché du gouvernement et sur un aperçu qui n’était pas disponible précédemment. On a
également posé des questions sur le profil des entreprises en vue de fournir des renseignements
qui ne sont pas disponibles actuellement dans les autres sources.
Les personnes interrogées pourraient choisir de participer à toutes les questions ou de répondre à
certaines en particulier. Par conséquent, les résultats peuvent être représentatifs de tous les
fournisseurs ou non, particulièrement des groupes précis de fournisseurs. De plus, les réponses à
une question peuvent être examinées à la lumière des réponses à d’autres questions, mais ne
peuvent pas établir qu’un point en entraîne un autre, sauf si la question est particulièrement
posée.
Structure de l’étude
L’étude a été fondée sur un questionnaire en ligne ouvert de juin à septembre 2012 qui comptait
un total de 42 questions. On n’a pas demandé aux personnes interrogées de répondre à toutes les
42 questions, étant donné que certaines questions pertinentes aux entreprises qui avaient fait
affaire avec le gouvernement n’étaient pas pertinentes à celles qui n’en avaient pas fait et vice
versa.
Parmi les personnes interrogées, 350 ont participé à cette étude. Certaines questions offraient la
possibilité de choisir plus d’une réponse possible, ce qui signifie que le nombre de réponses
possibles varie d’une question à une autre.
La majorité des personnes interrogées ont indiqué qu’elles ont été informées de l’occasion de
participer au moyen d’un courriel direct d’invitation du BPME-ES ou par l’intermédiaire d’une
association d’industries.
2
But du rapport
Le présent rapport vise à résumer les constatations qui intéressent la plupart des intervenants et à
décrire les mesures qui seront prises afin d’y répondre.
Quant aux lecteurs qui souhaitent obtenir une analyse plus approfondie des résultats, des
renseignements supplémentaires sont disponibles sur demande. À cet effet, veuillez
communiquer avec le BPME-ES à l’adresse de courriel [email protected].
3
Résultats et prochaines étapes
Constatations clés
Soulignement de la réalité des petites entreprises
Parmi les personnes interrogées, 84 % ont mentionné qu’elles ont moins d’une personne affectée
à temps plein pour trouver les entreprises publiques. En tenant compte du fait que plus de 87 %
des entreprises au Canada comptent moins de 20 employés, ce résultat représente probablement
la constatation la plus importante de cette étude. Quant aux fournisseurs, cela aide à mettre
l’accent sur certains des résultats qui peuvent les aider à connaître plus de succès. En ce qui
concerne le gouvernement, cela a servi à mettre a jour l’importance de rendre les acquisitions
aussi simples et claires que possible.
Principales priorités de la réduction des barrières
Les raisons pour lesquelles les entreprises choisissent de ne pas participer aux marchés publics
s’harmonisent très étroitement avec les sources d’irritation pour les entreprises qui sont des
fournisseurs du gouvernement, ainsi qu’avec les secteurs qui selon les personnes interrogées sont
les plus importants à changer pour le gouvernement. Ils se présentent comme suit :
• Volume des documents de travail
• Contrats adjugés selon le plus bas prix plutôt que la meilleure valeur globale
• Difficulté à trouver des occasions d’affaires qui ne figurent pas dans le Service électronique
d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) ou MERXTM
• Coût de soumission
• Précision des documents d’invitation à soumissionner
Confirmation de preuve empirique
L’étude corrobore ce qui a été entendu selon des données empiriques de fournisseurs. Cela
permet de confirmer les secteurs d’acquisition sur lesquels il faut se concentrer et aide à
comprendre les relations possibles entre divers enjeux.
Entrée sur les marchés gouvernementaux
Parmi les personnes interrogées, 35 % fournissent des services au gouvernement depuis moins de
cinq ans. Quant aux fournisseurs qui souhaitent vendre au gouvernement, cela peut aider à
fournir une garantie qu’il est possible d’entrer sur les marchés gouvernementaux. En ce qui
concerne le gouvernement, cela peut aider à fournir une garantie qu’il accède à de nouveaux
fournisseurs, tout en gardant la concurrence ouverte et nouvelle.
Harmonisation des attentes et de la réalité
Les raisons que les personnes interrogées ont évoquées comme étant les plus importantes dans
leur décision de soumissionner s’harmonisent bien avec les aspects de l’approvisionnement que
la plupart d’entre elles ont choisis comme étant positifs. Cela semble vouloir dire que les attentes
des personnes interrogées en matière d’acquisition sont satisfaites.
4
Prochaines étapes
TPSGC prendra un certain nombre de mesures visant à répondre aux résultats de cette étude.
Elles comprennent ce qui suit :
• Déployer plus d'efforts afin d'aborder les secteurs clés d'amélioration déterminés par les
personnes interrogées;
• Améliorer la communication entre le gouvernement et les fournisseurs et les initiatives en
matière d'engagement;
• Améliorer les services offerts par le BPME-ES;
• Examiner de façon approfondie la façon dont les acquisitions sont gérées.
Des exemples particuliers de la façon dont TPSGC travaillera pour atteindre ces étapes
comprennent, sans toutefois s'y limiter, ce qui suit :
•
Concentrer les efforts sur les secteurs clés suivants aux fins d’amélioration à TPSGC et avec
les collègues partout au gouvernement :
o Diminuer le volume des documents de travail
o Se concentrer sur l’attribution de contrats en fonction de la meilleure valeur globale
o Faciliter la recherche d’occasions d’affaires qui ne figurent pas dans le Service
électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) ou MERXMC
o Réduire le coût de la soumission, y compris le temps, l’effort et l’argent
o Préciser les documents d’invitation à soumissionner
•
Rendre le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) plus convivial
avec un accent particulier mis sur la recherche plus facile d’occasions d’affaires.
•
Continuer à renforcer la visibilité et l’engagement des fournisseurs.
•
Aider les fournisseurs à comprendre comment obtenir des renseignements sur les raisons
pour lesquelles leurs soumissions ont échoué et préciser aux autorités contractantes
l’orientation sur la façon de fournir ces renseignements.
•
Travailler avec les collègues partout au gouvernement afin de favoriser le paiement de
factures en temps opportun.
•
Améliorer la capacité de l’engagement du fournisseur du gouvernement au moyen de médias
sociaux et du courriel.
•
Comparer les résultats avec d’autres compétences afin de mieux comprendre l’expérience
d’un fournisseur liée aux marchés gouvernementaux.
•
Mener régulièrement des études semblables afin de surveiller et de comprendre le
changement.
5
Personnes interrogées
L’étude consistait à demander des renseignements généraux au sujet des entreprises qui ont
choisi de répondre, afin de permettre de comprendre le contexte des réponses aux autres
questions et la façon dont les facteurs peuvent être expérimentés de façon différente par
différentes entreprises.
Représentation dans l’ensemble des secteurs généraux de l’industrie
Le pourcentage de personnes interrogées qui fournissent des services et qui sont dans l’industrie
de la construction s’harmonise bien avec celui des fournisseurs connus dans ces secteurs,
toutefois, le pourcentage de personnes interrogées qui fournissent des biens était inférieur à celui
des fournisseurs de biens connus.
Emplacement
Pour cette question et d’autres, le nombre réponses dépasse le nombre de personnes interrogées qui ont participé à
l’étude parce que celles-ci pourraient sélectionner tous les choix de réponse applicables.
Québec (à
l’exception de
Gatineau), 25
Région de la
capitale nationale
(Ottawa et
Gatineau), 72
NouveauBrunswick, 15
Nouvelle-Écosse,
36
Ontario (à
l’exception
d’Ottawa), 139
Terre-Neuve-etLabrador, 17
Île-du-PrinceÉdouard, 8
Yukon, 12
Terre-Neuve-etLabrador, 7
Manitoba, 16
Territoires du
Nord-Ouest, 6
Saskatchewan, 15
Alberta, 55
ColombieBritannique, 105
Extérieur du
Canada, 19
Tableau 1 : Emplacement (s) ou représentation d’entreprises régionale appartenant aux personnes interrogées
À l’exception du Québec, en général, la représentation régionale des personnes interrogées
s’harmonise avec celle des fournisseurs dans les marchés publics. Le pourcentage des personnes
interrogées est inférieur à celui des fournisseurs du Québec, bien que l’étude ait été menée dans
les deux langues officielles, et le BPME régional au Québec a complété par un effort de
sensibilisation nationale avec une notification à caractère régional.
Profil de propriété
Plus d’un tiers des personnes interrogées identifiées comme ayant des profils de propriété liés
aux catégories d’équité en emploi : Entreprises appartenant à des autochtones (4 %), entreprises
appartenant à des femmes (19 %), entreprise appartenant à une minorité (10 %) et entreprise
appartenant à une personne ou à des personnes handicapées (1 %). C’est la première fois que
TPSGC dispose de renseignements au sujet des profils de propriété plus larges liés aux
acquisitions qui aideront le BPME-ES à déterminer les améliorations aux services offerts à ces
groupes.
6
Taille des entreprises
Entre 50 et 99
employés, 15
Entre 100 et
249 employés,
11
Entre 5 et 49
employés, 127
Entre 250 et
499 employés, 9
Aucun, 34
Plus de 500
employés, 14
Entre 1 et 4
employés, 139
Tableau 2 : Taille des entreprises
En général, ces chiffres sont conformes au Rapport sur les principales statistiques relatives aux
petites entreprises – juillet 2012 d’Industrie Canada, qui révèle que plus de 99 % de toutes les
entreprises au Canada sont des petites et moyennes entreprises et plus de 80 % de toutes les
entreprises comptent moins de 20 employés.
Années en affaires
La majorité des personnes interrogées étaient soit des entreprises relativement nouvelles
(28 % exploitent leur entreprise depuis 1 à 5 ans) soit des entreprises très expérimentées
(38 % exploitent leur entreprise depuis 20 ans ou plus).
Participation aux approvisionnements fédéraux au cours des cinq dernières années
Oui, da ns le cadre
d’un processus non
concurrentiel, 23
Oui, à titre de soustraita nt, 14
Oui, dans le ca dre
d’un processus
concurrentiel, 57
Non, 82
Oui, da ns le cadre
d’un processus
concurrentiel, dans
le cadre d’un
processus non
concurrentiel et à
Non. J’a i
titre de soussoumissionné mais
tra ita nt, 43
mon offre n’a pas
été retenue., 46
Oui, dans le ca dre
d’un processus
concurrentiel et
da ns le ca dre d’un
processus non
concurrentiel, 21
Oui, da ns le cadre
d’un processus
concurrentiel et à
titre de soustraita nt, 12
Oui, da ns le ca dre
d’un processus non
concurrentiel et à
titre de soustraita nt, 7
Tableau 3 : Participation aux approvisionnements fédéraux
Le fait que plus d’un quart des personnes interrogées n’aient pas participé aux
approvisionnements fédéraux au cours des cinq dernières années permet au BPME-ES d’avoir un
aperçu sans précédent de la gamme complète de l’expérience des personnes interrogées liées aux
marchés publics.
7
Rôle dans la prestation de service au gouvernement
Parmi les personnes interrogées, 60 % ont mentionné qu’ils ont habituellement participé aux
marchés publics en tant qu’entrepreneurs principaux, 25 %, en tant que sous-traitants et 15 % ont
principalement participé à un rôle de société de personnes de soumission commune ou de
consortium.
La grande majorité des personnes interrogées qui ont agi en tant que sous-traitants étaient des
petites entreprises, bien que certaines grandes entreprises aient également servi en tant que soustraitants.
Période de vente au gouvernement
0
15
30
Nombre des réponses
45
60
75
90
10 ans ou plus
7-9 ans
5-6 ans
3-4 ans
1-2 ans
Moins de 1 an
Moins de 5 employés
Entre 50 et 99 employés
Plus de 500 employés
105
Graphiques à barres cumulatives
Nous avons utilisés ces graphiques afin de
présenter deux catégories de données
dans le même graphique. Les chiffres en
haut ou en bas représentent le nombre de
réponses reçues. Par exemple, 105
répondants vendent au gouvernement
depuis plus de 10 ans, 12 depuis 5 à 6
ans, etc. Les couleurs à l’intérieur des
barres indiquent comment les nombres
sont répartis. Par exemple, des 105
répondants qui ont vendu au
gouvernement pour plus de 10 ans, 27 ont
moins de 5 employés, 51 ont 5 à 49
employés, 11 ont de 50 à 99 employés,
etc.
Tableau 4 : Période de vente au gouvernement selon la taille de l’entreprise
Lorsque les réponses pour la période de vente au gouvernement sont également comparées avec
celles du nombre d’années durant lesquelles les personnes interrogées exploitent leur entreprise,
il est évident que les nouveaux arrivants dans les marchés publics comprennent des entreprises
relativement nouvelles.
8
Soumission et entreprise
L’étude a permis d’étudier plusieurs aspects de l’engagement des personnes interrogées dans les
approvisionnements fédéraux, en partant des raisons pour lesquelles les entreprises
soumissionnent, des façons dont elles ont recherché des activités commerciales, en passant par
les coûts liés à une soumission jusqu’à l’historique de la soumission. Pour les personnes
interrogées qui ont fait des affaires avec le gouvernement, l’étude a également permis d’explorer
la portée de ces affaires.
Raisons de la soumission
0
100
200
300
Rendement fina ncier
Possibilité d’a utres occa sions
d’a ffa ires à la suite du ma rché
Concorda nce entre la na ture du
contra t et la stra tégie d’a ffa ires de
mon entreprise
Ava nta ges, pour l’ima ge, de
compter pa rmi les fournisseurs du
secteur public
Expérience à a cquérir à titre de
fournisseur du secteur public
Aux plus importa nt
Importa nt
Moyenne
Pa s importa nt
Moins importa nt
Tableau 5 : Raisons de la soumission
Comme prévu, alors que les recettes d’un contrat en particulier sont l’une des raisons pour
lesquelles les personnes interrogées soumissionnent aux marchés de l’État, trouver davantage
d’occasions d’affaires et harmoniser le contrat avec la stratégie opérationnelle sont également
importantes. Comprendre plus clairement les raisons pour lesquelles les entreprises pourraient
choisir de participer aux approvisionnements fédéraux est important pour comprendre l’avantage
économique potentiel des marchés publics et aider le cadre des fournisseurs et du gouvernement
et gérer les attentes en matière d’acquisition.
9
Avantage concurrentiel de la commercialisation au gouvernement
Qua lité
Rentabilité
Produits innova teurs
Approvisionnement auprès de fournisseurs
cana diens
Service après-vente
Fiabilité et réputa tion de l’entreprise
Savoir et expérience du secteur privé
Je préfère ne pa s répondre
Autre
0
25
50
75
100
125
150
175
Tableau 6 : Avantage concurrentiel des entreprises
Ces constatations confirment que bien que l’offre du prix le plus bas puisse ne pas être le
principal facteur dans la détermination de l’avantage concurrentiel d’une entreprise, elle demeure
une considération clé, renforçant ainsi le point selon lequel la qualité n’est pas nécessairement
sacrifiée au profit du prix.
Trouver des occasions d’affaires avec le gouvernement
Autre, 48
Le
gouverneme
nt entre
directement
en
communica ti
on a vec moi,
66
Bouche à
oreille et
rela tions
d’affa ires,
123
MERX, 170
Tableau 7 : Trouver des occasions d’affaires avec le gouvernement
Voici d’autres moyens par lesquels les personnes interrogées ont été mises au courant des projets
de marchés :
• Sites Web de projets de marchés, y compris Biddingo, Link2Build et RFP.ca;
• Portails des marchés publics et provinciaux, y compris Alberta Purchasing Connector,
SaskTenders et BC Bid;
• Les associations d’industries, y compris la Ontario Public Buyers Association (OPBA) et
l’Association provinciale d’arpenteurs-géomètres;
• Média social.
Il n’y avait aucune corrélation apparente entre la façon dont les personnes interrogées ont trouvé
les projets de marchés et la taille des entreprises. Toutefois, celles qui avaient fait des affaires ou
qui étaient encore en affaires avec le gouvernement pendant de plus longues périodes, ou les
10
deux, étaient plus susceptibles d’être rejointes directement par le gouvernement. Cela n’est pas
surprenant parce que les entreprises qui font des affaires pendant une plus longue période ont eu
besoin de plus de temps pour se promouvoir, augmentant ainsi la sensibilisation du client à la
prestation de biens ou de services de l’entreprise.
Le Service électronique d’appel d’offres du gouvernement, fourni actuellement par Mediagrif
comme MERXTM et le bouche-à-oreille étaient les moyens les plus courants de se tenir informés
des projets de marchés sans tenir compte de la taille de l’entreprise, de la période d’affaires, de la
période de vente au gouvernement ou des ressources réservées pour trouver des occasions
d’affaires avec le gouvernement.
Coût de soumission
Il existe trois principaux éléments liés au coût des soumissions : l’argent, le temps et les
ressources.
Coût des soumissions comme un pourcentage de la valeur du marché
Alors que le BPME-ES a appris selon des données empiriques et démontré au moyen d’une
recherche préliminaire que le coût d’une soumission commence généralement à un coût
minimum de 5 000 $ et croit proportionnellement à la valeur du marché, les réponses à cette
question ne fournissaient pas des résultats définitifs. Il n’y avait pas de corrélation claire entre la
valeur du marché et le coût de la soumission, que ce soit en général ou pour les biens et services.
Inexplicablement, plus de la moitié des personnes interrogées du secteur de la construction ont
indiqué qu’elles ont affecté 0 % de la valeur du marché à la soumission. Des recherches
supplémentaires seront nécessaires afin de comprendre le coût financier d’une soumission.
Coût d’une soumission durant les jours ouvrables
0
20
40
60
80
100
120
Plus de 15 jours
ouvrables
Entre 11 et 15
jours ouvrables
Entre 6 et 10
jours ouvrables
Entre 1 et 5 jours
ouvrables
Moins de 1 jour
ouvrable
Travaux de construction
Biens
Services
Tableau 8 : Coût d’une soumission durant les jours ouvrables
Le BPME-ES souhaitait savoir s’il y avait une corrélation entre le temps consacré à la
présentation d’une soumission et la période pendant laquelle une personne interrogée était en
affaires, le temps consacré aux services de vente au gouvernement ou le taux de réussite de
l’adjudication de contrat. Toutefois, aucune corrélation n’a été déterminée entre ces
quatre critères.
11
Coût d’une soumission dans les ressources internes
Oui, 1
employé à
temps plein,
22
Oui, mais
moins de 1
employé à
temps plein,
110
Oui, entre 1
et 5
employés à
temps plein,
14
Aucun, 142
Oui, plus de
5 employés
à temps
plein, 12
Tableau 9 : Ressources consacrées à la recherche d’affaires avec le gouvernement
Parmi les personnes interrogées, 84 % comptaient moins d’un employé à temps plein affecté à
la recherche d’affaires avec le gouvernement fédéral. Le BPME-ES s’attendait à ce que les
grandes entreprises disposent de plus de ressources consacrées à la recherche d’affaires avec le
gouvernement; cependant, même quelques personnes interrogées propriétaires de grandes
entreprises avaient moins d'un employé à temps plein affecté à la recherche d’occasions
gouvernementales. Cela signifie que le processus d’appel d’offres doit être aussi simple et
explicite que possible pour des entreprises de toute taille.
Fréquence des soumissions (nombre de fois où une soumission à un contrat fédéral a été
présentée au cours des cinq dernières années)
0
15
30
45
60
75
90
Plus de 151 a ns
Depuis 101 à 150
Depuis 51 à 100 a ns
Depuis 21 à 50 ans
Depuis 11 à 20 ans
Depuis 6 à 10 ans
Depuis 1 à 5 a ns
Tableau 10 : Fréquence des soumissions selon la taille de l’entreprise
Les données ont également démontré que les personnes interrogées qui étaient en affaire pendant
de plus longues périodes soumissionnaient plus souvent. Toutefois, il n’y avait pas de corrélation
entre les entreprises qui vendaient au gouvernement pendant de longues périodes et la fréquence
des soumissions. Cela pourrait être expliqué de deux façons. Les personnes interrogées plus
expérimentées peuvent se sentir plus confiantes au sujet de la soumission à plusieurs occasions
d’affaires une fois qu’elles ont acquis une certaine expérience des marchés publics, ou au fur et à
mesure que les entreprises deviennent plus expérimentées, elles peuvent être plus sélectives en ce
qui concerne les occasions d’affaires pour lesquelles elles choisissent de soumissionner.
12
Pourcentage des ventes auprès du gouvernement
100%
Entre 75 % et 99 %
Entre 50 % et 75 %
Entre 25 % et 50 %
Entre 10 % et 25 %
Entre 5 % et 10 %
Entre 1 % et 5 %
Entre 0 % et 1 %
0
5
10
15
20
25
30
35
40
Tableau 11 : Pourcentage des ventes auprès du gouvernement
Parmi les personnes interrogées, 70 % avaient effectué moins d’un quart de leurs ventes totales
en dollars auprès du gouvernement, tandis que 14 % avaient plus de 75 % de la valeur de leurs
ventes auprès du gouvernement.
On a demandé aux personnes interrogées qui ont indiqué que 25 % de leurs ventes totales ou plus
ont été effectuées auprès du gouvernement de préciser le nombre de ministères auxquels ils ont
vendu. Des ces personnes, 54 % n’ont pas vendu à plus de trois ministères tandis que 13 % ont
vendu à dix ministères ou plus. Cela pourrait attirer l’attention sur une vulnérabilité possible de
certaines personnes interrogées. Il peut être plus difficile pour ces personnes de s’adapter aux
changements liés aux besoins en matière d’acquisition ou à l’environnement fiscal du
gouvernement du Canada à qui elles offrent des services de vente en général, et aux ministères
en particulier si elles doivent compter sur un très petit nombre de ministères comme principale
source de revenu d’entreprise.
Changement au cours des cinq dernières années
Parmi les personnes interrogées, 13 % ont indiqué que leur pourcentage de ventes totales en
dollars auprès du gouvernement avait augmenté au cours des cinq dernières années. Parmi elles,
55 % ont indiqué que leur pourcentage de ventes totales en dollars auprès du gouvernement était
resté constant au cours des cinq dernières années tandis que 32 % ont mentionné que le leur avait
diminué. Ces taux étaient relativement conformes dans l’ensemble et lors de l’examen des
réponses relatives aux biens et services et au secteur de la construction effectué de façon
distincte.
Les renseignements recueillis n’indiquent pas si les changements découlent de ceux effectués par
le gouvernement ou par le fournisseur.
13
Défis
Un élément essentiel du mandat du BPME-ES consiste à travailler à réduire les obstacles à la
participation des fournisseurs aux approvisionnements fédéraux. L’étude a permis d’examiner les
enjeux qui sont actuellement les plus importants pour les PME sans tenir compte du fait qu’elles
font déjà ou non affaire avec le gouvernement.
Obstacles actuels à la participation et à l’engagement
Non a pplica ble
Autre
Je ne sa is pa s comment soumissionner
Je ne sa is pa s comment trouver des occa sions de
ma rchés
Je ne sa is pa s si le gouvernement a chète mes biens ou
services
Accès à l’ordina teur et vitesse à a ccéder Internet
Dema ndes d’exécuter des tra va ux hors du cha mp
d’a pplica tion sa ns modifica tion a u contra t
Étendue, y compris les exigences en ma tière de
qua ntité, ca lendrier de livra ison et géogra phiques
Temps qu’il fa ut pour se fa ire pa yer
Contra inte de temps entre l’a ttribution des contra ts et
les soumissions influe sur la ca pa cité de pla nifier les …
Je ne comprends pa s pourquoi notre entreprise ne
sa tisfa it pa s a ux exigences
Inconscient des besoins non comblés
Éca rt entre les exigences de disponibilité et la ga ra ntie
de ma rchés futurs
Attribution ba sée sur le prix plutôt que sur la va leur
Exigences en ma tière de responsa bilité et d’a ssura nce
Exigences restrictives en ma tière d’obliga tions,
soumissions et ga ra nties contra ctuelles
Minimum de ca pita l ou inventa ire requis
Volume minimum d’a ffa ires
Nombre minimum d’employés
Nombre minimum d’a nnées en a ffa ires
Critères ma l définis
Utilisa tion de technologies dépa ssées
Volume de pa pera sse
Différentes procédures à l’échelle du gouvernement
Cheva uchement des a cha ts – sa voir sur lequel
soumissionner
Procédures rela tives a ux a ttesta tions de sécurité
Difficulté à trouver des occa sions de ma rchés a utre que
sur MERX
Fra is de soumission
Cla rté des documents de soumissions
Le gouvernement n’a chète pa s mes biens et services
0.0%
2.0%
Problèmes expérience dans la vente au gouvernement
Les raisons ne sont pas vendus au gouvernement
4.0%
6.0%
8.0%
10.0%
12.0%
Pourcentage des
Tableau 12 : Obstacles actuels à la participation et à l’engagement
Les pourcentages indiqués représentent ceux des réponses totales de groupes de personnes interrogées respectifs.
14
Les obstacles soulevés par les personnes interrogées qui avaient vendu au gouvernement et celles
qui n’avaient pas vendu au cours des cinq dernières années étaient très semblables. Les
cinq principaux obstacles ou enjeux déterminés par toutes les personnes interrogées étaient les
suivants :
1. Volume des documents de travail
2. Contrats adjugés selon le plus bas prix plutôt que la meilleure valeur globale
3. Difficulté à trouver des occasions d’affaires qui ne figurent pas dans le service
électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) ou MERXTM
4. Coût de la soumission
5. Précision des documents d’invitation à soumissionner
Ces principaux obstacles étaient conformes dans l’ensemble de la taille des entreprises. Il est
important de se rappeler que les résultats ne signifient pas que les éléments choisis moins
souvent ne représentent pas des obstacles. Cela est particulièrement vrai pour les éléments qui
peuvent s’appliquer seulement à certains groupes de personnes interrogées ou de fournisseurs.
On a également demandé aux personnes interrogées de déterminer les changements que le
gouvernement pourrait apporter afin d’accroître leur capacité de faire des affaires avec celui-ci à
l’avenir. Il n’est pas surprenant de constater que les changements indiqués comme les plus
importants étaient les mêmes que les cinq principaux obstacles mentionnés ci-dessus. Les
personnes interrogées ont indiqué qu’elles aimeraient que le gouvernement fasse ce qui suit :.
• Diminuer le volume des documents de travail;
• Se concentrer sur l'attribution de contrats en fonction de la meilleure valeur globale;
• Faciliter la recherche d’occasions d'affaires qui ne figurent pas dans le Service
électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) ou MERXMC;
• Réduire le coût de la soumission;
• Préciser les documents d’invitation à soumissionner.
Raisons de l’échec
Parmi les personnes interrogées, 27 % ont indiqué que le « prix » a représenté un facteur
important dans la perte de la concurrence tandis que 10 % ont choisi les « exigences techniques »
comme la raison pour laquelle ils ont perdu la concurrence. Parmi elles, 20 % ont indiqué
« autres » raisons de l’échec et on leur a demandé d’expliquer. De ce qui précède, la raison la
plus commune était liée aux cotes de sécurité; soit parce que les personnes interrogées sont
incertaines des exigences, soit parce qu’elles n’ont pas reçu l’autorisation exigée à temps.
Parmi les personnes interrogées, 43 % ont mentionné qu’elles ignoraient la raison pour laquelle
leur soumission n’avait pas réussi. Cela était même réparti de façon égale entre les personnes qui
ne savaient pas de quelle façon obtenir une rétroaction et celles qui étaient préoccupées par le
système de rétroaction.
15
Délai de paiement
Plus de 90 jours
Entre 61 et 90 jours
Entre 31 et 60 jours
30 jours
Moins de 30 jours
0%
10%
20% 30% 40% 50%
Pourcentage des réponses
60%
Tableau 13 : Délai de paiement
Dans l’ensemble, ces constatations confirment ce que nous avons entendu selon les données
empiriques provenant de fournisseurs relativement au délai de paiement en rapport avec le délai
de 30 jours stipulé par le Conseil du Trésor du Canada. Ce qui n’est pas clair dans les données
est la mesure dans laquelle le paiement après 30 jours était compris entre un ou deux jours – et
peut-être lié à la distribution postale ou proche de 60; en ce qui concerne les personnes
interrogées qui sont à la fois des principaux entrepreneurs pour le gouvernement et des soustraitants pour d’autres entreprises qui fournissent des services au gouvernement, on doit savoir si
leurs réponses tiennent compte du paiement effectué par le gouvernement, de l’entrepreneur
principal ou des deux.
Certains retards peuvent être abordées au moyen d’une utilisation accrue d’options de paiement
existantes telles que le dépôt direct et les cartes de crédit. De plus, des changements proposés aux
systèmes financiers peuvent aider davantage à l’avenir.
Réaction du gouvernement aux besoins des entreprises
Parmi les personnes interrogées, 13 % qui vendaient au gouvernement depuis cinq ans ou plus
ont constaté que le gouvernement était devenu plus sensible aux besoins des entreprises. Ce taux
était plus élevé lorsqu’on a demandé aux personnes interrogées les initiatives particulières,
introduites par TPSGC au cours des cinq dernières années afin de répondre aux besoins des
fournisseurs, telles que les suivantes : Stratégies nationales en approvisionnement pour les biens
et services; le Programme canadien pour la commercialisation des innovations et le site Web
achatsetventes.gc.ca, y compris les améliorations aux Clauses et conditions uniformisées d’achat.
Changements internes
Une minorité de personnes interrogées ont indiqué qu’elles pourraient effectuer des changements
internes afin d’accroître leur capacité de faire affaire avec le gouvernement
Pour les personnes interrogées qui ont déterminé des changements internes possibles, les
changements les plus courants liés au nombre de ressources et de compétences étaient consacrés
à la recherche d’affaires avec le gouvernement. D’autres possibilités comprenaient les suivantes :
cotes de sécurité, réseautage accru; spécialisation et expérience générale de l’exploitation d’une
entreprise accrues.
16
Outils et services
Le gouvernement du Canada dispose d’un certain nombre d’outils, de services et de programmes
accessibles aux fournisseurs. L’étude a permis d’étudier la mesure dans laquelle ces ressources
sont largement connues et utilisées.
Outils et services
SEAOG ou MERXTM
Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement
stratégique
Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
Programme canadien pour la commercialisation des innovations
Tribunal canadien du commerce extérieur
Données de fournisseur préqualifié
Retombées industrielles et régionales
Bureaux ministériels de règlement des différends
Politique sur les demandes et les paiements à titre gracieux
Connus
230
Utilisés
224
93
93
80
80
73
58
53
39
79
9
19
9
22
12
4
6
Dans tous les cas, le questionnaire comprenait des hyperliens vers les sites Web liés à ces outils
et services afin de donner aux personnes interrogées la possibilité d’obtenir des renseignements
supplémentaires.
En ce qui concerne certains outils et services, des questions supplémentaires ont permis
d’examiner d’autres renseignements au sujet de l’utilisation et de la satisfaction.
Facilité d’utilisation de SEAOG/MERXTM
No, c'est
compliqué, 16
Non, trouver
des possibilités
de marchés
demande trop
de temps, 25
Oui, il facile à
utiliser, 152
Non, autre , 8
Non, les
nouveaux
débouchés ne
sont pas mis
suffisamment
en évidence, 14
Non, on ne
fournit pas
suffisamment
d’aide, 10
Tableau 14 : Facilité d’utilisation du SEAOG/MERXTM
Les réponses sur la bonne connaissance et la facilité d’utilisation étaient conformes dans
l’ensemble selon la taille des entreprises, la période en affaires, la période de vente au
gouvernement ou des ressources consacrées ou non à la recherche d’occasions d’affaires avec le
gouvernement.
La catégorie « Autres » réponses comprenait les éléments suivants : la qualité de la fonction de
recherche; la catégorisation des industries et les renseignements sur les marchés non
concurrentiels. En ce qui concerne la question des marchés non concurrentiels, des préavis
17
d’adjudication de contrat sont affichés afin d’aviser les fournisseurs lorsqu’un ministère ou un
organisme a l’intention, d’une part, d’adjuger un marché non concurrentiel et, d’autre part, de
donner l’occasion de manifester de l’intérêt et d’être capable de fournir les biens ou les services.
Connaissance du BPME-ES
Parmi les personnes interrogées, 38 % ont indiqué qu’elles connaissaient le rôle que joue le
BPME-ES dans les approvisionnements fédéraux. Les entreprises qui ont commencé à vendre au
gouvernement depuis que le BPME-ES est devenu entièrement opérationnel étaient
probablement plus susceptibles de mentionner leur connaissance du BPME-ES que celles qui
vendaient au gouvernement avant la mise sur pied du BPME-ES.
Les petites et moyennes entreprises étaient plus susceptibles d’indiquer leur connaissance du
BPME-ES que les grandes entreprises. Cela n’est pas surprenant étant donné le marché cible
pour les services fournis par le BPME-ES.
On a également demandé aux personnes interrogées qui ont indiqué qu’elles connaissaient le
BPME-ES d’indiquer un taux propre aux services du BPME-ES. Alors que presque la moitié des
personnes interrogées qui avaient utilisé les voies de communication du BPME-ES, telles que le
téléphone ou le courriel, les ont évaluées comme étant « très bonnes » ou « excellentes » ce taux
est passé à deux tiers ou plus pour les personnes interrogées qui ont utilisé des services
particuliers ou ciblés, tels que, d’une part, la réception de renseignements généraux au sujet du
processus d’acquisition, de la façon de soumissionner et, d’autre part, les réponses reçues aux
questions en temps utile.
Connaissance et utilisation d’autres services et programmes liés aux approvisionnements
fédéraux
La majorité des personnes interrogées qui avaient participé avec succès ou non au processus
d’achat au cours des cinq dernières années avaient des taux de connaissance et d’utilisation plus
élevés des programmes et des services mentionnés dans le questionnaire que celles qui n’y
avaient pas participé.
Hormis le BPME-ES et MERXTM, les services et les programmes les plus utilisés par les
personnes interrogées qui avaient participé avec succès aux approvisionnements fédéraux étaient
les suivants : le Tribunal canadien du commerce extérieur; Retombées industrielles et régionales;
les bureaux ministériels de règlement des différends.
18
Réussites
L’étude a également permis d’étudier les aspects des approvisionnements fédéraux qui
fonctionnent bien.
Taux de réussite
0
5
10
15
20
25
30
100%
75% - 99%
50% - 75%
30% - 50%
20% - 30%
10% - 20%
5% - 10%
1% - 5%
0% - 1%
Tableau 15 : Taux de réussite selon la taille de l’entreprise
Des recherches effectuées ailleurs suggèrent qu’avoir entre 3 et 10 soumissions génère un niveau
suffisant de pression concurrentielle tout en réduisant le niveau de productivité lié aux
soumissions3 non réussies. D’après cela, le taux de réussite correspondant serait entre 10 et 30 %.
En deçà d’un certain seuil, le coût de la concurrence peut ne pas être rentable. En conséquence,
pour les contrats d’une valeur de moins de 25 000 $, il existe une exception s’appliquant à
l’exigence en matière de concurrence et les ministères peuvent adjuger le contrat à un
fournisseur4 en particulier. Quant aux personnes interrogées qui se concentrent sur les contrats
d’une valeur inférieure à celle mentionnée précédemment et qui sont moins susceptibles d’entrer
en concurrence avec d’autres entreprises, les taux de réussite de soumission avoisineraient 100 %
ou seraient égaux.
Il semble y avoir une corrélation entre les taux de réussite plus élevés de l’attribution des contrats
et les entreprises qui ont existé pendant de longues périodes, suggérant ainsi que ces entreprises
ont appris de leur expérience ou sont devenues plus ciblées dans leurs efforts ou les deux.
En examinant les taux de réussite et les ressources internes, il n’y avait pas de corrélation claire.
Toutefois, il semble qu’une entreprise comptant plus d’un employé à temps plein est légèrement
plus susceptible d’avoir gagné un ou plusieurs contrats que les entreprises comptant un employé
à temps plein ou moins. Des contrats ont été adjugés à 80 % des entreprises qui comptent moins
d’un employé, 82 % des entreprises qui comptent un employé à temps plein et 92 % de celles qui
en comptent plus d’un.
3
Ruiz-Torres, A. J., Mahmoodi, F. (2007). The Optimal Number of Suppliers Considering the Costs of Individual
Supplier Failures. OMEGA, volume 35, p. 104-115. ET Costantino, N., Falagario, M., Iacobellis, G. (2008).
Reducing the Cost of Public Tenders: A Modest Proposal. p. 1-14.
4
http://laws-lois.justice.gc.ca/fra/reglements/DORS-87-402/TexteComplet.html
19
Le rapport de 2011 sur les [Tendances des marchés fédéraux pour les petites entreprises] produit
par American Express au sujet du processus d’achat du gouvernement fédéral américain a permis
de constater que les personnes interrogées devaient soumissionner en moyenne 4,4 fois avant de
se voir adjuger leur premier contrat5. Même si l’étude de 2012 du BPME-ES n’a pas recherché
ce renseignement, il fournit les renseignements utiles possibles aux fournisseurs et au
gouvernement en suggérant un besoin d’apprendre de leur expérience sur la façon de participer
aux marchés publics.
De plus, les données sur les marchés de TPSGC indiquent que les PME réussissent dans leurs
affaires gouvernementales. En moyenne, environ 40 % de la valeur et 76 % du nombre de
marchés de l’État avec les entreprises canadiennes vont aux PME. En examinant de près cette
donnée, il est évident que les PME réussissent bien dans les contrats d’une valeur inférieure à
25 000 $, ainsi que ceux dont la valeur est beaucoup plus supérieure, y compris les contrats
d’une valeur de plus de 1 million de dollars. 6
Les deux graphiques suivants des données réelles sur les contrats de TPSGC montrent la
répartition moyenne des contrats attribués aux entreprises canadiennes au cours des
cinq dernières années selon la valeur du contrat et la taille de l’entreprise. Le premier montre la
répartition des montants (valeur) tandis que le second, le nombre de contrats (volume).
Valeur (Données du Système d'information sur les acquisitions (SIA) de TPSGC, 2012)
100%
90%
80%
70%
60%
29%
26%
23%
13%
14%
16%
27%
47%
19%
73%
50%
30%
Medium
19%
40%
61%
58%
61%
Small
54%
20%
Large
34%
10%
14%
14%
0%
0-25k
25k-75k
75k-400k
400k-1M
1M-10M
Above 10M
Tableau 16 : Répartition de tous les fonds de contrat selon la taille du contrat et de l’entreprise
Volume (Données du Système d'information sur les acquisitions (SIA) de TPSGC, 2012)
100%
90%
22%
22%
22%
13%
13%
15%
27%
80%
70%
37%
63%
17%
60%
Large
19%
50%
Medium
40%
30%
66%
65%
63%
15%
56%
Small
44%
20%
22%
10%
0%
0-25k
25k-75k
75k-400k
400k-1M
1M-10M
Above 10M
Tableau 17 : Répartition de tous les contrats selon la taille du contrat et de l’entreprise
5
6
https://c401345.ssl.cf1.rackcdn.com/pdf/VIPSurvey1_FINAL_4.3pdf.pdf page 6.
Données du système d’information sur les achats (SIA) de TPSGC, 2012
20
Aspects positifs des approvisionnements fédéraux
Autre
Le processus est ouvert
Le processus est équitable
Le processus est transparent
Le processus d’approvisionnement est intègre
Le gouvernement informe les fournisseurs non retenus
Le gouvernement offre l’accès à divers recours en cas de
plainte
Les marchés du gouvernement favorisent l’entrepreneuriat et la
prise de risques commerciaux au sein de la société
Le Programme canadien de commercialisation des innovations
(PCCI) offre la possibilité de proposer des innovations
Il consulte les fournisseurs concernant ses stratégies nationales
d’approvisionnement de biens et de services
En achetant mes produits ou services, le gouvernement donne
de la crédibilité à mon entreprise
Il offre des occasions stables
Le gouvernement paie à coup sûr
0
50
100
150
200
250
Tableau 18 : Aspects positifs des approvisionnements fédéraux
Afin d’équilibrer les questions de la section des défis, l’étude consistait également à demander
aux personnes interrogées les éléments qui fonctionnent bien dans le secteur des acquisitions.
Les trois aspects d’acquisition les plus indiqués comme fonctionnant bien sont conformes aux
principales raisons de soumissionner. Afin de faciliter la référence, les personnes interrogées ont
indiqué que le rendement financier, en conformité avec la stratégie opérationnelle et d’autres
occasions d’affaires étaient les plus importantes raisons pour lesquelles elles soumissionneraient
pour un approvisionnement du gouvernement fédéral. Le fait que ces aspects soient également
souvent indiqués démontre bien l’harmonisation entre les attentes et la réalité.
Il est important de noter qu'un nombre faible pour l'une au l'autre des choix de réponses
n’indique pas forcément que certains aspects du processus d’approvisionnement ne fonctionnent
pas bien. Par exemple, la moitié des personnes interrogées ne savaient pas qu’elles peuvent
demander des renseignements sur les raisons pour lesquelles elles n’ont pas obtenu un contrat.
Ne sachant pas cela, une personne interrogée ne l’indiquerait probablement pas comme un aspect
positif de l’acquisition.
Parallèlement, le faible nombre de réponses liées à la transparence, à l’accès, à l’équité et à
l’intégrité peuvent suggérer que les personnes interrogées ont des préoccupations ou que ces
aspects sont assez inhérents dans les approvisionnements fédéraux au point qu’ils sont moins
susceptibles de susciter un commentaire. Bien qu’une personne interrogée ait indiqué une
préoccupation au sujet de l’équité en particulier lorsqu’elle a expliqué sa réponse, d’autres
réponses indiquent qu’il ne s’agit pas d’un point de vue général.
21
Intentions de soumission future
Nous soumissionnerons
moins de marchés en 2012
Nous ne soumissionnerons
pas de marchés en 2012
Nous soumissionnerons le
même nombre de marchés en
2012
Nous soumissionnerons
davantage de marchés en
2012
0
20
40
60
80
100
Tableau 19 : Intentions de soumission future
Parmi les personnes interrogées qui ont soumissionné sans succès dans le passé, 25 % ont
indiqué qu’elles soumissionneraient à des taux semblables tandis que 31 % ont mentionné
qu’elles soumissionneraient plus à l’avenir.
Parmi les personnes interrogées qui ont soumissionné avec succès dans le passé, 44 % ont
indiqué qu’elles soumissionneraient à des taux semblables tandis que 32 % ont mentionné
qu’elles soumissionneraient plus à l’avenir
Il est également encourageant de noter que 49 % des personnes interrogées qui ont indiqué
qu’elles n’avaient pas soumissionné au cours des cinq dernières années ont mentionné qu’elles
comptaient le faire en 2012.
Participation à d’autres marchés publics
Provincial
Soumission à des contrats
176
Contrats adjugés
127
É.-U.
32
21
Mexique
3
2
Ailleurs
36
30
Total
247
180
La majorité des personnes interrogées qui avaient tenté de vendre avec succès ou non au
gouvernement fédéral avaient également participé aux acquisitions du gouvernement provincial.
Par la suite, un bon nombre de personnes interrogées qui ont participé aux approvisionnements
fédéraux avaient également obtenu des contrats provinciaux et, dans une moindre mesure, des
contrats étrangers, laissant croire que la réussite dans une compétence est liée à celle dans
d’autres compétences.
22
Conclusion
Dans l’ensemble, les objectifs de cette étude ont été atteints par l’obtention de renseignements
pour le BPME-ES, TPSGC et le gouvernement du Canada dans son ensemble et visaient à mieux
comprendre et à valider l’expérience des petites et moyennes entreprises (PME) liée aux
approvisionnements fédéraux.
Les constatations clés de la présente étude soulignent la réalité à laquelle les petites entreprises
sont confrontées; elles renforcent les principales priorités liées à la réduction des obstacles,
confirment ce que nous avons entendu au moyen de données empiriques, c’est-à-dire le fait que
de nouveaux fournisseurs continuent d’entrer sur le marché du gouvernement et indiquent qu’il y
a une harmonisation entre les attentes des personnes interrogées et l’environnement actuel des
approvisionnements fédéraux.
L’étude renforce le fait qu’un grand nombre de PME participent à l'approvisionnement fédéral,
mais met également en relief des enjeux liés à la qualité de la participation des PME. . La
réussite comprend les deux taux de participation et le point auquel le processus d'acquisition
fonction avec de la souplesse, de l’efficacité et de l’efficience. Les défis à relever par les
entreprises de toutes les tailles sont ressentis plus intensément par les petites entreprises et sont
révélateurs du besoin d’amélioration continue. Les changements qui rationalisent et simplifient
l’expérience des fournisseurs peuvent améliorer la participation, réduire les coûts dans
l’ensemble du système, profiter au gouvernement et aider à servir les Canadiens.
L’étude fournit d’importants renseignements qui seront utilisées par le BPME-ES, en
collaboration avec TPSGC et d’autres ministères, dans ses travaux continus visant l’amélioration
du processus d’achat pour tous les fournisseurs. Les prochaines étapes comprennent ce qui suit :
• Déployer plus d’efforts afin d’aborder les secteurs clés d’amélioration déterminés par les
personnes interrogées;
• Améliorer la communication entre le gouvernement et les fournisseurs et les initiatives en
matière d’engagement;
• Améliorer les services offerts par le BPME-ES;
• Examiner de façon approfondie la façon dont les acquisitions sont gérées.
Au nom du gouvernement du Canada et de TPSGC, le BPME-ES souhaite remercier tous les
fournisseurs et les associations d’industries qui ont informé leurs membres de la possibilité de
participer ainsi que toutes les personnes interrogées qui ont répondu au questionnaire. Les
réponses fournies ont encouragé le BPME-ES qui espère entreprendre des études semblables à
l’avenir. Si vous souhaitez obtenir des renseignements supplémentaires au sujet de la présente
étude, veuillez communiquer avec le BPME-ES à l’adresse de courriel [email protected].
23
Pour obtenir des renseignements généraux sur le BPME-ES, sur la façon de faire des affaires
avec le gouvernement ou pour vous inscrire en tant que fournisseur, procédez comme suit :
• Appelez notre ligneInfo au 1-800-811-1148;
• Cliquez sur l’adresse [email protected] afin de nous envoyer un
courriel ou visitez-nous en ligne au https://achatsetventes.gc.ca/ ou au http://www.tpsgcpwgsc.gc.ca/app-acq/pme-sme/index-fra.html,
• Visitez nos bureaux à Halifax, Montréal, Gatineau, Toronto, Edmonton ou Vancouver
(toutes les coordonnées sont fournies sur le site Web indiqué ci-dessus)
24
Bureau des petites et moyennes entreprises et de l’engagement stratégique
Vision
Notre vision est de favoriser et de maintenir la confiance dans l’approvisionnement du gouvernement fédéral.
Le but est de faire en sorte que l’approvisionnement profite aux Canadiens et leur serve.
Mandat
Nous travaillons avec les clients, y compris les fournisseurs et les spécialistes de l’approvisionnement d’autres
ministères à ce qui suit :
• fournir et appuyer d’excellents services;
• harmoniser les perspectives de l’offre et de la demande afin d’élaborer des solutions judicieuses;
• échanger et analyser des renseignements et des renseignements d’entreprise en conformité avec le principe
du gouvernement transparent;
• fournir des services consultatifs et des renseignements liés à l’approvisionnement
• favoriser l’innovation dans l’exécution de politiques et de programmes et appuyer les outils et la
technologie.
Valeurs
La direction et le personnel du BPME-ES sont orientés dans nos travaux par les valeurs fondamentales suivantes :
• La relation de confiance est la pierre angulaire de nos opérations et doit être bâtie au moyen de la gérance,
du service et de la transparence;
• Les marchés publics représentent une profession importante axée sur les principes du service aux
entreprises et de la fonction publique.
• Reconnaître et équilibrer les besoins de tous les intervenants est essentiel à la prestation des services
d’approvisionnement dans le meilleur intérêt du gouvernement du Canada.
Faire participer, Comprendre et Influencer

consulter le rapport.

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