Détails et explications Concernant la reprise des données

Détails et explications
Concernant la reprise des données
Dans ProConcept ERP
Dans une nouvelle société pour 2016
Contenu
1.
Avant-propos ................................................................................................................................... 3
2.
Pourquoi une nouvelle société et ne pas « simplement » modifier l’existant ? ............................ 3
3.
Qu’est-ce que je vais pourvoir garder, reprendre ? ........................................................................ 4
4.
Quel travail m’attend pour 2016 sur les données ? ........................................................................ 6
4.1.
Finance .................................................................................................................................... 6
4.2.
RH-Salaires............................................................................................................................... 7
5.
Travaux préparatoires ..................................................................................................................... 8
6.
Conclusion ..................................................................................................................................... 10
Détails et explications concernant la
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Créé le : 19 octobre 2015
1. Avant-propos
En accompagnement du formulaire dédié à la reprise des données, voici un document explicatif
concernant les différents aspects de l’opération visant à vous fournir une version de ProConcept ERP
actualisée.
Concernant la version ProConcept ERP 11.1 Web, le changement majeur se situe au niveau de la
couche dite « de présentation » qui est désormais réalisée dans un navigateur web. C’est donc avec
le navigateur web Chrome et non plus avec un programme spécifique devant être installé sur le
poste ou sur un bureau à distance que vous accèderez désormais à votre système ProConcept. Pour
le reste, vous retrouverez dans les différents onglets du navigateur, les écrans auxquels vous êtes
déjà habitués. Un mot sur la sécurité, qui est du même niveau que jusqu’à présent ; puisque
ProConcept ERP 11.1 Web, bien qu’il soit publié comme tout autre site web en apparence, n’est
accessible qu’à partir du réseau de votre institution ou depuis l’extérieur en ayant monté une
connexion sécurisée (VPN mobile) au préalable. En résumé, cette mise à jour majeure de la version
de PronConcept ERP 10.2 vers la version PronConcept ERP 11.1 Web implique un gros travail pour le
CIAD en terme d’infrastructure informatique, mais finalement pas de gros changements, ni trop
d’efforts d’adaptation pour des utilisateurs déjà familiers avec la version PronConcept ERP 10.2.
2. Pourquoi une nouvelle société et ne pas « simplement »
modifier l’existant ?
La question nous a été posée sur la nécessité de créer une nouvelle société pour 2016. Voici des
éléments de réponse à cette question.
En ce qui concerne la finance, plusieurs raisons, dont voici les principales. Dans le nouveau plan
comptable, un certain nombre de compte sont renommés et se retrouvent avec des significations
différentes. Il est alors périlleux de comparer un compte 2016 avec 2015 alors que le contenu de ce
compte a changé. De plus, il est probable que certains comptes « version 2015 » soient regroupés
vis-à-vis de compte 2016 notamment dans la partie «Débiteurs ». Il est aussi vraisemblablement
nécessaire d’adapter vos comptes personnalisés 2015 vis-à-vis du nouveau plan comptable.
Au niveau RH-salaire, la nouvelle certification Swissdec v4.0 (http://www.swissdec.ch/fr/versions-etmises-a-jour/directives) nécessite une mise à niveau des rubriques existantes. Techniquement, Il
n’est pas possible de supprimer des rubriques de salaire, si elles ont été utilisées dans un calcul de
salaire. Sur le plan logique, le paramétrage actuel de ProConcept au niveau des éléments de calcul
est basé sur le master de 1999. Les évolutions successives du logiciel, mais aussi des différentes
déductions sociales et autres prescriptions tel que la nouvelle CCT de 2014 nous ont amené à
retoucher année après année ce paramétrage. Il est donc maintenant opportun et sage de repartir
sur une base saine.
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Ce paramétrage de base de 1999 avait été aussi directement lié aux besoins de la formule IVS. Les
règles concernant les échanges eIVS modifient les besoins et nécessitent aussi des changements
importants. Compte tenu du timing entre le moment de la remise de la formule IVS des comptes
2015 et le début des salaires en janvier 2016, il n’était pas possible de faire vivre conjointement ces
deux systèmes.
Compte tenu de ces différents points et après consultation de spécialistes de Solvaxis, il est apparu
que la création d’une nouvelle société devenait incontournable.
3. Qu’est-ce que je vais pourvoir garder, reprendre ?
Finance
Au niveau de la comptabilité presque rien, car le plan comptable sera nouvellement chargé. Les listes
(classifications) créées sur l’ancien plan comptable ne seront donc plus adaptées. Il en est de même
des modèles de document contenant des imputations comptables. Par contre les modèles de libellé,
les numéroteurs ainsi que les types de journaux seront repris. Au niveau des divisions, nous vous
laissons le choix de reprendre ou non vos divisions « 2015 ». Cela vous permet d’aménager ou
réaménager vos divisions si-besoin; notamment, car lors du paramétrage de 1999, nous avions
préprogrammé 200 divisions, ce qui, avec le temps, s’est révélé peu utile.
Partenaires commerciaux
Pour la partie de la comptabilité « Créanciers » toutes les données de bases sont reprises (Adresse,
condition de paiement, références financières, …).
Pour la partie de la comptabilité « Débiteurs» toutes les données de bases sont reprises (Adresse,
conditions de paiement, …).
Pour les dossiers (facturation) toutes les données de bases sont reprises.
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Pour les prestations ou services ou biens, toutes les informations sont reprises à l’exception des
données de comptabilisation.
Pour les points ci-dessus, vous avez le choix de reprendre ou pas les éléments inactifs.
Nous vous conseillons de choisir l’option « Que les enregistrements actif » et même de faire un
ménage préventif en désactivant les dossiers qui ne sont plus utiles.
Postes ouverts (Créanciers / Débiteurs)
Conscient que ce point spécifique est une source considérable de travail fastidieux, nous avons
automatisé une procédure permettant une reprise automatique des données. Cette procédure vous
permettra de transférer tout le détail des postes ouverts Débiteurs et Créanciers.
Cette opération est à réaliser dès que des paiements ou des encaissements sont à réaliser sur la
nouvelle société. Il est possible de réaliser cette procédure de manière dissociée (que les créanciers
puis les débiteurs) Par défaut, la procédure reporte dans un seul compte collectif débiteur et un seul
compte collectif créancier les postes ouverts. Si vous utilisez plusieurs comptes collectif, il faudra les
créer dans le plan comptable de la nouvelle société puis affecter les comptes collectifs sur les
débiteurs/créanciers correspondants.
RH-Salaires
Personne : Tous les éléments
Employé : reprise de tous les éléments à l’exception des postes
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Employés avec genres salaires
Aucune information n’est reprise
Extraction utilisateurs
Incompatibilité de certaines données ainsi que les extractions basées sur les postes, les genres
salaires
Données historiques et les listes
Pas de reprise de l’historique (les informations restent dans la(es) sociétés 2015)
Pour la gestion des employés, toutes les informations de bases sont reprises à l’exception du contenu
de l’onglet « poste » qui contient les éléments de comptabilisation, la classification ainsi que le taux
d’activité. Au niveau des extractions utilisateurs, toutes les extractions sont reprises, cependant, les
extractions basées sur des données remplacées ne seront bien évidement pas correctes.
4. Quel travail m’attend pour 2016 sur les données ?
4.1. Finance
En comptabilité, il faut personnaliser votre plan comptable en recréant si besoin vos comptes
personnalisés (ou sous comptes). Il faut si nécessaire recréer vos divisions.
Remarque sur la division « 000 » !
Les institutions qui n’utilisent pas de divisions dans les comptes d’exploitation ou qui utilise la
division « 000 » dans l’exploitation doivent dès le 01.01.2016 utiliser une division particulière.
En effet la division « 000» est réservé exclusivement au compte de Bilan et ne doit plus être utilisée
dans les comptes d’exploitation faute de quoi les extractions eIVS ne seront pas possibles. Il sera
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nécessaire d’utiliser par exemple la division ‘010’ pour l’exploitation générale. Tous les mécanismes
sont présents pour que cette modification soit totalement transparente et simple pour l’utilisateur.
Reprise des soldes
La reprise des soldes 2015 du bilan sera a effectué manuellement. Nous vous proposons de saisir un
bilan d’ouverture sur la nouvelle société sur l’exercice 2015. Ceci vous permettra d’avoir un suivi sur
les comptes de liquidités. Ce « bilan d’ouverture » sera par la suite à compléter/corriger sur la base
de votre bouclement réel 2015. Comme mentionné plus haut, la reprise des postes ouverts débiteurs
et créanciers sera effectuée automatiquement, il faudra donc prendre cela en compte dans la saisie
du « bilan » d’ouverture.
4.2. RH-Salaires
Il est nécessaire de reprendre les données de bases de l’entreprise notamment au niveau des Genres
salaires entreprise. Les taux des assurances sociales (Accident, IJM, LPP) doivent être saisis dans les
nouveaux genres salaires correspondants.
Structure de l’entreprise
Une des grandes nouveautés dans la gestion 2016 des salaires et l’utilisation très différente des
postes salaires.
Avec le changement du plan comptable, le détail des postes était directement incorporé dans la
comptabilité générale sous la forme des comptes. Comme par exemple le groupe 31 était détaillé par
fonction comme 31000 Assistant sociaux 31001 Educateurs … 31015 Remplaçants ...
Ce détail étant désormais plus souhaité dans la comptabilité générale, mais toutefois toujours utile
dans la gestion RH, il est désormais géré par la gestion des postes. Concrètement votre institution
sera décomposé en département (30, 31, 32, 33, 34, 35, 36) qui eux-mêmes contiendrons 1 ou
plusieurs postes comme par exemple « Educateurs foyer » ou « Remplaçant home». L’imputation
comptable sera fixée dans le poste (Compte et division), ainsi, le découpage de votre institution sera
aussi réalisé selon les divisions (ou structures financières) nécessaires. Nous fournirons dans le
master de base un squelette de « département et poste » que vous pourrez facilement
utiliser/adapter selon vos besoins (copie – duplication disponible).
Salaire de l’employé
Une des grandes nouveautés concerne le salaire de l’employé. Le montant du salaire est maintenant
indiqué sous la forme du salaire annuel et non plus du salaire mensuel ou horaire. Il faut donc au
01.01.2016 saisir cette information. La partie dédiée aux « postes » est maintenant directement
jointe au contrat. Sur la même fenêtre vous saisirez les informations de Poste/Fonction,
Classification/Taux d’activité et Salaire annuel. Le nouveau « Profil hebdomadaire » permettra de
calculer le salaire horaire. Il est donc nécessaire de prévoir une liste avec ces informations.
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Codes des salaires (Codes de soumission et Codes fixes)
Les codes de soumission ont été aussi revus et automatisés si possible. Lors de la reprise des
employés, tous les codes seront affectés automatiquement sur la base du profil standard. Vous aurez
ainsi uniquement à vous préoccuper des exceptions.
Dans les codes fixes, tous les éléments sont effacés, il sera donc nécessaire de ressaisir les
éventuelles éléments indiqués en fixes. Toutefois, nous attirons votre attention sur le fait que le
salaire y compris le salaire horaire sera directement enregistré par le système.
Concernant la saisie des allocations familiales, si ce n’est pas déjà le cas, c’est l’occasion d’utiliser la
gestion des dépendants dans la fiche de l’employé qui permet cette gestion d’une manière plus
simple et efficace que dans les codes fixes.
Les montants unitaire pour les indemnités de nuit, de dimanche, jour férié et de piquet sont
maintenant basés sur un genre salaire entreprise, il n’est donc plus nécessaire d’indiquer la partie
« taux » en fixe.
Le mécanisme des genres salaires a été aussi revu pour passer sur un mode « une colonne »
contrairement au mode quatre colonnes précédent. Concrètement, pour le salaire horaire ou de
remplaçant, le genre salaire dans les codes fixes sera « Salaire horaire ou Taux horaire » et dans le
code variable sera « Nombre d’heure ou Nombre d’Heure de remplaçant ».
La masse de code à saisir dans les « Codes fixe » devrait donc assez restreinte.
5. Travaux préparatoires
Liste de préparation /contrôle
RH-Salaires
Pour la partie RH-Salaires, vous pouvez exporter sous Excel le tableau « Salaires » disponible sous
Ressources humaines / Personnel qui contient toutes les informations liées au salaire et au poste :





Le salaire de base à 100%
Le taux d’occupation
Le poste (compte CG)
La division
La classification
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Pour les prestations, vous pouvez sortir le catalogue des prestations depuis la gestion des services
Finance – PO débiteurs créanciers
Il est important d’avoir la table de conversion ancien plan comptable / nouveau plan comptable ainsi
que le lexique. Une liste des soldes par exemple « résultat condensé » avec le détail des
comptes doit vous permettre de faire la reprise des soldes.
Pour les vérifications de la reprise des PO, les listes habituelles sont suffisantes.
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6. Conclusion
Le changement obligatoire du plan comptable sera aussi l’occasion de mettre à jour les différentes
informations présentes dans L’ERP ProConcept. C’est aussi le moment idéal pour faire des
modifications structurelles, si besoin.
Pour cette opération de reprise ainsi que pour la prise en main de la nouvelle version de votre
logiciel, nous vous fournirons tout l’appui qu’il nous sera possible, mais un bon investissement
personnel de votre part sera la clé de la réussite de cette opération. Dans ce sens, nous n’avons pas
la possibilité matérielle de proposer des formations sous la forme traditionnelle pour les presque 200
utilisateurs de ProConcept ERP. Nous vous mettrons à dispositions de la documentation (guide
pratique détaillé), ainsi que des guides pratiques interactifs (Mini fils détaillant visuellement les
opérations à réaliser) que vous avez maintenant l’habitude d’utiliser. Ces éléments vous permettront
d’appréhender aux mieux ces travaux.
Bon travail à tous !
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