I - Les fournisseurs et A gents :

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Les données « Fournisseurs », « Agents » , « Marchés » et « Produits » sont des éléments essentiels à la gestion
des crédits du laboratoires sur XLAB.
En effet, sans ces données, aucune saisie de commande ou ordre de mission ne peut se faire.
Une gestion correcte de ces fichiers est donc primordiale
Le fichier fournisseur permet de gérer l’ensemble des bénéficiaires des dépenses du laboratoire.
Une bonne saisie du fournisseur est indispensable pour deux raisons :
- coordonnées précisent du fournisseur sur le bon de commande pour envoi
- suite au transfert de XLAB vers la délégation : une intégration automatique de la commande dans
GCF et donc un engagement réel des crédits du laboratoire dans GCF (crédits XLAB = crédits
GCF)
RQ : Pour toute nouvelle saisie d’un fournisseur, imprimer la fiche XLAB.
Alors, vous l’enverrez par courrier avec la copie du RIB à la délégation : Le nouveau fournisseur sera créé dans
GCF et votre la commande correspondante sera intégrée manuellement.
Un fournisseur peut-être de deux types :
- prestataire externe (société, association, centre, compagnie,…)
- agent (mademoiselle, madame, monsieur)
1 ~ Pour saisir un prestataire français s’assurer des données suivantes :
- le nom précis du fournisseur
- l’adresse précise
- le numéro SIREN (9 chiffres)
- le RIB (Le RIB est un document comptable obligatoire en délégation régionale)
RQ : pour consulter le nom, l’adresse, le numéro SIREN et les téléphone et fax du fournisseur , vous avez le site
www.verif.com. Pour le RIB du fournisseur, le contacter.
2 ~ Pour saisir un prestataire européen s’assurer des données suivantes :
- le nom précis du fournisseur
- l’adresse précise
- le numéro de TVA intracommunautaire (= numéro d’identifiant XLAB)
- ses coordonnées bancaires très précisent :
- nom de la banque
- adresse précise de la banque
- N° de compte
RQ : le numéro de T.V.A. intracommunautaire ne pourra être saisi dans XLAB seulement qu’après avoir coché
la cellule « Etranger ».
Le numéro de TVA intracom. commence par deux lettres puis les chiffres (ex : N° CNRS : FR40180089013)
Les pays de l’Union Européenne :
France, Allemagne, Espagne, Italie, Portugal, Belgique, Luxembourg, Pays-Bas, Irlande, Grande-Bretagne,
Grèce, Autriche, Danemark, Finlande et Suède.
CNRS Délégation de Normandie, UNICITÉ - 14 rue Alfred Kastler, 14052 Caen Cedex 4
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3 ~ Pour saisir un prestataire étranger s’assurer des données suivantes :
- le nom précis du fournisseur
- l’adresse précise
- ses coordonnées bancaires très précisent :
- nom de la banque
- adresse précise de la banque
- N° de compte
RQ :
* c’est le seul cas où le numéro d’identifiant du fournisseur n’est pas saisi par le laboratoire.
Pour cela cocher la case « étranger » de la fiche fournisseur.
* Le numéro d’identifiant sera donné par GCF. Vous recevrez par « retour de la délégation vers
XLAB » une modification de commande.
Avant de valider la modification de commande :
- noter sur papier libre le numéro d’identifiant GCF du fournisseur ;
- valider la modification de commande ;
- retourner sur la fiche du fournisseur concerné
- modifier le fournisseur
- saisir le n° d’identifiant GCF et valider le fournisseur
Seulement à ce stade, le fournisseur étranger sera corrigé et identique à celui de la GCF.
4 ~ Pour saisir une association (française ou étrangère) s’assurer des données suivantes :
- le nom précis de l’association
- l’adresse précise
- avoir la copie des statuts de l’association quelque soit la nationalité de l’association.
Pour les associations françaises, les statuts préciseront le N° d’enregistrement de l’association en
Préfecture.
- le RIB (pour les associations françaises) ou les coordonnées bancaires précisent (pour les
associations étrangères)
RQ :
le numéro d’enregistrement en préfecture de l’association sera le numéro d’identifiant XLAB
Rappel : joindre à la facture originale :
~ la copie des statuts de l’association dans tous les cas
~ et s ‘il s’agit d’une cotisation à l’association, joindre le certificat administratif justifiant de
l’adhésion.
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1 ~ Pour saisir un agent français s’assurer des données suivantes :
- le nom et le prénom de l’agent
- son adresse précise
- son numéro de sécurité sociale : il doit être saisi sans espace et sans point
- son RIB : Le RIB est un document comptable obligatoire en délégation régionale
-
le grade et la fonction de l’agent : important car ils déterminent le « groupe » pour les missions à
l’étranger
-
le groupe : voir fiche mission pour déterminer le groupe (1, 2 ou 3)
-
dans la cellule « missionnaire » ne pas oublier de saisir les informations du véhicule personnel de
l’agent : en cas d’utilisation de celui-ci au cours d’une mission, les renseignements seront déjà
saisis et donc apparaîtront automatiquement sur la mission
2 ~ Pour saisir un agent européen ou étranger s’assurer des données suivantes :
- le nom et le prénom de l’agent
- son adresse précise
- ses coordonnées bancaires très précisent :
- nom de la banque
- adresse précise de la banque
- N° de compte
- le grade et la fonction de l’agent
- le groupe (voir fiche mission)
- dans la cellule « missionnaire » ne pas oublier de saisir les informations du véhicule personnel de
l’agent si nécessaire
RQ :
Pour l’agent étranger, le numéro d’identifiant est saisi par le laboratoire.
Le numéro d’identifiant sera déterminé de la façon suivante : 13 chiffres
7 (Homme) Année Mois 99 - - - - - 8 (Femme) Année Mois 99 - - - - - Exemples : Mr Ruterana, Roumain, né le 16/12/66 aura
le N° identifiant : 7 66 12 99 000 000
Mme Otikawa, Espagnole, née le 27/07/63 aura le N° identifiant : 8 63 07 99 000 000
- Cocher la case « étranger » de la fiche agent pour pouvoir saisir ce numéro d’identifiant.
Renseignements sur les techniques de saisie du fournisseur :
Classeur « XLAB, Manuel d’utilisation », Les fournisseurs, pages 323 à 348
Les agents,
pages 379 à 398
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Ce module vous permet d’enregistrer, de modifier, de rechercher et de consulter un marché.
En ce qui concerne le CNRS, les nouveaux marchés et/ou modifications de marché arrivent dans votre base
XLAB par transfert et intégration automatique de la délégation vers XLAB.
Aucune manœuvre de votre part n’est à effectuer sauf précision contraire des services financiers de votre
délégation.
Si vous gérez les crédits des autres administrations sur votre base XLAB, vous devrez saisir manuellement les
marchés de ces administrations (Université de rattachement, INSA, etc…)
RQ : Pour une bonne concordance entre le fichier fournisseur et le fichier marché, vérifier que les numéro
d’identifiant, raison sociale et adresse du fournisseur sont identiques.
A défaut, des messages d’erreurs et autres soucis de saisie apparaîtront lors de la saisie de la commande.
Renseignements sur les techniques de saisie du marché :
Classeur « XLAB, Manuel d’utilisation », Les Marchés, pages 367 à 378
Ce module permet d’obtenir la liste des produits les plus couramment commandés par le laboratoire pour une
saisie des commandes plus rapide et plus fiable.
En effet, vous pouvez enregistrer certaines caractéristiques comme le prix, la référence fournisseur, le taux de
TVA et même le code matière XLAB du produit. Lors de la saisie de la commande, les erreurs de saisies sont
donc limitées.
De plus, un produit saisi est spécifique à un fournisseur. Donc la sais d’un même produit chez deux fournisseurs
distincts est possible.
RQ :
* La gestion des produits n’est pas une gestion des stocks.
* Pour saisir un article du « module produit » dans une commande :
Au niveau « ligne détail », « Ajouter » dans la toute première cellule « Code P. » saisir le code produit
correspondant à l’article à acheter et saisi auparavant dans le « module produit ». Les caractéristiques
de l’article seront automatiquement affichées.
Conseil : Il est fortement recommandé de confier la maintenance (ajout, modification, suppression) XLAB des
produits à une seule et même personne (administrateur XLAB, responsable des produits XLAB, par exemples).
Renseignements sur les techniques de saisie du produit :
Classeur « XLAB, Manuel d’utilisation », Les Marchés, pages 349 à 364
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