CAHIER DES CHARGES PRESTATION DE REGIE PUBLICITAIRE

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CAHIER DES CHARGES
PRESTATION DE REGIE PUBLICITAIRE
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Document strictement confidentiel - 2013
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cominmag est historiquement un magazine périodique professionnel offrant en français une
couverture complète de l’actualité de la branche communication et médias. Depuis quelques
années, cominmag se positionne comme un éditeur de contenus spécialisés et distribuant
ses contenus sur toutes les plateformes disponibles (print, internet, e-newsletters, médias
sociaux, etc.).
Son éditeur est la société Comm In SARL dont la totalité des parts sociales est détenue par
son fondateur, PS, Publicité Suisse qui est l’association faîtière de la publicité en Suisse
romande.
La gouvernance en place laisse une large autonomie à Comm IN SARL. Le but assigné à
Comm In SARL par PS, Publicité Suisse est de participer à l’animation du marché, à son
émulation positive, notamment en favorisant le transfert d’information et de connaissances
professionnelles de la branche. Ceci vaut aussi bien pour le public romand qui doit disposer
de contenus en français sur le marché national de la communication et des médias que pour
le public alémanique qui, au travers de cominmag, doit disposer des informations
importantes sur le marché romand.
En d’autres termes, cominmag a pour objectif le succès qui se mesure essentiellement par
une appréciation qualitative des contenus produits et quantitative des publics rencontrés.
cominmag n’est pas « la voix » de Publicité Suisse, mais défend plus largement les intérêts
de la branche. . cominmag développe ses contenus en fonction des intérêts de ses
utilisateurs actuels et potentiels.
cominmag est le seul producteur de contenus spécialisés dans ce secteur en Suisse romande.
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Gabrielle Burnand, propriétaire de la régie actuelle de cominmag, GB-Marketing d' espaces
publicitaires Gabrielle Burnand SARL, en charge du titre depuis sa création, souhaite réduire
le volume de ses activités professionnelles d' ici à fin 2013. Tenant compte de cet état de
fait, le contrat de régie liant GB-Marketing à Comm In SARL est résilié pour ce terme.
La Consultation va permettre :
x de définir la mode de commercialisation de cominmag.
x d’énoncer les besoins et contraintes de Comm In SARL pour anticiper au mieux la
mise en œuvre d’un tel projet, que ce soit sur un plan commercial, technique,
marketing, juridique ou financier.
x de désigner la régie publicitaire en charge de cette commercialisation.
Les espaces publicitaires à commercialiser concerne tous les supports sur lesquels sont
distribués les contenus cominmag, soit le magazine et les différentes distributions
numériques.
Il est important de noter que cominmag prévoit un changement de son modèle d’affaire,
comme de la périodicité et de sa maquette pour début 2014. D’après les analyses effectuées,
ce changement ne devraient pas impacter les revenus publicitaires. Le dossier de
candidature à la présente consultation doit s’effectuer sur la base des données de diffusion
et d’offre commerciale 2013.
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Les éléments suivants devront en tous les cas être intégrés à l’offre :
x Les éléments / explications mentionnés au chapitre 4 ci-dessous.
x Un plan sur 5 ans incluant des objectifs de chiffre d’affaires pour les différentes
catégories de produits.
x Un projet de commissionnement de la régie.
x L’indication de savoir si l’offre intègre l’ensemble de l’offre commerciale de
cominmag ou si elle ne concerne qu’un ou plusieurs supports (par exemple que le
magazine ou que la pub en ligne).
x L’indication sur le maintien de l’offre en cas de splitting du cahier des charges en
plusieurs mandats complémentaires distincts (par exemple un mandat magazine,
un mandat pub en ligne etc.).
x Une proposition d’organisation de vente (par support print-web, organisation
commerciale, traitement du marché, annonceurs existants, annonceurs potentiels,
newbusiness).
x Une proposition d’organisation de la phase de transition entre la régie actuelle et la
régie nouvellement désignée.
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Le calendrier prévisionnel suivant est prévu pour cette consultation :
x 5 avril : Publication du cahier des charges.
x 6-15 avril : Questions et réponses sur le cahier des charges aux régies intéressées.
Comm In SARL se réserve le droit de publier les questions et les réponses, ce sans
indication du nom de la régie requérante.
x 30 avril : Date butoir pour la remise d’un dossier de réponse.
x 1 mai-3 mai : Sélection des régies sur la base des dossiers de réponse.
x 6 mai : Information aux régies concernées de leur participation ou non au premier
tour.
x 17 mai : Premier tour avec rencontre individuelle avec les régies sélectionnées
selon horaire et format à définir.
x 22 mai (après-midi): Date de réserve pour un éventuel deuxième tour avec une ou
plusieurs des régies sélectionnées.
x 1 juin- 10 juin : Conclusion contrat de régie.
x 11 juin : Annonce de la nouvelle régie.
Adresses pour l’envoi des dossiers :
x Les questions des régies intéressées sur le cahier des charges seront adressées à
Olivier Cretton par mail exclusivement à l’adresse [email protected].
x Les dossiers doivent être envoyés exclusivement sous forme électronique à
[email protected] dans les délais indiqués.
Responsable de la consultation :
x Olivier Cretton, responsable Marketing cominmag.
Comité de sélection :
x Olivier Cretton, responsable Marketing cominmag.
x François Besençon, Président Comm In SARL.
x Paul Doy (Alpaga)
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5.1. Commercialisation de cominmag
5.1.1. Modalités de vente
Les prix de vente sont de la compétence de Comm In SARL, en particulier de son
responsable Marketing. La définition des prix se fait en concertation de la régie en charge
du mandat. La régie agit ainsi à titre de conseil.
La régie indiquera les différents modes de vente qu’elle compte utiliser pour
commercialiser les espaces publicitaires cominmag : vente indviduelle, en package avec
d’autres offres etc.
cominmag souhaite également connaître :
x Le processus d’ouverture de planning : périodicité, dates…,
x Les CG envisagées et l’encadrement des conditions commerciales.
5.1.2. Organisation et moyens mis en œuvre
La régie détaillera l’organisation et les moyens (humains, techniques, etc.) qu’elle entend
mettre en place pour commercialiser l’offre cominmag.
La régie développera notamment les points suivants :
Commercial
x Organisation de sa structure commerciale : équipe dédiée, nombre de commerciaux
etc.,
x Sa stratégie de construction d’offres commerciales,
x Sa démarche commerciale envers les agences et les annonceurs,
x Les leviers pour construire, optimiser et augmenter le CA.
Planning
x Outils de gestion, réservation de l’espace, etc.
La régie pourra préciser sa vision de l’organisation de ces outils dans le futur et les
développements éventuels à venir.
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5.2. Dispositif marketing (études, pricing, yield) et
communication
La régie détaillera l’organisation et les moyens (humains, techniques, etc.) qu’elle entend
développer pour promouvoir l’offre de cominmag auprès de ses partenaires commerciaux.
Comm In SARL attend notamment des réponses sur les éléments suivants :
x Organisation de la structure marketing : mode de fonctionnement, effectifs de l’équipe
etc.,
x Stratégie marketing : les points d’argumentation pour la vente de ses supports,
x Les outils d’optimisation qui pourraient être mis en place (optimisation sur le volume,
sur la valeur, mediaplanning, etc),
x Budgets de communication B2B : promotion de cominmag auprès du marché
publicitaire(offres commerciales, études, etc.).
5.3. Gestion des débiteurs
La régie détaillera l’organisation mise en place pour assurer la gestion des débiteurs de la
phase de facturation à celle de l’encaissement et du recouvrement.
Le ducroire est assumé par l’éditeur étant entendu que la régie ne perçoit pas de
commission sur les ordres facturés mais non recouvrés.
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6.1. Gestion des éléments de stock commercialisables
Pour permettre à la régie d’alimenter son planning d’espace publicitaire, Comm In SARL lui
fournira les éléments du stock commercialisables lors de chaque ouverture de planning ainsi
que l’ensemble des modifications intervenant sur ces éléments.
La définition et l’élaboration du stock commercialisable est réalisé par Comm In SARL selon
un rythme à convenir.
6.2. Gestion des éléments de diffusion
6.2.1. Gestion du matériel publicitaire
6.2.1.1.
Responsabilités opérationnelles de la régie
Il appartiendra à la régie de collecter, contrôler (respect des règlementations en vigueur) et
transmettre à Comm In SARL les éléments de diffusion selon le planning, le format et les
spécificités convenus.
6.2.1.2.
Gestion des anomalies
Comm In SARL contrôlera l’intégrité technique du matériel publicitaire reçu afin de s’assurer
de sa correcte publication.
En cas de détection d’une anomalie, la régie prendra en charge sa correction et, une fois le
problème corrigé, procéder au ré-envoi du matériel à Comm In SARL.
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En répondant à la consultation, la régie soumissionnaire accepte que la collaboration
s’inscrive dans un cadre juridique reposant a minima sur les principes de collaboration qui
suivent, ceux-ci n’étant cependant pas exhaustifs.
7.1. Cadre juridique
7.1.1. Périmètre
La régie assurera la mission de prospecter et de commercialiser les espaces publicitaires de
cominmag :
x sur une base exclusive,
x dans le cadre d’un mandat dit « opaque » en ce sens qu’elle agira auprès des
annonceurs, en son nom propre et pour le compte de Comm In SARL,
x pour l’ensemble des revenus commerciaux et les éventuelles autres formes
commerciales tels que par exemple les annonces emploi, le travelling, ce à l’exclusion
d’opération de promotion de cominmag n’entrant pas dans le cadre du mandat.
7.1.2. Obligations principales de la régie
x Définition, en concertation avec Comm In SARL, de la stratégie et de la politique
commerciale des espaces publicitaire (remises commerciales, conditions générales de
vente, offres commerciales à destination des annonceurs, cadre des négociations avec les
annonceurs, mais pas les tarifs publicitaires),
x Obligation de soumettre à l’approbation formelle de Comm In SARL toute intention de
couplage entre les espaces publicitaires de cominmag et ceux d’autres supports pour
lesquels la régie assure ou assurerait la régie publicitaire,
x Discuter, négocier, établir et conclure les contrats de publicité avec les annonceurs
conformément à la stratégie commerciale et au cadre de négociation préalablement
défini directement ou indirectement avec Comm In SARL.
x Communiquer sur l’offre d’espaces publicitaires de cominmag,
x S’assurer de la conformité des éléments de publicité aux spécifications techniques
requises pour l’intégration et la diffusion de la publicité,
x Vérifier le contenu de toute publicité avant sa publication et s’assurer de sa conformité à
la règlementation applicable,
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x Garantir Comm In SARL contre tous les recours qui pourraient être formés à un titre
quelconque par les auteurs, les ayants droits, et d’une manière générale toutes personnes
physiques ou morales qui estimeraient avoir un droit quelconque à faire valoir à
l’occasion de l'intégration et de la diffusion de la publicité au sein des espaces
publicitaires de cominmag,
x Assurer à ses frais la mise en œuvre et le maintien de l’ensemble des moyens techniques
nécessaires à la transmission des dispositifs de publicité,
x Facturer les Annonceurs de la publicité insérée au sein des espaces publicitaires
commercialisés par elle au titre d’un mois donné et en assurer le recouvrement.
x Etablir et transmettre les justificatifs usuels aux annonceurs.
7.1.3. Clauses contractuelles essentielles
x Contrat d’une durée de 3 ans, renouvelable tacitement.
x Résiliation pour son échéance avec un préavis de 6 mois.
x Contrat de type exclusif.
x Commission différenciée suivant les types de supports / produits.
x Commission indexée sur le chiffre d’affaires.
x Ducroire chez Comm In SARL, mais pas de commission pour la régie sur les commandes
non payées.
L’accord définitif intégrera également un mécanisme de sortie anticipée, à l’initiative de Comm In
SARL, en cas de non-atteinte des objectifs de chiffres d’affaires ;
7.1.4. Autres conditions juridiques
La régie doit être :
x Une société de droit suisse.
x Avoir son personnel et ses ressources en Suisse.
x Etre membre de PS, Publicité Suisse.
Le présent cahier des charges peut :
x Librement évoluer étant entendu que les éventuelles corrections / adaptations seront
transmises aux régies participant au processus.
x Faire l’objet d’un splitting en plusieurs lots, par exemple un mandat pour le print, un
mandat pour la publicité en ligne etc.
En prenant part à la consultation, la régie requérante :
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x S’engage à la confidentialité la plus absolue sur toutes les informations qu’elles aura
reçue sur Comm In SARL, respectivement cominmag, notamment sur le contenu du
présent cahier des charges.
x S’engage à ne pas contester, sous quelques formes que ce soit et à quelques moments
ce que ce soit les décisions du comité de sélection, du responsable de la consultation
et/ou de Comm In SARL.
7.2. Modalités économiques
7.2.1. Modalités de reversement du CA à Comm In SARL
La régie devra établir :
x Deux redditions de compte, l’une pour le « magazine », l’autre pour les
supports numériques. Périodicité : mensuelle (au plus tard 10 jours après la
fin du mois concerné).
Les éléments minimum de la reddition de compte seront : CA facturé au titre du mois
écoulé, en cumulé depuis le 1/01/N, le CA encaissé au titre du mois écoulé, en cumulé
depuis le 1/01/N, la rémunération de la régie au titre des prestations du mois écoulé.
Sur la base des redditions de compte, la régie versera à Comm In SARL le montant des
recettes encaissées durant le mois écoulé diminuées de la commission de régie. Le
paiement interviendra dans les 10 jours qui suivent la remise des redditions, mais au plus
tard dans les 30 jours qui suivent la fin du mois concerné.
7.3. Besoins en termes de reporting
7.3.1. Reporting commerciaux
La régie devra fournir :
x Un reporting des commandes conclues comprenant, pour chaque annonce, les
données suivantes : Support / Nom de l’annonceur, nom du sujet, Prix brut / rabais
client / rabais spécial / prix net / commission régie / net éditeur. Périodicité :
mensuelle.
x Un reporting des commandes conclues pour le magazine comprenant, pour chaque
annonce, les données suivantes : Support / Nom de l’annonceur, nom du sujet, Prix
brut / rabais client / rabais spécial / prix net / commission régie / net éditeur.
Périodicité : mensuelle.
x Un reporting des commandes conclues pour les supports numériques comprenant,
pour chaque annonce, les données suivantes : Support / Nom de l’annonceur, nom du
sujet, Prix brut / rabais client / rabais spécial / prix net / commission régie / net
éditeur. Périodicité : mensuelle.
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x Un reporting prospectif à un mois et les chances de réussite estimées avec le chiffre
d’affaires projeté.
x Un top annonceur, et un top secteur. Périodicité : trimestrielle
x Une liste des clients nouveaux. Périodicité : annuelle.
x Une liste des clients perdus. Périodicité : annuelle.
Sur demande expresse, à titre de pièces justificatives du reporting, une copie des factures
émises par la régie aux annonceurs sera remise à l’éditeur.
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x Reporting actuel GB Marketing (sur demande).
x Offres commerciales et tarifs 2013
>> en français
>> en allemand
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