Le guide d`entretien 2010

DOSSIER ANNUEL D'ACTIVITES
GUIDE ET SUPPORT DE CONDUITE D'ENTRETIEN
Préparation et déroulement de l'entretien annuel
Mode d'emploi du dossier annuel d’activités
A DESTINATION :
► DES INGENIEURS ET TECHNICIENS,
► DES RESPONSABLES ET DIRECTEURS D'UNITE
-1-
EDITO
L’entretien et le dossier annuel d'activités
Le dossier établi annuellement pour chacun des fonctionnaires ITA du CNRS constitue un document essentiel pour les agents et leurs responsables.
Le support d’entretien et d’appréciation, appelé dossier annuel d'activités, comprend à la fois :
o
les éléments de la carrière professionnelle de l'agent,
o
le compte rendu de l'entretien annuel d'activités,
o
la fiche de formation,
o
l’appréciation générale et les motivations pour une proposition d'avancement.
Ce dossier permet donc aux personnels comme aux responsables de travailler sur les objectifs, les orientations de l’activité, le bilan de leur
réalisation, leurs éventuels souhaits d’évolution et le recensement de leur besoin de formation professionnelle.
Ce guide est composé de deux parties : la première partie concerne la préparation et le déroulement de l'entretien annuel et donne des indications
aux agents et à leurs responsables sur les éléments devant être abordés durant cet entretien et la seconde fait état des modalités de rédaction du
dossier annuel d'activités.
-2-
SOMMAIRE
L'entretien annuel d'activités
Principes et objectifs ...........................................................................................................................................................................
Règles de base.........................................................................................................................................................................................
Préparation de l'entretien....................................................................................................................................................................
Déroulement de l'entretien .................................................................................................................................................................
Suivi de l'entretien ................................................................................................................................................................................
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page 7
page 12
Le dossier annuel d'activités - fiche par fiche
Fiche 1 : Récapitulatif de carrière et propositions d’avancement ..............................................................................................
Parcours professionnel ........................................................................................................................................................
Fiche 2 : Descriptif d'activités ..........................................................................................................................................................
Fiche 3 : Bilan, orientations et perspectives ...................................................................................................................................
Fiche 4 : Formation professionnelle...................................................................................................................................................
Fiche 5 : Appréciation générale ..........................................................................................................................................................
Propositions d'avancement ..................................................................................................................................................
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page 20
L'entretien annuel d'appréciation
Principes et objectifs
modalités de transmission de l’information, par exemple.
► Promouvoir le dialogue entre le collaborateur et son responsable
► Faire évoluer les activités et les compétences
Il donne l’occasion à chacun de définir et faire le point sur les activités de
l’agent par rapport aux missions de l’unité ou du service
et de
l’établissement,
Il permet
- à l’agent, de savoir comment son travail est perçu par son responsable et de
s’exprimer sur son activité, son environnement de travail…
- au responsable, de préparer l’appréciation qu’il porte sur le travail fourni.
L’entretien permet au collaborateur de faire le point avec son responsable
sur les compétences qu’il met en œuvre dans l’exercice de son activité.
Ainsi, l’entretien permet d’identifier les besoins en formation, liés aux
évolutions prévues pour sa fonction ou le service et/ou les projets d’évolution
du collaborateur (évolution dans son poste, changement de fonction,
mobilité,…).
Permettre à chacun de mieux comprendre sa contribution au
fonctionnement collectif
►
► Instaurer la démarche de définition d'objectifs, de projets
Dans une collectivité de travail, personne n’agit de façon isolée, sans
conséquence pour l’activité des autres membres. Pour autant, il n’est pas
toujours évident de cerner en quoi sa propre activité contribue au
fonctionnement général.
L’entretien sera l’occasion de montrer dans quelle mesure son travail s’inscrit
dans la mission générale du laboratoire et de l’établissement et quel est son
apport personnel.
L’analyse de la situation de travail doit permettre de convenir de projets et
de fixer des orientations pour l’année à venir.
L’entretien permettra de faire le point sur les actions précédemment
définies.
L’étude conjointe des réalisations de l’agent au sein du collectif permettra de
se poser les questions sur les moyens à mettre en œuvre et les éventuelles
actions correctrices à envisager. De la même façon que le bilan s'effectue
sur la base de l'activité de l'année écoulée, la définition des objectifs de
l'agent doit permettre à l'agent et à son responsable de se projeter sur
l'année suivante.
► Mieux connaître l'existant et améliorer le fonctionnement du
service
La synthèse de l’ensemble des entretiens permettra au responsable de faire
un bilan du fonctionnement du service afin, le cas échéant, d’améliorer le
travail d’équipe par des changements dans l’organisation du travail ou dans les
-4-
L'entretien annuel d'appréciation
Règles de base
•
L'entretien annuel d'activité se déroule une fois par an, durant le 1er semestre.
Il est recommandé de préparer les entretiens en
réfléchissant à leur contenu sans attendre le début de la campagne d'avancement.
•
L’entretien doit être réalisé par le directeur de la structure ou, selon les modes d’organisation, par un responsable direct. Celui-ci doit être
institutionnellement reconnu et désigné par le directeur d’unité (par exemple directeur d’unité adjoint, responsable de service).
Cette mission ne peut être déléguée à un autre collaborateur ou autre responsable.
•
Le responsable qui conduit l'entretien doit rencontrer tous les ITA qui lui sont rattachés y compris les agents travaillant sur un autre site.
•
Lorsqu'un agent effectue une mobilité en cours d'année, c'est le hiérarchique de l’entité de départ qui mène l'entretien et rédige le dossier
annuel. Dans le cadre d'une mobilité lors de la campagne NOEMI d’hiver (prise de fonction au 1er mai), le dossier annuel d'activités sera
rédigé avant cette date.
•
En cas de désaccord entre l'agent et le responsable qui conduit l'entretien, une procédure de médiation sera engagée avec le directeur
d'unité et/ou le responsable RH de la délégation régionale.
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L'entretien annuel d'appréciation
Préparation de l'entretien
Pour l'agent
•
Pour le responsable qui conduit l'entretien
Prévoyez un temps de préparation suffisant et planifiez-le
dans votre agenda.
•
•
•
Identifiez les informations objectives qui peuvent aider à
Proposez une date et une heure d'entretien en fonction des
présenter votre travail et les questions à aborder lors de
disponibilités de chacun au moins 15 jours à l'avance afin de
l'entretien ; le dossier de l’année précédente peut vous y aider.
permettre à l'agent de s'y préparer. Prévoyez une durée
Faites le bilan de votre année, de vos réussites, des difficultés
raisonnable, d’environ une heure.
que vous avez rencontrées, des activités dans lesquelles vous
pensez vous exprimer le mieux et celles dans lesquelles vous
•
Réfléchissez à l’ensemble des thèmes à aborder en vous
référant notamment au dossier de l’année précédente, aux
résultats concrets obtenus, à des faits précis, aux réussites et
difficultés éventuelles rencontrées.
•
Réfléchissez à de nouvelles orientations (objectifs, projets…)
vous sentez moins à l’aise.
•
Réfléchissez à ce que vous attendez de l’entretien, à ce que
vous voudriez voir changer.
•
Préparez des propositions d'orientations, d’objectifs (et les
moyens qui vous semblent nécessaires), formalisez vos souhaits
et perspectives d'avenir de votre collaborateur.
de développement, d’évolution et de formation.
Prenez le temps de préparer l’entretien : la qualité et l’efficacité du
dialogue au cours de l’entretien résultent de l’attention portée à sa
préparation par l'agent et par son responsable.
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L'entretien annuel d'appréciation
Déroulement de l'entretien
Attitude à adopter
L’entretien doit être conçu comme un échange entre le responsable qui conduit l'entretien et l'agent, se fondant sur une écoute réciproque et
constructive, afin que les deux parties s’expriment dans un climat de confiance et de respect mutuel.
Quelques règles de base s'imposent :
- respecter le temps de parole de chacun,
- écouter,
- expliquer et comprendre,
- se centrer sur des faits précis,
- reformuler et s’attacher à trouver une position commune sur l‘ensemble des sujets traités.
-
Les différents thèmes à aborder
•
la mission et les activités de l'agent
L'entretien annuel doit permettre, à travers le rappel de la mission et des activités, de donner une image précise de la situation actuelle du
collaborateur et de préparer l’appréciation portée par le responsable.
•
le bilan de l'activité depuis le dernier entretien
A travers le bilan des activités, l’entretien vise à dégager les points forts et les points à améliorer dans la contribution du collaborateur à la bonne
marche de l'unité/service. Il s'agit dans un premier temps de constater si les objectifs définis l'année précédente ont été atteints, voire
dépassés. En cas de difficultés constatées dans la réalisation des activités du collaborateur, il est nécessaire d'en identifier les causes, sans
porter de jugement de valeur à priori : conditions et moyens de travail adéquats ? Situation générale de l'unité : favorable ou défavorable ?
Evènements ayant eu une influence marquante sur l'activité ? De même, une analyse des conditions nécessaires de réussite dans les actions de
l'unité/service est importante.
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L'entretien annuel d'appréciation
•
les orientations, projets et/ou objectifs pour l'année à venir
Il s'agit de définir les orientations ainsi que les projets à mener, les objectifs à atteindre, et les moyens à mettre en œuvre dans le cadre plus
général des orientations, des axes de recherche, des priorités de l’unité/du service. Le principe est d'établir un engagement commun sur des
objectifs à atteindre et sur les moyens à mettre en œuvre dans le cadre des orientations de travail et des axes de recherche du laboratoire ou des
projets de l'unité/du service.
Comment définir un projet ?
Les éléments permettant de décrire un projet sont les suivants : finalités du projet, actions à mettre en œuvre, personnes concernées, domaines
d'activités, programmation dans le temps, moyens et méthodes nécessaires, budget…
Comment définir un objectif ?
Un objectif est le résultat attendu de l'activité à venir. Il doit être défini de façon à être réaliste et adapté à l'agent et au contexte.
Il est donc possible de formuler un objectif en mentionnant trois informations : l'énoncé de l'objectif, son délai de réalisation et les critères qui
permettront d'apprécier objectivement le résultat l'année suivante.
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L'entretien annuel d'appréciation
A titre d'illustration, le responsable et l’agent peuvent appliquer ou s’inspirer de la technique SMART qui peut sembler appropriée pour définir et
formuler des objectifs:
¾ Spécifique : un objectif ne peut être formulé de manière générale, mais doit être défini de manière rigoureuse et précise
¾ Mesurable : afin de pouvoir estimer si l'objectif est atteint, il doit être mesurable. Il est important lors des entretiens d'appréciation de
pouvoir vérifier de manière objective si les objectifs visés ont été atteints (notions de qualité, de quantité, de temps, de budget…).
¾ Acceptable : les objectifs doivent être acceptés par le collaborateur, l'équipe, l'organisation… Il est également important que ceux-ci
s'inscrivent dans la vision et la mission de l'unité/service et, naturellement, soient cohérents avec la fonction de l’agent.
¾ Réaliste : lors de la détermination des objectifs, il est utile de s'accorder un délai de réflexion au sujet du réalisme ou de la faisabilité
de l'objectif. S'il est trop ambitieux, il est impossible à atteindre, ce qui est inévitablement démotivant pour le collaborateur.
¾ déterminé dans le Temps : il est convenu d'une échéance à laquelle l'objectif doit être atteint ; des objectifs intermédiaires peuvent
également être définis sur une échelle de temps pour parvenir à atteindre l'objectif final.
Deux types d'objectifs peuvent être définis :
• les objectifs reconduits
Il s'agit de maintenir ce qui est acquis et de l'afficher comme un objectif en soi.
• les objectifs de progrès / de changement
Il s'agit de notifier des éléments de progression ou bien de nouveaux objectifs.
Il est essentiel que :
- les objectifs définis soient en accord avec le métier de l’agent
(profil de poste, fiche d’emploi type),
- l'agent joue un rôle actif dans la détermination de ses objectifs
- la définition des orientations résulte d'une analyse concertée
entre le responsable et l'agent
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L'entretien annuel d'appréciation
•
les perspectives d'évolution
L'entretien peut permettre d'engager un dialogue sur les souhaits d'évolution de l'agent ; il constitue ainsi l'occasion d'échanger et, notamment
si les perspectives évoquées se situent au sein de l’unité/service, de donner lieu à un éclairage du responsable sur leur faisabilité et les étapes à
envisager. Ces perspectives peuvent concerner des évolutions au sein du poste actuel et dans ce cas, les sujets d'échanges sont nombreux :
conditions de travail, organisation du travail (responsabilisation, circulation de l'information, latitude d'initiatives…), relations inter-services,
enrichissement des activités actuelles.
Des évolutions au-delà du poste actuel peuvent également être évoquées, et l'entretien peut être l'occasion de recueillir des informations sur les
potentialités de l'agent qui ne seraient pas exploitées dans le poste actuel, ses aspirations et orientations souhaitées à moyen terme, les parcours
envisageables pour y parvenir ainsi que les étapes nécessaires de formation. Afin que ce projet s'inscrive en cohérence avec les besoins de
l'établissement et l'évolution des métiers du CNRS, un entretien spécifique avec un conseiller des ressources humaines de la délégation pourra être
envisagé.
Qu'est-ce qu'un Projet professionnel ?
Un projet professionnel se doit d'être réaliste, réalisable et cohérent avec les perspectives
envisageables au sein ou en dehors de l'établissement. Il n'est pas irrévocable et peut évoluer en
fonction du contexte. Il correspond :
► soit à une évolution dans le poste actuel (délégation d'activités, enrichissement des activités du
poste, montée en compétences…)
► soit à une évolution au-delà du poste actuel au sein ou en dehors de l'unité/service (aspirations et
nouvelles orientations professionnelles souhaitées à moyen terme, parcours professionnels envisageables
et les moyens à mettre en œuvre pour y parvenir : mobilité thématique ou géographique, reconversion…)
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L'entretien annuel d'appréciation
•
Les besoins de formation
La formation professionnelle est l'un des moyens essentiels pour l'adaptation de l'agent à son poste de travail, l'accompagnement de l'évolution de
son métier et le développement ou l'acquisition de nouvelles compétences dans le cadre de son projet d'évolution professionnelle.
Dans ce sens, la réforme de la formation professionnelle tout au long de la vie prévoit un entretien annuel de formation, avec le supérieur
hiérarchique.
Evaluation des actions de formation : durant l'entretien, l'évaluation des actions réalisées au cours de l'année par l'agent sera effectuée afin
d'en mesurer les impacts sur sa situation de travail. Il s'agit d'identifier les principales retombées de la formation au niveau du savoir-faire du
collaborateur et au niveau de la résolution des difficultés éventuelles rencontrées l'années précédentes. L'intérêt est de savoir si la formation
correspondait au besoin défini au préalable, permettant alors de mettre l'accent sur l'importance de la définition du besoin de formation en terme
de résultat attendu.
Identification des besoins de formation : les besoins de formation sont identifiés en lien avec les projets, les objectifs et les orientations
définies ainsi qu'avec les perspectives d’évolution de l’agent. Les bénéfices attendus de ces formations doivent être établis. Le degré de priorité de
la formation envisagée sera également abordé. De même, la finalité de chaque besoin de formation doit être précisée comme le prévoit la réforme
de la formation (adaptation au poste de travail, évolution du métier, développement ou acquisition de nouvelles compétences)..
L’ensemble de ce travail permettra d’établir le plan de formation de l’unité.
•
la proposition à un avancement
La décision du directeur d'unité de proposer à un avancement ou non l'agent promouvable pourra également faire l'objet d'un échange.
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L'entretien annuel d'appréciation
•
la conclusion de l'entretien
Conclure l'entretien annuel, c'est lui assurer une issue positive. Il est donc important de :
-
poser une question de type "tous les points que vous souhaitiez évoquer ont-ils été abordés ?"
-
reformuler et résumer les principales décisions prises au cours de l'entretien
-
rappeler les suites à donner par le responsable et l'agent à court terme
-
fixer le délai du prochain point dans le cadre d'un suivi
-
rappeler la disponibilité du responsable si nécessaire
Suivi de l'entretien
•
Au niveau de l'agent et du responsable
Le suivi doit permettre de garantir la réalisation des orientations, projets et objectifs convenus concernant en particulier l'environnement de
travail de l'agent et de vérifier que les actions décidées au cours de l'entretien soient bien menées.
Par ailleurs, le responsable doit s'assurer de la cohérence avec les autres actions d'écoute et de conseil se déroulant tout au long de l'année et
avec l'évolution éventuelle des objectifs de l'unité/du service.
• Au niveau de l'unité
Une synthèse des entretiens annuels de l'ensemble des collaborateurs peut être élaborée par le directeur d'unité et les différents responsables
qui ont conduit les entretiens. Elle pourra faire l'objet d'une présentation en conseil de laboratoire/de service afin de contribuer à la mise au point
collective de plan d'actions concernant l'amélioration des problèmes d'organisation, de communication, de formation et de conditions de travail au
sein de l'unité/du service.
•
Au niveau du service ressources humaines en délégation régionale
Si elle est formalisée, la synthèse des entretiens pourra également être transmise au service RH de la délégation régionale en charge du suivi des
besoins de formation et de l'accompagnement du projet professionnel des agents. Ces informations serviront de base à la délégation régionale pour
assurer le soutien et le suivi des parcours professionnels de chacun.
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Le dossier annuel d'activités – fiche par fiche
Ce dossier intègre à la fois l'historique de carrière de l'agent et la description de sa situation actuelle de travail, le compte rendu de l'entretien
annuel d'activités et les éléments d’appréciation de l’activité de l’ITA par son responsable.
Il est composé de 5 fiches détachables, qui selon leur nature, seront accessibles à différents interlocuteurs.
FICHE 1
FICHE 2
► Récapitulatif de
carrière
► Parcours
professionnel
► Descriptif
d'activités
FICHE 3
► Bilan,
orientations et
perspectives
FICHE 4
► Evaluation et
recueil des besoins
de formation
FICHE 5
► Appréciation
générale
► Propositions
d'avancement
Leur ensemble constitue le dossier annuel qui sera conservé par l'agent, le responsable qui conduit l'entretien et le directeur d'unité/de
service, au sein même du laboratoire / du service d'affectation de l'agent.
En résumé…
¾ Dossier conservé par l'agent et son responsable : fiche 1 à 5 (dossier intégral)
¾ Dossier transmis en délégation régionale au service RH : fiche 1, 2, 4, 5
¾ Dossier transmis aux experts et aux membres de la CAP dans le cadre d'une proposition d'avancement :
fiche 1, 2, 4, 5
Seule la fiche 3 (bilan, orientations et perspectives) est destinée uniquement à l'agent et à son responsable
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Le dossier annuel d'activités
Récapitulatif
d’avancement
de
carrière
Fiche 1 : Récapitulatif de carrière
et
propositions
Parcours professionnel
L'agent est appelé à saisir l'ensemble des informations demandées.
Les informations portées sont à vérifier par l'agent comme par son
Au fil du déploiement du système d’information RH dans les unités,
responsable.
ces informations seront présentes l'année suivante dans le dossier et
ne feront l'objet que de vérifications par l’agent comme par son
responsable.
Pour faciliter le travail ultérieur, une zone est prévue sur cette page
pour que le Directeur indique s’il propose l’agent à un avancement de
corps ou de grade aux choix, à un échelon accéléré ou retardé. Comme
Il est important de noter que ces éléments peuvent être utilisés aux
l’ensemble des rubriques, ces propositions doivent être l'un des sujets
différents stades du processus d'avancement à titre de critères
de l’entretien préalable.
d’appréciation de l’agent.
Une fois le dossier établi, la signature du directeur d'unité et
l’apposition du cachet de l’unité sont obligatoires au bas de cette
page.
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Le dossier annuel d'activités
Fiche 2 : Descriptif d'activités
Le descriptif doit s’attacher à situer la fonction dans son contexte et
La zone relative à la demande d'actualisation de la BAP et de
à préciser les missions de l’agent, notamment par des éléments
l’emploi type doit être remplie par le responsable qui conduit
quantitatifs ou techniques. Par ailleurs, des exemples de thèmes de
l'entretien.
publications réalisées durant l'année pourront être mentionnés en
Cette zone donne la possibilité au responsable (après validation du
précisant le nombre de ces publications.
directeur d'unité) de demander au service des ressources humaines un
changement de BAP et/ou d'emploi-type lorsque le descriptif des
activités de l'agent, le justifie.
La partie mission est rédigée par le responsable, tandis que la
partie
activité
est
remplie
par
l'agent.
Toutefois,
il
est
souhaitable que ces deux parties fassent l'objet d'un consensus et
Le directeur pourra, s’il le souhaite, demander conseil
d'une discussion lors de l'entretien annuel.
service des ressources humaines de la délégation. Ce dernier analysera
La mission peut être définie comme la contribution spécifique d'un
la proposition au regard des activités de l’agent. Le directeur sera
agent aux objectifs de l'unité ou du service. Si l’énoncé de la mission
informé des suites de la demande de changement de BAP et/ou
doit être bref (de l’ordre de 5 à 6 lignes), le descriptif devra être plus
d’emploi-type et la décision du SRH sera mentionnée dans un encart
détaillé. Il est ainsi important que l’agent situe son activité dans le
prévu à cet effet sur la première page du dossier annuel. Le directeur
cadre de l’organisation et des missions de l’unité/service, qu’il fasse
d'unité en informera à son tour l’agent concerné.
part d’éléments objectifs, et, dans la mesure où cela est cohérent avec
Une demande de changement de BAP acceptée par le SRH prendra
son activité, d’éléments quantifiés (nombre de notices bibliographiques
effet l’année même de sa formulation. Par conséquent, le dossier
rédigées, volume financier géré, nombre d'agents encadrés…). Cette
d’une personne proposée à un changement de corps ou de grade au
partie du dossier est en effet essentielle, quelle que soit la situation
choix sera examiné par le groupe compétent pour la BAP adéquate.
de l’agent, et notamment qu’il soit proposé ou non à un avancement.
-15-
auprès du
Le dossier annuel d'activités
•
Fiche 2 : Descriptif d'activités
L'organigramme
Dans le même souci de clarté pour les lecteurs du dossier, un
organigramme doit être fourni, et cela même si l'agent n'est pas
Descriptif d'activités
proposé à un avancement. Cet organigramme doit être identique pour
l’ensemble de la structure concernée.
Il doit permettre au lecteur de situer l’ITA dans la structure tant en
A remplir ou à fournir par le
responsable :
• Mission de l’agent
• Demande éventuelle de
changement de BAP et emploitype
• Organigramme
termes fonctionnels que hiérarchiques. Il est également intéressant
que ce document mentionne la fonction exercée, ainsi que le corps et
le grade des personnels y figurant.
Un organigramme
C'est une représentation schématique des liens hiérarchiques et
fonctionnels entre les agents d'une unité ou d'un service,
Ce n'est pas une simple liste de personnels tirée de Labintel, ou une
A remplir par l'agent :
• Descriptif d'activités
liste téléphonique/alphabétique.
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Le dossier annuel d'activités
Fiche 3 : Bilan, Orientations et Perspectives
Cette rubrique est composée de 3 parties permettant de formuler les
l'année à venir définis lors de l'entretien (Cf. § Comment définir un
éléments abordés durant l'entretien en les synthétisant.
projet et un objectif, page 8).
Si cela s'avère nécessaire, les modifications d'activités à venir
•
(réorganisation de l'équipe de travail, la mise en place d'un projet,
Bilan de l'année écoulée
prise en charge de nouvelles missions, prise en compte d’une
En fonction des orientations et des objectifs fixés l'année
diminution du temps de travail) seront mentionnées dans la partie
précédente, il convient de faire un bilan de leur réalisation. Comme
prévue à cet effet.
cela était précisé dans la première partie du guide, le bilan
Une zone d'observations éventuelles sur les éléments indiqués dans
s’attachera à dégager les points forts comme les éléments à
les parties bilan et orientations permet à l'agent de s'exprimer s'il le
améliorer.
souhaite.
Dans ce cadre, il est important d’identifier les évènements et les
•
Perspectives
éléments qui ont eu lieu durant l'année et qui par leur nature ont eu un
impact sur la situation de l'agent et la réalisation des projets pouvant
Si l’agent a souhaité évoquer ce point au cours de l’entretien, il s'agit
ainsi expliquer un écart entre les orientations et les résultats
de retranscrire son projet professionnel, en précisant si tel est le cas
obtenus.
à quel terme ce projet est envisagé (court, moyen ou long terme).
L'objectif est de formaliser ce projet et si l'agent le souhaite d'en
•
informer le service RH qui pourra alors intervenir auprès de lui pour le
Orientations de l'année future
conseiller sur les parcours professionnels envisageables.
Si
Dans cette rubrique, sont identifiés les projets et objectifs de
l'agent
n'a
pas
de
projet
professionnel
précis,
la
démarche de l'entretien annuel permet de susciter la réflexion autour
de ce sujet.
-17-
Le dossier annuel d'activités
•
Fiche 4 : Formation, évaluation et recueil des besoins
Evaluation des formations suivies
•
Besoins de formation
Il s'agit dans une première partie d’énoncer les actions de formation
Dans une seconde partie consacrée au recensement des besoins de
auxquelles l'agent a participé ces 3 dernières années et/ou celles qui
formation, il
ont été les plus déterminantes.
formation
Une évaluation de la formation est demandée afin de constater
améliorations à apporter et les problèmes à résoudre. L'énoncé des
l'impact de cette action sur la situation de travail de l'agent,
résultats attendus permettra de savoir si l'action de formation aura
permettant ainsi de savoir si la formation a bien répondu aux attentes
été bénéfique et d'évaluer le moment venu les impacts de la formation
de l'agent et de son responsable.
sur la situation de travail de l'agent.
en
s'agit de formuler clairement les thématiques de
cohérence
avec
les
évolutions
souhaitées,
les
La finalité de la formation doit être renseignée conformément aux
Quatre critères sont formalisés (A, B, C ou D) afin de mesurer
éléments que prévoit réforme de la formation :
l'utilité de la formation sur la situation de travail de l'agent ou la
► T1, adaptation au poste de travail : " ici et maintenant"
cohérence avec son projet professionnel.
► T2, évolution du métier : "ici et demain"
A : formation répondant aux résultats attendus et ayant impactés
► T3, développement et acquisition de compétences : "ailleurs et
la situation de travail de l'agent
demain"
B : formation répondant aux résultats attendus mais n'ayant pas
Enfin, il est nécessaire de hiérarchiser les besoins de formation pour
été exploitée en situation de travail
que le correspondant formation puisse évaluer le degré d'urgence de
C : formation ne répondant pas aux résultats attendus et inutile
la demande et établir le plan de formation de l’unité.
D : formation répondant aux résultats attendus dans le cadre du
Une zone de commentaires éventuels sur les éléments figurant dans
projet professionnel de l'agent
cette fiche formation permet à l'agent et au responsable de
s'exprimer si nécessaire.
Elle est transmise au correspondant formation de l’unité.
-18-
Le dossier annuel d'activités
•
Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement
Appréciation générale et observations
Le responsable qui conduit l'entretien formule une appréciation générale par rapport à l'ensemble des éléments abordés durant l'entretien, et
précisément au regard du bilan de l'année écoulée et des orientations de l'année future. Ces éléments permettent ainsi de formaliser les
conclusions de l'entretien et formuler une appréciation et ce dans tous les cas, qu'un agent soit ou non proposé à un avancement.
Une zone de commentaires est réservée à l'agent pour lui donner la possibilité de s'exprimer sur l'ensemble des éléments évoqués durant
l'entretien annuel d'appréciation et figurant dans le compte rendu, aussi bien sur les parties bilan de l'année écoulée, objectifs de l'année future
que sur la partie perspectives.
En bref…
¾ L'appréciation générale, c'est la synthèse qui conclut l'entretien annuel sur la base du bilan de l'activité
de l'agent ; elle a donc une vocation annuelle. Elle vaut argumentaire pour les avancements accélérés
d’échelon.
¾ L'argumentaire pour la proposition d'avancement de corps au choix se base sur les compétences et
activités de l'agent qui correspondent au corps de niveau supérieur
¾ L'argumentaire pour la proposition d'avancement de grade au choix se base sur la technicité de l'agent et
ses compétences professionnelles dans son corps d'appartenance
¾ Pour un agent proposé en corps ou en grade, l’appréciation générale peut être très brève et renvoyer
à l’argumentaire de changement de corps ou de changement de grade.
-19-
Le dossier annuel d'activités
•
Fiche 5 : Appréciation générale et propositions d'avancement
Propositions d'avancement
deux argumentaires ne doivent pas être identiques. La demande de
Deux feuillets sont respectivement destinés aux propositions :
-
de changement de corps au choix
changement de grade peut, par exemple, insister sur la qualité de
-
de changement de grade au choix
l’agent dans la mise en œuvre des compétences relevant de son corps
Chacun de ces feuillets est constitué d'une partie réservée à
actuel, sur l’élargissement de ses responsabilités, l’extension de son
l'argumentaire servant à motiver la proposition d'avancement.
champ d’intervention. La demande de changement de corps devrait
Cet argumentaire doit être rédigé par le directeur d'unité.
quant à elle être appuyée par la mise en évidence de compétences,
Des informations concernant la structure à laquelle est rattaché
tâches, missions relevant du corps supérieur.
l'agent sont demandées. Elles concernent la position de l'agent dans
Les thèmes de publication pourront être mentionnés (les plus récentes
son unité et le nombre d'agents avec lesquels il travaille.
et les plus significatives) ; ces éléments seront étudiés par les
Dans chacun des cas, demande de changement de grade ou de corps,
personnes compétentes tout au long du processus d'avancement.
l’argumentaire ne devrait pas dépasser une page.
De même, chaque argumentaire comprendra des renseignements
Outre les indications portées sur le dossier lui-même, les deux types
relatifs à l’organisation de l’unité.
de promotion obéissent à des principes différents : si le changement
de grade correspond à la reconnaissance d’un niveau de technicité,
Pour information, des critères plus détaillés sont disponibles à
d’expertise dans le métier exercé et le corps d’appartenance de
l’adresse suivante :
l’agent, le changement de corps est une forme de reconnaissance de
http://www.sg.cnrs.fr/drh/carriere/dossier-annuel/default.htm
l’exercice par l’agent de fonctions associées à des responsabilités,
Chaque fiche doit être impérativement signée par le directeur d'unité
compétences et techniques relevant du corps supérieur.
et par l'agent concerné lorsque que celui-ci est proposé dans tous les
En conséquence, une même personne ne devrait pas être proposée à la
cas.
fois en corps et en grade. Si toutefois cela devait se produire, les
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