une plate-forme pour le réseau des GRETA Nord Pas de Calais

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Mise en œuvre des plates-formes pour la formation ouverte et à distance
Massive, une formation à distance pilote pour la mise
en place d’une plate-forme commune aux GRETA
Nord Pas de Calais
Etude de cas rédigée par Anne-Marie Bourgesse, Département Production DAFCO
Octobre 2000
Résumé
La DAFCO de Lille a structuré un dispositif de formation tutorée à distance. Une
formation pilote au sein de la société Massive a eu lieu à partir de janvier 2000.
Cinq salariés ont été formés en langues (Italien, Anglais) ou en bureautique.
L’étude de cas présente les enseignements de cette opération pilote. Le dispositif
s’est appuyé sur la plate-forme GEF Expert Domino et des outils de visioconférence.
Contact
Département Production DAFCO
7, rue de Thionville 59800 LILLE
Anne-Marie Bourgesse
Mel : [email protected]
Sommaire
Introduction
A/ Le projet : une plate-forme pour le réseau des GRETA Nord Pas de Calais
B/ Le dispositif pilote de formation chez Massive
C/ Les moyens mis en œuvre
D/ Les démarches de suivi, d’évaluation
E/ Economie
Introduction
Le réseau des GRETA propose des formules souples qui tiennent compte des
disponibilités, des rythmes d'apprentissage et des choix des stagiaires. Des
dispositifs spécifiques et un accompagnement personnalisé contribuent à la mise en
œuvre de cette individualisation de la formation. Le réseau pratique
l'individualisation de la formation de façons diverses et notamment dans le cadre :
•
de dispositifs permanents spécifiques à l’Education Nationale (Centre
Permanents, Dispositifs Permanents de Formation Individualisée),
•
de partenariats avec d’autres institutions pour la mise en place des Ateliers
de Pédagogie Personnalisés (APP) et des Entreprises d’Entraînement
Pédagogique (EPP),
2
•
depuis janvier 2000, des Formations Ouvertes et à Distance (FOAD)
alternant auto-formation à domicile ou sur le lieu de travail et séquences de
formation en centre de formation.
La DAFCO de Lille et le réseau des GRETA Nord Pas de Calais
Afin de permettre à chacun de se former tout au long de la vie, l’Education nationale s'est donné les
moyens d'assurer sa mission de formation des adultes en utilisant toutes les compétences et les
potentialités de son réseau, le Réseau des GRETA. En France le réseau des GRETA, ce sont (Données
1999) :
•
30 DAFCO (Délégation Académique à la Formation Continue)
•
310 GRETA polyvalents ou spécialisés
•
5 600 lieux de formations
•
1 300 conseillers en formation
•
50 000 formateurs
•
5,5 millions de stagiaires
•
83,6 millions d’heures/stagiaires
•
2,8 milliards de CA
L’Académie de LILLE compte 16 GRETA animés par la D.A.F.C.O (Délégation Académique à la Formation
Continue). Le Délégué Académique à la Formation Continue détermine, auprès du Recteur, la politique
de formation des adultes en fonction des orientations nationales et des priorités régionales. Il assure la
représentation de l'Education nationale auprès des instances régionales et départementales, auprès des
autres administrations et des branches professionnelles.
Le Réseau des GRETA s'adresse à tous ceux qui souhaitent se perfectionner, changer d'activité, acquérir
de nouvelles connaissances :
•
salariés des entreprises, des collectivités territoriales, des administrations, des hôpitaux, des
organismes de formation, dans le cadre du plan de formation ou du congé individuel de
formation
•
demandeurs d'emploi
•
jeunes adultes en insertion professionnelle
•
personnes qui financent leur formation à titre individuel
Le réseau des GRETA propose une gamme très étendue de formations dans des domaines variés :
Industrie, Commerce, Services et Formations générales. Elles concernent aussi bien les évolutions
techniques des métiers traditionnels que les technologies nouvelles des métiers en cours de
développement. Des modules de formation spécifiques sur les champs de l'ingénierie et compétences
pédagogiques, les compétences professionnelles transversales, les techniques de communication
interpersonnelle, les nouvelles technologies peuvent également être proposés.
A/ Le projet : une plate-forme pour le réseau
des GRETA Nord Pas de Calais
1 - Visées du projet
Un logic iel GEF-Expert conçu par la Délégation à la Formation Continue de
l’Académie de Lille est utilisé depuis 1993 pour répondre aux besoins des
formations individualisées. Le logiciel permet de :
•
prendre en compte les besoins individuels pour organiser le choix et le
déroulement des objectifs de formations à partir de règles gérées par un
système expert,
•
choisir des supports d'activités variés : fiche saisie avec un traitement de
textes qui sera imprimée ou affichée à l'écran, logiciel multimédia lancé
automatiquement ou consignes d’utilisation d’outils externes à consulter, de
3
démarches à effectuer, de tâches à exécuter, connexions sur des ressources
Internet,
•
assurer le suivi d’un stagiaire ou d’un groupe de stagiaires,
•
éditer de nombreux rapports : compétences acquises, évolution au cours de
la formation, statistiques individuelles ou collectives
La mise en place de formations ouvertes a permis de faire évoluer le logiciel pour
qu’il puisse s’adapter à la technologie Internet et offrir à l’apprenant les outils de
communication synchrones et asynchrones.
Le dispositif FOAD géré par la plate-forme GEF-Expert DOMINO expérimenté en
janvier 2000 s'intègre dans le dispositif général de la mise en place, depuis 99, de
l’intranet du réseau des GRETA. L’intranet du réseau permet à ce jour :
•
L’accès à un serveur de messagerie
•
L’accès à des bases de données du réseau : bases documentaires (outils
pédagogiques, pédagogie générale), bases pédagogiques (pédagogie
générale du formateur d’adultes, outils pédagogiques), l’offre de formation
du réseau (Consultation de l’offre de formation et inscription à distance, …)
•
Les forums de discussion pour faciliter le travail coopératif sur un projet
(Dynamo, Positionnement assisté, Echanges entre formateurs, Solidaire)
Dans ce cadre la mise en place d’une plate-forme de formations ouvertes et à
distance permet :
•
d’apporter une dimension nouvelle à nos dispositifs de formation
individualisés
•
de développer des formations en PME/TPE en proposant des formules plus
souples qui s'adaptent aux contraintes de l'activité de l'entreprise
•
de faciliter la coordination pédagogique entre les différents lieux
d’apprentissage : centre de formation, entreprise,
•
d’optimiser la réalisation et la distribution des outils pédagogiques créés
dans le cadre des ateliers de production pédagogique du réseau des GRETA.
Architecture de formation recherchée
La plate-forme permet de couvrir l’ensemble des formations offertes dans les
dispositifs de formation individualisés : formations générales et théoriques
(langues, enseignements généraux du niveau 5 au niveau 3), formations
bureautiques (dont Permis de Conduire Informatique Européen), formations
spécifiques (e-commerce), etc.
Plusieurs scénarii sont actuellement mis en place :
•
du tout distant avec des séances de communication synchrone par
l’intermédiaire d’un système de visioconférence,
•
une alternance de présentiel dans un centre de formation et de séquences
de formation distantes dans un centre de ressources de l’entreprise,
•
un accès à la formation à partir du poste de travail du salarié
•
une possibilité d'activités de remédiation dans les enseignements du
secondaire à partir du domicile.
4
2 - Enjeux et innovations du projet
La décision de mettre en place une plate-forme de télé formation date de
septembre 1998. La première expérience dans une PME de la région lilloise a
débuté en janvier 2000. Plusieurs nouveautés ont été impliquées par cette décision.
Aspects techniques
Le logiciel GEF-Expert, à l’origine de la plate-forme actuelle, avait été développé
par le département NTIC de la DAFCO. Pour faire évoluer le dispositif il a été décidé
de faire appel à une société de service BLM-Technologies. Le développement de la
plate-forme a eu lieu de décembre 98 à septembre 99.
Pour faciliter la mise en place des sites expérimentateurs la DAFCO s’est doté d’un
parc de matériels susceptibles d’être prêtés pendant le temps d’une
expérimentation : ordinateurs, imprimante, scanners, kit de visioconférence point à
point…
La mise en place d’une “ formation action ” a permis de démultiplier les
compétences des département NTIC et Production vers les différents sites chargés
de produire les ressources pédagogiques et d’assurer les séquences de tutorat
distant.
Aspects pédagogiques
Le changement primordial résulte dans l’évolution des compétences pour les
formateurs, qu’ils soient auteurs de ressources pédagogiques et tuteurs distants ou
uniquement tuteurs distants. Cette évolution s’est faite au cours d’une formation
action autour de la production et de l’observation des phases de tutorat distant.
Aspects organisationnels
La mise en ligne des ressources pédagogiques est assurée par l’équipe des
formateurs impliqués dans la plate-forme ; cependant certains de nos formateurs
ne sont pas encore suffisamment autonomes pour prendre en charge la
médiatisation de ces ressources. Pour les aider un poste de personne ressources a
été créé en mai 2000.
Une réflexion est menée pour repenser l’organisation du service des formateurs.
Des solutions ont été trouvées mais elles devraient être renégociées au vu des
premières expérimentations soit en particulier :
•
la prise en compte de la production pédagogique dans le service du
formateur
•
la prise en compte de la phase de tutorat distant qui peut avoir plusieurs
modalités : attente d’un appel, phase de visioconférence avec un seul
stagiaire, tutorat distant avec un groupe
•
la prise en compte des coordinations distantes entre les formateurs
(humaines ou techniques)
Aspects institutionnels
La mise en place des actions FOAD s’est faite dans le cadre de projets européens
pilotés par un chef de projet Geneviève Schoonheere et a donc entraîné la nécessité
de s’associer avec des partenaires (AGEFOS-PME) qui font partie intégrante du
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dispositif aussi bien en amont des formations que pendant le déroulement de la
formation (phase de suivi et de bilans). Cet apport externe a dépassé le cadre de la
coopération inter institutionnelle traditionnelle pour aller jusqu’à une participation
active dans la phase d’opérationnalisation.
L’ensemble des changements impliqués par ces nouveautés a pu être pris en
compte. En effet, la DAFCO possède depuis 1990 un dispositif d’ingénierie de
formation et d’ingénierie pédagogique qui, associé aux NTIC et impulsé par les
projets européens, a facilité le changement.
Une centaine de formateurs auteurs ont participé depuis 1990 aux ateliers de
production pédagogique qui comptent 140 titres édités dont de nombreux outils
multimédias. La DAFCO a pu ainsi disposer du volontariat d'équipes pédagogiques
motivées pour s'investir dans ces nouvelles voies.
Par contre, il lui a fallu souvent convaincre ceux (responsables de formation,
gestionnaires) qui restaient effrayés par l’ampleur des investissements matériels et
humains nécessités par la mise en place de dispositifs FOAD.
3 - Avancement du projet
En octobre 2000, après une phase d'expérimentation (en cours à ce jour), nous
avons pu nous orienter vers un développement qui permette à tout le Réseau des
Greta de disposer de cette possibilité d'offre de formation. Bien entendu, nous
tirons les leçons de la formation pilote réalisée auprès des employés de l’entreprise
Massive et en particulier sur ses aspects économiques.
D'autres scénarii ont été conçus avec le souci d'une adaptation aux contraintes du
public ciblé.
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Actions de formation en cours
Organisation
Initiation Bureautique chez FAURECIA auprès de 141
ouvriers de production (démarrage en juillet 2000)
40% de la formation se déroule en présentiel, dans
le centre de formation et 60% en autoformation
dans le centre de ressources de l'entr eprise avec
possibilité d'un tutorat distant
PCIE (Permis de Conduire Informatique Européen) à la Le positionnement a été réalisé en ligne. Une
centrale EDF Gravelines : 13 employés de bureau
séance de restitution permettra de décider au vu
des résultats des contenus de la formation. La
(démarrage en juin 2000)
formation aura lieu à partir du poste de travail
(même organisation que pour 1)
E.commerce auprès de salariés et cadres de TPE
(démarrage en septembre 2000)
Le positionnement se déroule en présentiel lors
d’une séance de regroupement. La formation est
accessible à partir du poste de travail du salarié.
Des séances de tutorat de type Hot Line sont
organisées selon un planning prédéfini mais
renégociable sous 24 h
Projet d’une action de formation en télé secrétariat
auprès de 16 stagiaires demandeurs d'emploi
handicapés (démarrage en novembre 2000)
La formation en présentiel est complétée par une
formation en accès libre à partir du domicile. Des
plages de tutorat distant sont définies dans le
planning ; elles ont pour objectif la mise en
situation professionnelle du télétravail.
Des projets d’activités de remédiation au "Lycée de
La remédiation est institutionnalisée dans le centre
toutes les chances" auprès des élèves du secondaire
de ressources du Lycée. Cependant les élèves
(construction des ressources depuis septembre 2000) pourront poursuivre leur travail à partir d'une
connexion Internet (domicile, lieux ressources
associatifs…) ; le tutorat, dans un premier temps
sera asynchrone ; les enseignants pourront
alimenter la base de ressources à partir de leur
domicile.
Un projet d’accès à la formation à distance pour les
La formation est accessible à partir d'une connexion
candidats à une VAP (validation d’acquis professionnel) à Internet (domicile, lieux ressources associatifs…) ;
partir de janvier 2001 (financement pour 90 stagiaires) le tutorat est asynchrone et synchrone (si seuil
d’inscription atteint)
B/ Le dispositif pilote de formation chez Massive
4 - Objectifs de formation, publics, recrutement
Objectifs de formation
Il s’agit d’une formation en langues (anglais, italien) et en bureautique (Windows,
Word, Excel)
Public
Le dispositif s'adresse à cinq salariés (cadres ou employés) d’une PME de la région
lilloise MASSIVE France. Il s’agit d’une formation délivrée dans le cadre de la
formation continue.
Recrutement
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La plate-forme permet l'organisation des données pédagogiques à partir de
référentiels d'objectifs pédagogiques, cette organisation autorisant une adaptation
souple des ressources à une demande spécifique de formation.
•
La plate-forme autorise les inscriptions à distance ; cependant nous n'avons
pas encore ouvert cette possibilité sur INTERNET. Actuellement la mise en
place d'actions de formation se déroule d'une manière traditionnelle :
prospection, rencontre avec les responsables de l'entreprise, phase d'accueil
et de définition des objectifs de formation.
•
Pour utiliser la plate-forme elle-même, il suffit d'une séance
d'accompagnement lors de la première connexion. Par contre et ceci quelle
que soit la taille de l'entreprise, on se heurte toujours à des demandes
d'intervention annexes : perte de la connexion, erreurs d'adressage,
problème d'imprimante, installation de logiciels associés aux ressources
pédagogiques, gestion du multifenêtrage, etc. La prise en main du poste de
travail à distance est une nécessité si on veut éviter les déplacements
fréquents sur le site.
5 - Objectifs de formation liés aux fonctionnalités de
la plate-forme
La plate-forme met à la disposition du stagiaire un dispositif de communication
asynchrone et synchrone (de nature différente selon la technologie choisie).
L'utilisation de ces dispositifs implique une évolution des compétences techniques
des stagiaires dont les transferts vers l'apprentissage visé sont évidents. On
remarque une utilisation ciblée de l'une ou l'autre des fonctionnalités offertes.
Ainsi les stagiaires en bureautique vont privilégier l'utilisation du "partage
d'application" tandis que les linguistes préféreront l'usage du tableau blanc.
Ce constat nous a amené parfois à modifier nos supports pédagogiques. Ainsi, on
peut remarquer que la plate-forme intègre dans ses fonctionnalités la possibilité,
pour le stagiaire, de saisir en ligne une réponse ouverte qui est immédiatement
transmise au formateur et cela sans aucune opération complexe pour le stagiaire
(action sur un bouton de validation) ni pour le formateur (choix de cette fonction
dans une liste).
Or l'expérience montre que cette possibilité est délaissée au profit des échanges
écrits (par tableau blanc) au moment des phases de tutorat synchrone.
Malgré nos sollicitations, nous n'avons pas réussi à susciter l'utilisation du forum de
discussion mis à la disposition du stagiaire.
6 - Organisation et pédagogie
Dans l’action MASSIVE, toute la formation a lieu dans un local dédié dans
l'entreprise. 6 séquences en présentiel ont été prévues : accueil-positionnement et
choix des objectifs de formation, 2 séances d'accompagnement sur site, 3 séances
de bilan.
Les séquences de formation distantes durent deux heures mais le stagiaire a la
possibilité d'accéder à la plate-forme en dehors des séquences prévues. Les
séquences inscrites sur le planning bénéficient d'un tutorat distant d'au moins 30
minutes (à la demande du stagiaire et en fin de séquence : jeux de rôle, vérification
des acquis, définition du projet suivant….)
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Situations d’apprentissage : la vision de l’apprenant
Travail isolé (durée moyenne annoncée)
Durée (% de la
formation)
45 h (65%)
Regroupement sans formateur (durée moyenne annoncée)
-
Activité tutorée en temps réel par un formateur à distance
15 h (21%)
Regroupement avec formateur présentiel
10 h (14%)
Durée totale moyenne de la formation
70 heures
Les activités de formation
Toutes les activités d'apprentissage sont accessibles en ligne. Elles peuvent faire
appel à des ressources externes (ouvrages, logiciels commercialisés, sites
Internet…) Mais peu à peu les formateurs privilégient la réalisation d'activités
autonomes qui entraînent moins de problèmes techniques et s'adaptent plus
facilement aux besoins spécifiques. Cette évolution est une tendance qui nous
semble inévitable et qui permet de plus, d'éviter tous les problèmes dus à la
distribution des ressources annexes ; de plus il faut doter chaque tuteur distant,
chaque stagiaire de l'ouvrage, du logiciel générique, ce qui a un coût !
Techniquement ces activités, la plupart du temps, ne sont pas de l'EAO en ligne.
Les réponses ne sont pas saisies à l'écran (hormis la possibilité de rédiger une
réponse de type réponse ouverte qui est immédiatement envoyée au formateur).
Les questionnaires en ligne avec récupération des réponses demandent des
compétences informatiques que nous n'exigeons pas des formateurs et de plus sont
coûteuses en temps de production. Nous avons introduits plus de questionnaires en
ligne dans l'action e-commerce où le tutorat synchrone n'est que de 5%.
Actuellement la société BLM-Technologies développe des composants qui
permettront au formateur d'intégrer des pages de type EAO dont les résultats
feront évoluer le parcours de formation.
Les activités proposées sont des sollicitations à réaliser des TP ; la partie expositive
étant à disposition par l'intermédiaire d'un lien.
Les mises en situation de type professionnel, à la demande du stagiaire, font l'objet
d'échanges par messagerie.
Rôle du Formateur
Au fil de l’action chez Massive, un cahier des charges de la séance de tutorat distant
a été définie avec les formateurs. Il permet plus d'efficacité dans les échanges.
Dans cette action pilote, chaque séance de tutorat fait l'objet d'une évaluation en
ligne réalisée par le formateur et accessible par le stagiaire. Nous avions tenté au
début de l'expérience de faire remplir une fiche d'évaluation par le stagiaire mais
sans grand succès.
9
Cahier des charges d’une séance de tutorat
Guidance d'une séquence de formation
Préparer l'amont de la formation
•
Consulter le planning pour prendre connaissance d'un éventuel changement
•
Consulter la messagerie des stagiaires pour prendre connaissance d'un éventuel message
•
Consulter le suivi du stagiaire pour prendre en compte les activités réalisées (lors de la séquence
précédente, en autonomie entre les deux séquences)
•
Vérifier matériellement le site
Visioconférence de contact à l'initiative du stagiaire (si elle ne se fait pas contacter l'entreprise par
téléphone)
•
Rappel de ce qui a été fait
•
Questionnement pour vérifier un éventuel transfert professionnel des acquis
•
Proposition et négociation du projet de formation de la séquence (attention ! chercher
l'assentiment du stagiaire, ne jamais rien imposer)
•
Conseil méthodologique pour la première phase d'auto formation
•
Prise de rendez-vous tout en précisant qu'on reste à disposition
Les phases de visioconférence suite à une demande d'aide
•
Faire formuler la demande
•
Y répondre en faisant appel aux moyens mis à disposition (partage d'application, tableau blanc)
•
Attention ! en cas de difficultés techniques trouver une solution de remplacement (il reste
toujours le téléphone)
•
Ne pas oublier de noter les temps de visioconférence
La phase de visioconférence à l'initiative du formateur
•
En langue cette phase est l'occasion de mettre en pratique les acquisitions de la phase d'auto
formation. Elle doit être soutenue par un scénario écrit que le stagiaire a pu préparer avant le
contact.
•
Elle doit se terminer par une évaluation de la séquence (acquis/non acquis) et une proposition
éventuelle (si le stagiaire le souhaite) de travail personnel à réaliser.
•
Elle doit fixer le rendez-vous suivant ainsi que le projet de formation suivant.
L'aval de la formation
•
Remplir la fiche d’évaluation de la séquence
DAFCO Nord Pas de Calais
7 - Evaluation et positionnement des apprenants
Dans l’action Massive, le positionnement à l'entrée de la formation est réalisé à
partir d'un entretien Formateur/Stagiaire ; c'est donc manuellement que le
formateur va saisir les résultats du positionnement et ainsi déterminer les contenus
de la formation. Par contre, pour les autres actions ultérieures, nous avons
construit des positionnements en ligne dont les résultats pourront prédéterminer le
parcours (avec possibilité de le rectifier manuellement).
Après chaque activité de formation, le stagiaire accède à un autocorrectif qui lui
permet de s'auto évaluer. Cette auto évaluation est vérifiée par le formateur lors de
la phase de tutorat synchrone.
Des phases d'évaluation plus spécifiques permettent de faire le bilan des
acquisitions. Elles sont corrigées par le formateur (A partir de novembre 2000, nous
disposerons d'une possibilité d'évaluation automatisée).
Le formateur accède au suivi des activités réalisées par le stagiaire. Il peut savoir, à
tout moment ce que le stagiaire est en train de réaliser, ses réussites ou non-
10
réussites. Si le formateur a prévu une saisie de réponses en ligne il accède à ces
réponses.
8 - Fonctionnalités, médias et techniques
La plate-forme GEF-Expert Domino a été réalisée à partir des applications LOTUS
NOTES, objet d'une convention LOTUS-Education Nationale.
Pour le stagiaire il suffit d'un navigateur et de l'adresse du site ; la plate-forme est
adaptée à tout type de système d'exploitation. Le formateur doit être doté d'un
client Notes et de l'application GEF-Expert Domino.
L'ensemble des bases est sur un serveur Lotus Notes. Des logiciels annexes sont
associés à la plate-forme. Ils sont lancés directement à partir de liens inclus dans
les activités de formation. Mais c'est une solution provisoire car trop coûteuse
(problème de licence d'utilisation) ; de plus, elle pose le problème d'incompatibilité
de matériels et versions.
Fonctionnalités utilisées
Commentaires
Pages Web
Toutes les activités de formation
Liens vers des URL externes
Sites repérés (dictionnaire de langues) ; problème de la
permanence de ces sites.
Audio et vidéo
Un serveur Real audio facilite la lecture des fichiers audio et vidéo
Un moteur expert générateur du
parcours de formation
Les activités mises à la disposition du stagiaire obéissent à des
règles : prise en compte des acquis ou des non acquis, règles
d'enchaînements (chronologique ou logique) des activités, statut
des différentes activités (positionnement, activité principale,
évaluation, activité obligatoire, remédiation…)
L'outil de suivi des apprentissage
A la fin de chaque activité, une grille des objectifs mis en œuvre
doit être renseignée soit par le stagiaire (cas de l'autoévaluation)
soit par le formateur (pas d'autoévaluation prévue) ; l'identification
de non acquisition entraînera une modification du parcours de
formation. Un rapport permet au stagiaire comme au formateur de
suivre ses acquisitions.
Visioconférence
Systématiquement utilisée puisqu'elle fait partie du cahier des
charges du dispositif
Partage d’application
Utilisé en bureautique
Tableau blanc
Le tableau blanc est une des fonctionnalités intégrées au logiciel
GEF-Domino Mais nous avons associé un dispositif de
visioconférence point à point qui possède lui aussi un tableau
blanc ; c'est donc ce tableau blanc qui est utilisé
Utilisé en langues
Le planning des formations
Un planning (des formateurs et des compétences) permet au
stagiaire et formateur d'organiser les séquences de formation en
fonction de ses disponibilités. Le planning est directement pris en
charge par les formateurs.
Messagerie
Utilisée par les stagiaires quand toute autre communication
synchrone est impossible:
- pour organiser une séquence de formation (demande de report
par exemple) ;
- pour évoquer un problème de technique
- pour demander une aide à propos d'une activité
Chat
Utilisé occasionnellement pour pallier une absence de son
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Fonctionnalités non utilisées
Forum
Non utilisé
C/ Les moyens mis en œuvre
9 - Externalisation
Les moyens humains mis en œuvre sont trouvés dans le réseau des GRETA. Des
partenariats avec d'autres organismes de formation de la Région Nord-Pas de Calais
sont prévus en 2001 dans le cadre de projets FSE. Ces partenariats pilotés par la
DRTFP (AFPA, SEFTI-ICAM, SOFIP, CFA) font l'objet de conventions et concernent
l'élaboration de ressources pédagogiques.
10 - Infrastructures et équipements
La mise en place de la plate-forme n'est qu'une dimension de la mise en place d'un
INTRANET au sein du réseau. C'est dans ce cadre qu'une politique d'investissement
a été menée depuis 1998. Cette politique est en cours. A l’heure actuelle, la mise
en place d'un centre de ressources FOAD est à l'étude.
Cependant la mise en place des premières expérimentations a nécessité de
devancer l'équipement des sites GRETA et les « Lycées de Toutes les chances »
impliqués (2 au lancement, 7 actuellement)
Equipement des sites distants :
•
une ligne Numéris
•
un poste connecté
•
installation de la plate-forme (client Notes et GEF-Expert DOMINO)
•
installation des logiciels externes : Screencam, Real audio, Acrobat Reader.
Dans le cas de l’action Massive, des équipements ont été installés dans le site
client :
•
prêt de 2 PC en réseau, imprimante, scanner, caméra ;
•
logiciels externes (outils bureautiques, Screencam, Player Real audio,
logiciels EAO divers, ouvrages, …)
11 - Documents
Nous avons, depuis 1990, une stratégie d'élaboration de ressources pédagogiques.
Nos formateurs-auteurs sont recrutés à partir d'un appel d'offres annuel. La
production pédagogique fait l'objet d'une convention de production qui en précise
les modalités, les droits de l'auteur, sa rémunération, etc. La plate-forme et les
ressources pédagogiques mises en ligne font l'objet d'un dépôt légal.
Pour mettre en place les premières expérimentations FOAD qui représentaient des
domaines nouveaux de formation, nous avons dû créer de nouvelles ressources
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pédagogiques. Cependant, le choix stratégique d'impliquer les formateurs dans
l'élaboration des ressources ne nous a pas orienté vers des solutions exigeantes en
compétences informatiques et coûteuses en temps de production.
Nous avons établi avec les auteurs des modalités des calculs de service et de
rémunération correspondant au temps de production des ressources et ce calcul est
variable selon la nature de la ressource créée.
Temps de production des ressources
Type de ressource
Temps de production ressource pour 1
heure d’activité stagiaire
La ressource est de type méthodologique et fait appel à
une ressource externe
1h
La ressource est la mise en ligne d'une ressource
antérieure
2h
La ressource en ligne est nouvelle mais de type
ressource à imprimer (même si on y introduit des liens)
3h
Un écran (de type EAO) avec analyse de réponse
2,5 h
Dafco Lille – octobre 2000
Les développements actuels réalisés par BLM-TECHNOLOGIES permettront
d'intégrer plus d'interactivité dans les ressources, tout en restant accessibles à nos
formateurs auteurs.
Cette interactivité est actuellement :
•
la navigation (documents, liens externes)
•
incorporation de séquences audio (en langues), de séquences de simulations
en bureautique et e.commerce
•
des tests en ligne, rares chez Massive, plus importants en e.commerce
Les actions tournées vers le « Lycée de toutes les chances » nous permettent
d'incorporer dans la plate-forme des ressources pédagogiques produites dans les
années antérieures par nos ateliers de production pédagogique.
La démarche de travail est la suivante :
•
Le choix de l'application Lotus permet un transfert de la majorité des outils
existants dans un premier temps par un simple copier coller mais avec un
travail sur l'adaptation des consignes au nouveau support.
•
Dans un deuxième temps ces outils sont améliorés : ajout aux fiches de
procédures de vidéo qui montrent l'action à entreprendre, ajout de fichiers
sons, hyper liens.
•
Certaines ressources gourmandes en construction et qui se dégradent lors
du transfert sur Lotus sont intégrées à la ressource en pièces jointes.
D'autres ont été retravaillées en PDF.
Ce travail entrepris en juin 99 est en constant développement pour répondre aux
différentes sollicitations.
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12 - Equipes de formateurs : rôles, compétences,
organisation du travail,
Les différentes fonctions qui se sont dégagées au cours du projet sont les
suivantes.
Rôles et fonctions impliqués dans le projet
Rôles
Fonctions
Nombre de
personnes
Chef de projet
Conseiller en Formation Continue chargé du
développement des projets relevant du FSE :
- recherche les marchés
- organise les relations avec les partenaires et le client
- organise des actions de formation : choisit les
équipes, définit le calendrier, élabore le budget, le
suivi financier
1
Pilote pédagogique
Chargé de mission, en charge de la réponse
pédagogique aux besoins de formation :
- détermine le travail des concepteurs
- coordonne l'équipe pédagogique
- assure le suivi pédagogique
- prend en charge la formation des nouveaux tuteurs
distants
- élabore certaines ressources
- participe aux différentes manifestations autour de la
plate-forme
1
Coordonnatrice en langue
Coordonne l'équipe des linguistes
1
Responsable informatique
Chargé de mission, participe à l'amont du projet,
assure l'audit des sites leur éventuel équipement, la
maintenance du dispositif et participe aux formations
des formateurs
1
Personne ressource
Chargée d'aider à la mise en ligne des ressources, de
faire le suivi des formations
1
Assistante
Chargée du suivi administratif du dispositif
Tuteurs
Chargés d'élaborer les ressources pédagogiques et
d'animer les séquences de formation
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Fonction des
domaines
d’apprentissage
Ces rôles sont stabilisés pour les autres actions de formation mises en place après
l'expérience pilote de Massive.
Les évolutions de l’organisation du travail des formateurs
La FOAD accentue l'évolution que l'on constate dans les dispositifs de formation
individualisés :
•
le formateur est associé à l'amont de la formation. En effet pour qu'il puisse
élaborer des ressources pédagogiques adaptées il est indispensable qu'il
participe à la phase de définition des besoins du public visé.
•
La réalisation des ressources pédagogiques prend une part de plus en plus
importante.
•
Les besoins en formation continue (technique et pédagogique) sont à
prendre en compte ; le modèle de la formation-action autour de la
production est une solution efficace.
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•
La phase de tutorat synchrone nous semble un élément important du
dispositif mais il est actuellement coûteux à mettre en œuvre (matériel et
humain).
NB : On avait, dans un premier temps, pensé recruter les formateurs à partir d'un
profil de poste. Très rapidement on a renoncé à cette exigence. Il nous a été
impossible, par exemple, de trouver un formateur compétent en italien et utilisant
les nouvelles technologies. On s'est rendu compte que l'on pouvait très rapidement
l'intégrer dans l'équipe et le former peu à peu au fur à mesure des besoins. Mais ce
choix nous a obligés à recruter une personne ressource.
Compétences
Les formations aux compétences nouvelles (exemple de la communication
synchrone) se sont faites dans le cadre de réunions de coordination et à partir des
observations en situation.
Ces nouvelles compétences ont une reconnaissance « d’estime » dans les
différentes structures impliquées ; cependant il n'y a pour le moment qu'un début
de réflexion sur leur valorisation.
13 - Logistique et administration
Hormis les nécessités d’intervention lors de la mise en place du site et celles liées à
la maintenance, les opérations logistiques de type envoi de documents sont limitées
car la plate-forme favorise le tout accès en ligne. L’envoi de documents externes se
limite actuellement aux documents d’émargement dont nous n’arrivons pas encore
à imposer à notre commanditaire, la mise en ligne.
Par contre, les séquences de présentiel (accueil/positionnement, deux bilans
intermédiaires, un bilan final) impliquent les mêmes contraintes qu’une
organisation plus traditionnelle (convocations, ordre de mission, émargement, prise
en charge des frais de déplacement, etc.).
D/ Les démarches de suivi, d’évaluation
14 - Méthode d’évaluation, indicateurs de résultats
Trois outils ont été mis en place.
Un tableau de bord des différentes activités de chacun des acteurs a été mis en
place en janvier 2000 afin d’identifier et d’évaluer les tâches liées aux dispositifs
FOAD.
Une évaluation intermédiaire a été réalisée de l’action Massive . Elle comportait :
•
Un recueil et une analyse des incidents
•
Un recueil des avis des stagiaires et des formateurs.
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Une fiche d’évaluation du dispositif a été élaborée avec nos partenaires
(AGEFOS/ARDEMI). Ce questionnaire a pour objectifs :
•
Evaluer la pertinence du dispositif pour l’entreprise et les stagiaires de la
formation
•
Dresser un bilan des changements apportés par la FOAD pour les stagiaires
et les intervenants
•
Evaluer la valeur ajoutée FOAD pour les stagiaires, l’entreprise et
l’organisme de formation
•
Optimiser le dispositif
Cette fiche d’évaluation complétera les différentes interviews réalisées au cours de
l’expérimentation (phases de bilan, réalisation d’un film)
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Questionnaire d’évaluation du dispositif FOAD : Impact sur l’organisme de formation
Thème
Note (très
bon, bon,
passable,
insuffisant)
Solutions
Evaluation pédagogique
•
Clarté des supports utilisés pour l’auto -formation
•
Précision du vocabulaire employé dans les consignes et les
explications
•
Confort d’utilisation / ergonomie
•
Degré d’accessibilité aux différentes activités d’apprentissage
•
Influence du média utilisé sur votre motivation
Accompagnement formateur
•
Qualité et pertinence de la phase d’accueil de la formation
•
Prise en compte de vos attentes dans le contenu des séquences
•
Prise en compte de vos préoccupations professionnelles dans les
“ mises en situation ” (vidéo conférence)
•
Prise en compte de vos besoins individuels dans
l’accompagnement et le suivi à distance
•
Temps consacré au tutorat à distance
•
Régularité des plages d’accompagnement (planification,
formalisation des modalités)
•
Temps estimé pour acquérir les compétences visées
•
Méthode pédagogique utilisée
•
Qualité de la communication avec votre formateur
•
Caractère constructif du feed-back, solutions proposées en cas de
difficulté
•
Remarques
Evaluation technique
•
Adéquation des types de matériels utilisés
•
Temps de téléchargement
•
Qualité du son et de l’image
•
Fiabilité des matériels
•
Maintenance : efficacité de la réponse
•
Maintenance : délai de réponse
•
Facilité de navigation grâce au système expert GEF
•
Remarques
Evaluation organisationnelle
•
Pertinence des rythmes de formation choisis
•
Durée du module
•
Pertinence des modalités de FOAD retenues (dispositif entièrement
distant)
•
Mobilisation des acteurs à l’interne de l’organisme de formation
pour assurer la qualité du service rendu
•
Mobilisation des acteurs à l’interne de l’entreprise pour assurer la
disponibilité du stagiaire
•
Remarques
Evaluation économique
•
Rapport coût / efficacité pour l’entreprise
•
Remarques
AGEFOS-DAFCO Nord Pas de Calais
Quelques résultats peuvent être présentés, d’autres sont en cours d’analyse :
•
usage : après un temps de crainte et d’adaptation, acceptation du dispositif
malgré une frustration d’absence d’une dynamique de groupe
•
pédagogie : résultats d’apprentissage de type qualitatif et quantitatif en
cours de réalisation. Les stagiaires, comme leurs responsables (ressources
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humaines, directeur) constatent la motivation et l’implication plus forte des
stagiaires
•
technique : des problèmes techniques rencontrés en début de formation et
pendant une période de trois semaines à cause d’une rallonge téléphonique
déficiente. Les dernières interventions techniques datent du premier quart
de la formation. Les stagiaires semblent être capables actuellement de
pallier un problème technique et les formateurs parviennent à guider leur
stagiaire à distance.
•
Le suivi budgétaire, des calculs de coûts, l’utilisation d’indicateurs
économiques synthétiques comme le retour sur investissement sont en cours
de réalisation. Les premiers enseignements ont permis de faire évoluer les
actions suivantes.
S’agissant de la plate-forme, celle-ci permet une adaptation à la demande,
demande qui augmente rapidement (de 5 stagiaires en janvier 2000, nous sommes
passés à 159 stagiaires à ce jour.)
15 - Problématiques
Le dispositif pilote de formation à distance dans l’entreprise Massive a concerné 5
stagiaires. Il a été mené avec une implication et une disponibilité forte des équipes
engagées.
Il est en cours de transfert à d’autres contextes dans lesquels les contraintes
économiques seront mieux prises en compte. Les premières évaluations indiquent
un taux de satisfaction de 90%.
Plusieurs questions sont en cours d’exploration :
•
Le problème des équipements : l’expérimentation n’a pu se faire qu’à partir
d’un prêt de matériels. Il semble que ce prêt au moment du démarrage
d’une action est un passage obligé quel que soit le public ciblé : TPE, PME,
individuels, etc. Cette donnée doit être intégrée dans nos développements
ultérieurs. Restent à trouver les sources de financement.
•
La réalisation des ressources : La FOAD est le catalyseur qui permet
d’optimiser le travail coopératif des formateurs. Par contre le schéma
habituel (création, expérimentation, validation, édition, etc.) est bousculé.
Par exemple, a été mis en place un accès « lecteur » qui est sensé créer une
dynamique de validation simultanée à la création mais actuellement cela
n’est pas opérationnel.
•
La mise en place d’une réponse de formation FOAD permanente entraîne-telle une évolution vers une organisation administrative identifiée ? La
montée en puissance se heurte à la difficulté de rassembler, en puisant dans
les centres de formation du réseau GRETA, les ressources humaines
susceptibles de réactivité pour répondre à une demande spécifique. Ce
système est fondé sur une organisation de type sous-traitance : c’est une de
nos difficultés actuelles.
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E/ Economie
Le tableau ci-dessous présente le montant des investissements en matériels et en
production de documents pédagogiques. Ces investissements ne concernent pas
exclusivement l’expérimentation Massive.
En effet cet investissement a précédé l’expérimentation et l’ensemble est utilisé
dans les autres actions de formation ouverte et à distance mises en place.
Investissements en matériel et ressources pédagogiques
Nature
Coût (FF)
Observations
Plate-forme GEF DOMINO
280 000
Utilisée actuellement par 159 stagiaires
Serveur Real audio
20 000
5 ordinateurs en prêt pour les sites
tutorat distant et le client
38 750
5 kits de visioconférence VCON + kit
main libre
40 670
Retours actuels ou futurs après
équipement des sites
1 Imprimante
1 350
Retour en fin d’action MASSIVE
1 scanner
1 280
Peu utilisé en raison des fonctionnalités
de la plate-forme
4 portables pour les formateurs
40 000
Problème du vieillissement des matériels
Production pédagogique module "SAS"
33 063
Utilisée dans 4 autres actions
Production pédagogique module Word
17 538
Utilisée dans 3 autres actions
Production pédagogique module Excel
6 749
Utilisée dans 3 autres actions
Production pédagogique module langues
18 879
Paiement des formateurs qui assurent
les séquences de tutorat distant
44 228
Les ressources du projet ont été pour les investissements des financements DAFCO
et pour la production pédagogique, des financements du Fonds Social Européen.
Les heures-stagiaires ont été financées par l’AGEFOS-PME.
Actuellement, nous vivons un développement de nos dispositifs FOAD. Se pose
alors le problème des ressources à mobiliser. Nos formateurs FOAD sont
actuellement impliqués dans d'autres dispositifs dont il est parfois difficile de les
extraire pour répondre rapidement à une demande. Nous réfléchissons à
l'élaboration d'un Centre de Ressources Multimédia susceptible de mieux répondre
aux nouveaux développements.