Les frais professionnels

1.4- Les frais professionnels
Que sont les frais professionnels ?
Les frais professionnels correspondent à des frais que le salarié a engagés, non pour convenance personnelle, mais
pour accomplir sa mission dans l’entreprise.
Quels sont les différents types de frais professionnels ?
Les frais professionnels les plus couramment exposés par le salarié sont :
•
les frais de repas et de restauration lors de petits déplacements ;
•
les frais de transport domicile-lieu de travail ;
•
les frais kilométriques lorsqu’il utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels ;
•
les frais de repas et d’hébergement lors de grands déplacements professionnels ;
•
les frais de mobilité professionnelle (dépenses d’hébergement provisoire dans l’attente d’un logement
définitif, frais de déménagement, etc.) ;
•
les frais engagés dans le cadre du télétravail ;
•
les frais pour l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’informatique et de
la communication (NTIC) ;
•
les frais d’habillage.
Doivent-ils être remboursés par l'employeur ?
Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de
l’employeur doivent lui être remboursés sans qu’ils puissent être imputés à la rémunération qui lui est due.
Le contrat de travail peut prévoir que le salarié conserve la charge de ses frais professionnels moyennant le versement
d’une somme fixée à l’avance de manière forfaitaire et à la condition que la rémunération du travail proprement dite
reste au moins égale au SMIC.
Selon quelles modalités ?
La prise en charge des frais professionnels par l’employeur peut être effectuée de deux manières :
•
soit sous la forme d’un remboursement des sommes réellement dépensées : le remboursement se fait alors
sur présentation des justificatifs (notamment des factures) ;
•
soit sous la forme de remboursement des frais calculés forfaitairement : dans ce cas, le remboursement
des frais est dû sans justificatif.
Le plus souvent, les conventions collectives prévoient le remboursement pour frais professionnels sous forme
d’indemnités forfaitaires. Dans ce cas de figure, l’employeur n’a pas le choix du mode d’indemnisation.
Constituent-ils un élément de la rémunération du salarié ?
Les remboursements pour frais professionnels ne constituent pas un élément du salaire, dès lors qu’il s’agit de frais
couvrant une dépense inhérente à l’emploi et effectivement exposée par le salarié.
A défaut, les sommes versées sont qualifiées d’éléments du salaire, et ce, même si elles n’ont pas supporté les
cotisations de sécurité sociale.
Les remboursements pour frais professionnels sont-ils soumis à cotisations sociales ?
Dès lors qu’ils revêtent un caractère professionnel et qu’ils sont utilisés à des fins professionnelles, les remboursements
pour frais professionnels n’entrent pas dans l’assiette des cotisations de sécurité sociale, ni dans celle des autres
prélèvements sociaux (cotisations d’assurance chômage et d’AGS, versement de transport, cotisations FNAL,
cotisations de retraite complémentaire AGIRC, ARRCO, etc).
Les indemnités pour frais professionnels sont également exonérées de CSG et CRDS.
Les remboursements professionnels sont donc déductibles de l’assiette des cotisations sociales.
Les conditions de déductibilité des frais professionnels et de leur justification dépendent de la modalité choisie par
l’employeur pour rembourser le salarié (remboursement au réel ou allocations forfaitaires).
Comment déduire les dépenses réellement engagées par le salarié ?
Lorsque l’employeur a choisi de rembourser les dépenses réellement engagées par le salarié, ces frais sont exclus de
l’assiette des cotisations s’il est en mesure de prouver que le salarié a été ou est contraint d’engager ces frais
supplémentaires dans l’exercice de ses fonctions, et s’il peut produire des justificatifs.
Comment déduire les allocations forfaitaires ?
L’administration prévoit des limites forfaitaires d’exonération pour les indemnités :
•
de repas, lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ;
•
de restauration sur le lieu de travail ;
•
de repas hors des locaux de l’entreprise ;
•
forfaitaires kilométriques (barèmes publiés annuellement par l’administration fiscale), lorsque le salarié est
contraint d’utiliser à des fins professionnelles son véhicule personnel ;
•
forfaitaires de grand déplacement en métropole, dans les territoires français d’outre-mer et à l’étranger ;
•
destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture,
dans l’attente d’un logement définitif, engagés dans le cadre de la mobilité professionnelle ;
•
destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans
le cadre de la mobilité professionnelle.
La déduction de ces allocations et les justificatifs à produire par l’employeur diffèrent selon que le montant de
l’allocation versé au salarié est inférieur ou non à ces limites.
Ces règles de déductibilité s'appliquent-elles aux dirigeants de société ?
Le remboursement des frais professionnels des mandataires sociaux relevant du régime général des salariés obéit à
des règles particulières.
A l’exception des frais liés à l’utilisation professionnelle du véhicule personnel, les allocations forfaitaires qui leur sont
versées sont soumises à cotisations sociales ainsi qu’à la CSG et la CRDS.
Les remboursements des frais réels sont dans tous les cas exonérés dans les conditions de droit commun.
Y a-t-il des particularités pour certaines professions ?
Certaines professions limitativement énumérées permettent à l’employeur d’appliquer une déduction forfaitaire
spécifique pour frais professionnels (exprimée par un taux d’abattement allant de 5 à 40 % selon les professions), dans
la limite de 7 600 € par année civile. Les professions visées sont celles figurant à l’article 5 de l’annexe IV du code
général des impôts dans sa rédaction en vigueur au 31 décembre 2000.