Dématérialisation des procédures des instances paritaires CAP / CT

Dématérialisation des procédures
des instances paritaires
C.A.P. / C.T.
Sommaire
1.
Introduction
2.
Accès à l’espace membre
3.
Cas du titulaire présent
4.
Cas du titulaire absent : convocation d’un suppléant
5.
Situation du suppléant
6.
Consultation de l’ordre du jour de la séance
7.
Annulation d’une séance
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1. Introduction
Chacun des membres recevra un courriel en fonction de sa qualité au sein de l’instance concernée.

Les membres titulaires recevront le courriel suivant :
Objet : CONVOCATION à la réunion …………… du ………….
Madame, Monsieur,
Je vous informe que vous êtes convoqué(e) à la réunion des membres du ……………..qui aura lieu le ………… à …………, à l'adresse
suivante :
Centre de Gestion des Hautes-Pyrénées
Maison des collectivités territoriales
13 rue Emile Zola
65600 – SEMEAC
Vous trouverez l'ordre du jour de cette réunion en consultant la pièce jointe à ce message.
Tous les documents concernant cette réunion seront disponibles dans votre espace personnel sur le site internet du CDG, en vous connectant
avec vos identifiants une semaine avant la date de la réunion.
IMPORTANT : MERCI DE CONFIRMER VOTRE PRESENCE (OU ABSENCE) EN VOUS RENDANT SUR VOTRE ESPACE PERSONNEL EN
CLIQUANT SUR LE LIEN SUIVANT :
Espace membre des Instances Paritaires
Cordialement
Le Président
Denis FÉGNÉ
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
Les membres suppléants recevront le courriel suivant :
Objet : Information - Réunion du ……………… du ……..
Madame, Monsieur,
Je vous informe de la réunion des membres ………………… qui aura lieu le ………………à ……………., à l'adresse suivante :
Centre de Gestion des Hautes-Pyrénées
Maison des collectivités territoriales
13 rue Emile Zola
65600 – SEMEAC
Vous trouverez l'ordre du jour de cette réunion en consultant la pièce jointe à ce message.
En votre qualité de membre suppléant de cette instance, je vous rappelle que vous pourrez assister à cette réunion mais que vous ne pourrez
pas participer aux débats ni aux votes sauf en l’absence du représentant titulaire. De même, vous ne pourrez avoir accès aux documents
relatifs à la réunion que lorsque le titulaire aura signalé son absence.
Cordialement,
Le Président
Denis FÉGNÉ
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 Accès à l’espace membre
Le courriel que vous recevrez contiendra un lien vous permettant d’accéder à votre « espace membre ». En cliquant sur ce lien,
vous arrivez sur la page suivante :



Saisissez votre identifiant
Saisissez votre mot de passe
Cliquer sur le bouton « Identification »
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Autre moyen pour accéder directement à votre
« espace membre » :
 Aller sur la page d’accueil du site du
CDG65 www.cdg65.fr
 Cliquer sur « Espace Membres
Organismes paritaires » situé en bas à
gauche de l’écran
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2. Cas du titulaire présent
L’écran suivant s’affiche :
Vous accédez à la liste des séances :
Futures séances :
Vous devez cliquer sur un des boutons suivants :
 « Je serai présent »
 « Je serai absent »
Si vous cliquez sur la désignation de la séance, vous
obtenez les informations générales de cette dernière.
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En cliquant sur le libellé de la séance, l’écran suivant s’affiche :
Vous pouvez également depuis ce menu :
 signaler votre présence ou votre absence à la
réunion ;
 consulter l’ordre du jour et les pièces jointes ;
 retourner à la liste des séances par le menu
« Retour liste des séances ».
Revenons à l’écran « Liste des séances » :
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton
correspondant, vous pouvez visualiser si vous êtes
inscrit à la séance ou bien absent.
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3. Cas du titulaire absent : convocation d’un suppléant
Si le titulaire répond « Je serai absent », la
liste des suppléants disponibles apparaît.
Le titulaire peut alors convoquer un de ses
suppléants en cliquant sur le bouton
« Convoquer ».
Dans le menu de la liste des séances, le
titulaire sera donc inscrit comme « Absent » à
la séance.
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4. Situation du suppléant
Le titulaire absent convoque le suppléant de son choix qui recevra le mail suivant afin de confirmer sa présence ou son absence à la
séance.
Objet : CONVOCATION à la réunion …………… du ………….
Madame, Monsieur,
Je vous informe que vous êtes convoqué(e) à la réunion des membres ……………..qui aura lieu le ………… à …………, à l'adresse
suivante :
Centre de Gestion des Hautes-Pyrénées
Maison des collectivités territoriales
13 rue Emile Zola
65600 – SEMEAC
Vous trouverez l'ordre du jour de cette réunion en consultant la pièce jointe à ce message.
Tous les documents concernant cette réunion seront disponibles dans votre espace personnel sur le site internet du CDG, en vous
connectant avec vos identifiants une semaine avant la date de la réunion.
IMPORTANT : MERCI DE CONFIRMER VOTRE PRESENCE (OU ABSENCE) EN VOUS RENDANT SUR VOTRE ESPACE
PERSONNEL EN CLIQUANT SUR LE LIEN SUIVANT :
Espace membre des Instances Paritaires
Cordialement
Le Président
Denis FÉGNÉ
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5. Consultation de l’ordre du jour de la séance
Après vous être connecté à votre espace membre, vous avez la possibilité d’accéder aux informations relatives à la séance en cliquant sur son
libellé (cf. ci-dessus p 6). L’écran suivant apparaît :
Apparaissent les sujets mis à l’ordre du jour.
Le détail de ces sujets figure sur la (les) pièce (s)
jointe (s) listée (s) sous le sujet. Pour y accéder, il
suffit de cliquer sur le libellé de l’élément.
En cliquant sur cet élément, cela ouvre le fichier
joint. Vous avez ainsi la possibilité de l’enregistrer
sur votre disque dur et/ou de l’imprimer.
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6. Annulation d’une séance
Lorsqu’une séance est annulée, vous recevrez le courriel suivant :
Objet : ANNULATION de la réunion …..du ………..
Madame, Monsieur,
La réunion………du……….est annulée.
Merci de ne plus tenir compte des convocations et informations passées pour cette séance.
Nous vous convoquerons et ou informerons à nouveau pour la future réunion.
Cordialement
Les éléments d’informations relatifs à la séance ne pourront plus être visualisés à partir de votre Espace Membre.
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