Comment répondre aux sollicitations d`un client

Avis d’Expert
Avis d’Expert Qweeby
Mars 2012
Comment répondre aux sollicitations d’un client distributeur
pour dématérialiser ses factures…
Les distributeurs sollicitent leurs fournisseurs pour qu’ils leur adressent des factures
dématérialisées. Cette demande peut sembler une exigence de plus. Il n’en est rien ; elle
procède d’une démarche dans laquelle le fournisseur et le distributeur ont tous deux à
gagner.
Les bénéfices partagés de la facture dématérialisée
Loin d’être une contrainte imposée par le distributeur, la facture dématérialisée apporte de nombreux
bénéfices aux deux parties.
Pour le fournisseur, l’envoi d’une facture électronique est plus rapide et plus fluide, avec moins de
manipulations de papier, d’impressions, d’opérations manuelles… Cela aide à réduire les frais
généraux. L’automatisation des envois, permise par la dématérialisation, accélère la transmission,
assure la traçabilité des envois et sécurise la facturation. De plus, la conservation sous forme
électronique facilite l’archivage et les recherches ultérieures.
Ajoutons que la suppression du papier est un geste en
« Les avantages de la facture
faveur de l’environnement.
Côté distributeur, la facture s’intègre directement dans ses
outils de contrôle. Cela facilite le rapprochement avec la
commande et la livraison, ainsi que toutes les validations
qui déclenchent le bon à payer. Contrairement aux factures
papier qui sont traitées manuellement, les factures
dématérialisées sont traitées plus vite, ce qui facilite le
respect du délai de paiement. Ce qui n’implique pas pour
autant leur réduction.
électronique sont évidents pour
le distributeur. Ils sont
également importants pour
l’émetteur qui réduit ses coûts,
fluidifie son processus de
facturation et ancre dans la
durée la relation commerciale
avec son client. »
Deux solutions pour émettre des factures dématérialisées à l’intention d’un distributeur
Le cadre réglementaire prévoit deux schémas de dématérialisation. Le premier, défini par l’art. 289 bis
du Code Général des Impôts, recourt à l’EDI (échange de données informatisé). Le dispositif EDI en
place est employé pour transmettre la facture au distributeur sous forme d’un message EDI. Il faut
ajouter un composant de dématérialisation à la plateforme EDI afin de respecter les obligations
fiscales (fichier des partenaires, liste récapitulative, archivage probatoire…). Cette solution est pertinente
lorsque le fournisseur est déjà équipé d’un dispositif EDI ou lorsque tous ses clients acceptent l’EDI.
La seconde solution est le recours au fichier électronique signé selon l’art. 289-V du CGI (également
nommé « PDF signé »). Elle est adaptée lorsque le fournisseur n’a pas d’installation EDI, lorsqu’il utilise
du web EDI ou lorsqu’une partie seulement de ses clients demandent de l’EDI. La dématérialisation
s’opère à partir des factures au format PDF créées par l’outil de facturation. Les opérations à réaliser
varient selon les solutions, allant d’une récupération de lots de factures en sortie de l’outil de
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Mars 2012
facturation, à des manipulations contraignantes pour charger les factures une par une sur la
plateforme.
Lorsque le fournisseur fonctionne en web EDI, l’émission des factures dématérialisées impose des
ressaisies nombreuses. Dans la plupart des cas, il vaut mieux compléter le web EDI par un dispositif
de type « PDF Signé » afin d’éviter les coûts de mise en œuvre d’une plateforme EDI.
Les avantages de la solution dite « PDF signé »
Le PDF signé présente plusieurs avantages pour le fournisseur. Le premier est sa facilité de mise en
œuvre. Quelques jours suffisent pour émettre ses premières factures dématérialisées, sans
l’intervention de techniciens ou de modification de l’outil de facturation en place.
Un deuxième avantage est un coût de mise en œuvre modeste, à la portée de toutes les entreprises, y
compris les plus petites. Le PDF signé est pertinent dès quelques dizaines de factures par mois.
Un troisième avantage est son ouverture. Contrairement à l’EDI qui ne fonctionne qu’avec des clients
eux même équipés en EDI, le PDF signé peut être utilisé avec tous types de clients. Le déploiement à
l’intégralité du parc client est possible ce qui permet des économies importantes et rapide.
Quelques repères pour démarrer la dématérialisation en PDF signé
Choisir son dispositif de dématérialisation en PDF signé passe par l’analyse des coûts de mise en
œuvre et d’usage. En particulier l’unité de compte : certains opérateurs comptent à la page lorsque
d’autres comptent à la facture.
Les différences dans l’ergonomie et l’utilisation sont importantes. Elles justifient de faire un essai pour
visualiser la manipulation et son impact dans l’organisation, en tenant compte des contraintes
pratiques : capacité à exploiter des PDF multi-factures, gestion multi-destinataires, possibilité d’utiliser
avec des clients non distributeurs…
Les exclusivités accordées par les distributeurs à certains opérateurs de dématérialisation tendent à
disparaître. C’est l’occasion pour le fournisseur de comparer les solutions afin de choisir celle qui
répond à ses besoins et son mode de fonctionnement, plutôt que celle imposée par un distributeur
en particulier.
A propos de QWEEBY
QWEEBY fournit un service de facturation électronique pour dématérialiser les factures clients. A partir de
factures PDF réalisées par l’outil de facturation de l’émetteur, la solution QWEEBY assure la transmission tracée
des factures (relances, alertes, notifications…) en conformité avec le cadre légal et fiscal de référence (art. 289-V
du Code Général des Impôts). QWEEBY répond aux cahiers des charges des
clients destinataires (génération d’un flux structuré à partir de factures PDF).
Opérationnel rapidement (Windows et Mac OS), sans intervention
technique, le dispositif QWEEBY est interopérable avec les certificats de
signature et avec 4 tiers archiveurs (Learch, Primobox…).
Le réseau de vente indirecte de QWEEBY est animé par APARTEAM.
Plus d'informations concernant QWEEBY : www.qweeby.com
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