Etude de cas NRC

Etude de cas Quick Business Pro
ETUDE DE CAS
QUICK BUSINESS PRO
PRESENTATION DE VOTRE SOCIETE
LA SOCIETE
La société «BEAU LINGE», dont vous êtes le (la) dirigeant (e), est une société nouvellement créée, qui
commercialise du linge de maison. La société a connu un véritable essor durant l’année 200n-1 ; ce qui a favorisé
les embauches, portant le personnel de la société à 3 personnes.
VOUS
Vous êtes le (la) dirigeant (e) de la société «BEAU LINGE» que vous avez créée fin 200n-2. Vous réalisiez
auparavant toutes les tâches au sein de la société (commercial, achat, facturation…). A l’heure actuelle, vous vous
occupez essentiellement de la direction commerciale « Grands Comptes » ainsi que du management de votre
équipe.
VOTRE EQUIPE
Votre équipe se compose de la façon suivante :
Axel BLUE : Axel est le premier commercial que vous avez embauché fin 200n-2. Il connaît le secteur et son
environnement et a obtenu de bons résultats pour l’année 200n-1.
Annie CORDIER : Annie est votre assistante commerciale. Elle s’occupe de la qualification des prospects, de
l’administration commerciale (courriers, devis, e-mails etc.) ainsi que de la gestion des rendez-vous.
Vous-même : Votre fonction est celle de Directeur commercial et de Manager de l’équipe.
LES PRODUITS
La gamme de «BEAU LINGE» se compose de :
Serviettes à l’effigie des « Simpsons »
Serviettes à l’effigie de « Disney »
Chaque gamme comprend des :
Serviettes de toilette
Serviettes de bain
Les prix des produits sont les suivants :
Gamme
Référence
Prix de vente HT
unitaire
Prix d’achat HT
unitaire
Serviettes de toilette
Serviettes de bain
SERVIETTES DISNEY
ST01
SB02
5.63 €
9.13 €
2.33 €
4.73 €
Serviettes de toilette
Serviettes de bain
DT03
DB04
7€
10.5 €
3.13 €
4.25 €
SERVIETTES SIMPSONS
VOS CLIENTS
Vos principaux clients sont :
La grande distribution
Les boutiques spécialisées
Les catalogues de VPC
Fin 200n-1, vous comptez un client important « LA BEROUTE », qui vend par correspondance.
Le 20/08/200n-1, il vous avait commandé 187 articles dont :
137 produits de la gamme « Simpsons » comprenant :
48 serviettes de toilette
89 serviettes de bain
50 produits de la gamme « Disney » comprenant :
20 serviettes de toilette
30 serviettes de bain
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Etude de cas Quick Business Pro
1ère ETAPE : INITIALISATION DE QUICK BUSINESS PRO
Le 02/01/200n : Vous faites l’acquisition du logiciel Quick Business Pro afin de faciliter la gestion quotidienne de
votre activité commerciale.
1. Ouverture de Quick Business
Après l’installation de Quick Business sur votre poste (en suivant les instructions sur le site Office commercial) :
1. Allez sous « C:\Program Files\Yellowstone\ QuickBusiness V4.2\Data »
2. Coupez le répertoire « Base Exemple » (vous trouverez, sous ce répertoire, une base de
données mise à disposition par Quick Business)
!
Une base comporte toujours deux fichiers de même nom avec ces deux extensions : « .4DD et .4DR »
3. Collez ce répertoire et son contenu dans un répertoire personnel (par ex : « Mon répertoire »)
qui n’est pas dans le répertoire « Program Files ». Ceci vous permet de garder les bases de
données même en cas de réinstallation du logiciel.
4. Créez un répertoire « Données QB/Beau linge » dans votre répertoire « Mon répertoire».
(cette icône = fiche-outil vidéo sur le site Campus électronique) 01 - Création d’une base
02 - Paramétrage de base
Les versions de Quick Business sont « Lite » , « ProLite » ou « Pro »
ou « Gescom ». La version de la base de données que vous venez de
créer est obligatoirement sous Quick Business « Gescom » car elle
permet de faire toute la gestion commerciale. Puis Ecran Identification :
valider
Puis retourner sur « Administration » « Paramétrages.. »
Spécifier Angèle pour que votre écran
d’identification soit pré rempli avec
Angele
03 – Création d’un utilisateur (vous : Angèle)
Pour le moment, vous êtes l’administrateur et le seul utilisateur référencé dans la liste (Administrateur est un
utilisateur par défaut toujours présent).
Dans notre cas l’Administrateur et Angèle sont les mêmes utilisateurs mais dans une autre société
cela peut être différent. C’est l’administrateur qui a tous les droits et qui crée Angèle en temps que
directrice commerciale et doit lui donner les droits afférents à sa place dans la société.
L’étape suivante est de référencer Annie Cordier et Axel Blue en tant qu’utilisateurs de Quick Business de la même
façon que vous vous êtes créé en vous aidant des renseignements de la page suivante.
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Etude de cas Quick Business Pro
Pour des raisons de simplicité d’utilisation dans le cadre de notre exercice, nous allons donner à
Annie ainsi qu’à Axel une autorisation d’accès total aux différents fichiers et modules de Quick
Business (Profil par défaut Quick Business)
Nota : Pour agrandir cette page et lire les informations de la copie
d’écran (Ctrl + roulette de la souris). Le mot de passe pour Annie est
« sucette ».
Création d’Axel BLUE (Mot de passe : aire, fonction : Commercial,
adresse mail : [email protected])
Sélectionnez votre nom d’utilisateur (Angèle) et cliquez sur « Modifier »
puis mettre à jour Assistante en sélectionnant Annie dans les
noms proposés.
2. Définition des objectifs de vente de l’équipe commerciale
04 – Création des objectifs
Annie Cordier n'a pas d'objectifs de vente précis.
ETAPE N°2 : PARAMETRAGE DE QUICK BUSINESS
05 – Paramétrage de Quickbusiness
Nota : il vous manque une information (dans type : envoi d’un mailing), à vous de savoir où la renseigner
Voilà, vous avez fini de paramétrer votre logiciel Quick Business Pro !
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Etude de cas Quick Business Pro
ETAPE N°3 : UTILISATION DE QUICK BUSINESS
Dans cette troisième partie, nous procéderons de la façon suivante : chaque jour, une nouvelle tâche attend le
personnel de la société.
!
Il va donc falloir sortir de Quick Business à chaque fois que l’on change d’utilisateur afin de se
connecter sous son nom.
Votre ordinateur prend la date du 03/11/200n
Vous, Angèle Hure :
Aujourd’hui, vous allez saisir vos informations sur les produits vendus.
06 – Remplir une fiche produit
Grâce à ce tutoriel, remplissez les fiches produits de tous les produits de la gemme Disney et Simpsons
Gamme
Référence
Prix de vente HT
unitaire
Prix d’achat
unitaire
Quantité
Serviettes de toilette
Libellé : Serviettes de bain
Famille : Disney
ST01
SB02
5.63 €
9.13 €
2.33 €
4.73 €
258
297
Libellé : Serviettes de toilette
Libellé : Serviettes de bain
DT03
DB04
7€
10.50 €
3.13 €
4.25 €
217
177
Famille : Simpsons
Votre liste des produits se présente de la façon suivante :
Nota : Vous pouvez trier les données de Quick Business en cliquant sur le libellé de la colonne.
Vous, Angèle Hure :
07 – Création d’un client (et création d’une affaire)
Récapitulatif des renseignements saisis sur le client « LA BEROUTE ».
Raison sociale : LA BEROUTE
M/Mme : Monsieur
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Devis
Etude de cas Quick Business Pro
Nom : DUPUIS
Prénom : Gérard
Adresse : 12, rue du Parc
Code Postal : 57000
Ville : METZ
Pays : FRANCE
Téléphone : 03 87 51 51 51
Télécopie : 03 87 52 52 52
E-Mail : [email protected]
Activité : VPC (la liste est accessible en cliquant sur la flèche située à côté du champ).
Source : Mailing (idem ci-dessus)
Concurrent(s) : sélectionnez « SERDRAP » dans la liste puis concaténer « VOILA LE LINGE ».
Pour cela cliquez sur le pop-up et choisissez « VOILA LE LINGE » en appuyant sur Ctrl en
même temps.
Fonction de M. Dupuis : « Responsable service achats »
Référence
Référence
Référence
Référence
ST01 : la QTE est de 48 unités
SB02 : la QTE est de 89 unités
DT03 : la QTE est de 20 unités
DB04 : la QTE est de 30 unités
Votre écran « devis » se présente de la façon suivante :
Si vous voulez imprimer votre devis, cliquez sur l’icône « Imprimer » et choisissez votre mode d’impression :
Automatique (préformaté), Télécopie (nécessite un modem), HTML (par e-mail ou enregistrement sur le disque
dur), Documents types 4DWrite (document-type dans la bibliothèque de Quick Business, personnalisable),
Microsoft Excel. Votre devis apparaît à l’écran.
08 – Réalisation d’une affaire
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Etude de cas Quick Business Pro
Votre ordinateur prend la date du 05/11/200n
Quitter Quick Business en cliquant sur le menu « Fichier » puis sélectionnez « Quitter ».
Ouvrez à nouveau Quick Business en vous connectant sous le nom d’Axel Blue (nom d’utilisateur : « Axel » mot de
passe : « aire »).
Axel BLUE :
09 – Création d’un prospect
N’oubliez pas de saisir ces actions pour les deux prospects
Fermez ensuite Quick Business en cliquant sur le menu « Fichier » puis sélectionnez « Quitter … ».
Ouvrez ensuite Quick Business en vous connectant sous « Annie Cordier » (mot de passe :
sucette).
Votre ordinateur prend la date du 08/11/200n
Annie CORDIER :
10 – Réalisation d’une action
Renouvelez l’opération pour le deuxième prospect
Quitter Quick Business puis ouvrez Quick Business avec Axel Blue (mot de passe : aire)
Votre ordinateur prend la date du 15/11/200n
Axel BLUE :
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Etude de cas Quick Business Pro
10 – Réalisation d’une action
Etant donné que ces deux affaires semblent prometteuses, Axel décide de les faire passer dans le fichier
« Affaires ».
11 – Création d’une affaire
Il doit inscrire les rendez-vous pris chez les deux prospects le 19/11/200n.
Les deux actions seront alors automatiquement inscrites dans les fiches Sociétés des deux
prospects.
Annie CORDIER :
Elle consulte ses actions à réaliser à la date du 15/11/200n et constate qu’elle doit éditer les devis pour les deux
prospects
Pour Draps fins :
50 serviettes de toilettes Simpsons : réf.ST01
100 serviettes de bain Simpsons : SB02
45 serviettes de toilette Disney : DT03
45 serviettes de bain Disney : DB04
Pour Coclin :
200 serviettes de toilettes Disney : DT03
400 serviettes de bain Disney : DB04
Elle imprime les devis et coche la case « action réalisée » et clique sur la disquette pour
sauvegarder l’ensemble des informations.
Votre ordinateur prend la date du 19/11/200n
Axel BLUE :
Axel revient de ses rendez-vous chez les deux prospects.
« Draps fins » prend commande d’après le devis que nous lui avons envoyé
« Coclin » commande chez notre concurrent « Beaux Draps ».
Il va donc ouvrir la fiche « Affaires » « Draps fins »
Axel va renseigner son action «Rendez-vous» (saisie de commentaires) et cocher « Action réalisée », il
renseigne le mode de règlement en y saisissant «Chèque».
Nota : Toutes les informations sur « Draps fins » seront, à ce moment-là, basculées dans le fichier « Clients »(ne
pas oublier de cliquer sur l’icône « Tout »), mais aussi dans les modules d’analyse des ventes de Quick Business.
Je vous invite à aller consulter les informations qui apparaissent dans ces modules (A partir du moment ou on a
clôturé l’affaire il n’est plus possible de modifier les informations.
Pour l’Affaire «
Coclin » :
Il sélectionne « Affaires perdues » dans « Etat de l’affaire ».
Il renseigne le nom du concurrent dans « Gagnée par la société ».
Il finit en enregistrant les données en cliquant sur la petite disquette. Quick Business vous
propose
à
nouveau
le
message
de
confirmation,
mais
aussi
possibilité de garder toutes les actions réalisées sur cette affaire au sein du fichier
« Prospects ».
Nota : Toutes les informations sur la société « Coclin » seront conservées dans le fichier « Prospects ». Quant
aux informations sur l’Affaire, celles-ci seront consultables dans la sélection « Affaires perdues » (dans la « Liste
des Affaires », cliquez sur « Affaires perdues » en haut à droite) mais aussi dans le module d’analyse des
ventes par commercial.
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Etude de cas Quick Business Pro
Votre ordinateur prend la date du 26/11/200n
Vous, Angèle Hure :
Votre client « LA BEROUTE » vous passe une commande de :
90 serviettes de toilettes Simpsons : réf. ST01
100 serviettes de bain Simpsons : réf. SB02
150 serviettes de toilette Disney : réf. DT03
100 serviettes de bain Disney : réf. DB04
Vous allez créer
une Affaire :
« Objet » : Disney/Simpsons
« Délais de livraison » : « 48 heures »
« Affaires réalisées »
« Mode règlement » par « Chèque à réception de facture ».
Vous allez créer le « Devis » avec les informations de commande ci-dessus
Votre ordinateur prend la date du 28/11/200n
Vous, Angèle Hure :
La fin du mois arrive et vous souhaitez savoir si vous avez atteint vos objectifs. Pour cela, vous allez cliquer sur
« Tableau de bord » puis « Cumul CA signé mensuel par commercial ».
L'écran « RESULTATS MENSUELS » s'affiche, vous pouvez ainsi consulter rapidement :
Bravo ! Vous avez dépassé vos objectifs pour le mois de Novembre 200n !
Les résultats de votre commercial Axel :
Axel n’a pas atteint ses objectifs en Novembre 200n
Pour visualiser les résultats de toute l'équipe, il vous suffit d'aller sélectionner dans le menu déroulant
« Commercial » = « Tout ».
En cliquant sur l'icône « Graphique »
, vous obtenez un graphique de vos performances. Ainsi, par
exemple, vous visualisez les résultats en termes de CA et de marge de Axel et Angèle.
Nota : Ne pas oublier de cocher « Tous les axes Y »
En allant sur le fichier « Produits », vous pouvez contrôler l'état de vos stocks et ainsi repasser des
commandes auprès de vos fournisseurs.
FIN DE L’EXERCICE
Il s'agit ici d'un exercice qui présente quelques fonctionnalités de Quick Business Pro. Bien d'autres fonctionnalités
existent qui n'ont pas été explorées au cours de cet exercice.
Parmi celles-ci :
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Mise en place et suivi d’actions de Marketing Direct : prospection et fidélisation;
Gestion des projets et suivi des intervenants ;
Requêtes simples et élaborées sur tous les critères de la base (icône « Loupe ») ;
Edition des rapports d’activité ;
Modules d’analyses des ventes ;
Générateur d’états semi-automatiques ;
Utilisation du fichier des contacts
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