SEPA – Modes de paiement et GFC 2012 MEN DAF A3/STSI B1

SEPA – Modes de paiement et GFC 2012
ANNEXE 1
Recommandations et points d’attention
Cette annexe est celle relative au courrier n° 2012.108 du 03.08.2012 adressé aux recteurs. Ce
courrier est disponible sur l’intranet de la DAF à la rubrique « les textes de la DAF ».
1. Mise à jour des fichiers fournisseurs (CBUD) et bénéficiaires (CGENE)
Lors des tests utilisateurs, il a été constaté que certains fournisseurs (module comptabilité budgétaire)
et bénéficiaires (comptabilité générale) n’avaient pas été mis à jour ou saisis avec des coordonnées
IBAN/BIC comme GFC le propose depuis l’exercice 2011 : fournisseurs et bénéficiaires comportent
encore uniquement des données de type RIB. Pour pouvoir bénéficier de la conversion automatisée
du mode de paiement des fournisseurs concernés lors de l’installation de la version GFC SEPA, cette
mise à jour devra être effectuée par les établissements. Une version du module « Administration » de
GFC a été mise à disposition des services informatiques académiques le 12 juillet 2012. Cette mise à
jour permet d’éditer les listes des fournisseurs et bénéficiaires pour lesquels des corrections sont
nécessaires.
Si ces mêmes contrôles et éditions sont proposés avec la version GFC SEPA, il est conseillé de
procéder aux vérifications et corrections de ces fichiers dès à présent, le nombre de fournisseurs et/ou
bénéficiaires pouvant être conséquent.
Point d’attention : si les corrections sus-visées devaient être entreprises après la mise à jour GFC
SEPA, le mode de paiement attribué à un fournisseur ou bénéficiaire sera également à modifier.
2. Pré-requis avant la mise à jour GFC SEPA
Le transfert des opérations d’extourne entre CBUD 2012 et CGENE 2012 devra avoir été réalisé. Les
mandats définitifs pourront être pris en charge après la mise à jour GFC SEPA.
Tous les paiements en attente ou différés devront avoir été réglés. Les transferts d’écritures en attente
en comptabilité de l’ordonnateur devront avoir été pris en charge par le comptable et les paiements
effectués.
GFC SEPA ne permet pas une reprise des règlements émis sous le format RIB. Avant l’installation de
GFC SEPA, la vérification de la prise en charge des derniers paiements sur les comptes DFT des
établissements devra être effectuée.
Les comptes financiers 2012 dits « en cours d’exercice » devront avoir été confectionnés avant
l’installation de GFC SEPA : la version du compte financier mise à disposition en juillet ne sera pas
adaptée à SEPA.
Les changements de structure comptable (un établissement est rattaché à une nouvelle agence
comptable, une agence comptable devient établissement rattaché…) seront réalisés par les services
informatiques académiques avant la mise à jour GFC SEPA.
Point d’attention : la mise à jour SEPA concerne un groupement comptable. Cette opération doit
être effectuée en coordination avec l’ensemble des établissements de ce groupement et de façon
simultanée.
3. Recommandations GFC SEPA
Coordonnées bancaires des fournisseurs et bénéficiaires
Les comptes bancaires sont identifiés selon un format international sous la forme d’un couple
IBAN/BIC. Si un contrôle est fait pour l’IBAN, il n’existe pas de clé de contrôle concernant le BIC.
Une attention particulière devra être apportée à cette saisie, toute erreur signifiant un rejet du
règlement par la Banque de France. Pour pallier cette absence de clé de contrôle, il a été mis en
place dans GFC SEPA les 2 contrôles suivants :
- un BIC doit avoir une longueur de 8 ou 11 caractères
- les 5 premiers caractères sont obligatoirement des lettres.
MEN DAF A3/STSI B1
-1-
Juillet 2012
SEPA – Modes de paiement et GFC 2012
Ces contrôles ont vocation uniquement à limiter les erreurs de saisie.
Adhésion des banques au virement SEPA
Si l’ensemble des banques françaises a adhéré au virement SEPA, ce taux d’adhésion varie pour les
pays de l’espace SEPA. Afin de pouvoir prendre en compte dans le nouveau fichier de virement le
paiement d’un fournisseur d’un pays SEPA, il devra être vérifié auprès de ce fournisseur si son
établissement bancaire est adhérent.
Le site de l’EPC (European Payments Council), organisme européen en charge de définir les règles
fonctionnelles et techniques du SEPA, ainsi que le suivi et l’acceptation des adhésions, dispose d’un
registre des banques ayant adhéré au virement SEPA. Ce registre est consultable via le chemin
suivant : www.europeanpaymentscouncil.eu>SEPA Credit Transfer (virement SEPA)W>SCT Register
of particpants>Download the Register of Participants. Ce registre est mis à jour tous les mois et
enrichi des nouvelles adhésions.
4. Fichiers des éditeurs privés
La généralisation progressive des fichiers de virements aux normes SEPA concerne également les
fichiers des logiciels d’éditeurs privés, applications éventuellement utilisées par les EPLE. Il est
rappelé qu’il appartient aux établissements concernés de prendre l’attache de leur fournisseur afin
que le format des fichiers de ces applications soient conformes aux attendus de l’application GFCtransaction « paiements externes ». Les informations sur ce format sont disponibles :
- sur le site de diffusion nationale de Montpellier ( http://diff.in.ac-montpellier.fr)
- sur le site intranet de la DAF (http://idaf.pleiade.education.fr)
Point d’attention : pour pouvoir bénéficier de la fonctionnalité « paiements externes » de GFC, le
passage à la version SEPA d’une application privée doit être réalisé de façon concomitante avec
l’installation GFC SEPA.
5. Applications interfacées avec GFC
SIECLE BEE-GFE : la phase d’expérimentation a permis de lister des améliorations à apporter à cette
application pour un fonctionnement optimum de l’interface avec GFC SEPA. Les gestionnaires doivent
vérifier que les coordonnées bancaires des élèves excédentaires sont correctes. Pour cela, ils ont à
leur disposition des listes qui peuvent être demandées dans la fonctionnalité « Listes de
constatation ». Au fur et à mesure de leur passage à la version GFC SEPA, les établissements
disposeront de fichiers de règlement « bourses nationales » issus de cette application au format
SEPA. Pour ce faire, un script sera mis à disposition, à partir de septembre, sur le site de diffusion de
Nancy-Metz (https://diff.in.ac-nancy-metz.fr/) . Ce script est à destination des services informatiques
académiques pour leur permettre d’identifier dans la base SIECLE, les établissements en mode
SEPA.
GOSPEL : la mise aux normes SEPA des fichiers de règlement sera effective ultérieurement. Les
établissements passés aux normes SEPA pour GFC et utilisant GOSEPL déposeront ces fichiers
directement sur l’application EFCI.
EFCI : cette application gère des fichiers de virements « NON SEPA » et « SEPA »
MEN DAF A3/STSI B1
-2-
Juillet 2012