Présentation de planification de la responsabilisation

 PRÉSENTATION DE PLANIFICATION DE LA RESPONSABILISATION COMMUNAUTAIRE Guide de l'utilisateur 2011‐2013* * Les formulaires CAPS seront employés pour les deux premières années de l’ERS‐M (2011‐14). Élaboré par : Mike S. McClelland Analyste financier Réseau local d’intégration des services de santé du Sud‐Est Table des matières Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Introduction au CAPS ................................................................................................................................................... 4 Qu’est‐ce que le CAPS? ........................................................................................................................................... 4 Ce que vous devez avoir pour commencer .......................................................................................................... 4 Initialisation du CAPS ............................................................................................................................................. 5 OPTIONS D'OUVERTURE D'ÉCRAN ................................................................................................................................. 6 MISE À JOUR DE L’INFORMATION RELATIVE À L’ORGANISME ............................................................................................. 7 Pour remplir le CAPS .................................................................................................................................................... 8 Présentation .......................................................................................................................................................... 8 1re ÉTAPE : Écran de sélection des services .......................................................................................................... 9 2e ÉTAPE : Plans ÉTP ............................................................................................................................................ 11 Plans ÉTP ‐ Description des colonnes ............................................................................................................... 12 3e ÉTAPE : Plans financiers .................................................................................................................................. 15 Plans financiers ‐ Description des colonnes ..................................................................................................... 16 Plans financiers ‐ Détails des rangées du fonds de type 2 ............................................................................... 17 Plans financiers ‐ Détails des rangées des fonds de type 1 et 3 ...................................................................... 18 4e ÉTAPE : Plans d'activités ................................................................................................................................. 19 Plans d'activités ‐ Sélection d'un affichage de service ..................................................................................... 20 Plans d'activités ‐ Sélection d'une catégorie de service .................................................................................. 21 Plans d'activité ‐ Établissement des budgets ................................................................................................... 22 Utilisation du menu Administration dans le CAPS ..................................................................................................... 23 Présentation du menu Administration ............................................................................................................... 23 1. HSP EXPORT : ........................................................................................................................................... 23 2. UPDATE ID : ............................................................................................................................................. 23 3. LHIN IMPORT : ......................................................................................................................................... 23 Contrôles de validation ............................................................................................................................................ 24 Présentation ..................................................................................................................................................... 24 Information détaillée ....................................................................................................................................... 24 Description détaillée des services ‐ Instructions .................................................................................................... 25 Énoncé descriptif du plan de services ‐ Instructions .............................................................................................. 28 Page 2 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Annexes .................................................................................................................................................................... 32 Annexe A ‐ Instructions de configuration préliminaires ‐ Excel versions 2003, 2007 et 2010 ............................ 32 Configuration d’Excel 2003 pour utiliser des macros : .................................................................................... 32 Configuration d’Excel 2007 pour utiliser des macros : .................................................................................... 33 Configuration d’Excel 2010 pour utiliser des macros : .................................................................................... 35 Annexe B – Enchaînement des opérations CAT ................................................................................................... 37 GUIDE DE CONFIGURATION RAPIDE pour « CAPS Planning 2011‐2013.xls » ...................................................... 39 Page 3 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Introduction au CAPS Qu’est‐ce que le CAPS? L'outil CAPS de présentation de planification de la responsabilisation communautaire est un système de production de rapports basé sur Excel qui aide les fournisseurs communautaires à établir leurs budgets. Les formulaires CAPS seront employés pour les deux premières années de la nouvelle entente. Les budgets complétés seront utilisés pour alimenter les nouvelles ententes sur la responsabilisation en matière de services mutisectoriels. Le nouvel outil CAPS, qui remplace l'ancien modèle budgétaire CAPS utilisé en 2008, offre plusieurs avantages : 
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Il n'est plus nécessaire de chercher dans de nombreuses feuilles de calcul pour trouver les «Transfer Payment Business Entities » (TPBE) de programme ou les services. Les outils de navigation de CAPS vous dirigent vers les bons écrans selon les choix effectués dans les menus. Les contrôles de validation intégrés dans CAPS détectent si vous avez oublié d’entrer un élément clé du rapport. Après avoir sélectionné un « ensemble » initial de services qui s'appliquent à votre organisme, les écrans d'activité isolent les services qui sont effectivement offerts par votre organisme et vous permettent de faire vos budgets par type de services (par ex. gestion de cas) ou par catégorie de services (par ex. ÉTP). Les seuls services que vous verrez sont ceux que vous devez budgéter. Dans les principaux composants de CAPS, vous pouvez accéder à une fonction d’aide dynamique en cliquant sur les icones ? disponibles dans de nombreux écrans. 
Les budgets et prévisions 2011 passés sont chargés directement à partir de la dernière présentation « Community Analysis Tool » (CAT). Ce que vous devez avoir pour commencer 
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Lisez ce guide et assistez au webinaire ou à la réunion de présentation du modèle CAPS organisé par le RLISS. Créez un nouveau dossier sur votre ordinateur (CAPS 2011) et copiez dans ce dossier les fichiers suivants : Page 4 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Nom du fichier Où se trouve ce fichier? CAPS 2011‐2013.xls Zone d'information du système WERS  C'est le nouveau modèle CAPS pour 2011‐
2013 Zone d'information du système WERS  C'est le nouveau fichier de transition pour CAPS Copiez le fichier CAT HSP 2010 Version 01.xls du dossier de votre rapport CAT le plus récent Zone d'information du système WERS  Les instructions d'utilisation sont incluses dans ce fichier. Zone d'information du système WERS  Les instructions d'utilisation sont incluses dans ce fichier. CAPS Transition File.xls CAT HSP 2010 Version 01.xls CAPS Description of Services 2011‐2013.xls CAPS Narrative 2011‐13.doc Initialisation du CAPS
Vous devez préparer CAPS avant de l’utiliser pour la première fois. Ce processus comprend les activités suivantes : Activité Chargement des données de CAT dans le nouveau CAPS Mise à jour de l'écran d'identification Fréquence Une fois Automatisé / Par l’utilisateur Automatisé Une fois Sélectionner les services offerts par votre organisme Une fois Automatisé ‐ les valeurs du CAT sont chargées dans le CAPS Par l’utilisateur Page 5 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) OPTIONS D'OUVERTURE D'ÉCRAN 1.
L'option par défaut est « Report », que vous devez sélectionner pour remplir votre plan budgétaire. Le mode « Review » est destiné aux utilisateurs qui souhaitent afficher le rapport CAPS sans y apporter de changement. Vous ne pouvez exporter de l'information en mode « Review ». 2.
Cliquez ici pour accéder aux options budgétaires. Page 6 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) MISE À JOUR DE L’INFORMATION RELATIVE À L’ORGANISME Initialement, l’écran IDENTIFICATION affiché ci‐dessous est vierge. Les cellules seront remplies par les données importées du rapport CAT le plus récent. L’écran Identification est illustré ci‐dessous. Les cellules en jaune peuvent être modifiées par le fournisseur de services de santé si l’information est inexacte. Les lignes en ROUGE doivent être remplies pour que le rapport final puisse être exporté dans le fichier de transition. Procédez comme suit : 1. Cliquez sur « Load Historical Data from CAT » pour charger les données du rapport CAT le plus récent (CAT HSP 2010 Version 01.xls) dans le modèle CAPS. Après cette opération, les données d'identification les plus récentes de CAT s'afficheront dans cet écran. Lisez les données d'identification et assurez‐vous qu'elles sont exactes et complètes. 2. Cliquez sur « CONTINUE » pour passer au menu principal du rapport. Page 7 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Pour remplir le CAPS Présentation Trois éléments doivent être planifiés dans le CAPS : 1. les plans financiers (programmes administrés par le RLISS et le ministère) 2. les plans ÉTP détaillés (programmes administrés par le RLISS et le ministère) ‐ nouveau dans CAPS 3. les plans d'activités (programmes administrés par le RLISS et le ministère). Chacune des opérations que l'on peut voir dans l'illustration qui précède est présentée en détail dans les pages qui suivent. Page 8 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) 1re ÉTAPE : Écran de sélection des services Les plans comptables des activités de service du NPRSSO comptent plus de 160 services que les organismes d'Ontario peuvent offrir. Plutôt que de présenter tous ces services pour chaque organisme, une opération a été intégrée dans le nouveau CAPS afin de permettre aux organismes de sélectionner les services qu'ils offrent effectivement. Quand vous cliquez sur la touche « Step 1 » du menu principal, l'écran suivant s'affiche. Présentation Les services sont affichés du côté gauche de l'écran, tandis que les codes NPRSSO/SIG s'affichent directement à la droite du service. Du côté droit de l'écran, deux colonnes permettent d'indiquer si vous prévoyez des activités administrées par le RLISS ou par le ministère. Entrer un « X » dans la colonne appropriée pour sélectionner ce service. Les lignes « Undistributed » et « Administration » sont présélectionnées. Ces sélections ne sont pas modifiables. 1. Main Menu : cette touche vous ramène au menu principal. Après avoir sélectionné les services pour la première fois, retournez au menu principal pour continuer. Vous pourrez revenir à cet écran plus tard si vous souhaitez ajouter des services. Les écrans « LHIN Activity Plan » et « MINISTRY Activity Plan » comportent tous deux des liens vers cet écran. 2. DISPLAY Service Selections Menu : Cliquez premièrement ici. Le menu ci‐dessous s'affiche pour vous permettre de sélectionner un « domaine » de service. Dans l'illustration ci‐dessous, le domaine de la gestion de cas a été sélectionné. Tous les services liés à la gestion de cas sont affichés. Vous pouvez continuer à sélectionner cette option pour afficher le menu de sélection du domaine jusqu'à ce que tous les services offerts par votre organisme soient marqués d'un X dans la colonne des services financés par le RLISS ou par le ministère. Page 9 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Une fois que tous les services offerts par l'organisme ont été sélectionnés, retournez au menu principal. Les illustrations liées à cette option figurent ci‐dessous. LHIN Activity Plans : Cette touche fait apparaître l'écran détaillé de planification des activités administrées par le RLISS. Si c'est la première fois que vous visitez CAPS, retournez au menu principal et allez à l'étape 2. Si vous êtes là pour ajouter ou modifier un service à partir d'une étape ultérieure du processus, utilisez ce menu pour vous rendre directement à la page « LHIN Activity Planning ». MINISTRY Activity Plans : Cette touche fait apparaître l'écran détaillé de planification des activités administrées par le ministère. Si c'est la première fois que vous visitez CAPS, retournez au menu principal et allez à l'étape 2. Si vous êtes là pour ajouter ou modifier un service à partir d'une étape ultérieure du processus, utilisez ce menu pour vous rendre directement à la page « MINISTRY Activity Planning ». Page 10 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Selecting a service : Entrez un « X » dans la colonne appropriée pour sélectionner le service. Cette action aura une incidence sur les menus affichés dans les écrans d'activités détaillés plus tard dans le processus. 2e ÉTAPE : Plans ÉTP Cet écran est nouveau dans CAPS 2011‐13. Il fournit plus de détails concernant l'allocation des ÉTP dans votre organisme. Quand vous sélectionnez ce menu, l'écran ci‐dessous apparaît. À partir de cet écran, vous pouvez naviguer dans n'importe quel programme financé par le RLISS ou par le ministère pour inscrire les données de budget des ÉTP. À partir de ces écrans, vous pourrez revenir à ce menu en tout temps pour planifier d'autres programmes ou retourner au menu principal avant de passer à la 2e étape du processus. L'exemple ci‐dessous présente l'écran qui s'affiche si l'option CMHP1 est sélectionnée dans le menu qui précède. Page 11 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans ÉTP ­ Description des colonnes 1. Cette valeur représente le budget ÉTP de l'année précédente. La valeur est entrée par le FSS si elle est disponible. Si les valeurs passées ne sont pas disponibles, laissez zéro (0.00). 2. Cette valeur représente les prévisions ÉTP de l'année précédente. La valeur est entrée par le FSS si elle est disponible. Si les valeurs passées ne sont pas disponibles, laissez zéro (0.00). 3. Le budget de l'an 1 est entré dans cette colonne selon votre connaissance du programme, de l'ÉTP et des coûts. 4. Le budget de l'an 2 est entré dans cette colonne selon votre connaissance du programme, de l'ÉTP et des coûts. 5. Cette colonne permet au besoin d'ajouter des commentaires au sujet des montants budgétés. Utilisez‐la pour clarifier les valeurs pour le RLISS au besoin et pour vous faire des rappels à vous‐même relativement à ce que comprend chaque ligne. 6. Ce sont les valeurs calculées pour les augmentations pour l'an 1 et l'an 2. Les calculs sont basés sur les valeurs passées qui figurent dans les colonnes 1 et 2 ci‐dessus, si elles sont disponibles. Page 12 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans ÉTP ‐ Description des rangées 1. Cet écran est divisé en deux parties : Administration and Support Services et Direct Services. Dans chaque section, les éléments suivants doivent être remplis : FTE : L'équivalent temps plein (FTE) est planifié par le programme et réparti entre le soutien opérationnel et administratif (MOS FTE) et le personnel producteur d'unités de service (UPP FTE). Dans la section supérieure, entrez les valeurs correspondant à chacune de ces catégories dans les cellules bleues. Les données passées des ÉTP ne sont pas chargées automatiquement. Si elles sont disponibles, entrez‐les ici. Hours Cost : Entrez ici le coût en dollars ($) des postes « travail » (Worked), « avantages sociaux » (Benefit) et « contribution aux avantages sociaux » (Benefit Contribution) pour chaque programme. Le programme transfère automatiquement les montants entrés ici dans les écrans financiers. Volunteers : Entrez le nombre de bénévoles ainsi que les heures effectuées dans les cellules bleues de cette section. Ces données ne sont pas transférées dans les écrans financiers. Planifiez chacun des postes ci‐dessus pour les sections d'administration et de services directs pour chaque programme qui reçoit un financement du RLISS ou du ministère. 2. Cela vous amène à un sommaire consolidé du TOTAL des ÉTP de l'organisme. Ce sommaire inclura tout programme administré par le ministère ou le RLISS que vous avez budgété. Page 13 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) 3. Le programme vous ramène ensuite à l'écran de sélection de programme TPBE. Vous pouvez alors budgéter l'ÉTP d'autres programmes. Une fois le budget ÉTP de programme complété (dans cet exemple les programmes communautaires de santé mentale 1 ‐ CMHP1), vous pouvez revenir à l'écran de sélection de programme TPBE. Sur cet écran, la touche du programme que vous venez de budgéter ainsi que celle du total pour les programmes administrés par le RLISS ou le ministère sont grisés. À mesure que vous budgéterez d'autres programmes, ils seront grisés eux aussi. De cette façon, le FSS et le RLISS peuvent voir en un coup d'œil quels programmes ont été budgétés. Une fois que vous avez établi le budget d'un programme, revenez au menu TPBE pour sélectionner d'autres programmes. Une fois que tous les budgets ÉTP ont été établis, revenez au menu principal pour passer à l'étape 3. Page 14 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) 3e ÉTAPE : Plans financiers La sélection de ce menu fait apparaître le même écran TPBE qu'à l'étape de la planification des ÉTP. À partir de cet écran, vous pouvez naviguer dans n'importe quel programme administré par le RLISS ou par le ministère pour remplir le budget financier détaillé. À partir de ces écrans, vous pourrez revenir à ce menu en tout temps pour planifier d'autres programmes ou retourner au menu principal avant de passer à la 3e étape du processus. L'exemple ci‐dessous présente l'écran qui s'affiche si l'option CMHP1 est sélectionnée dans le menu qui précède. Page 15 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans financiers ­ Description des colonnes 1. Cette valeur représente le budget rajusté de l'année précédente tel qu'il figure dans le rapport CAT le plus récent. Cette valeur est chargée automatiquement (page 7 ci‐dessus). Aucune action ni entrée de données n'est requise de la part du fournisseur. 2. Cette valeur représente les résultats prévisionnels de l'année précédente tels qu'ils figurent dans le rapport CAT le plus récent. Cette valeur est chargée automatiquement (page 7 ci‐dessus). Aucune action ni entrée de données n'est requise de la part du fournisseur. 3. C'est le budget de l'an 1. Entrez vos revenus du RLISS/ministère en fonction de la cible de planification communiquée à votre organisme. Entrez les autres éléments de revenu et de dépense qui s'appliquent à votre organisme. Pour que le budget passe le contrôle de validation final, le total des revenus doit correspondre au total des dépenses. Enregistrez les dépenses d'administration qui sont comprises dans vos dépenses de fonds de type 2 de la ligne 43. Les ententes Paymaster peuvent être remplies au bas de cet écran avec les valeurs transférées automatiquement à la rangée 18. REMARQUE : Les salaires et les avantages sociaux sont transférés automatiquement à partir des valeurs de planification entrées à l'étape 2 (ÉTP). Aucune entrée n'est faite sur les lignes de salaires et d'avantages sociaux des écrans financiers. 4. C'est le budget de l'an 2. Les détails sont les mêmes qu'au point 3 ci‐dessus. 5. Cette colonne permet au besoin d'ajouter des commentaires au sujet des montants budgétés. Utilisez‐la pour clarifier les valeurs pour le RLISS au besoin et pour vous faire des rappels à vous‐même relativement à ce que comprend chaque ligne. 6. Ce sont les valeurs calculées pour les augmentations pour l'an 1 et l'an 2. Les calculs sont basés sur les valeurs passées qui figurent dans les colonnes 1 et 2 ci‐dessus. Page 16 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans financiers ­ Détails des rangées du fonds de type 2 1. Entrez les revenus prévus en provenance du RLISS ou du ministère pour l'an 1 et l'an 2 dans cette section. La ligne Paymaster est remplie à partir des valeurs que vous entrez ci‐dessous. N'entrez pas le ou les montants Paymaster directement dans cette section. 2. Entrez les autres postes de revenu ici. 3. Entrez toutes les dépenses dans cette section. Les salaires et les contributions aux avantages sociaux sont transférés automatiquement de l'écran de planification des ÉTP que vous avez rempli à l'étape 2 ci‐
dessus. 4. Entrez le montant des subventions d'amortissement ici. Page 17 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans financiers ­ Détails des rangées des fonds de type 1 et 3 5. Planifiez le total des revenus et des dépenses pour le fonds de type 3 pour votre organisme. 6. Si vous faites partie d'un hôpital, planifiez le total des revenus et des dépenses pour le financement de l'hôpital non inclus dans les montants du fonds de type 2 pour votre organisme. 7. Entrez les dépenses administratives qui sont comprises dans les lignes des dépenses (point 3 ci‐dessus). 8. Entrez tous les arrangements Paymaster ici (maximum de 6). Utilisez la colonne des commentaires pour entrer l'information détaillée sur chaque arrangement. Une fois que vous avez établi le budget d'un programme, revenez au menu TPBE pour sélectionner d'autres programmes. Une fois que tous les budgets financiers ont été établis, revenez au menu principal pour passer à l'étape 4. Page 18 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) 4e ÉTAPE : Plans d'activités Les plans d'activités du CAPS ne sont pas remplis par le programme (TPBE). À l'étape 1 du processus ci‐dessus, vous avez sélectionné les services que votre organisme fournit dans tous les TPBE. Dans les écrans suivants, vous verrez l'impact de vos sélections sur les menus et les résultats de vos choix dans les écrans de planification des activités. Quand vous cliquez sur l'étape 4 du processus, la boîte suivante apparaît : Choisissez les activités administrées par le RLISS ou par le ministère que vous souhaitez remplir. Pour les exemples et illustrations qui suivent, supposons que vous ayez choisi les activités financées par le RLISS. Page 19 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans d'activités ­ Sélection d'un affichage de service 1. Ce menu affiche tous les services (et seulement les services) sélectionnés à l'étape 1 du processus de planification. L'exemple suivant suppose que vous avez sélectionné trois autres services (Administration est présélectionnée pour vous). Les autres services sélectionnés sont les suivants : a. CSS IH COM – Case Management b. CSS IH COM – Transportation – Client c. CSS IH COM – Day Services En plus des services, deux autres entrées figurent dans la liste quel que soit le choix effectué dans l'écran de sélection des services à l'étape 1 : d. Show HSP Selected Services : Cette option permet d'afficher tous les services sélectionnés à l'étape 1 avec les catégories de service (par ex. ÉTP, visites face à face, etc.) qui sont à déclaration obligatoire dans le SIG pour ce service. C'est l'écran que vous devriez utiliser pour remplir votre budget d'activité. Page 20 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) e. Show All Services : Cette option affiche une liste comprenant tous les services et toutes les catégories de services (plus de 160). Utilisez cette option pour trouver des services non sélectionnés à l'étape 1. Pour ajouter des services, vous DEVEZ retourner à l'étape 1 du processus de planification et sélectionner le service dans le formulaire. Si vous entrez une activité de service directement dans cet écran, le contrôle de validation ne pourra s'effectuer et vous ne pourrez charger votre budget dans WERS. Plans d'activités ­ Sélection d'une catégorie de service 2. Ce menu affiche toutes les catégories de services, tel qu'illustré ci dessous : Si vous sélectionnez l'une de ces options (par ex. FTE), tous les ÉTP liés aux services sélectionnés s'afficheront. Cette option vous permet d'établir vos budgets par catégorie de services plutôt qu'à partir de la liste des services sélectionnés. Si vous faites une sélection et qu'aucune ligne n'apparaît, cela indique que la catégorie sélectionnée n'est pas à déclaration obligatoire dans le SIG pour les services que vous avez sélectionnés à l'étape 1. Page 21 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Plans d'activité ­ Établissement des budgets Le ou les formulaires de planification d'activité comportent les mêmes éléments et colonnes que les écrans d'ÉTP et de planification financière. Les budgets et prévisions des années précédentes sont chargés directement du rapport CAT le plus récent pour l'année courante. Dans l'illustration ci‐dessous, seuls sont affichés les services sélectionnés à l'étape 1 dans le processus d'établissement de budget. Chaque service est accompagné de la catégorie de service qui est à déclaration obligatoire dans le SIG pour chaque service. Chaque ligne jaune doit être remplie pour la cible budgétaire 2011‐
2012 et la cible budgétaire 2012‐2013. 1. Numéro fonctionnel central dans le SIG 2. Code secondaire dans le SIG Les lignes jaunes désignent les endroits où le SIG exige que l'on entre les données de chaque service. Page 22 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Utilisation du menu Administration dans le CAPS Présentation du menu Administration Les choix du menu Administration sont affichés du côté droit du menu principal, tel qu'illustré ci‐dessous : 1. HSP EXPORT : Cette touche est réservée à l'usage du fournisseur de services de santé. Une fois que tous vos budgets ont été faits, cliquez ici pour exporter les valeurs budgétées dans le fichier de transition du CAPS pour téléchargement dans WERS. Avant d'exporter les données, le modèle effectuera une série de contrôles de validation qui vous mèneront à un écran de résultats. Vous devez corriger les erreurs relevées pendant les contrôles de validation avant que l'exportation puisse avoir lieu. 2. UPDATE ID : Cette touche vous ramène à l'écran d'identification où vous pouvez modifier au besoin les renseignements entrés automatiquement par CAT. 3. LHIN IMPORT : Cette touche est réservée à l'usage du RLISS, qui l'utilisera pour importer de l'information du fichier de transition rempli qui est chargé dans WERS. Page 23 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Contrôles de validation Présentation Les contrôles de validation suivants ont été ajoutés au nouveau modèle CAPS. Ces contrôles sont exécutés quand vous exportez des données dans le fichier de transition. Vous devez corriger les erreurs relevées pendant les contrôles de validation avant que l'exportation puisse avoir lieu. Information détaillée Des dépenses administratives ont été prévues pour chaque TPBE budgété (fonds administrés par le RLISS et le
ministère)
Si des dépenses ont été entrées dans la rangée 43 d'un formulaire financier, une dépense administrative doit figurer dans la rangée 61. La valeur entrée dans la rangée 61 est comprise dans le total des dépenses à la rangée 43. L'écran d'identification du FSS est complet L'écran d'identification comprend des cellules obligatoires qui sont en jaune. Allez à l'écran d'identification du FSS à partir du menu principal. Toutes les dépenses sont allouées aux programmes dans les écrans d'activités (fonds administrés par le RLISS et le
ministère) Pour chaque TPBE dans l'écran financier (rangée 43), le total des dépenses doit être alloué aux services sur les écrans d'activité respectifs. Si le total des dépenses de la rangée 43 des écrans financiers n'est pas égal au total des coûts pour les services du centre fonctionnel dans l'écran des activités, la contrôle de validation affichera une erreur. Les fonds de type 2 de tous les programmes sont planifiés avec un surplus/déficit nul (fonds administrés par le
RLISS et le ministère) Les revenus et les dépenses des fonds de type 2 doivent arriver exactement à zéro tel qu'indiqué à la rangée 46 des écrans financiers. Les fonds de type 3 de tous les programmes sont planifiés avec un déficit (fonds administrés par le RLISS et le
ministère) Le total des revenus et des dépenses des fonds de type 2 doit arriver à une valeur égale ou supérieure à 0 $ tel qu'indiqué à la rangée 50 des écrans financiers. Les fonds de type 1 de tous les programmes sont planifiés avec un déficit (fonds administrés par le RLISS et le
ministère) Le total des revenus et des dépenses des fonds de type 1 doit arriver à une valeur égale ou supérieure à 0 $ tel qu'indiqué à la rangée 54 des écrans financiers. Les écrans d'ÉTP détaillés doivent être remplis pour tous les TPBE budgétés dans les écrans financiers (fonds administrés par le RLISS et le ministère) Le total des revenus et des dépenses des fonds de type 1 doit arriver à une valeur égale ou supérieure à 0 $ tel qu'indiqué à la rangée 54 des écrans financiers. Page 24 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Description détaillée des services ­ Instructions La description détaillée des services et les énoncés descriptifs sont distincts des principaux formulaires
de CAPS. Chacun de ces formulaires doit être chargé dans la section Narrative de WERS.
PRÉSENTATION :
Assurez-vous que le modèle de description des services et le CAPS sont enregistrés dans le même dossier sur
votre ordinateur. Seule la description des services doit être ouverte dans Excel quand vous commencez.
1. Dans l'écran d'ouverture, cliquez sur « Import Services from CAPS ». Cela permet de charger les
services que vous avez sélectionnés dans CAPS.
2. Une fois la manœuvre terminée, cliquez sur « CONTINUE ».
Page 25 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Remarque : Les régions desservies (« Catchment Areas ») décrites ci-dessous sont définies et
remplies par le RLISS.
A. AGENCY NAME
Cette information est chargée directement de CAPS.
B1 : SERVICES PROVIDED – With LHIN Funding



La liste des services de cette section est importée automatiquement de CAPS lors de l'étape
précédente.
Indiquez la région desservie (tapez un X) pour les services fournis sur le territoire du RLISS.
Indiquez la région desservie (tapez un X) pour les services fournis sur le territoire d'autres
RLISS.
B2 : SERVICES PROVIDED – With Funding From OTHER Sources
Remarque : Ne mettez pas les services indiqués dans la section B1 qui sont financés par le
RLISS si le FSS contribue au financement.
Fournissez une description pour chaque service fourni qui est financé par le RLISS.
 Indiquez la région desservie (tapez un X) pour les services fournis sur le territoire du RLISS.
 Indiquez la région desservie (tapez un X) pour les services fournis sur le territoire d'autres
RLISS.
 Quand vous avez terminé, cliquez sur la touche « View Selected » pour cacher les rangées de
la section B2 qui sont vides.
C : CLIENT POPULATION
Page 26 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) 
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Décrivez les caractéristiques de la population de clients desservie et les besoins que les
services doivent combler (par ex. adultes 16 ans et plus avec une invalidité physique).
Indiquez les communautés culturelles desservies et les langues fournies par le FSS.
Décrivez la communauté francophone locale desservie par le FSS.
Décrivez la communauté autochtone locale desservie par le FSS.
Décrivez les résultats prévus pour les clients.
L'espace disponible pour entrer cette information est limité à la zone visible de la boîte de texte.
D : GEOGRAPHY SERVED
 Indiquez la région totale desservie par le FSS (comtés, municipalités, cantons, etc.).
 Indiquez l'emplacement des points de prestation des services.
 Indiquez les jours et heures d'ouverture pour chaque service et pour chaque emplacement.
L'espace disponible pour entrer cette information est limité à la zone visible de la boîte de texte.
Page 27 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Énoncé descriptif du plan de services ­ Instructions L'énoncé descriptif de la Présentation de planification de la responsabilisation communautaire
(CAPS) doit respecter les règles suivantes :
Au plus trois (3) pages de long
Rédigé en style abrégé
Papier format lettre
Police Arial 11 points
Aucune pièce jointe ni autre document
Aucun commentaire qui vient en conflit avec les conditions de l'entente (par ex. budget
équilibré)
L’énoncé descriptif du plan de services CAPS doit présenter l’information relative aux années 20112012 et 2012-2013. Il doit aussi comprendre les renseignements suivants :
A:
Agency Name
Entrez le nom légal en entier du FSS.
B:
Présentation
Cette section doit donner une vue d'ensemble du FSS, incluant :
des messages clés à l’intention du RLISS, par exemple :
les activités d'amélioration de la qualité
les évaluations ou examens internes prévus ou en cours
les stratégies de communication prévues ou en cours
toute autre activité dont le RLISS devrait avoir connaissance.
C:
Advancement of the Integrated Health Services Plan (IHSP)
Chaque FSS doit :
C1 :
IHSP
Décrire de quelle façon les plans stratégiques et de fonctionnement de l'organisme
contribuent à réaliser les priorités établies dans le PSSI du RLISS et améliorent la
coordination des soins/services dans le système de santé local.
Page 28 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) C2 :
Community Engagement Results – 2009/11
Décrivez comment l'organisme a rempli ses obligations en vertu du paragraphe 16(6) de la
LEAAAS, en particulier en matière de mobilisation communautaire.
Indiquez qui a participé aux activités de planification de l'organisme (le personnel et les
bénévoles, les membres de la collectivité et les autres fournisseurs de services de
santé).
Indiquez comment ces partenaires ont participé aux activités de planification des
services (par ex. réunions, sondages, etc.).
Indiquez comment les résultats de la mobilisation communautaire ont été utilisés pour
appuyer les décisions de l'organisme.
Décrivez comment les activités de mobilisation communautaire du FSS ont répondu aux
besoins de santé des communautés francophone locales.
Décrivez comment les activités de mobilisation communautaire du FSS ont répondu aux
besoins de santé des communautés autochtones locales.
C3 :
Community Engagement Planned – 2011/13
Décrivez comment l'organisme prévoit remplir ses obligations en vertu du paragraphe 16(6)
de la LEAAAS, en particulier en matière de mobilisation communautaire.
Indiquez les objectifs des activités de mobilisation communautaire prévues.
Décrivez les activités prévues par l'organisme qui nécessitent la mobilisation de la
collectivité.
Décrivez comment les activités de mobilisation communautaire du FSS répondront aux
besoins de santé des communautés francophone locales.
Décrivez comment les activités de mobilisation communautaire du FSS répondront aux
besoins de santé des communautés autochtones locales.
C4 :
Integration Results – 2009/11
Décrivez comment l'organisme a rempli ses obligations en vertu de l'article 24 de la
LEAAAS en matière d'intégration des services.
Décrivez à quelles activités d'intégration l'organisme a participé.
Décrivez qui a participé aux activités d'intégration.
Décrivez l'impact des activités d'intégration sur l'amélioration de la capacité des
services et/ou la réduction des coûts.
Page 29 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) C5 :
Integration Planned Activity – 2011/13
Décrivez comment l'organisme remplira ses obligations en vertu de l'article 24 de la
LEAAAS en matière d'intégration des services.
Indiquez quels sont les objectifs des activités d'intégration prévues visant à améliorer la
capacité des services et/ou réduire les coûts.
Décrivez les activités d'intégration prévues de l'organisme en ce qui concerne les
services directs et les activités indirectes (administration/soutien, etc.).
D:
Situation Analysis
Chaque FSS doit présenter :
Des hypothèses et justifications prudentes en ce qui concerne les volumes, les revenus et
les dépenses.
Une description des risques budgétaires et opérationnels importants (pas plus de deux),
qui pourraient avoir une incidence sur la capacité du FSS de répondre aux besoins des
clients en matière de soins et d'atteindre les objectifs opérationnels et financiers.
Une vue d’ensemble des stratégies d'atténuation réalistes visant à gérer le ou les risques
identifiés.
Une description des mesures que compte prendre le FSS pour améliorer les services
pendant la durée de l'entente et s'adapter aux besoins changeants de la clientèle.
Page 30 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Page 31 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Annexes Annexe A ­ Instructions de configuration préliminaires ­ Excel versions 2003, 2007 et 2010 Configuration d’Excel 2003 pour utiliser des macros : Tous les utilisateurs du RLISS qui auront la responsabilité des analyses des déclarations trimestrielles doivent exécuter les instructions suivantes dans Excel avant d’ouvrir le CAT. Page 32 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Configuration d’Excel 2007 pour utiliser des macros : Tous les utilisateurs du RLISS qui auront la responsabilité des analyses des déclarations trimestrielles doivent exécuter les instructions suivantes dans Excel 2007 avant d’ouvrir le CAT. Page 33 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Page 34 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Configuration d’Excel 2010 pour utiliser des macros : Tous les utilisateurs du RLISS qui auront la responsabilité des analyses des déclarations trimestrielles doivent exécuter les instructions suivantes dans Excel 2010 avant d’ouvrir le CAT. Page 35 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Page 36 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Annexe B – Enchaînement des opérations CAT Page 37 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) Annexe C ‐ Contacts clés LHIN Contact Name Email Phone Central Cheuk, Winston [email protected]
Hunter, Nancy [email protected]
Van de Klippe, Emily [email protected]
(866) 804‐5446 x213 Wyers, Lindsay [email protected]
(866) 804‐5446 x232 Central East (866) 392‐5446 x233 (866) 804‐5446 x231 Central West Buchert, Michael [email protected]
Champlain Lachowsky, Nadia [email protected]
Partington, Eric [email protected]
Harper, Stephanie [email protected]
Keeler, Brad [email protected]
866‐231‐5446 x206 Ciccarelli, Patricia [email protected]
Erie St. Clair Hamilton Niagara Haldimand Brant 866‐370‐5446 x206 866‐902‐5446 x2047 866‐902‐5446 x2027 866‐363‐5446 x4236 Lawrence, Shannon [email protected]
Mississauga Halton Semple, Mirella [email protected]
Paulette , Zulianello, [email protected]
North East 866‐231‐5446 x219 866‐363‐5446 x4227 (905) 337‐4894 (905) 337‐5954 866‐906‐5446 x204 Lajeunesse, Barry [email protected]
North Simcoe Muskoka Feng, Philip [email protected]
Huizer, Lynn [email protected]
North West Ball, Byron [email protected]
South East Giajnorio, Rick [email protected]
866‐831‐5446 x223 Tooley, Darryl [email protected]
866‐831‐5446 x2211 Chambers, Scott [email protected]
Ridley, Carolyn [email protected]
South West 866‐903‐5446 x223 866‐903‐5446 x231 (807) 472‐4187 Salisbury, Laura [email protected]
Toronto Central Del Rizzo, Nello [email protected]
Pajaro, Tessie [email protected]
Waterloo Wellington Alexander, Ted [email protected]
Gerber, Susan [email protected]
(519) 640‐2578 (519) 640‐2581 (519) 640‐2575 866‐383‐5446 x224 866‐383‐5446 x254 866‐306‐5446 x231 866‐306‐5446 x218 Page 38 Présentation de planification de la responsabilisation communautaire (CAPS) GUIDE DE CONFIGURATION RAPIDE pour « CAPS Planning 2011­2013.xls » 1. Créez un dossier Q2 sur votre ordinateur et copiez/téléchargez dans ce dossier les fichiers suivants : Nom du fichier Où se trouve ce fichier? CAPS 2011‐2013.xls Zone d'information du système WERS CAPS Transition File.xls Zone d'information du système WERS CAT HSP 2010 Version 01.xls Copiez le fichier CAT HSP 2010 Version 01.xls de votre présentation trimestrielle la plus récente pour l'année en cours 1. Suivez les instructions qui figurent de la page 5 à la page 21 de ce guide. 2. Une fois le rapport Q2 rempli : a. Revenez au menu principal et sélectionnez HSP Export to Transition file. b. Fermez le fichier CAPS et ouvrez WERS. c. Téléchargez le fichier CAPS Transition File.xls dans WERS. Page 39