Ministère du Commerce Projet de Développement des Exportations

Ministère du Commerce
Projet de Développement des Exportations III
Consultation nationale
Unité de Coordination et de Suivi de Projet
AVIS DE MANIFESTATION D’INTERET POUR LE RECRUTEMENT D’UNE ASSISTANTE DE DIRECTION
Dans le cadre du 3ème Projet de Développement des Exportations financé par un prêt de la Banque
Internationale de Reconstitution et de Développement, le ministère du commerce entend affecter
une partie du produit de ce prêt aux paiements relatifs à la mission de sélection et emploi d’une
Assistante de Direction au sein de l’Unité de Coordination et de Suivi du projet (UCSP).
Les assistant(e)s sont invité(e)s à fournir tout type d’information pouvant justifier la possession des
qualifications pertinentes pour réaliser cette mission.
Les pièces constituantes de l’offre doivent être présentées dans une enveloppe fermée portant la
mention «A NE PAS OUVRIR, demande de manifestation d’intérêt pour la sélection et l’emploi
d’un(e) assistant(e) de direction» MI n°01 UCSP-PDEIII-2015 , et comportant les informations et les
pièces suivantes :
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

Le nom et l’adresse de candidat(e),
Une lettre de motivation avec indication d’au moins de deux personnes de références avec
coordonnés de contact,
Le CURRICULUM VITAE,
Au moins une lettre de recommandation.
Toutes les informations fournies par chaque candidat(e) doivent être appuyées par des justificatifs.
Les candidat(e)s intéressé(e)s peuvent retirer le dossier de la consultation auprès de l’UCSP PDE III du
ministère du commerce : Rue du GHANA –Tunis Bureau n° 615 (6ème étage), ou les télécharger
directement du site web du Ministère : http://www.commerce.gov.tn/
Les manifestations d’intérêt doivent être envoyées sous plis fermé à l’adresse : Ministère du
Commerce Rue de GHANA Tunis et doivent parvenir au plus tard le : Mercredi 2 Décembre 2015 à
12h (midi), le cachet du Bureau d’Ordre Central faisant foi.
REPUBLIQUE TUNSIENNE
MINISTERE DU COMMERCE
PROJET DE DEVELOPPEMENT DES EXPORTATIONS III
TERMES DE REFERENCE
POUR LE RECRUTEMENT D’UN(E) ASSISTANT(E) DE DIRECTION
I.
Contexte :
La Tunisie a conclu avec la Banque Internationale pour la Reconstruction et le
Développement (BIRD) en date du 19 Août 2014 une convention de prêt destiné à
financer le 3ème Projet de Développement des Exportations. Dans ce cadre une partie
de produit de ce prêt sera affectée aux paiements relatifs au recrutement d’une
Assistante de Direction au niveau de l’Unité de Coordination et de Suivi du Projet
(UCSP).
II. Tâches principales :
Sous la supervision du coordinateur général du projet, l’assistant(e) de
direction assurera les responsabilités et les tâches suivantes :

Gérer les appels téléphoniques ;

Accueillir et orienter les visiteurs et les partenaires du projet ;

Gérer l’agenda de l’UCSP ;

Gérer le courrier matériel et électronique entrant et sortant (traitement,
classement, archivage, réponse, ventilation, suivi…) ;

Etre responsable de tous les envois par la poste, le courriel et la télécopie.

Prendre des notes en arabe et en français ;

Développer et actualiser une base de données sur les différents partenaires du
projet ;

Saisir et traiter sur ordinateur les documents de travail ;

Faire le photocopillage des documents de travail ;

Classer et archiver les dossiers de travail ;

Préparer et tenir les réunions/séminaires y compris la rédaction des procèsverbaux pour le compte de l’UCSP ;

Organiser les missions de terrain du personnel de l’UCSP et des experts du
projet en mission en Tunisie et/ou à l’étranger (visas, réservation du
véhicule/hôtel, pick-up à l’aéroport, etc…) ;

Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau ainsi qu’à leur
entretien ;

Assurer que le projet soit approvisionné en fournitures de bureau et autres
matériels pour son fonctionnement ;

Assurer la circulation de l’information au sein de l’équipe du projet ;

Accomplir toute autre tâche demandée par le Coordinateur du projet.
III. Modalité de travail :
L’assistant(e) de direction travaillera au sein de l’Unité de Coordination et de
Suivi de Projet à plein temps suivant l’horaire administratif prévu par la
règlementation en vigueur, elle sera installé(e) au locaux de l’Unité à Tunis.
IV. Durée de la Mission :
La durée du contrat de l’assistant(e) de direction est de deux (02) ans. Cependant,
il/elle sera évalué(e) chaque année et la reconduction de son contrat sera subordonnée
à une évaluation des performances jugées acceptables par le Coordinateur général du
projet et en accord avec la Banque Mondiale.
-
V. Qualifications requises :
Diplôme universitaire : minimum BTS/Licence en secrétariat et assistance à la
direction, en sciences de gestion ou en langue et littérature anglaises.
Maîtrise de l’outil informatique de bureautique (Microsoft office …) ;
Maîtrise parfaite de l’arabe et du français. La maîtrise de l’anglais est un atout ;
Une expérience pratique dans le domaine d’assistance.
VI. Méthodologie de sélection :
La sélection suivra les procédures décrites dans les directives de la Banque
Mondiale relatives à la sélection, emploi de consultants de janvier 2011 section V
« sélection de consultants individuels ».
La commission d’évaluation établira une liste des consultant(e)s ayant répondu à
l’avis de manifestation d’intérêt en fonction de leur qualification eu regard à la nature
de la mission et invitera le mieux qualifié(e) à négocier le marché.
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VII. Barème de Notation :
1. Autres Compétences requises :
Excellentes capacités relationnelles et facilité de communication orale et écrite ;
Excellentes capacités d’organisation et d’anticipation ;
Intégrité professionnelle, discrétion et rigueur ;
Aptitude à travailler en équipe (collègues expérimentés) et en réseau ;
Capacité d'adaptation, patience, flexibilité et ouverture d'esprit ;
Bonne capacité d'initiative et d'autonomie ;
Capacité d'apprendre et de partager ;
Maîtrise parfaite de l’arabe et du français parlés et écrits ;
Maîtrise de l’outil informatique et des outils basiques de la suite Microsoft
Office (notamment MS Word, MS Excel, MS Access, MS Outlook et MS
PowerPoint).
2. Méthodologie et critères de sélection
2.1 Critères d’évaluation :
La sélection de l’assistant(e) de direction sera fondée sur les critères suivants :
-
Niveau de l’éducation supérieure : 20% de la notation.
Domaine de formation : 30% de la notation.
Expérience professionnelle dans le secrétariat : 40% de la notation.
Expérience avec des bailleurs de fonds ou des entreprises étrangères en
Tunisie : 10% de la notation.
1. Niveau de l’éducation supérieure : 20% de la notation :
- Maîtrise ou plus : 20 pts ;
- BTS/Licence : 15 pts ;
- Bac + 2 : 10 pts ;
- Sinon : 0.
2. Domaine de formation : 30% de la notation :
- Secrétariat et assistance à la direction : 30 pts ;
- Sciences de gestion / Langue et littérature anglaises : 20 pts ;
- Autres spécialités : 10 ;
- Sinon : 0.
3. L’expérience professionnelle dans le secrétariat : 40 % de la notation :
- 5 ans < expérience : 40 pts
- 3 ans < expérience ≤ 5 ans : 30 pts
- 2 ans < expérience ≤ 3 ans : 20 pts
- > 2 ans : 0.
4. Expérience avec des bailleurs de fonds ou des entreprises étrangères en
Tunisie : 10%.
La maîtrise parfaite du français et de l’arabe (et, de préférence, l’anglais aussi pour les
diplômés en secrétariat et sciences de gestion) ainsi que des outils informatiques
basiques de la suite MS Office forment un préalable au processus de sélection.