Manuel d`utilisation

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Manuel d’utilisation
SwingTravel-vente - Dossier
Gestion
OUVRIR UN DOSSIER EXISTANT
Cliquez sur l’icône loupe pour rechercher un dossier existant.
: Cliquez sur la flèche noire pour sélectionner la colonne désirée.
:
Avec ceci vous élargissez les critères de sélection (détail produit / billet / voyageur, …)
EXEMPLE : Comment rechercher pour une facture spécifique le dossier correspondant?
Sélectionnez facture de Vente dans panorama sélection et puis la colonne facture, introduisez le numéro de
facture et cliquez sur
.
La ligne bleue est le résultat de la sélection. Cliquez 2 fois sur cette ligne ou cliquez sur le bouton OK pour ouvrir.
Extension : Chaque modification à un dossier existant est sauvegardé sous une autre extension. De cette
façon vous pouvez consulter à tout moment le dossier original.
CREATION D’UN NOUVEAU DOSSIER
Par l’icône

vous passez à l’écran suivant :
Code client :
-
recherche de client existant par
création nouveau client par
=> passage à la fiche client
3 Possibilités pour créer un dossier :



Sélectionner Code client existant ou créer nouveau client en cliquant sur l’icône
nouveau dossier à partir du scratch .
Importer fichier : importer un dossier existant depuis BTN
Copier dossier : copier un dossier existant (ex. 2 couples qui voyagent ensemble)
ONGLET DONNEES
Date de création :
Contact Agence :
contact:
X
Y
Code groupe :
Date de départ Groupe :
Code destination :
Description :
Etat :
Facturation Manuelle :
Date de départ :
date + heure d’enregistrement
contact
X/Y
utilisateur qui a ouvert le dossier
agent qui a créé le dossier
agent qui a apporté les dernières modifications au dossier
cf. MODULE CODE GROUPE
est activé lorsque code groupe a été rempli
cf. MODULE DESTINATION
est déduit automatiquement à partir du code pays
état du dossier (option, confirmé, traité, …)
coché lorsque facture manuelle est enregistrée
date de départ
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pour créer un
Nombre de jours / nuits :
Code langue :
Code devise :
Code origine :
Code canal:
Code brochure:
nombre de jours / nuits
langue du code client
devise du code client
cf. MODULE ORIGINE
cf. MODULE CANAL
cf. MODULE BROCHURE
ONGLET PARTICIPANTS
:
ajoute une ligne en bas
:
ajoute un ligne entre 2 lignes existantes
:
:
déplace le curseur vers la ligne au-dessus
:
:
efface une ligne existante
déplace la ligne vers la ligne en-dessous
dans la 2de colonne nom : sélectionnez le voyageur voulu. Les données restantes sont
copiées automatiquement à partir du client.
Date de naissance :
obligatoire pour enfants et bébés
Age :
déduit automatiquement de la date de naissance
Assurance annulation : à cocher obligatoirement lorsque vous sélectionnez un produit d’assurance spécifique
dans l’onglet Produit
Assurance voyage :
à cocher obligatoirement lorsque vous sélectionnez un produit d’assurance spécifique
dans l’onglet Produit
GSM, e-mail, langue, adresses …
à remplir si différent des données client
Enregistrer :
voyageur est copié dans client si la case est cochée et si nom, prénom et
adresse est différent d’un des voyageurs déjà existant
PAX:
nombre de voyageurs
UTILISEZ LA BARRE DE DEFILEMENT AU BAS POUR DEROULER VERS LA DROITE !
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ONGLET PRODUIT
Moitié supérieure :
Produit:
Fournisseur :
Prix :
Commission :
Terme du produit :
PO/WB:
Date de début :
Jours :
Date de fin :
CC:
CC Description:
Action:
Etat :
Description :
Contact Tour:
Aéroport :
Avec
Moitié inférieure :
cf. MODULE PRODUIT
code fournisseur
déduit automatiquement du prix unitaire dans détail produit
commission en €
cf. MODULE TERME DE PRODUIT
bon de commande / bon de valeur
relié à inscription période
propre ou client
numéro carte de crédit
relié à fournisseur
état du dossier
pays
vous pouvez copier une ligne
rendu détaillé avec mot codés correspondants (cf. MODULE MOT CODE)
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ONGLET COMMENTAIRE
: appel des lignes de commentaire standard
Ajouter nouvelle ligne de commentaire standard : SwingCount–Général–Texte–commentaire bon de
commande.

Type:
interne = n’apparaît pas sur le bon de commande
publique = les lignes de commentaire sont imprimées sur le bon de commande

Date d’alerte :
peut être activé de façon à ce qu’un pop-up apparaît pour la ligne de commentaire
relative lorsque vous entrez dans le système à cette date spécifique
ONGLET CAISSE
: cliquez sur ‘add row’ pour ajouter une opération de caisse.
Champs ‘Moyen de paiement’ et ‘Montant’ sont des champs obligatoires!
Acompte:
Echéance acompte:
Echéance solde :
peut être rempli manuellement, si en blanc on prend l’acompte calculé (par défaut 30%)
date d’échéance acompte (date de création)
date d’échéance solde (par défaut 30 jours avant départ)
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ONGLET FACTURES
Dans la partie supérieure vous pouvez indiquer les fournisseurs réels lorsque dans l’onglet produit vous avez
travaillé avec un fournisseur fictif. Ceci doit servir pour lorsque vous composez vous-même le voyage et
proposez au client un produit global qui est composé d’achats chez différents fournisseurs. Ici vous pouvez aussi
introduire le prix de vente. Le % commission sera retiré des paramètres du terme de produit. Achat théorique
sera calculé par rapport à prix de vente et % commission.
La somme des prix de vente doit être égale au prix de vente total pour cette ligne de produit dans l’onglet
produit.
Cette partie n’est pas visible lorsque chez termes de produit aucun n’est activé avec le paramètre
“introduire vous-même achat escompté ».Relevé de toutes les factures de vente et d’achat enregistrées.
Au milieu vous avez les factures de ventes qui sont fait pour le dossier
En bas vous avez les factures d’achat qui sont lier avec le dossier
ONGLET CLIENT
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Relevé de toutes les données client + volume d’affaires de l’année courante et précédente
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ONGLET DOCUMENT
Ici tous les documents imprimés sont à disposition en format PDF (Bon de commande, Facture, ) et sont mis
automatiquement dans les répertoires correspondants :
Order form:
bon de commande
Cash document:
quittance
Airport service:
transport aéroport
Invoice:
facture d’achat et de vente
Les courriels relatifs au dossier peuvent être copiés par le principe ‘drag and drop’ dans le répertoire ‘Courriels’.
:
Avec ce bouton vous pouvez effacer des documents
:
:
Vous pouvez créer vous-même de nouveaux répertoires
Les icônes peuvent être visualisé en différents formats
:
Les icônes peuvent être groupé d’après date, utilisateur, type de fichier.
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SAUVEGARDER ET IMPRIMER LE BON DE COMMANDE
Lors de la sauvegarde un écran s’affiche dans lequel vous pouvez déterminer quel document doit être imprimé
et/ou envoyé par mail. Cet écran s’affiche seulement lorsque vous avez ouvert le PO via gestion et vous le
sauvegardez.
Nouvel écran à partir de la version 16122015
Dans cet écran sont présentés les documents qui savent être imprimé et/ou envoyé par mail.
Les paramètres qui sont introduits chez paramètres document sont repris par défaut mais peuvent être adaptés
ici si vous le désirez.
Via
vous pouvez vous-même ajouter un document qui n’est pas proposé par défaut.
Dans les colonnes Impression et E-mail vous pouvez indiquer si le document doit être imprimé ou envoyé par
mail.
Dans la colonne nombre dans la partie impression vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires.
Nom imprimante dans partie impression est l’imprimante sur laquelle les documents sont imprimés. Lorsque
pour plusieurs exemplaires une imprimante différente est établie alors elles seront aussi montrées à part ici.
Via
vous pouvez d’abord examiner le document.
va seulement imprimer les documents
va seulement envoyer les documents par mail
va imprimer et envoyer les documents par mail
le dossier est enregistré mais les documents ne sont pas imprimés ni envoyés par mail.
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