la consultation d`agence

CAHIER DES CLAUSES
ADMINISTRATIVES
MISE EN CONCURRENCE
D’AGENCES D’EVENEMENTIEL POUR LE
COMITE REGIONAL DU TOURISME D’ALSACE
(Directives européennes)
Procédure classique
Marché à bons de commande
jeudi 9 janvier 2014
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SOMMAIRE
1. OBJET DE LA CONSULTATION
2. DEFINITION ET OBLIGATIONS DES PARTIES
CONTRACTANTES
A. Le maître d’œuvre
B. Le titulaire
C. Durée des prestations et délais d’exécution
D. Documents contractuels
E. Indemnisation des candidats admis à
présenter une offre définitive
F. Rémunération du titulaire et modalités de
règlement
G. Le suivi commercial
H. Cession de droits du titulaire au CRTA
I. Résiliation du marché
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1. OBJET DE LA CONSULTATION
Création d’un événementiel grand public, pour dynamiser la destination Alsace sur
les 2 prochaines auprès du public Allemand lors de la Fête française de Düsseldorf
Années : 2014 à 2015
Montant :
minimum annuel : 60 000€ TTC
maximum annuel : 80 000€ TTC
Ce marché ne comprend pas :
- La communication concernant l’événement
- Les relations presse
2. DEFINITION ET OBLIGATIONS DES PARTIES
CONTRACTANTES
A. LE MAITRE D’OEUVRE
Le Comité Régional du Tourisme d’Alsace est le maître d’ouvrage, désigné dans ce
document sous le nom de « CRTA ».
Il élit domicile en son adresse administrative au 20A rue Berthe Molly – 68000
Colmar.
La personne physique responsable du marché est Madame Marie Reine Fischer,
Présidente de la commission d’appel d’offre du CRTA et conseillère régionale
d’Alsace.
B. LE TITULAIRE
Le titulaire est tenu à une obligation de discrétion et à la confidentialité sur les
documents et informations qui pourront lui être communiqués par le CRTA dans le
cadre de sa mission.
Le titulaire est tenu d’informer et de soumettre au CRTA tout sous-traitant auquel il
pourrait vouloir faire appel dans l’exécution du marché.
Le titulaire est tenu de communiquer immédiatement au CRTA les modifications
survenant au cours de l’exécution de son marché se rapportant aux points suivants :
• Forme juridique
• Composition du capital et rattachement financier
• Raison sociale et dénomination
• Nationalité
• Domicile du siège
• Changement de personnel
• Changement d’appartenance de groupe ou de réseau
• Modification substantielle de son activité
L’inobservation de cet article peut entraîner la résiliation du marché aux torts du
titulaire.
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C. DUREE DES PRESTATIONS ET DELAIS D’EXECUTION
Le présent marché est attribué pour 2 ans, 2014 à 2015.
La mission débute le 1 mars 2014 et prendra fin le 10 juillet 2015.
D. DOCUMENTS CONTRACTUELS :
Les documents contractuels sont énumérés ci-dessous :
-
L’acte d’engagement et son annexe : présentation budgétaire
Les bons de commande au fur et à mesure de leur notification et des devis
acceptés par le CRTA
Le présent CCA dont l’exemplaire conservé dans les archives du CRTA fait
seul foi.
MODALITE D’EXECUTION DES BONS DE COMMANDE :
Les campagnes ainsi que les outils seront livrés à partir de bons de commande
pouvant être émis jusqu’au dernier jour de validité du marché. Les commandes
seront faites, au fur et à mesure des besoins, par le moyen de bons de commande
qui comporteront les dispositions suivantes :
- la référence au marché,
- la désignation de la prestation,
- la quantité commandée,
- les délais d’exécution ou de livraison,
- le lieu d’exécution ou de livraison,
La personne habilitée à signer les bons de commandes est le directeur du CRTA ou
toute personne désignée par le directeur.
Seuls les devis approuvés par un bon de commande pourront donner lieu à la
facturation.
E. INDEMNISATION DES CANDIDATS ADMIS A PRESENTER UNE
OFFRE.
Les cinq candidats retenus, admis à présenter leurs offres, et ayant remis une
recommandation conforme à celle demandée, recevront une rémunération en
fonction du travail fourni, hormis le titulaire désigné ayant remporté le marché. Les
enveloppes budgétaires seront plafonnées à 2000€ TTC, selon la qualité du dossier
F. REMUNERATION DU TITULAIRE ET MODALITE DE
REGLEMENT
La rémunération du titulaire s’effectuera conformément aux éléments stipulés dans
l’annexe de l’acte d’engagement.
Cette rémunération comprendra les éléments suivants :
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Une partie fixe d’honoraires, ferme et non révisable couvrira la totalité des
interventions de l’agence en terme de réflexion, de suivi, de mise en œuvre, de
création et d’exécution sur les lots pour lesquels l’agence souhaite se positionner.
Le règlement des honoraires s’effectuera trimestriellement, sur présentation de
facture.
La rémunération variable sera validée sur présentation d’un devis, d’un bon de
commande, précisant les montants TTC et sera réglée à la clôture des actions, sur
présentation de facture. Un acompte préalable maximum de 30% de la totalité de la
facture pourra être versé à la signature du bon de commande.
Le CRTA n’étant pas assujetti à la TVA, toutes les prestations s’entendent TTC.
G. LE SUIVI COMMERCIAL
L’agence devra nommer un responsable de clientèle dédié pour les contacts
réguliers avec le CRTA. Par ailleurs nous souhaitons avoir la possibilité de briefer le
directeur de création au début de chaque campagne.
H. CESSION DE DROITS DU TITULAIRE AU CRTA
Le titulaire du marché et ses sous traitants cèdent l’intégralité des droits patrimoniaux
portant sur les créations (visuels, sonores et écrites) qu’il pourrait être amené à
réaliser pour le CRTA dans le cadre du présent marché. Ces droits patrimoniaux
concernent le droit de reproduction, de représentation, d’adaptation et de mise sur le
marché pour tout support présent ou futur y compris sur Internet et tout supports
numérique.
Chaque réalisation devra être enregistrée sur un fichier numérique, sous forme
de CD à remettre obligatoirement au service communication de CRTA avant
présentation de la facture et sans facturation supplémentaire.
I. RESILIATION DU MARCHE
Le marché pourra être résilié en cas d’inexécution ou de fausse exécution des
prestations ou d’inobservation par le titulaire d’une quelconque clause du marché.
A……………………., le
Pour le titulaire
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