LIVRE BLANC Efficacité opérationnelle et

LIVRE BLANC
Efficacité opérationnelle et gouvernance de
l’information dans SharePoint avec EMC SourceOne
Parrainé par : EMC Corporation
Laura DuBois
Mai 2010
Global Headquarters: 5 Speen Street Framingham, MA 01701 USA
P.508.872.8200
F.508.935.4015
www.idc.com
RÉSUMÉ
Ce document propose des conseils sur la façon d’aborder les défis posés, au
niveau opérationnel et sur le plan de la gouvernance de l’information, par la
gestion des sites, des bibliothèques et du contenu Microsoft SharePoint. Il
apporte un éclairage précieux, en mettant en évidence les avantages immédiats
que l’on peut attendre sur ces deux plans d’une stratégie de prise de contrôle du
contenu SharePoint actif.
Ces avantages portent sur une gestion plus efficace de la croissance de
SharePoint, grâce à l’amélioration des performances, la diminution des coûts
d’infrastructure et la gestion du contenu SharePoint en conformité avec les
obligations légales et réglementaires. L’utilisation de la suite d’applications
EMC SourceOne permet aux entreprises ayant des objectifs de rétention des
« records » ou de préparation en cas de litige, d’appliquer avec efficacité des
règles de rétention au contenu et/ou aux sites ainsi que de répondre de manière
proactive aux requêtes de conservation et de collecte d’e-discovery sur le
contenu SharePoint. Les entreprises peuvent également archiver le contenu
SharePoint inactif, ce qui constitue un moyen efficace, conforme et cohérent de
faire face à prolifération du contenu introduite par l’utilisation de SharePoint.
ÉTAT DES LIEUX
Selon une étude menée par IDC en 2010 sur L’archivage dans le contexte de
gestion de l’information, environ 72 % des 508 entreprises utilisaient déjà
SharePoint et seulement 20 % n’avaient pas encore déployé l’application.
Les principaux cas d’utilisation contribuant à la croissance de SharePoint sont
la collaboration, la gestion du contenu et des records et l’utilisation pour les
portails Web. Consultez la Figure 1 pour plus d’informations. La même étude met
ensuite l’accent sur le fait que l’adoption initiale de SharePoint est souvent
accélérée par son accessibilité, sa convivialité et son prix. Par conséquent,
l’adoption de SharePoint commence souvent comme une initiative d’origine
commerciale, parfois en dehors du ressort d’une fonction informatique
d’entreprise. Les déploiements initiaux manquent alors souvent d’une
planification architecturale précise, de processus informatiques ou d’une
supervision de la gouvernance d’entreprise.
Cependant, de plus en plus d’utilisateurs, d’équipes et de services commencent
à incorporer l’utilisation de SharePoint dans leurs processus de travail, en
utilisant par exemple l’outil pour la communication et le partage d’informations.
Les problèmes d’évolutivité et de performances émergent rapidement dans les
implémentations initiales. Pour répondre aux exigences des utilisateurs, traiter les
problèmes de temps de réponse système ou encore de méthodes non conformes
de gestion de l’information, une équipe spécialisée dans l’architecture est mise
en place dans le but d’analyser la situation et de corriger le tir.
FIGURE 1
Raisons du déploiement de SharePoint
Remarque : N = 508
Source : Étude IDC 2010
Défis liés à SharePoint
La croissance de SharePoint, à la fois en termes de contenu, de nombre de sites
et d’utilisateurs, pose plusieurs problèmes à l’entreprise. Ces challenges
opérationnels et de gouvernance de l’information comprennent :
` Évolutivité : Microsoft recommande qu’une base de données de serveur
SQL SharePoint n’abrite pas plus de 100 Go ou 5 millions de documents.
Cela engendre l’obligation d’ajouter plus de bases de données SQL afin
de faire évoluer la capacité (ce qui nécessite habituellement des licences
et une infrastructure serveur supplémentaires). Avec SharePoint 2010,
Microsoft a supprimé cette limitation, même si son impact sur l’évolutivité
continuera à peser dans les environnements qui ne sont pas prêts
à effectuer la migration.
` Visibilité de l’entreprise : de façon générale, les mises en œuvre initiales
de SharePoint se font en dehors de la visibilité ou du contrôle informatique
de l’entreprise, avec la croissance des sites SharePoint et de son utilisation
dans des scénarios de projet ou bien d’équipe. Il en résulte que les équipes
informatiques comme les responsables de la gouvernance n’ont souvent pas
connaissance du contenu d’entreprise stocké au sein des datastores
SharePoint. Les informations contenues dans SharePoint représentent
habituellement les connaissances institutionnelles d’une entreprise
et peuvent être soumises à des règles de rétention, mais elles ne sont pas
gérées en fonction d’objectifs globaux de records management.
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` Performance : le temps de réponse de l’application commence à se
dégrader lorsque la base de données SQL de SharePoint atteint le seuil des
100 Go ou 5 millions de documents recommandé par Microsoft. Non
seulement les performances se dégradent en termes de temps de réponse,
mais l’on observe également une diminution de la puissance de traitement
disponible pour l’indexation, les sauvegardes et les recherches.
` Rétention : les capacités natives de rétention de SharePoint ne sont pas
intégrées avec des stratégies plus larges de rétention des records ou de
gouvernance de l’information. Des règles de rétention propres aux
utilisateurs, au contenu ou aux sites doivent donc être appliquées de
manière isolée.
` Conservation et recherche : retrouver du contenu dans SharePoint peut se
faire à l’aide de ses outils natifs. Néanmoins, les demandes d’e-discovery,
les enquêtes internes et les audits concernent généralement une
problématique donnée nécessitant une approche horizontale sur l’ensemble
des systèmes. Les processus séparés et redondants pour la conservation, la
découverte et la collecte de contenu dans SharePoint, sont coûteux et
peuvent également compromettre la cohérence et le caractère défendable
des informations.
` Coûts d’infrastructure : pour permettre l’évolution de grandes
implémentations de SharePoint, ses composants architecturaux (serveur
SharePoint, serveur IIS, SQL Server et serveur de médias) se déploient sur
des machines physiques séparées, ce qui peut augmenter les coûts et la
gestion de façon générale. Cela peut également signifier un accroissement
de la complexité et du temps d’exécution des tâches d’administration.
` Sites inactifs : un grand nombre d’entreprises utilisent SharePoint pour une
collaboration spécifique autour d’un projet, pour un produit ou avec un client.
Cette collaboration peut s’étaler sur une certaine période, ensuite le contenu
du site SharePoint n’est plus utilisé, ni consulté ni référencé. Le fait de
conserver le contenu du site au sein d’une instance de SharePoint n’est pas
efficace d’un point de vue opérationnel. SharePoint offre la possibilité de
supprimer les sites inactifs mais la plupart des entreprises ne veulent pas
détruire leur propriété intellectuelle et préfèrent la conserver en vue d’une
éventuelle réutilisation, consultation ou requête.
` Sauvegarde : la plupart des approches concernant SharePoint offrent
une capacité de sauvegarde et de restauration de type « tout ou rien »
pour la restauration suite à une corruption ou à une panne de composant.
Cependant, si des fichiers sont accidentellement supprimés, la restauration
d’un fichier particulier nécessite la restauration du site entier, sur place
ou bien vers un serveur différent. En outre, l’exécution de traitements
d’indexation nécessitant un grand nombre d’E/S pendant les sauvegardes
volumineuses peut considérablement diminuer les performances
de SharePoint.
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CONTRÔLE DE LA CROISSANCE DE
SHAREPOINT : AVANTAGES POUR
L’EFFICACITÉ OPÉRATIONNELLE ET
LA GOUVERNANCE DE L’INFORMATION
Comme évoqué précédemment, la prolifération de SharePoint pose des défis tant
sur le plan de l’efficacité opérationnelle que sur celui de la gouvernance de
l’information. Les recherches d’IDC montrent que les entreprises augmentent la
taille et le périmètre de leurs environnements de collaboration, SharePoint
apparaissant comme un moteur principal de la croissance de l’information.
Une étude IDC intitulée Microsoft SharePoint Server Ecosystem and Customer
Usage Trends a été menée auprès de 300 entreprises américaines pour analyser
leur utilisation actuelle et planifiée de SharePoint au sein de l'entreprise. Les
déploiements de SharePoint jouent un rôle majeur dans l’extension de l’accès
aux informations à un plus grand nombre d’employés et dans l’ouverture de
l’accès à un ensemble plus important de ressources de données de l’entreprise.
Pour les grandes entreprises, les sites SharePoint englobent facilement des
milliers de contributeurs individuels et des centaines d’espaces de travail
différents, souvent déployés de manière non uniforme et en dehors d’une
architecture informatique et d’une planification centralisées au départ.
À mesure de l’expansion de SharePoint, les entreprises doivent développer une
stratégie de gestion centralisée des informations et une architecture de
déploiement standard afin de garantir l’intégrité des données, l’évolutivité à long
terme et une gestion efficace des coûts. En prenant le contrôle de leur
infrastructure et de leur contenu SharePoint, les entreprises gagnent non
seulement en efficacité opérationnelle, mais elles élargissent aussi leurs objectifs
de gouvernance de l’information.
Contrôle de la croissance du contenu et des sites SharePoint :
avantages sur le plan opérationnel
On demande aux départements informatiques d’évaluer, de favoriser ou de
fournir des solutions destinées à déployer SharePoint ou à améliorer l’évolutivité
et les performances des configurations existantes, ce qui permettra d’obtenir des
avantages opérationnels clés. À savoir :
` Réduction du temps de sauvegarde : l’infrastructure de SharePoint rend
sa sauvegarde régulière difficile à cause de l’architecture multiniveau.
Les sauvegardes se font souvent sur le mode « tout ou rien », ce qui peut
poser des problèmes avec des fenêtres de sauvegarde limitées. L’archivage
du contenu en dehors des sites de production diminue la durée
des sauvegardes.
` Amélioration des performances : temps de réponse des applications
et des utilisateurs améliorés par la réduction de la quantité de contenu
stocké dans les bases de données SQL de SharePoint. Temps de recherche
améliorés par la réduction de l’index de SharePoint.
` Évolutivité optimisée : accroissement de l’évolutivité du site SharePoint
de production par la migration d’objets SharePoint depuis la base de
données SQL vers une archive, tout en maintenant l’accessibilité aux objets
par les utilisateurs.
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` Réduction des coûts d’infrastructure : afin de gérer les implémentations
de SharePoint ayant évolué en taille, l’achat de licences SharePoint, de
serveurs et de capacité de stockage est ce qui se fait fréquemment.
Cependant, l’ajout d’une plus grande infrastructure peut amener à un point
de rendement décroissant lorsque l’évolutivité de cette dernière ne
correspond pas à un accroissement du contenu.
Contrôle de la croissance du contenu et des sites SharePoint :
avantages sur le plan de la gouvernance de l’information
Les intervenants au niveau de la gouvernance de l’information tels que les
responsables et les professionnels du juridique, de la conformité, de la gestion
des risques, des ressources humaines, de l’audit et de la gouvernance
informatique obtiendront des avantages décisionnels fondamentaux en matière
de gouvernance de l’information. À savoir :
` Contrôle économique des sites inactifs : en fonction de l’utilisation, les
sites SharePoint peuvent devenir inactifs avec le temps tout en occupant une
infrastructure serveur inutile. Cela peut être dû à des projets finalisés,
rendant le site obsolète, ou à des sites qui ne sont plus utilisés. SharePoint
permet la suppression des sites même si la conservation du contenu est
nécessaire aux connaissances institutionnelles ou pour des raisons de
gouvernance. L’archivage des sites SharePoint permet le retrait du site,
libérant ainsi les ressources serveur et SharePoint.
` Gestion de la rétention : les entreprises peuvent assurer une rétention
stratégique cohérente et la définition de règles au contenu SharePoint, en se
basant sur différentes propriétés objets. Cela garantit la conservation du
contenu pendant la durée imposée par les obligations réglementaires. La
rétention peut s’appliquer au sein de SharePoint lui-même mais l’utilisation
d’une archive indépendante permet la rétention holistique à travers différents
types de contenu.
` Conservation : le gel du contenu en cas d’audit peut être appliqué aux
objets SharePoint depuis l’intérieur de l’archive. Cela permet de mettre en
œuvre une approche holistique du gel en cas d’audit sans impliquer des
administrateurs ou des utilisateurs SharePoint séparés. SharePoint fournit
une fonctionnalité de gel du contenu en cas d’audit, mais uniquement pour
les éléments se trouvant dans le Centre des records, et non pour les objets
gelés en dehors, dans le reste de SharePoint. Ainsi, les informations gelées
dans les sites d’équipe en rapport avec le litige peuvent être détruites.
` Recherche d’e-discovery : SharePoint permet d’effectuer des recherches
grâce à sa fonction « Enterprise Search ». Toutefois, dans les processus
d’e-discovery, SharePoint est généralement une cible secondaire par rapport
aux e-mails et aux fichiers. Les équipes juridiques veulent et ont besoin
d’effectuer des recherches de manière horizontale à travers les systèmes
plutôt que système par système. L’utilisation des fonctions de recherche
à travers différents types de contenu archivé ayant les mêmes processus,
mots clés et personnes améliore la cohérence et le caractère défendable du
workflow tout en réduisant le risque d’erreur humaine.
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` Amélioration de la visibilité : une meilleure visibilité du contenu SharePoint
est bénéfique pour les intervenants en gouvernance de l’information.
En effet, l’entreprise leur demande de garantir la conformité avec les
exigences en matière de rétention réglementaire, de sécurité des
informations, de confidentialité des données et avec les objectifs de
récupération sur demande juridique.
En plus de répondre aux objectifs de gestion de la rétention et de préparation
à l’e-discovery, les entreprises atteignent les objectifs opérationnels en faisant
appel à une approche de gouvernance de l’information dans SharePoint.
PRÉSENTATION DE LA STRATÉGIE
EMC SOURCEONE DE GOUVERNANCE
DE L’INFORMATION
EMC SourceOne est une suite de produits destinée à faciliter la gouvernance
de l’information. Elle comprend des solutions d’archivage, de conformité et
d’e-discovery qui donnent aux clients des points de départ pour satisfaire leurs
besoins urgents en gestion de l’information. Cela inclut également une visibilité
sur vos informations comme base de la hiérarchisation intelligente des
informations ainsi que de la réduction des risques. EMC SourceOne
est modulaire, fournissant ainsi aux entreprises de toutes tailles des
« solutions adaptées » pour relever leurs défis urgents en matière de gestion de
l’information, afin d’apporter un avantage organisationnel immédiat, et de se
développer ensuite avec le temps. EMC SourceOne permet une gestion
proactive, cohérente et reproductible des règles de rétention, de destruction et,
si nécessaire, une conservation à long terme et basée sur la valeur du contenu.
Selon EMC, la gouvernance de l’information permet de réduire les coûts, limiter
les risques et garantir la conformité avec les obligations juridiques et
réglementaires, et/ou les règles de gouvernance interne. Elle inclut les règles et
la technologie pour comprendre où se situe telle information au niveau de son
cycle de vie et pour appliquer les règles correspondantes, notamment la
rétention, la destruction et, si nécessaire, la conservation à long terme. Cela
comprend la visibilité des informations dans l’entreprise, permettant à cette
dernière de savoir quelles informations elle détient, où elles sont stockées et de
pouvoir les utiliser.
La gouvernance de l’information englobe les personnes, les pratiques
et la technologie en vue de garantir une gestion proactive et une prise de contrôle
de l’information :
` Quelles informations sont stockées (classification, visibilité des informations)
` Où les informations sont stockées (stockage hiérarchisé, gestion des
données sans déplacement et/ou gel sécurisé du contenu en cas d’audit)
` Qui a accès aux informations (accès basé sur les rôles pour l’e-discovery ;
recherche étendue pour la productivité générale)
` Combien de temps les informations sont conservées et préservées
(comprend la classification de la rétention, le records management et le
stockage WORM)
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La famille de produits et de solutions EMC SourceOne comprend actuellement
les fonctionnalités suivantes :
EMC SourceOne Email Management : fournit toutes les compétences de base
d’archivage des e-mails pour Microsoft Exchange, IBM Lotus Notes/Domino
et Instant Messaging. Cette solution d’archivage des e-mails se base sur une
plate-forme nouvelle génération prenant en charge le développement modulaire
de l’application pour archiver un large éventail de types de contenu, dont
SharePoint et les systèmes de fichier.
EMC SourceOne Email Supervisor : complète la plate-forme SourceOne en
tant que module complémentaire disponible en option. Cette application définit
des règles efficaces de surveillance des e-mails et permet aux clients de vérifier
qu’ils respectent les règles internes d’utilisation des e-mails. Grâce aux exemples
de règles flexibles et aux lexiques, ils peuvent effectuer une surveillance large ou
étroite, selon leurs besoins.
EMC SourceOne Discovery Manager : étant également un module
complémentaire facultatif de la plate-forme SourceOne, cette application définit
des règles efficaces de surveillance des e-mails et permet aux clients de vérifier
qu’ils respectent les règles internes d’utilisation des e-mails. Grâce aux exemples
de règles flexibles et aux lexiques, ils peuvent effectuer une surveillance large ou
étroite, selon leurs besoins.
EMC SourceOne eDiscovery Kazeon : offre une fonction de collecte légale
du contenu depuis les stations de travail, les serveurs de fichiers, les archives,
les serveurs de messagerie et d’autres référentiels dispersés à travers toute
l’entreprise et en dehors d’une archive formelle. Cette solution facilite les
procédures d’e-discovery lorsque le contenu est stocké dans divers référentiels.
Elle comprend des fonctions de découverte, d’indexation, de recherche et de
collecte pour prendre en charge des workflows étendus d’e-discovery.
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint : nouvelle extension applicative
de la suite EMC SourceOne complétant la plate-forme SourceOne. Les clients
ont le choix de la déployer indépendamment de SourceOne Email Management,
lorsqu’ils ne recherchent qu’une solution de gestion des challenges opérationnels
à l’aide de SharePoint. Cependant, si un archivage des deux types de contenu
est nécessaire, SourceOne fournit un framework holistique pour la gestion
et l’archivage des deux systèmes.
EMC SourceOne for Microsoft SharePoint
EMC SourceOne for SharePoint utilise la plate-forme sous-jacente SourceOne,
annoncée à l’origine en avril 2009 par EMC, afin d’aider les entreprises à relever
les défis liés au contenu SharePoint. Il offre des avantages opérationnels,
garantit la conformité et facilite la préparation en cas de litige tout en proposant
aux utilisateurs une expérience totalement transparente.
Approche modulaire pour la gestion de contenu SharePoint
EMC SourceOne utilise une approche modulaire pour aider les entreprises
à gérer la croissance du contenu SharePoint actif et à appliquer des règles de
gestion telles que la rétention de contenu et/ou de site ainsi que le retrait de site.
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En fonction de leur déploiement de SharePoint, les entreprises optimiseront leur
investissement dans SourceOne, notamment grâce aux avantages suivants :
` Les entreprises qui commencent à utiliser SharePoint : SourceOne aide
les entreprises à atteindre l’efficacité opérationnelle en réduisant les coûts,
en améliorant la protection des données et en augmentant les performances
et l’évolutivité. Les sites peuvent être retirés de manière contrôlée et
le contenu peut être archivé pour optimiser l’efficacité des systèmes
de production.
` Extension des déploiements existants de SharePoint : les entreprises
gagnent en visibilité et en contrôle sur le contenu et les sites
SharePoint actuels. SourceOne permet à une entreprise de contrôler de
manière efficace le site actuel et la croissance du contenu, ainsi que la
gestion des sites inactifs, en respectant les règles et sans interruption
de service.
` Réduction des risques avec SharePoint : les entreprises peuvent assurer
une gouvernance de l’information cohérente et légale pour le contenu
SharePoint en garantissant le respect de la conformité et en facilitant
la préparation aux procédures d’e-discovery. SourceOne permet la
recherche et la collecte juridique de référentiels SharePoint dispersés
à travers toute l’entreprise et prend en charge la rétention et l’archivage du
contenu SharePoint dans une archive SourceOne.
Avantages de l’utilisation de SourceOne for SharePoint
L’application SourceOne for SharePoint offre aux entreprises de nombreuses
fonctionnalités qui améliorent l’efficacité opérationnelle et la gouvernance
de l’information :
` Processus transparent pour les utilisateurs et le service d’assistance
technique IT : SourceOne n’utilise pas ni ne maintient des stubs ou des
raccourcis vers le contenu SharePoint. La solution SourceOne for
SharePoint est basée sur l’API EBS recommandée par Microsoft afin d’offrir
à l’utilisateur une méthode d’archivage transparente et fluide. Cela évite au
service informatique de devoir répondre à des appels d’assistance technique
d’utilisateurs essayant de gérer leurs raccourcis. Les problèmes courants de
raccourci tels que le renommage, le déplacement ou la suppression de
raccourci ou de fichiers stubs sont ainsi éliminés. En outre, les besoins en
indexation et en réindexation des fichiers de raccourcis étant supprimés,
la charge liée à l’indexation peut être réduite.
` Interface utilisateur SharePoint intégrée et accès aux informations :
SourceOne for SharePoint est doté d’une interface utilisateur simple qui
permet d’accéder facilement au contenu de l’archive. Les utilisateurs n’ont
pas besoin de se rendre sur un portail ou une interface séparés pour
accéder au contenu. De plus, SourceOne préserve les attributs associés aux
structures se trouvant dans SharePoint. Par exemple, SourceOne archive,
stocke et renvoie à l’utilisateur SharePoint le type de contenu en rapport
avec le contexte (p. ex., la différence entre un contact et une tâche).
Le résultat du processus d’archivage est transparent pour l’utilisateur.
Il n’a pas besoin de savoir que le contenu auquel il accède se trouve en
dehors de SharePoint.
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` Amélioration des performances et de l’évolutivité : SourceOne for
SharePoint prend en charge des méthodes d’externalisation du contenu
provenant de systèmes de production SharePoint vers une archive
SourceOne. L’externalisation permet à SourceOne de faire migrer le contenu
depuis la base de données SQL vers le référentiel SourceOne mais ne
perturbe pas l’accès au contenu à partir de SharePoint. Cela améliore les
performances du système SharePoint de production et étend l’évolutivité des
serveurs SQL.
` Rétention cohérente des records : SourceOne for SharePoint prend en
charge les règles pour l’archivage, ainsi que l’archivage et la suppression de
contenu dans l’environnement de production SharePoint. Les actions
d’archivage ou d’archivage et suppression appliqueront au contenu la règle
de rétention préconfigurée. Une action d’archivage fait migrer le contenu
depuis SharePoint sans entraver l’accès utilisateur. Inversement, l’archivage
et la suppression font migrer le contenu SharePoint et suppriment totalement
le site SharePoint. Les utilisateurs effectuent la recherche de contenu
SharePoint, mais les administrateurs peuvent exécuter une recherche
globale de tout le contenu via l’interface Web de recherche SourceOne.
` Rétention des records pour TOUT le contenu SharePoint : SourceOne
for SharePoint peut archiver ou archiver et supprimer tout le contenu
SharePoint dont les objets, les bibliothèques de documents, les
bibliothèques de formulaires, les bibliothèques d’images, les sites entiers
SharePoint, les discussions, les listes, les contacts, les wikis, les tâches, etc.
Il est possible d’archiver dans SourceOne tout type de contenu se trouvant
dans SharePoint. Ceci est important car il n’existe aucune restriction sur le
type de contenu pouvant être archivé et SourceOne se différencie en offrant
cette possibilité. D’autres solutions ne prennent en charge que l’archivage de
sites et de bibliothèques.
` Règles de rétention et d’archivage flexibles et extensibles : SourceOne
peut archiver du contenu en se basant sur des propriétés telles que la date
de création, la date de dernière modification, l’extension de fichier ainsi que
les métadonnées personnalisées définies par l’utilisateur ou les résultats de
requête d’une recherche CAML. L’avantage pour l’utilisateur est la flexibilité
dans la personnalisation de l’archive et des règles de rétention basées soit
sur une heure caractéristique d’une règle de rétention, soit sur un champ de
métadonnées spécifique d’un secteur commercial ou d’un environnement de
l’entreprise. Enfin, les administrateurs peuvent exécuter une recherche
CAML avec les résultats de cette recherche effectuée sur demande ou
servant, par programme, comme la source d’une règle de rétention
spécifique. Cela donne à l’entreprise une flexibilité optimale pour appliquer la
stratégie la mieux adaptée à son environnement et aux besoins en
gouvernance de l’information.
` Nombreuses versions prises en charge : SourceOne for SharePoint prend
en charge SharePoint 2010, SharePoint Foundation 2010, MOSS 2007
et WSS 3.0.
Contrairement à d’autres composants de la pile de stockage dont les éléments
d’exploitation de stockage, SourceOne for SharePoint a connaissance à la fois
des métadonnées et du contenu des objets SharePoint. La combinaison est
impérative à la compréhension de la valeur de ces données pour l’entreprise,
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quant à la valeur intrinsèque de la propriété intellectuelle ou du risque intrinsèque
associée à leur perte ou à leur mauvaise utilisation. Alors qu’une partie
croissante du contenu de l’entreprise est stocké ou organisé dans SharePoint,
cette prise de conscience des Datasets SharePoint est critique. Une telle prise de
conscience influence les règles intelligentes pour la migration, la classification, la
recherche, la hiérarchisation, la conservation et la rétention basées sur les règles
de contenu.
PROBLÉMATIQUES
Lorsqu’elles déploient ou font évoluer SharePoint, les entreprises sont
confrontées à la problématique suivante : comment adapter SharePoint, si tant
est qu’il s’adapte, aux référentiels de contenu et/ou aux systèmes de records
management existants ? Dans la pratique, SharePoint est un référentiel qui gère
et facilite la gouvernance de l’information. SharePoint est un système auquel
appliquer des règles de rétention des records et permettant d’effectuer une
conservation et une collecte d’e-discovery. Il est difficile de gérer plusieurs types
de référentiel avec du contenu tout en respectant les objectifs d’efficacité
opérationnelle et de gouvernance de l’information.Et ce problème augmente au
fur et à mesure que l’entreprise se développe.
Les entreprises, et le secteur dans son ensemble, doivent relever le défi suivant :
garantir l’intégration du contenu entre des référentiels hétérogènes, qui
incluent de plus en plus souvent des espaces de travail SharePoint. Sur le long
terme, cette intégration est nécessaire pour garantir un processus centralisé,
cohérent, exécutable et reproductible pour l’indexation, l’archivage, la rétention,
la recherche et la destruction des informations, ainsi que pour faciliter
la gouvernance de l’information. La stratégie EMC SourceOne est de travailler
avec (et non d’outrepasser) les règles de rétention appliquées au contenu
SharePoint actif tout en gérant uniquement le contenu SharePoint inactif, ou le
contenu SharePoint explicitement migré vers une archive. Toutefois, la gestion
de tout contenu SharePoint externalisé mais restant actif se fait selon un
ensemble de règles au sein de l’application SharePoint. L’approche d’EMC
garantit l’exécution des règles telles qu’elles ont été définies tout en offrant
également des avantages opérationnels.
RÉSUMÉ
Les sites SharePoint sont utilisés par un nombre croissant de personnes, à la fois
comme un point de convergence pour l’accès et l’agrégation des informations et
comme un point de collaboration en matière de projet où les documents sont
créés, révisés et partagés. Le volume et l’importance des informations contenues
dans les sites SharePoint accentuent également les préoccupations concernant
l’efficacité opérationnelle et le respect des pratiques de gouvernance et de
rétention des données.
Les utilisateurs veulent l’assurance que leurs fichiers seront accessibles
rapidement, interrogeables et récupérables à volonté. Les intervenants en
gouvernance de l’information tels que les responsables du juridique, de la
conformité, des risques et des records doivent garantir que les informations
contenues dans les sites SharePoint sont conservées en conformité avec les
obligations réglementaires, préservées conformément aux procédures de gel du
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contenu, ou interrogeables de manière efficace en cas de récupération sur
demande juridique ou d’audit.
La suite d’applications SourceOne permet à une entreprise de contrôler son
contenu SharePoint. SourceOne for SharePoint assure la croissance de
SharePoint tout en améliorant les performances et en diminuant les coûts
d’infrastructure. Il permet également de vérifier qu’une entreprise respecte les
obligations juridiques et réglementaires associées aux informations SharePoint.
Le module complémentaire SourceOne Discovery Manager facilite la recherche
et l’indexation du contenu SharePoint archivé pour répondre aux demandes
d’e-discovery. Avec EMC SourceOne eDiscovery Kazeon, vous pouvez collecter
du contenu SharePoint depuis les référentiels SharePoint dispersés à travers
toute l’entreprise pour prendre en charge des workflows étendus d’e-discovery.
Utilisées conjointement, les solutions de la famille EMC SourceOne permettent
aux entreprises d’atteindre leurs objectifs d’efficacité opérationnelle et de
gouvernance de l’information pour le contenu SharePoint.
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